Цель проектирования и внедрения КИС:
1) комплексная деятельность по решению бизнес – задач средствами современных информационных технологий;
2) КИС – корпоративная интегрированная информационная система управления предприятия, обеспечивающая его качественный рост.
Позволяет:
— визуализировать деятельность предприятия, обеспечив руководству возможность правильно оценить имеющиеся недостатки и отыскать источники потенциала и направления усовершенствования;
— сократить время настройки информационной системы управления под специфические особенности предприятия;
— отобразить и зафиксировать в готовом для последующего развертывания виде варианты реализации информационной системы управления, каждый из которых может быть выбран при переходе на очередную ступень развития предприятия.
Экономическую эффективность применения КИС в деятельности предприятия определяют следующие факторы:
— стоимость компьютерной техники и коммуникационного оборудования;
— стоимость лицензий на использование КИС;
— стоимость системного программного обеспечения и сервера баз данных (СУБД);
— стоимость обследования и проектирования;
— стоимость внедрения КИС;
— стоимость эксплуатации КИС.
Классификация информационных систем управления способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих информационным системам.
- По характеру представления и логической организации хранимой информации:
— фактографические информационные системы;
— документальные информационные системы;
— геоинформационные информационные системы.
Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов), которые отражают сведения по какому-либо факту, событию и пр., отделенному от других сведений. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики сведений для объектов данной предметной области. При комплектовании информационной базы обязательно используется структуризация, которая осуществляется через определение экземпляров информационных объектов определенного типа, информация о которых имеется в документе, и заполнение их реквизитов.
В документальных информационных системах единичным элементом информации является документ и информация на вводе (входной документ). При создании информационной базы процесс структуризации не производится или производится в ограниченном виде.
В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов, привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Такие системы применяются для информационного обеспечения предметных областей, структур информационных объектов и процессов, в которых имеется пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство и пр.).
- По выполняемым функциям и решаемым задачам:
— справочные информационные системы, которые предоставляют пользователям получать определенные классы объектов (телефоны, адреса, литературу и пр.) – электронные справочники, картотеки, программные или аппаратные электронные записные книжки и т. д.;
— информационно-поисковые информационные системы, которые дают пользователям возможность поиска и получения сведений по различным поисковым образам на некоем информационном пространстве;
— расчетные информационные системы, которые производят обработку информации по определенным расчетным алгоритмам, например вычисление определенных статистических характеристик;
— технологические информационные системы, функции таких систем заключаются в автоматизации всего технологического цикла или отдельных его компонент производственной или организационной структуры, например, автоматизированные системы управления, системы автоматизации документооборота и пр.
- По масштабу и интеграции компонент:
— локальный АРМ (автоматизированное рабочее место) – программно-технический комплекс, предназначен для реализации управленческих функций на отдельном рабочем месте; информационно и функционально не связан с другими информационными системами[30 c.401];
— комплекс информационно и функционально связанных АРМ, реализующих в полном объеме функции управления;
— компьютерная сеть АРМ на единой информационной базе, обеспечивающая интеграцию функций управления в масштабе предприятия или группы бизнес – единиц;
— корпоративная информационная система, обеспечивающая полнофункциональное распределенное управление крупномасштабным предприятием.
- По характеру обработки информации на различных уровнях управления предприятием:
— системы обработки данных (EDP – Electronic data processing);
— информационные системы управления (MIS – Management Information System);
— системы поддержки принятия решений (DSS – Decision Support System)[17 c.224].
Системы обработки данных предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (отчетов, накладных, платежных поручений). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию и обработку событий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и регистрацию материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т. д.
Эти задачи имеют итеративный регулярный характер, выполняются непосредственно исполнителями хозяйственных процессов и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных. Формы входных и выходных документов, схемы документооборота жестко регламентированы.
К системам оперативной обработки данных относятся информационные системы учета и регистрации первичной информации (бухгалтерские, складские, системы учета готовой продукции и т. д.), в которых выполняется сбор и регистрация больших объемов первичной информации, и используются простые алгоритмы расчетов и запросов к базе данных, структура которой стабильна в течение длительного времени. В таких системах большое значение имеет защита баз данных от несанкционированного доступа, аппаратных и программных сбоев в работе. Для повышения эффективности функционирования используются компьютерные сети с архитектурой «клиент-сервер».
