Выбор системы, которая станет наиболее эффективным способом осуществления оперативного управления для сети магазинов «ГлавПивмаркет», будет осуществлен на основе сравнения СЭД по функциональным особенностям.
При этом используются следующие значения:
0 – возможность не реализована,
0,5 – реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,
1 – возможность реализована.
Таблица 2.5 Регистрация и ввод документов
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Ведение РК документов | 1 | 1 | 1 |
| Ведение номенклатуры дел | 1 | 1 | 1 |
| Присоединение файлов | 1 | 1 | 1 |
| Сканирование документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Регистрация документов из электронной почты | 0 | 1 | 0 |
| Регистрация на основе существующего документа | 0 | 0 | 1 |
| Сопровождение бумажных и электронных документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Контроль заполнения обязательных полей в РК | 1 | 1 | 1 |
| Проверка на дублирование при регистрации | 0 | 1 | 0 |
| Использование справочников | 1 | 1 | 1 |
| Добавление новых справочников | 0,5 | 1 | 1 |
| Создание и изменение словарей и справочников | 0 | 1 | 1 |
| Поддержка иерархических справочников | 1 | 1 | 1 |
| Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки | 1 | 1 | 0 |
| Создание своих РК (графический дизайнер) | 1 | 1 | 0 |
| Наличие шаблонов создаваемых документов | 0 | 1 | 0 |
| Ведение истории работы с документами | 1 | 1 | 0 |
| Суммарный балл | 11 | 15,5 | 9,5 |
Таблица 2.6 Маршрутизация и контроль исполнения
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач | 1 | 1 | 1 |
| Работа с типовыми маршрутами (регламенты) | 1 | 1 | 1 |
| Работа со свободными маршрутами | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения | 0,5 | 1 | 1 |
| Наличие визуального редактора процессов обработки документов | 0,5 | 0 | 1 |
| Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование | 0 | 1 | 0 |
| Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте) | 0,5 | 1 | 1 |
| Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению | 0 | 1 | 0 |
| Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль | 1 | 1 | 0,5 |
| Оперативный контроль за рассмотрением документов | 1 | 1 | 1 |
| Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации | 1 | 0 | 0 |
| Суммарный балл | 7 | 9 | 7 |
Таблица 2.7 Аналитика и управление
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Поиск по всем атрибутам РК | 1 | 1 | 1 |
| Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск) | 0 | 0,5 | 0 |
| Наличие полнотекстового поиска по РК к документу | 1 | 1 | 1 |
| Поддержка морфологии русского языка | 0 | 0 | 1 |
| Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска | 1 | 1 | 1 |
| Наличие в системе генератора отчетов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине | 1 | 1 | 1 |
| Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора | 0 | 0 | 0,5 |
| Суммарный балл | 5 | 5,5 | 5 |
Таблица 2.8 Архив
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Списание в архив | 1 | 1 | 1 |
| Ведение архивов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Поиск по архиву | 0.5 | 1 | 0,5 |
| Ведение архивных хранилищ электронных образов документов | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Ведение отдельной архивной базы документов | 0 | 0,5 | 0 |
| Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве | 0 | 0 | 0 |
| Обеспечение оптимизации хранения данных | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Суммарный балл | 3 | 4,5 | 3 |
Таблица 2.9 Информационная безопасность
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли) | 1 | 0,5 | 0,5 |
| Наличие программных средств контроля целостности документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию) | 1 | 1 | 1 |
| Применение средств шифрования | 0 | 0,5 | 0 |
| Применение сертифицированных средств криптозащиты | 0 | 1 | 0 |
| Применение ЭЦП | 1 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 3,5 | 4,5 | 3 |
Таблица 2.10 Общие характеристики
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Полнофункциональный клиент | 1 | 0 | 0 |
| Полнофункциональный тонкий клиент | 0 | 1 | 1 |
| Поддержание территориального распределенного режима работы | 0 | 1 | 0 |
| Наличие API (application programming interface) | 1 | 0 | 0 |
| Демонстрационная версия | 0 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 2 | 3 | 2 |
Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.
Исходя из данных, которые были получены в ходе анализа, нами была создана таблица «Комплексная оценка функциональных возможностей систем».
Сумма баллов по всем табличным показателям является комплексной оценкой функциональности систем.
Таблица 2.11 Комплексная оценка функциональных возможностей систем
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Регистрация и ввод документов | 11 | 15,5 | 9,5 |
| Маршрутизация и контроль исполнения | 7 | 9 | 7 |
| Аналитика и управление | 5 | 5,5 | 5 |
| Архив | 3 | 4,5 | 3 |
| Информационная безопасность | 3,5 | 4,5 | 3 |
| Общие характеристики | 2 | 3 | 2 |
| Суммарный балл | 31,5 | 42 | 29,5 |
На основании сводной таблицы сформирована диаграмма «Итоговая оценка функциональных возможностей».
