Совершенствование профессионально-личностных качеств секретаря. Часть 2

Страницы 1 2 3

---

АНАЛИЗ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ЛИЧНОСТНЫХ КАЧЕСТВ СЕКРЕТАРЯ НА ПРИМЕРЕ МБУДО «ДЮСШ»

 

Общая характеристика и основная деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ»

 

Предприятие было создано на основании Решения учредителей Общества с ограниченной ответственностью от 20 ноября 2003 года и действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим законодательством РФ.

Общество является коммерческой организацией, уставный капитал которой принадлежит двум участникам Общества. Общество имеет гражданские права, и обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и цели деятельности, определенных Уставом Общества.

МБУДО «ДЮСШ» является юридическим лицом с момента его государственной регистрации в порядке, установленном законодательством РФ, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное название, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и указание на его место нахождения. Общество имеет также штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Предприятие является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств. Общество создано без ограничения срока деятельности. Место нахождения Общества: Россия, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ, г. Сургут, ул. Лермонтова, 11/5.

МБУДО «ДЮСШ» ведет основную деятельность — подготовка строительного участка (строительство). Кроме того предприятие занимается дополнительными видами деятельности:

— производство строительных металлических конструкций;

— строительство зданий и сооружений;

— монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений;

— производство отделочных работ;

— торговля.

Предприятие за весь период своего существования действовало на принципах полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, несло полную ответственность за результаты собственной хозяйственной деятельности и выполнение возложенных на себя обязательств перед поставщиками, потребителями, бюджетом, банками, а также перед трудовым коллективом согласно действующему законодательству.
         МБУДО «ДЮСШ» создано в 2012 г. и за это время достаточно прочно закрепило свои позиции на рынке. Предприятие имеет в своем хозяйственном ведении склад, 2 автомашины, гараж и административное здание.

Предприятие МБУДО «ДЮСШ» имеет небольшой штат сотрудников — 65 человек.

Руководителем предприятия является директор, он руководит текущей деятельностью, рассматривает текущие и перспективные планы работ, обеспечивает организационную структуру Общества (рисунок 1).

Рисунок 1 — Организационная структура предприятия МБУДО «ДЮСШ»

 

В подчинении директора находятся:

— заместитель директора по УМР,

— педагог-организатор,

— главный бухгалтер,

— начальник отдела кадров,

— бухгалтеры,

— секретарь,

— тренеры,

— дежурные по залу,

— кладовщики,

— рабочий,

— водители и т.д.

Наибольший удельный вес в общей численности персонала занимают основные рабочие, что свидетельствует о прогрессивной структуре кадров.

         Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, методическое обеспечение и контроль, за соблюдением этих требований в МБУДО «ДЮСШ» возлагается на службу секретаря — делопроизводителя.

Порядок работы с документами, так же, как их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

Пакет нормативно-методических документов, используемых в МБУДО «ДЮСШ» состоит из двух частей.

Первая часть — это нормативно-методические документы.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов, разрабатываемых в самой организации.

Деятельность секретаря МБУДО «ДЮСШ» осуществляется согласно Конституции Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и постановлений субъектов Российской Федерации, а также локальных нормативных актов. Кроме того, секретарь МБУДО «ДЮСШ» в своей деятельности руководствуется:

— Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об архивном деле».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи».

— Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете».

— Федеральным законом Российской Федерации «Об акционерных обществах».

— Федеральным законом Российской Федерации «О государственном языке Российской Федерации».

— «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих».

— Организационно-распорядительными документами, которые издаются руководством организации.

— Инструкциями по делопроизводству организации.

— Уставом организации.

— Должностной инструкцией секретаря (Приложение 1).

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации и др.

Для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности предприятия и строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации секретарь МБУДО «ДЮСШ» должен быть в курсе последних изменений законодательной базы в сфере делопроизводства. Правила ведения делопроизводства в МБУДО «ДЮСШ» четко прописаны в Положении «О порядке ведения делопроизводства, МБУДО «ДЮСШ»  (Приложение 2).

2.2 Анализ профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»

 

Стоит учитывать, что хорошими секретарями становятся со временем, а для этого необходимо постоянно развивать в себе профессиональные и личностные качества, совершенствовать свой характер, улучшать образование и развивать хороший вкус. Успешная деятельность компании во многом зависит от организации секретарем профессиональной работы с ее документами.

