Содержание
Введение
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
1.1.Научные основы исследования документооборота в государственном управлении
1.2.Законодательно- нормативные основы организации д документационного обеспечения государственного управления
1.3.Организационная структура документооборота в государственном управлении
2.АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В КОМИТЕТЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ПО КОНСТИТУЦИОННОМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ И ГОСУДАРСТВЕННОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
2.1.Общая характеристика деятельности Комитета Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству
2.2. Организация системы документооборота в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству
2.3.Анализ эффективности существующей системы документооборота в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству
3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В КОМИТЕТЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ПО КОНСТИТУЦИОННОМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ И ГОСУДАРСТВЕННОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ….
3.1. Оптимизация системы управления делопроизводством в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству посредством изменения организации документооборота
3.2. Сокращение бумажной составляющей делопроизводства и переход к электронному документообороту
3.3.Модернизация системы автоматизации документооборота и делопроизводства
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Актуальность выбора темы исследования: актуальность выбранной для дипломного исследования темы заключается в том, что в настоящее время возникает необходимость в совершенствовании системы управления документооборотом в условиях стремительно увеличивающихся задач Комитета Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству, что подразумевает необходимость обеспечения своевременной и качественной обработки документов. Проблема построения функционирующей надлежащим образом системы документационного обеспечения управления в федеральных органах государственной власти стоит в настоящее время достаточно остро. Не последнюю роль в этом играет качество подготовки кадров, ответственных за делопроизводство. Нередко руководителями служб делопроизводства даже в федеральных органах государственной власти становятся люди плохо подготовленные, вследствие чего служба делопроизводства не функционирует должным образом, создавая дополнительные сложности при выполнении тем или иным органом государственной власти возложенных на него функций. Иногда, обучение сотрудников, отвечающих за делопроизводство, сводится к прохождению краткосрочных курсов что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство на первое место выходит решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Недостаточная теоретическая база ДОУ влечет за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.
Цель исследования: анализ системы управления документооборотом в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству.
Задачи:
1.Раскрыть сущность системы управления документооборотом на примере Комитета Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству.
2.Раскрыть нормативную базу системы управления документооборотом вцелом и в Комитете по конституционному законодательству и государственному строительству Государственной Думы.
3.Провести анализ системы управления документооборотом в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству, выявить ее достоинства и недостатки.
4.Разработать предложения по совершенствованию системы управления документооборотом в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству .
Предмет исследования:совершенствованиесистемы управления документооборотом в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству.
Объект исследования: Документооборот в комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству.
Методы исследования: системный, анализ документов, наблюдение.
Анализ источников и литературы: Фактической базой исследования послужили данные аппарата Комитета ГД по конституционному законодательству и государственному строительству, и информация, полученная автором при прохождении преддипломной практики в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству .
Теоретическую и методологическую основу исследования составили законодательные акты РФ, постановления Правительства РФ, по вопросам делопроизводства в организации и органах государственной власти, а также Инструкция об организации документооборота в ГД.
Основными источниками, раскрывающими теоретические основы документационного оборота явились работы Захаркиной О. И., Молотникова А.Е., Дёмина Ю.М : В данных источниках подробно рассмотрено понятие документооборот и делопроизводство, место документооборота в в структуре управления организацией, государственного управления вид.
Также был рассмотрен ряд федеральных законов, регулирующих документооборот в целом. Такими документами явились: федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Структура квалификационной работы. Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения ,списка использованных источников и литературы, приложений.
В первом разделе рассмотрены теоретические основы и современное состояние системы управления документооборотом в организации.
Во втором разделе приведены результаты проведенного анализа системы управления документооборотом в Комитете.
В третьем разделе рассмотрены направления совершенствования системы управления документооборотом в Комитете по конституционному законодательству и государственному строительству Государственной Думы Федерального Собрания.
Научная новизна исследования: заключается в определении основных направлений совершенствования системы управления документооборотом в Комитете по конституционному законодательству и государственному строительству Государственной Думы Федерального Собрания :оптимизация документооборота путем модернизации автоматизированной системы делопроизводства; внесение изменений в номенклатуру дел с целью оптимизации системы управления документооборотом.
Практическая значимость работы. В дипломной работе приведена разработанная автором оптимизированная система дел (номенклатура), входящих в систему документационного обеспечения деятельности Комитета Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству, а также рекомендации по модернизации Системы автоматизации документооборота и делопроизводства с целью совершенствования системы управления документооборотом. Автором разработаны основные направления совершенствования системы управления документооборотом в Комитете Государственной Думы по конституционному законодательству и государственному строительству, которые возможно применить в дальнейшей деятельности Комитета.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЕ
1.1. Научные основы исследования документооборота в государственном управлении.
Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Правильная организация документооборота способствует оперативному исполнению документов, пропорциональной загрузке подразделений и должностных лиц и оптимизации процесса управления в целом.
Документооборот в организации существует в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделений, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, службы делопроизводства, печатное бюро).
Понятие «документооборот» и «делопроизводство» часто считают синонимами. Они и связаны друг с другом, но не тождественны.
Делопроизводство охватывает процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив учреждения.
Между тем документооборот — это движение служебных документов в организации от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
То есть, документооборот выступает основной составляющей делопроизводства.
Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:
-разработка документа, включающая работу над его содержанием, оформление документа, утверждение документа. В том случае, когда документ не опубликован, права на него определяются правами доступа конкретного пользователя;
— стадия опубликованного документа может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным и на него остается только одно право-доступ на чтение. Иногда требуется осуществлять право на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
В зависимости от стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на :
- статистические архивы документов, которые обрабатывают только опубликованные документы
- динамические архивы, работающие как с опубликованными документами так и с теми, которые находятся в разработке
Современные системы электронного документооборот не только обеспечивают быстрый поиск необходимых пользователям документов, но и помогают им организовывать и совместно использовать информацию в сетевой среде единой корпоративной инфраструктуры. Базы данных могут быть территориально распределены, пользователь получает доступ как к локальным, так и удаленным. Помимо поиска по реквизитам, пользователь может осуществлять поиск по содержанию документов.Особенно важно, что такие системы создают удобную для пользователя структуру предоставления всей информации, хранящейся в сети.
Документооборот и организация управленческого процесса тесно связаны между собой и взаимозависимы. От четкости и оперативности движения, обработки документов и их передачи на исполнение зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. Недостаточно организованный документооборот вызывает в учреждении промедление с выполнением: на передачу документов из одного подразделения в другое тратится в несколько раз больше времени, чем на работу с ними. Неупорядоченность документооборота снижает эффективность труда управленческого аппарата.
Существующая в учреждении система управления в значительной степени предопределяет организацию документооборота. Например, если руководитель учреждения требует, чтобы все полученные документы сначала передавались ему на рассмотрение и только он назначает исполнителя, путь прохождения документов в учреждении будет многоступенчатым — сверху вниз. При условии четкого распределения функциональных обязанностей между руководителем, его заместителями, структурными подразделениями и сотрудниками значительная часть документов сразу поступает к заместителям руководителя, в структурные подразделения и непосредственным исполнителям, то есть путь документов значительно короче. Так же от общепринятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документов во время их согласования и подписания.
Таким образом, документооборот непосредственно связан с организацией управленческого процесса в учреждении и отражает присущую ей систему управления[2].
Постоянная рационализация документооборота учреждения способствует повышению эффективности работы управленческого аппарата, а формы и методы организации управленческой деятельности обусловливают четкость и оперативность документооборота.
Оптимизации документооборота можно достичь путем сокращения количества пунктов, через которые проходят документы, уменьшения количества операций по обработке документов, сокращения объема документооборота за счет применения бездокументарных связей (телефон, факс, электронная почта, личные переговоры).
Совершенствованию документооборота – это более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, сокращение внутренней переписки, оперативное управление, а также автоматизация делопроизводства.Важнейшей ступенью организации документооборота является использование современных баз делопроизводства, оснащение рабочих мест сотрудников современной оргтехникой.
Автоматизация документооборота увеличивает производительность труда — меньше времени тратится на обработку одного документа.
Теоретические разработки и многолетняя практика способствовали выработке определенных правил по организации документооборота, и они практически единые для системы государственных организаций, но в каждой они определены своим документом – инструкцией по делопроизводству. Главное требование — прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда.
Рациональная организация документооборота предусматривает:
– прямоточное движение документов (документы должны проходить кратчайшим путем, без повторных перемещений);
– сокращение пунктов, в которые должны поступать документы (например, во время согласования);
– однократность операций по обработке документов, отсутствие дублирования в работе с ними (это достигается централизацией, сосредоточением однотипных операций на одном участке);
– рациональное и удобное расположение в учреждении структурных подразделений и рабочих мест, оснащение рабочих мест, когда все необходимая оргтехника располагается на участке обработке документации.
