Реферат на тему «Особенности проектирование комнат для переговоров и конференц-залов»

Содержание

Введение

1. Проектирование переговорной комнаты

2. Проектирование конференц-зала

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Зал совещаний или Переговорная комната — это каждый раз нечто новое-уникальный объект для каждой компании. Фактически это территория где происходят важнейшие контакты представителей бизнеса, определяющие успех новых направлений и линию развития отношений.

Основные требования к конференц-залу, независимо от типа установленной в нём конференц-системы, можно выразить в одной фразе: «Главное — это хорошо видеть и слышать выступающего». Вот почему важно серьёзно подходить к проектированию зала заседаний до начала строительства. От того, как будут размещены кресла (под какими углами и с каким подъёмом), какие материалы отделки будут применяться для оформления внутреннего интерьера помещения, во многом будет зависеть конечный результат.

Рассмотрим более подробно особенности проектирования комнат для переговоров и конференц-залов.

Проектирование переговорной комнаты

Переговоры и совещания подразумевают постоянное и интенсивное общение между всеми участниками, поэтому качественная передача речи говорящего просто необходима. Если комната небольшая, эту задачу можно решить и без микрофонов, но если человек говорит очень тихо, с трансляцией звука могут возникнуть проблемы. Поэтому очень часто даже в маленькой комнате, удобно поставить микрофоны для переговоров.

Также важной задачей на совещаниях является демонстрация схем, видеоматериалов, презентаций, отчетов, которые должны быть доступны и понятны каждому участнику переговоров. Поэтому в данном случае большой экран позволит выводить детализированное изображение высокой четкости. Возможность загрузки и демонстрации необходимых материалов всем участникам процесса очень удобна. При этом сейчас набирает популярность такая функция, как вывод любого документа со своего устройства на большой экран напрямую без необходимости пересылать документ на почту или на съемный носитель. Таким образом, облегчается взаимодействие, и уходят лишние и ненужные действия.

Одним из важных моментов является интерактивность переговоров. Данный процесс можно обеспечить, используя системы конференцсвязи. При просмотре документов появляется необходимость вносить правки или менять какие-то демонстрируемые материалы. Без использования специального оборудования, данный процесс построен таким образом, что первый раунд переговоров становится, посвящен исключительно планам по изменению рассматриваемых документов, после чего берется тайм-аут на исполнение принятых решений, по истечении которого созывается второй раунд переговоров, на котором презентуются и обсуждаются внесенные изменения. Такая схема довольно громоздка, к тому же, велика вероятность, что после первого этапа изменений обсуждаемой документации потребуются следующие. Поэтому возможность рецензирования документа в режиме здесь и сейчас это важный функционал для переговорных комнат.

Форматы переговорных комнат

Переговорные комнаты очень похожи на конференц-залы, но с несколькими существенными отличиями, поэтому и формат данных комнат очень похож с той разницей, что переговорные комнаты редко делаются большими как конференц-залы, а чаще всего имеют компактный размер и в редких случаях подразумевает формат председателя-участников. Чаще всего переговорная комната имеет один длинный стол посередине, и с одной из сторон, которая будет удобна для всех участников совещания, ставится экран.

Если же установлен круглый стол в кабинете, то стоит обратить внимание на моторизированные дисплеи для таких переговорных, так как перед каждым из участников будет стоять свой экран, на котором можно будет посмотреть все материалы переговоров, внести изменения, если надо, и при этом полностью видеть всех участников процесса и с легкостью с ними общаться. В данном случае устанавливается конференц-система, которая обеспечивает максимальное удобство для переговоров.

Существуют компании, которые постоянно ведут переговоры с другими городами, странами и континентами. Поэтому здесь переговорная комната создана не только для совещания внутри офиса, но и для постоянного общения с клиентами за пределами его. В таком случае устанавливается видеоконференцсвязь. Она может быть установлена как для нескольких участников, так и для одного участника с одной стороны и одного с другой. Данный вид связи подразумевает передачу качественного изображения, голоса даже при нестабильном интернете, а также любую передачу документов по сети интернет, с возможностью интерактивных правок.

Оборудование

Видеоборудование для переговорных комнат подразумевает под собой проекционный экран, дисплей или видеостену. Основная задача данного оборудования, это продемонстрировать собравшимся материалы для переговоров. Данные экраны отличаются между собой технологией схемы построения изображения и яркостью. И правильный подбор данного оборудования зависит от многих факторов, о которых можно прочитать здесь.

Звуковое оборудование включает в себя громкоговорители и микрофоны. Громкоговорители используются для полноценного звукового сопровождения демонстрируемых материалов, одинаково доступного всем участникам процесса. Они монтируются, как правило, под потолком или на стенах. Но также существуют и вид громкоговорителей, который может монтироваться как в стол, так и в потолок рядом с каждым участником совещания. В переговорных комнатах чаще всего используются микрофоны на подставке «гусиная шея», которые дают возможность фильтрации шумов и не дают посторонним звукам и телефонным помехам мешать в речи участника. Также в переговорных комнатах, при необходимости, используются микшерные пульты.

