3 ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ МБУДО «ДЮСШ»
3.1 Анализ проблем деятельности секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения руководства до подчиненных. В связи с этим возникает первая проблема деятельности секретаря МБУДО «ДЮСШ» — секретарь практически не фильтрует информацию, которую доводит до руководства. Эта проблема скорее связана не с личностными качествами секретаря, с небольшим опытом работы сотрудника.
Следующая проблема связана с экстравертностью секретаря МБУДО «ДЮСШ», она не всегда проявляет организованность и пунктуальность в своевременности и качестве подготовки документов, но это качество приходит с опытом работы. Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний.
Третья проблема в деятельности секретаря — многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от руководства или сотрудников. Часто секретарь очень сильно загружен. В таком ритме секретарь нередко испытывает стресс, может «перегореть». Эту проблему может решить оптимизация рабочего времени, она помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника.
Ещё одна немаловажная проблема в работе секретаря МБУДО «ДЮСШ» — неумение урегулировать конфликтные ситуации. Психологи полагают, что «конфликты неизбежны в любом производственном коллективе (в крупной компании или малом предприятии)» . Отсюда можно сделать вывод — управление конфликтной ситуацией и безболезненный выход из нее — важная составляющая работы секретаря. Предотвращение конфликта — это большое искусство. Это предполагает умение слушать и разъяснять, причем делать это всякий раз по-разному в зависимости от ситуации и собеседника. Здесь важно уметь разбираться в людях, распознавать их психологические особенности, находить индивидуальный подход к каждому.
Чтобы избежать конфликта, не следует искать правых и виноватых. В идеале секретарь — мастер компромиссных решений, сильный, эмоционально уравновешенный человек, способный вовремя разрядить обстановку. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» способен научится разрешать конфликты, так как анализ показал, что у него имеются все необходимые профессиональные и личностные качества.
Помимо указанных выше проблем существует еще одна (не зависящая от профессиональных и личностных качеств секретаря) — отсутствие автоматизации операций делопроизводства, что снижает эффективность деятельности секретаря. Все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.
Таким образом, проблемы деятельности секретаря в МБУДО «ДЮСШ» связаны, скорее, с неопытностью, а не с личностными и профессиональными качествами. Эти проблемы легко корректируются с помощью рекомендаций, которые представлены в следующих параграфах.
3.2 Рекомендации по совершенствованию профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Одно из перспективных направлений совершенствования профессиональной деятельности секретаря — повышение уровня информационной культуры — повышение квалификации.
Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.
В системе непрерывного профессионального образования важное место занимает повышение квалификации и переподготовка. Повышение квалификации выступает связующим звеном между теорией и практикой, а также целостной системой, которая поставляет специалистам необходимую им информацию в структурированном виде, с использованием различных форм и методов ее передачи. Повышение квалификации имеет целью расширение и углубление профессиональных знаний секретаря в соответствии с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями. Переподготовка преследует цель освоения новых профессиональных знаний, в связи с внедрением новых автоматизированных технологий и т.п.
Важно также требование дифференцированного подхода к различным группам и категориям секретарей в зависимости от сферы деятельности, его образования, производственного стажа и опыта работы.
Требование систематичности и последовательности означает, что повышение квалификации осуществляется не эпизодически, а постоянно и должно быть направлено на систематическое расширение и углубление профессиональных знаний.
Выполнение этих требований тесно связано с разработкой учебных планов, программ и долгосрочных планов повышения квалификации, с переходом от более простых к более сложным формам обучения.
Наиболее глубокие и систематизированные знания дает обучение в учебных заведениях, занятых подготовкой секретарских работников. Поэтому для сотрудников секретарей, не имеющих специального образования, основным путем повышения их квалификации является учеба на заочных или вечерних отделениях учебных заведений, готовящих секретарей.
Систематические знания получают секретари и на различных курсах. В курсовой системе повышения квалификации велика роль методических служб. Именно они разрабатывают учебные планы и программы обучения и в основном обеспечивают их преподавателями по специальным дисциплинам.
Среди коллективных форм повышения квалификации и переподготовки секретарей наибольшее распространение получили совещания, семинары и «круглые столы» секретарей, которые имеют между собой много общего.
Более высокой формой повышения квалификации являются научно-практические конференции, цель которых — глубокое изучение опыта, его теоретическое осмысление и выработка практических рекомендаций.