Выполнение указанных требований возможно лишь при условии тщательно продуманной технологии обработки документов, последовательности выполняемых операций.
Должны быть разработаны схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.
Автоматизацию документооборота реализуют многими системами, каждая из которых претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразность систем чрезвычайно широка.
Документооборот – это полный цикл жизни всего числа документов в организации до передачи их в архив либо на уничтожение.
Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», значит «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». То есть, делопроизводство — это совокупность организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.
Функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием лишь официального документооборота. Системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, а и проектов документов.
В РФ в общегосударственном масштабе сложилась единая технология работы с управленческими документами, тгосударственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в иных странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если в других странах развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в РФ, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии делопроизводства в учреждениях.
В отличие от зарубежных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние и исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате исполнения решения, принятого по иному документу. Все это позволяет видеть путь каждого документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, и ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Важная особенность российской модели – это наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях вне зависимости от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчётных форм.
Традиционное делопроизводство предусматривает ведение большого количества журналов и картотек, которые необходимы в бумажном документообороту. И именно ведение этих картотек выступает первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карты с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеосюжетом). Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на огромном количестве документов в различных формах представления.
С другой стороны, применение компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводческих функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. В подразделениях сотрудники могут осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально отдаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Поскольку в российской модели потеря документов может состояться лишь через прямое нарушение инструкций делопроизводства.
Документооборот включает в себя несколько функций: прием, обработка, распределение, регистрация, передача, доставка, контроль выполнения.
Вся корреспонденция, поступающая в учреждения, принимается канцелярией.
Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии, учреждения либо другое, предназначенное для этого лицо, согласно распределению функциональных обязанностей.
В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться положением об организации и её структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов. Руководству в первую очередь передаются документы правительственных либо иных вышестоящих органов, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и требуют их решения. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению.
Результаты рассмотрения документов фиксируются в резолюции. При регистрации документа — на нём проставляются условные обозначения — регистрационные индексы и указывается дата и время поступления с последующей записью в регистрационных формах нужных сведений о документе.
Место регистрации документов закрепляется в инструкции по делопроизводству органа власти или государственного учреждения, к которому прилагают утвержденный руководителем данного органа перечень документов, не подлежащих регистрации. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и применения (распорядительные, плановые, отчётные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. п.), то есть, которые создаются и используются в учреждении, и те, которые поступают от иных организаций и частных лиц.
Каждый документ регистрируют в учреждении лишь один раз: входящие — в день поступления либо не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а создаваемые — в день подписания либо утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрацию документов производят в пределах групп в зависимости от наименования, вида, автора и содержания.
В процессе регистрации документам присваивают условные обозначения — регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах типа документов и дополняют индексами по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов и т. п.
Автоматизированную регистрацию документов производят централизованно в местах регистрации документов, которые оборудованы техническими средствами.
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: указанием исполнителя, его распиской в получении документа, ходом исполнения, приложениями и т. п. Порядок размещения реквизитов определяет учреждение.
При автоматизированной регистрации формируется база данных. Автоматизированные базы данных обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения. Поступающие документы фиксируют в «Журнале входящей корреспонденции».
Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов — основная задача контроля
К контролю за выполнением документов относятся следующие виды работ:
— постановка документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;
— проверка своевременного доведения документов до исполнителей;
— предварительные проверки и регулирование хода исполнения;
— учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов (поручений);
— информирование руководителя о ходе и итогах исполнения документов (поручений);
— сообщение о ходе и итогах исполнения документов на оперативных собраниях, заседаниях коллегиальных органов;
— снятие документов с контроля;
— формирование картотеки исполненных документов.
Задачей контроля за исполнением документов выступает обеспечение своевременного и качественного их выполнения.
Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено задание.
Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. В случае если документ выполняется несколькими работниками, ответственным за организацию выполнения выступает сотрудник, указанный в резолюции первым.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу делопроизводства, где в регистрационно-контрольную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих.
Внутренняя прием-передача документов осуществляется службой делопроизводства по внутренним реестрам с обязательным указанием факта приема-передачи документа или пакета документов. Реестры формируются в отдельное дело и хранятся в канцелярии или другом структурном подразделении, которое ответственно за процесс организации документооборота.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Необходимость размножения документов и количество копий определяет лицо, которое организует выполнение. При необходимости срочного решения по поводу документа, который поступил, допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, ответственных за поставленные в документе вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство.
Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопроса.
