или напишите нам прямо сейчас:
⚠️ Пожалуйста, пишите в MAX или заполните форму выше.
В России Telegram и WhatsApp блокируют - сообщения могут не дойти.
Выбор системы, которая станет наиболее эффективным способом осуществления оперативного управления для сети магазинов «ГлавПивмаркет», будет осуществлен на основе сравнения СЭД по функциональным особенностям.
или напишите нам прямо сейчас:
⚠️ Пожалуйста, пишите в MAX или заполните форму выше.
В России Telegram и WhatsApp блокируют - сообщения могут не дойти.
При этом используются следующие значения:
0 – возможность не реализована,
0,5 – реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,
1 – возможность реализована.
Таблица 2.5 Регистрация и ввод документов
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Ведение РК документов | 1 | 1 | 1 |
| Ведение номенклатуры дел | 1 | 1 | 1 |
| Присоединение файлов | 1 | 1 | 1 |
| Сканирование документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Регистрация документов из электронной почты | 0 | 1 | 0 |
| Регистрация на основе существующего документа | 0 | 0 | 1 |
| Сопровождение бумажных и электронных документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Контроль заполнения обязательных полей в РК | 1 | 1 | 1 |
| Проверка на дублирование при регистрации | 0 | 1 | 0 |
| Использование справочников | 1 | 1 | 1 |
| Добавление новых справочников | 0,5 | 1 | 1 |
| Создание и изменение словарей и справочников | 0 | 1 | 1 |
| Поддержка иерархических справочников | 1 | 1 | 1 |
| Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки | 1 | 1 | 0 |
| Создание своих РК (графический дизайнер) | 1 | 1 | 0 |
| Наличие шаблонов создаваемых документов | 0 | 1 | 0 |
| Ведение истории работы с документами | 1 | 1 | 0 |
| Суммарный балл | 11 | 15,5 | 9,5 |
Таблица 2.6 Маршрутизация и контроль исполнения
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач | 1 | 1 | 1 |
| Работа с типовыми маршрутами (регламенты) | 1 | 1 | 1 |
| Работа со свободными маршрутами | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения | 0,5 | 1 | 1 |
| Наличие визуального редактора процессов обработки документов | 0,5 | 0 | 1 |
| Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование | 0 | 1 | 0 |
| Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте) | 0,5 | 1 | 1 |
| Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению | 0 | 1 | 0 |
| Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль | 1 | 1 | 0,5 |
| Оперативный контроль за рассмотрением документов | 1 | 1 | 1 |
| Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации | 1 | 0 | 0 |
| Суммарный балл | 7 | 9 | 7 |
Таблица 2.7 Аналитика и управление
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Поиск по всем атрибутам РК | 1 | 1 | 1 |
| Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск) | 0 | 0,5 | 0 |
| Наличие полнотекстового поиска по РК к документу | 1 | 1 | 1 |
| Поддержка морфологии русского языка | 0 | 0 | 1 |
| Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска | 1 | 1 | 1 |
| Наличие в системе генератора отчетов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине | 1 | 1 | 1 |
| Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора | 0 | 0 | 0,5 |
| Суммарный балл | 5 | 5,5 | 5 |
Таблица 2.8 Архив
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Списание в архив | 1 | 1 | 1 |
| Ведение архивов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Поиск по архиву | 0.5 | 1 | 0,5 |
| Ведение архивных хранилищ электронных образов документов | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Ведение отдельной архивной базы документов | 0 | 0,5 | 0 |
| Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве | 0 | 0 | 0 |
| Обеспечение оптимизации хранения данных | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Суммарный балл | 3 | 4,5 | 3 |
Таблица 2.9 Информационная безопасность
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли) | 1 | 0,5 | 0,5 |
| Наличие программных средств контроля целостности документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию) | 1 | 1 | 1 |
| Применение средств шифрования | 0 | 0,5 | 0 |
| Применение сертифицированных средств криптозащиты | 0 | 1 | 0 |
| Применение ЭЦП | 1 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 3,5 | 4,5 | 3 |
Таблица 2.10 Общие характеристики
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Полнофункциональный клиент | 1 | 0 | 0 |
| Полнофункциональный тонкий клиент | 0 | 1 | 1 |
| Поддержание территориального распределенного режима работы | 0 | 1 | 0 |
| Наличие API (application programming interface) | 1 | 0 | 0 |
| Демонстрационная версия | 0 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 2 | 3 | 2 |
Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.
Исходя из данных, которые были получены в ходе анализа, нами была создана таблица «Комплексная оценка функциональных возможностей систем».
Сумма баллов по всем табличным показателям является комплексной оценкой функциональности систем.
