Совершенствование работы кадровой службы на основе материалов периодических изданий. Часть 2

1 2

---

В. М. Маслова, указывает, что перечень подобных показателей социального эффекта может быть значительно расширен. Среди этих результатов есть и такие, которые имеют значение не только непосредственно для организации, но и для общества. К ним относятся состояние здоровья персонала, создание новых рабочих мест с их характеристиками, привлекательными для широкого круга претендентов, наращивание человеческого капитала за счет средств организации и свободного времени самого персонала¹.

Структура функциональных служб управления персоналом зависит прежде всего от размеров организации и общей численности ее работников. На крупных предприятиях в состав службы управления персоналом обычно входят следующие подразделения: отдел кадров; отдел труда и заработной платы; отдел организации труда, производства и управления; отдел охраны труда и техники безопасности; отдел технического обучения и др. В небольших и средних организациях кадровая работа, как правило, сосредоточена в одном подразделении – отделе управления персоналом. При этом функциональный отдел системы управления персоналом тоже имеет свою внутреннюю структуру: его основными внутренними подразделениями являются группы или бюро, выполняющие определенную часть работы отдела. Совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц представляет собой организационную структуру системы управления персоналом. Она отражает сложившееся разделение труда в системе управления персоналом и кооперирование их в единое целое. Даная структура, является составной частью организационной структуры управления организацией.

Механизмом реализации полномочий, возлагаемых на кадровое подразделение организации, являются правовые нормы, устанавливающие порядок осуществления трудовых и связанных с ними социально-экономических отношений. В теории управления персоналом сложилась система нормативно-правового регулирования сферы управления персоналом, так П.Е. Морозов, выделяет следующие виды нормативно-правовых актов:

а) в сфере документационного обеспечения работы с персоналом;

б) в сфере обеспечения персоналом;

в) в сфере оценки и аттестации персонала;

г) в сфере развития персонала;

д) в сфере организации корпоративной социальной политики;

е) в сфере операционного управления персоналом и подразделением организации;

ж) в сфере стратегического управления персоналом организации.

Рассмотрим требования профессионального стандарта к сотрудникам кадровой службы. В соответствии с Приказом Минтруда России от 06 октября 2015 г. № 691н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» деятельность по управлению персоналом организации, предусматривает осуществление следующих трудовых функций (см. рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 – Функции критерий управления повышенияперсоналом

 

Рассмотрим являетсяпредставленные актамифункции договоровболее действияподробно.

1. Обеспечение процесса управления, составленной в соответствии с требованиями законодательства организационно-распорядительной и кадровой документацией, например, администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению отчетной документации по персоналу в контролирующие органы.

2. Деятельность по обеспечению персоналом, предполагает: сбор информации о потребностях организации в персонале; поиск, привлечение, подбор и отбор персонала; администрирование процессов и документооборота обеспечения персоналом.

3. Деятельность по оценке и аттестации персонала, предполагает: организацию и проведение оценки аттестации персонала; администрирование процессов и документооборота при проведении оценки и аттестации персонала.

4. Деятельность по развитию персонала, предполагает: организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала; организация обучения персонала; организация адаптации и стажировки персонала; администрирование процессов и документооборота по развитию и профессиональной карьере, обучению, адаптации и стажировке персонала.

5. Деятельность по организации труда и оплаты персонала, предполагает: организация труда персонала; организация оплаты труда персонала; администрирование процессов и документооборота по вопросам организации труда и оплаты персонала.

6. Деятельность по организации корпоративной социальной политики, предполагает: разработку корпоративной социальной политики и ее реализацию; администрирование процессов и документооборота по вопросам корпоративной социальной политики.

7. Операционное управление персоналом и подразделением организации, предполагает: разработку системы операционного управления персоналом и работы структурного подразделения; реализацию операционного управления персоналом и работы структурного подразделения; администрирование процессов и документооборота по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения.