Рисунок 2.4 – Итоговая оценка функциональности СЭД
Функционал системы будет более сбалансированным в том случае, если общий балл будет выше. Также будет большая вероятность в том, что для сети магазинов «ГлавПивмаркет» данная система относится к «идеальному» решению выбора СЭД.
Так, отметим, что среди всех рассмотренных систем самые хорошие показатели наблюдаются у PayDox, следовательно, для сети магазинов «ГлавПивмаркет» самым эффективным способом организации оперативного управления будет внедрение данной системы.
Стратегия автоматизации
Выбор такого набора бизнес-процессов, операций или действий, осуществляющихся сотрудниками, клиентским сектором, партнерами и участниками, находящими во внешней среде, в рамках взаимодействия с организацией для реализации целевых установок характеризуется таким понятием, как стратегия автоматизации».
Будет использована стратегия автоматизации по участкам, основанная на процессе автоматизации документооборота определенных подразделений (производственного и управленческого типа) организации, которые объединены между собой по функционалу. Выбор именно этого способа был сделан потому, что для решения задачи автоматизации документооборота в полной мере сеть магазинов «ГлавПивмаркет» не имеет достаточных ресурсов; значительный экономический эффект можно добиться за счет применения СЭД в некоторых участках (примером может быть сокращение штата); из-за характера деятельности предприятия или других условий невозможно игнорировать применение систем документооборота, основанных на автоматизации.
3 РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТИ МАГАЗИНОВ «ГЛАВПИВМАРКЕТ»
3.1 Разработка проекта совершенствования документирования основной деятельности организации
Основной причиной различных недочетов в процессах документирования деятельности и проблем в организации работы с документами на различных предприятиях и в организациях является, как правило, отсутствие четкой регламентации этой сферы деятельности. Не является исключением и сеть магазинов «Главпивмаркет». Обследование и анализ документной деятельности показал, что локальная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятием практически отсутствует.
В сети магазинов «Главпивмаркет» нет структурного подразделения, выполняющего основные функции по документационному обеспечению и координирующего эту деятельность в рамках всего предприятия. Учитывая численность персонала, которая по состоянию на 01.04.2022 г. Составляет 65 человек, и объем документооборота, который в 2021 . составил 12131 документ, создание делопроизводственной службы в форме выделенного структурного подразделения представляется нерациональным. Фактически ряд делопроизводственных функций выполняет менеджер предприятия. Но официально эти функции на него не возложены, поскольку должностная инструкция менеджера отсутствует. Не отражены эти функции и в трудовом договоре офис-менеджера и каком- либо ином локальном документ.
Должностная инструкция – это важный локальный организационно- правовой документ, определяющий правовое положение работника, регламентирующий его функции, права, обязанности и ответственность. Необходимо отметить, что должностные инструкции отсутствуют и у других сотрудников предприятия, несмотря на то, что обязательное наличие этих важных организационно-правовых документов зафиксировано в Положении об сети магазинов «Главпивмаркет».
Обследование и анализ процессов документирования деятельности сети магазинов «Главпивмаркет» выявили ряд недочетов и ошибок. Как отмечалось, выявленные недочеты составления и оформления по большей части не влияют на юридическую силу и юридическую значимость документов, но негативно сказываются на имидже сети магазинов «Главпивмаркет», поскольку качественно выполненные документы являются важным фактором формирования позитивного имиджа предприятия.
Как отмечалось, документы сети магазинов «Главпивмаркет» составляются и оформляются децентрализовано сотрудниками предприятия. Формуляр и структура текста подготовленных документов зачастую не соответствуют рекомендациям методических документов, действующих как на федеральном уровне, так и на уровне сети магазинов «Главпивмаркет». Недочеты оформления и составления документов отрицательно влияют на эффективность документной деятельности сотрудников предприятия. Например, отсутствие на письме-ответе ссылки на регистрационный номер и дату инициативного письма сказывается на его оперативном движении в организации-адресата. Грубая ошибка оформления реквизита «Подпись» при подписании документа вместо директора его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности (без указания фактической должности подписывающего, его инициалов и фамилии) может привести к потере юридической силы и юридической значимости документа.
В целях ликвидации ошибок составления и оформления документов сотрудниками предприятия, необходимо разработать наглядные графические памятки по оформлению наиболее используемых документов сети магазинов «Главпивмаркет».
