Совещание

Вид работы: Реферат

Тема: Совещание

Введение

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемых на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений. Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

Совещание: время сна или активной работы?

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

совещание – один из ответственных видов руководителя и важный , влияющий на режима работы коллектива. Потребность совещаний очевидна. Они для ускорения принятия решений и их обоснованности, для эффективного мнениями и опытом, для быстрого конкретных задач до , но самое главное, для воздействия на участников и, как следствие, на коллектив.

Хотя руководителей организаций всю необходимость и эффективность метода , далеко не все в полной владеют психологией совещаний, методами общения. каждый из членов аппарата может пример совещания, на он присутствовал, где подача информации, голос и вся окружающая вызывали мысли о одеяле или .

Какие же правила использовать для избежания явления? Рассмотрим момент .

Основные задачи делового совещания

из основных задач делового – привлечь как можно фактов, чтобы полно оценить обсуждаемой , а также вовлечь в процесс решения . Конечно, у ведущего быть точка зрения на ситуацию, но необходимо и точку зрения , чтобы , правы они или нет в своем проблемы. Если чужая точка , ведущий может изменить взгляд на ситуацию. коллеги не правы или что-то , он может сообщить факты. Правильно вопросы – прекрасный для того, направить совещание в русло. В процессе делового совещания важно его ход. Для этого руководителю :

1. Оставаться на нейтральных . Это положительно воздействует на состояние .
2. Постоянно поддерживать .
3. Немедленно принимать в случае возникновения напряжения.
4. мнения всех .
5. Нетерпимо относиться к в прошлое и к отклонениям от .
6. При необходимости сообщения отдельных : «Что именно вы в виду?».
7. Чаще промежуточные , для того чтобы участникам, что они уже близки к .

Если кто-либо из совещания непреодолимую тягу к , руководителю следует, невозмутимость, позволить опровергать спорщика. Излишне диспутантов необходимо прерывать, не выслушивая их до конца, — как , пользы от таких немного. Если иметь дело с (т.е. с человеком, любит противоречить), признать и оценить его и опыт. Застенчивым рекомендуется несложные вопросы, их уверенность в своих . Если диспутант задает , вместо того выступать с предложениями, его следует адресовать . Чтобы совещание было , председательствующий должен техникой проведения .

Прежде , надо стремиться групповую дискуссию . Это предполагает наличие в отношениях и, следовательно, исключает таких средств своей точки , как насмешки, оппонентов, резкие в их адрес. Нужно внимательно следить, деловой между участниками был и имел временные , а также за тем, чтобы не личных . Терминология спора быть понятна присутствующим. При подготовке к следует хотя бы самый план борьбы за , подобрать наиболее аргументы. впечатляют точные данные, которые опровергнуть.

Принятие складывается из этапов:

1. Установление .
2. Определение проблемы.
3. целей.
4. Изложение .
5. Готовность к .

Основные правила делового совещания

совещания – это совещания, на поиск решений, вынесенные на хозяйственных проблем, перспективных вопросов , обсуждение проектов.

Следующим в проведении совещания выбор времени. было , что совещания, проводимые по графику с заранее датой и часом, более . При этом рекомендуется совещания на первую рабочего дня.

Внеплановые рекомендуется как можно реже. Они сотрудников от основной , резко снижают служебных , часто ведут к плановых сроков. от плановости проведения руководителем быть выполнено правило по подготовке такого типа: заранее участников с целями, , перечнем рассматриваемых , списком выступающих. этого ведет к снижению совещания, нарушению в коллективе.

Одним из сложных и вопросов в подготовке является планирование выступления руководителя. наброски , необходимо помнить, что при темпе речи за две можно пересказать не одной машинописного текста. осторожно необходимо цифровую информацию. Как , хорошо и анализируется не более 20 за 40 минут выступления. преподносить цифровую в письменном : в таблицах и графиках. От требуется, чтобы дела излагалась по или с частичной на текст, а не читалось.

при свободном изложении 95%, а при чтении всего 35%. должен излишнюю растянутость или поспешность речи, ее ритм. Приемлемым темп 240 в минуту. Особое поэтому необходимо паузам. Они в речи 10-20%. По назначению паузы разных видов и . Так, существуют эмоциональные , необходимые , когда он сильно , для того, чтобы , дырявые – если не , что сказать, – для выхода и вдоха, – подчеркнуть молчанием положения, грамматические – на знаках , мобилизационные – придают вес , педагогические – для лучшего материала.

Большое имеет и самого изложения . Грамотность, логичность, окраска – все это обязательное любого контакта. Нужно за правильным употреблением , их произношением, ударением (, эксперт, , одновременно, созвонимся, , оптовый и др.). Не рекомендуется обороты, содержащие слова: « новый» вместо «», «предварительное планирование» «планирование», «сотрудничать » вместо «», «каждый в отдельности» «каждый» и т.п. Большую необходимо соблюдать при иностранных . Неправильное или параллельное иноязычной лексики , как правило, к ненужным . Так, например, « индустрия» — слово «» и заключает в себе промышленной; «форсировать ускоренными », — «форсировать» и означает « ускоренными темпами». также помнить, что конструкции прикрывают нежелание брать на себя , самостоятельно думать (« целесообразным» — «я целесообразным», «думается, » — «я думаю, что»), а словесных «красивостей», говорит о к перестраховке и показушничеству(« критику» — «высказывать », «что-то сделать» — « целей, , горизонтов»).

Большое при проведении делового играет тон разговора. исследования , что люди часто не на содержание высказывания, а на тон . Эмоциональное возбуждение передается и . Психолог П. Вацлавек , что в процессе решения проблемы межличностные играют роль. Если между людьми , то даже наилучшие не приводят к результату. Этот принято называть « айсберга». Если все , влияющие на проблемы, принять за « льдину» — 100%, то « над водой» (10 – 20%) – предметная , а «в воде» (80 – 90%) – взаимоотношений. Во избежание данного феномена, а просто для его одним из правил в материалах Образовательного компании «Фольксваген» ориентация на переговоров, беседы, , а не на проблему, на распознавание и общих интересов, и искренность.

не эффективно проведенные беседы, совещания, , переговоры, психологи в основных , мешающих продуктивному , выделяют следующие:

— обидных, некорректных , различных ;

— попытки интерпретировать другого человека (: «Ты молчишь, потому что нечего »);

— использование различного метафор (например: «Ты , как помидор», а в ответ: «А ты ни с чем не мог меня »);

— использование слов «», «никогда»;

— приписывание невысказанных им мыслей (: «Ты думаешь»);

— прямых указаний.

весь материал, для проведения выступления, должен стиль предстоящего .

Прикрепленные файлы:

_soveshhanie