Внутренний аудит как механизм улучшений в системе менеджмента качества. Часть 3.

Страницы: 1 2 3

Раздел 3. Внутренний аудит на примере АО «УПП «Вектор»

3.1 Общая характеристика предприятия

АО «УПП «Вектор» входит в состав АО «Концерна ВКО «Алмаз-Антей». Организовано в 1941 году на базе эвакуированного в Свердловск московского завода «Геодезия». В первые месяцы Великой Отечественной войны, его коллектив прославил себя выдающимися трудовыми достижениями, патриотическими начинаниями, рационализацией производственных процессов, что нашло широкое применение на предприятиях страны. Производственные участки, как один, работали под девизом: Каждый вид новой продукции, каждый процент перевыполнения плана – достойный удар по врагу!

Первое время носил название завод №356, в 1966-1992 гг. – Свердловский завод электроавтоматики. Когда завод вошел в перестроечное время, его массовой продукцией гражданского назначения были электромузыкальная тематика и бытовые компьютеры.

В канун 1995 года заводу вручена грамота Международной академии руководства предпринимательством и управления «За успехи в экономическом выживании и развитие в неблагоприятных условиях».

В 2002 году Федерального государственное унитарное предприятие «Вектор» по Указу Президента РФ и решению министерства по управлению государственным имуществом Свердловской области было преобразовано в ОАО «УПП «Вектор», 100% акций которого остались в собственности государства.

В настоящее время АО «УПП «Вектор» — это современное предприятие, обладающее мощным производственным потенциалом, широким спектром передовых технологий, высоким профессиональным уровнем кадров, отработанной системой контроля качества продукции.

Предприятие в постоянном поиске перспективных видов продукции, которая могла бы успешно быть реализована на отечественном рынке. На сегодняшний день наше предприятие тесно взаимодействует с разработчиками радиоэлектронной аппаратуры, с такими как МФ «Тариф», ЗАО «НТЦ-Симос», ЗАО «АСК», и др. Прочное место на рынке заняло выпускаемое предприятием оборудование телекоммуникаций. К современным разработкам можно отнести лифтовое оборудование, аппараты воздушно-плазменной резки, подъемно-транспортное оборудование, электрооборудование для городского электротранспорта, медицинское оборудование. Многолетний опыт в области радиоэлектроники позволил предприятию освоить и постоянно расширять ассортимент продукции производственно-технического и бытового назначения, освоение которой является ответом на рыночный спрос.

В условиях рыночной экономики перед предприятиями постоянно стоит проблема обеспечения конкурентоспособности продукции, от решения которой напрямую зависит успешная деятельность. В условиях глобализации рынка потребитель имеет возможность выбирать товары производителей любых стран, удовлетворяющие в наибольшей степени его потребности. Основой конкурентоспособности является требуемый уровень качества продукции, для достижения которого нужна материальная база, обеспечивающая применение передовых технологий, квалифицированный и заинтересованный в работе персонал, а также четкое управление предприятием и управление качеством в частности.

Внешний аудит на АО «УПП «Вектор» уже всем известная и давно устоявшаяся практика (первый сертификат соответствия СМК завод получил в 2001 г.). СМК применительно к продукции предприятия имеет сертификат соответствия по ГОСТ ISO 9001-2011 в системе качества «Регистр систем менеджмента» и по ГОСТ РВ 0015-002-2012 в системе качества «Военный регистр».

Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования, было принято решение совершенствовать и систему внутренних аудитов.

Внутренний аудит организации представляет собой независимую деятельность по проверке и оценке работы в интересах руководителей, которую проводят на предприятии его штатные сотрудники. В связи с этим появилась необходимость в подготовке специалистов новой категории — аудиторов, которые должны быть компетентными в вопросах знания работы предприятия, всех требований к СМК и принципов проведения аудита. Для проверки функционирования СМК организации в качестве главных экспертов привлекаются ведущие специалисты организации, прошедшие обучение по проведению аудитов СМК.

3.2 Разработка методологической инструкции «Внутренний аудит» для применения в АО «УПП «Вектор»

В подразделе 2.1 данной аттестационной работы уже упоминалось о том, что одним из семи необходимых действий для организации процесса внутреннего аудита СМК является разработка документированной процедуры проведения внутреннего аудита. В соответствии с ГОСТ ISO 9001-2011, подраздел 4.2.1, примечания:

1) Там, где в настоящем стандарте встречается термин «документированная процедура», это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом.

2) Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от степени документированности другой в зависимости:

1. a) от размера организации и вида деятельности;
2. b) от сложности и взаимодействия процессов;
3. c) от компетентности персонала.

3) Документация может быть в любой форме и на любом носителе.

На предприятии уже существует стандарт организации (СТО ИВТЯ.460004.027) «Система менеджмента качества. Внутренний аудит (проверка) системы менеджмента качества в организации и ее подразделениях» и для того, чтобы СМК АО «УПП «Вектор» в полной мере соответствовала требованиям ГОСТ ISO 9001 и ГОСТ РВ 0015-002, необходимо разработать в дополнение к СТО — методологическую инструкцию «Внутренний аудит» (см. Приложение А).

3.3 Оценка эффективности работы внутреннего аудита СМК

По мере роста объемов деятельности организации чаще всего возникают вопросы, связанные с согласованием и координацией управленческих решений, затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны руководящего персонала, вследствие чего повышается вероятность ошибок и злоупотреблений работников.

В связи с этим основная цель внутреннего аудита заключается в обеспечении эффективности функционирования всех видов деятельности на всех уровнях управления, удовлетворении потребностей органов управления в контрольной информации по различным вопросам, а также в защите законных имущественных интересов организации и ее собственников (акционеров).

Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии, как уже ранее определялось, являются:

• проверка отдельных элементов системы управления предприятия, а также его связей;
• разработка предложений по устранению выявленных недостатков;
• разработка рекомендаций по более эффективному управлению организацией;
• консультирование персонала организации, а также собственников по вопросам организации и управления, права, анализу хозяйственной деятельности и другим проблемам;
• осуществление экспертных оценок различных сфер деятельности объекта и разработка направления их совершенствования.

Для анализа эффективности следует использовать совокупность качественных и количественных показателей, которые позволяют определять качество проведения внутренних аудитов, продуктивность и результативность деятельности внутренних аудиторов. Каждое предприятие само определяет для себя критерии эффективности деятельности службы внутреннего аудита. Состав и целевые значения показателей устанавливает начальник службы внутреннего аудита по согласованию с руководством.

Внутренний аудит СМК АО «УПП «Вектор» проводился в цехах и отделах организации с февраля по март 2017г. на основании приказа Генерального директора в соответствии с разработанным графиком, программой проверки и чек-листами.

Целями проверки являлись:

• установление соответствия СМК с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012 и СРПП ВТ;
• оценка результативности действия СМК;
• определение возможностей улучшения СМК;
• контроль за устранением замечаний, выявленных при сертификационном аудите СМК и внутреннем аудите в 2016г.;
• подготовка к внешнему аудиту СМК.

Результаты внутреннего аудита показали, что в целом СМК АО «УПП «Вектор» действующая и соответствует требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012, но в результате внутреннего аудита был выявлен ряд несоответствий и замечаний.  Ниже представлена таблица 1, составленная на основании результатов внутренних аудитов за последние годы.

 

Таблица 1. Сравнительный анализ внутренних аудитов АО «УПП «Вектор»

Наиболее частыми замечаниями и несоответствиями при проверках являются несоблюдение требований к документации СМК. В связи с реструктуризацией АО «УПП «Вектор» потребовалась актуализация стандартов организации, должностных инструкций и положений о подразделениях с привлечением уполномоченных по качеству для контроля за исполнением.

Рассмотрим эффективность функционирования бюро управления системой менеджмента качества (БУСМК) АО «УПП «Вектор» на 2017г. по следующим показателям:

• процент выполнения плана проверок = 100%;
• количество консультаций за период в расчете на одного работника = 25;
• соблюдение установленных сроков аудита, по разделам и в целом = 98%;
• наличие достаточной рабочей документации, обосновывающей выводы аудиторов по разделам аудита = 95%;
• экономическая эффективность выполненных рекомендаций = 100%;
• общее количество аудиторов, проводивших проверки = 7;
• количество проведенных за период проверок в расчете на одного сотрудника БУСМК = 4 полных проверок;
• количество внеплановых проверок = 1;
• выполнение утвержденного плана аудитов = 100%,
• количество проведенных внутренних аудитов на предприятии = 29,
• количество критически важных аудиторских рекомендаций = 8,
• процент выполненных аудиторских рекомендаций = 100%,
• количество/частота запросов в службу внутреннего аудита со стороны заказчиков = 2 раза,
• степень удовлетворенность заказчиков аудита = высокая.