Помимо рассмотренного профессионального стандарта, в системе российского законодательства, действует утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», предусматривающий в частности должности: начальник отдела кадров; менеджер по кадрам, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, заведующий (начальник) отделом кадров. Так к должностным обязанностям последнего относится:

— работа по обеспечению кадрами руководителей, специалистов, технических исполнителей и рабочих, требуемых специальностей и квалификации в соответствии с тематическими направлениями работы и структурой учреждения (организации);

— прием работников по вопросам найма, перевода, увольнения, правильности их использования. Обеспечивает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, а также положениями, инструкциями и другими руководящими материалами, касающимися работы с кадрами;

— организация учета личного состава, ведение и хранение установленной документации по кадрам, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, а также подготовка материалов для представления работающих к поощрениям, награждениям и привлечению к административной ответственности нарушителей трудовой дисциплины;

— оформление документов для назначения пенсий работникам или их семьям и представляет необходимые документы в органы социальной защиты населения;

— участие в организации стажировки молодых специалистов, а также работы аттестационных, конкурсных и квалификационных комиссий и обеспечивает оформление необходимых материалов в соответствии с их решениями.

— контроль выполнения руководителями подразделений принятых решений, касающихся вопросов работы с кадрами;

— анализ движения кадров, причины текучести и разработка мероприятий по их устранению;

— контроль за соблюдением работниками учреждения (организации) трудовой дисциплины, соблюдением ими правил внутреннего трудового распорядка;

— обеспечение составления установленной отчетности по работе с кадрами и др.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, определяющим трудовую функцию работника и регламентирующим ее содержание, способствующим обеспечению оптимальной технологии выполняемой работы, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

Сотрудники кадровой службы организации, выполняют важнейшую функцию, по обеспечению взаимодействия всех структурных подразделений, посредством формирования штатного состава работников организации и соблюдения их трудовых прав.

2.3 Нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства 

Кадровое делопроизводство в организациях – это мощный инструмент регулирования и управления персоналом. Данное направление регулирует достаточно большой пакет нормативно– правовых актов: начиная с Конституции Российской Федерации и заканчивая локальными документами конкретной организации. Работа с людьми, персоналом, требует упорядоченной работы, соблюдение требований трудового и налогового законодательства. Каждое кадровое действие ведет за собой определенный пакет документов. Неправильность и небрежность в ведении кадрового делопроизводства отрицательно скажется и отразится на благополучии организации, в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу, работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. Документирование трудовых правоотношений предполагает не только безупречное владение соответствующими компетенциями, но и требует знания Конституции РФ, международных трудовых стандартов, трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Международные трудовые стандарты, оформленные в виде деклараций, конвенций и рекомендаций МОТ, являются отправной точкой при разработке и совершенствовании норм трудового законодательства. Так, например, Декларация МОТ «Об основополагающих принципах и правах в сфере труда» от 18 июня 1998 г. провозглашает недопущение дискриминации в сфере труда и занятий одним из базовых принципов правового регулирования трудовых отношений. Конвенция № 111 МОТ «Относительно дискриминации в области труда и занятий» от 25 июня 1958 г. положена в основу отечественного законодательства о недопущении дискриминации, закрепленного в ряде статей ТК РФ. Дискриминация запрещается при осуществлении любой правоприменительной и управленческой деятельности в сфере труда.

Право каждого на справедливые и благоприятные условия труда закреплено Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах от 16 декабря 1966 г. Данное право отражено, в частности, в ст. 37 Конституции РФ. Так, каждому гарантируется вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (ч. 3 ст. 37); работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск (ч. 5 ст. 37)².

Конституционные положения нашли свое развитие в Трудовом кодексе РФ (ст. 91—99; 110—113; 114—119; 219—220). Трудовым кодексом РФ более детально регулируются многие аспекты трудовых отношений, в нем отражены специфические вопросы документирования последних. Широкий круг вопросов, связанных с порядком заключения, изменения и прекращения (расторжения) трудового договора, регламентирован гл. 11—13 ТК РФ.

Трудовой договор — наиболее эффективная юридическая форма воплощения свободы труда в трудовых отношениях. С его помощью граждане реализуют конституционное право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности, профессию, а работодатель — обеспечивать свои интересы за счет необходимых ему работников. Трудовой договор несовместим с принудительным трудом и дискриминацией в сфере трудовых отношений. Определение трудового договора, содержащееся в ст. 56 ТК РФ, предусматривает все признаки, отграничивающие этот договор от гражданско-правовых договоров в сфере труда. Трудовой договор, являясь универсальным основанием возникновения трудового отношения, в значительной степени определяет его содержание.

Правовое обеспечение деятельности кадровой службы не ограничивается ТК РФ. Так, Федеральный закон от 12.01.1996 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» предусматривает права профессиональных союзов по предоставлению и защите интересов работников на коллективных переговорах, при разрешении коллективного трудового спора, осуществлении локального регулирования и правоприменения. Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» устанавливает более льготные условия труда для работников, вынужденных трудиться в суровых климатических условиях. Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (п. 6 ст. 25) устанавливает прямой запрет на распространение информации о свободных рабочих местах или должностях, содержащей ограничения дискриминационного характера.

Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» предусматривает особые условия труда для работников, непосредственно занятых на работах, связанных с детоксикацией, техническим обслуживанием, уничтожением химического оружия.

Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» определяет условия привлечения к работе на территории России иностранных граждан.

Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» напрямую связан с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда. Работодатель представляет в базу данных сведения о периодах работы, дающей право на досрочное пенсионное обеспечение отдельных категорий работников. В этой связи важно ознакомиться с положениями ст. 14, 30, 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», а также со ст. 6, 7, 14 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», в ст. 5 которого подробно прописаны сведения, могущие представлять государственную тайну.

В Федеральном законе от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», положения которого учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе персональными данными, раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11). Одним из ключевых моментов правоприменения в кадровом делопроизводстве является определение порядка хранения и использования персональных данных работников. Персональным данным и их защите посвящен Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ст. 22.1 названного закона работодатель обязан назначить работника, ответственного за организацию обработки персональных данных. Параллельно с отмеченным выше законом был принят Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В данном законе важно обратить внимание на ст. 16 «Защита информации» и 17 «Ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации».

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен. Правовое положение государственных гражданских служащих определяется рядом Федеральных законов: от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» и от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступивший в силу 1 января 2013 г., скорректировал требования к составлению первичных учетных документов (ст. 9). С 1 января 2017 г. вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее — Закон № 238‑ФЗ)1, в котором закреплена процедура подтверждения соответствия квалификации работника положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 3 ст. 2).

В ходе проведения работ по организации воинского учета (в случае если такие полномочия переданы специалисту или специалистам кадровой службы) необходимо руководствоваться рядом соответствующих законов, среди которых ключевыми являются:

— Федеральный конституционный закон от 30.01.2002 № 1-ФКЗ «О военном положении»;

— Федеральный закон от 24.04.1996 № 61-ФЗ «Об обороне»;

— Федеральный закон от 24.01.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется также с учетом таких нормативных документов, как:

— Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

— Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);

— Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать. К числу обязательных относятся все локальные нормативные акты, упоминаемые в ТК РФ:

— положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);

— положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);  правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).

Таким образом, правовое обеспечение организации и работы отдела кадров состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты кадровой службы с целью достижения эффективной деятельности организации, а специфика отрасли часто связана с четко регулировкой прав и обязанностей всех участников трудовых отношений, в то время как в условиях рыночной экономики сфера локального регулирования неуклонно расширяется.

Глава 3. Совершенствование работы кадровой службы на основе материалов периодических изданий

 

Наиболее интересными на наш взгляд, в совершенствовании работы кадровой службы на основе материалов периодических изданий, являются материалы о возможности цифровизации кадрового делопроизводства и внедрении информационных технологий с элементами искусственного интеллекта в кадровом делопроизводстве.

Рассмотрим пути совершенствования, предложенные авторами Казанцевой Е.А. и Белобородовой Н.А.

По мнению Казанцевой Е.А. работа с электронными документами в кадровой сфере сегодня является одним из самых спорных вопросов в трудовом законодательстве России. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений относится к созданию, подписанию, использованию и хранению работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, связанных с работой документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе [ФЗ № 122 от 24.04.2020].

Рынок электронного кадрового документооборота сформировался недавно в результате эксперимента Минтруда России по использованию электронных документов, связанных с работой (в соответствии с Федеральным законом № 122- ФЗ). Как известно, в 2017 г. при Министерстве была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота.

Важнейшим этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября. Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основании которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с работниками в части управления кадровым документооборотом, закрепить возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе. В то же время ряд документов должен быть продублирован на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством необходимо их оформление в письменной форме или ознакомление с которым может проходить только под подписью работника, например, трудовой договор.

Закон дополнил Трудовой кодекс Российской Федерации новыми статьями 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронный документооборот в сфере трудовых отношений означает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, связанных с работой документов, выданных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. В то же время работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству), есть возможность осуществлять электронный документооборот через Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг. С помощью системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление документов работодателю, получение документов от работодателя и ознакомление с ними.

