Совершенствование профессионально-личностных качеств секретаря

Страницы: 1 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1     ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОВРЕМЕННЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ПРОФЕССИИ СЕКРЕТАРЯ.. 6

1.1     Значение профессии секретаря в современной организации. 6

1.2     Категории современных секретарей. 10

1.3     Профессиональные и личностные качества современного секретаря. 20

2     АНАЛИЗ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ЛИЧНОСТНЫХ КАЧЕСТВ СЕКРЕТАРЯ НА ПРИМЕРЕ МБУДО «ДЮСШ». 26

2.1     Общая характеристика и основная деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ»  26

2.2 Анализ профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». 30

2.3 Анализ личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». 35

3     ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ МБУДО «ДЮСШ». 40

3.1 Анализ проблем деятельности секретаря МБУДО «ДЮСШ». 40

3.2 Рекомендации по совершенствованию профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». 42

3.3 Рекомендации по совершенствованию личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». 44

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 48

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 50

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 54

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена возрастающей ролью секретаря в деятельности организации любой формы собственности. В настоящее время в новых социально-экономических условиях кардинально изменились функции секретаря: от технического секретаря до секретаря-референта — помощника руководителя. Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.
Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии, и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими профессиональными и личностными характеристиками.

Секретарь — это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Современный секретарь — это специалист с высоким интеллектом, профессиональным образованием, умеющий общаться с людьми.     Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Объект — деятельность секретаря организации.

Предмет — профессионально-личностные качества секретаря.

Основной целью дипломной работы является изучение требований к современным секретарям и разработка рекомендаций по совершенствованию профессионально — личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ».

Исходя, из поставленной цели дипломной работы были предопределены следующие задачи:

— раскрыть значение профессии секретаря в современной организации;

— охарактеризовать  категории современных секретарей;

— рассмотреть профессиональные и личностные качества  современного секретаря;

— описать общую характеристику и основную деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ»;

— проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря МБУДО «ДЮСШ»;

— разработать рекомендации по совершенствованию профессиональных и личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»

Методической основой исследования послужила совокупность различных общетеоретических методов: аналитического изучения, сравнительный метод, метод анализа исследовательской литературы и нормативных источников.

При работе над дипломным проектом был проведен анализ изученности темы. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности  рассмотрены такими авторами как Андреева В.И, Березина Н.М., Демин Ю.М., Ковалевский С.М., Кузнецова Т.В., Веселов В.П., Галахов В.В., Бондарева Т.Н., Лукаш Ю.А., Петрова Ю.А., Рогожин М.Ю., Янковская В.Ф., Хмельницкая О.Е. и другие.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Введение раскрывает актуальность темы, объект, предмет, цель, задачи методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой теоретической главе рассмотрены современные требования и значения профессии секретаря в современной организации, изучены  категории современных секретарей, их профессиональные и личностные качества.

Во второй практической главе описали общую характеристику и основную деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ», проанализировали профессиональные и личностные характеристики секретаря МБУДО «ДЮСШ».

В третьей главе выявили недостатки в деятельности секретаря и предложили рекомендации по совершенствованию профессиональных и личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ».

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СОВРЕМЕННЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ПРОФЕССИИ СЕКРЕТАРЯ

Значение профессии секретаря в современной организации

Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь — это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать «лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы[1].

Конец двадцатого века многое изменил в деловой жизни секретарей:

— появились новые названия административных позиций;

-значительно расширился круг административных обязанностей;

— повысились требования к уровню профессионализма;

— возрос и сам статус профессии секретаря.

Если обратиться, например, к рекламным объявлениям о вакансиях на позицию помощника руководителя, то можно увидеть стандартный набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:

— знание делопроизводства;

— уверенное пользование компьютером;

— организованность;

— коммуникабельность;

— стрессоустойчивость;

— грамотная речь;

— знание бизнес — этикета.

