Управление проектом в сфере event индустрии

Страницы: 1 2

---

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• Глава 1. Теоретические основы управления проектом в event менеджменте
• 1.1. Теоретические основы управления проектом
• 1.2.Event индустрии
• 1.3. Выставка, выставочная деятельность и её специфика
• 1.4. Особенности управления проектом в event индустрии
• Глава 2. Практические аспекты управление проектами в event индустрии
• 2.1. Общая характеристика  компании ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД»
• 2.2. Описание проекта«Выставка «Сварка»»
• 2.3. Обоснование целесообразности проведения проекта «Выставка «Сварка»
• 2.4. Управление проектом «Выставка «Сварка» в контексте девяти областей знаний
• Глава 3. Анализ эффективности управления проектом «Выставка «Сварка».
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время все чаще звучит такие слова, как «управление проектом», «руководитель проекта», «проектный менеджмент» и так далее. Так же в нашей стране относительно недавно начала свое развитие event индустрия. Соответственно управление проектами в данной сфере только развивается. Это не значит, что раньше компании не проводили таких проектов, конечно же такое понятие существовало, только раньше не существовало системных подходов к решению таких задач и все происходило по логической цепочке без строго соблюдения всех этапов управления.

В рамках данной выпускной квалификационной работы будет рассмотрено управление проектом в сфере event индустрии, на примере реализованного проекта по участию компании в выставке.

В связи с этим цель данной работы – это рассмотреть особенности event индустрии и возможности применения на практике методологии управления проектами при реализации рассматриваемого проекта.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

• Ознакомиться с теоретическими основами управления проектом;
• Дать определение event индустрии, определить его особенности;
• Рассмотреть особенности управления проектом в event индустрии;
• Ознакомление с компанией, в который будет проводиться проект;
• Рассмотреть особенности проведения данного проекта (его цели, сроки, специфику);
• Рассмотреть практическое выполнение управления проектом;
• Оценить эффективность управления проектом на стадии его завершения;
• Определить эффективность проведения проекта по прошествии полу года.

За объект исследования будет принят проект в сфере event индустрии по участию в компании в выставке.

Предмет исследования – методика управления проектом event индустрии, в особенности при участии в выставочной деятельности.

При выполнении данной работы были рассмотрены различные методологии управления проектом и их применение на практике, была проведена оценка завершенного проекта.

Данное исследование направлено на возможность понять и рассмотреть сферу event индустрии, применение в данной сфере методологии управления проектом, а так же выявить факторы, влияющие на эффективность реализации проекта в сфере event индустрии, в особенности при проведении выставочного проекта.

Практическая и теоретическая значимость работы заключается в том, что данная сфера еще не до конца изучена в нашей стране, так как event менеджмент только развивается и уже сейчас необходимо понимать его особенности. Для организации, проводящей рассматриваемый проект, данная работа в первую очередь послужит для возможности оценить значимость реализованного проекта, а так же на сколько эффективно было осуществлено управление им (выставочный проект).

Выпускная квалификационная работа поделена на 5 частей: введение, теоретическая глава; практическая глава; глава, посвященная оценке эффективности реализованного проекта; заключение; список использованной литературы; приложения.

Глава 1. Теоретические основы управления проектом в event менеджменте

1.1. Теоретические основы управления проектом

Для успешного управления проектом и выполнения поставленных целей необходимо знать все особенности управления проектом. Важно понимать, что такое управление проектом, этапы управления проектом. Основываясь на материалах из свода знаний по управлению проектами (Project Management Body of Knowledge, PMBoK),[28] управление проектом – это область деятельности, во время которой происходит определение и достижение четких целей проекта при соблюдении баланса между объёмом выполняемых работ, временем, качеством, рисками и ресурсами. За ресурсы проекта принимаются деньги, труд, материалы, человеческие ресурсы и др.Стоит так же принять во внимание, что управление проектом — это использование знаний, навыков, инструментов и методов к работам, осуществляемым во время проведения проекта для удовлетворения требований и выполнения целей, которые предъявляются к проекту [14]. Данное использование знаний требует результативного управления процессами управления проектом. С помощью данных процессов происходит результативное проведение проекта в течение всего его жизненного цикла[28]. Процессы управления проектом принято разделять на 5 групп:

• Процессы инициации проекта – это определение нового проекта или новой фазы существующего проекта (начало проекта, фазы проекта).
• Процессы планирования проектаозначают – установление содержания работ, уточнения целей и определения направления действий, требуемых для достижения целей проекта.
• Процессы исполнения проекта включают в себя — выполнение работ, указанных в плане управления проектом, по факту это реализация проекта.
• Процессы мониторинга и контроля проекта – это процессы отслеживания, анализа и регулирования исполнения проекта.
• Процессы закрытия проекта – это процессы завершение всех операций в рамках всех групп процессов проекта, а так же подведение итогов проекта.