Сегодня крупные компании уже создают свои собственные системы КЭДО. Например, по словам представителя компании, в ОАО «РЖД» есть ITинфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их электронными подписями. ОАО «РЖД» уже перевело в электронный вид более 40 бланков заявлений – на отпуск и командировки, на перевод на удаленную работу, электронный больничный лист и т. д. Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подавать заявки и запрашивать документы в специальном разделе, а руководители могут использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Среди прочего, Закон № 377-ФЗ определяет типы электронных подписей для КЭДО. Работодатель может использовать улучшенную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) – для подписи любых документов. Усовершенствованная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также может использоваться работодателем для подписи кадровых документов. Но есть важные исключения: трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании и другие документы с высоким риском могут быть подписаны только УКЭП. Оба этих типа подписей используют алгоритмы шифрования. Разница в том, что УНЭП выдается неаккредитованным удостоверяющим центром, и цена такой подписи на порядок ниже, чем цена УКЭП.

Для сотрудника закон определяет следующие типы подписей: УКЭП (довольно дорогая для массового работника), УНЭП (более доступный вариант), простая ЭП («логин-пароль» – не предполагает использования криптографии и условно бесплатна). ПЭП можно использовать для нерисковых документов – заявлений на отпуск, приказов на работу в выходные дни и т. д. ПЭП на государственном портале «Работа в России» – это подвид простой подписи.

Если говорить о вариантах интеграции КЭДО с другими информационными системами, то сегодня наиболее востребована интеграция с учетными системами. Например, в случае с 1С важно сохранить привычный стиль работы HRспециалистов. Второй важный блок – это интеграция с государственными сервисами, та же «Работа в России». Работник может потребовать от работодателя загрузить документы на этот портал. Интеграция с центрами сертификации, облачным сервисом подписания, «Госключом» – это основные направления. Решение также должно быть интегрировано в существующий кадровый/корпоративный портал компании-работодателя. В этом случае такой портал может выступать в качестве системного интерфейса.

Федеральный закон № 377-ФЗ не обязывает переходить на онлайн-способ ведения кадрового делопроизводства, организация принимает решение самостоятельно. Однако перевод кадровой службы в электронный формат имеет ряд преимуществ, позволяющих повысить эффективность и скорость работы в этой сфере:

– сотрудники могут подписывать документы, представленные ими или предназначенные для них электронной подписью, не посещая кадровую службу;

– быстрый доступ к необходимой документации;

 – упрощение процедуры и повышение эффективности оформления трудовых отношений;

– сокращение рутинных операций по управлению кадровым делопроизводством; – экономия трудовых и материальных ресурсов организации;

– повышение сохранности документов; – повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В дополнение к ряду плюсов, есть и минусы, о которых также стоит упомянуть: – не все сотрудники могут согласиться перейти на КЭДО. Тогда придется проделать двойную работу: для тех, кто отказался, продолжить хранить документы на бумаге, для остальных – в электронном виде. Кроме того, есть работники, которые в силу специфики своей работы не имеют доступа к цифровым устройствам и нет необходимости их покупать. Кроме того, закон не регулирует последствия отказа работника перейти на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, что такой отказ не может быть основанием для увольнения работника (ст. 22.2 Закона № 377), но других разъяснений по этому вопросу нет.

– Дополнительные расходы на приобретение или разработку платформы для обмена электронными документами и регистрации электронных подписей для сотрудников.

– Также беспокоит возможность доступа к персональным данным сотрудников для межведомственных действий.

– Прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.

Итак, согласно новому закону, три вида документов не могут быть переведены в электронный вид. Прежде всего это приказ об увольнении, он остается на бумаге, поскольку в корне затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права были нарушены при увольнении. Более того, при любом конфликте работодатели часто в первую очередь блокируют сотруднику доступ к информационным системам компании.

Документы по охране труда также остаются на бумаге: свидетельства о несчастных случаях на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, который не имеет доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются в инструктаже по технике безопасности. Юристы отмечают, что эти документы чрезвычайно важны при расследовании несчастного случая и недобросовестным работодателям сложнее их изменить.

Согласно сети деловых коммуникаций SBIS, документы с высоким риском перевода в электронную форму включают: трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Также легко перевести онлайн больничные листы, табель учета рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

А три бумажных документа не позволяют сделать процедуры найма и увольнения сотрудников полностью цифровыми. Поскольку сотруднику придется 58 расписаться на бумаге о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, полностью перевести прием на работу в цифру невозможно.

