Реферат на тему «Планирование в MS Outlook»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 MS Outlook

2 Планирование в MS Outlook

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире весьма важным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, является рациональное распределение рабочего времени, а также массовое представление информации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того, насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть коммерческий успех предприятия.

Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программ различного назначения. С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения.

Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой — лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. Например, Календарь позволяет структурировать рабочее время, Библиотека контактов хранит справочную информацию о людях и организациях.
Поэтому изучение данной темы актуально.

Цель работы – изучить планирование MS Outlook.

1 MS Outlook

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Microsoft.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это бесплатный клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы. В Windows 7 Outlook Express отсутствует, и вместо него с сайта можно установить пакет программ Windows Live Essentials, одним из компонентов которого является программа Windows Live Mail — аналог программы Outlook Express. В Windows Vista аналог Outlook Express называется Почта Windows.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.

Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

 «Диспетчер деловых контактов» — надстройка для MS Office Outlook 2003, поставляемая вместе с Microsoft Office System 2003. В «Диспетчере деловых контактов» можно управлять деловыми контактами, счетами и возможными продажами, также могут содержаться дополнительные сведения (например, вложения, рисунки, деловые заметки и сведения о продукции) — это помогает объединять сведения о деловых контактах со сведениями о встречах, задачах, напоминаниях, а также взаимодействовать с другими программами Microsoft Office, например, Office Excel 2003.

Далее рассмотрим совершенствование программы MS Outlook во времени (таблица 1)

Таблица 1 — Версии, выпущенные для операционной системы Microsoft Windows

2 Планирование в MS Outlook

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Пример: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.

Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.

Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:

Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00». Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.

Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (рисунок 1).

Рисунок 1 – Задачи

Но проще всего свои задачи, сразу расставлять в разделе «Календарь» (рисунок 2). Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю, и ваши задачи. Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи). Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи.

Рисунок 2 — Календарь

Чтобы настроить отображение календаря с панелью задач необходимо зайти в раздел «Календарь». В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач. Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

Вид возможности планирования в «Календаре» представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 – Возможность планирования

Тонкие способы работы с напоминаниями

Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.

Если задача достаточно крупная и сложная – рекомендуют установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи.

Не нужно злоупотреблять с оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «отложить».

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. Репер, от французского «ориентир» – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например, водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в самые разные моменты в начале января.

Расстановка приоритетов: важное – красным!

Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное, и начинайте именно с главного – вот главное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.

Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить.

Рекомендуют начать со среднесрочных задач, т.е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться «перепрыгнуть» с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.

Рисунок 4 – Интерфейс панели Задача

Как говорилось ранее, можно проставить приоритет задач. Если при создании задачи выбрана «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом. Если задача потеряла актуальность – снимается с задачи «Высокая» важность, и задача возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает структурировать внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.

 «Настроить пользовательское представление» означает – побудить Outlook показывать задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле».

Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить ваши задачи именно так, как хочется. Т.е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате, и т.д. Поскольку для Outlook Вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления.

Рисунок 5 – Интерфейс вкладки Встреча

Одной и важных особенностей данной программы является возможность вести «Дневник – Ежедневник». Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook: с сообщениями электронной почты; с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые; с ответами на приглашения и др.

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, характерные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты -сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, которая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще избирается сокращенная форма, принятая большинством людей, например: девять часов вечера вместо формализованной записи 21:00. Outlook понимает запись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, принятый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фиксированной датой и указания периодичности (в течение, начиная с, через и другие).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой — лишь одна из основных возможностей данной программы.

В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. В результате проделанной работы было рассмотрено следующее:

— возможности MS OUTLOOK при работе с электронной почтой;

— основные компоненты планирования MS OUTLOOK и их использование;

— пользовательский интерфейс MS OUTLOOK.

         Таким образом, можно считать цель работы достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Глеб Архангельский. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013. 8-е издание. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. — С. 224. — ISBN 978-5-916579-24-6.
2. Глеб Архангельский. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. — С. 236. — ISBN 978-5-902862-38-3.
3. МакГи. Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook. Специальное издание. — СПб.: Питер, 2007. — С. 264. — ISBN 978-5-469-01559-8.
4. Билл Дизель. Outlook 2016 для «чайников» = Outlook(r) 2016 For Dummies(r). — М.: «Диалектика», 2016. — С. 288. — ISBN 0-7645-0828-8.
5. Гордон Падвик. Использование Microsoft Outlook 2016. Специальное издание = Special Edition Using Microsoft Outlook 2016. — М.: «Вильямс», 2017. — С. 768. — ISBN 0-7897-2514-2.
6. Джоан Преппернау, Джойс Кокс :: Microsoft Office Outlook 2007. Шаг за шагом :: Москва, Эком, 2007 :: 544 стр. с ил. :: тираж 5000 экз. :: ISBN 978-5-9790-0028-2