Информационные системы управления ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких месяцев (недель), например, анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Решение подобных задач предназначено для руководителей верхнего звена различных служб (отдел снабжения и сбыта, плановый отдел и пр.). Для данного класса задач характерны периодическая повторяемость формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения.
Системы поддержки принятия решений используются на верхнем уровне управления и предназначены для решения задач по формированию стратегических целей, задач планирования, задач привлечения ресурсов и источников финансирования и пр. Задачи ориентированы на реализацию сложных бизнес-процессов, требующих аналитической обработки информации и имеют, как правило, нерегулярный характер. Анализ информации имеет определенную целевую ориентацию, например финансовый анализ предприятия.
- По признаку структурированности задач:
— структурированные (формализуемые) задачи, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними;
— неструктурированные (не формализуемые) задачи – задачи, в которых невозможно выделить элементы и установить между ними связи;
— частично структурированные задачи.
При создании информационных систем возникают проблемы, связанные с формальным математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации зависит эффективность работы системы и уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации. Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения.
В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.
Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.
Задачи, в которых известна часть элементов и связей между ними, называются частично структурированными. Информация, получаемая в информационной системе, анализируется человеком, который играет определяющую роль в принятии решения. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида:
— информационные системы, создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию);
— информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений (модельные или экспертные).
Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т. е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку.
Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:
— определенные комбинации данных, получаемых из различных источников;
— быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
— управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
— логическую зависимость данных одного типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
— автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.
Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования. Основные функции модельной информационной системы:
— возможность работы в среде типовых математических моделей,
— достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов;
— оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
— возможность графического отображения динамики модели;
— возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.
Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем и связанны с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях. Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции типовых управленческих решений, в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив. Если возникшая проблемная ситуация не согласуется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу вступает второй уровень, который генерирует альтернативы на базе имеющихся данных, правил преобразования и процедур оценки альтернатив.
- По функциональному признаку, который определяет назначение подсистемы, ее основные цели, задачи и функции:
— производственные системы, связанные с выпуском продукции и направленные на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств;
— системы маркетинга, направленные на анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж, организацию рекламной кампании по продвижению продукции и рациональную организацию материально-технического снабжения;
— финансовые и учетные системы, направленные на организацию контроля и анализа финансовых ресурсов на основе бухгалтерской, статистической и оперативной информации;
— системы кадров по подбору и расстановке специалистов и ведению служебной документации по различным аспектам предназначены для реализации функций оперативного планирования и учета личного состава;
— системы управления вспомогательным производством предназначены для автоматизации оперативного управления инструментальным производством, ремонтным и транспортным хозяйством и энергетическим обеспечением.
- По уровням управления:
— информационные системы оперативного уровня;
— информационные системы специалистов;
— информационные системы для менеджеров среднего звена;
— стратегические информационные системы.
Информационные системы оперативного уровня (бухгалтерские, банковские, обработки заказов и пр.) поддерживают специалистов, обрабатывая данные о сделках и событиях. Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и структурированы. Система является связующим звеном между организацией и внешней средой и основным поставщиком информации для остальных информационных систем.
Информационные системы специалистов помогают пользователям повысить продуктивность и производительность. Их задача – интеграция новых сведений и помощь в обработке бумажных документов.
Информационные системы менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции систем: сравнение показателей, составление периодических отчетов за определенное время, обеспечение доступа к архивной информации и пр.
Выделяют два типа систем:
1) управленческие системы, обслуживающие менеджеров информацией о состоянии дел, ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
2) системы поддержки принятия решений используются для решения частично структурированных задач, результаты которых трудно спрогнозировать заранее, оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа.
Стратегические информационные системы обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации и помогают высшему звену управленцев осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача – сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом организации.
- По характеру использования информации:
— информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных (информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных кассах);
— информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму, выделяют управляющие и советующие системы.
Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Этим системам свойственны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных, например, система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.
Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению. Они обладают более высокой степенью интеллекта и для них характерна обработка знаний. Например, медицинские информационные системы для постановки диагноза и определения процедуры лечения, стратегические информационные системы.