Таким образом, следует отметить, что процесс цифровой трансформации на рынке труда необратим, поскольку эта тенденция носит глобальный характер и поддерживается на государственном уровне. Развитие инноваций способствовало ускорению технологических изменений и возникновению вызовов для экономики будущего. Чтобы преодолеть возможные риски, которые могут возникнуть при переходе к новой экономике, сотрудникам необходимо позаботиться о приобретении необходимых навыков и компетенций уже сегодня, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда.

В исследовании Н.А. Белобородовой выполняется в рамках решения актуальной научно-технической проблемы совершенствования управления организацией на базе интеллектуальных технологий, в частности, рассматриваются вопросы повышения эффективности управления кадрами и кадрового делопроизводства.

Исследование основано на методах системного анализа, который предполагает построение ряда моделей в рамках создания информационной технологии с элементами ИИ — модели предметной области, модели требований к автоматизированной системе, моделей данных, др.

Создание информационной технологии требует выполнения ряда этапов — предпроектного анализа области автоматизации, разработки технического задания, технического и рабочего проекта.

Основными элементами разрабатываемой информационной технологии являются средства автоматизации оценки качества сотрудников организации на основе нечеткой логики, база данных, а также — программный интерфейс, обеспечивающий управление данными, технологию расчетов.

В рамках предпроектного анализа формируется модель требований к автоматизированной системе (далее АС, АИС), которая оформляется документом «Техническое задание» на создание АС, фрагмент документа показан на рисунке 3.1.

 На этапе предпроектного анализа формируется также концептуальная модель предметной области; модель документируется диаграммой ЕЯ, где показаны объекты области исследования («сущности»), установлены связи между ними, рисунок 3.2.

Рисунок 3.1 — Структура ИТ с элементами искусственного интеллекта, документирование создания средств автоматизации ИТ

Концептуальная модель предметной области (области исследования) включает 13 сущностей — Сотрудник, Структурное подразделение, Образование, Должность, Квалификация, Специальность, Оценочный критерий, др. Связи между сущностями вида 1: n.

Основное внимание при разработке технического проекта и оформлении документа «Технический проект» уделяется информационной базе АС               — разработаны технологические решения по созданию модели базы данных реляционного типа на основе концептуальной модели предметной области, логической и физической модели данных, рисунок 3.2, рисунок 3.3.

Рисунок 3.2 — Структура ИТ с элементами искусственного интеллекта, концептуальная модель предметной области

Рисунок 3.3 — Структура ИТ с элементами искусственного интеллекта,

логическая модель БД

Рисунок 3.4 — Структура ИТ с элементами искусственного интеллекта,

примеры интерфейса пользователя

 

В рамках этапа рабочего проектирования разрабатываются программные средства реализации информационной технологии с использованием автоматизации расчетов на основе нечеткой логики, рисунок 3.4.

На этапе предпроектного обследования предметной области основное внимание уделяется созданию расчетной методики оценки качества сотрудников организации; методика разработана на основе методов нечеткой логики, используется многокритериальный выбор альтернатив методом максимальной свертки.

Данный метод позволяет оценить качественные характеристики исследуемого объекта, при этом критерии и показатели, используемые в оценках, могут быть измерены в самых различных единицах.

Оценке подлежат эффективность выполнения должностных обязанностей, текущий уровень профессиональных знаний и навыков, профессионально важные качества, дисциплинированность, а также деловой внешний вид сотрудника.

Оценка эффективности исполнения должностных обязанностей, профессионально важных качеств, профессиональной компетентности, дисциплинированности и прочих показателей осуществляется администрацией организации. Показатели (критерии) устанавливаются и фиксируются ежемесячно — таблица 3.1.

Таблица 3.1 — Система оценочных показателей сотрудника

 

Если критерий измеряется в баллах, то:

— 5 баллов присваивается, если нарушений нет;

— 4 балла — количество нарушений не более 2;

— 3 балла — количество нарушений 3-4;

— 2 балла — количество нарушений 5-7;

— 1 балл — количество нарушений более 7.

Рассмотрим математическую постановку задачи оценки профессионального качества сотрудников организации в терминах теории множеств с использованием многокритериального выбора альтернатив методом максимальной свертки.

Пусть имеется множество альтернатив А= { А₁ , А₂ , А_п) и множество критериев оценки С = {С₁,С₂,…, С_п}, при этом оценки альтернатив по каждому n-му критерию представлены нечеткими множествами.

