Реферат на тему «Сущность организационного проектирования»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Понятие и цели организационного проектирования

2. Направления и виды организационного проектирования

3. Моделирование в системе проектирование организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время компании, приспосабливаясь к меняющимся условиям окружающей среды и развивающимся все с большими темпами технологиям, понимают неизбежность каких-либо организационных изменений. Более того, ускорение самих изменений, происходящих в обществе и связанных с этим усложнением окружающей среды, сами по себе требуют частых организационных изменений, для эффективной деятельности данных манипуляции необходимо знания основ моделирования.

Актуальность темы заключается в том, что повышение эффективности работы компании в значительной мере определяется организованностью системы проектирования, зависящей от четкой структуры компании и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели, а также своевременностью адаптации организационной систем к изменяющимся условиям.

Цель исследования: рассмотреть сущность и особенности организационного проектирования.

Теоретической основой исследования послужила учебная литература российских авторов: В.Р.Весенина, А.Ч. Володина, Б.А. Демьянчеко, А.Я.Кибанова, А.Г. Поршнева и других, статьи в журнале «Менеджмент в России и за рубежом» по исследуемой проблеме, в том числе электронные журналы, размещенные в сети Internet.

В ходе исследования были широко использованы как общенаучные, так и специально научные методы исследования.

1. Понятие и цели организационного проектирования

Существуют различные точки зрения относительно понятия «проектирование организационных систем». По мнению В.С. Соловьева, под организационным проектированием следует понимать комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым[12, с.17]. Мильнер Б.3. в своей книге «Теория организаций»[9] дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности». Однако известный американский экономист Гелбрейт Д. (Galbraith J. К.) определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных»[9, с.58].

Главная цель при проведении организационного проектирования – обеспечить высокий уровень организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование может применяться как на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов,  так и в уже действующем предприятии, например, на стадии реструктуризации предприятия. В том и другом случае составляется реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т. п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования.

В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы.

Организационное проектирование — это общая конфигурация структурных компонентов, определяющих рабочие места, группировки рабочих мест, иерархию, схемы полномочий, подходы к координации и линейной дифференциации персонала в единую и унифицированную организационную систему.

Рассмотрим, например, различия в организационной структуре, которые могут существовать между производителем компьютеров и университетом. Поскольку производителю компьютеров приходится реагировать на частые технологические прорывы и изменения в его конкурентной среде, он, скорее всего, будет иметь относительно плоский и децентрализованный дизайн, в то время как университет имеет более стабильную среду и в меньшей степени подвержен влиянию технологий. Поэтому он имеет более централизованную структуру с многочисленными правилами и нормами.

Организационная структура предполагает создание ролей, процессов и структур, обеспечивающих достижение целей организации.

Нередко организационная структура ассоциируется с механическим расположением должностей и порядком подчинения на организационной схеме. Безусловно, разработчики организационной структуры должны также определить вертикальную структуру, включая порядок подотчетности. Однако организационная структура — это нечто гораздо большее, чем иерархия должностей.

Проблемы организационной структуры часто являются одними из самых сложных проблем, с которыми сталкиваются руководители. Поиск правильной структуры часто требует изобретения нового решения для решения дилеммы. А решения, принимаемые в отношении формальной структуры, ролей и процессов, непосредственно влияют на работу и карьеру сотрудников — и на способность фирмы реализовывать свои стратегические цели.

2. Направления и виды организационного  проектирования

Направления организационного проектирования выделяются в зависимости от этапа деятельности организации. На этапе создания направлениями проектирования являются:

• определение числа структурных подразделений организации и их функций;
• разработка оргструктур отдельных подразделений;
• проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений, технологического оснащения;
• определение состава работников аппарата управления и основных структурных подразделений.

В действующей организации направления организационного проектирования отличаются и включают:

• совершенствование технологии управления;
• автоматизация деятельности организации;
• рационализация организационной и функциональной структур;
• рационализация технологии, кадрового обеспечения, условий труда;
• совершенствование ДОУ;
• совершенствование информационного обеспечения управления;
• реформирование бизнес-процессов (реинжиниринг (системная перестройка (преобразование) бизнес-процессов для достижения радикального, скачкообразного улучшения деятельности организации), реструктуризация (процесс комплексного изменения методов функционирования бизнеса и его реформирования, осуществляемый в рамках компании), реорганизация (процесс изменения организационно-правовой структуры компании в форме слияния, разделения, выделения и преобразования)[9, с.61].

