Оглавление
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты исследования управления внутренней средой проекта
1.1. Управление проектами: понятие и характеристики
1.2. Основы управления внешней и внутренней средой проекта
1.3. Методы управления внутренней средой проекта
Глава 2. Анализ управления внутренней средой на примере компании ООО «Безопасные Мобильные Системы»
2.1. Организационно- экономическая характеристика организации ООО «Безопасные Мобильные Системы»
2.2. Исследование характеристик внутренней среды системы управления компанией ООО «Безопасные Мобильные Системы»
2.3. Анализ процессов управления внутренней средой проекта ООО «Безопасные Мобильные Системы»
Находим средневзвешенные оценки:
Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствования внутренней среды проекта ООО «Безопасные Мобильные Системы»
3.1. Общая характеристика проекта ООО «Безопасные Мобильные Системы»
3.2. Оценка эффективности реализации проекта
3.3. Рекомендации по совершенствованию управления внутренней средой проекта
Заключение
Список литературы
Введение
В современном мире любой проект функционирует в определенном окружении, включающей как внутренние, так и внешние факторы среды.
Актуальность темы исследования проявляется в том, что на сегодня, посредством разработки и внедрения проектов многие коммерческие структуры могут увеличить свою прибыль, улучшить процесс создания концепции продукта, его разработки и внедрения на рынок.
Ключевым фактором успешной реализации проекта является наличие четкого заранее определенного плана минимизации рисков и отклонений от него. Посредством управления внутренней средой проекта возможно достижение намеченных планов и целей.
В условиях ускорения научно-технического прогресса и необходимости в быстром современном информационном потоке контролировать процессы, ресурсы и время важно создавать системы управления внутренней средой проектав организации
Целью данной работы является исследование процессов управления внутренней средой проекта.
Поставленная цель конкретизируется рядом задач:
- рассмотреть теоретические аспекты исследования управления внутренней средой проекта;
- провести анализ управления внутренней средой на примере компании ООО «Безопасные Мобильные Системы»;
- разработать мероприятия по совершенствования внутренней среды проекта ООО «Безопасные Мобильные Системы».
В качестве объекта исследования в работе выступает компания ООО «Безопасные Мобильные Системы».
В качестве предмета исследования в работе выступает совокупность финансово — экономических отношений по вопросам исследования управления внутренней средой проекта.
В процессе исследования применялись методы: анализ стандартов, методы проектного управления, сетевое и календарное планирование.
Теоретическая и практическая значимость исследования заключается в актуальности систематизации разрозненной информации об управлении внутренней средой проекта на материалах конкретной компании.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
Во введении представлена актуальность работы, цель, задачи, объект и предмет исследования. Первая глава посвящена исследованию теоретических аспекты исследования управления внутренней средой проекта. Во второй главе проведен анализ управления внутренней средой на примере компании ООО «Безопасные Мобильные Системы». В третьей главе представлена разработка мероприятий по совершенствования внутренней среды проекта ООО «Безопасные Мобильные Системы». В заключении сделаны общие выводы по работе.
Глава 1. Теоретические аспекты исследования управления внутренней средой проекта
1.1. Управление проектами: понятие и характеристики
Понятие проект объединяет в себе различные виды деятельности, которые характеризуются рядом признаков. Среди таких признаков самыми значимыми являются [9, c.84]:
- направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;
- скоординированное выполнение различных взаимосвязанных действий;
- ограниченность во времени, наличие даты начала и окончания;
- ограниченные ресурсы (трудовые, материальные, финансовые).
Как система проект может существовать столько времени, сколько потребуется для достижения конечного результата. Концепция проекта не противоречит концепции самой компании, а даже совместима с ней. Более того, проект часто лежит в основе существования самой фирмы.
В литературе можно встретить множество определений термина «проект» [12]:
- общее представление проекта: что- то, что планируется или задумывается его создателем;
- системный подход: проект- это процесс перехода из исходного состояния в конечное при наличии ряда ограничений и существовании определенных механизмов (рисунок 1);
- Кодекс знаний об управлении проектом: проект- это определенная задача с исходными данными и требуемыми результатами (задачами и целями), обуславливающими способ ее решения. Проект состоит из замысла, средства реализации, получаемых результатов (рисунок 2)
Рисунок 2- Основные элементы проекта [22, c. 26]
Более наглядное определение проекта: целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание и модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых и трудовых ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.