Ниже рассмотрим, какое управление осуществляется при проведении проекта при использовании PMBoK [28]:

• Управление интеграцией проекта, во время данного управления осуществляется:разработка устава проекта, разработка плана управления проектом, непосредственное управление самим проектом, контроль проведения проекта и закрытие проекта;
• Управление содержанием проекта подразумевает: планирование управления содержанием, осуществление сбора требований, определение содержания проекта, создание ИСР, подтверждение содержания, а так же контроль содержания;
• Управление сроками проекта необходимо для осуществления: планирования управления расписанием, определения операций проекта, определения последовательности операций, оценки ресурсов, используемых во время операций проекта, оценки длительности операций, разработки расписания, контроля расписания;
• Управление стоимостью проекта, данное управление включает в себя: планирование управления стоимостью, оценку стоимости, определение бюджета, контроль стоимости;
• Управление качеством проекта — это планирование управлением качества, обеспечения качества и контроль качества;
• Управление человеческими ресурсами заключается в планировании управлением человеческими ресурсами, в наборе команды проекта, в развитие команды проекта, в управление командой проекта;
• Управление коммуникациями проекта осуществляется с помощью -планирования управлением коммуникациями, управления коммуникациями и контролем коммуникациями;
• Управление рисками проекта заключается в планирование управления рисками, идентификации рисков, качественном анализе рисков, количественном анализе рисков, в планирование реагирования на риски, а так же в осуществлении контроля за рисками;
• Управление закупками проекта – это планирование управления закупками, проведение закупок, контроль закупок, закрытие закупок;
• Управление заинтересованными сторонами проекта заключается в определение заинтересованных сторон, планирование управлением заинтересованными сторонами, управление вовлечением заинтересованных сторон, в контроле вовлечения заинтересованных сторон в проект.

1.2.Event индустрия

Так как рассматриваемый проект будет проводиться непосредственно в сфере event индустрии рассмотрим для начала, что же обозначает такое необычное слово, как «event».

Event (ивент) – в переводе с английского языка «event» означает «событие». В основном так принято называть любые мероприятия, которые происходятсцене, да и не только. Это может любое массовое мероприятие[37].

Event индустрия – это целая индустрия по планированию, организации, проведению, анализу мероприятий, событий, шоу как частного, общественного характера, так государственного и международного масштаба. В мире даже существуют учебные заведения, которые предлагают обучающие программы, связанные с ивентом [52].

Event менеджмент — это комплекс мероприятий, осуществляемых для создания массовых и корпоративных событий. При этервые призваны оказывать мощную поддержку рекламным компаниям, а вторые направляются на укрепление духа внутри корпораций [42]. Event менеджмент так же принято называть «событийным». Основная задача event менеджмента заключается в организации мероприятия, как масштабного события, которое будут еще долго помнить и по его окончании, а так же каждое такое событие преследует свои цели и задачи [48].

Проводимые мероприятия в данной сфере включают корпоративные, частные и некоммерческие праздники, выставки, торговые ярмарки и PR-акции, в основном такие мероприятия являются запланированными маркетинговыми ходами.

Человека, который занимается ивентом, называют ивентором. Ивентор (event менеджер) – это маркетинговый специалист по организации, проведению, планированию event проекта. Ивентор — это специалист по управлению впечатлениями. Обладает комплексными знаниями в таких областях, как: менеджмент, маркетинг, финансовый, юридический и риск менеджмент; логистика; бухгалтерия; делопроизводство.^[52] В задачи такого менеджера входит управление event проектом и полная ответственность перед заказчиком, контроль и реализация проекта с момента инициирования до момента его завершения. Event проект – это событие, описанное в виде замысла, представленное в виде плана, с обоснованием и экономическими расчетами и реализованное в форме мероприятия, служащего целям маркетинга [32].