Выбор направления зависит от следующих факторов ситуационного характера:

• состояние внешней среды (сложность и динамизм);
• технология работы в организации (формирование структурных подразделений и распределение функций между ними);
• стратегический выбор руководства организации (ценности и принципы организации; целевые группы деятельности организации; координирование размещения и информационных потоков);
• кадровый состав (квалификация, мотивация, потребности сотрудников).

Соответственно элементами проектирования являются:

• разделение и кооперация труда;
• иерархия в организации;
• распределение прав, обязанностей и ответственности между руководством и структурными подразделениями, сотрудниками;
• централизация и децентрализация управления;
• охват контролем (масштаб управления).

Выделяются следующие виды оргпроектирования:

Локальное организационное проектирование – разработка системы мероприятий по одному из выбранных направлений (участков) организации, при котором объектом проектирования выступает структурное подразделение (элемент организации).

Комплексное организационное проектирование – разработка системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию организации по основным направлениям ее деятельности. В этом случае объектом проектирования является производственная организационная система.

Независимо от вида оргпроекта перед его разработчиками ставятся следующие задачи:

1. Выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии и др.);
2. Выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, в т.ч. элементами прямого воздействия;
3. Определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь);
4. Проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать;
5. Формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры организации и её внешней среды.

В организационном проекте можно выделить три уровня:

• архитектура системы – это функциональное проявление системы с точки зрения заказчика;
• исполнение – это логическое описание внутренней структуры, способной реализовать функции системы;
• реализация – это реальное исполнение запланированного объема и характера работ.

Состав и содержание оргпроектных работ базируется на принципах корректного формулирования целей и задач; обоснованного распределения функций, прав и ответственности по вертикали управления; исследования связей и отношений по горизонтали; соотношения централизации и децентрализации управления.

Стадии оргпроектирования:

• Предпроектное обследование;
• Проектирование (разработка технического задания; детальное обследование; выявление недостатков; определение направлений совершенствования; расчет экономической эффективности);
• Внедрение рационализации объекта.

Предпроектная подготовка включает три этапа (организационная подготовка; проведение предпроектного обследования системы; разработка технического задания).

На этапе организационной подготовки (первый этап) осуществляется: определение объекта и цели проектирования, источников финансирования оргпроектных работ; формирование проектной группы, назначение ответственных руководителей; разработка системы планирования, учета и стимулирования деятельности проектного подразделения или группы; разработка и утверждение методического и нормативного обеспечения предпроектного обследования (плана работ).

На этапе предпроектной диагностики (второй этап) проводится ориентировочное и рабочее (детальное) обследование, результаты которых анализируются и синтезируются[5].

Основные направлениями на данном этапе выступают: ознакомление со структурой и штатами аппарата управления; ознакомление со спецификой деятельности структурных подразделений; изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления; первичное ознакомление с условиями деятельности персонала управления.

 Разработка технического задания (третий этап) предполагает изучение документов, являющихся основанием для проектирования организации производства, труда и управления; изучение литературы о прогрессивных научных разработках и опыте; ознакомление с материалами и рекомендациями предпроектного обследования; составление технического задания; утверждение технического задания.

Техническое задание на оргпроект организации (структурного подразделения) включает следующие разделы:

• основание для разработки оргпроекта;
• цели разработки оргпроекта;
• краткая характеристика организации;
• результаты предпроектного обследования и анализа;
• основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;
• рекомендации по совершенствованию, преобразованию или построению новой системы организации производства, труда и управления;
• технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;
• состав разделов оргпроекта;
• содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;
• источники финансирования работ;
• порядок приемки проекта;
• источники информации для разработки проекта.

Проектирование организации производства, труда и управления проводится в два этапа: техническое проектирование и рабочее проектирование.

Первый этап включает формулирование исходных положений по проектированию организации производства; разработку технического проекта; расчет ожидаемого экономического эффекта; сопутствующую документацию. Этап технического проектирования завершается экспертизой и утверждением комплекта документации.

К сопутствующей документации технического проектирования могут быть добавлены методики проводимых при проектировании расчетов, нормирования труда, системы кодирования и шифрования документации, состав типовых проектов по организации рабочих мест, методические рекомендации по классификации и другие документы по усмотрению руководителя проекта, которые необходимы для разработки оргпроекта, но не входят в его состав.