Формами повышения квалификации являются также школы передового опыта — форма практического обучения секретарей.
Все эти формы имеют много общего в использовании разнообразных методов теоретического и практического обучения. Их программы предусматривают лекции и доклады, как по общеобразовательным, так и по специальным темам, выступления секретарей с обменом опыта работы, обзоры новой литературы по секретарскому делу, практические занятия, экскурсии в организации и т.п.
Так, в качестве темы семинаров, лекций можно использовать такие темы, как: «Компьютерное делопроизводство», «Методика составления организационно-распорядительных документов», «Создание автоматизированного рабочего места секретаря», «Интернет ресурсы в секретарской деятельности», «Современная оргтехника в деятельности секретаря», «Язык официально-деловых документов», «Решение конфликтных ситуаций» и т.п.).
В последние годы в практике повышения квалификации и переподготовки секретарей все активнее используются методы ситуационного проблемного обучения: деловые и инновационные игры, тренинги, анализ конкретных ситуаций секретарской практики и т.п., направленные на моделирование конкретных производственных ситуаций. Также в числе новых форм сегодня предполагаются модульные формы повышения квалификации, дистанционное обучение.
Таким образом, широкий спектр существующих форм обучения призваны повысить уровень подготовки специалистов.
3.3 Рекомендации по совершенствованию личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Личностные качества – это основные составляющие характера человека, его особенности. Совершенствование личностных качеств позволяет правильно реагировать на внешние раздражители и преуспевать в деятельности секретаря. Психологи утверждают, что личностные качества закладываются еще в раннем детстве и в зрелом возрасте их изменить практически невозможно. Но можно совершенствовать личностно-профессиональные качества. Личностно-профессиональные качества начинают закладываться в характере человека с началом его профессиональной деятельности.
Можно порекомендовать несколько методов по совершенствованию личностных качеств секретаря:
1. Самоанализ. Психологический метод, который позволит выделить слабые и сильные стороны характера и в дальнейшем с ними работать. Это длительный и сложный процесс, который требует определенного уровня интеллекта.
2. Самовоспитание — систематическая и сознательная деятельность человека, направленная на саморазвитие и формирование базовой культуры личности. Самовоспитание призвано укреплять и развивать способность к добровольному выполнению обязательств, как личных, так и основанных на требованиях коллектива, формировать моральные чувства, необходимые привычки поведения, волевые качества. Самовоспитание — составная часть и результат воспитания и всего процесса развития личности. Оно зависит от конкретных условий, в которых живет человек. По словам А.И. Кочетова, «самовоспитание– это сознательное и управляемое личностью саморазвитие, в котором в соответствии с требованиями общества, целями и интересами самого человека формируются запроектированные им силы и способности» .
Для секретаря важно умственное самовоспитание, оно осуществляется, если сотрудник, во-первых, стремится систематически повышать уровень своих знаний, занимается самостоятельно в интересующей его области; совершенствует свои умственные силы и способности, развивает у себя память, внимание, мышление, речь; во-вторых, овладевает культурой умственного труда, умениями и навыками рациональной профессиональной работы.
3. Хобби. Известно, что хобби способствует улучшению качества жизни человека. Но мало кому известно, что помимо удовольствия и приятного времяпрепровождения, хобби может стать прекрасным помощником в тренировке не только личности, но и интеллекта. Есть некоторые виды любимых занятий, которые не потребуют больших финансовых вложений, но успешно помогут вырасти в своих глазах и глазах окружающих людей. Путешествия, как хобби, наиболее затратное в финансовом плане хобби из списка. Но, наряду, с этим, путешествия помогают лучше работать мозгу. Дело в том, что покидая страну или город – зону комфорта – человек начинает по – новому смотреть на многие вещи.
Секретарю МБУДО «ДЮСШ» подойдет хобби – изучение иностранных языков. Педагоги утверждают, что после того, как человек почти полностью изучит один язык любой языковой группы, второй и третий даются гораздо легче. Это напрямую связано с прогрессом работы мозга. А как приятный бонус – повышение уровня интеллекта и шанс заполучить более престижную работу с высокой оплатой.
