1 2
Содержание
Введение
1. Теоретические аспекты внедрения автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
1.1 Понятие и сущность документационного обеспечения
1.2 Понятие, функции и задачи автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
1.3 Виды автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
2. Анализ автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления на примере судебного участка №5 Железнодорожного района г. Барнаула
2.1 Характеристика судебного участка №5 Железнодорожного района г. Барнаула
2.2 Анализ автоматизированных технологий применяемых в документационном обеспечении управления судебного участка №5 Железнодорожного района
2.3 Мероприятия по совершенствованию автоматизированных технологий в судебном участке №5 Железнодорожного района г. Барнаула
Заключение
Список использованной литературы
1. Теоретические аспекты внедрения автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
1.1. Понятие и сущность документационного обеспечения
Деятельность службы документационного обеспечения управления в современных организациях основывается на нормативно-правовой и нормативно-методической базе, на основании которой разрабатываются локальные акты, регламентирующие делопроизводство, но под влиянием динамично развивающегося общества меняются документы, регулирующие сферу документационного обеспечения управления на уровне Российской Федерации.
Появляются новые законы, постоянно вносятся изменения в уже имеющиеся нормативные акты, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства в организациях.
В таблице 1 представлен проведённый анализ эволюции понятия «документ» в Государственных стандартах.
Таблица 1. Эволюция понятия «документ» в государственных стандартах
| ГОСТ | Определение |
| ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и Определения | Средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека |
| ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения | Материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве |
| ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения | Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать |
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения | Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
| ГОСТ Р ИСО 15489-1 — 2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования | Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности |
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Успех современной организации напрямую зависит от того, насколько рационально организована деятельность службы документационного обеспечение управления.
Основные принципы организации документационного обеспечение управления представлены в таблице 2.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Успех современной организации напрямую зависит от того, насколько рационально организована деятельность службы документационного обеспечение управления.
Основные принципы организации документационного обеспечение управления представлены в таблице 2.
Таблица 2 Принципы организации ДОУ
Совокупность относительно самостоятельных взаимосвязанных элементов, обеспечивающих документирование и организацию работы с документами организации в целом формирует систему документационного обеспечения управления (СДОУ).
Основные элементы системы документационного обеспечения управления, возможно, представить в виде рисунка 1.
Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Процесс управления документами в организации включает в себя ряд процессов, который рационально изобразить в виде схемы представленной на рисунке 2.
Рисунок 2. Организация управления документами
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Документы позволяют организации решать вопросы, касающиеся не только выполнения отдельных операций, но всей деятельности организации в целом.
Следовательно, документированная информация лежит в основе, является материальным воплощением и обеспечивает юридической силой управленческие решения. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого появляются документы низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличиваются сроки их обработки, что приведёт к ухудшению качества управления.
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ), можно рассматривать как, деятельность аппарата управления организации, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
1.2 Понятие, функции и задачи автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
Актуальность совершенствования традиционной системы документационного обеспечения управления обусловливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости их обработки. В соответствии с этим разрабатываются и внедряются в практику документационного обеспечения комплексные автоматизированные технологии и системы, призванные решить указанные задачи за счет образования единого информационного пространства организации, дающего ее работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.
Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий.
Автоматизированные технологии документационного обеспечения управления призваны повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:
– документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
– обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
– обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
– автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).
Автоматизированные технологии документационного обеспечения управления создают единое информационное пространство, предоставляющее
управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.
Осуществить разработку и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организациях можно одним из следующих двух способов:
– заказать в специализированной проектной фирме или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
– приобрести готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.
Главная особенность создания автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требованиям. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом.
Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап пред проектного исследования организации.
Основная его задача – выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап исследования определяет осуществление разработки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами:
– расплывчатость формулировок, несогласованность, а порой и противоречивость многочисленных требований пользователей к создаваемой автоматизированной системе;
– отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности пользователей;
– априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации;
– значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программн-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы.
Следует отметить, что к внедрению автоматизированных технологий документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных автоматизированных технологий документационного обеспечения управления нужно оценивать следующее:
— учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
— поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
— обладает ли достаточной функциональной полнотой;
-имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.
Также необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию автоматизированных технологий документационного обеспечения управления, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.
Автоматизированные технологии документационного обеспечения управления должны обеспечивать выполнение следующих основных функций:
— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
— передача документов вместе с поручениями по ним исполнителям;
— контроль за ходом исполнения поручений;
— подготовка проектов документов и поручений и выполнение процедур их согласования и утверждения;
— помещение документов в дело;
— формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива;
— рассылка исходящих документов;
— поиск документов по любому сочетанию параметров запроса и выдача разнообразных сводок и отчетов.
Состав функций и их реализация в каждой конкретной автоматизированной системе документационного обеспечения управления могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота – основной критерий выбора системы.
Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи работы с документами организации или предприятия.
1 2