Проект- это временное предприятие, которое предназначено для создания уникальных продуктов или услуг [23, c. 176].
«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и конец, то есть завершение по достижению поставленных целей.
«Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги отличаются от ранее существовавших. Уникальность продуктов и услуг обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта [28, c. 65].
Управление проектами – это специализированная дисциплина, которая объединяет в себя специальные и надпрофессиональные знания. Специальные знания относятся к области проектов.
Управление проектами позволяет осуществить следующие действия, отраженные на рисунке 3.
Рисунок 3- Действия, на которые направлено управление проектами [34, c. 76]
Управление проектами – это методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально- технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники, технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу, объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта [42, c. 388].
Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников. Для этого следует найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта [46, c. 18].
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний, процессы управления.
Основные функции проектного управления отражены на рисунке 4.
Функции управления проектами включают: планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, проверку, приемку, бухгалтерский учет и администрирование.
В России формируются условия широкого использования методологии управления проектами. Данный метод — эффективное средство управления в реальных российских условиях и, в то же время, проверенный инструмент реализации инвестиционных проектов необходимого качества, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.
Рисунок 4- Основные функции проектного управления [52, c. 51]
Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.
Основная структурная единица в процессе управления проектами – команда проекта. Это специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках самого проекта [25, c. 78].
Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментом зарождения идеи и моментом ликвидации, завершения. Укрупнено выделяют следующие фазы: прединвестиционную, инвестиционную, эксплуатационную.
Достижение целей проекта может быть осуществлено различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных [10, c. 16].
Методы управления проектами включают: сетевое планирование, календарное планирование, логистику, стандартное планирование, структурное планирование, ресурсное планирование.
Основные элементы процесса управления проектами отражены на рисунке 5.
Рисунок 5- Основные элементы процесса управления проектами [14, c. 88]
Управление проектами – это интегрированный процесс. Действия в одном направлении обычно влияют на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта: часто улучшение в одной области достигается за счет ухудшения в другой.
Проект состоит из процессов. Процесс представляет собой совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и делятся на две группы [19, c. 206]:
- процессы управления проектами: они касаются организации и описания работ проекта;
- процессы, ориентированные на продукт: они касаются специфики и производства продукта. Определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
Процессы управления проектами разбиваются на шесть групп, что отражены на рисунке 6.
Рисунок 6 – Процессы управления проектами [24, c 233]
Процессы управления проектами часто накладываются друг на друга. Они происходят с различной интенсивностью.
Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами: результат выполнения одного из них есть начало (исходная информация) для следующего процесса.
Следует отметить, что в современных условиях в нашей стране происходят масштабные изменения в экономике, управлении и укладе жизни. Эти изменения масштабны и беспреценденты. Такое многообразие процессов можно назвать совокупностью социальных, технических, организационных и экономических проектов. Если научиться управлять этими проектами, то ситуация в стране существенно улучшиться [27].
Подведем итоги. В мире уже давно признано, что управление проектами – особая область менеджмента, применение которой на предприятии дает ощутимые результаты эффективности. Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии. Для реализации различных функций управления проектами необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.
1.2. Основы управления внешней и внутренней средой проекта
Проекты реализуются внутри организаций, общества и государства, поэтому менеджер проекта должен всегда проводить анализ факторов внешней и внутренней среды, которые могут влиять на проект, как в положительном, так и в отрицательном направлении. Их следует всегда учитывать при планировании, организации и контроле реализации проекта.
Окружение проекта – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта [29, c.206].
На рисунке 7 схематично отражена среда проекта.
Рисунок 7- Среда (окружение) проекта [33, c. 115]
Внешняя среда проекта – это факторы, которые влияют на проект, они находятся вне компетенции руководителя проекта.
Фактором внешней среды может быть что угодно – от политической ситуации в стране до погоды на улице.
Управление внешней средой проекта часто сопряжено с очень большими сложностями или вовсе невозможно [37, c. 43]
Внешняя среда делится на ближнее и дальнее.
Дальнее окружение проекта – это внешняя среда самой компании, которая влияет на проект опосредованно путем влияния на саму компанию.
Основные факторы дальнего окружения отражены на рисунке 8.
Рисунок 8 — Факторы дальнего окружения внешней среды [36, c. 87]
Состав дальнего окружения проекта представлен на рисунке 9.
Рисунок 9 – Состав дальнего окружения внешней среды проекта [31, c. 177]
Повлиять на дальнее окружение невозможно. Его можно только проанализировать и учесть при планировании проекта путем установления допущений, ограничений и рисков.
Ближнее окружение проекта – это специфика самой компании, в которой осуществляется проект, которая влияет напрямую на фирму [38].
Факторы ближнего окружения отражены на рисунке 10.
Рисунок 10 – Факторы ближнего окружения внешней среды [41, c. 54]
Повлиять на ближнее окружение можно, хоть и сложно, но лучше на это сильно не рассчитывать (разве что у вас сверхмасштабный проект, критический для компании). Но в любом случае его нужно проанализировать и учесть при планировании проекта сопряженные с ним требования, ограничения, допущения и риски [45, c. 16].
PMBOK под организационными активами в первую очередь понимается именно внешнее ближнее окружение проекта.
Ближнее окружение проекта можно представить следующим образом, отраженным на рисунке 11.
Рисунок 11 – Состав ближнего окружения внешней среды проекта [49, c. 311]
Внутренняя среда проекта имеет для успешной его реализации первостепенное значение, так как именно эти факторы содействуют или наоборот мешают достижению главной цели проекта.
Внутренняя среда проекта – это факторы, которые влияют на проект, которые находятся в компетенции руководства фирмы.
Фактором внутренней среды проекта может быть что угодно от выбранного инструмента для совместной работы до организационной структуры проекта или количества денег, выделяемых из бюджета на реализацию проекта.
На рисунке 12 отражен состав внутренней среды проекта.
Рисунок 12 – Состав внутренней среды проекта [51, c. 177]
Управление внутренней средой проекта чаще всего входит в задачи руководителя и определяется в плане управления проектом. Идеальный вариант: руководитель может оказывать влияние на все факторы внутренней среды проекта.
Степень влияния различных фактов различна. В таблице 1 представлены экспертные оценки по степени влияния разных факторов на различные виды проектов.
Таблица 1
Экспертные оценки по степени влияния разных факторов на различные виды проектов [50, c. 73]
Примечание:
- 0 – нет влияния;
- 1 балл- малое влияние;
- 2 балла – среднее влияние;
- 3 балла- сильное влияние.
Из таблицы видно, что наибольшему влиянию внешнего окружения подвержены социальные и инвестиционные проекты, затем организационные, экономические, в меньшей степени – инновационные. Наибольшее влияние на проекты оказывают: экономика, законы и право, затем культура, что несколько неожиданно, и только после этого политика и общество. Наименьшее влияние на проекты оказывают природа, экология и инфраструктура.
Подведем итоги. В рамках данного параграфа были рассмотрены основы управления внешней и внутренней средой проекта.
1.3. Методы управления внутренней средой проекта
Метод управления – это механизм управления, который позволяет решать задачи и составляет методологию [43, c. 56].
Метод управления проектом – это методология деятельности, которая направлена на организацию персонала для получения положительного результата проекта посредством применения наиболее эффективного способа его реализации [30, c. 50].
Методы управления внутренней средой проектами позволяют (рисунок 13)
Рисунок 13 – Направленность методов управления внутренней средой проекта [44, c. 87]
В настоящее время накоплен приличный опыт применения различных методов управления внутренней средой проекта. Рассмотрим кратко каждый из этих методов.
- Методы определения целей проекта
Часто применяется метод дерева целей. Сущность метода заключается в структуризации проекта, то есть его декомпозиции на отдельные структурные элементы и построении иерархической структурной модели проекта, необходимой и достаточной по составу для планирования и контроля работ на разных уровнях управления [18, c. 29].
Структурная модель проекта и коды ее структурных элементов служат информационной основой для формирования всей документации проекта на протяжении его жизненного цикла, для организации управления проектом и его информационной поддержки.
- Методы сетевого планирования и управления
Такие метода являются основными в цепи методов управления внутренней средой проекта. С помощью данных методов осуществляются следующие функции, отраженные на рисунке 14.
Рисунок 14 – Функции метода сетевого планирования [11, c.8]
Мониторинг проекта – это совокупность методов и процедур контроля за ходом выполнения работ по проекту. На основе графика работ и отчетов исполнителей осуществляется актуализация данных модели и новые расчеты плана части проекта, оставшейся еще не выполненной. При этом с помощью компьютерного обеспечения ведется учет выполненных объемов, определяются расход ресурсов и затрат, формируются данные для отчетов, анализируется состояние проекта, прогнозируется ход дальнейших работ.
- Методы планирования затрат
Данные методы связаны с процессами ценообразования и сметного дела.
Существуют два подхода к планированию затрат, отраженные на рисунке 15.
Рисунок 15 — Подходы к планированию затрат [5, c. 340]
Контроль затрат. Это часть мониторинга проекта, но в силу важности часто выделяется в самостоятельный метод, имеющий развитую информационную поддержку. Суть метода в том, что по ряду проектных показателей формируются наглядные графики, позволяющие вести непрерывный учет затрат и оценивать развитие проекта, соблюдение бюджета и эффективность фактических затрат.
- Методы управления риском
Совокупность методов позволяет оценить уровень риска на разных стадиях реализации проекта и разработать пути его снижения. Инструментарий включает вероятностный метод, альтернативные сетевые модели, имитационное моделирование, экспертные системы и т.д [6, c. 67].
- Методы управления качеством
С применением данных методов осуществляется планирование и контроль качества проекта. Возможно построение системы качества, которая функционирует как подсистема в рамках системы управления проектом в целом.
- Методы управления конфликтами
Данные методы позволяют спрогнозировать, оценить и предоствратить конфликты, которые могут возникать между участниками проекта на разных этапах его реализации.
- Методы управления изменениями
При реализации проекта могут вносится различные изменения в первоначальный план. Существуют специальные методы прогнозирования, оценки и защиты проекта от изменений, способы фиксации условий и изменений, внесения корректировок.
- Методы управления контрактами
Такие методы направлены на систематизацию процедур подготовки, согласования, оформления контрактов, контроль их исполнения.
9 Методы организации управления проектами
Это один из важнейших разделов УП. Он определяет правила построения рациональных организационных форм и структур, ориентированных на выполнение проектов. Устанавливает регламент и взаимоотношения между участниками проекта и командой проекта. Эти методы помогают сформулировать необходимый состав команды проекта, организовать его эффективную работу, обеспечить управление персоналом и наладить необходимые коммуникации между участниками проекта.
Одним из популярных методов управления внутренней средой проекта является метод структуризации. Он сводится к двум основным типам [7, c. 265]:
- метод сверху- вниз: определяются общие задачи, на основе которых осуществляется детализация уровней проекта;
- метод снизу- вверх: определяются частные задачи, затем происходит их обобщение.
Для структуризации внутренней среды проекта используют следующие модели (рисунок 16)
Рисунок 16 — Модели в рамках метода структуризации внутренней среды проекта [13, c. 422]
Следующим популярным методом управления внутренней средой проекта является сетевое планирование.
Сетевое планирование относится к классу методов управления проектами, обеспечивающих планирование, анализ сроков выполнения частей проекта. Оно позволяет увязать выполнение разных работ и процессов во времени, составить сетевой график, получив при этом прогноз общей продолжительности сроков реализации проекта.
Среди методов сетевого планирования выделяют (рисунок 17)
Рисунок 17 – Методы сетевого планирования проекта [17, c. 455]
Методы сетевого планирования могут широко и успешно применяются для оптимизации планирования и управления сложными разветвленными комплексами работ, которые требуют участия большого числа исполнителей и затрат ограниченных ресурсов [20, c. 144].
Следует отметить, что главной целью сетевого планирования является сокращение до минимума продолжительности проекта, таким образом, использование сетевых моделей обусловлено необходимостью грамотного управления крупными народнохозяйственными комплексами и проектами, научными исследованиями, конструкторской и технологической подготовкой производства, новых видов изделий, строительством и реконструкцией, капитальным ремонтом основных фондов и т.п.
Таким образом, в рамках данной главы были рассмотрены основные методы управления внутренней средой проекта.
Выводы по главе
В рамках первой главы работы были рассмотрены основные теоретические аспекты исследования управления внутренней средой проекта.
Было выявлено, что проект — это временное предприятие, которое предназначено для создания уникальных продуктов или услуг.
Управление проектами – это методология организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально- технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники, технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу, объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
Проекты реализуются внутри организаций, общества и государства, поэтому менеджер проекта должен всегда проводить анализ факторов внешней и внутренней среды, которые могут влиять на проект, как в положительном, так и в отрицательном направлении. Их следует всегда учитывать при планировании, организации и контроле реализации проекта.
Метод управления проектом – это методология деятельности, которая направлена на организацию персонала для получения положительного результата проекта посредством применения наиболее эффективного способа его реализации.