ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1. Характеристика организации и предметной области
Объектом исследования в дипломной работе является Общество с ограниченной ответственностью «Верона».
Магазин детского питания № 1 ООО «Верона» расположен по адресу: г. Москва, Воровского, 43; тел. 322321. Он был открыт в 2006 г., с 2009г. стал фирменным.
Магазин подчиняется вышестоящей торговой организации ООО «Верона», расположенной по адресу: г. Москва, Ленина, 69.
Специализация магазинов ООО «Верона» смешанная, реализует продовольственную группу товаров и предлагает услуги. В свою очередь ООО «Верона» (в зависимости от степени ограничения ассортимента товаров и его полноты) – по группе промышленных товаров является комбинированным предприятием.
Специализация магазина № 1 ООО «Верона» предусматривает следующий ассортимент товаров, реализацию которых предприятие организует в розницу:
1) «Вода, чай, соки» (вода и соки в ассортименте, в том числе без сахара, детский чаи и чаи для беременных и кормящих матерей);
2) «Молочные и лечебные смеси» (заменители грудного молока, молочные смеси в ассортименте, лечебные смеси на основе сои, антиаллергенное молоко);
3) «Детские каши» (быстрорастворимые, молочные, безмолочные, низкоаллергенные каши);
4) «Фруктовые и мясоовощные пюре» (фруктовые, овощные, мясоовощные и мясные пюре, фруктоягодные пюре с творогом и со сливками, мясоовощные пюре в ассортименте);
5) «Сопутствующие товары» (соски, бутылочки, подгузники, детская косметика, товары первой необходимости, препараты для увеличения лактации и жирности материнского молока).
Рассмотрим организационную структуру ООО «Верона».
Директор управляет предприятием и владеет полным доступом ко всей информации, распределяя права пользователей, в информационной системе «Учет товара детского питания».
Заместитель директора выполняет функции администратора информационной системы «Учет товара детского питания» и следит за работой отделов:
- Отдел кадров;
- Менеджер по рекламе;
- Бухгалтерия;
- Заведующая магазином № 1 ООО «Верона»;
- Заведующая магазином № 2 ООО «Верона»;
- Заведующая магазином № 3 ООО «Верона»;
- Заведующая магазином № 4 ООО «Верона»;
- Заведующая магазином № 5 ООО «Верона»;
- Заведующая магазином № 6 ООО «Верона».
Как уже выше сказано, в дипломной работе рассматривается управленческая структура магазина № 1 ООО «Верона».
Магазином № 1 ООО «Верона» руководит заведующая магазином, являясь также и менеджером по оптовой купле и продаже детского питания. Она руководит и следит за работой всех работников данного магазина.
Далее сформулируем основные критерии реализации информационной системы «Учет детского питания» [14]:
- создание максимально возможного удобства в работе с программой. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
- работа программного модуля должна выполняться с высокой скоростью обработки запросов;
- максимальная простота в использовании;
- минимальные затраты на разработку;
- простое обновление и развитие;
- легкое тиражирование;
- автоматизация всей деятельности учета товара в торговом предприятии.
Основой для разработки информационной системы «Учет детского питания» послужил объект ее обработки – база данных.
База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в различных предметных областях.
2.2. Экономическая характеристика организации учета товарных ресурсов
Учет товаров включает два аспекта: учет их приобретения и учет их использования. При поступлении товаров на склад, сотрудник склада сверяет комплектность поставки товара, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер, который передается в бухгалтерию.
В форме «Приход» происходит обращение к приходному документу. После обращения к документу на экране разворачивается окно с формой диалога по заполнению документа. Указанный документ используется в процедуре оприходования любых видов детского питания.
В заголовке документа вводят обязательные реквизиты «Дата» и «Номер накладной», причем их значения устанавливаются автоматически.
В табличную часть приходного документа заносится информация о фактически поступивших товарах. Сначала в графе «Наименование товара» из соответствующего справочника выбирается некоторый товар, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты. При этом возможны несколько вариантов их ввода. Если указанные товары уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой — Дублировать запись, которая располагается в нижней части формы ввода данных. При этом необходимо только выбрать наименование товара и указать фактически полученное количество.