- По сфере применения:
— информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого и оперативного контроля и регулирования, оперативного учета и анализа, перспективного и оперативного планирования, бухгалтерского учета, управления сбытом и снабжением и пр.;
— информационные системы управления технологическими процессами предназначены для автоматизации функций производственного персонала: организации поточных линий, поддержания технологического процесса и пр.;
— информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов дизайнеров для проведения инженерных расчетов, создания графической документации, создания проектной документации, моделирования проектируемых объектов;
— корпоративные информационные системы используются для автоматизации всех функций организации и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.
- Укрупненная классификация систем, предназначенных для автоматизации различных видов хозяйственного учета:
— локальные системы;
— средние интегрированные системы;
— крупные интегрированные системы.
Локальные системы достаточно успешно справляются с решением отдельных задач учета на предприятии, но, как правило, не предоставляют целостной информации для автоматизации управления. Преимуществом таких систем является низкая цена и простота внедрения («ИнфоБухгалтер» фирмы «Информатик», «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С»).
Средние интегрированные системы представляют собой системы с ограниченными функциональными возможностями (корпоративная информационная система «Галактика» фирмы «Галактика», комплексные информационные системы «Инфософт» фирмы «Инфософт», «NS2000» фирмы «Никос-Софт», «Abacus Financial» фирмы «Омега», система управления предприятием «Парус» фирмы «Парус», интегрированная система управления предприятием «БЭСТ ПРО» фирмы «Интеллект-сервис», система комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия «Avacco» фирмы «Avacco Soft», «1С: Предприятие» фирмы «1С»)[48].
Крупные интегрированные системы представляют собой наиболее функционально развитые и соответственно наиболее сложные и дорогие системы, в которых реализуются стандарты MRP, ERP, SCRP («SAP» фирмы «R3 (Accelerated Solutions)», «BAAN» фирмы «Baan Midmarcet Solutions», «PeopleSoft» фирмы «PeopleSoft Select»)[46 c.527].
Зарубежные корпоративные информационные системы, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XAL фирмы Columbus включают в себя больше подсистем, позволяющих оптимизировать управление корпорацией или фирмой на основе общепризнанных мировых стандартов.
Современные ERP (Enterprise Resource Planning System) предназначены главным образом для построения единого информационного пространства предприятия (объединение всех отделов и функций), эффективного управления всеми ресурсами компании, связанными с продажами, производством, учетом заказов(Рисунок 2.4). Строится ERP-система по модульному принципу и, как правило, включает в себя модуль безопасности для предотвращения как внутренних, так и внешних краж информации.
Проблемы же возникают в основном из-за неправильности работы или изначального построения плана внедрения системы. Например, урезанные инвестиции в обучение персонала работе в системе существенно снижают эффективность. Поэтому внедряют ERP – системы, как правило, не сразу в полном объеме, а отдельными модулями (особенно на начальной стадии).
Широко распространенным в последнее время стал класс систем по управлению взаимоотношениями с клиентами. CRM-система (Customer Relationship Management System) помогает автоматизировать работу предприятия с клиентами, создать клиентскую базу и использовать ее в целях эффективности своего дела. Ведь успех компании, независимо от ее размера, зависит от способности глубже понять потребности покупателей и тенденции рынка, а также реализовать возможности, возникающие на различных этапах взаимодействия с клиентами.
Такие функции как автоматизация бизнес-процессов по взаимоотношению с клиентом, контроль абсолютно всех сделок (здесь важно отследить наиболее важные и сложные сделки), постоянный сбор информации о клиентах и анализ всех этапов реализации сделок являются главными обязанностями систем этого класса.
Большинство экспертов оценивают российский рынок CRM-систем в $50-70 млн. и говорят о его постоянном росте. Российский рынок программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) в 2013 году вырос, по данным TAdviser, на 10% до 28,39 млрд. рублей (+14% в 2012 году). Общий объем рынка CRM (лицензии и услуги по внедрению ПО) превысил 51 млрд. рублей[50].
