ГЛАВА 3. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ ВЕНТКОМПЛЕКС»
3.1 Основные направления улучшения финансового состояния предприятия
Для улучшения финансового состояния предприятия ООО «Производственная компания Венткомплекс» разработан перечень необходимых мероприятий:
- Мероприятие 1. Увеличение числа сотрудников отдела, занимающегося подготовкой участия ООО «Производственная компания Венткомплекс» в государственных и муниципальных закупках.
- Мероприятие 2. Повышение квалификации персонала.
- Мероприятие 3. Внедрение специального программного обеспечения.
- Мероприятие 4. Введение системы анализа данных по участию и размещаемых заказах.
- Мероприятие 5. Совершенствование работы региональных менеджеров.
В ООО «Производственная компания Венткомплекс» продажи по аукционам, тендерам и котировкам составляют более половины всех продаж компании. Таким образом, необходимо уделять большое внимание процессу участия организации в аукционах и котировках, поэтому предлагаемые мероприятия направлены на улучшение организации участия в них.
Приоритетным является участие в государственных закупках с помощью проводимых аукционов государственными учреждениями.
Мероприятие 1. Увеличение числа сотрудников отдела, занимающегося подготовкой участия ООО «Производственная компания Венткомплекс» в государственных и муниципальных закупках.
На данный момент подготовкой участия в аукционах занимается тендерный отдел, в котором заняты 4 сотрудника. В проекте мероприятия планируется привлечь дополнительный персонал, занимающийся подготовкой участия в аукционах для более рационального распределения функции специалистов тендерного отдела.
Тендерный отдел ООО «Производственная компания Венткомплекс» будет состоять из пяти сотрудников, новый сотрудник будет отобран для работы в отделе посредством собеседования при принятии на работу.
Это мероприятие необходимо для более эффективного распределения функций и времени работников, т.к. тендерный отдел будет заниматься подготовкой аукционной документации и непосредственного участия в аукционах. Необходимо рассчитать затраты рабочего времени до применения мероприятия и после.
Мероприятие 2. Повышение квалификации персонала.
Следующее мероприятие в рамках данной работы направлено на повышение квалификации сотрудников и повышение эффективности выполнения сотрудниками своих непосредственных обязанностей.
В настоящее время в условиях динамично изменяющейся окружающей среды компании, все больше рассматривают необходимость внедрения системы повышения квалификации и обучения персонала. Более того, в условиях меняющейся рыночной ситуации, сокращении сроков внедрения новых технологий, обновления законодательной базы, внесения изменений в законы и опубликование новых законопроектов — это становится одним из главных и важных условии успешного функционирования компании в целом и тендерного отдела в частности, т.к. за два последних тола произошло множество нововведений в работе связанной с проведением аукционов, составлением технического задания и ценообразованием.
На уровне компании, функционирующей в рыночных условиях, повышение квалификации и обучение персонала включает в себя систему процессов получения новыми и действующими сотрудниками навыков, необходимых для успешного выполнения работы.
Заключая контракт на поставку товаров для государственных (муниципальных) нужд с поставщиком, стороны контракт рассчитывают на его надлежащее исполнение. Согласно п. 4 ст. 34 Федерального закона № 44- ФЗ предусматривается включение в государственный и муниципальный контракт обязательного условия об ответственности поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства, предусмотренного государственным контрактом. Закон предусматривает право заказчика потребовать уплату неустойки (штрафа, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком обязательства, предусмотренного государственным контрактом. Размер штрафа устанавливается контрактом в виде фиксированной суммы, определенной в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
Основное преимущество в проведении данного мероприятия играет социальный эффект, т.к. повышение квалификации и навыков персонала никогда еще отрицательно не сказывалось на работе компании.
Мероприятие 3. Внедрение специального программного обеспечения.
В настоящее время поиск аукционов менеджерами ООО «Производственная компания Венткомплекс» на происходит по наименованию того иди иного клиента из клиентской базы менеджера. Менеджер может участвовать в тех аукционах, которые публикуют его собственные клиенты. Поиск других аукционов данной сферы затруднен в связи с тем, что поиск на официальном сайте недостаточно полно итог аукционы по сфере деятельности и даже для поиска того или иного аукциона по наименованию заказчика необходимо внести это наименование с 100% точностью.