Технический проект (ТП) системы разрабатывается на основании утвержденного технического задания. На этапе технического проектирования вырабатываются общие решения о построении (совершенствовании или преобразовании) системы организации производства, труда и управления[10, с.44].

Техническое проектирование включает:

• изучение технического задания на проектирование;
• изучение информационных материалов о передовом опыте, достижениях науки;
• изучение инструктивных методических и нормативных документов;
• принятие организационных решений по основным направлениям проектирования;
• определение ожидаемого экономического эффекта от внедрения оргпроекта;
• экспертиза и утверждение комплекта документации по техническому проектированию.
• Структура технического проекта:

1. Общая характеристика организационной системы.
2. Организация основного производства.
3. Организация ремонта и технического обслуживания.
4. Организация инструментального обслуживания.
5. Организация транспортного обслуживания.
6. Организация материально-технического снабжения и сбыта, складского хозяйства.
7. Организация капитального строительства и хозяйственного обслуживания.
8. Организация маркетинга.
9. Организация технической подготовки производства.
10. Организация технического контроля и управления качеством продукции.
11. Организация труда и подготовки кадров.
12. Организация экономической службы.
13. Организация внешнеэкономической деятельности.
14. Оргпроекты цехов и др.

На этапе рабочего проектирования (второй этап) на основании технического разрабатывается рабочий проект организации производства, труда и управления. При этом целью является создание рабочей документации, необходимой для построения (совершенствования или реорганизации) организационной системы предприятия.

Рабочая документация по организации производства в службе ДОУ должна содержать детализированные разработки по организации документационных потоков в организации, управлению качеством и технологической составляющей делопроизводства, организации труда служащих, охране труда и технике безопасности.

В оргпроект ДОУ необходимо включать:

• схемы размещения производственных отделений (участков),
• состав и характеристику оборудования, его планировку,
• схемы производственных потоков,
• разработку информационного обеспечения,
• описание управленческих процедур,
• штатное расписание и должностные инструкции,
• организацию АРМ,
• расчеты численности службы ДОУ,
• материалы по нормированию труда, системе оплаты и стимулирования, совмещению профессий, формам организации труда,
• оргпроекты рабочих мест,
• характеристику условий труда и мероприятия по обеспечению техники безопасности,
• методики, нормативы, классификаторы, инструкции, формы документов и другую нормативно-техническую документацию.

Схема последовательности процедур по осуществлению рабочего проектирования аналогична техническому проектированию, но включает дополнительно разработку рекомендаций по внедрению оргпроекта:

• изучение технического проекта;
• ознакомление с современными научно-техническими разработками;
• изучение инструктивных методических и нормативных документов;
• детальное обследование;
• выявление недостатков;
• определение направлений совершенствования;
• дополнительная информация.

Основное содержание оргпроектов управляющих подсистем, разработанных в техническом проекте, должно быть дополнено рекомендациями о методах управления; подробной разработкой информационного обеспечения; технологией управления; организацией труда; автоматизацией управленческого труда[10, с.46].

На выбор степени децентрализации управления в конкретной организации влияют:

• размер организации;
• количество направлений деятельности;
• организационная культура;
• философия управления;
• степень разделения труда;
• развитие техники контроля;
• изменения внешней среды;
• наличие компетентных руководителей.

При проектировании организационной структуры следует обращать внимание на

• деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности организации в стратегическом плане;
• распределение видов деятельности по вертикали;
• регламентация соотношений полномочий различных должностей с учетом норм управляемости;
• определение должностных обязанностей по конкретным лицам как совокупности определенных задач и функций.

Внедрение оргпроекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей документации, в два этапа подготовка к внедрению и внедрение.

Этап внедрения оргпроекта охватывает:

реализацию оргпроекта;

расчет фактического экономического эффекта;

проведение приемо-сдаточных работ.

Эффективность стратегии оценивается по ряду параметров: последовательность; согласованность/пригодность; осуществимость; приемлемость; преимущество. Потенциально эффективная стратегия должна соответствовать таким требованиям, как ментальная правильность, ситуационность, уникальность, гибкая адекватность.