При вводе первой строки табличной части документа пользователь может поступить следующим образом.
- В графе «Наименование товара» выбрать требуемый товар.
- В графу «Количество» вести количество фактически поступившего товара.
- В графе «Сумма» рассчитается стоимость данного товара.
Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для организации ООО «Верона» глубина номенклатуры детского питания составляет два уровня – это указания типа (группа) детского питания и товара непосредственно, относящихся к группе[4].
2.3. Проектирование структуры информационной системы торговой организации
Применение CASE-средств при проектировании информационных систем, в частности BPwin, который обеспечивает наглядность и полноту их отображения, позволяя анализировать деятельность предприятия в следующих информационных разрезах:
1. IDEF0 – первый информационный разрез — функциональность всей системы.
IDEF0, относится к семейству IDEF, появившееся в конце 60-ых годов под названием SADT (Structureds Analysis and Designs Techniques). IDEF0 используется для моделирования большого класса систем.
Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом и называется контекстной.
В данной работе именем модели «Учет детского питания», имя проекта «Процессная модель организации», имя автора и тип модели – Time Frame: AS – IS.
Цель работы (Purpose) – Моделировать текущие бизнес-процессы фирмы по продаже детского питания и точку зрения (Viewpoint) – Менеджер по продаже детского питания.
Внесем определение модели: «Это модель, описывающая учет детского питания на складе» и цель: «Общее управление деятельностью торговой организации: исследование рынка, оформление прихода детского питания от поставщиков по отделам, оприходование детского питания, продажа детского питания»[5].
Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом, то есть организует работу «черного ящика». Данные диаграммы называются контекстными (Рис. 2.1).
В соответствии с методом IDEF0 определим входные данные, выходные данные, управление и механизм, которые изображаются на диаграмме стрелками:
- Входные данные: данные о поставщиках, данные о детском питании, данные о покупателе, маркетинговые материалы.
- Выходные данные: проданное детское питание, маркетинговые материалы.
- Управление: инструкции и нормативные материалы, законы и другие нормативные документы, регулирующие работу торговой оганизации.
- Механизм: консультанты-менеджеры (сотрудники склада, офисные работники, менеджеры).
После описания контекста, проводится построение следующей иерархической диаграммы.
Каждая следующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Декомпозиция контекстной работы показана на рисунке 2.2.
Вся система будет разбита на более мелкие системы до низшего уровня детализации, в котором была получена модель, с заданным уровнем точности. Полученная модель, адекватно отображает текущие бизнес-процессы, в которой аналитики с легкостью могут предположить более уязвимые места системы.
Входные, выходные данные, управление и исполнение показаны на рисунке 2.3.
2. Второй информационный разрез — потоки информации (документооборота) в системе.
Всего DFD использует четыре важных элемента:
- Работы в DFD обозначают функции или процессы, обрабатывающие и изменяющие информацию (Рис.2.4 «Товары»).
- Стрелки идут от объекта источника к объекту приемнику, обозначающие информационные потоки в системе учета детского питания (Рис.2.4 «Заявка на консультацию»).
- Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, участвующие в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы (Рис.2.4 «Явка поставщика»)
- Хранилища данных представляют собой базы данных, к ним осуществляется доступ и их данные также создаются и изменяются работами (Рис.2.4 «База данных «Поставщики»»).
Общая картина в рассматриваемых потоках данных сложилась на основе диаграмм. В данной картине дается четкое представление о том, какие данные используются, и какие функции выполняются системой учета детского питания.
Выводы по второй главе
Во второй главе данной работы были даны анализ предметной области деятельности и характеристика организации торговой компании ООО «Верона». Рассмотрена организационная структура торговой компании ООО «Верона» и выделено, что в данной дипломной работе рассматривается управленческая структура отдела снабжения. Отделом снабжения руководит начальник отдела снабжения, который является также и менеджером по купли — продаже. Он руководит и следит за деятельностью всех сотрудников данного подразделения: техническим персоналом.
В данном разделе были сформулированы основные критерии реализации информационной системы «Учет товаров».
При проектировании информационной системы была рассмотрена методология построения моделей бизнес-процессов в виде иерархичной диаграммы, которая обеспечивает наглядность и полноту отображения, позволяет анализировать деятельность торгового предприятия.