В своей работе я рассматриваю, проведенный мною event проект по участию в выставочной деятельности, соответственно моя роль в данном проекте, это роль event менеджера (ивентора). Соответственно стоит более подробно рассмотреть и понять, что представляет из себя данный проект, а так же выставочная деятельность в целом, его особенности и специфику.

1.3. Выставка, выставочная деятельность и её специфика

Чтобы понять, что такое выставочная деятельность и её специфика рассмотрим вначале, что такое выставка и почему возникает необходимость её проведения.

Выставка — это публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни [47]. Выставка может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Выставка является одной из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время [40].

Любая компания, которая принимает участие в выставке, может получить с её помощью:

• Общение с потенциальными покупателями;
• Изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
• Формирование позитивного имиджа своей компании;
• Получение заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Принимая участие в выставочных мероприятиях, организация-участник получает возможность не только изучить рынок сбыта, и показать себя с наиболее выгодной позиции, но и возможность по завершении выставки оценить и улучшить качество товаров и услуг, а так же заняться более активной рекламой.

Различают выставки: местные, национальные, международные и др. По направленности: специализированные, обобщающие. Так же бывают выставки постоянные и периодические.

Выставочная деятельность – это особый процесс подготовки, организации и проведения маркетинговых мероприятий, на которых участники представляют всеобщему вниманию товары и услуги своего производства. Эти мероприятия называются выставками [39].

Выставочная деятельность – важнейший инструмент, который позволяет компаниям продвигать свою продукцию на рынке, поддерживать деловое общение с партнерами, быть в курсе новейших тенденций в своей профессиональной деятельности[44].

Специфика выставочной деятельности заключается в том, что она состоит из нескольких составляющих элементов, отражающих её порядок и поэтапность. Поэтапность выставочного проекта заключается в его организационном плане, он делится на 3 этапа:

1. Подготовка;
2. Участие;
3. Подведение итогов проведенной работы.

Каждый из них включает в себя определенные организационные мероприятия и создание документации

Так же необходимо помнить, что существует несколько сторон, участвующих в данной деятельности. Это организаторы выставки, участники-экспоненты и арендодатели выставочной площадки. Выставочная площадь — то площадь, сданная в аренду Участнику на время выставки [9].

В обязанности организаторов входит подготовка площадки, предоставление участникам комфортное размещение. В обязанности организаторов входит:

• Мониторинг актуальных проблем той или иной сферы;
• Выбор темы выставки;
• Обозначить основные тематические разделы будущей выставки;
• Приглашение и размещает участников;
• Привлечение посетителей;
• Проведение выставочных мероприятий [5].

Если рассматривать участие в выставочном мероприятии непосредственно со стороны участника, то давайте рассмотрим, кто такой участник-экспонент, его цели, задачи, обязанности при участие в выставочной деятельности.

Участник-экспонент выставки – физическое или юридическое лицо что-нибудь экспонирующие.^[49] Экспонировать – означает выставлять что-то напоказ для широкой публики. Экспоненты – это те люди, которые подали заявку и осуществили участие в выставочной деятельности.^[33]

В задачи участника выставки входят:

• Выбор интересующего направления;
• Поиск важной для своего направления выставки (своей аудитории, потребителей);
• Подача заявки на участие и подписание всех необходимых документов;
• Подготовка информационных материалов и выставочных образцов;
• Привлечение посетителей;
• Умение грамотно провести участие, суметь заинтересовать потребителя;
• Подведение итогов мероприятия, его успешность. ^[36]

1.4. Особенности управления проектом в event индустрии

Особенности проектов, проводимых в сфере event индустрии, заключаются в то, что это событийное мероприятие, проводимое с целью повышения узнаваемости, привлечения и удержания, как старых, так и новых клиентов. У таких проектов существует несколько целей и задач. Их можно делить на то, что необходимо получить непосредственно по завершению проводимого проекта, и на то, что должно получиться в перспективе (через какое-то время после завершения проекта). ^[19]

Так же стоит отметить, что у таких проектов чаще всего строго ограничены сроки проведения. Крупные выставочные мероприятия проходят в определенных числах и чаще всего ограничены во времени. Исходя из этого, участнику необходимо как можно раньше принять решение о своем участие в мероприятие, если это крупная выставка, включающая в себя не единичного участника, а множество экспонентов. Так как выставочное мероприятие имеет строгие сроки начала и окончания. Из чего следует, что проект по участию может начаться в любое время (по усмотрению руководства организации экспонента), но иметь строгие сроки окончания.