Важно отметить, что развитие личностных качеств, практически полностью зависит от самого секретаря, так как, в основном, они базируются на самообучении. Здесь на первый план для руководителя выходит задача мотивации. Самостоятельное обучение секретаря нельзя пускать на самотек: оно должно проходить под руководством и контролем кадровых специалистов или непосредственного руководителя. Практикуются разные способы повышения мотивации: «круглые столы», регулярное обсуждение полученного опыта всем коллективом и др. Необходимо, чтобы сотрудник четко осознавал все плюсы самостоятельного образования.
Таким образом, развитие личностных качеств секретаря – это длительный и сложный процесс, который целиком возлагается на его плечи. Руководитель же здесь играет роль мотиватора, подталкивает секретаря на путь самосовершенствования.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь — это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
Возросшие качества к личностным и деловым качествам секретаря привели к появлению новых названий секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.
Всё чаще необходимым условием для работы секретарём в солидной фирме является высшее образование и знание иностранных языков.
В настоящей работе было раскрыто значение профессии секретаря в современной организации. Секретарь сегодня — это не только технический работник, как было принято считать раньше, это и координатор деятельности руководства, это и инициативный, рассудительный и высокопрофессиональный помощник.
Были охарактеризованы основные категории современных секретарей. Выделены основные категории секретарей:
— секретарь на телефоне,
— секретарь офиса,
— секретарь-референт,
— секретарь-делопроизводитель,
— офис-менеджер (администратор),
— секретарь-переводчик,
— помощник (личный секретарь) руководителя, руководитель секретариата.
Были рассмотрены профессиональные и личностные качества современного секретаря. Профессиональные и личностные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Среди профессиональных качеств можно выделить: профессионализм, организованность, осведомленность, ответственность, преданность профессии. Секретарь должен обладать рядом личностных качеств: добросовестность, трудолюбие, инициативность, аккуратность, доброжелательность.
В работе описана общая характеристика и основная деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ».
В результате анализа были выявлены профессиональные и личностные качества секретаря МБУДО «ДЮСШ». Стоит отметить, что секретарь, несмотря на небольшой опыт трудовой деятельности, обладает всеми необходимыми профессиональными и личностными качествами.
Были разработаны рекомендации по совершенствованию профессиональных и личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». Профессиональные качества можно совершенствовать на различных семинарах, открытых лекциях. Рекомендуется периодически проходить повышение квалификации. Личностные качества совершенствовать можно самообразованием, саморазвитием, расширением кругозора, изучением иностранных языков.
Таким образом, все задачи, которые были поставлены в начале исследования, были успешно решены.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Андреева, В. И. Делопроизводство: практическое пособие / В. И. Андреева. — Москва : АЗО Бизнес — школа, 2017. — 192 с.
2. Андреева, В. И. Энциклопедия секретаря : / В. И. Андреева, Т. А. Быкова. — Москва : МЦФЭР, 2016. — 688 с.
3. Байкова, И. Ю. Настольная книга секретаря — референта / И. Ю. Байкова. — Москва : ЭКСМО, 2017. — 336 с.
4. Барсуков, М.И. Справочник секретаря — референта : практическое пособие / М. И. Барсуков. — Ростов — на — Дону: Феникс, 2018. — 512с.
5. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина. — Санкт-Петербург : Питер, 2017. — 158 с.
6. Бондарева, Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондарева. — Москва : Высшая школа, 2016. — 178 с.
7. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления — Москва : Информационно-издательский дом Филин, 2017.-142с.
8. Верховцев, А.В. Делопроизводство по кадровой службе : учебное пособие / А. В. Верховцев. — Москва : ИНФРА — М, 2017. — 324 с.
9. Веселов, П.В. Профессия — секретарь : учебное пособие / П.В. Веселов. — Москва : Информационно-внедренческий центр Маркетинг, 2017. — 96 с.
10. Галахов, В.В. Делопроизводство : учебное пособие / — Москва : Омега — Л, 2016. — 480 с.
11. Галахов, В.В. Секретарь — референт высокой квалификации. Организация секретарского дела : учебное пособие / В.В. Галахов. — Москва : Академия, 2017. — 56 с.
12. Дейнека, А.В. Управление персоналом организации : учебное пособие / А. В. Дейнека. — Москва : Издательско-торговая корпорация Дашков и К., 2017. — 43 с.
