Внутренний аудит как механизм улучшений в системе менеджмента качества

Страницы: 1 2 3

Содержание

• Введение
• Раздел 1 Внутренний аудит как механизм улучшений в системе менеджмента качества (СМК)
• 1.1 СМК: от качества продукции к качеству управления
• 1.2 Понятие и виды аудита качества
• 1.3 Сущность и особенности внутреннего аудита СМК
• 1.4 Цели и задачи внутреннего аудита СМК
• 1.5 Принципы внутреннего аудита СМК
• Раздел 2 Организация и проведение внутреннего аудита
• 2.1 Семь необходимых действий для организации внутренних аудитов
• 2.2 Требования к аудиторам, осуществляющим внутренний аудит СМК
• 2.3 Формирование группы по аудиту
• 2.4 Подготовка и проведение внутреннего аудита СМК
• 2.5 Завершение аудита
• 2.6 Корректирующие и предупреждающие действия
• Раздел 3 Внутренний аудит на примере АО «УПП «Вектор»
• 3.1 Общая характеристика предприятия
• 3.2 Разработка методологической инструкции «Внутренний аудит» для применения в АО «УПП «Вектор»
• 3.3 Оценка эффективности работы внутреннего аудита СМК
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение А – Методологическая инструкция «Внутренний аудит»
• Приложение Б – Памятка о наличии документации, необходимой для проведения внутреннего аудита в подразделениях организации
• Приложение В – Чек-лист внутренних проверок отделов (цехов)
• Приложение Г – Форма отчета

Введение

В России термин «аудит качества» вошел в лексику делового сообщества и специалистов сравнительно недавно – с начала 90-х гг. XX в. В это время был осуществлен переход на рыночные отношения в экономике, что заставило участников рынка по-новому взглянуть на проблемы качества продукции.

Если раньше в условиях административно-планового ведения хозяйства основной задачей предприятий было произвести определенное количество продукции, предусмотренное планом, то в 1990-х гг. переход к рыночной экономике заставил предпринимателей изменить эту позицию. Превалирующей стала задача произвести продукцию требуемого качества, т.е. такую, которая удовлетворяла бы потребности потребителя, а не которую производитель способен произвести.

Таким образом, для успешного развития экономики в настоящее время необходимо производство конкурентоспособной продукции, а одним из ключевых условий конкурентоспособности является качество. Основная задача аудита качества – определение несоответствий СМК с целью выявить и устранить причины, вызвавшие эти несоответствия. А это в свою очередь приведет к улучшению системы менеджмента и всей деятельности организации.

В условиях рыночной экономики также усиливаются задачи по повышению рентабельности и текущий контроль деятельности предприятий. Множество предприятий страдают от неэффективности использования ресурсов — людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, ее уменьшения искажения со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно разрешить путем должной организации внутреннего аудита.

Внутренний аудит СМК — одно из высочайших достижений современного менеджмента. Это независимая оценка деятельности, производимая внутри предприятия в качестве оказания ему аудиторских услуг и является неотъемлемая часть управленческого контроля предприятия.

Необходимость существования внутреннего аудита продиктована тем, что собственники и руководители предприятия хотят знать о реальном состоянии дел на нем. Для этого на предприятиях создаются специализированные подразделения, работники которых занимаются анализом всех звеньев управления, участков производства, каждого технологического цикла. При этом анализируется рациональность функционирования как системы в целом, так и каждого элемента, уровень взаимосвязи между ними, выявляются слабые места в работе предприятия и даются рекомендации по устранению имеющихся недостатков.

Работа внутренних аудиторов направлена не только на обнаружение слабых мест и недостатков, но и на выявление внутренних резервов предприятия и определение путей их эффективного использования. Аудиторы анализируют соответствие должностных инструкций и внутренних процедур требованиям производственного процесса, контролируют их реальное выполнение. Во многих случаях первопричиной значительных экономических потерь является четкое или неправильное распределение обязанностей. На крупных предприятиях с различными видами деятельности возникает сильная потребность в создании отдела внутреннего аудита. Специалисты отдела внутреннего аудита могут привлекаться в качестве консультантов и экспертов в случае возникновения разногласий между головной организацией и предприятиями, входящими в ее структуру. Внутренние аудиторы могут оказывать консультационную поддержку по вопросам действующего законодательства, по долгу своей профессии знающие законодательство, помогают быстро и эффективно решить подобные вопросы.