Рассматривая документ, руководитель подразделения выделяет документы срочного исполнения, которые передаются немедленно.
В случае необходимости размножения документа передается регистрационная карточка или используется другая форма его информирования.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание руководством учреждения или руководителями структурных подразделений, подготовку к отправке адресату.
Для оперативного решения вопросов без составления дополнительных документов исполнитель может вносить отметки на документе: дате поступления (если время между поступлением документа и его доставкой до исполнителя не совпадает), дату промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. п.), дате и результатах окончательного исполнения.
Если определен ответственный исполнитель, все остальные исполнители обязаны своевременно и качественно провести анализ информации и представить ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (это проекты документов, справки, сведения и другое).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Контроль за исполнением документов осуществляется на регистрационно-контрольных карточках. Во время взятия документа на контроль на левом поле первого листа проставляется штамп «Контроль» или буква «К», после чего документ передают исполнителю, а дополнительный экземпляр относится к контрольной картотеке. Документы, находящиеся на контроле, группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Данные о ходе исполнения документов, полученные по телефонному запросу или во время проведения проверки структурного подразделения — исполнителя, вносятся в графу «Контрольные отметки». При этом предыдущие записи не зачеркиваются.
В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тысяч документов в год периодически составляются и направляются в структурные подразделения-исполнителей перечни невыполненных в установленный срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контрольную службу.
При автоматизированной форме контроля поиски необходимой информации осуществляются по виду документа, дате, исполнителю, корреспондентом, сроку исполнения и содержанию.
Документы могут быть с указанием и без указания срока исполнения. Срок — в самом документе установлен актом законодательства. Например: письма-поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня — к указанному в них сроку или в течение 30 дней, телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения — до 2 дней. Документы без указания срока выполнения — должны выполняться не позднее, чем за 30 календарных дней. «Срочно» — 7 дней.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда поставленные в нём вопросы решены и корреспонденту дан ответ по существу.
После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе делается отметка о снятии с контроля.
1.2.Законодательно-нормативные основы документационного обеспечения.
Основу нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления составляют следующие федеральные законы:
1 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,определяющий правовой режим информационных ресурсов, в том числе порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нём определено, что документирование информации выступает обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляют в порядке, который устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и применение государственных информационных ресурсов.
2.Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который устанавливает условия применения электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; требования по сертификации ключа подписи, положения о удостоверяющих центрах; определяющие особенности применения электронной цифровой подписи.
Среди иных нормативных актов следует отметить в первую очередь утвержденную распоряжением Правительства РФ Федеральную целевую Среди иных нормативных актов следует отметить в первую очередь утвержденную распоряжением Правительства РФ Федеральную целевую программу “Электронная Россия” , действовавшую в Российской Федерации в 2002—2010 годах и направленную на внедрение технологий «электронного правительства». Целью данной программы — обеспечить «кардинальное ускорение процессов информационного обмена в экономике и обществе в целом, в том числе между гражданами и органами государственной власти, повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления».
По состоянию на конец 2010 год эффективность исполнения программы оценивалась как низкая: в полной мере электронный документооборот между государственными органами, а также электронные коммуникации между государственными органами и гражданами так и не функционировали. Эффективность государственного управления в России, по оценке Всемирного банка, за эти годы практически не изменилась. Первоначально планировалось направить на реализацию программы 77 млрд руб. (в ценах 2002 года), фактически было израсходовано лишь 21 млрд руб.
Нельзя обойти вниманием и многочисленные государственные стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
Вместе с тем, в каждом органе государственной власти существуют внутренние документы, регулирующие вопросы организации документооборота и делопроизводства. Так, в Государственной Думе основным документом, регулирующим вопросы документационного обеспечения деятельности является Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания РФ, утвержденная Председателем Государственной Думы Федерального Собрания РФ, от 08.05.2014г № 202р-1.
3.Методические рекомендации по использованию Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) при работе с электронным документом, подписанным электронной цифровой подписью, дающие детальное представление о самой системе «Дело», и принципы работы в этой системе.
В ряде государственных органов созданы основы информационно-технологической инфраструктуры, формируется организационно-методическое и кадровое обеспечение эффективного применения информационных технологий, повышается качество управления процессами применения информационных технологий, успешно реализуются проекты внедрения автоматизированных информационных систем в сфере электронного документооборота, интеграции государственных информационных ресурсов между собой в рамках внедрения электронных административных регламентов предоставления государственных услуг.
