Реферат на тему «Принципы организации документооборота»

Содержание

Введение

1. Принципы организации системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов(САДП)

2. Состав и содержание операции автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами

3. Состав функций и характеристика компонентов автоматизированной системы документооборота

Заключение

Список литературы

Введение

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «принципы организации документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система — это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  — электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты.

Рассмотрим более подробно принципы организации документооборота.

1. Принципы организации системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов(САДП)

Деловой процесс представляет собой логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленной цели[1].

Система комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов (САДП) является подмножеством систем электронного документооборота (СЭД).

САДП — класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами[2].

Организация процесса производства приводит к формированию некоторых структур (организационной, производственной, структуры взаимоотношений и т. п.). Эти структуры вытекают из сущности и содержания деловых процессов. Они закладываются в модель делового процесса на этапе внедрения системы автоматизации, что проявляется в построении карты делового процесса, описывающего жесткую маршрутизацию, а также в назначении ролей, определении групп участников процесса и т. д. Таким образом, действующая система автоматизации деловых процессов (САДП) поддерживает заданный способ функционирования аппарата управления.

Основным понятием САДП является поток работ (workflow).

Workflow system — система автоматизации деловых процессов (другое название — системы маршрутизации работ и документов с контролем исполнения).

«Workflow»- технология предназначена для реализации функции создания и редактирования сценариев выполнения деловых процессов, контроля  исполнения, генерации отчетов, администрации системы.

Базовые технологии таких систем позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрута работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и по системе взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ[3].

Так как одной из особенностей российского ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру деловых процессов, в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов деловых процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий. Таким образом, САДП должна учитывать и национальные особенности управления, и потому поддерживать обе парадигмы — и жесткую, и свободную маршрутизацию[4].

Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Важно отметить, что, несмотря на общий подход, workflow-системы сильно различаются по возможностям карт деловых процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо определить, насколько сложными могут быть структуры деловых процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта), условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий), ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей), объединение ветвей, скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса[5].

Карта делового процесса создается с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно за считанные минуты получить реально работающее workflow-приложение. В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний. Так, в Action Workflow программирование используется для разработки электронных форм, которые являются неотъемлемой частью бизнес-модели, обеспечивая взаимодействие системы с пользователем на этапах делового процесса[6].

Также должна существовать возможность определять в контексте карты переменные различных типов, несущие любую смысловую нагрузку и влияющие на ход выполнения работы (допустим, название контрагента по сделке, сумма сделки, дата завершения этапа). Разумеется, должен быть встроенный редактор для создания экранных форм, которые на каждом этапе делового процесса отображают переменные и формируют пользовательский интерфейс workflow-приложения.

Системы комплексной автоматизации документооборота и деловых процессов(САДП) применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Сегодня существует целый ряд систем комплексной автоматизации деловых процессов. Из зарубежных САДП это, в первую очередь, Action Workflow фирмы Action Techologies и продукт фирмы Staffware Inc., который так и называется Staffware; из отечественных — ничуть не уступающая зарубежным конкурентам система WorkRoute компании ВЕСТЬ АО, получившая признание на западном рынке[7].

При всем разнообразии, системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее — все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач.

К встроенному языку программирования, предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком, например, VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными. Крайне желательно, чтобы скрипт мог работать с OLE-серверами, запускать внешние программы, взаимодействовать с MAPI-совместимыми почтовыми системами. Если workflow-система рассматривается как основа КИС, то для получения полной интеграции с другими программами и облегчения этого процесса требуется наличие открытого программного интерфейса API, который бы позволил управлять системой из внешних программ[8].

Информационная система может строиться с применением послойного принципа. Так, в отдельные слои можно выделить специализированное программное обеспечение (офисное, прикладное), непосредственно workflow, систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet)[9]. Среди преимуществ такого подхода следует отметить возможность внесения изменений в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без необходимости коренных переделок на других слоях, обеспечить формальную спецификацию интерфейсов между слоями, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Причем применение открытых стандартов позволит безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого (например, замена почтового сервера или СУД). Кроме того, послойный подход позволяет повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.

