Задание по информатике

Введение

База данных – это систематизированное хранилище информации, которая может относиться к различным сферам человеческой деятельности.

Использование компьютеров позволило устранить многие проблемы, характерные для некомпьютерных баз данных. При правильном проектировании компьютерной базы данных добавление в нее новой информации и модификация уже существующих данных перестает быть трудной задачей, чреватой ошибками.

СУБД – системы управления базами данных – довольно обширный класс программ. Они обеспечивают доступ к информации и использование одних  и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

Одной из наиболее распространенных СУБД для персонального компьютера является СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office.

Отдельные компоненты баз, которые используются для хранения и представления информации, называются объектами. Каждый объект имеет имя, которое может содержать до 64 символов, включая пробелы.

В Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной базы данных хранятся в общем файле с расширением mdb.

• Таблица используется для хранения информации в базе данных.
• Запрос позволяет выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие таблицы, а также создавать новые таблицы.
• Форма используется для ввода данных в таблицу и для просмотра в заданном формате данных из таблицы или запроса. С ее помощью можно также запустить на выполнение макрос или процедуру.
• Отчет предназначен для создания документа на основе данных из таблицы или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого приложения, например, Word или Excel.
• Макрос представляет собой описание стандартных действий, которые нужно выполнить в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в одной форме открывает другую форму.
• Модуль – это программа, написанная на языке Visual Basic for Applications (VBA). Использование модулей позволяет автоматизировать выполнение сложных действий, которые нельзя описать с помощью макросов.

Цель данной курсовой работы – разработать структуру базы данных для командира части.

Задачи:

1. Обеспечить занесение и изменение всех необходимых данных в таблицы;
2. Обеспечить целостность данных;
3. Организовать быстрый доступ к содержанию базы данных.

1. Постановка задачи

Разработать структуру базы данных для командира части.

Эта база данных должна содержать следующую информацию о подчиненных военнослужащих:

1. анкетные данные;
2. адрес;
3. гражданская профессия;
4. образование;
5. звание и дата его получения;
6. должность;
7. подразделение;
8. форма службы (срочная, кадровая, контрактная);
9. период службы (для срочнослужащих);
10. особенности характера;
11. отношение к службе.

Создать удобную форму для внесения изменений в базу, просмотра результатов запросов и отчетов. Запросы должны включать в себя информацию о подразделениях части, званиях и должностях военнослужащих. А также выдавать информацию об образовании, форме службы сотрудников и их отношении к работе. Разработать отчеты, которые будут информировать командира о состоянии в части.

2. Описание базы данных

2.1.  Описание таблиц

Таблицы используются для хранения данных. Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки «Таблица» окна БД, а затем – по кнопке «Создать». Access открывает окно «Новая таблица» и предлагает несколько способов создания таблицы. Далее выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора». В появившемся окне «Таблица» задать значение «Имя поля» и выбрать соответствующий тип данных. Пример таблицы «Военнослужащие» в режиме «Конструктор» приведен на рисунке ниже.

Рис. 1

При разработке данной базы данных создано пять таблиц: «Военнослужащие», «Должность», «Звание», «Подразделение» и «Форма службы». В таблицах используются следующие типы данных:

1. Текстовый – для описания фамилии, имени, отчества военнослужащего, его адреса, за исключением номеров дома и квартиры, и других текстовых данных;
2. Поле MEMO – для хранения информации об особенностях характера и отношении к службе;
3. Числовой – для хранения числовых данных;
4. Дата/время – для хранения данных даты получения звания и сроков службы.

Главной таблицей в базе данных является таблица «Военнослужащие», которая содержит анкетные данные, информацию об образовании, подразделении, форме службы военнослужащих, их особенностях характера и отношении к службе. Остальные таблицы являются подчиненными, и представлены в виде списка. Эта зависимость наглядно показана в схеме данных.

2.2.  Описание схемы данных

Схема данных предназначена для создания реляционной базы данных. Она определяет способ связывания данных в таблицах. Чтобы получить доступ к созданию или изменению схемы данных нужно выбрать вкладку «Сервис» и из раскрывающегося списка команду «Схема данных» (рис. 2).