Во время проведения выставочного мероприятия так же стоит учитывать, что количество участников ограничено, поэтому в процессе инициации проекта стоит рассматривать такой риск, как отказ в участии в связи с отсутствием свободных выставочных площадок.

При проработке и непосредственно подготовке к участию стоит учитывать направленность выставки, его специфику. Так как не во всех проводимых мероприятиях можно найти свою категорию потребителей.^[43] Соответственно стоит очень внимательно ознакомиться со спецификой проводимой выставки перед принятием решения о целесообразности участия.

Как было замечено ранее не малый фактор в данных проектах имеет ограничение по срокам. Стоит грамотно рассчитывать время при подготовке документации на участие и выставочных материалов (брошюры, образцы). Так же, если компания предоставляет на своем стенде оборудование, образцы, то стоит со вниманием относиться к логистике и сертификатам на выставляемое оборудование. Логистика заключается в поставке и размещении образцов на стенде и последующий увоз по окончанию выставки. Все должно быть согласовано не только с логистической компанией, но и с организацией выставки (документы на ввоз, вывоз). Так же все предоставляемые материалы должны иметь при себе сертификаты пожарной безопасности, перечисленные в документации на участие.

Не стоит забывать и про значимость исследований, проведенных на выставке. Полученные данные во время мероприятия дадут возможность получить необходимый объем информации для того, чтобы более точно понять ситуацию, которая происходит на рынке, выявить новые тенденции в развитии, обратить внимание на исследование перспективных сегментов.

Каждый выставочный проект предусматривает использование разных техник исследований, хотя для получения точных данных изменений в динамике нужно использовать единую методику на протяжении нескольких лет.^[38]

Статистические данные будут служить полезным инструментом, позволяющим создать полную картинку по завершении проекта и его качество проведения.

Выводы к 1 главе

В завершение 1 главы, хотелось бы отметить, что успешное управление проектом в сфере event индустрии зависит не только от знания, как управлять проектом, но и умение применять свои знания на практике. Необходимо уметь разделять управление проектом по процессам: инициации, планирования, исполнения, контроля и завершения.

Но кроме этого стоит помнить, что так же немаловажную роль играет умение правильно понять какой проект проводить, как им управлять. Все это основывается на знание специфики проводимого проекта, его особенностей, ключевых моментах.

Управление проектом в event индустрии прежде всего заключается в его уникальности, массовости, жестких сроках окончания, специфики проводимого мероприятия, а так же в методах его исследования.

Глава 2. Практические аспекты управление проектами в event индустрии

2.1. Общая характеристика  компании ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД»

Управление event проектом осуществлялось в московской компании ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД». Полное название организации – Общество с ограниченной ответственностью «ЭНЕРГОАВАНГАРД».

Данная компания занимается комплексным оснащением предприятий современным оборудованием в различных отраслях. Клиентами компании являются промышленные предприятия энергетики, металлургии, машиностроения, микроэлектроники, образовательные научные центры, лаборатории, научно — исследовательские институты (научные центры). Комплексное оснащение предприятий так же включает в себя не только поставку высокотехнологического оборудования, но и осуществление проектирования коммуникаций и помещений, в которых будет размещаться данное оборудование, а также выполнение монтажных и пуско-наладочных работ.

ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД» зарекомендовала себя на рынке, как активно развивающаяся компания, которая успешно сотрудничает со многими предприятиями и организациями, находящимися как в Российской Федерации, так и странах СНГ.

Изначально и по сей день компания предоставляет своим клиентам широкий перечень продукции, который включает в себя различные виды оборудования, такого, как: оборудование для механических испытаний, установки по генерации технических газов, гидравлические прессы, вакуумные установки напыления, перчаточные боксы, оптические и электронные микроскопы, спектрометры, комплекс технологического и аналитического оборудования для производства микроэлектронных компонентов, а также иное технологически сложное оборудование. Впоследствии, компания успешно запустила новое направление, посвященное оборудованию электронно-лучевой сварки. Данное направление включает в себя производство, модернизацию и поставку данного оборудования.^[41]

Одной из сильных своих сторон компания считает активное участие в международных выставках и конференциях. В среднем организация проводит около 2-3 проектов в год посвященных event индустрии в частности выставочной деятельности. Данные проекты необходимы компании для поддержания конкурентоспособности, узнаваемости и для взаимодействия со своими партнерами, покупателями и поставщиками. Среди таких проектов – это участи в таких выставках, как:

• Международная специализированная выставка Композит-Экспо;
• Международная выставка сварочных материалов, оборудования и технологий Weldex;
• Выставка оборудования и материалов полупроводниковой отрасли;
• Международная выставка технологий, оборудования и материалов для производства изделий электронной и электротехнической промышленности «ЭлектронТехЭкспо»;
• Международная специализированная выставка пластмасс и каучуков ИНТЕРПЛАСТИКА;
• Ежегодная выставка Aerospace Testing & Industrial Control;
• Международная выставка испытательного и контрольно-измерительного оборудования;
• Международная специализированная выставка «Энергетика. Экология. Энергосбережение. Электро»;
• Участие в техническом семинаре по ионообменным катализаторам LEWATIT;
• Участие введущим форуме индустрии микроэлектроники и полупроводников в России «SEMICON Russia»;
• Международная выставка вакуумного оборудования «ВакуумТехЭкспо».^[41]

2.2. Описание проекта«Выставка «Сварка»»

В начале августа 2016 года руководством компании было принято решение приять участие в 16-ой Международной выставке сварочных материалов, оборудования и технологий Weldex, которая состоится с 11 по 14 октября в Москве, в КВЦ «Сокольники», павильоны 4, 4.1.

Weldex РОССВАРКА — Самая крупная в России международная выставка сварочных материалов, оборудования и технологий, резки металла, выставка металлообработки и сварки Weldex 2016.

На выставке будут представлены российские и зарубежные производители и поставщики продукции сварочного назначения:

• Оборудование и материалы для сварки
• Оборудование для резки металла
• Оборудование и материалы для нанесения защитных и упрочняющих покрытий
• Оборудование для контроля качества сварных соединений
• Инструменты и приспособления для сварочных работ
• Средства индивидуальной и коллективной защиты при проведении сварочных работ
• Оборудование для обработки кромок.

Среди посетителей данной выставки — специалисты предприятий машиностроительной, судостроительной, нефтегазовой, энергетической промышленности, металлургии, автомобилестроения, авиастроения и других отраслей, заинтересованные в приобретении продукции сварочного назначения.^[34]

2.3. Обоснование целесообразности проведения проекта «Выставка «Сварка»

В данный момент в мире происходит экономический кризис, продажи иностранного оборудования осложнены из-за санкций, как внешних, так и внутри страны. Но, как известно, развитие и производство не стоит на месте и спрос в высокотехнологическом оборудовании есть всегда.

ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД» кроме продаж иностранного оборудования приступила к производству и продаже нового оборудования – электронно-лучевой сварки – технологически сложного оборудования, потребность в котором в данный момент возросла.Данное направление способствует политике импортозамещения, которая активно сейчас развивается в нашей стране.

Соответственно на данной выставке компания собирается представлять высокотехнологическое оборудование, соответствующие тематике выставки – установки электронно-лучевой сварки (ЭЛС). Данные установки используются в машиностроении, самолето- вертолето- строении, микроэлектронике. ЭЛС – сварка происходит в вакууме посредством заряженного пучка электронов.

Соответственно актуальность проведения event проекта «Выставка «Сварка» для компании заключается в возможности презентовать на выставке новое направление своей деятельности. Так же в 2016 году компанией был проведен проект по ребрендингу и изменению логотипа и фирменных цветов, что так же испытывает необходимость в массовом продвижении, которое можно осуществить принимая непосредственное участие в выставочной деятельности.

Выставочная деятельность необходима компании для общения с уже состоявшимися партнерами и клиентами, а так же для привлечения новых клиентов, налаживания партнерских связей, повышения рейтинга компании, представления с более выгодной позиции, ведь, по сути, участие в выставке – это своеобразный пиар, необходимый для упрочнения своих позиций на рынке. Так же выставка необходима компании для повышения уровня доверия к компании, лояльности к ней потребителя.

При решении о проведении данного проекта были поставлены цели и задачи. Как было отмечено ранее, необходимо повысить узнаваемость бренда, в связи с проведением обновления бренда, а так же необходимо повысить степень лояльности к бренду, степень конкурентоспособности, уровень продаж и осуществить продвижение на рынок нового продукта. Это все цели относятся непосредственно к самому проекту и имеют продолжительную по времени оценку эффективности, как и любой проект, проводимый в сфере маркетинга, для оценки которого необходимо получить статистические данные, собранные за определенный период времени. Но так же стоит учитывать, что есть и результаты, которые существуют непосредственно на момент завершения именно выставки, самого event проекта. Это те цели и задачи, которые можно оценить на момент закрытия проекта. Это эффективность управления проектом, его стоимостью, сроками, заинтересованными сторонами и т.д. Соответственно в первую очередь после закрытия выставки будет анализироваться то¸ как прошел проект по всем стадиям его управления. Все полученные данные будут сравниваться с теми задачами, которые были поставлены в момент инициации проекта – желаемые результаты проекта.