Для наглядности в памятках использован цвет, шрифты различного размера и начертания. Пример памятки приведен в приложении 1.
Подобные памятки не являются локальными нормативными актами, поэтому их не нужно утверждать руководителем предприятия. Памятки планируется опубликовать, довести до сведения всех сотрудников предприятия, разместив их в свободном доступе в локальной вычислительной сети вместе с усовершенствованными бланками. При необходимости, памятки можно разместить и на доске информации. После назначения ответственных за ведение делопроизводства в отделах предприятия памятки будут им розданы. При необходимости, «бумажные» памятки можно выдавать сотрудникам. Для этого планируется у офис- менеджера иметь небольшой запас отпечатанных памяток.
Планируется также проведение разъяснительных бесед с руководителями структурных подразделений. Учитывая, что численность управленческого персонала, занимающегося подготовкой и оформлением документов, относительно невелика, предлагаемых мер, вероятно, будет достаточно для наведения порядка в документировании деятельности.
3.2 Обоснование экономической эффективности проекта
В результате затрат на разработку, совершенствования документирования основной деятельности организации должны быть получены определённые экономические и социальные результаты:
— Повышение уровня качества труда сети магазинов «Главпивмаркет»
— Повышение уровня интенсивности труда сети магазинов «Главпивмаркет».
Экспертные социальные показатели, которые будут улучшены в результате реализации проекта:
1 — повышение уровня качества труда персонала сети магазинов «Главпивмаркет»
2 — снижение текучести кадров;
3 — повышение уровня интенсивности труда;
4 — улучшение выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
Таблица 3.1 — Результаты экспертного ранжирования
| Результаты экспертного ранжирования | ||||||||
| Ранжируемые показатели | NN экспертов | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | |
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | |
| 3 | 2 | 1 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | |
| 4 | 4 | 4 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | |
Для нахождения согласованной оценки группы экспертов определяется сумма весов оценок по каждому показателю. Это отображено в таблице 3.2.
Таблица 3.2 — Расчет сумм весов оценок экспертных оценок
| Результаты экспертного ранжирования | Сумма | |||||||
| Ранжируемые показатели | NN экспертов | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| |
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | 11 |
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | 19 |
| 3 | 2 | 4 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | 24 |
| 4 | 4 | 1 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | 16 |
Таблица 3.3 — Определение согласованного ранжирования
| Согласованная оценка экспертов | NN экспертов | Ранжированные суммы по возрастанию | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | 11 | ||
| 4 | 4 | 1 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | 16 | ||
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | 19 | ||
| 3 | 2 | 4 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | 24 | ||
Результат ранжирования, который представляет согласованную оценку экспертов:
— повышение уровня качества труда персонала сети магазинов «Главпивмаркет»;
1 — улучшение выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
3 — снижение текучести кадров;
4 — повышение уровня интенсивности труда;
Наивысшую оценку получил показатель «повышение уровня интенсивности труда», а наименьшую – «повышение уровня качества труда персонала».
Произведем оценку степени согласованности мнений экспертов. Данная оценка свидетельствует о значимости данных показателей и производится путем вычисления коэффициента конкордации (согласования) по формуле (4) и (5):
где, Х-квадрат
где, m – количество экспертов
n – количество эффектов.
S – сумма квадратов весов оценок.
Полученный коэффициент W оценивается по шкале от 0 до 1. В случае если W >= 0,5, то согласование мнений экспертов является положительным и согласованное ранжирование может использоваться на практике, т.е. эксперты постановили, что проектные мероприятия необходимы и актуальны для улучшения социальных и экономических показателей деятельности организации.
Если W < 0,5, то согласование мнений экспертов – неудовлетворительное и оно отбрасывается, а стало быть, внедрение мероприятий не является актуальным и значимым.
Х2 = (12*1314)/(7*4*(4+1)) – 3*7*(4+1) = (15768/140) – 105 = 7,63
W = 7.63/(7*(4-1) = 0.21
Полученное значение менее 0,5, что означает положительную согласованность мнений экспертов и согласованное ранжирование реализуемо на практике. Величина коэффициента согласования W=0,7>0,5 указывает на положительное согласование мнений группы экспертов.
Рисунок 3.1. — Графическое представление коэффициента конкордации
Из рисунка 3.1. видно, что значение коэффициента конкордации (WW=0,21) в пределах порогового значения — 0,5, что свидетельствует о возможности реализации и использования согласованной оценки.
Полученное согласованное ранжирование устойчивое, что свидетельствует о социально-экономической эффективности предлагаемых проектных мероприятий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью работы является внедрение системы ведения документации и отчетности сети магазинов «Главпивмаркет.