Мы определили количественную характеристику БУСМК, теперь рассмотрим качественные показатели:

• высокая оценка соблюдения сотрудниками БУСМК требований независимости, умения и компетенции, честности и объективности, конфиденциальности и профессиональной этики;
• сотрудники БУСМК дают поручения заданий профессиональным сотрудникам, квалификация которых соответствует характеру этих заданий;
• выполняют все виды работ в соответствии с определенными указаниями и требованиями качества;
• дают сотрудникам АО «УПП «Вектор» дополнительные консультаций при недостатке опыта или знаний в конкретных обстоятельствах;
• внутренние аудиторы посещают научно-практических конференций и семинаров, с целью получения всесторонних знаний в областях СМК;
• оценка работы БУСМК внешними аудиторами является высокой, вызывает у них доверие и надежность.

БУСМК работает эффективно и результативно, также нужно учитывать профессионализм сотрудников АО «УПП «Вектор», которые имеют большой стаж работы на предприятии. На место выбывших аудиторов приходят новые – стажеры, которые первое время после обучения проводят проверки под контролем опытных аудиторов. Внутренний аудит превосходит внешний по периодичности, что существенно повышает вероятность обнаружения и предупреждения ошибок, а также помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления. Проведя сравнительный анализ показателей эффективности внутреннего аудита СМК организации, а также по результатам проверок за последние годы (см. Таблица 1), можно сделать вывод о том, наблюдается положительная динамика. АО «УПП «Вектор» является финансово-устойчивым, платежеспособным, ликвидным и конкурентоспособным предприятием, которое стремится к совершенствованию и дальнейшему развитию.

Заключение

Внутренний аудит – «рентген» организации. Он показывает сильные и слабые стороны ее деятельности, заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать и выживать в условиях рынка. Внутренний аудит в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий.

Данная итоговая аттестационная работа доказывает, что внутренний аудит является механизмом улучшения СМК на примере АО «УПП «Вектор».

В первой главе работы была проанализирована роль СМК в повышении конкурентоспособности предприятия, изучено понятие «аудит качества» и его виды, а также сущность внутреннего аудита, его цели, задачи, преимущества и принципы проведения.

Во второй главе рассмотрена организация, подготовка и проведение внутреннего аудита, а также изучены требования к аудиторам, осуществляющим внутренний аудит СМК.

В третьей главе представлена общая характеристика АО «УПП «Вектор». Разработана методологическая инструкция «Внутренний аудит», главной целью которой являлось установление последовательности действий при проведении внутренних аудитов СМК, анализа данных по СМК, проверка соответствия СМК предприятия требованиям ГОСТ ISO 9001 и ГОСТ РВ 0015-002, запланированным мероприятиям, а также проверка результативности СМК и поддержание ее в рабочем состоянии.

В этой же главе мы оценили эффективность внутренних аудитов СМК, провели сравнительный анализ данных АО «УПП «Вектор» и в результате мы можем сделать вывод, что АО «УПП «Вектор» является финансово-устойчивым, платежеспособным, ликвидным и конкурентоспособным предприятием, которое стремится к совершенствованию и дальнейшему развитию.

Внутренний аудит оказываются настолько эффективным, насколько он востребован со стороны высшего руководства организации и руководителей на других уровнях управления. В этой связи рекомендуется чаще обращаться к аудиту как инструменту совершенствования управления. Аудиторская деятельность безусловно отражается как на развитии корпоративной культуры организации, так и на освоении персоналом философии качества. Персонал организации, который адекватно воспринимает и немедленно устраняет обнаруженные в процессе аудита отклонения, на самом деле непрерывно совершенствует свою деятельность и подлежит всяческому поощрению.

Подводя итоги, отметим, что внутренний аудит — это один из немногих доступных ресурсов, правильное освоение которого может существенно повысить эффективность СМК и деятельности организации в целом.

Список используемой литературы

1. Нормативно-правовые акты
2. ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь. М.: Стандартинфом, 2012. – 43с.
3. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. М.: Стандартинформ, 2013 – 36 с.
4. ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования. М.: Стандартинформ, 2012. – 27 с.
5. ГОСТ РВ 0015-002-2012 Система разработки и постановки продукции на производство военной техники. Системы менеджмента качества. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2012. – 42 с.
6. Специальная литература
7. Уральский межрегиональный сертифицированный Центр. Порядок проведения сертификации систем менеджмента качества оборонных предприятий. Учебное пособие. 2009. – 34 с.
8. Мишин В.М. Управление качеством: учебник для студентов вузов /      В. М. Мишин. – 2-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 463 с.
9. Сонин А.М. Зачем компании внутренний аудит? /А. Сонин// Управление компанией, 2009. – № 8.
10. Ефимов В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/ В. В. Ефимов, А. Н. Туманова. – Ульяновск: УлГТУ, 2007. – 123 с.
11. Недбайлюк Б.Е. Аудит качества: учебник / Недбайлюк Б.Е. – М.: КНОРУС, 2016. – 200 с. – (Бакалавриат и магистратура).