Здесь альтернативы — сотрудники организации, оценки качества сотрудников определяются по заданным критериям, в данном случае на примере данных таблиц 1,2. Из множества альтернатив необходимо определить «лучшую» альтернативу, «лучшего сотрудника», его характеристики.

Расчеты проводятся в следующей последовательности. Осуществляется построение функций принадлежности, соответствующих понятию “лучший” сотрудник. Определяются конкретные значения функции принадлежности по критериям качества Т₁,Т_n, соответствующие альтернативам. Производится свертка имеющейся информации в целях выявления лучшей альтернативы. Допустим, что в настоящее время администрацию интересуют только эффективность выполнения служебных обязанностей сотрудником, тогда достаточно учесть только Т₁ и Т₂ критерии оценки.

Таблица 2 — Данные оценки качества сотрудников организации

 

Определяем конкретные значения функции принадлежности по критериям качества сотрудника в уравнениях (1) и (2):

F₁ (а) = 0.6/60 + 0.8/80 + 0.9/90

F₂(а) = 0.55/55 + 0.75/0.75 + 0.9/90

В целях выявления лучшей альтернативы, производим свертку информации, выполняя операции пересечения и объединения множеств. Применяя операцию пересечения множеств, получаем:

B = {min {0.6;0.55} min {0.8;0.75} min {0.9;0.9}}

Таким образом, лучшей альтернативой является АЗ, которой соответствует значение 0.9. Лучший сотрудник — АЗ, он на 90% или на 0.90 соответствует критерию «лучшего» сотрудника.

Таким образом, в рамках исследования, проведенного Белобородовой Н.А. разработана структура информационной технологии с элементами искусственного интеллекта, которая включает следующие основные элементы:

— методику оценки качества сотрудников организации. Методика основана на использовании теории нечетких множеств и нечеткой логики, способствует повышению достоверности и обоснованности управленческих решений при выполнении оценки качества сотрудников в организации.

— средства автоматизации представлены алгоритмами и программами, реализующими обработку данных, управление данными на основе базы данных реляционного типа; автоматизация расчетной методики, организация информационного обеспечения с использованием средств базы данных является необходимым условием практического применения информационной технологии с элементами искусственного интеллекта в управлении кадрами и кадровом делопроизводстве организации.

Использование основных положений и результатов работы будет способствовать повышению эффективности управления кадрами и управлению организацией в целом.

Заключение 

Каждая организация, которая заботится о своих сотрудниках, старается внести что-то новое и полезное в свою работу. Нововведения в организации необходимы, потому что современный мир не стоит на месте, стремительно развиваются информационные технологии и важно активно и правильно подстраиваться под все эти изменения.

В современных условиях персонал (кадры организации) являются ее главным ресурсом. Именно от качества управления персоналом во многом зависит эффективность управленческой деятельности и результативность работы организации в целом. Процесс управления персоналом представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных действий. Все процессы управления персоналом предполагают регламентацию и документирование в результате которого формируется, так называемая кадровая документация – массив документов, отражающих сведения о персонале и регламентирующих его деятельность;

— документирование информации в системе управления персоналом осуществляется в рамках кадрового учета, представляющего собой комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Кадровое делопроизводство – более широкое понятие.

Процессом кадрового делопроизводства в компании занимается служба персонала. Кадровый документооборот позволяет предоставлять руководителям важную информацию о сотрудниках: для ведения обновленного учета отпусков, переводов, текучести кадров сотрудников. Самим руководителям это помогает разрабатывать различные программы обучения и развития на основе имеющегося сценария, вносить изменения в заработную плату, надбавки и другие льготы, связанные с оплатой труда. Безусловно, кадровый документооборот помогает государственным организациям собирать данные о текучести кадров, количестве невыходов на работу и других кадровых вопросах, а также исследователям – проводить углубленные исследования в отношении производственных отношений и деловой репутации фирмы на рынке.

Кадровое делопроизводство считается одним из основных частей управления персоналом и предполагает организацию работы с документами в целом, которые касаются кадровых вопросов. В условиях высокой роли делопроизводства в работе организации одним из важных факторов увеличения профессиональной деятельности работников кадровых служб считается глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов, методических документов и законодательства, а также четкое соблюдение их требованиям в процессе работы со всеми документами.

В ходе работы были рассмотрены периодических изданий в сфере кадрового делопроизводства и управления персоналом, также рассмотрены актуальные статьи, по вопросу кадрового делопроизводства, на основании которых были выявлены проблемы современных кадровых служб.