Проектирование процессной модели организации проводилось на основе CASE – средства – BPWIN.
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ И ИНТЕРФЕЙСА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.1. Разработка структурной схемы объекта автоматизации
Разработка структурной схемы объекта автоматизации строится на основе входных данных, если же концептуальная модель пока не готова. Эта схема необходима, прежде всего, для того, чтобы разработчик на начальных этапах разработки мог ясно представлять модель базы данных, а также способы реализации проекта в целом и отдельных его частей.
На последующих этапах – вносить изменения в уже существующие компоненты, создавать новые компоненты и удалять старые, если они стали не нужны или заменились другими, и, наконец, схема нужна для того, чтобы, разработать максимально эффективную базу данных.
Структурная схема базы данных является переводом модели исходных данных на язык физической реализации и представлена на рисунке 3.1.
Структурная схема на первом этапе предполагает определение входных и выходных данных, а также общей схемы обработки этих данных. Входящей информацией является вся информация, которая необходима для решения задачи и расположена на разных носителях, к которым относятся: первичные документы, машинные носители, память персонального компьютера.
Исходными данными являются сведения о товарах, а также сведения об оприходовании товара на складе на основании приходной накладной. Данные заносятся в информационную систему с помощью специально разработанных пользовательских форм.
Выходными данными в процессе работы базы данных являются – формирование приходной и расходной ведомостей учета товара, а также расходной накладной. Выходные данные являются итогом работы базы данных. Они являются важными документами, необходимыми для дальнейшей работы ООО «Верона».
3.2. Моделирование информационного контента базы данных
Создание приложения на основе базы данных включает в себя строго определённую последовательность действий, выполнение которых приведёт к созданию оптимальной структуры базы данных.
В общем случае снизит время на проектирование и обеспечит возможность уточнения структуры базы данных без её полной переделки.
Построение концептуальной (или информационной) модели является одним из первых этапов проектирования базы данных.
Концептуальная модель базы данных «Учет товара» выглядит следующим образом:
1) Справочник Группы – содержит информацию о группе товара:
а) КодГруппы;
б) НаименованиеГруппы.
2) Справочник Товар – содержит информацию о товаре ООО «Верона»:
а) КодТовара;
б) КодГруппы;
в) НаименованиеТовара;
г) Размер;
д) Артикул;
е) Единица измерения;
и) Цвет;
к) Примечание.
3) Приход – содержит информацию о приходе товара на склад по накладной:
а) КодПрихода;
б) НомерНакладной;
в) ДатаПрихода;
г) КодТовара
д) Количество;
е) Цена;
и) КодСотрудника.
4) Расход – содержит информацию о расходе товара на складе ООО «Верона»:
а) КодРасхода;
б) ДатаРасхода;
г) КодТовара
д) Количество;
е) Цена.
5) Справочник Сотрудники – содержит информацию о сотрудниках ООО «Верона»:
а) КодСотрудника;
б) ФИО;
в) Должность;
г) Телефон.
В физическую модель входит описание таблиц как совокупности полей определённого типа.
Физические модели баз данных показывают приёмы размещения исходных данных в среде хранения и приёмы доступа к указанным данным.
В процессе проектирования объекты преобразуются в отношения, свойства в поля таблиц, методы – в процедуры, формы и т.д. (что и было произведено). Правильно проведенный объектно-ориентированный анализ позволяет значительно облегчить работу.
Физическая модель базы данных учета детского питания была реализована с помощью конструктора СУБД MS Access и представлена на следующих рисунках.
На рисунке 3.1 представлена таблица «Приход».
На рисунке 3.2 представлена таблица «Группы».
На рисунке 3.3 представлена таблица «Товар».
На рисунке 3.4 представлена таблица «Расход».
На рисунке 3.5 представлена таблица «Сотрудники».
В созданной базе данных вся информация хранится в 5 таблицах. Все таблицы логически связаны между собой, схема данных представлена на рисунке 3.2.
Все связи на схеме реализуют:
- обеспечение целостности данных,
- каскадное обновление связанных полей,
- каскадное удаление связанных полей.
Первичные ключи таблиц выделены жирным шрифтом.