В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании, кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков. А еще секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий уровень корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу. Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня — это интеллигентность.    Именно его, в первую очередь, называют работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы.

В работе секретаря немало принципиально разных видов работ, например, документационное обеспечение управления и без документное обслуживание управленческих процессов. Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенций секретаря[2]:

1. Коммуникабельность.
2. Ориентация на клиента.
3. Планирование и анализ.
4. Координирование.
5. Корпоративность.
6. Проактивность (предвидение и действия на опережение).
7. Принятие решений.
8. Знание компьютерных технологий.
9. Владение бизнес — этикетом и протоколом.

10.Знание иностранных языков и межкультурных различий.

Именно эти компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей компании, надежным рабочим партнером своего руководителя.

Сегодня высокопрофессиональный секретарь — одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще — декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция.

Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя.

Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.

Сегодня секретарь — это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы. Суть профессиональной деятельности секретаря руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица. При этом в качестве основных составляющих организационного обеспечения следует выделить[3]:

-организацию повседневной деятельности руководителя;

-организацию протокольных мероприятий (совещаний, приемов и пр.), проводимых с участием руководителя.

Кроме того, в качестве самостоятельной составляющей секретарской работы следует, на наш взгляд, выделить и профессиональную подготовку секретаря.

Подразумевается, что секретарь способен самостоятельно решать в рамках каждого направления только тот объем задач, который соответствует его профессиональным возможностям (что лишний раз подчеркивает необходимость постоянного совершенствования секретарем руководителя своей квалификации). В частности, техническая подготовка документов может быть возложена на секретаря-машинистку (оператора персонального компьютера), стенографическое сопровождение протокольных мероприятий — на секретаря-стенографистку и т.д.

На предприятиях (в организациях, учреждениях) акционерного типа (ЗАО, ОАО, ООО и др.) секретарь руководителя, как правило, выполняет часть задач во взаимодействии с корпоративным секретарем акционерного общества. В необходимых случаях секретарь руководителя, кроме того, взаимодействует с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами компании, а также с ее деловыми партнерами[4].

Уточним, что выполнение комплекса задач по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя силами одного секретаря имеет место в условиях малого предприятия и у индивидуального предпринимателя.

На средних и крупных предприятиях (в соответствующих организациях, учреждениях) выполнение указанных задач, как правило, возлагается на двух-трех и более работников, в том числе в составе специально уполномоченного структурного подразделения: секретариата, офиса, канцелярии, группы обеспечения управления, общего отдела, управления делами и т.п.

Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы.

Категории современных секретарей

Функциональные различия в деятельности секретарей привели к тому, что появились различные современные модификации секретарей как персонала офиса: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик, помощник руководителя[5].

В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют вышеназванные востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности.

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер к разряду специалистов.

Должностные обязанности секретаря стали интереснее и сложнее.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата[6]:

— машинистки;

— секретаря-машинистки;

— секретаря руководителя;

— секретаря-стенографистки;

— администратора.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней[7].

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как:

— секретарь на телефоне,

— секретарь офиса,

— секретарь-референт,

— секретарь-делопроизводитель,

— офис-менеджер (администратор),

— секретарь-переводчик,

— помощник (личный секретарь) руководителя, руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.

Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя.

Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета[8].

Секретарь-референт

Секретарь-референт и референт — это высшая квалификация секретаря. Им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.

В словаре иностранных слов сказано: «референт» (лат. referens (refe-rentis) — сообщающий) — должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами.           От референта в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей супер — секретаря.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы[9]:

Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

— нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

— основные принципы организации документооборота,

— основы архивного дела,

— основные прикладные программы,

— русский язык,

— один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

— составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

— рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

— находить, систематизировать и хранить информацию;

— пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

— правила ведения деловой беседы;

— принципы организации приема посетителей, совещаний, деловы поездок;

— современные средства связи;

— основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

— вести деловые беседы и телефонные переговоры;

— организовать совещания, презентации, служебные поездки;

— пользоваться современными средствами связи;

— организовать прием посетителей;

— планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

— принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

— основы административного, трудового и хозяйственного права;

— правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений.

