Реферат на тему «Организация делопроизводства и его роль во внутрифирменных коммуникациях»

Оглавление

Введение

1 Делопроизводство и документооборот в компании

2 Современная организация делопроизводства

2 Значение документационного обеспечения в коммуникативном управлении

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

А чем крупнее фирма, тем более отлаженным должен быть в ней процесс внутренних коммуникаций, ведь именно актуальность информации теряется при недостаточном взаимодействии между сотрудниками.

Цель работы – организация делопроизводства и его роль во внутрифирменных коммуникациях.

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие делопроизводства;
2. Ознакомиться со взаимосвязью делопроизводства и документооборота в организации;
3. Узнать о современной организации делопроизводства;
4. Провести анализ значения документационного обеспечения в коммуникативном управлении.

1 Делопроизводство и документооборот в компании

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы [10]. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

Изначально следует организовать делопроизводство в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например, на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

В любой компании используются в работе следующие виды основных внутренних документов:

• Организационные, в том числе [5]:

1. Структура организации

2. Штатное расписание

3. Правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале

4. Положение о структурном подразделении

5. Должностная инструкция

6. Приказы руководителя юридического лица о распределении должностных обязанностей между руководящими работниками

• Распорядительные, в том числе:

1. Приказ руководителя по основной производственно-хозяйственной деятельности

2. Распоряжения

• Информационно-справочные, в том числе [9]:

1. Протокол производственных совещаний или деловых переговоров

2. Выписка из протокола

3. Акт

4. Письмо

5. Телеграмма

6. Факсограмма

7. Телефонограмма

8. Справка

9. Докладная записка

10. Объяснительная записка

Каждый из видов документов имеет определенное назначение и форму представления, регламентируемые действующими стандартами.

Кроме того, на предприятии и в учреждении создаются или обращаются и многие другие виды документов, в том числе: договоры и соглашения, задания, инструкции и нормативы, перечни и реестры, отчеты и заключения, программы и планы, расценки и сметы, стандарты и технические условия и т.п. Все это обилие документов с различными сроками обновления и замены постоянно должно быть легко доступно для последующего использования. В связи с этим, в компании должна действовать утвержденная руководителем номенклатура дел, куда по назначению и подшиваются соответствующие документы.

Делопроизводство служит надежной опорой, а не источником дополнительных проблем только тогда, когда оно грамотно организовано, ведется систематически и скрупулезно, исключая всякие неоправданные упрощения и безответственную самодеятельность [4].

2 Современная организация делопроизводства

Новый этап истории отечественного делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др. В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново.

С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе с ними. Однако, нельзя не отметить, что большинство ныне современных нормативных акты напрямую адресованы государственным органам власти и государственным организациям. Однако их положения рекомендованы и для делопроизводства в негосударственных организациях [11].

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя [9]:

-Конституцию РФ;

— Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации [3].

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Стандарты организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Сегодня службы ДОУ государственных органов и организаций всех форм собственности руководствуются следующими ГОСТами, к примеру [8]:

ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Второй эшелон нормативных актов составляют Указы Президента РФ, регулирующие нормативно — правовую и методическую базу современного делопроизводства.

Кроме законодательных актов, документационное обеспечение управления в государственном учреждении базируется на целом ряде нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

Основным нормативным документом являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [6].

Данный нормативный акт регулирует и регламентирует порядок составления, оформления документов, а также систему организации работы с ними, т.е. порядок регистрации, обработки, осуществления информационно-справочной работы по документам, исполнения и т.д. В дополнение в данным Правилам 23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [12].

В настоящее время разворачивается формирование систем межведомственного электронного документооборота.

Создание технико-технологической его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная служба охраны РФ.

Данная служба, в частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические средства (во временное пользование).

На развитие системы электронного документооборота, безусловно, направлен новый закон «Об электронной подписи» [6].

Документационное обеспечение управления или делопроизводство основывается на общих правилах и требованиях, согласно которым создают, обрабатывают, учитывают и хранят документы. Под термином «делопроизводство» понимают все перечисленные этапы работы с документацией.  Делопроизводство в современной России регулирует законодательство, нормативно-правовые акты, система стандартов по информации, издательскому и библиотечному делу.

Изменения в законодательной и нормативно-правовой базе, которые произошли за последнее время, обусловлены тем, что [13]:

• изменились и появились негосударственные формы собственности — частные, коммерческие предприятия и организации;
• стали совершеннее электронно-вычислительная техника, технологии, цифровой обмен информацией;
• появились автоматизированные системы электронного документооборота, системы управления базами данных;
• развиваются облачные и интернет-технологии, новые способы обмена информационными потоками.

2 Значение документационного обеспечения в коммуникативном управлении

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо – это еще и заочное самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена [2]. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Менеджер и любой служащий организации должны владеть навыками поиска, сбора, систематизации и использования информации, уметь практически использовать средства организационной и вычислительной техники.

Отечественное законодательство, в частности, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 11.02.2013), ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», Федеральный закон от 27.06.2006 № 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О персональных данных» и другие, регламентируют процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования, отношения, возникающие в процессе поиска, получения, передачи, производства и распространения информации, применения информационных технологий и обеспечения защиты информации, а также организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности и, кроме того, отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления, и в этом смысле обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами [1].

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлые века, не включают обычно упоминание о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм – участников сделки полноценного коммерческого соглашения [7].

Заключение

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности.

Делопроизводство служит надежной опорой, а не источником дополнительных проблем только тогда, когда оно грамотно организовано, ведется систематически и скрупулезно, исключая всякие неоправданные упрощения и безответственную самодеятельность.

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо – это еще и заочное самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Список использованной литературы

1. Large Economic / Методы оценки конкурентоспособности [Электронный ресурс]. URL: http://www.largeeconomic.ru/laecos-663-1.html. (дата обращения 20.04.2020).
2. Авдеев В.В. Организация делопроизводства в бухгалтерии // Бухгалтер и закон. – 2018. – №8. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-deloproizvodstva-v-buhgalterii (дата обращения: 25.04.2020).
3. Барышникова Н.А. Экономика предприятия: учеб.  пособие / Н.А.
4. Барышникова, Т.А. Матеуш, М.Г. Миронов. – М.: Издательство Юрайт. – 2018. –191 с.
5. Воронов А. Конкуренция в XXI веке // Маркетинг. – 2018. – № 5. – 24 с.
6. Козлов Ю.М. Научная организация управления и право / Ю. М. Козлов, Е. С. Фролов. – М.: Гардарики, 2019. – 140 с.
7. Кузнецов С.Л. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления // С.Л. Кузнецов. – Делопроизводство. – 2016. – № 2. – С. 35-39.
8. Лукашева Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства // Научный вестник Крыма. – 2017. – №5 (10). – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/nekotorye-voprosy-organizatsii-deloproizvodstva (дата обращения: 23.04.2020).
9. Минченко Л.В. Проблема коммуникаций при обработке информационных потоков // Экономика и экологический менеджмент. – 2018. – №4. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/problema-kommunikatsiy-pri-obrabotke-informatsionnyh-potokov (дата обращения: 21.04.2020).
10. Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Форум, Инфра-М, 2019.
11. Поршнев А.Г. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2019.
12. Решетникова К.В. Проблемное поле организационной конфликтологии / К. В. Решетникова // Управление человеческими ресурсами. – 2019. – № 4. – С. 309-324.
13. Шекшня С.В. Управление персоналом современной компании / С.В. Шекшня. – М., 2017.