На основании выявленных проблем, наиболее интересным на наш взгляд, работами в совершенствовании работы кадровой службы на основе материалов периодических изданий, являются материалы о возможности цифровизации кадрового делопроизводства и внедрении информационных технологий с элементами искусственного интеллекта в кадровом делопроизводстве.

Таким образом, в совершенствование работы кадровой службы на основе материалов периодических изданий были предложены статьи Казанцевой Е.А. и Белобородовой Н.А.

Процесс цифровой трансформации на рынке труда необратим, поскольку эта тенденция носит глобальный характер и поддерживается на государственном уровне. Развитие инноваций способствовало ускорению технологических изменений и возникновению вызовов для экономики будущего. Чтобы преодолеть возможные риски, которые могут возникнуть при переходе к новой экономике, сотрудникам необходимо позаботиться о приобретении необходимых навыков и компетенций уже сегодня, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда.

Проблемные моменты кадрового делопроизводства имеют свое решение, которое во многом зависит от квалификации специалистов кадровой службы. В связи с этим одними из важнейших задач являются обучение и повышение квалификации кадровых специалистов. Эти задачи могут решаться в организациях централизованно в рамках различных форм дополнительного профессионального образования. Также специалисты по кадровому делопроизводству могут самостоятельно изучать правоприменительной практики. Такую возможность предоставляют многие периодические издания по кадровому делопроизводству и трудовому праву

Проблематика вопросов, связанная с кадровым делопроизводством, которая, все чаще будет появляться в периодических издания, позволит ускорить процесс цифровой трансформации кадровых служб.

Таким образом, документационное обеспечение службы управления персоналом – это кадровое делопроизводство. Под ним понимают деятельность, в ходе которой составляют и оформляют официальные документы, производят их обработку и хранение. Без этого невозможно добиться нормального функционирования организации, систематизировать процесс управления персоналом.

Список источников и литературы

 

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 01.07.2020 N 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ, 01.07.2020, N 31, ст. 4398.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.02.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022) [Электронный ресурс] — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_34683/

3. Федеральный закон от 28.12.2013 n 426-фз (ред. От 30.12.2020) «о специальной оценке условий труда» (с изм. И доп., вступ. В силу с 01.01.2021) [Электронный ресурс] — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_34453/

4. COVID-19: Ключевые вопросы управления персоналом [Электронный ресурс] // Ernst & Young. – Режим доступа: https://assets.ey.com/content/dam/ey-sites/ey-com/ru_ru/topics/workforce/ey-bulletin-covid-19-hr-issues.pdf

5. Армстронг, М. Практика управления человеческими ресурсами / Майкл Армстронг, Стивен Тейлор. – 14-е изд. – Санкт-Петербург : Питер, Прогресс книга, 2018. – 1038 с.

6. Алтухова Н. А. Методика оценки эффективности деятельности кадровых служб / О. В. Киселева // Управление персоналом. – 2023. – № 1. – С. 51-56.

7. Архипова, Н.И. Современные проблемы управления персоналом : монография / С.В. Назайкинский, О.Л. Седова, Рос. гос. гуманитар. ун-т, Н.И. Архипова. – М. : Проспект, 2018 .– 161 с.

8. Базаров, Т. Ю. Психология управления персоналом : учебник и практикум для вузов / Т. Ю. Базаров. – Москва : Издательство Юрайт, 2020. – 381 с.

9. Белобородова, Н. А. Информационная технология с элементами искусственного интеллекта в кадровом делопроизводстве / Н. А. Белобородова // Научно-технический вестник Поволжья. – 2022. – № 8. – С. 43-49.

10. Беседина, О. И. Инновационные методы в кадровой политике / О.И. Беседина, Д.И. Зновенко, Е.В. Малахова // Экономика. Менеджмент. Инновации. – 2019. – №1(19). – С. 3-10.

11. Войтович Е. М. Место и роль кадровой работы на государственной службе / Е. М. Войтович, Т. Я. Карпенко // Вестник Луганского государственного университета имени Владимира Даля. – 2022. – № 10(64). – С. 135-136.

12. Вукович Г. Г. Управление персоналом: теория и методика / Г. Г. Вукович // Управление персоналом. – 2019. – № 4. – С. 20-25.

13. Гальянова Ю. А. О вебинаре Мальчикова // Управление персоналом. – 2022. — № 32. – С. 57-58.