В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

К функциям секретаря-референта по без документному обслуживанию относятся[10]:

— организация приема посетителей,

— телефонное обслуживание,

— обеспечение рабочего покоя руководителя,

— контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы,

— организация встреч и переговоров руководителя,

— подготовка командировок руководителя,

— организация и участие в работе совещаний,

— контроль исполнения поручений руководства,

— организация рабочего дня руководителя,

— резервирование времени, организация рабочего места руководителя,

— контроль  за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя.

Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции. К референтской составляющей, прежде всего, относятся[11]:

— просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

— поиск и обработка необходимой руководителю информации,

— знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д.   Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей, прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт — это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Иные категории секретарей:

Секретарь на телефоне: к числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь -reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Таким образом, секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы[12].

Технический секретарь должен иметь скорость набора текста от 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль над соблюдением рабочего графика и т.д.   Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать[13]:

— научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

— направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;

— отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;

— установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

— действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

— методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Рассмотренные категории секретарей — это профессионалы с высшим, а иногда и не с одним высшим образованием, имеющие отличный вкус и владеющие нормами делового этикета[14].

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень.       Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.

Следовательно, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

 

• Профессиональные и личностные качества современного секретаря

 

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с руководителем, с людьми, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами.

Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел.       При этом неполадки в работе секретаря часто являются следствием его негативных профессиональных и личностных  качеств.

Профессиональные и личностные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

При приеме на работу, при оценке труда секретарей принято выделять следующие профессиональные качества[15]:

— Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать.

— Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

— Осведомленность. Секретарь должен хорошо знать:

а) правовые основы управления (административное, трудовое и хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, определяющие организацию работы предприятия (фирмы), где он работает;

б) основы управления (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали);

в) основы менеджмента и управления персоналом (использование экономических рычагов управления, человеческий фактор, проблемы занятости, управление компетенцией персонала, технология управления персоналом);

г) основы научной организации управленческого труда (стандарты и нормативно-методические документы по информационно документационному обеспечению управленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых ими работ; вычислительную и организационную технику);

д) основы общей социальной психологии и этики делового общения;

е) секретарь-референт должен быть в курсе событий, происходящих в организации (подразделении).

— Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников без соответствующего разрешения.

— Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.

Кроме перечисленных важнейших профессиональных качеств, секретарю необходимо воспитывать в себе ряд личностных качеств. Выделим наиболее существенные из них[16].

— Добросовестность. Секретарь-референт должен обязательно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря-референта требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

— Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое качество секретаря-референта, стенографистки, машинистки, как и любого другого работника организации.

— Инициативность. Секретарь-референт должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

— Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь-референт «лицо фирмы», а «лицом» самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

— Доброжелательность. В деловом общении секретарь-референт всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

— Интересы. Секретарь должен стремиться к пополнению общих знаний, читать книги и периодику, проявлять живой интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя и организации в целом.

Профессиональные  и личностные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Выводы по 1 главе

Делая выводы по первой главе, необходимо отметить, что секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь — это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень.       Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.

Следовательно, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. При этом неполадки в работе секретаря часто являются следствием его негативных профессиональных  и личностных  качеств.

Только постоянное самосовершенствование профессиональных и личностных качеств поможет успешно справиться с задачами по обслуживанию руководителя. Профессиональные  и личностные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Во второй главе будут рассмотрены профессиональные и личностные качества современного секретаря на примере предприятия.

АНАЛИЗ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ЛИЧНОСТНЫХ КАЧЕСТВ СЕКРЕТАРЯ НА ПРИМЕРЕ МБУДО «ДЮС

Общая характеристика и основная деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ»

Предприятие было создано на основании Решения учредителей Общества с ограниченной ответственностью от 20 ноября 2003 года и действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим законодательством РФ.