Главным ответственным лицом за организацию документационного обеспечения МБУДО «ДЮСШ» является секретарь руководителя. Секретарь  МБУДО «ДЮСШ» работает в организации 11 месяцев. Имеет среднее образование, профессионально владеет английским языком. Возраст секретаря 24 года, готовится к поступлению в ВУЗ. После прохождения собеседования руководитель увидела в ней перспективного работника и приняла на работу с испытательным сроком 3 месяца, который секретарь прошла успешно и была принята на постоянное место работы в МБУДО «ДЮСШ». Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. Организация рабочего дня секретаря и руководителя МБУДО «ДЮСШ» представлено в (Приложении 4).  Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними.

Основными обязанностями секретаря МБУДО «ДЮСШ» являются:

— учет, регистрация, рассмотрение и подготовка всех видов документов для руководителя; подготовка всех видов документов (проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и т.п.) согласно указаниям руководителя;

— оформление и рассылка исходящих документов (писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.);

— оформление протоколов рассылок; анализ справок и докладов структурных подразделений и составление заключений и предложений по ним;

— подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

— прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей;

— прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

При этом все документы, участвующие в документообороте МБУДО «ДЮСШ» можно разделить на:

— внутренние документы, которые создаются в компании и не выходят за ее пределы (распорядительные и справочно-информационные документы);

— входящие документы, которые поступают в компанию (различные документы вышестоящих органов управления, документы других компаний, обращения граждан и т.п.);

— исходящие документы, которые отправляются в другие компании (письма, планово-отчетная документация).

Пример анализа объема документов, который поступает в МБУДО «ДЮСШ», представлен в таблице 1.

Таблица 1 — Количественный состав документов и изменение объема документооборота, МБУДО «ДЮСШ»

 

Из таблицы определяем, что все документопотоки в 2020 году по отношению к 2018 и 2019 годам возросли.

При оценке труда современных секретарей принято выделять следующие профессиональные качества:

— Профессионализм.

— Ответственность.

— Организованность.

-Осведомленность.

— Преданность профессии.

Рассмотрим профессиональные качества секретаря МБУДО «ДЮСШ».

Профессионализм.

         Секретарь владеет комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: работать на компьютере, стенографировать, знает основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, умеет работать со справочной литературой.

В должностные обязанности секретаря МБУДО «ДЮСШ» входят прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом.

Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Секретарь в МБУДО «ДЮСШ» использует для этих целей карточку телефонного сообщения (Приложение 4).

Ответственность.

Секретарь не всегда готова принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем. Это качество вырабатывается с опытом работы. Секретарь способна  решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь всегда использует строго проверенную информацию. Не допускает разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Правильно хранит документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность.

Секретарь умеет организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Бывали случаи опоздания секретаря  на работу. Но всегда своевременно подготавливается на деловые встречи, совещания, заседания.

В МБУДО «ДЮСШ» раз в месяц проводится плановое совещание по результатам  минувшего месяца. Длится оно 1,5 часа. Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  информирует приглашенных с помощью электронной рассылки, готовит список участников, оформляет доклад руководителя.    На плановое совещание приглашается весь руководящий состав компании, менеджеры по работе с клиентами. Совещание проводится в кабинете директора.

Предварительно секретарь МБУДО «ДЮСШ» готовится к совещанию (проветривает помещение, проверяет наличие канцтоваров, проверяет работу компьютера и экрана для презентации). Также секретарь ведет протокол.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  не всегда проявляет организованность и пунктуальность в своевременности и качестве подготовки документов, но это качество приходит с опытом работы.

Осведомленность.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ»  профессионально ориентируется в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и предприятие в целом; он всегда в курсе событий, происходящих в учреждении.

Преданность профессии.

Секретарь МБУДО «ДЮСШ» стремится к постоянному совершенствованию своего мастерства, которое является  необходимым  условием того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Таким образом, секретарь МБУДО «ДЮСШ» — это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей профессиональной компетенции. Секретарь в своей деятельности руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется профессиональным качеством труда секретаря.

