1 2
1.3 Виды автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом.
За последние десять лет отечественная отрасль СЭД прошла колоссальный путь от систем для простой автоматизации делопроизводства в небольших компаниях до вполне конкурентных на мировом уровне решения класса ЕСМ, которые поддерживают и процессы отечественного делопроизводства (Рисунок 3).
Рассмотрим более подробно самые популярные программы СЭД. Система электронного документооборота «Дело».
«ДЕЛО» — система электронного документооборота разработанная компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) — комплексное
промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Функционально относясь к классу систем управления корпоративным контентом, (ECM) система «Дело» обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.
Система электронного документооборота «Дело» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах (Рисунок 4).
Система «Дело» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году – свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей. Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.
Рисунок 4. Главная страница системы «Дело»
11 октября 2018 года компания ЭОС выпустила версию СЭД «ДЕЛО» 18.1. По информации компании, работа с документами и задачами стала проще, нагляднее и быстрее.
Наиболее заметные внешние изменения связаны с оптимизацией пользовательского опыта, сокращению числа действий при выполнении типовых операций. Доработанная функциональность «тонкого» клиента теперь обеспечивает получение/отправку документов по электронной почте. Благодаря этому, ввод и обработка документов в СЭД «ДЕЛО» становится еще более простой и наглядной, требующей минимального количества действий пользователя для каждой из типовых операций.
Расширена функциональность, связанная с автоматической маршрутизацией при подготовке документов, реализованы инструменты для контроля процессов и автоматического выполнения пользовательских действий.
Также версия СЭД «ДЕЛО» реализует необходимые нововведения для эффективного взаимодействия с МЭДО, РРО ССТУ и другими федеральными информационными системами.
Функциональность СЭД «ДЕЛО»:
- Управление документами и корпоративным контентом. СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить процессы совместной работы над документами и корпоративным контентом. В системе реализованы все распространенные процессы работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения, списание исполненных документов в дело.
- Делопроизводство. СЭД «ДЕЛО» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На каждом этапе работы с документами предусмотрена возможность постепенного перехода от бумажных документов к электронному взаимодействию.
- Управление договорами. СЭД «ДЕЛО» автоматизирует управления договорами на всех этапах, от подготовки предварительного предложения до контроля этапов выполнения обязательств. Реализованы различные (параллельные, последовательные, комбинированные) сценарии совместной работы на договором. Опция «Управление процессами» позволяет реализовать сложную бизнес-логику согласования (в зависимости от полученных на предыдущих этапах виз, суммы договора и т.п.). Возможно обеспечение юридической значимости электронных оригиналов договоров. Предусмотрен обмен документами с контрагентами через операторов ЭДО.
- Управление заседаниями/совещаниями. СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
- Госуслуги, обращения граждан, АИС МФЦ ДЕЛО. Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Реализовано взаимодействие с порталом ССТУ в части мониторинга результатов рассмотрения обращений граждан.
На официальном сайте СЭД «ДЕЛО» оставлен отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания, в котором говориться: ««Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу корреспонденцией…». Система электронного документооборота «Оптима». «OPTIMA-WorkFlow» является комплексной прикладной платформой для создания решений в области управления документами, интегрирующей в себя информационные технологии ведущих российских и зарубежных производителей, в том числе средства криптографической защиты информации, основанные на российских стандартах (Рисунок 5).
Рисунок 5. Рабочий стол «OPTIMA-WorkFlow»
Заложенный в основу разработки продукта интеграционный подход, основанный на применении готовых к использованию и проверенных в ходе длительной эксплуатации программных компонентов, позволяет в ходе эксплуатации «OPTIMA-WorkFlow» применять возможности программных решений и информационных технологий, снискавших себе репутацию лидирующих в своем классе.