14. Гасанова, А.А. Управление персоналом в системе управления организацией / А.А. Гасанова // Инновационная наука. – 2019. – №11. –С. 50-53.

15. Герасимов, Б.Н. Методологические инструменты исследования и оценки эффективности процесса управления персоналом организации // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. – 2018. – № 2. – С. 160-169.

16. Глик, Д. И. Эффективная работа с персоналом : практическое пособие / Д. И. Глик. – 2-е изд. – Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2019. – 144 c.

17. Горелов, Н. А. Управление человеческими ресурсами: современный подход : учебник и практикум для вузов / Н. А. Горелов, Д. В. Круглов, О. Н. Мельников ; под редакцией Н. А. Горелова. – Москва : Издательство Юрайт, 2021. – 270 с.

18. Горина, М. С. Управление персоналом предприятия и методы оценки его эффективности / М.С. Горина // Modern Economy Success. – 2019. – № 3. – С. 15-22.

19. Горленко, О. А. Управление персоналом : учебник для вузов / О. А. Горленко, Д. В. Ерохин, Т. П. Можаева. – 2-е изд., испр. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2020. – 249 с.

20. Городнова, Н.В. Обучение и оценка квалификации персонала как механизм управления человеческим капиталом : учеб. пособие / Городнова Н.В., Самарская Н.А., Скипин Д.Л. – Екатеринбург : Юника, 2019. – 77 с.

21. Данилина, Е.И. Инновационный менеджмент в управлении персоналом : учебник / Д.В. Горелов, Я.И. Маликова, Е.И. Данилина .– М. : ИТК «Дашков и К», 2019 .– 208 с.

22. Десслер, Г. Управление персоналом / Г. Десслер ; под редакцией И. М. Степнова ; перевод Д. П. Конькова. – 4-е изд. – Москва : Лаборатория знаний, 2020. – 800 c.

23. Евдокимова, Е. В. Основы делопроизводства в организации управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления / Е. В. Евдокимова // Молодежь. Наука. Современность. 0 2021. – С. 5-9.

24. Елкин, С. Е. Управление персоналом организации. Теория управления человеческим развитием : учебное пособие / С. Е. Елкин. – Саратов : Ай Пи Ар Медиа, 2019. – 236 c.

25. Жуков, А.Л. Аудит человеческих ресурсов организации / А.Л. Жуков, Д.В. Хабарова. – М. ; Берлин : Директ-Медиа, 2019. – 363 с.

26. Иванов, С.Ю. Социальное управление человеческими ресурсами : учеб. пособие / С.Ю. Иванов. – М. : Московский педагогический государственный университет , 2020. – 152 с.

27. Исаева, О. М. Управление человеческими ресурсами : учебник и практикум для вузов / О. М. Исаева, Е. А. Припорова. – 2-е изд. – Москва : Издательство Юрайт, 2021. – 168 с.

28. Казанцева, Е. А. Возможности цифровизации кадрового делопроизводства / Е. А. Казанцева // Документ в современном обществе: на пути к междисциплинарному изучению. — 2022. – С. 54-58.

29. Кибанов, А.Я. Концепция компетентностного подхода в управлении персоналом / А.Я. Кибанов, Е.А. Митрофанова, Е.Г. Коновалова, О.Л. Чуланова. – М. : ИНФРА-М, 2020. – 156 с.

30. Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации : учебное пособие / А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова, Л.Н. Кибанова – Москва: КноРус, 2021. – 360 с.

31. Климов, Н. А. Стратегическое управление персоналом в организациях / Н. А. Климов, Л. Л. Чиркова // Международный журнал прикладных наук и технологий «Integral». 2019. – №2. – С. 54-59.

32. Коргова, М. А. Кадровый менеджмент : учебное пособие для вузов / М. А. Коргова. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2020. – 216 с.

33. Курсова, О. А. Правовое регулирование управления персоналом : учебное пособие для вузов / О. А. Курсова. – Москва : Издательство Юрайт, 2020. – 414 с.

34. Кязимов, К. Г. Управление человеческими ресурсами: профессиональное обучение и развитие : учебник для вузов / К. Г. Кязимов. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2021. – 202 с.

35. Лавринович А. Ю. Современные технологии в кадровом делопроизводстве / Э. В. Рафикова // Справочник кадровика. – 2022. – Т. 1. – № 6(51). – С. 171-173.

---

1 2