Общество является коммерческой организацией, уставный капитал которой принадлежит двум участникам Общества. Общество имеет гражданские права, и обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и цели деятельности, определенных Уставом Общества.

МБУДО «ДЮСШ» является юридическим лицом с момента его государственной регистрации в порядке, установленном законодательством РФ, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное название, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и указание на его место нахождения. Общество имеет также штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Предприятие является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств. Общество создано без ограничения срока деятельности. Место нахождения Общества: Россия, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ, г. Сургут, ул. Лермонтова, 11/5.

МБУДО «ДЮСШ» ведет основную деятельность — подготовка строительного участка (строительство). Кроме того предприятие занимается дополнительными видами деятельности:

— производство строительных металлических конструкций;

— строительство зданий и сооружений;

— монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений;

— производство отделочных работ;

— торговля.

Предприятие за весь период своего существования действовало на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, несло полную ответственность за результаты собственной хозяйственной деятельности и выполнение возложенных на себя обязательств перед поставщиками, потребителями, бюджетом, банками, а также перед трудовым коллективом согласно действующему законодательству.
         МБУДО «ДЮСШ» создано в 2012 г. и за это время достаточно прочно закрепило свои позиции на рынке. Предприятие имеет в своем хозяйственном ведении склад, 2 автомашины, гараж и административное здание.

Предприятие МБУДО «ДЮСШ» имеет небольшой штат сотрудников — 65 человек.

Руководителем предприятия является директор, он руководит текущей деятельностью, рассматривает текущие и перспективные планы работ, обеспечивает организационную структуру Общества (рисунок 1).

Рисунок 1 — Организационная структура предприятия МБУДО «ДЮСШ»

В подчинении директора находятся:

— заместитель директора по УМР,

— педагог-организатор,

— главный бухгалтер,

— начальник отдела кадров,

— бухгалтеры,

— секретарь,

— тренеры,

— дежурные по залу,

— кладовщики,

— рабочий,

— водители и т.д.

Наибольший удельный вес в общей численности персонала занимают основные рабочие, что свидетельствует о прогрессивной структуре кадров.

         Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, методическое обеспечение и контроль, за соблюдением этих требований в МБУДО «ДЮСШ» возлагается на службу секретаря — делопроизводителя.

Порядок работы с документами, так же, как их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

Пакет нормативно-методических документов, используемых в МБУДО «ДЮСШ» состоит из двух частей.

Первая часть — это нормативно-методические документы.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов, разрабатываемых в самой организации.

Деятельность секретаря МБУДО «ДЮСШ» осуществляется согласно Конституции Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и постановлений субъектов Российской Федерации, а также локальных нормативных актов. Кроме того, секретарь МБУДО «ДЮСШ» в своей деятельности руководствуется:

— Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи».

— Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об акционерных обществах».

— Федеральным законом Российской Федерации «О государственном языке Российской Федерации».

— «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих».

— Организационно-распорядительными документами, которые издаются руководством организации.

— Инструкциями по делопроизводству организации.

— Уставом организации.

— Должностной инструкцией секретаря (Приложение 1).

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации и др.

Для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности предприятия и строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации секретарь МБУДО «ДЮСШ» должен быть в курсе последних изменений законодательной базы в сфере делопроизводства. Правила ведения делопроизводства в МБУДО «ДЮСШ» четко прописаны в Положении «О порядке ведения делопроизводства, МБУДО «ДЮСШ»  (Приложение 2).

2.2 Анализ профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»

Стоит учитывать, что хорошими секретарями становятся со временем, а для этого необходимо постоянно развивать в себе профессиональные и личностные качества, совершенствовать свой характер, улучшать образование и развивать хороший вкус. Успешная деятельность компании во многом зависит от организации секретарем профессиональной работы с ее документами.