Источники удаленного доступа

10. www.vektor.ru. – официальный сайт АО «УПП «Вектор»
11. iia-ru.ru. – официальный сайт Российского Института внутренних аудиторов (ИВА).

Приложение А

Методологическая инструкция «Внутренний аудит»

•  Цели и задачи

Мониторинг процессов системы менеджмента качества.

Предупреждение несоответствий и замечаний.

Совершенствование системы менеджмента качества.

Улучшение качества.

• Область распространения

Настоящая методологическая инструкция распространяется на все подразделения предприятия.

• Ответственность

Ответственность за организацию функционирования и соблюдения процесса управления внутренними проверками качества возлагается на Ответственного представителя руководства по СМК.

• Термины и обозначения

Принятые термины:

 Главный аудитор – аудитор, отвечающий за проведение аудита, работу групп по аудиту, формирование отчетов по аудиту.

Чек-лист – суммированные и сгруппированные требования стандартов ISO, сформулированные в виде вопросов.

Остальная терминология в соответствии с ГОСТ ISO 9000.

Принятые сокращения:

СМК – Система менеджмента качества

ОПР – Ответственный представитель руководства по СМК

МИ – Методологическая инструкция, документ для описания процедуры СМК

П – процесс

ФК – Формуляр качества, документ регистрации данных по качеству

ОПР – Ответственный представитель руководства по СМК

ОИ – Ответственный исполнитель, лицо или руководитель подразделения-исполнителя

ВП МО РФ – Военное представительство Министерства обороны Российской федерации

БУСМК – Бюро управления системой менеджмента качества

• Описание процесса управления

Процесс управления — в соответствии с органиграммой.

• Сопутствующая документация

Подлежат хранению в службе БУСМК не менее 10 лет: годовые планы проверок; отчеты по проверкам; планы корректирующих действий.

Приложение А (продолжение)

Приложение А (продолжение)

Приложение А (продолжение)

Приложение А (продолжение)

Приложение Б

Памятка о наличии документации, необходимой для проведения внутреннего аудита в подразделениях организации

1. Политика организации в области качества (ознакомить всех под роспись);
2. Цели в области качества;
3. Приказ Генерального директора «О проведении внутреннего аудита»;
4. Реестр документации по системе менеджмента качества (СМК) подразделения (цеха, отдела);
5. Нормативная документация: ГОСТы (в т.ч. ГОСТ ISO 9001- 2011), СТО, МИ.
6. Положение о подразделении и должностные инструкции (утверждённые);
7. Структура управления подразделением;
8. Структура системы менеджмента качества подразделения;
9. Приказ о назначении уполномоченного по качеству в подразделении;
10. Методологические инструкции;
11. Учётная конструкторско-технологическая документация;
12. Документы на специальную оценку условий труда;
13. Акты о консервации приборов и оборудования (на самих приборах и оборудовании таблички о консервации);
14. График поверок оборудования;
15. Этикетки на приборах с отметкой о поверках;
16. Сопроводительные документы на детали, сборки и изделия;
17. Графики ППР;
18. Протоколы Дней качества в подразделениях с отметкой о выполнении мероприятий или сроках их переноса, с указанием ответственных за выполнение.

Примечание: Всем главным экспертам проверить соблюдаются ли правила хранения документов, замена или ремонт физически изношенных подлинников и дубликатов.

Приложение В

ЧЕК-ЛИСТ

внутренних проверок отделов (цехов)________

Главный аудитор    __________________      _____________________

(подпись)                           (Ф.И.О)

Руководитель подразделения ______________     __________________

(подпись)                    (Ф.И.О)

Приложение Г

Форма отчета

УТВЕРЖДАЮ

Ответственный представитель

руководства по СМК

_______________ Ф.И.О

«___» ____________ 20__г.