Основной целью создания и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) является совершенствование и автоматизация методов документационного обеспечения управления, которые должны идти по нескольким направлениям, важнейшими из которых являются: автоматизация делопроизводства; применение технологий управления деловыми процессами документооборота; автоматизация управления архивным хранением документов; организация контроля над деятельностью персонала организации, участвующего во всех вышеперечисленных видах деятельности; обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа и искажения.
Организация делопроизводства предполагает выработку правил формирования и оформления документов, методов их учета, исполнения и временного хранения. Соответственно, автоматизация делопроизводства достигается за счет использования средств вычислительной техники и информационных технологий, реализованных в рамках платформы «OPTIMA-WorkFlow», для обеспечения создания, оформления, регистрации и учета документов, их классификации и систематизации, сбора и исполнения резолюций руководства, а также для подготовки документов к передаче на архивное хранение или для выделения к уничтожению.
Существенно и то, что применение средств «OPTIMA-WorkFlow» создает условия для контроля над состоянием документов, для мониторинга их жизненного цикла, для организационных воздействий на процессы их обработки и исполнения в случае возникновения отклонений от нормативных параметров технологии.
Система электронного документооборота «БОСС-Референт». Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти (Рисунок 6).
Рисунок 6. Интерфейс «БОСС-Референт»
Главными результатами внедрения системы являются:
— Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.
— Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.
— Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
Преимущества системы БОСС-Референт:
— Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
— Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
— Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
— Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
— Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
— Простота освоения пользователями.
— Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
— документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
— контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
— работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
В заключении рассмотрим справочно-правовые информационные системы. Справочная правовая информационная система-это информационная система, программно-информационный комплекс, который включает в себя информационные базы правовой информации и программные средства, позволяющие специалисту производить поиск, выборку и печать правовой информации.
В настоящее время в России, как и за рубежом, именно негосударственные справочные правовые системы (СПС) являются определяющими в области правовой информатизации.
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует, прежде всего, выделить:
— «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
— «Система» (НТЦ «Система» при Федеральном агентстве правительственной связи и информации (ФАПСИ)).
Среди негосударственных компаний-разработчиков и СПС наиболее известны:
— «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»)
— «КонсультантПлюс» (АО «КонсультантПлюс»)
— «Кодекс» (ЦКР «Кодекс»).
Вывод по 1 главе. Для правильного функционирования организации необходимо управлять ее ресурсами так, чтобы не было разноплановости направлений деятельности. Главным ресурсом в организации является информация. Она окружает все вокруг, без нее не построится ни одна слаженная система. К информации могут относится сведения, которыми сотрудники организации обмениваются между собой письменной или устной
формой, или иным способом (технические средства, условные сигналы и др.). Именно поэтому документам отводится важная роль в учреждении.
Для того чтобы принять любое управленческое решение также необходимо воспользоваться информацией, если информация будет искажена или недостаточно грамотно изложена, это может отразиться на принятии управленческого решения, а неверное его принятие может привести к убыточности и плохому функционированию отделов учреждения между собой. Именно поэтому отсутствие должной системы документационного обеспечения негативно сказывается на эффективности деятельности управленческого персонала и других сотрудников учреждения, поскольку их деятельность в значительной степени зависит от качества и достоверности документной информации, оперативности ее получения, четкой организации хранения и удобства использования документов. Проведённый анализ существующего порядка документирования и организации работы с документами создает основы и является предпосылкой построения эффективной системы ДОУ.
Основной целью оптимизации документационного обеспечения управления в данном учреждении, как и в любой другой организации, является приведение документирования и организация работы с документами в соответствие с потребностями ее управления. Поскольку целесообразность и логика осуществления делопроизводственных функций оцениваются сточки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Однако процессы документирования, которые действуют в учреждении снижают эффективность его деловой деятельности.
Критичные ошибки:
- Нет системы электронного документооборота.
- Недостаточная квалификация сотрудников.
- Нет установленной системы контроля за документами.
- Не составляются отчеты о выполненных поручениях, мероприятиях и т.д.
В результате перечисленных ошибок невозможно вести эффективную работу с документами. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
1 2