3. Моделирование в системе проектирование организации

Компании постоянно ищут более эффективные способы осуществления своей деятельности, улучшения схемы организации работы и повышения прибыли. Для достижения этих целей они все чаще обращаются, например, к концепции рационального производства. Можно сказать, что концепция рационального производства и моделирование процессов идут рука об руку: «рациональное производство» – это высокопроизводительный метод организации промышленного производства, а моделирование процессов позволяет проверить методы без фактических капиталовложений.

Моделирование физических процессов осуществляется с целью изучения их параметров. Программные модели позволяют с успехом изучать взаимодействия между системами, которые слишком сложны для понимания или прогнозирования без проведения трудоемких и дорогостоящих натурных экспериментов[10, с.49].

Существует множество примеров процессов, которые человеку приходится моделировать как на производстве, так и в других сферах деятельности:

• прогнозирование погоды осуществляется путем изучения и моделирования метеорологических явлений и систем;
• а жизненный цикл изделий часто моделируют для предсказания, например, влияния циклических тепловых и механических нагрузок[10, c.55].

Моделирование процессов производства могут осуществлять, чтобы понять, как эти процессы влияют на состав и форму изготавливаемых изделий, свойства материала и распределение напряжений в нем. Результаты зачастую используются для борьбы с вариациями в производственном процессе, что помогает повысить показатели качества.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Организационное проектирование представляет собой разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствованию деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб). Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

1.Быстро меняющимися условиями, в которых уже нельзя использовать организационные формы, хорошо служившие в прошлом, и которые не удовлетворяют требованиям современных рыночных отношений.

2. В сфере управления организациями уже нельзя использовать механистический подход («отрасль – винтик государства, завод – винтик отрасли, а человек — винтик завода»).
3. Проектирование новых организаций или совершенствование существующих должно опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, волевой подход, но и на научные методы организационного проектирования.
4. Проектирование новых организаций и совершенствование существующих должно осуществляться специалистами управления, специалистами-консультантами с участием руководителей всех уровней управления этих организацией.

Основной целью проектирования является создание такой организации, которая достигает поставленных целей с максимальной эффективностью.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Баринов, В. А. Организационное проектирование : учебник / В. А. Баринов. М. : ИНФРА-М, 2021. – 302 с.
2. Быкова, А. А. Организационная структура управления /А. А. Быкова. М. : ОЛМА-ПРЕСС, 2019.
3. Гладилин, А.В. Организация, планирование и управление производством. Практикум (курсовое проектирование) / А.В. Гладилин, А.Н. Герасимов и др. — М.: КноРус, 2017. — 320 c.
4. Горностай, Л.Ч. Организация, планирование и управление производством: Практикум (курсовое проектирование): Учебное пособие / Н.И. Новицкий, Л.Ч. Горностай, А.А. Горюшкин; Под ред. Н.И. Новицкий. — М.: КноРус, 2020. — 320 c.
5. Корхов Ю. В. Организационное проектирование. — М: Бизнес, 2018 — С. 79.
6. Лочан, С.А. Организационное проектирование: реорганизация, реинжиниринг, гармонизация: Учебное пособие / С.А. Лочан, Д.С. Петросян, Л.М. Альбитер. — М.: Инфра-М, 2018. — 432 c.
7. Масленникова, Н. Л. Организационная структура управления /Н. Л. Масленникова. М. : ДЕЛО, 2020. – 266 с.
8. Мильнер Б. З. Теория организации: учебник для вузов / Б. З. Мильнер. 5-е изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2016. – 284 с.
9. Мильнер Б. З. Теория организации, М.: ИНФРА — М, 2021 — С. 128.
10. Новицкий, Н.И. Организация, планирование и управление производством. практикум (курсовое проектирование) / Н.И. Новицкий. — М.: КноРус, 2018. — 286 c.
11. Слак, Н. Организация, планирование и проектирование производства. Операционный менеджмент / Н. Слак, С. Чемберс, Р. Джонстон . — М.: Инфра-М, 2019. — 790 c.
12. Соловьев В. С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие, М.: ИНФРА — М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2019 — С. 62.
13. Теория организации: антология / Сост. В. Л. Семиков. М.: Академический проект: Гаудеамус, 2020. – 356 с.
14. Шапиро С. А., Шатаева О. В. Основы управления персоналом в современных организациях . – М.: ГроссМедиа, 2018. – 320 с.
15. Шеметов П. В. Теория организации: курс лекций / П. В. Шеметов, С. В. Петухова М.: Омега-Л, 2019. – 254 с.