ОТЧЁТ

о проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества

в (цехе) отделе № _____

В период с «___» по «___» ___________ 20__г., в целях подготовки предприятия к инспекционному контролю системы менеджмента качества, была проведена внутренняя проверка цеха (отдела) № ________

Проверка была проведена главным аудитором ______________________________________

_________________________________________________________________________________

В процессе проверки выявлены следующие несоответствия и замечания:

1.

2.

3.

4.

5.

Причины выявленных несоответствий:

Заключение:

Цехом (отделом) разработаны следующие корректирующие мероприятия и определенны сроки их реализации:

Рекомендации:

Главный аудитор:

Начальник цеха (отдела):

Слайд 1

Здравствуйте, уважаемые члены аттестационной комиссии!

Тема моей ВКР – ««Внутренний аудит, как механизм улучшений в системе менеджмента качества (на примере АО «УПП «Вектор»)».

Слайд 2

Цель работы — выяснить является ли внутренний аудит механизмом улучшения СМК (на примере АО «УПП «Вектор»).

Задачи данной работы Вы можете увидеть на данном слайде.

Слайд 3

Внедрение данной системы обеспечивает организацию и потребителей уверенностью в ее способности поставлять продукцию, полностью соответствующую требованиям (см. Рисунок на слайде).

Слайд 4

Последующие действия включают в себя проверку и оценку каче­ства выполненных корректирующих действий и верификацию принятых мер. Эти действия проводят внутренние аудиторы. Если корректирую­щие действия выполнены удовлетворительно и причины, вызвавшие несоответствия, устранены, то аудит считается завершенным, после чего аудитор сдает дело по данному аудиту в архив.

Слайд 5

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи по аудиту и, в соответствии с процедурами аудита, должен включать в себя или содержать ссылку на следующее:

• цели аудита;
• область аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;
• идентификацию заказчика аудита;
• идентификацию членов группы по аудиту и представителей проверяемой организации, принимавших участие в проведении аудита;
• даты и места проведения аудита на месте;
• критерии аудита;
• выводы аудита;
• заключения по результатам аудита;
• заявление о степени соответствия критериям аудита.

Слайд 6

Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии являются:

• проверка отдельных элементов системы управления предприятия, а также его связей;
• разработка предложений по устранению выявленных недостатков;
• разработка рекомендаций по более эффективному управлению организацией;
• консультирование персонала организации, а также собственников по вопросам организации и управления, права, анализу хозяйственной деятельности и другим проблемам;
• осуществление экспертных оценок различных сфер деятельности объекта и разработка направления их совершенствования.

• Внешний аудит на АО «УПП «Вектор» уже всем известная и давно устоявшаяся практика (первый сертификат соответствия СМК завод получил в 2001 г.). СМК применительно к продукции предприятия имеет сертификат соответствия по ГОСТ ISO 9001-2011 в системе качества «Регистр систем менеджмента» и по ГОСТ РВ 0015-002-2012 в системе качества «Военный регистр».

Слайд 7

Результаты внутреннего аудита показали, что в целом СМК АО «УПП «Вектор» действующая и соответствует требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012, но в результате внутреннего аудита был выявлен ряд несоответствий и замечаний.  На слайде представлена таблица, составленная на основании результатов внутренних аудитов за последние годы.

Наиболее частыми замечаниями и несоответствиями при проверках являются несоблюдение требований к документации СМК. В связи с реструктуризацией АО «УПП «Вектор» потребовалась актуализация стандартов организации, должностных инструкций и положений о подразделениях с привлечением уполномоченных по качеству для контроля за исполнением.

Слайд 8

Рассмотрим качественные показатели:

• высокая оценка соблюдения сотрудниками БУСМК требований независимости, умения и компетенции, честности и объективности, конфиденциальности и профессиональной этики;
• сотрудники БУСМК дают поручения заданий профессиональным сотрудникам, квалификация которых соответствует характеру этих заданий;
• выполняют все виды работ в соответствии с определенными указаниями и требованиями качества;
• дают сотрудникам АО «УПП «Вектор» дополнительные консультаций при недостатке опыта или знаний в конкретных обстоятельствах;
• внутренние аудиторы посещают научно-практических конференций и семинаров, с целью получения всесторонних знаний в областях СМК;
• оценка работы БУСМК внешними аудиторами является высокой, вызывает у них доверие и надежность.

Слайд 9

Подводя итоги, отметим, что внутренний аудит — это один из немногих доступных ресурсов, правильное освоение которого может существенно повысить эффективность СМК и деятельности организации в целом.

Таким образом, Цель работы достигнута.

Спасибо за внимание! Доклад окончен.

Страницы: 1 2 3