 

2.3 Анализ личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»

 

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личностных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Для диагностики личностных качеств секретаря при приеме на работу в некоторых организациях используют следующие методики:

1. Личностный опросник Кеттелла — 16ти-факторный полный вариант или 13ти-факторный сокращенный вариант. Они очень большие и сложны в обработке, но дают большой объем информации для анализа.
2. КОС — для диагностики коммуникативных и организаторских склонностей. КОС легок в использовании и обработке.
3. Опросник «Профиль личности» Л.П. Калининского (160 вопросов), дает информацию о качествах личности: деловитость, уверенность, требовательность, психологический такт, уступчивость, зависимость, упрямство и другие, в результате получается анализ 10 качеств в виде профиля личности, есть компьютерная версия.
4. Опросник Т. Лири — выявление коммуникативных и организаторских качеств личности в межличностных отношениях. Он достаточно сложный в обработке, но в отношении данных качеств информативный.
5. Диагностика коммуникативной социальной компетентности (КСК) – для получения общей информации о личности, о прогнозе успешности ее профессиональной деятельности (100 вопросов).

Для определения типа личности сотрудники отдела кадров МБУДО «ДЮСШ»  предлагают кандидатам на должность секретаря пройти, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса.

Тест Айзенка был разработан автором в 1963 году и приобрел популярность, как опросник «EPI». Он способен определить нейропсихическую лабильность, экстраверсию – интроверсию. В 1968г. к нему была добавлена шкала психотизма. С тех пор адаптированный тест Айзенка известен миру, как опросник «PEN» и состоит из 101 вопроса.

Примечательно то, что с помощью этих шкал есть возможность определить эмоционально-волевую стабильность личности и отнести человека к одному из четырех темпераментов:

— холерик;

— сангвиник;

— меланхолик;

— флегматик.

Секретарь в МБУДО «ДЮСШ» является сангвиником с небольшими проявлениями флегматика. Сангвиник — уравновешенный, оптимистичный, жизнерадостный. Сангвинический темперамент характеризует человека веселого, эмоционального, общительного, живущего настроением. Он легко переживает неудачи, создает приятный микроклимат в любом коллективе, но не всегда выполняет свои обещания, порой слишком поспешен в делах и суждениях и излишне самоуверен. Проявление флегматика отмечается в самообладании, терпеливости, предприимчивости.

Тип секретаря МБУДО «ДЮСШ»  по мотивации поведения – экстраверт. Экстраверт – это такой тип личности человека, который ориентирован во вне, то есть, его жизненная энергия направлена на внешний мир. Экстраверт – человек, открытый внешнему миру и окружающим, он очень общителен и энергичен, а также весьма доброжелателен с людьми и уверен в себе. Экстраверту нравится проводить различные операции с реальными внешними объектами, он предпочитает практические и социальные аспекты жизни воображению и размышлениям, к которым обычно склонен интроверт.

Интроверты больше любят менять себя, свой внутренний мир, приспосабливаясь к миру внешнему, а вот экстравертам хочется весь мир изменить, или хотя повлиять на протекающие в нем процессы. Ярко выраженные экстраверты – это очень энергичные, целеустремленные, общительные люди, они любят растрачивать свою энергию на окружающие их объекты, и эта их энергичность притягивает к ним других людей. Экстраверты и сами постоянно ищут контакта с другими людьми, они любят обращать на себя внимание и предпочитают проводить время в людных местах.

При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.

Также секретарь МБУДО «ДЮСШ» отличается такими личностными качествами как любезность, вежливость, доброжелательность, инициативность. Эти качества всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. В разговоре секретарь употребляет только вежливые формы, не допускает фамильярности, обращения на «ты» и т. д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он всегда старается изложить ее как можно более деликатно, тактично. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Стоит обратить внимание на внешний вид секретаря. Он должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» предпочитает деловой классический стиль одежды, что соответствует имиджу организации.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» в будущем стремится получить высшее образование, чтобы в дальнейшем строить свою карьеру не только в сфере секретариата. Стоит отметить, что секретарь владеет английским языком, постоянно повышая уровень своих знаний.

Таким образом, секретарь МБУДО «ДЮСШ»  обладает всеми необходимыми личностными качествами для успешной трудовой деятельности. Следует помнить, что секретарь – «лицо» организации, а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

---

Страницы 1 2 3