Так, в рамках проделанной работы удалось выполнить ряд задач:
Что касается оценки количественных и качественных характеристик персонала мною была сформирована модель, в ней предполагается использование следующих видов оценок: рейтинговая оценка; экспертные оценки; контролирующие курсы (оценка специальных знаний); тесты (оценка личностных качеств).
Представленная модель сочетает в себе результативно-деятельностный и компетентностный подходы, что позволяет делать отбор сотрудника более эффективно и качественно.
В качестве метода определения социально-экономической эффективности проекта выбран метод экспертной оценки.
Полученное согласованное ранжирование устойчивое, что свидетельствует о социально-экономической эффективности предлагаемых проектных мероприятий.
Таким образом, цель дипломной работы достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Аладин, Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н.А. Аладин // Банковские технологии: справочник. – М., 2018. – С. 57-59.
2. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. – М., 2017. – С. 40-47.
3. Беленькая, М.Н. Администрирование в информационных системах / М.Н. Беленькая, С.Т. Малиновский, Н.В. Яковенко. – М., 2021. – 400 c.
4. Васильков, А.В. Безопасность и управление доступом в информационных системах / А.В. Васильков, И.А. Васильков. – М., 2019. – 368 c.
5. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. – М., Инфра-М 2021. – 240 c.
6. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV / В.И. Грекул. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2020. – 511 c.
7. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2018. – № 9. – С. 92-95.
8. Ивлев В.А. ABIS. Информационные системы на основе действий / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – М.: 1С-Паблишинг, 2017. – 248 c.
9. Избачков, Ю. Информационные системы / Ю. Избачков, В. Петров. – М.: СИНТЕГ, 2020. – 656 c.
10. Информационные системы – миф и действительность. – М.: Знание, 2016. – 986 c.
11. Информационные системы в экономике. – М., 2018. – 416 c.
12. Информационные системы в экономике. – М: Юнити-Дана, 2018. – л464 c.
13. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2020. – 464 c.
14. Корюкин, Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю.А. Корюкин. – М.: Проф-Пресс, 2019. – 64 с.
15. Краус, М. Измерительные информационные системы / М. Краус, Э. Вошни. – М., 2020. – 310 c.
16. Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. – М.: Наука, 2017. – 382 c.
17. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – М., 2016. – С. 63-69.
18. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. – М.: Наука, 2018. – 232 c.
19. Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам / Ю.А. Маглинец. – М., 2020. – 742 c.
20. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Академия, 2015. – 176 c.
21. Персианов, В.В. Информационные системы (Специальность Доу) / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – М., 2021. – 197 c.
22. Подолина, О.А. Автоматизация подготовки организационно— распорядительного документа: работа с его шаблоном / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 20-21.
23. Подолина, О.А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М.: 2018. – С. 26-27.
24. Подолина, О.А. Жизненный цикл исходящих документов / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 44-46.
25. Пожникова Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. — Москва: Academia,2019. 208 c.
26. Путькина Л.В. Интеллектуальные информационные системы / Л.В. Путькина, Т.Г. Пискунова. – М., 2017. – 228 c.
27. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы / Г.Г. Раннев. – М.: Academia, 2018. – 336 c.
28. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. – М.: Знание, 2019. – 717 c.
29. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. — Москва: Проспект, 2017. 784 c.
30. Романов, Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д.А. Романов // Правда об электронном документообороте. – М., 2014. – С. 144-157.
31. Рубичев, Н.А. Измерительные информационные системы / Н.А. Рубичев. – М.: Дрофа, 2018. – 336 c.
32. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. 6-е зд., стер. Москва: Издательский центр «Академия», 2018. 224 с.
33. Семенихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин — Москва: Эксмо, 2018. 233с.
34. Сенкевич, Г.Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое / Г.Е. Сенкевич. – М., 2020. – 400 c.
35. Серова, Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации / Г.В. Серова // Секретарское дело. – 2018. – № 1. – С. 30-43.
36. Управление человеческими ресурсами: теория и практика: учеб. Пособие / А.С. Лифшиц. — Москва: РИОР: ИНФРА-М, 2018. — 266 с.
37. Хубаев Г.Н. Информатика. Информационные системы. Информационные технологии. Тестирование. Подготовка к интернет-экзамену / Г.Н. Хубаев. – М.: Феникс, 2015. – 117 c.
38. Цапенко, М.П. Измерительные информационные системы / М.П. Цапенко. – М., 2017. – 440 c.
39. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – М., 2018. – С. 17-24.
40. PayDox [Электронный ресурс]: виды документооборота // Справочная система. Москва, 2019.