2. Состав и содержание операции автоматизированного планирования, контроля и управления деловыми процессами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.)[10].

До недавних пор корпорация представляла собой иерархическую, централизованную структуру, а традиционное управление деловыми процессами сводилось к формальному плану, жесткому делению на подразделения и большому количеству бюрократических процедур. Новое управление будет, в первую очередь, определять цели, а уже после этого составлять план работ; будет придаваться большее значение индивидуальной работе сотрудников, а не работе групп, и задачей менеджера станет обеспечение эффективного взаимодействия между отдельными сотрудниками, а это может быть достигнуто только с помощью использования информационной системы.

В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы[11].

Бизнес-задание — это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.

Бизнес-процесс — это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. их моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение какого времени должен сделать).

Практически все системы управления проектами (СУП) берут за основу некий план проекта, составляемый на предварительном этапе. Затем в соответствии с этим планом автоматически организуются выполнение, анализ и управление рабочими этапами плана. Методологии САДП и СУП, несмотря на различие в масштабах автоматизируемых действий, в известной степени перекликаются, что позволяет установить двустороннюю синхронизацию между схемами workflow и стратегическим планом. Здесь важно отметить, что в рамках СУП календарное планирование и ход выполнения этапов происходят в  полуавтоматическом режиме[12].

В рамках активизации руководство формулирует поручения и распоряжения, призванные реализовать полученный план. С помощью системы автоматизации руководитель или его секретарь оформляет распоряжения в виде работ. При этом создается описание работы, включающее сроки ее начала, завершения и другие характеристики. Если выполнение работы требует ознакомления с тем или иным документом, представленным в электронной форме, то он может быть прикреплен к описанию работы и в дальнейшем будет передан пользователю. При параллельной маршрутизации работа может направляться сразу нескольким исполнителям.

Система автоматизации передает инициированные работы исполнителям согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки передачи, вид  маршрутизации.

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль над ходом выполнения задания. Функция контроля над исполнением документов — наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, — эффективность функционирования всей системы.

Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке[13]. Под контроль берутся наиболее важные документы:

• документы государственного значения;
• приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;
• приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).

В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.

Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций. Рассмотрим содержание некоторых операций.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена «резолюция». «Резолюция» – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

• указание руководства, что делать (некоторая команда);
• указывается исполнитель:
• подразделение, где исполняется;
• Ф.И.О. конкретного исполнителя;
• сроки исполнения;
• подпись руководителя;
• дата проставления резолюции.

Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ — поручение.

Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, — который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.

В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из «Контрольных карточек». «Контрольная карточка» состоит из трех разделов, в которые заносят реквизиты:

• в первый раздел заносят основные реквизиты «Регистрационных карточек», полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;
• во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
• в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

Инициатор задачи (или его руководитель) в любой момент времени может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

• изменить схему движения документов для ускорения процессов;
• назначить другого исполнителя;
• прерывать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Такие программные продукты, как TimeLine, MS Porject и некоторые другие, можно отнести к системам планирования работ[14]. Они позволяют составить диаграмму разработки, план-график, распределить ресурсы, что в некоторых случаях бывает вполне достаточно. Однако такие системы не обеспечивают передачу необходимых документов между пользователями, не отслеживают изменения и т.д[15]. Приложение Work Route II представляет собой систему маршрутизации, контроля исполнения и управления проектами, позволяет определять маршруты прохождения работ, временные интервалы, режимы выполнения отдельных этапов, отслеживать ход выполнения работ в целом и т.д. При этом пользователь может сам задавать формат представления информации, критерии сортировки и группировки документов.

Для реализации функций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. необходимо объединить workflow-систему с системой управления документами (СУД). К системам данного класса относятся, например, DOCS Open американской фирмы PC DOCS, DocuLive (Siemens Nixdorf), Documentum (Documentum, Inc.). Как правило, СУД имеют богатые возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые и «снабжают» СУД документами.

Предприятие может выжить и эффективно функционировать только в том случае, если будет чутко реагировать на преобразования внешней и внутренней среды. Эти изменения отражаются на организации деловых процессов внутри предприятия. В этом случае задачей системы автоматизации деловых процессов становится своевременное отображение происходящих изменений.