Таблица 2.11 Комплексная оценка функциональных возможностей систем
|
| Corporate Business | PayDox | Мотив |
| Регистрация и ввод документов | 11 | 15,5 | 9,5 |
| Маршрутизация и контроль исполнения | 7 | 9 | 7 |
| Аналитика и управление | 5 | 5,5 | 5 |
| Архив | 3 | 4,5 | 3 |
| Информационная безопасность | 3,5 | 4,5 | 3 |
| Общие характеристики | 2 | 3 | 2 |
| Суммарный балл | 31,5 | 42 | 29,5 |
На основании сводной таблицы сформирована диаграмма «Итоговая оценка функциональных возможностей».
Рисунок 2.4 – Итоговая оценка функциональности СЭД
Функционал системы будет более сбалансированным в том случае, если общий балл будет выше. Также будет большая вероятность в том, что для сети магазинов «ГлавПивмаркет» данная система относится к «идеальному» решению выбора СЭД.
Так, отметим, что среди всех рассмотренных систем самые хорошие показатели наблюдаются у PayDox, следовательно, для сети магазинов «ГлавПивмаркет» самым эффективным способом организации оперативного управления будет внедрение данной системы.
Стратегия автоматизации
Выбор такого набора бизнес-процессов, операций или действий, осуществляющихся сотрудниками, клиентским сектором, партнерами и участниками, находящими во внешней среде, в рамках взаимодействия с организацией для реализации целевых установок характеризуется таким понятием, как стратегия автоматизации».
Будет использована стратегия автоматизации по участкам, основанная на процессе автоматизации документооборота определенных подразделений (производственного и управленческого типа) организации, которые объединены между собой по функционалу. Выбор именно этого способа был сделан потому, что для решения задачи автоматизации документооборота в полной мере сеть магазинов «ГлавПивмаркет» не имеет достаточных ресурсов; значительный экономический эффект можно добиться за счет применения СЭД в некоторых участках (примером может быть сокращение штата); из-за характера деятельности предприятия или других условий невозможно игнорировать применение систем документооборота, основанных на автоматизации.
3 РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТИ МАГАЗИНОВ «ГЛАВПИВМАРКЕТ»
3.1 Разработка проекта совершенствования документирования основной деятельности организации
Основной причиной различных недочетов в процессах документирования деятельности и проблем в организации работы с документами на различных предприятиях и в организациях является, как правило, отсутствие четкой регламентации этой сферы деятельности. Не является исключением и сеть магазинов «Главпивмаркет». Обследование и анализ документной деятельности показал, что локальная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предприятием практически отсутствует.
В сети магазинов «Главпивмаркет» нет структурного подразделения, выполняющего основные функции по документационному обеспечению и координирующего эту деятельность в рамках всего предприятия. Учитывая численность персонала, которая по состоянию на 01.04.2022 г. Составляет 65 человек, и объем документооборота, который в 2021 . составил 12131 документ, создание делопроизводственной службы в форме выделенного структурного подразделения представляется нерациональным. Фактически ряд делопроизводственных функций выполняет менеджер предприятия. Но официально эти функции на него не возложены, поскольку должностная инструкция менеджера отсутствует. Не отражены эти функции и в трудовом договоре офис-менеджера и каком- либо ином локальном документ.
Должностная инструкция – это важный локальный организационно- правовой документ, определяющий правовое положение работника, регламентирующий его функции, права, обязанности и ответственность. Необходимо отметить, что должностные инструкции отсутствуют и у других сотрудников предприятия, несмотря на то, что обязательное наличие этих важных организационно-правовых документов зафиксировано в Положении об сети магазинов «Главпивмаркет».
Обследование и анализ процессов документирования деятельности сети магазинов «Главпивмаркет» выявили ряд недочетов и ошибок. Как отмечалось, выявленные недочеты составления и оформления по большей части не влияют на юридическую силу и юридическую значимость документов, но негативно сказываются на имидже сети магазинов «Главпивмаркет», поскольку качественно выполненные документы являются важным фактором формирования позитивного имиджа предприятия.
Как отмечалось, документы сети магазинов «Главпивмаркет» составляются и оформляются децентрализовано сотрудниками предприятия. Формуляр и структура текста подготовленных документов зачастую не соответствуют рекомендациям методических документов, действующих как на федеральном уровне, так и на уровне сети магазинов «Главпивмаркет». Недочеты оформления и составления документов отрицательно влияют на эффективность документной деятельности сотрудников предприятия. Например, отсутствие на письме-ответе ссылки на регистрационный номер и дату инициативного письма сказывается на его оперативном движении в организации-адресата. Грубая ошибка оформления реквизита «Подпись» при подписании документа вместо директора его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности (без указания фактической должности подписывающего, его инициалов и фамилии) может привести к потере юридической силы и юридической значимости документа.
В целях ликвидации ошибок составления и оформления документов сотрудниками предприятия, необходимо разработать наглядные графические памятки по оформлению наиболее используемых документов сети магазинов «Главпивмаркет».