Желаемые результаты проведения данного проекта заключаются в: проведении проекта в срок, изменении позиционирования бренда на рынке, повышение узнаваемости, повышении продаж, заключение договоров, привлечение новых клиентов.

Подведем итоги целесообразности проведения проекта. Event проект пройдет в компании ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД», которая занимается продажами иностранного оборудования на Российский рынок. Относительно недавно данная компания провела кампанию по ребрендингу и запустила своё производство нового высокотехнологического оборудования электронно-лучевой сварки. Соответственно потребность в проведении маркетинговых мероприятиях возросла. В связи с этим руководством компании было принято решение провести проект по участию в выставочной деятельности.

Данные проект пройдет в сфере event индустрии. Для его реализации необходимо будет использовать инструменты проектного менеджмента. У данного проекта есть ограниченность по срокам, ресурсам и он направлен на определенный результат, то есть имеет свои цели и задачи, как долгосрочные, так и непосредственно по завершению.

2.4. Управление проектом «Выставка «Сварка» в контексте девяти областей знаний

В данном разделе будет рассмотрено управление проектом в контексте девяти областей знаний по PMBOK на практике. А так же выводы по эффективности их использования. Во время управления проектом использовалось программа Microsoft project 2010. В работе будут приведены материалы из данной программы.

Управление интеграцией проекта.

Компания ООО «ЭНЕРГОАВАНГАРД» 1 августа 2016 года приняла решение о своем участии в 16-ой Международной выставке сварочных материалов, оборудования и технологий Weldex, которая состоится с 11 по 14 октября в Москве, в КВЦ «Сокольники», павильоны 4, 4.1. Решение было принято после анализа внешней маркетинговой среды и анализа возможных инструментов для стимулирования продаж. Ниже рассмотрим причины, так же повлиявшие на принятие данного решения.

1)      Это крупнейшая выставка сварочного оборудования;

2)      Огромное количество посетителей со всей страны, состоящих из руководящего состава организаций;

3)      Потребность в продвижении продукции;

4)      Освоение нового направления – электронно-лучевой сварки;

5)      Проведенные ранее ребрендинг;

6)      Высокая конкуренция;

7)      Участие в данной выставке показывает, что компания находится среди ведущих поставщиков и производителей.

Основные задачи проекта:

• Выполнение проекта в сроки (подготовка всей необходимой документации и рекламных материалов к дню начала выставки);
• Грамотное использование ресурсов;
• Успешное участие в выставке, умение заинтересовать потребителей;
• Приобретение новых клиентов;
• Повышение узнаваемости;
• Повышения уровня лояльности и доверия, как к компании, так и к продукту;
• Подведение итогов, проведенного мероприятия, его успешность.

Для начала составим информационную карту проекта. (Таблица 1.)

Таблица 1 — Информационная карта проекта

 

Структура проекта:

1. Документация;
2. Подготовка и печать рекламной продукции;
3. Транспортировка;
4. Подведение итогов.

Во время осуществления данного этапа происходило непосредственное управление самим проектом и осуществлялся контроль проведения проекта, а так же закрытие проекта.

Вывод.

Работа по проекту должна начаться не позднее 1 августа 2015 года. Продолжительность проекта не должна превышать 3 месяца. Сроки выполнения проекта не могут быть пересмотрены, так как даты проведения выставки не могут быть изменены. Объём денежных средств, который компания готова выделить на реализацию данного проекта, составляет 1 725 000 руб.

Разработка и  проведение проекта будет реализована менеджерами и дизайнерами компании, будут использованы услуги типографии и транспортной компании. Так же кроме человеческих ресурсов будут задействованы информационные ресурсы.

Проект будет завершен тогда, когда завершится выставка и будут подведены итоги успешности проведенного мероприятия.

Управление содержанием проекта.