Таким образом, при использовании тендерной поисковой системы менеджер может просматривать аукционы на поставку медикаментов, стоматологических материалов, медицинского оборудования, расходных материалов различных заказчиков, расширяя свою клиентскую базу.
Мероприятие 4. Введение системы анализа данных по участию в размещаемых заказах.
Для того, чтобы ввести систему анализа данных по размещаемым заказам, необходимо распределить функции по анализу выигранных и не выигранных аукционов и котировок. Как известно, для того, чтобы участвовать и том, или ином аукционе или котировке, менеджеру необходимо просмотреть техническое задание, написанное заказчиком в аукционной документации, т.к. нужно определить возможность организации поставить товар, указанный в этом техническом задании, но не всегда менеджер может определить важность и значимость участия в каком-либо аукционе, т.к. здесь играет роль человеческий фактор (менеджер получает процент с каждого выигранного аукциона и не в его интересах не участвовать в каком-либо аукционе).
Таким образом, в данном мероприятии предлагается возложить функции оценщика важности участия в том или ином аукционе на начальника отдела продаж. Также необходимо ввести дополнительные функции одному из работников тендерного отдела по учету количества прошедших аукционов в месяце и предоставление ежемесячного отчета начальнику отдела продаж с включением наименований заказчиков, и чьих аукционах участвовали, количеством и процентом соотношении выигранных аукционов и наименованием предмета аукционов. На основании данных такой отчетности можно произвести анализ данных по размешенным заказам.
В первом мероприятии было рассчитано, что в месяц в ООО «Производственная компания Венткомплекс» проводится около 145 аукционов, в части которых компания становится победителем, а в остальной части компания не выигрывает. Эго зависит от множества факторов, например, таких как: во-первых, от ассортимента продукции, вторая прописывается в техническом задании к аукциону; во-вторых, от количества конкурентов на рынке продукции, т.к. некоторые позиции в техническом задании очень распространены в потреблении и не обладают какими-либо эксклюзивными свойствами, которые может предложить данная организация; в-третьих, от начальной максимальной цены контракта. С одной стороны, все это может просмотреть менеджер непосредственно, но для более эффективного участия в аукционах необходимо внедрить анализ проводимых аукционов и согласовывать участие с руководством.
Мероприятие 5. Совершенствование работы региональных менеджеров.
В компании ООО «Производственная компания Венткомплекс» по штатному расписанию работают 17 менеджеров по продажам в трех отделах. Соответственно у каждого менеджера существует собственная наработанная клиентская база, это те клиенты, с которыми поддерживается постоянный контакт и в размещение заказов которых участвуют менеджеры. Кроме наработанной клиентской базы менеджеры занимаются поиском и участием в аукционах, проводимых по всем регионам страны, т.к. деятельность ООО «Производственная компания Венткомплекс» охватывает территорию всей России. Таким образом, менеджеры работают по всем регионам нашей страны, что не дает стопроцентной отдачи и экономического эффекта от работы менеджеров
Мероприятие по введению точечной работы по регионам и закрепления регионов за каждым менеджером позволит получить максимальный эффект от работы менеджера с клиентами. Каждый менеджер, за которым закреплен определенный регион, сможет работать с теми клиентами, которые находятся в рамках этого региона и не будет тратить время на участие в аукционах совсем неизвестных им учреждений здравоохранения. Таким образом, у менеджера появится возможность расширить свою клиентскую базу в рамках какого-либо региона и принести больший доход для компании и для самого себя.
Данное мероприятие направлено на точечную работу менеджеров и регионах, это позволит разработать каждый регион с максимальной возможностью и отдачей для компании. Если в дальнейшем будет происходить смена кадровою состава менеджеров, то новый менеджер сможет практически с первою дня работать с определенными клиентами и регионами, которые уже знают фармацевтическую компанию ООО «Производственная компания Венткомплекс» на этом рынке.
Проведя опрос менеджеров в компании ООО «Производственная компания Венткомплекс» выяснилось, что менеджеры считают закрепление регионов целесообразным мероприятием, в рамках которого они смогут реализовать свои возможности и не подвергаться заимствования новых клиентов у других менеджеров.
Все вышеописанные мероприятия направлены на повышение эффективности участия ООО «Производственная компания Венткомплекс» в размещении заказов для государственных (муниципальных) нужд, а также на улучшение финансового состояния предприятия.