Рис. 2

На рис. 3 изображена схема данных разрабатываемой базы. Главной таблицей здесь является таблица «Военнослужащие». С ней связаны все остальные таблицы базы данных типом связи «один-ко-многим».

Рис. 3

При этом подчиненные таблицы, которые представлены в виде списка, между собой связей не имеют.

2.3. Описание запросов

При работе с базой часто возникает необходимость выбрать из нее информацию, удовлетворяющую определенным условиям, или произвести различные вычисления. Например, из таблицы «Военнослужащие» нужно извлечь сведения о сотрудниках с одинаковой должностью или званием. Для решения таких задач предназначены запросы. Запрос сообщает Access, какая именно информация интересует пользователя в настоящий момент.

Запрос на выборку. Многотабличный и параметрический запросы.

Рассмотрим создание многотабличного запроса. Часто нужно создать запросы, отбирающие информацию из нескольких таблиц. Для создания такого запроса в окне базы данных нужно выбрать вкладку «Запросы», затем «Создание запроса в режиме конструктора». В открывшемся окне «Добавление таблицы» добавить в запрос нужные таблицы. Пример создания многотабличного запроса по должностям приведен на рис. 4.

Рис. 4

В строке «Имя таблицы» выбирается необходимая таблица (в нашем случае используются три таблицы: «Военнослужащие», «Подразделение» и «Должность»), в строке «Поле» – соответственно нужное поле.  Результат запроса по должностям изображен ниже:

Рис. 5

Рассмотрим создание параметрического запроса, предназначенного для изменения условий отбора перед выполнением запроса. Его реализация происходит тем же путем, что и многотабличного запроса, но с добавлением какого-либо условия при выполнении.

Например, для создания параметрического запроса, который выводит информацию о сотрудниках с одинаковым званием, необходимо в режиме «Конструктор» добавить нужные таблицы, как это делалось выше. А так же в строке «Условие отбора» (рис. 6) ввести «[Введите звание]» (обязательно в квадратных скобках). Текст в скобках будет выводиться на экран, при запуске запроса, где и вводится интересующее звание – рис. 7.

Рис. 6

Рис. 7

Результат запроса будет таким:

Рис. 8

Запрос с операторами.

В Access используются следующие операторы: And, Between-And, Not, Or, In, Like. Чтобы создать запрос такого типа, в режиме «Конструктор» в строке «Условие отбора» нужно написать оператор перед условием отбора. К примеру, создадим запрос, который будет выводить пользователю информацию о военнослужащих, не проживающих в городе Арзамас.

В режиме «Конструктор» необходимо выбрать таблицу «Военнослужащие» и добавить необходимые поля. Затем в столбце со значением поля «Город» указать условие отбора  «Not «Арзамас»», как это показано на рис. 9.

Рис. 9

В итоге запрос выведет информацию о сотрудниках, которые не проживают в городе Арзамас. Наглядно это изображено на рис. 10.

Рис. 10

Групповой запрос.

Групповой запрос позволяет выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях, а также выполнять статистические вычисления.

Например, чтобы создать групповой запрос, который выводит количество работников в каждом подразделении, необходимо добавить в запрос две таблицы: «Военнослужащие» и «Подразделение». При настройке запроса в строке «Поле» написать «Подразделение» в обоих столбцах. Далее выбрать пункт меню «Вид» и нажать «Групповые операции» (или выбрать значок Σ на панели инструментов).

Рис. 11

Затем для столбца таблицы «Подразделение» в строке «Групповая операция» выбрать «Группировка», а для столбца таблицы «Военнослужащие» в той же строке выбрать статистическую функцию Count, которая подсчитывает количество значений поля в группе (рис. 12).

Рис. 12

В результате запрос выдаст нужную информацию:

Рис. 13

Перекрестный запрос.

Перекрестный запрос – это итоговый запрос специального типа, выводящий результат в виде перекрестной таблицы, похожей на электронную таблицу.

В качестве примера, создадим перекрестный запрос, который будет выдавать статистику образования в части. Для этого нужно в главном окне базы во вкладке «Запросы» выбрать «Создать», далее в открывшемся окне выбрать «Перекрестный запрос».

Рис. 14

Далее выбрать нужную таблицу, затем поле этой таблицы, которое будет располагаться в столбце слева. В нашем случае это поле «Образование» (рис. 15(а)). Далее выбирается поле, содержание которого будет расположено в верхней строке – «Фамилия», и выделяется функция, в нашем случае – «Число» (рис. 15(б)).

