1.2 Требования к зданиям и помещениям архива
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от вредоносных воздействий окружающей среды, повреждений, исключающих утрату документов.
Прежде чем перейти к требованиям зданиям и помещениям архива, раскроем понятие «обеспечение сохранности документов», -это создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранения факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников [16, c. 260].
Основным требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности, средств хранения, комплекса помещений функционального назначения и технического обеспечения архивных работ [8].
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего — в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, а так же в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Здание архива должно соответствовать всем параметрам по обеспечению их сохранности. Существенное значение для обеспечения сохранности архивных документов имеет не только само здание, но и средства внутри него.
Для обеспечения сохранности документов в архиве организации должны реализовываться:
— меры по организации хранения, полагающие создание материально-технической базы хранения документов;
— меры по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов.
Меры по организации хранения должны обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.
В систему работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
— помещение для размещения архивных документов;
— обеспечение нормативных условий хранения документов;
— соблюдение требований к размещению документов в архивохранилище;
— проверка состояния и наличия документов.
Меры по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов включают в себя:
— приобретение специального оборудования для хранения документов в архивохранилище;
— оснащение помещения архива организации, охранной и пожарной сигнализацией, а также средствами пожаротушения;
— соблюдение противопожарного и охранного режимов;
— создание мероприятий по соблюдению нормативных санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.
К помещениям основного назначения архива относятся:
- Хранилища для хранения документов;
- Помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
- Помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
- Рабочие комнаты сотрудников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся документы;
- Помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
- Помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
- Помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
- Помещения для хранения учетных документов;
- Комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
- Научно-справочная библиотека;
- Выставочный зал.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Основная площадь архива отводится под хранилища документов. Хранилища должны быть удалены от производственных, лабораторных, бытовых помещений архива и не иметь совместных с ними вентиляционных каналов. От смежных помещений хранилища изолируются несгораемыми перекрытиями и стенами с огнестойкостью не менее 2 часов.
При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании выбор отдается помещениям с северной ориентацией окон.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале по форме, приведенной в приложении А.
В эксплуатацию не принимаются подвальные и чердачные объекты; деревянные и ветхие; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-водо-газо-электро-коммуникациями, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии [9].
В помещениях хранилищ запрещается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. Материалы оборудования хранилищ и материалы внутренней отделки помещений хранилищ не должны скапливать или абсорбировать пыль, быть источниками агрессивных химических веществ, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным клеткам. В помещениях хранилищ должны устанавливать скрытую электропроводку, герметичные розетки. Распределительные электрощиты, предохранители, общие и поэтажные рубильники размещают вне хранилищ. Используемая в хранилищах переносная аппаратура должна иметь шнуры с резиновой изоляцией [19, с.76].
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Для обеспечения нормативных условий хранения документов, помещения архива организации оборудуют средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.
Что касается охранной безопасности архивохранилищ, то все архивные архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью, снабженными замками повышенной секретности, против потенциального взлома. Двери архивов должны быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны быть также защищены, иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и закреплены в пазах. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Архивохранилище опечатывается или опломбируется. Вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке [16, с.264].
Противопожарная безопасность требует использования при строительстве и реконструкции архивных зданий негорючих материалов, в частности исключения деревянных перекрытий и тому подобных горючих конструктивных элементов. При размещении документов и других материалов, а также архивного оборудования требуется максимально ограничивать количество горючих материалов в одном помещении.
Важнейшим средством профилактики пожаров в архивах считается установка металлических стеллажей в строящихся и приспосабливаемых зданиях и замена деревянных стеллажей на металлические в действующих архивах. Если в архиве сохраняются деревянные стеллажи, то они должны быть пропитаны специальным огнестойким составом.
Требования противопожарной безопасности включают оборудование помещений архива средствами сигнализации и пожаротушения. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности [16, с.266].
По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Основным противопожарным оборудованием архивов являются автоматические установки водяного пожаротушения (извещатель, ороситель) и углекислотные огнетушители. Устройства огнетушителей порошковых представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 — Устройство огнетушителей порошковых а) ОХП-10 и б) воздушно-пенных (ОВП)
В помещениях с хорошей вентиляцией и стабильным тепловым режимом можно использовать в качестве специального основного или вспомогательного оборудования металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи закрытого типа, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими полками. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи.
Высота хранилищ должна быть не менее 2,25 м и не выше 4 м. При использовании высоких помещений допускается применение ярусных средств хранения и ярусных перекрытий с соблюдением условий удобного доступа к документам и безопасности архивных работ.
В хранилищах с естественным освещением шкафы и стеллажи открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Стеллажи, шкафы, другое оборудование для хранения документов запрещено размещать вплотную к наружным стенам здания, к воздуховодам низкого расположения и источникам тепла.
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах в шкафах и на стеллажах в порядке, соответствующем описям дел документов.
Установка шкафов и стеллажей выполняется в соответствии со следующими требованиями [приложение Б]:
— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см;
— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;
— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;
— расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;
— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см.
Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в папках или коробках, изготовленных из безвредных для документов материалов.
Номер фонда, номер описи и крайние номера дел, указываются на ярлыке и приклеиваются на коробки.
Порядок размещения устанавливается в зависимости от физического состояния дел, от твердости или мягкости переплета, а также расстояния между полками. Дела с мягким переплетом или непереплетенные — устанавливаются горизонтально, дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально. Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
Шкафы, стеллажи, и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.
В архивохранилище устанавливается определенное место хранения документов, составляются топографические указатели: постеллажные, которые составляются на каждый стеллаж, а при большом количестве фондов — пофондовые, которые составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.
В архивах применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и каталожная.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения. В настоящее время разрабатываются системы автоматического хранения документов.
Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325х230х60 мм) и коробок (350х245х180 мм) для стандартных дел.
Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180х350х245 мм), которые размещают в два ряда на стеллажах.
В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов [15, с. 312].
Вертикальная карточная система — это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Систему компактного хранения документов можно рассмотреть в приложении В.
Документы размещают горизонтально на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные рекорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке;
электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.
Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах [14, с.181].
Обязательными условиями хранения электронных документов являются: наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов; наличие технических и программных средств, предназначенных для копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации [12, с. 31].
Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях регламентируется планом конкретных мероприятий и другими нормативными документами, с которыми должны быть ознакомлены сотрудники архива организации.
К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на него задач, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива, к ним относятся:
— объявление степеней готовности гражданской обороны;
— объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;
— введение в действие планов гражданской обороны;
— пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;
— исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
— аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
— снятие охраны архива;
— другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности [9].
Сформулировав требования к зданиям и помещениям архива, можно сделать вывод о том, что все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, систему мер по организации, обеспечении сохранности и контроля их физического состояния при поступлении документов в архив и до передачи их на постоянное хранение.