Основываются прикладные системы информационно-аналитического обеспечения, формируются базы данных по главным направлениям деятельности федеральных органов государственной власти. Федеральные органы государственной власти создают и используют интернет-сайты для размещения информации о своей деятельности, а также для предоставления услуг и обеспечения интерактивного информационного обслуживания граждан и организаций.
Формируется основа системы межведомственной координации государственных программ и проектов применения информационных технологий, определен порядок создания координационных и совещательных органов в этой сфере.
Государственная политика в области применения информационных технологий направлена на:
- организацию интерактивного информационного обслуживания граждан и предприятий при применении современных информационных технологий;
- обеспечение информационной безопасности деятельности федеральных органов государственной власти и элементов информационно-технологической инфраструктуры;
- развитие единой защищенной телекоммуникационной инфраструктуры для государственных нужд, системы удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи и электронной среды взаимодействия, обеспечивающей эффективный межведомственный информационный обмен;
- разработку стандартов в сфере применения информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти, создания государственных информационных систем, их интеграции и совместного применения в рамках создания общего информационного пространства федеральных органов государственной власти;
- централизованное создание общих государственных информационных ресурсов (регистры, кадастры, реестры, классификаторы), которые содержат полную, непротиворечивую, достоверную, актуальную информацию, которая необходима для выполнения главных функций государственного управления, обеспечения доступности соответствующих данных на межведомственном уровне, а также для граждан и организаций в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ;
- построение единой системы управления процессом применения информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти;
- создание единой системы мониторинга и контроля эффективности применения информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти;
- реализация комплексных программ подготовки и повышения квалификации применения информационных технологий государственными служащими, развитие необходимой образовательной инфраструктуры и методического обеспечения;
- совершенствование законодательной и иной нормативной правовой базы в целях повышения эффективности применения информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти с учетом международной практики;
- защита интеллектуальной собственности, недопущение применения в деятельности федеральных органов государственной власти программного обеспечения, не имеющего соответствующей лицензионной поддержки.
В соответствии с главными направлениями административной реформы применение информационных технологий в сфере государственного управления имеют следующие приоритеты.
- Повышение эффективности реализации правоустанавливающих функций государства и совершенствование механизмов государственного регулирования на основе создания и развития:
- систем информационно-аналитического обеспечения деятельности федеральных органов государственной власти;
- ситуационных центров и систем прогнозирования и моделирования последствий государственного вмешательства, угроз социально-экономическому развитию РФ;
- единой системы сбора, обработки, регистрации и распространения нормативных правовых актов, анализа соответствия существующей нормативной правовой базы правоприменительной практике, системы обеспечения законодательной деятельности, обеспечивающей размещение электронных версий документов, а также учет прохождения законопроектов по всем стадиям федерального законодательного процесса, с обязательным подключением к ней всех субъектов права законодательной инициативы.
- Повышение эффективности правоприменительной деятельности федеральных органов государственной власти на основе создания и развития:
- систем учета и анализа объектов государственного управления, в том числе объектов, являющихся государственным имуществом;
- систем планирования и анализа эффективности деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и учреждений;
- систем, которые обеспечивают размещение в сети Интернет информации о деятельности федеральных органов государственной власти, доступ граждан и организаций к открытым ведомственным информационным ресурсам, интерактивное информационное обслуживание граждан и организаций;
- пунктов общественного доступа к информационным ресурсам;
- центров телефонного обслуживания, которые обеспечивают возможность бесплатного обращения граждан и организаций в соответствующие федеральные органы государственной власти и получения ими открытой информации;
- систем учета и контроля результатов рассмотрения обращений граждан.
- Повышение эффективности выполнения контрольных и надзорных функций на основе создания и развития систем:
- мониторинга эффективности правоприменительной деятельности в интересах федеральных органов государственной власти, граждан и организаций;
- информационной поддержки следственных действий, определения характера и анализа причин правонарушений;
- информационного обеспечения деятельности судов, учета обращений граждан и организаций, судебных дел и судебных решений, поддержки судебного делопроизводства.
- Рост квалификации государственных служащих на основе создания и развития информационной системы поддержки непрерывного профессионального образования государственных служащих, системы управления знаниями.
- Совершенствование взаимодействия федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления на основе создания единой телекоммуникационной инфраструктуры для государственных нужд, систем удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи и электронной среды взаимодействия.
Концепцией определены направления развития нормативного правового регулирования в сфере применения информационных технологий для федеральных органов государственной власти.