Нажать «Далее», затем «Готово». На экране появится результат запроса, он изображен на рис. 16.

Рис. 16

Запрос на изменение.

Запросы этого типа позволяют автоматизировать изменения данных в таблицах, а также сохранить результат запроса в виде таблицы Access.

В качестве примера, изменим в таблице «Подразделение» название I Подразделения. Дадим ему название «Центральное». Для этого нужно создать запрос на выборку, добавить в него таблицу «Подразделение». Изменить тип запроса на «Обновление». В строке «Обновление» ввести «Центральное», затем в условии отбора написать «[Введите подразделение]». Пример приведен на рис. 17:

Рис. 17

В итоге работы запроса название I Подразделения (или другого, который введет пользователь) изменится на «Центральное».

2.4.  Описание форм

Формы предназначены для просмотра, ввода, редактирования и управления данными. При использовании формы Access предоставляет пользователю существенно больше возможностей для работы с информацией по сравнению с ее стандартным представлением в режиме таблицы.

Для создания макета формы нужно в окне базы данных перейти на вкладку «Формы» и нажать клавишу «Создать». После выбора источника данных для формы, а также способа ее создания, при переходе к следующему этапу автоматически обновляются панели инструментов. Появляется панель инструментов «Конструктор форм».

Форма «Военнослужащие ввод данных» в режиме «Конструктор» представлена на рис. 18.

Рис. 18

Создание главной кнопочной формы.

Для создания главной кнопочной формы, которая необходима для наиболее удобного взаимодействия пользователя с базой данных, в частности для запуска запросов и просмотра отчетов,  необходимо выбрать вкладку «Сервис», далее «Служебные программы», затем «Диспетчер кнопочных форм» (рис. 19).

Рис. 19

В окне «Диспетчер кнопочных форм» нужно выбрать «Создать», после чего ввести имя формы.

Рис. 20

Далее в эту форму добавляются кнопки для открытия макросов, созданных для запуска запросов, и отчетов. А также форма для добавления и внесения изменений в таблицу «Военнослужащие». В режиме «Конструктор» главная кнопочная форма редактируется, изменяются размеры кнопок и их расположение (если это необходимо). На этой форме создаются четыре основные кнопки:

1. «Открыть форму для изменения и ввода данных» – открывает форму «Военнослужащие», созданную ранее;
2. «Запросы» – открывает форму с запросами;
3. «Отчеты» – открывает форму с отчетами;
4. «Выход» – выход из базы данных.

В результате получается форма, изображенная на рис. 21 и рис. 22:

Рис. 21

Рис. 22

2.5. Описание отчетов

Отчеты – форма представления информации для использования и распространения. Это итоговые документы для лиц, которым была предназначена создаваемая база данных, в нашем случае для командира части.

Отчет может создаваться как на основе таблиц, так и на основе запросов.

Реализуем отчет «Подразделение», который будет выводить информацию о том, какие сотрудники работают в каждом подразделении, их адрес и форму службы. Для этого в главном окне базы нужно выбрать вкладку «Отчеты», далее «Создание отчета с помощью мастера» (рис. 23).

Рис. 23

В появившемся окне выбрать таблицы и нужные поля, которые необходимы для отчета – рис. 24.

Рис. 24

В нашем случае добавим три таблицы: «Подразделение», «Военнослужащие» и «Форма службы». Результат запуска отчета изображен на рис. 25:

Рис. 25

Так же в базе данных имеются отчеты по военнослужащим, по количеству званий в каждом подразделении и по запросу на конкретное звание, введенное пользователем. Их примеры приведены в приложении.

Список литературы

1. Т.В.Емельянова. Основы работы с системой управления базами данных MS Access 2003: Методические указания к лабораторным работам.
2. Эффективная работа :Office XP.-СПб: Питер 2005.-1072с.
3. Ролланд Ф.Д. Основные концепции баз данных. 2002г.
4. Трифонова Н.А., Прозорова С.С. Office для студента. 2004г.

Приложение

• Отчет по военнослужащим:
• Отчет по запросу на звание:
• Отчет о количестве званий в каждом подразделении: