Задания на производственную практику ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации для ФЭК

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИКУ

ПК 1.1. Осуществлять прием-передачу управленческой информации с помощью средств информационных и коммуникационных технологий.

ПК 1.2. Координировать работу приемной руководителя, зон приема различных категорий посетителей организации.

ПК 1.3. Владеть навыками планирования рабочего времени руководителя и секретаря.

ПК 1.4. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК 1.5. Владеть способами организации рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.

ПК 1.6. Осуществлять работу по подготовке и проведению конферентных мероприятий, обеспечивать информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

ПК 1.7. Оформлять организационно-распорядительные документы и организовывать работу с ними, в том числе с использованием автоматизированных систем.

ПК 1.8. Оформлять документы по личному составу и организовывать работу с ними, в том числе с использованием автоматизированных систем.

ПК 1.9. Организовывать текущее хранение документов, обработку дел для оперативного и архивного хранения, в том числе с использованием автоматизированных систем

МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»

Задание 1.ПК 1.7Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу делопроизводственных служб в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание на наличие Инструкции по делопроизводству в организации и других локальных нормативных актов. После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по делопроизводству по следующему плану:

 — наименование организации, наличие служб делопроизводства;

— основные виды нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты;

— рекомендации по пополнению нормативной базы.

Задание 2. ПК 1.7 Анализ системы организационно-правовых документов учреждения

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать организационно-правовые документы организации – базе практики. В отчете дать характеристику указанным документам по следующему плану:

— список организационно-правовых документов с указанием даты утверждения и номера (при наличии);

— описать процесс согласования организационно-правовых документов в организации – базы практики;

— проанализировать оформление организационно-правовых документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и дать рекомендации по устранению ошибок в оформлении документов.

Задание 3. ПК 1.7. ПК 1.9 Анализ системы распорядительных документов учреждения

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать распорядительные документы организации – базы практики. В отчете дать характеристику указанным документам по следующему плану:

— список распорядительных документов;

— описать процесс издания распорядительных документов в организации – базе практики;

— проанализировать оформление распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и дать рекомендации по устранению ошибок в оформлении документов;

— проанализировать формирование распорядительных документов в дела в текущем делопроизводстве, выявить особенности и недостатки, дать рекомендации по их устранению.

Задание 4. ПК 1.7, ПК 1.9 Анализ системы информационно-справочных документов учреждения

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать информационно-справочные документы организации – базы практики. В отчете дать характеристику указанным документам по следующему плану:

— список информационно-справочных документов;

— описать этапы работы с письмами (поступаемыми и отправляемыми) в организации – базе практики;

— проанализировать оформление информационно-справочных документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и дать рекомендации по устранению ошибок в оформлении документов;

— проанализировать формирование в дела в текущем делопроизводстве информационно-справочных (например, переписки) документов, выявить особенности и недостатки, дать рекомендации по их устранению.

Задание 5. ПК 1.7 Создание бланков документов организации

Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа).

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности составления бланков в организации – базе практике;

— соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или Инструкции по делопроизводству;

— представить в приложении к отчету составленные бланки.

Задание 6. ПК 1.7 Составление и оформление различных видов документов

Для выполнения этого задания необходимо представить в приложении пример оформления распоряжения, служебной записки, акта. В текстовой части отчета перечислить основные реквизиты указанных документов, перечислить основные особенности составления текста документа. В приложениях представить составленные документы.

Задание 7. ПК 1.1, ПК 1.6 Регистрация поступаемых, отправляемых и внутренних документов

Во время прохождения практики необходимо принимать участие в регистрации поступаемых (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов.

В отчете необходимо отразить следующее:

— какая система регистрации документов применяется в организации (централизованная, децентрализованная, смешанная)

— виды регистрационных форм (программа СЭД, журнальная форма и т.д.);

— особенности регистрации отдельных видов документов;

В приложении необходимо представить примеры регистрации организационно -распорядительных документов.

Задание 8. ПК 1.9 Организация текущего и оперативного хранения документов

Для выполнения данного задания необходимо проанализировать особенности формирования и хранения документов в текущем делопроизводстве и до передачи на архивное хранение или в течение установленного срока хранения. Необходимо отметить наличие в организации номенклатуры дел, дать краткую характеристику номенклатуры дел (дата утверждения, структура, соответствие Правилам и т.д.). Далее необходимо проанализировать формирование дел, осуществляется ли оно в соответствии с номенклатурой дел. Кто отвечает за оперативное хранение документов, условие хранения. Также необходимо проанализировать обложки дел в текущем делопроизводстве. В приложениях представить примеры обложек дел.

Задание 9. ПК 1.7 Организация контроля исполнения документов. Составление аналитических документов об исполнительской дисциплине

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать организацию контроля исполнения документов в учреждении.

В отчете необходимо отразить следующее:

— краткую характеристику организации контроля исполнения документов (ответственные, виды контроля);

— пример отчета (справки или другого документа) о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении за один из периодов (за один месяц, квартал, полугодие, год);

Задание 10. ПК 1.7. Подготовка сведений об объеме документооборота

Для выполнения этого задания необходимо представить примеры сведений об объеме документооборота, оформляемых в учреждении за один из периодов (на выбор: месяц, квартал, полугодие, год) и дать пояснение к данным сведениям

Задание 11. ПК 1.9. Анализ подготовки дел к передаче на архивное хранение

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать подготовку дел к передаче на архивное хранение в учреждении и в отчете необходимо отразить следующее:

— особенности оформления дел для передачи на архивное хранение;

— в приложении к отчету представить примеры оформления внутренней описи, листа -заверителя, обложки дел.

МДК 01.02 Организация работы с электронными документами

Задание 1. ПК 1.1 Анализ использования систем электронного документооборота в организации. Выявление проблем и формулировка предложений по их устранению

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать систему электронного документооборота, применяемую в учреждении. Выявить недостатки, проблемы, преимущества. Если возможно в приложении к отчету представить скриншоты, позволяющие продемонстрировать систему электронного документооборота. Сформулировать предложения по устранению выявленных недостатков. 

Задание 2. ПК 1.1 Анализ особенностей оформления и составления документов с использованием электронной подписи

Для выполнения этого задания необходимо указать основные правила использования электронной подписи, виды электронной подписи. Описать особенности использования электронной подписи в учреждении.

МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

Задание 1. ПК 1.5 Составление схемы рабочего места секретаря и руководителя организации

Для выполнения этого задания необходимо нарисовать схему рабочего места секретаря и руководителя организации и представить схемы в отчете.

В отчете необходимо отразить особенности организации рабочего места секретаря и руководителя, проанализировать положительные и отрицательные моменты.

Задание 2. ПК 1.3 Составление плана рабочего дня руководителя организации и секретаря

Для выполнения этого задания необходимо составить фотографию рабочего дня секретаря и руководителя, с указанием всех видов работ в течение дня и времени (в минутах), затраченного на выполнение каждого из видов.

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности организации рабочего дня секретаря и руководителя;

— регламентация времени на отдельные виды работ;

— отметить виды деятельности, на которые затрачивается наименьшее и наибольшее количество времени;

— дать рекомендации по усовершенствованию графика рабочего дня секретаря.

В приложении необходимо представить фотографию рабочего дня секретаря.

Задание 3. ПК 1.4 Оформление документов на командирование сотрудников организации

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать документы, которые оформляются в организации при направлении сотрудников в командировку.

В отчете необходимо отразить следующее:

— виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку;

— особенности оформления документов;

— соответствие оформляемых документов, требованиям нормативных документов.

В приложении необходимо представить копию приказа о направлении в командировку.

Задание 4. ПК 1.2 Анализ организации работы учреждения с обращениями граждан

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать организацию работы с обращениями граждан в организации.

В отчете необходимо отразить следующее:

— виды обращений граждан;

— организация приема граждан (наличие графика, кто ведет прием, оформление приема граждан);

— сроки ответов на обращения граждан (соблюдаются или не соблюдаются).

В приложении необходимо представить копию одного из обращений граждан, журнал регистрации обращений и отчет об исполнении обращений граждан.

Задание 5. ПК 1.6 Анализ особенностей организации и проведения конферентных мероприятий, совещаний, собраний

Для выполнения этого задания необходимо указать особенности проведения различных видов совещаний (собраний, заседаний комиссии) в организации и запротоколировать одно из таких заседаний.

В отчете необходимо отразить следующее:

— особенности проведения совещаний (виды совещаний, периодичность их проведения, круг участников)

— отразить функции секретаря в организации проведения совещаний;

— особенности оформления протоколов совещаний;

В приложении необходимо представить копию протокола.

МДК 01.04 Документационное обеспечение кадровой службы

Задание 1. ПК 1.8 Составление списка нормативных документов по организации деятельности кадровой службы, в том числе с указанием локальных нормативных актов

Для выполнения этого задания необходимо составить список нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами по личному составу. Обязательно указать локальные нормативные акты, действующие в организации.

Задание 2. ПК 1.8 Анализ оформления и составления различных видов кадровых документов

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать приказы по личному составу, личные карточки Ф-Т-2, трудовые договоры, оформляемые в организации (при наличии) на соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Выявить недостатки, разработать рекомендации по их устранению. В приложении представить примеры оформления приказов по личному составу и других кадровых документов без указания персональных данных.

Задание 3. ПК 1.8 Выявление особенностей работы кадровой службы предприятия по ведению личных дел сотрудников

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать основные принципы ведения личных дел сотрудников. В приложении предоставить примеры оформления внутренней описи, обложки дела.

Если в организации личные дела сотрудников не формируются дать теоретический ответ на данное задание, т.е. рассмотреть основные принципы формирования и ведения личных дел сотрудников.

Задание 4. Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.