Повышение качественного уровня управленческих систем, управление рисками в деятельности предприятий невозможно в настоящее время без организации внутреннего аудита.

Внутренний аудит и оценка его эффективности, совершенствование методики проведения внутреннего аудита является актуальной. Этим обусловлен выбор темы аттестационной работы. Объектом исследования которой является – внутренний аудит СМК, а предметом – документируемая процедура «Внутренний аудит», разработанная в Акционерном обществе «Уральское производственное предприятие «Вектор» (далее АО «УПП «Вектор»).

Цель аттестационной работы – выяснить является ли внутренний аудит механизмом улучшения СМК (на примере АО «УПП «Вектор»).

В соответствии со сформулированной целью в итоговой аттестационной работе поставлены следующие задачи:

• раскрыть сущность и особенности внутреннего аудита СМК;
• рассмотреть организацию и порядок проведения внутреннего аудита СМК;
• разработать методологическую инструкцию проведения внутреннего аудита СМК в АО «УПП «Вектор»;
• провести оценку эффективности внутреннего аудита СМК на предприятии.

Теоретическая и методологическая база исследования — структура управления качеством продукции и вопросы внутреннего аудита являются центром внимания многих ученых и исследователей, таких как — Мишин В.М., Сонин А.М., Ефимов В.В., Недбайлюк Б.Е. и др.

Информационной базой для написания итоговой аттестационной работы являются: межгосударственные и государственные стандарты: ГОСТ ISO 9000-2011, ГОСТ Р ИСО 19011-2012, ГОСТ ISO 9001-2011 и ГОСТ РВ 0015-002-2012.

В ходе написания итоговой аттестационной работы используются следующие методы исследования: теоретического и сравнительного анализа.

Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Разработанные автором процедуры приняты руководством АО «УПП «Вектор» к рассмотрению.

Раздел 1 Внутренний аудит, как механизм улучшения в СМК

1.1 СМК: от качества продукции к качеству управления

Сегодня «качество» в России становится очевидным для всех понятием. Все больше предприятий получают сертификат СМК, а множество других находятся на различных стадиях построения системы. Наличие СМК и сертификата требуется все чаще, а это по отношению к предприятию означает наведение порядка, дисциплины, наличие управления процессами, а по отношению к рынку и покупателю – подтверждение доверия и надежности.

В стандарте ГОСТ ISO 9000-2011 даётся следующее определение: «СМК – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству». Способствует улучшению внутрипроизводственных отношений и отношений с потребителем, увеличение заказов на продукцию и, как следствие, получение большей прибыли. Только за счет организационных мер, без привлечения инвестиций, можно добиться повышения общего уровня качества продукции.

Внедрение данной системы обеспечивает организацию и потребителей уверенностью в ее способности поставлять продукцию, полностью соответствующую требованиям (см. Рисунок 1).

Рисунок 1 – Мотивация создания и внедрения СМК

Успешные организации постоянно нацелены на улучшение. Рисунок 2 иллюстрируют, как СМК может быть основой постоянного улучшения, способствующей увеличению повышения удовлетворенности, как потребителей, так и других заинтересованных сторон.

Эффективность СМК:

• увеличение доверия со стороны заказчика;
• установление точного объёма бумажной работы;
• работа становится планируемой, проверяемой и улучшаемой;
• установление лиц, ответственных за принятие решений;
• снижение затрат на несоответствующую продукцию;
• в итоге – глобальное улучшение качества выпускаемой продукции и усиление конкурентоспособности предприятия.

Рисунок 2. Успех от внедрения СМК

Недостаточное внимание к качеству управления делает неэффективными СМК, не позволяет получать результат с оптимальными скоростью и затратами от применяемых методов и стратегий управления. Улучшение качества менеджмента дает возможность реально улучшить качество в любых его проявлениях, и именно в этой области сегодня сосредоточены самые большие резервы конкурентоспособности [5].

1.2 Понятие и виды аудита качества

Аудит качества — это систематический независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита [2].

В.В. Мишин в своей работе подробно рассматривает различные определения аудита, причем как в контексте менеджмента качества, так и аудит финансовой области.

В.В. Мишин подходит к понятию аудита несколько шире других авторов и предлагает охарактеризовать аудит следующим образом:

• признавать аудит не только предпринимательской деятельностью по независимой проверке, проводимой свободной от проверяемой организации третьей стороной, но и

а) работой некоммерческого вида (проводимой, например, второй стороной ‒ союзами потребителей и т. п.) и

б) работой внутреннего характера (проводимой, в частности, подразделениями и определенными работниками своей организации или от их имени другой организацией, а также работой, осуществляемой непосредственно самими работниками на основе самооценки системы, подсистемы и т. п.);

• распространять возможную сферу проверок на весь спектр деятельности предприятия во внешней среде, а не только на бухгалтерский учет и финансовую отчетность или только отдельные подсистемы предприятия (например, только на систему менеджмента качества и/или подсистему управления охраной окружающей среды) [6].

В стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012 аудит качества подразделяется на внутренний и внешний (см. Рисунок 3).

Внутренний аудит качества – это аудит, который проводится внутри организации собственными силами для проверки функционирующих в организации СМК, экологического менеджмента или других систем менеджмента.

Внешний аудит качества проводится в тех же целях, но уже независимыми организациями, проводящей аудит качества, он делится на три вида:

• аудит первой степени;
• аудит второй стороной;
• аудит третьей стороной.

Рисунок 3. Виды аудитов качества

Рассмотрим виды аудита качества подробнее:

Аудит первой стороной ‒ это внутренний аудит. Такой аудит организация проводит силами собственного персонала, обладающего компетентностью аудитора качества. Для проведения внутреннего аудита могут привлекаться специалисты-аудиторы из других организаций, но в этом случае они будут действовать от имени первой стороны, в ее интересах и все материалы по аудиту также будут собственностью первой стороны.

Аудит второй стороной ‒ это вид внешнего аудита, проверка, которую проводит организация-потребитель у своего поставщика. Сущность этого аудита заключается в том, что потребитель, т.е. вторая сторона, имеет намерения убедиться, что у ее поставщика (первой стороны) функционирует СМК и процессы, обеспечивающие поставку продукции в соответствии с обязательными требованиями к продукции и требованиями потребителя. Требования потребителя могут касаться не только качества продукции, но и ее количества, упаковки, транспортировки, сроков поставки и т.п. Такие проверки вторая сторона может проводить при заключении контрактов на поставку продукции.

Для проведения аудита второй стороны могут привлекаться также аудиторы из других организаций, которые будут действовать в интересах привлекающей стороны. Существенную роль при аудите второй стороны играют квалификация и профессионализм аудиторов, так как информация, полученная по результатам аудита, может повлиять на принятие коммерческих решений, имеющих значение для обеих сторон.

Аудит третьей стороной ‒ это также вид внешнего аудита. Как правило, это проверки, которые проводятся у организации-поставщика или производителя продукции, или услуги в целях сертификации систем менеджмента или надзора за сертифицированной системой менеджмента. Такие аудиты проводят органы, аккредитованные для проведения работ по подтверждению соответствия систем менеджмента [8].

Термины и определения, которые применяются при аудитах качества, представлены в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента», ГОСТ ISO 9000-2011 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

Рассмотрим некоторые термины, приведенные в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели.

План аудита – описание видов деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены.

Критерии аудита – совокупность политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита, полученные при проведении аудита.

Выводы (наблюдения) аудита – результаты оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита.

Примечание: выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможность улучшениям системы менеджмента.

Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита.

Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшие аудит.

Примечание: в случае внутреннего аудита заказчиком аудита может быть проверяемая организация или лицо, от­ветственное за управление программой аудита.

Проверяемая организация – организация, подвергающаяся аудиту.

Аудитор (эксперт) – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.

Примечания:

1) Один из аудиторов в группе по аудиту, как правило, назначается руководителем группы.

2) Группа по аудиту может включать стажеров и, в случае необходимости, технических экспертов.

Технический эксперт – лицо, представляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу.

Примечания:

1) Специальные знания или опыт включают в себя знания или опыт, относящиеся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, в которой проводится аудит.

2) Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту.

Область аудита – содержание и границы аудита.

Примечание: область аудита обычно включает местонахождение, организационную структуру, виды деятельности и процессов, а также охватываемый период времени.

Компетентность – проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.

Приведем некоторые термины из стандарта ГОСТ ISO 9001-2011.

Качество — степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям.

Требование — потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Менеджмент качества — скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Соответствие – выполнение требования.

       Несоответствие – невыполнение требования.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. Существует различие между коррекцией и корректирующим действием.

Предупреждающее действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Примечания:

• Несоответствия может иметь несколько причин.
• Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие – для предотвращения возникновения события.

Верификация —  подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены.

Валидация – подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что требования, предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены.

Высшее руководство – лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне.

1.3 Сущность и особенности внутреннего аудита СМК

На протяжении последних лет в России наблюдался устойчивый рост интереса к внутреннему аудиту. Сегодня службы внутреннего аудита существуют в большинстве крупных и многих средних компаний. Немало руководителей компаний, где таких подразделений еще нет, задумываются об их создании.

Интерес к внутреннему аудиту обусловлен, по нашему мнению, рядом факторов. Во-первых, это желание и насущная необходимость для собственников и менеджмента упорядочить бизнес-процессы в компании, что во многих случаях может привести к весьма ощутимой экономии средств. Во-вторых, это потребность совета директоров или другого наблюдательного органа в независимом и объективном источнике информации о состоянии дел в компании. В-третьих, что особенно важно для развивающихся рынков, в частности для России, наличие в компании внутреннего аудита является актуальным для собственников компаний, которые передают бразды правления в руки профессиональных управленцев, но при этом стараются «держать руку на пульсе».

В современной российской специальной литературе по аудиту нет достаточно глубоких теоретических исследований по внутреннему аудиту. Следует заметить, что единого определения внутреннего аудита в настоящее время не существует. Международный Институт внутренних аудиторов определяет внутренний аудит как деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.

Данное определение охватывает основные характеристики внутреннего аудита:

1. Независимость и объективность. На этих двух фундаментальных качествах основывается профессия внутреннего аудитора. Под независимостью имеется в виду организационная независимость, которая определяется в значительной степени уровнем подчиненности службы внутреннего аудита в компании. Под объективностью понимается индивидуальное качество внутреннего аудитора, заключающееся в том, насколько аудитор беспристрастен в своих оценках и выводах. Внутренний аудит как важнейший элемент системы правления компанией. На протяжении последних лет в России наблюдался устойчивый рост интереса к внутреннему аудиту. Немало руководителей компаний, где таких подразделений еще нет, задумываются об их создании.
2. Совершенствование деятельности организации. Главное в деятельности внутреннего аудита ‒ это увидеть и оценить риски, слабые стороны в работе организации и дать рекомендации, направленные на снижение уровня риска и повышение эффективности систем и процессов.
3. Предоставление гарантий и консультаций заказчикам (клиентам) внутреннего аудита. Предоставление гарантий, в данном случае, есть объективный анализ аудиторских доказательств с целью осуществления независимой оценки и выражения мнения о достоверности информации и эффективности систем и процессов. Основное отличие консультирования от предоставления гарантий заключается в том, что в первом случае характер, объем работы и форму отчетности определяет клиент, а во втором ‒ сам аудитор по согласованию с заказчиком [7].

