Реферат на тему «Виды анализа бизнес-процессов»

Содержание

1. Понятие «бизнес-процесса»
2. Виды анализа бизнес-процессов
3. Список использованной литературы

Понятие «бизнес-процесса» 

Любому предпринимателю нужно хотя бы косвенно знать, что такое бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов помогает снизить затраты, повысить рентабельность и в конечном счете увеличить прибыль предприятия. В экономической литературе это понятие впервые встречается в работах исследователей 80-х годов прошлого столетия. Именно тогда в США впервые задумались о том, что эффективность всего производства зависит от комплекса взаимосвязанных действий, именуемых бизнес-процессом.

Бизнес-процесс — это комплексное понятие. Развитие бизнеса очень зависит от взаимосвязанных операций, процедур и действий. Нельзя представить себе завод без поставки сырья, его обработки, работников за станками и бухгалтеров. Предприятие – это закрытая система, которая функционирует, как целостный организм. И чтобы все грамотно работало без заминок и задержек, нужен главный мозг – опытный менеджер, который проведет анализ и будет следить за слаженностью действий всех бизнес-процессов.

Если смотреть с экономической точки зрения, то взаимосвязанность всех возможных мероприятий, во время выполнения которых происходит переработка ресурсов внешней среды в конечный продукт для потребителя, называется бизнес-процесс.

Итак, бизнес-процесс – это определенная совокупность действий, которые взаимосвязаны между собой и характеризуются регулярным повторением; которые направлены на создание конечного продукта (товара или услуги), имеющего ценность для потребителя. Бизнес-процессы нацелены на то, чтобы удовлетворить выполнение основной миссии компании.

Анализ бизнес-процессов – это оценка результативности того или иного действия, операции или события, связанного с производством.

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы. Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

— определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;

— исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;

— оценка выполнения установленного плана;

— анализ использованных возможностей предприятия;

— разработка плана оптимизации процессов.

Рассмотрим более подробно виды анализа бизнес-процессов.

Виды анализа бизнес-процессов

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько чётко отлажены бизнес-процессы (БП). Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют БП и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Для анализа бизнес-процессов, чтобы бизнес приносил прибыль, в зависимости от типа процесса задействуют разные источники получения информации – от интервью с сотрудниками до аудита.

Базовый анализ включает в себя

• Исследование всей доступной по БП информации.
• Измерение фактических показателей – производительности, затраченного времени, занятых сотрудников.
• Их сравнительный анализ в динамике.
• Создание и оценку графических схем и др.

Существуют два вида анализа бизнес-процессов:

1. Качественный

Анализировать ситуацию можно на основе субъективных оценок, при помощи графических схем, а также по отношению к типовым требованиям и нормативным актам.

2. Количественный

Более объективный, предусматривает сбор, обработку и анализ показателей продукта, эффективности БП, удовлетворенности клиентов, их сравнение, а также другие прогрессивные методики. Нужны ли компании бизнес-процессы и насколько они себя оправдают, показывает именно этот подход.

Методы количественного анализа бизнес-процессов больше разработаны и чаще используются

Имитационное моделирование и АВС-анализ БП (операционный анализ затрат) – это инновационные методы количественного типа, с помощью которых определяют, например, стоимость процесса. Они требуют больших временных и финансовых вложений, поэтому редко применяются в условиях российского бизнеса, особенно в компаниях без четкой регламентации процессов.

Качественные методы

1. SWOT-анализ

Методика направлена на предварительное выявление сильных и слабых сторон БП. С ее помощью прогнозируют потенциальные улучшения (возможности) или ухудшения (угрозы). Простейший способ – анкетирование руководителей и сотрудников с целью построения таблицы SWOT-анализа процесса.

2. Выделение проблемных областей

На укрупнённой схеме отображают основные группы функций и исполнителей. Указывают проблемные области, выявленные путём опроса сотрудников и руководителей, например, закупку оборудования или расчёты. Краткие формулировки помогут в дальнейшем сформировать план реорганизации.

Визуальный анализ графических схем часто бесполезен, поскольку при их создании встречаются ошибки и технические недоработки. Для реализации нужны глубокие практические знания и понимание отраслевых решений, опыт.

3. Ранжирование процессов

БП классифицируют по уровню эффективности и степени важности для организации, а затем определяют, какие из них нуждаются в улучшении в первую очередь. Методика субъективна, поэтому применяется в основном на предварительном этапе.

Количественные методы

К ним относятся:

• Показатели процесса– числовые величины, характеризующие временные, финансовые, человеческие и другие затраты.
• Показатели продукта или услуги, например, абсолютный объём услуг, номенклатура, количество дефектов и др.
• Показатели удовлетворенности клиентов результатами– выходом БП или продукцией.

Абсолютные показатели – это числовые величины, которые описывают время его выполнения БП, стоимость продукта или услуги, другую техническую информацию (численность персонала, количество трансакций, автоматизированных рабочих мест и др.).

Относительные – также выражаются в числах, но предоставляют их по отношению к другим сведениям, например, соотношение плана и фактического исполнения, сравнение бизнес-процессов и т. д.

Стоимостные показатели относятся к самым важным и делятся на три группы:

— Стоимость БП в целом (определить сложно).

— Отдельные показатели – затраты на оплату труда исполнителей, на тепло- и энергоносители, связь, получение информации, на амортизацию оборудования, на повышение квалификации и др.

— Показатели стоимости итогового продукта – затраты на сырье и материалы, оплату труда, амортизацию оборудования и др.

Чтобы улучшить процесс, важно наблюдать динамику изменения стоимостных показателей. Для этого анализируют срезы, получают удельные и относительные данные, на основе которых делают выводы о целесообразности реорганизации.

Качественным считают процесс, удовлетворяющий потребности потребителя при минимальных затратах ресурсов. Для получения объективных данных анализируют:

— Количество возвратов продукции и рекламаций на продукт или услугу, жалоб от клиентов на качество обслуживания.

— Число некомплектных отгрузок.

— Степень дефектности и сохранность продукта.

— Количество внештатных ситуаций с вынужденным вмешательством руководства.

— Адаптивность БП к изменению требований заказчика и внешних условий.

— Независимость процесса от смены персонала.

— Управляемость.

— Способность к улучшению.

Некоторые показатели автоматизации бизнес-процессов в BPMS легко измеряются по простейшим методикам сбора и обработки информации. Другие – не поддаются числовому анализу, поэтому их отслеживают в динамике, выявляя причины сбоев при внештатных ситуациях и предупреждая их в будущем. Чем проще бизнес-процесс, тем более простые числовые методики анализа используют.

Пример пошагового плана анализа бизнес-процессов

1. Разговор с сотрудниками, ответственными за реализацию конкретного БП, о возможных проблемах.
2. Определение входов (материальных, трудовых, энергетических ресурсов).
3. Фиксирование выходов (физического товара или услуги).
4. Проведение мозгового штурма с представителями нескольких отделений об усовершенствовании БП.
5. Визуализация процессов с помощью блок-схем.
6. Внесение изменений, направленных на снижение затрат, сокращение цикла работ, упрощение процесса или повышение качества обслуживания – с учетом полученных результатов.
7. Анализ результатов и (при необходимости) шагов по совершенствованию БП.

Система анализа должна разрабатываться индивидуально для каждого предприятия. На начальном этапе применяют простые количественные методики. С развитием процессов их постепенно дополняют более сложными показателями, привлекая, кроме абсолютных, еще и относительные.

Регулярное отслеживание эффективности каждого БП – это обязательное условие для достижения результатов.

Так, для маленького или большого, нового или старого предприятия, нужно понимание того, что такое бизнес-процесс.

На любой стадии жизненного цикла фирмы оптимизация производства может существенно повлиять на дальнейшее развитие. Ведь главная цель существования любой организации на сегодняшний день — удовлетворение потребностей потребителя. И если клиент будет доволен, он будет приносить прибыль. Зависимость здесь прямо пропорциональная. Чем выше уровень удовольствия потребителя, тем выше прибыль фирмы. А достичь этого можно лишь путем анализа и последующего изменения процесса внутри предприятия.

Список использованной литературы

1. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление. Гриф МО РФ / В.Г. Елиферов. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 719
2. Исаев, Р.А. Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации. Монография / Р.А. Исаев. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 766
3. Крышкин, О. Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы / О. Крышкин. — М.: Альпина Паблишер, 2018. — 478 c.
4. Мадера, А.Г. Бизнес-процессы и процессное управление в условиях неопределенности: Количественное моделирование и оптимизация / А.Г. Мадера. — М.: Ленанд, 2019. — 160 c.
5. Репин, Владимир Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / Владимир Репин. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. — 851 c.
6. Чистов, Д. В. Анализ бизнес-процессов при разработке инвестиционных проектов: моногр. / Д.В. Чистов. — М.: Синергия, 2014. — 513 c.
7. Шеер Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы / Шеер, Август-Вильгельм. — М.: Просветитель; Издание 2-е, перераб. и доп., 2014. — 152 c.