Для наглядности в памятках использован цвет, шрифты различного размера и начертания. Пример памятки приведен в приложении 1.
Подобные памятки не являются локальными нормативными актами, поэтому их не нужно утверждать руководителем предприятия. Памятки планируется опубликовать, довести до сведения всех сотрудников предприятия, разместив их в свободном доступе в локальной вычислительной сети вместе с усовершенствованными бланками. При необходимости, памятки можно разместить и на доске информации. После назначения ответственных за ведение делопроизводства в отделах предприятия памятки будут им розданы. При необходимости, «бумажные» памятки можно выдавать сотрудникам. Для этого планируется у офис- менеджера иметь небольшой запас отпечатанных памяток.
Планируется также проведение разъяснительных бесед с руководителями структурных подразделений. Учитывая, что численность управленческого персонала, занимающегося подготовкой и оформлением документов, относительно невелика, предлагаемых мер, вероятно, будет достаточно для наведения порядка в документировании деятельности.
3.2 Обоснование экономической эффективности проекта
В результате затрат на разработку, совершенствования документирования основной деятельности организации должны быть получены определённые экономические и социальные результаты:
— Повышение уровня качества труда сети магазинов «Главпивмаркет»
— Повышение уровня интенсивности труда сети магазинов «Главпивмаркет».
Экспертные социальные показатели, которые будут улучшены в результате реализации проекта:
1 — повышение уровня качества труда персонала сети магазинов «Главпивмаркет»
2 — снижение текучести кадров;
3 — повышение уровня интенсивности труда;
4 — улучшение выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
Таблица 3.1 — Результаты экспертного ранжирования
| Результаты экспертного ранжирования | ||||||||
| Ранжируемые показатели | NN экспертов | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | |
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | |
| 3 | 2 | 1 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | |
| 4 | 4 | 4 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | |
Для нахождения согласованной оценки группы экспертов определяется сумма весов оценок по каждому показателю. Это отображено в таблице 3.2.
Таблица 3.2 — Расчет сумм весов оценок экспертных оценок
| Результаты экспертного ранжирования | Сумма | |||||||
| Ранжируемые показатели | NN экспертов | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| |
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | 11 |
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | 19 |
| 3 | 2 | 4 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | 24 |
| 4 | 4 | 1 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | 16 |
Таблица 3.3 — Определение согласованного ранжирования
| Согласованная оценка экспертов | NN экспертов | Ранжированные суммы по возрастанию | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||||
| 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 2 | 11 | ||
| 4 | 4 | 1 | 2 | 4 | 2 | 2 | 1 | 16 | ||
| 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | 19 | ||
| 3 | 2 | 4 | 4 | 2 | 4 | 4 | 4 | 24 | ||
Результат ранжирования, который представляет согласованную оценку экспертов:
— повышение уровня качества труда персонала сети магазинов «Главпивмаркет»;
1 — улучшение выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
3 — снижение текучести кадров;
4 — повышение уровня интенсивности труда;
Наивысшую оценку получил показатель «повышение уровня интенсивности труда», а наименьшую – «повышение уровня качества труда персонала».
Произведем оценку степени согласованности мнений экспертов. Данная оценка свидетельствует о значимости данных показателей и производится путем вычисления коэффициента конкордации (согласования) по формуле (4) и (5):
где, Х-квадрат
где, m – количество экспертов
n – количество эффектов.
S – сумма квадратов весов оценок.
Полученный коэффициент W оценивается по шкале от 0 до 1. В случае если W >= 0,5, то согласование мнений экспертов является положительным и согласованное ранжирование может использоваться на практике, т.е. эксперты постановили, что проектные мероприятия необходимы и актуальны для улучшения социальных и экономических показателей деятельности организации.
Если W < 0,5, то согласование мнений экспертов – неудовлетворительное и оно отбрасывается, а стало быть, внедрение мероприятий не является актуальным и значимым.
Х2 = (12*1314)/(7*4*(4+1)) – 3*7*(4+1) = (15768/140) – 105 = 7,63
W = 7.63/(7*(4-1) = 0.21
Полученное значение менее 0,5, что означает положительную согласованность мнений экспертов и согласованное ранжирование реализуемо на практике. Величина коэффициента согласования W=0,7>0,5 указывает на положительное согласование мнений группы экспертов.
Рисунок 3.1. — Графическое представление коэффициента конкордации
Из рисунка 3.1. видно, что значение коэффициента конкордации (WW=0,21) в пределах порогового значения — 0,5, что свидетельствует о возможности реализации и использования согласованной оценки.
Полученное согласованное ранжирование устойчивое, что свидетельствует о социально-экономической эффективности предлагаемых проектных мероприятий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью работы является внедрение системы ведения документации и отчетности сети магазинов «Главпивмаркет.