В данном разделе происходит определение общих требований к содержанию, проводимого проекта, его цели и задачи, необходимые к выполнению, для успешности реализации проекта. А так же планирование управления содержанием и контроль. Для начала произведем составление иерархической структуры работ (Рисунок 1.).

Рисунок 1. Иерархическая структура работ проекта

 

Нужно подготовить в строго определенные сроки необходимую документацию для участия (Таблица 2.). За предоставление данной документации в срок отвечает младший менеджер

Таблица 2 — Документация, необходимая для участия

 

Таблица 3 — Таблица из формы в каталог (описание компании)

 

Таблица 4 — Таблица из формы на ввоз/вывоз экспонатов

 

Необходимо подготовить рекламные материалы для возможности их отправки в типографию и последующей печати. За выполнение данной задачи ответственны дизайнеры. К оформлению печатной продукции предъявлялись определенные требования (Таблица 5.).

Таблица 5 — Требования к брошюрам

* Брошюры будут напечатаны на скобе, бумага 250*200г, глянец, меловка. (Рисунок 2.)

Рисунок 2. Виды брошюр

Для возможности получения и оформления стенда на выставке было создано техническое задание на разработку стенда, сроки подачи Технического задания до 02.09.2016. (Таблица 6., Приложение 2.). Не стоит забывать, что одно из предъявленных требований к стенду, это то, что  он должен выделяться и запоминаться.^[20]

Таблица 6 — Техническое задание на разработку стенда

Во время проведения проекта руководитель проекта согласовал с застройщиком следующий план стенда, после подачи технического задания застройщику (Приложение 3.).

На момент проведения непосредственно самого участия выставки, требования к оформлению стенда были соблюдены, что соответственно устроило заказчика. (Рисунок 3.)

Рисунок 3. – Фотография готового стенда в момент проведения выставки

Вывод.

Содержание проекта включает в себя все требования и материалы, используемые в проекте от начала и по завершению проекта, и контроль их выполнения на всех стадиях, а так же иерархическую структуру работ. Все требования необходимо выполнить и проконтролировать в строго определенные сроки.

Управление сроками проекта.

Управление сроками проекта было исследовано и проведено с использованием программы Microsoft project 2010. С помощью данной программы было составлено расписание проекта, рассчитан его критический путь.

Проект длится с 10 августа 2016 по 02 ноября 2016 года.

Проект разделен на 5 стадии:

1. «Аренда стенда» – включает в себя заключения договора с выставочным центром об участии, выбор площади, места, ознакомление с правилами, аренда стенда, его оплату, а так же составление всей необходимой документации. Данный период имеет продолжительность с 18 августа по 29 августа 2016 года
2. Стадия «Оформление и организация» — включает в себя всё, связанное с оформлением стенда, подготовкой брошюр к печати, поиск и заключение договоров с типографией, корректировка шаблонов. Данная стадия имеет продолжительность с 29 августа по 07 октября 2016 года.
3. «Транспортировка» — так же является одной из основных стадий проекта. На данном этапе заключаются договора с логистической компанией, определение и габариты груза, ввоз и вывоз экспонатов с выставочного стенда. Данный период начинается с 29 августа и завершается 2 ноября 2016 года
4. «Проведение» — это непосредственно те дни когда происходит выставка и её даты не изменяются и являются реперными точками проекта. Это числа с 10 по 14 октября 2016 года.
5. «Завершение проекта» — данная стадия является завершающей, во время нее идет подведение итогов, анализ эффективности проведения проекта и обмен закрывающими документами. После этого проект считается завершенным. Длится данная стадия с 17 октября по 02 ноября 2016 года.

Но не стоит забывать о том, что любой проект всферeeventиндустрии стоит оценивать так же и по прошествии определенного времени после завершения самого проекта.

Ниже приведена таблица расписания проекта  (Рисунок 4. а, б) с учетом того, что проект начался 10 августа 2016, выставка пройдет с 10 октября по 14 октября, по требованиям проект не должен продолжаться дольше 3 месяцев.

Рисунок 4(а). Расписание проекта

Рисунок 4(б).  Расписание проекта

В ходе проекта были замечены некоторые отклонения от плана, на приведенном ниже графике можно это увидеть. График также составлен с помощью программы Microsoft Project 2010 (Рисунок 5.).

Рисунок 5.  Отклонение длительности проведения

Вывод

Управление сроками проекта проведено эффективно. Сроки не нарушены. Проект завершен вовремя. Реперные точки – проведение выставки – соблюдены.

---

Страницы: 1 2