1 2
3.1.1 Создание бизнес-процесса удаленной работы
Бизнес-процесс — это процесс из последовательности действий на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационных и материальных потоков с целью получения результатов.
Созданный бизнес-процесс представляет собой автоматизированную версию удаленной работы, в которой сотрудник может получить указания от руководителя и перейти к их выполнению. В дальнейшем сотрудник должен загрузить отчет о проделанной работе в разделе «Живая лента» (см. рис. 10).
Первым этапом создания бизнес-процесса является основная настройка процесса и разграничение прав доступа (см. рис. 11-12).
Рис. 11. Окно основных настроек
Рис. 12. Окно разграничения прав доступа
Следующим шагом идет настройка полей выводимой в «Живую ленту» информации (см. рис. 13) и заполнение переменных бизнес-процесса (см. рис. 14).
Рис. 13. Настройка полей
Рис. 14. Переменные бизнес-процесса «Удаленная работа»
Для корректного функционирования бизнес-процесса необходимо грамотно настроить его структуру (см. рис. 15). Для каждого структурного блока настраиваются сопроцессы (см. рис. 16 — 20).
Рис. 15. Структура бизнес-процесса «Удаленная работа»
Рис. 16. Сопроцесс блока «Начало»
Рис. 17. Сопроцесс блока «Поиск руководителя»
Рис. 18. Сопроцесс блока «Задание руководителю»
Рис. 19. Сопроцесс блока «Сообщение в живую ленту»
Рис. 20. Сопроцесс блока «Завершение»
Готовая форма для запроса удаленной работы представлена ниже (см. рис. 21).
Рис. 21. Форма «Удаленная работа»
Для подтверждения запроса руководителю организации необходимо зайти в раздел «Задачи и проекты» и нажать кнопку завершить, после данного действия начнется реализация бизнес процесса.
Для просмотра отчета о выполненной работе руководителю необходимо зайти во вкладку «Бизнес-процессы» и в разделе «Отчет о работе (файл)» скачать приложенный сотрудником файл (см. рис. 22).
Рис. 22 Отслеживание выполнения работы
3.2 Структура сайта ООО «МТП Агат»
Веб-сайт для организации ООО «МТП Агат» создается с использованием внутреннего конструктора сайтов «Битрикс24» с целью привлечения новых клиентов и с кратким ознакомлением их с услугами организации.
Дизайн (см. рис. 24-30) и структура (см. рис. 23) веб-сайта представлены ниже.
Рис. 23. Структура сайта
Рис. 24. Дизайн страницы «Главная» № 1
Рис. 25. Дизайн страницы «Главная» № 2
Рис. 26. Дизайн страницы «Главная» № 3
CRM-форма представлена на каждой странице сайта.
С помощью CRM-формы предоставленной на сайте, клиент может отправить заполненную форму, и он автоматически будет зарегистрирован в базе. Все данные с формы автоматически попадают в CRM, менеджеру остается только обработать уже полученную информацию внутри CRM.
Рис. 27. Дизайн страницы «Направления работ» №1
Рис. 28.Дизайн страницы «Направления работ» №2
Рис. 29. Дизайн страницы «Портфолио» №1
Рис. 30. Дизайн страницы «Портфолио» №2
Настройка блоков сайта проходит в 4 этапа:
- Нажать кнопку «Добавить блок».
- Выбрать тип блока и его дизайн из перечня.
- Нажать на кнопку «Редактировать».
- Внести необходимые изменения.
3.3 Разработка управленческих решений по внедрению системы «Битрикс24»
Для реализации внедрения системы необходимо разработать управленческие решения, которые заключаются в предложении плана мероприятий, которые улучшат использование системы в организации.
Основной проблемой внедрения системы является боязнь сотрудников организации. Работник начинают думать, что на них ляжет новая ответственность и считают, что нововведения в работе не нужны. Некоторые не хотят, чтобы руководитель мог постоянно контролировать рабочий процесс. Из этого следует вывод что первым решением будет избавление от таких работников.
Второй проблемой считается то, что сам руководитель не разбирается в системе, следовательно, у работников будет складываться мнение что руководитель не компетентен в своей работе.
Следующей проблемой является отсутствие документации по эксплуатации системы. При использовании нового программного обеспечения у сотрудников могут возникнуть вопросы, и если их не решить, то сотрудник может выполнить работу не в полном объеме, приводя в аргумент то, что в новой системе сложно. Просты рением станет создание простой инструкции по работе в системе, в которой будут прописаны часто задаваемые вопросы и их решения.
В отчетный период у руководителя может появиться вопрос: в следствии чего уменьшилась доходность. Данная проблема будет связана с тем, что сотрудники уделяют много времени на изучение новой системы.
Перед внедрением системы необходимо определить цели.
Результатами внедрения системы «Битрикс24» станут:
- улучшение и ускорение взаимодействий с клиентами;
- экономия ресурсов на выполнение задач;
- подробная отчетность по клиентам;
- возможность быстрого доступа к отчетам за любой временной промежуток.
Разработка плана мероприятий для эксплуатации системы в организации (см. рис. 31).
Рис. 31. Основные этапы внедрения системы
Курс обучения специалистами от компании «1С-Битрикс» составляет сорок тысяч рублей, обучение занимает 5 дней (От двух до трех часов в день).
Учитывая дополнительные выплаты сотрудников, т.к. обучение проводится в не рабочее время. Дополнительная ставка составляет двести рублей в час.
15 часов*200 руб/час* 6 человек =18000 рублей.
На рисунке ниже предоставлены затраты на внедрение системы «Битрикс24» (см. рис. 32).
Рис. 32. Затраты на внедрение системы
Внедрение системы «Битрикс24» позволяет решить и автоматизировать в управлении взаимоотношений с клиентами. В первое время в организации прибыль увеличится ненамного, а скорее всего останется на прежнем уровне, но она выйдет на новый уровень качества работы. И в ближайшее время организация очень высоко повысит лояльность клиентов и сотрудников, что в перспективе принесет компании значительно больший доход.
План реализации проекта — это документ, определяющий сроки начала и завершения проекта, а также контрольные точки его реализации.
Для разработки плана по внедрению системы была использована программа Microsoft Project.
Проект разделяется на задачи с детализацией на два уровня. Проект проходит через пять основных стадий:
- Предварительный этап заключается в выявлении неавтоматизированных процессов и выборе инструмента для решения задачи.
- Начало проекта — определяются требования к системе.
- Настройка системы.
- Обучение персонала.
Календарное планирование задач по внедрению системы в организацию представлено ниже (см. рис. 33).
Рис. 33. Этапы и названия задач внедрения системы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании проведенного исследования было выяснено, что организация занимается предоставлением монтажно-технологических услуг.
В результате изучения существующих решений по управлению контентом было принято решение использования в дальнейшей работе систему «Битрикс24».
В данной работе все поставленные в соответствии с целью работы выполнены.
1 2