Реферат на тему «Организация контроля исполнения документов»

Аннотация

В работе рассматривается организация контроля исполнения документов, как одного из важнейших этапов работы любой организации.

Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Также с помощью правильной организации каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.

Действенный контроль выполнения должен, прежде всего, осуществлять своевременное и качественное исполнение поручений, получение аналитической информации, которые помогут в оценке работы сотрудников, подразделений и всей компании.

Главная цель контроля исполнения документа – это обнаружение проблем, возникающих в процессе исполнения, и их решение. Грамотный подход к решению цели контроля позволит значительно улучшить эффективность во всей структуре организации.

Ключевые слова: организация, контроль, исполнение документов.

Содержание

Введение

1. Организация и этапы контроля исполнения документов

2. Фиксация исполнения и результаты контроля

3. Автоматизированный контроль исполнения

Заключение

Список литературы

Введение

Не секрет, что в процессе деятельности организаций возникают ситуации, когда поручение руководителя не выполняется в срок, документ с резолюцией теряется или лежит на столе у работника, который не являлся исполнителем, до конца срока исполнения и т.д.

Контроль является важнейшей функцией в процессе управления. Система контроля исполнения документов — составная часть документационного обеспечения управления в организации. [3]

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Цель работы – рассмотреть более подробно организацию контроля исполнения документов.

Организация и этапы контроля исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю. [1]

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

— поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;

— стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации. [4]

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

— постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;

— проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;

— проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;

— контроль при наступлении даты исполнения;

— снятие документа с контроля;

— отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);

— проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;

— доклад руководству по итогам анализа. [2]

Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем.

Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:

— ознакомлением под роспись с поручением;

— направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока. [5]

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Фиксация исполнения и результаты контроля

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации. [6]

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений. [7]

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.

3. Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов. [3]

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

Заключение

Итак, в организации контроля документов можно выделить несколько главных задач:

— отслеживание хода исполнения на каждом этапе и фиксация информации о фактическом исполнении документов и распоряжений руководителя; обобщение и учет данных о ходе исполнения и его итогах, доведение этих сведений до руководства организации;

— внесение изменений по совершенствованию организации работы с деловыми бумагами и повышение исполнительности сотрудников.

Для качественной организации контроля исполнения следует составить четкую последовательность действий. Для начала необходимо поставить на контроль документы, требующие исполнения. Далее необходимо удостовериться в осведомленности исполнителей о получении поручений. На этом этапе очень важно своевременное доведение сведений, иначе задержки могут возникнуть уже на этом этапе. По факту исполнения документ снимается с контроля и направляется в дело. Окончательным этапом становится анализ результатов, сбор статистики и информирование руководства. Именно такая последовательность позволит организовать четкий контроль за исполнением документов.

Список литературы

1. Федеральный закон от 27.07.10 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
2. ГОСТ Р 6.30-2010. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2010
3. ГОСТ Р 51141-11 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 2011 года № 28
4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2015
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2018
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2018
7. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель — 2018 — №2.
8. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Санкт — Петербург, «Альфа», 2018.
9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2016