13. Зельдович, Б. З. Деловое общение : учебное пособие / Б. З. Зельдович. — Москва : Издательство Альфа-пресс, 2017.- 456 с.
14. Демин, Ю. М. Секретарское дело : универсальный справочник / Ю. М. Демин. — Москва : Бератор-Пресс, 2016. — 320 с.
15. Замедлина, Е.А. Этика и психология делового общения. Учебное пособие для вузов. Москва: РИОР, 2006. — 76 с.
16. Ковалевский, С. М. Руководитель и подчиненный : учебное пособие / С. М. Ковалевский. — Москва: Дело, 2016. — 269 с.
17. Корнеев, И. К. Деловая переписка и образцы документов : учебное пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — Москва : Омега — Л, 2017. — 328 с.
18. Кочетов А.И. Как заниматься самовоспитанием. – Минск: Вышейшая школа, 2012. – 256 с.
19. Кузнецов, С. Л. Автоматизация делопроизводства // Делопроизводство / С. Л. Кузнецов. — Москва: № 1, 34-39 с.
20. Кузнецов, И.Н. Деловое общение: учебное пособие / И. Н. Кузнецов. — 2-е издание, — Москва: Издательско — торговая корпорация Дашков и К., 2018.- 528 с.
21. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов. — Москва : ТЕРМИКА, 2016. — 288 с.
22. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. 4-е изд., — Москва : ЗАО Бизнес — школа Интел — Синтез, 2017. — 328 с.
23. Лукаш, Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы : учебное пособие / Ю. А. Лукаш. — Москва : Флинта, 2018 — 98 с.
24. Максимович, Г. Ю. Применение технологии баз данных в работе секретаря // Секретарское дело / Г. Ю. Максимович. — 2017. -№ 1. — 82-87с.
25. Михайлов, Ю. М. Секретарь руководителя / Ю. М. Михайлов. — Москва : Альфа-Пресс, 2018. — 115с.
26. Обозов Н. Н. Психология конфликта и способы ее разрешения. — СПб., 2017. – 230 с.
27. Оскерко, Т. С. Современный секретарь. Актуализация компетенций / Т. С. Оскерко. — Москва : Издательство Гревцова, 2008. — 79 с.
28. Петрова, Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря — референта / Ю. А. Петрова. — Москва : Омега — Л, 2018. — 336 с.
29. Психология делового общения : учебное пособие / Г. В. Бороздина — 2-е изд. — Москва : ИНФРА — М, 2017. — 228 с.
30. Психология и этика делового общения : Учебник для вузов / под ред. проф. В.Н. Лавриненко. — Москва : ЮНИТИ — ДАНА, 2017. — 306 с.
31. Рогожин, М. Ю. Организация делопроизводства предприятия / М. Ю. Рогожин. — Москва : РДЛ, 2017. — 286 с.
32. Рыбченкова, Т. В. Офис — менеджер и обеспечение офиса // Справочник секретаря и офис — менеджера. — 2018. — №3. -72 -74 с.
33. Санкина, Л. В. Должностная инструкция : рекомендации по составлению / Л. В. Санкина // Трудовое право. — 2018. — №2. — 63с.
34. Стенюков, М. В. Справочник по делопроизводству. — Москва : Приор, 2016. — 298 с.
35. Стенюков, М. В. Секретарское дело. — Москва : Приор, 2015. — 192 с.
36. Степанов, Е. А. Контроль исполнения документов и поручений / Е. А. Степанов // Секретарское дело. — 2017. — №2. — 159с..
37. Теплицкая, Т. Ю. Настольная книга секретаря — референта / Т. Ю. Теплицкая. — Ростов-на-Дону : Феникс, 2016. — 173 с.
38. Ульянцева, С. Э. Подготовка к автоматизации документооборота : быстро, эффективно, своими силами. — Москва : Фирма «1С», 2018. — 15 с.
39. Ханиш, Х. Деловой этикет для работы и карьеры : учебное пособие / Х. Ханиш. — 2-е изд., исправленное. — Москва : ОМЕГА-Л, 2016 .- 328 с.
40. Хмельницкая, О. Е. Секретарь — лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол). — Новосибирск : Сибирское университетское издательство, 2017. — 127 c.
41. Янковская, В. Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковская. — Москва : МЦФЭР, 2017. — 115 с.