Неотъемлемыми составляющими управления организацией также являются накопление и анализ данных о выполнении заданий. Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр.

По результатам анализа статистики выполнения заданий можно принимать различные управленческие решения, такие как: перераспределение функций между сотрудниками (отделами), принятие новых сотрудников на работу или проведение сокращения, поощрение эффективно работающих сотрудников и продвижение их по служебной лестнице.

3. Состав функций и характеристика компонентов автоматизированной системы документооборота

Необходимой составляющей делового процесса предприятия является документооборот. По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот — это комплекс действий: создание документов, обработка, передача, хранение, вывод информации, циркулирующей по организации или предприятию, через использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов между подразделениями организации или предприятия, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов имеется ввиду не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением[16].

Одной из функциональных подсистем информационной системы является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Главное назначение автоматизированной системы документооборота – это организация хранения электронных документов, работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системе электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь­ные этапы[17]:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использова­ние устройств для автоматизированной обработки информации;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и нецифровой информации посредством файловых серверов и электронной почты;
• использование всего ком­плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об­работки всех видов информации.

Состав функций и компонентов автоматизированной системы документооборота обусловлены основными принципами построения ЭСУД[18].

Первый принцип построения ЭСУД — ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

• централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;
• хранение документов в электронном виде в различных форматах;
• ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);
• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;
• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;
• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

• систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);
• систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за
• своевременной их обработкой и т.д.;
• набор стандартных бизнес — приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес — приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
• систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой[19].

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных компонентов ЭСУД, к числу которых можно отнести:

• подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);
• подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов — СМВ);
• подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами — СУД);
• подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота — СЭДО).

Второй принцип построения ЭСУД — разработка «активного» программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

• обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;
• до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;
• доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;
• выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;
• обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Модель «активного» программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели «пассивного» ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии «workflow», позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

Третий принцип создания ЭСУД — программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

• методом компонентного проектирования,
• с использованием средств CASE — технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Говоря о концепции построения КИС, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов[20].

Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову.

Заключение

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой — заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни — в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие — в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других — средством и продуктом производства.

Список литературы

1. Асеев, Г. Г. Электронный документооборот: учебник для вузов. — Киев: Кондор, 2007. — 500 с
2. Гламаздин Е.С., Новиков Д.А., Цветков А.В. Управление корпоративными программами: информационные системы и математические модели. — М.: ИПУ РАН, 2007. – 159 с.
3. Глоссарий процессного управления: Система автоматизации деловых процессов (САДП) // URL: http://www.1c-toir.ru/info/glossary/bpm/115.php
4. Денищенко, Г. Н. Информационные системы в решении задач управления предприятием / Г. Н. Денищенко. — М.: Статус-Кво, 2008. – 164 с.
5. Ефимов, В. В. Описание и улучшение бизнес-процессов: учебное пособие — Ульяновск: УлГТУ, 2007. — 84 с.
6. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. – М.: ДМК-пресс, 2007 г. — 224 стр
7. Климов В. Work Route 2 как средство передвижения // Электронный офис. – 2006. -№ 9. – С.27-34
8. Концепция построения комплексных информационных систем// URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=9741&SECTION_ID=773
9. Макарова Н. В., Николайчук Г. С., Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Издательство: «Питер», 2007. – 410 с.
10. Никитина, Т. П. Электронные системы управления документооборотом: учеб. пособие. — Ярославль : МУБиНТ, 2002. — 104с
11. Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: Учебное пособие, практикум по курсу / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: 2007 –127 с.
12. Смирнова Г.Н. Руководство по изучению дисциплины «Электронные системы управления документооборотом»/ Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, М., 2010 – 22с.
13. Управление деловыми процессами // URL: http://www.namip.ru/?id=116
14. Харитонова О.Г., Кочеткова П.Н. Зачем нужна система электронного документооборота? // URL: ttp://ecm-journal.ru/docs/Zachem-nuzhna-sistema-ehlektronnogo-dokumentooborota.
15. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // журнал «Секретарь-референт» № 5, май 2008 г. С.17-24