Снижение темпов роста обусловлено уменьшением числа крупных (на тысячи рабочих мест) внедрений, особенно в банковской отрасли, где большинство таких проектов уже подошли к завершению. Напротив, растет число проектов в среднем и малом бизнесе, в торговле и телекоме, на транспорте и в других отраслях, что свидетельствует, скорее, об изменении вектора на рынке, о его дозревании. Наиболее активно CRM применяют компании финансового, телекоммуникационного (в том числе тройка операторов мобильной связи России) и страхового рынка. Лидирует, конечно же, финансовый.
Системы класса MES (Manufacturing Execution System) предназначены для производственной среды предприятия (Рисунок 2.5). Системы этого класса отслеживают и документируют весь производственный процесс, отображают производственный цикл в реальном времени. В отличие от ERP-системы, которая не оказывает непосредственного влияния на процесс, с помощью MES становится возможным корректировать (или полностью перестраивать) процесс столько раз, сколько это потребуется. Иначе говоря, системы такого класса предназначены для оптимизации производства и повышения его рентабельности.
Собирая и анализируя данные, получаемые, например, от технологических линий, они дают более детальное представление производственной деятельности предприятия (от формирования заказа до отгрузки готовой продукции), улучшая финансовые показатели предприятия. Все главные показатели, которые входят в основной курс экономики отрасли (отдача основных фондов, оборот денежных средств, себестоимость, прибыль и производительность) детально отображаются в ходе производства. Специалисты называют MES мостом между финансовыми операциями ERP-систем и оперативной деятельностью предприятия на уровне цеха, участка или линии.
WMS (Warehouse Management System) – это система управления, обеспечивающая комплексную автоматизацию управления складскими процессами. Необходимый и эффективный инструмент современного склада (например, «1С: Склад»).
EAM (Enterprise Asset Management) – система управления основными фондами предприятия, позволяющая сократить простои оборудования, затраты на техобслуживание, ремонты и материально-техническое снабжение. Представляет собой необходимый инструмент в работе фондоемких отраслей (энергетических, транспортных, ЖКХ, добывающей промышленности и ВС).
Основные фонды – это средства труда, которые многократно участвуют в производственном процессе, сохраняя при этом свою натуральную форму, постепенно изнашиваясь, перенося свою стоимость по частям на вновь создаваемую продукцию. В бухгалтерском и налоговом учете отраженные в денежном выражении основные фонды называются основными средствами.
Исторически EAM-системы возникли из CMMS-систем (еще одного класса ИС, управления ремонтами). Сейчас модули EAM входят также в состав крупных пакетов ERP-систем (таких как mySAP Business Suite, IFS Applications, Oracle E-Business Suite и др.).
HRM (Human Resource Management) – система управления персоналом. Основная цель таких систем – привлечение и удержание ценных для предприятия кадровых специалистов. HRM-системы решают две главные задачи: упорядочение всех учетных и расчетных процессов, связанных с персоналом, и снижение процента ухода сотрудников. Таким образом, HRM-системы в определенном смысле можно назвать «CRM-системами наоборот», привлекающими и удерживающими не покупателей, а собственных сотрудников компаний. Разумеется, методы здесь применяются совершенно иные, но общие подходы схожи.
Корпоративная информационная система включает компьютерную инфраструктуру организации и базирующиеся на ней взаимосвязанные подсистемы, обеспечивающие решение задач организации.
В качестве таких подсистем могут быть:
1) информационно-справочные системы, в том числе гипертекстовые и геоинформационные;
2) система управления документооборотом;
3) система обработки транзакций (действия по изменению информации в базах данных);
4) система поддержки принятия решений.
По способу организации КИС делятся:
— системы файл-сервер;
— системы клиент-сервер;
— трехзвенные системы;
— системы на основе интернет/интранет технологий.
Под сервером понимается любая система, предназначенная для предоставления некоторых вычислительных ресурсов другим системам (компьютерам или программам), называемым клиентами.
Локальные системы предназначены, в основном, для автоматизации учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.).
Финансово-управленческие системы гибко настраиваются на нужды конкретного предприятия, хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены, в первую очередь, для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний.
Средние интегрированные системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса.
Крупные интегрированные системы отличаются от средних набором вертикальных рынков и глубиной поддержки процессов управления большими многофункциональными группами предприятий (холдингов или ФПГ). Подобные системы имеют наибольшую функциональность, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр.