Главным ответственным лицом за организацию документационного обеспечения МБУДО «ДЮСШ» является секретарь руководителя. Секретарь  МБУДО «ДЮСШ» работает в организации 11 месяцев. Имеет среднее образование, профессионально владеет английским языком. Возраст секретаря 24 года, готовится к поступлению в ВУЗ. После прохождения собеседования руководитель увидела в ней перспективного работника и приняла на работу с испытательным сроком 3 месяца, который секретарь прошла успешно и была принята на постоянное место работы в МБУДО «ДЮСШ». Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. Организация рабочего дня секретаря и руководителя МБУДО «ДЮСШ» представлено в (Приложении 4).  Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними.

Основными обязанностями секретаря МБУДО «ДЮСШ» являются:

— учет, регистрация, рассмотрение и подготовка всех видов документов для руководителя; подготовка всех видов документов (проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и т.п.) согласно указаниям руководителя;

— оформление и рассылка исходящих документов (писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.);

— оформление протоколов рассылок; анализ справок и докладов структурных подразделений и составление заключений и предложений по ним;

— подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

— прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей;

— прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

При этом все документы, участвующие в документообороте МБУДО «ДЮСШ» можно разделить на:

— внутренние документы, которые создаются в компании и не выходят за ее пределы (распорядительные и справочно-информационные документы);

— входящие документы, которые поступают в компанию (различные документы вышестоящих органов управления, документы других компаний, обращения граждан и т.п.);

— исходящие документы, которые отправляются в другие компании (письма, планово-отчетная документация).

Пример анализа объема документов, который поступает в МБУДО «ДЮСШ», представлен в таблице 1.

Таблица 1 — Количественный состав документов и изменение объема документооборота, МБУДО «ДЮСШ»

 

Из таблицы определяем, что все документопотоки в 2020 году по отношению к 2018 и 2019 годам возросли.

При оценке труда современных секретарей принято выделять следующие профессиональные качества:

— Профессионализм.

— Ответственность.

— Организованность.

-Осведомленность.

— Преданность профессии.

Рассмотрим профессиональные качества секретаря МБУДО «ДЮСШ».

Профессионализм.

         Секретарь владеет комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: работать на компьютере, стенографировать, знает основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, умеет работать со справочной литературой.

В должностные обязанности секретаря МБУДО «ДЮСШ» входят прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом.

Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Секретарь в МБУДО «ДЮСШ» использует для этих целей карточку телефонного сообщения (Приложение 4).

Ответственность.

Секретарь не всегда готова принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем. Это качество вырабатывается с опытом работы. Секретарь способна  решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь всегда использует строго проверенную информацию. Не допускает разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Правильно хранит документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность.

Секретарь умеет организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Бывали случаи опоздания секретаря  на работу. Но всегда своевременно подготавливается на деловые встречи, совещания, заседания.

В МБУДО «ДЮСШ» раз в месяц проводится плановое совещание по результатам  минувшего месяца. Длится оно 1,5 часа. Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  информирует приглашенных с помощью электронной рассылки, готовит список участников, оформляет доклад руководителя.           На плановое совещание приглашается весь руководящий состав компании, менеджеры по работе с клиентами. Совещание проводится в кабинете директора.

Предварительно секретарь МБУДО «ДЮСШ» готовится к совещанию (проветривает помещение, проверяет наличие канцтоваров, проверяет работу компьютера и экрана для презентации). Также секретарь ведет протокол.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  не всегда проявляет организованность и пунктуальность в своевременности и качестве подготовки документов, но это качество приходит с опытом работы.

Осведомленность.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  профессионально ориентируется в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и предприятие в целом; он всегда в курсе событий, происходящих в учреждении.

Преданность профессии.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ» стремится к постоянному совершенствованию своего мастерства, которое является  необходимым  условием того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Таким образом, секретарь МБУДО «ДЮСШ» — это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей профессиональной компетенции. Секретарь в своей деятельности руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется профессиональным качеством труда секретаря.

Страницы: 1 2