Для переговорных комнат, которые используются для междугородних совещаний необходимо приобретать видеоконференцсвязь. Она позволяет создать удобную коммуникацию удаленных участников, включающую в себя не только голосовую связь, но и видеосвязь. Отличие системы от распространённых систем интернет-телефонии в том, что специальное оборудование дает более стабильное соединение и улучшенное качество изображения.

Иногда совещания, проводимые в переговорных комнатах, могут включать процедуру голосования или использовать синхронный перевод. В таких случаях необходимо оборудование конференц системы: специальные пульты синхронного перевода, или пульты голосования. Также конференц-системы используются в том случае, когда нужна четкая иерархическая структура участников переговоров или совещаний.

Проектирование конференц-зала

Конференц-залы имеют большую площадь и способны вмещать большее количество докладчиков. (Приложение 1)

Размеры

Для конференц-зала предпочтительно выбирать прямоугольное помещение со следующими размерами:

— ширина……………….не менее 5 м

— длина…………………от 7-9 м

— высота потолка……не менее 2,7 м.

Пол зоны партера не обязательно делать наклонным, но зону президиума необходимо поднять на подиум высотой не менее 0,4 м.

Зонирование

В конференц-зале нужно предусмотреть:

— отдельные входы для спикеров в президиум и для публики в зал;

— VIP-комната для переговоров;

— холл для гостей с гардеробом и барной стойкой.

Помещение в обязательном порядке должно быть оборудовано приточно-вытяжной вентиляцией и системой кондиционирования воздуха.

Поскольку современный конференц-зал оснащен большим количеством аудио- и видеооборудования, необходимо выделить пространство под режиссерскую кабину. Окно, отделяющее кабину от зала, должно быть остеклено как минимум двухкамерным стеклопакетом, установленным с обратным наклоном во избежание бликования и запыления, а также иметь открывающиеся створки для контроля звукорежиссером уровня звука в зале.

Звукоизоляция

Для комфортной работы в конференц-зале необходимо обеспечить его звукоизоляцию (отсечь проникновение звуков извне) и акустическую обработку (отделку поверхностей акустическими материалами). Разумеется, для получения хорошей акустики помещения, эту часть проекта необходимо выполнить отдельно с привлечением специалистов по акустике и звукоизоляции.

Баннеры

На стене за столом президиума обычно размещается декоративная конструкция, содержащая логотип компании или выполненная в ее фирменном стиле. Здесь стоит не забывать о том, что эффектная с точки зрения дизайна конструкция совершенно по-разному воспринимается людьми, присутствующими в зале и теми, кто смотрит видеозапись (трансляцию) мероприятия. На случай проведения видеосъемок пресс-конференций и других подобных мероприятий желательно оборудовать задник опускающимся баннером, вся поверхность которого запечатана повторяющимся логотипом компании. Делается это для того, чтобы логотип всегда присутствовал в кадре, даже когда оператор берет крупный план спикера (так называемая  «Говорящая голова»).

Президиум

Места для президиума целесообразно размещать на подиуме высотой 0,4 м. Такое расположение удобно тем, что люди, сидящие в зале, не будут перекрывать линию видеосъемки.

Рисунок 2 — Президиум

Режиссерская кабина

Рабочее место режиссера предпочтительно размещать в закрытой кабине c отдельным входом. Однако, при отсутствии возможности строительства выгородки, допускается организация рабочего места в виде стойки-ресепшн  либо на рабочем столе непосредственно в помещении конференц-зала.

Оборудование

Для ведения видеосъемки необходимо использовать спецосвещение. Его также желательно проектировать индивидуально, однако неплохим стандартным эконом-вариантом могут быть подвесные светильники холодного света на телескопических потолочных подвесах, освещающие президиум, снабженные электронным пультом управления яркостью света.

Заключение

Назначений у конференц-зала, находящегося в современном офисном центре, может быть множество. Самое очевидное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д.

Основной особенностью переговорной комнаты и главным отличием от конференц-зала является расположение мебели и участников переговоров. Как правило все собравшиеся сидят за «круглым столом», а средства отображения информации находятся на стенах помещения, зачастую дублируя друг друга, Как правило столы участников оснащены микрофонами, и при необходимости пультами голосования. В последнее время обязательным атрибутом переговорной комнаты является Видеоконференцсистема, для связи с удаленными участниками дискуссии.

Список литературы

1. http://voice-link.ru/services/zal-soveshchaniy-ili-peregovornaya-komnata
2. https://officeburg.ru/news/komnata-peregovorov-osobennosti-oformleniya-i-neob/
3. https://unitsolutions.ru/proektirovanie-peregovornykh-komnat-i-konferenc-zalov-70

Приложения

Приложение 1

Примерная схема конференц-зала