Процесс внедрение КИС традиционно включает в себя набор взаимосвязанных этапов.
После этапа выбора корпоративной информационной системы наступает этап внедрения, важность которого трудно переоценить. Действительно, все декларируемые разработчиками корпоративного ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной КИС, проявятся только в случае ее успешного внедрения.
В процессе внедрения КИС возникает ряд трудностей, способных отрицательно повлиять на результаты ее эффективности:
— недостаточная формализация процессов управления на предприятии;
— отсутствие полного понимания у руководителей механизмов реализации решений и того, как работают исполнители;
— необходимость реорганизации предприятия в информационную систему;
— необходимость изменения технологии бизнес процесса;
— потребность в привлечении новых специалистов для управления ИС и переучивание собственных специалистов для работы в системе;
— сопротивление работников и руководителей (в настоящее время играет не малую роль т.к. люди еще не привыкли к интеграции в предприятие компьютерных технологий);
— необходимость формирования квалифицированной команды внедренцев, в команду включаются сотрудники предприятия и один из высокопоставленных руководителей предприятия, заинтересованный во внедрении (при отсутствии заинтересованности прагматический аспект внедрения КИС сводится к минимуму).
С другой стороны, существует ряд факторов, способствующих успешному внедрению корпоративной системы:
— участие руководства во внедрении;
— наличие и соблюдение плана внедрения;
— наличие у менеджеров четких целей и требований к проекту;
— участие во внедрении специалистов компании – клиента;
— качество КИС и команды поставщика решения;
— проведение реинжиниринга бизнес-процессов до внедрения;
Основные сложности при внедрении корпоративной информационной системы в процесс жизнедеятельности предприятия:
1) невнимание руководства компании к проекту;
2) отсутствие четко сформулированных целей проекта;
3) отсутствие формализованности бизнес-процессов в компании;
4) неготовность компании к изменениям;
5) нестабильность законодательства;
6) низкая квалификация кадров в компании;
7) недостаточное финансирование проектов;
В результате внедрения корпоративной информационной системы в бизнес-процессы предприятия можно получить комплекс ощутимых преимуществ:
— повышение внутренней управляемости компании, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям;
— увеличение эффективности компании, ее конкурентоспособности, прибыльности;
— рост объемов продаж;
— снижение себестоимости;
— уменьшение складских запасов;
сокращаются сроки выполнения заказов,
улучшается взаимодействие с поставщиками.
В качестве основных преимуществ, благодаря которым внедрение корпоративной информационной системы становится необходимым для предприятия, можно отнести следующие:
1) получение достоверной и оперативной информации о деятельности всех подразделений компании;
2) повышение эффективности управления компанией;
3) сокращение затрат рабочего времени на выполнение рабочих операций;
4) повышение общей результативности работы за счет более рациональной ее организации.
1.3. Единая кассовая система: понятие и необходимость внедрения на предприятии
В последние 5 лет все больше компаний, занимающихся предоставлением разнонаправленных услуг (транспортные, зрелищные, спортивные, социально – культурные), в целях повышения эффективности своей деятельности разрабатывают и внедряют проекты по созданию единого кассового пространства. Традиционно в единое кассовое пространство входят такие элементы как единая кассовая система и единое расписание.
Базообразующим элементом единого кассового пространства является создание единой кассовой системы (ЕКС) (Рисунок 2.6). Цель проекта связать в единую систему пункты продажи билетов на различные мероприятия, а также наладить реализацию билетов через электронную систему бронирования во всех местах реализации и по всем направлениям.
Каждый субъект системы имеет возможность самостоятельно управлять своим расписанием, регулируя стоимость билетов на свои мероприятия, может осуществлять мониторинг потока клиентов.
Дилеры могут реализовывать билеты на все мероприятия, имеющиеся в едином расписании, в том числе путем бронирования. Компании – дилеры имеют возможность предоставлять клиенту данные о возможных вариантах мероприятий, с учетом имеющихся данных о наполненности мест их проведения (например, количество и расположение свободных мест в кинотеатре), забронировать или непосредственно реализовать билет клиенту.