3.2 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Мероприятие 1: Увеличение числа сотрудников отдела, занимающегося подготовкой участия ООО «Производственная компания Венткомплекс» в государственных и муниципальных закупках.
За 3 часа рабочего времени 1 сотрудник тендерного отдела, занимающийся подготовкой участия в аукционах, может произвести следующие действия: прочитать документацию к одному аукциону, подготовить необходимые документы для одного аукциона, отравить аукцион на электронную торговую площадку (ЭТП), подписать контракт на ЭТП.
Таким образом, за 3 часа может быть подготовлен полноценно один аукцион. За один рабочий день одним сотрудником подготавливается 2-3 аукциона, в месяц по статистике проводится около 145 аукционом. Средняя месячная выручка от участия в аукционах составляет около 63 000 тыс. руб., а годовая — 745 714 тыс. руб., но т.к. не проводится анализа выигранных аукционов, точно нельзя сказать, с какого количества выигранных аукционов получается такой размер выручки. Значит, общую сумму выручки делим на количество проведенных аукционов:
63 000 тыс. руб. / 145 = 430 тыс. руб.
Получается, что выручка с одного аукциона составляет 430 тыс. руб. за каждый выигранный аукцион организация платит на ЭТП 5 тыс. руб.
После набора еще одного сотрудника предполагается получить результаты, представленные в таблице 13.
Таблица 13 — Расчет показателей после применения мероприятия 1
Как видно из таблицы 13, увеличение должности на одну ставку влечет за собой увеличение эффективности распределения рабочего времени и увеличение выручки от участия в аукционах практически на 15%.
В таблице 14 представлены изменения экономических показателей после внедрения мероприятия.
Таблица 14 — Технико-экономические показатели эффективности мероприятия 1
Из данных таблицы 14 видно, что все показатели увеличиваются. С увеличением персонала тендерного отдела на 1 ставку, выручка выросла на 205 715 тыс. руб., что составляет 12% и себестоимость проданных товаров также увеличилась на 13%. Балансовая прибыль, увеличилась на 28 184 тыс. руб. (или на 8,48%) соответственно за счет увеличения выручки. Благодаря тому, что мы приняли на работу дополнительного человека в отдел, производительность труда увеличилась на 10,16%. До проведения мероприятия на 1 человека приходилось 30 749,38 тыс. руб. выручки, а после внедрения мероприятия на 1 человека приходится 33 873,77 тыс. руб.
Мероприятие 2. Повышение квалификации персонала.
Согласно анализу, проведенному в ООО «Производственная компания Венткомплекс», за последние 3 года было 6 случаев выплаты пени за исполнение контракта по поставке товаров ненадлежащего срока годности на момент поставки в соответствии с требованиями контракта. Средине затраты на выплату суммы неустойки по контрактам составила 445 тыс. руб.
Значит, в год на выплату пени производились затраты в размере 890 тыс. руб. Таким образом, повышая квалификацию персонала, занимающегося исполнением заключенных контрактов и заключением этих контрактов по итогам проведения аукционов и котировок, можно снизить затраты на выплату пени (штрафов) за неправильное исполнение условий контракта.
В тот же момент появляются новые издержки на оплату участия в семинарах и конференциях сотрудников организации. На основании проведенного мониторинга стоимости семинаров, средние за траты на участие в них составляют 15 тыс. руб. Тогда, отправляя на семинары 1 раз в год двух сотрудников тендерного отдела и, допустим, трех менеджеров по продажам, то годовые затраты составят 75 тыс. руб.:
15 т.р.*5 = 75 тыс. руб.
Представим таблицу 15, из которой моно увидеть изменение издержек, применяя данное мероприятие.
Таблица 15 — Технико-экономические показатели эффективности мероприятия 2
Исходя из данных таблицы 15, видно, что все показатели остаются неизменными, кроме себестоимости, которая снизилась на 815 тыс. руб., что составляет 0,06%, в связи, с чем увеличилась балансовая прибыль на 0,25%, т.к. не произошло изменение выручки. Рентабельность продаж увеличилась на 0,04% в связи с увеличением балансовой прибыли. После проведения данного мероприятия достигнута цель снижения затрат и увеличения рентабельности продаж данной организации. Кроме того, основное преимущество в проведении данного мероприятия играет социальный эффект, т.к. повышение квалификации и навыков персонала никогда еще отрицательно не сказывалось на работе компании.