Внутренний аудит обеспечивает руководство организации информацией: об эффективности и продуктивности всей системы менеджмента, является ли их политика удовлетворительной или нет; и какие изменения нужны. Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они дают полезную информацию независимым экспертам при проведении внешнего аудита (сертификации).

Основными преимуществами внутренних проверок перед внешними являются:

• знание внутренними аудиторами особенностей организации;
• отсутствие предубежденного отношения сотрудников проверяемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для организации лица;
• отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого подразделения;
• сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита.

Современные системы качества должны действенно реагировать на изменения, внутренние и внешние. Внутренний аудит может гарантировать их реакцию на эти изменения, т. к. без постоянного наблюдения система менеджмента теряет свое значение, действенность и способность изменять организацию к лучшему.

1.4 Цели и задачи внутреннего аудита СМК

Целями внутреннего аудита являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.
2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Аудит можно определить, как действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет. Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение.

Внутренний аудит, как постоянная деятельность в СМК позволяет организации решать следующие задачи:

• подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
• подтверждение достижения целей в области качества;
• подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, контрактных требований;
• анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
• предотвращение появления проблем качества;
• подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;
• оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;
• установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;
• обеспечение уверенности руководству и потребителю;
• обеспечение отслеживания бизнес-процессов;
• выявление возможности улучшений [8].

1.5 Принципы внутреннего аудита СМК

Процесс проведения аудита основан на соблюдении нескольких принципов. Эти принципы позволяют сделать аудит результативным и надежным инструментом поддержания политики руководства и управления, обеспечивая получение информации, на основе которой организация может улучшать характеристики своей деятельности. Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, приходить к аналогичным заключениям при одних и тех же обстоятельствах [8].

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 выделяет следующие принципы проведения аудита:

• 1) Этичность поведения – основа профессионализма. Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность аудиторов.
• 2) Беспристрастность — обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты. Этот принцип требует от аудиторов правдиво и точно отражать в выводах аудита, в заключениях по его результатам и записях всю деятельность по аудиту. Если в ходе аудита возникают какие-то разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией, то их необходимо разрешать в процессе работы. В случае если это невозможно, разногласия отражают в отчетах или актах по итогам аудита.
• 3) Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита. Аудитор обя­зан с должным вниманием относиться к выполнению задачи, постав­ленной заказчиком аудита, оправдывая доверие со стороны заказчика и других заинтересованных сторон. В правильной расстановке при­оритетов при проведении аудита важную роль играет компетентность аудитора и его опыт работы.
• 4) Конфиденциальность – сохранность информации. Аудиторы должны проявлять осмотрительность при использовании и обеспечении защиты и сохранности информации, полученной ими при проведении аудита. Информация, полученная при проведении аудита, не должна использоваться ненадлежащим образом для получения личной выгоды аудитором или заказчиком аудита, или способом, наносящим ущерб законным интересам проверяемой организации. Соблюдение этого принципа включает в себя надлежащее обращение с конфиденциальной или классифицированной информацией.
• 5) Независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудитор должен быть независимым от проверяемого субъекта и от конфликтов интересов сторон. Важно, чтобы аудитор сохранял объективность в течение всей проверки и убедил стороны в том, что выводы и заключения по результатам аудита основываются на свидетельствах аудита.
• 6) Подход, основанный на свидетельстве — разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Поскольку процесс аудита ограничен во времени, а также из-за нехватки ресурсов аудитор, как правило, не имеет возможности провести полную, 100%-ную проверку объекта аудита. Таким образом, свидетельства аудита основываются на выборках имеющейся информации, аудитор проверяет только части элементов объекта и делает выводы, касающиеся всей генеральной совокупности. Например, при проверке контрактов на закупку сырья или при проверке качества продукции аудитор делает выборку из всей генеральной совокупности контрактов или единиц продукции соответ­ственно. Результаты заключений на основе выборок имеют элементы риска, и здесь важно доверие сторон к заключениям по результатам аудита.

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

Страницы: 1 2 3