Алгоритм действий дилера крайне прост и рассчитан на низкий уровень квалификации его сотрудников, не требует специального оборудования и особых системных требований к нему.
В свою очередь клиент может с использованием сети Интернет обладает возможность самостоятельно спланировать график посещения мероприятий:
- выбрать наиболее интересное и удобное для себя мероприятие;
- узнать о сеансах, количестве свободных мест и т.д.;
- выбрать и забронировать (выкупить) место;
- заказать билет по Интернету, оплатить его через Интернет, либо через платежный терминал («QIWI», например), либо непосредственно в кассе, предъявив бланк заказа или электронный билет.
Кроме того, элемент единого расписания позволит проводить мониторинг пассажиропотока, своевременно отслеживать расписание, наполняемость точек проведения мероприятий, аккумулировать данные о клиентах, посещающих мероприятия с целью дальнейшего маркетингового взаимодействия с ними.
Крайне важно, чтобы система, обеспечивающая функционирование единого кассового пространства была совместима с бухгалтерскими программами, используемыми в компании, (например, с программой «1С») для оперативного проведения расчетов между участниками проекта с отражением всем необходимых требований в рамках бухгалтерского учета.
На современном рынке программных продуктов существуют различные программные продукты, позволяющие реализовать принципы внедрения единой кассовой системы. Кроме того, имеют место разработки, предоставляющие доступ к уже работающей системе в режиме реального времени (например, сервис https://ticketscloud.org — b2b платформа для организации единого билетного пространства, маркетплейс для участников на рынке билетов на мероприятия).
Причем приобретение специального оборудования (особый системный блок, особое печатающее устройство) не требуется, что позволяет снизить издержки для дилеров, которые сказываются на размере комиссионного сбора за реализацию билетов, что в конечном итоге не сильно увеличивает конечную стоимость билетов, а это выгодно как организатору и распространителю билетов, так и клиенту.
Таким образом, очевидны следующие преимущества от реализации подобного проекта:
1) увеличение наполняемости точек проведения мероприятий;
2) снижение затрат на привлечение клиентов;
3) снижение затрат на подготовку обобщенных данных по количеству и структуре потока клиентов;
4) оптимизация расписания;
5) возможность самостоятельного управления своим сегментом единого расписания для различных субъектов единого пространства;
6) контроль над реализацией билетов в режиме реального времени;
7) повышение общей рентабельности деятельности.
Под понятием ЕКС обычно понимают единую технологическую платформу, которая, с одной стороны, единообразно принимает билетную массу от организаторов, с другой – в режиме реального времени позволяет подключенным агентствам осуществлять продажи. Можно представить такую платформу в качестве облака, в котором в каждый момент времени находится актуальная билетная масса и все продажи ведутся онлайн.
Функциональные возможности ЕКС:
1) автоматизация и оптимизация всех технологических процессов работы субъектов ЕКС, включая оперативное управление, формирование расписаний и тарифов, бронирование мест и реализацию билетов;
2) объединение точек проведения мероприятий в единую сеть с возможностью продажи всеми кассами билетов на мероприятия без необходимости использования специальных «выделенных» серверов;
3) организация удаленных кассовых пунктов и билетных киосков по обслуживанию клиентов;
4) организация бронирования мест и продажи билетов через Интернет;
5) объединение по каналам связи с локальными сетями субъектов ЕКС, автоматизация взаиморасчетов.
К несомненным достоинствам корпоративной информационной системы в виде единого кассового пространства можно отнести возможность обеспечения работы в режиме реального времени и сохранение целостности данных при любых сбоях оборудования, а также мгновенный доступ к данным вне зависимости от числа пользователей и объема данных. Подобная информационная система способна поддерживать работу неограниченного количества рабочих мест и хранение данных за любой сколько угодно долгий период, обеспечить быстрое оформление заказа, возможность бронирования мест по телефону и сеть Интернет, оформления заказов, реализации через кассы. ЕКС позволяет оперативно вносить корректировки в текущее расписание, отслеживать количество свободных мест и наполняемость площадок, что в конечном итоге позволит сформировать данные о доходах в любом электронном формате, обеспечить расчеты с субъектами ЕКС, проанализировать характер и структуру доходов.