Так, в рамках проделанной работы удалось выполнить ряд задач:
Что касается оценки количественных и качественных характеристик персонала мною была сформирована модель, в ней предполагается использование следующих видов оценок: рейтинговая оценка; экспертные оценки; контролирующие курсы (оценка специальных знаний); тесты (оценка личностных качеств).
Представленная модель сочетает в себе результативно-деятельностный и компетентностный подходы, что позволяет делать отбор сотрудника более эффективно и качественно.
В качестве метода определения социально-экономической эффективности проекта выбран метод экспертной оценки.
Полученное согласованное ранжирование устойчивое, что свидетельствует о социально-экономической эффективности предлагаемых проектных мероприятий.
Таким образом, цель дипломной работы достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Аладин, Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н.А. Аладин // Банковские технологии: справочник. – М., 2018. – С. 57-59.
2. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. – М., 2017. – С. 40-47.
3. Беленькая, М.Н. Администрирование в информационных системах / М.Н. Беленькая, С.Т. Малиновский, Н.В. Яковенко. – М., 2021. – 400 c.
4. Васильков, А.В. Безопасность и управление доступом в информационных системах / А.В. Васильков, И.А. Васильков. – М., 2019. – 368 c.
5. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. – М., Инфра-М 2021. – 240 c.
6. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV / В.И. Грекул. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2020. – 511 c.
7. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2018. – № 9. – С. 92-95.
8. Ивлев В.А. ABIS. Информационные системы на основе действий / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – М.: 1С-Паблишинг, 2017. – 248 c.
9. Избачков, Ю. Информационные системы / Ю. Избачков, В. Петров. – М.: СИНТЕГ, 2020. – 656 c.
10. Информационные системы – миф и действительность. – М.: Знание, 2016. – 986 c.
11. Информационные системы в экономике. – М., 2018. – 416 c.
12. Информационные системы в экономике. – М: Юнити-Дана, 2018. – л464 c.
13. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2020. – 464 c.
14. Корюкин, Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю.А. Корюкин. – М.: Проф-Пресс, 2019. – 64 с.
15. Краус, М. Измерительные информационные системы / М. Краус, Э. Вошни. – М., 2020. – 310 c.
16. Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. – М.: Наука, 2017. – 382 c.
17. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – М., 2016. – С. 63-69.
18. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. – М.: Наука, 2018. – 232 c.
19. Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам / Ю.А. Маглинец. – М., 2020. – 742 c.
20. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Академия, 2015. – 176 c.
21. Персианов, В.В. Информационные системы (Специальность Доу) / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – М., 2021. – 197 c.
22. Подолина, О.А. Автоматизация подготовки организационно— распорядительного документа: работа с его шаблоном / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 20-21.
23. Подолина, О.А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М.: 2018. – С. 26-27.
24. Подолина, О.А. Жизненный цикл исходящих документов / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 44-46.
25. Пожникова Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. — Москва: Academia,2019. 208 c.
26. Путькина Л.В. Интеллектуальные информационные системы / Л.В. Путькина, Т.Г. Пискунова. – М., 2017. – 228 c.
27. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы / Г.Г. Раннев. – М.: Academia, 2018. – 336 c.
28. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. – М.: Знание, 2019. – 717 c.
29. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. — Москва: Проспект, 2017. 784 c.
30. Романов, Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д.А. Романов // Правда об электронном документообороте. – М., 2014. – С. 144-157.
31. Рубичев, Н.А. Измерительные информационные системы / Н.А. Рубичев. – М.: Дрофа, 2018. – 336 c.
32. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. 6-е зд., стер. Москва: Издательский центр «Академия», 2018. 224 с.
33. Семенихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин — Москва: Эксмо, 2018. 233с.
34. Сенкевич, Г.Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое / Г.Е. Сенкевич. – М., 2020. – 400 c.
35. Серова, Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации / Г.В. Серова // Секретарское дело. – 2018. – № 1. – С. 30-43.
36. Управление человеческими ресурсами: теория и практика: учеб. Пособие / А.С. Лифшиц. — Москва: РИОР: ИНФРА-М, 2018. — 266 с.
37. Хубаев Г.Н. Информатика. Информационные системы. Информационные технологии. Тестирование. Подготовка к интернет-экзамену / Г.Н. Хубаев. – М.: Феникс, 2015. – 117 c.
38. Цапенко, М.П. Измерительные информационные системы / М.П. Цапенко. – М., 2017. – 440 c.
39. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – М., 2018. – С. 17-24.
40. PayDox [Электронный ресурс]: виды документооборота // Справочная система. Москва, 2019.
или напишите нам прямо сейчас:
⚠️ Пожалуйста, пишите в MAX или заполните форму выше.
В России Telegram и WhatsApp блокируют - сообщения могут не дойти.