1.3 Особенности режима хранения документов архива в зависимости от вида носителя
В первую очередь, отметим, что документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [4].
Носитель информации — это любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем информации.
Выделим основные виды носителей информации:
- Бумажные;
- Магнитные: дискета, металлическая проволока, порошковая магнитная лента, кассета, магнитный диск, стример;
- Оптические (лазерные): компакт диск, CD и DVD диски;
- Механические: кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, грампластинки, фотодокументы.
Режим хранения документов в архиве должен организовывать и поддерживать оптимальные условия для их сохранности, это касается совокупности температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий в архивохранилищах [16, с. 266].
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.
Мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с нерегулируемым климатом в архивохранилище должны осуществляться с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и относительной влажности воздуха не допускаются [6].
В архивохранилище для хранения документов необходимо применение определенного температурно-влажностного режима [таблица 1].
Таблица 1 — Параметры температурно-влажностного режима
При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха от 70 до 90% принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища) [19, с. 125].
Температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и прочих).
Повышенная влажность воздуха в хранилище создает благоприятные условия для развития плесени и гниения бумаги, а очень высокая влажность также способствует размыванию текста. Пониженная влажность делает бумагу ломкой и неустойчивой. Повышенная температура способствует ускоренному старению бумаги, а пониженная — неизбежно приводит к повышению влажности.
Нарушение оптимальных параметров может привести к повышенной ломкости пленки, понижению стойкости изображения, размагничиванию (при повышенной температуре) документов на магнитной ленте и дисковых накопителях.
Выделим общие рекомендации для поддержания температурно-влажностного режима:
- В любое время года проветривание осуществляется в соответствии с показаниями контрольно-измерительных приборов. Периодичность проветривания зависит как от состояния воздуха в архивохранилище, так и от состояния наружного воздуха;
- Оптимальное проветривание помещений следует проводить от 3 до 5 раз в день по 10-15 минут;
- Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривать не реже одного раза в неделю.
Санитарно-гигиенический режим — это совокупность строго регламентированных и обязательных для выполнения мероприятий для поддержания чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли, насекомых и грызунов.
Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.д.).
В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, личных вещей персонала, посторонних предметов и курение.
К биологическим вредителям относятся плесневые грибы и насекомые, которые несут постоянную опасность быстрого, иногда массового разрушения документов.
Плесневые грибы способны развиваться и разрушать документы только в определённых климатических условиях. Плесневое поражение становится возможным при температуре 10-40°С и относительной влажности выше 65-68%. С повышением влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Развиваются плесневые грибы из спор, всегда находящихся в воздухе, на предметах, на бумаге. Но основное разрушение гриб осуществляет, химически разлагая целлюлозу, клей, вызывая слизеобразование, слипание, распад листов.
Надежной защитой от плесневения является нормальный режим влажности в хранилищах, а эффективным средством прекращения плесневения — принудительное снижение влажности воздуха при одновременной вентиляции хранилищ [11, с. 3].
Существует множество видов насекомых, к часто встречаемым отнесем: жуков-кожеедов, точильщиков (мебельный, хлебный, пёстрый), притворяшек, скрытников, хрущаков, сеноедов, бабочек (моли, огневки), пыльная, книжная вши [приложение Г].
Источниками постоянного или периодического появления насекомых являются: поступившие в архив старые, ветхие, пораженные документы; бытовая тара, оставленная после перевозок в здании (мешки, ящики и т.п.); старая древесина перекрытий здания, захламленные чердаки, подвалы; близкорасположенные к зданию кустарники и деревья; гнезда птиц; неразобранные кипы документов, труднодоступные, «скрытые» места в хранилищах; редко открываемые шкафы, сейфы с материалами; весенне-летняя миграция насекомых, попадающих в здание через не огражденныеокна, чердачные и подвальные помещения, вентиляционные каналы.
Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов, которые несут постоянную опасность быстрого, иногда массового разрушения документов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы [18].
Главная профилактическая задача архива — не допустить разрастания единичных, первичных проявлений деятельности биологических вредителей в многочисленные, а затем массовые очаги биопоражения документов.
Для предотвращения активного попадания насекомых в хранилище необходимо:
— заделать щели в оконных и дверных проемах, плотно подогнать рамы, вставить разбитые стекла в окнах;
— установить на открываемых для проветривания окнах, форточках, балконных дверях металлические или синтетические сетки с диаметром ячеек не более 0,5 мм;
— иметь у входа в хранилище коврик, смоченный дезраствором;
— обеспечить защиту помещений от попадания в них воды и подмочки документов, для чего осуществляют своевременно ремонт крыши, водосточных труб, заделывают щели в стенах, устраивают наружный дренаж вокруг здания при скоплении воды;
— все поступления из ведомственных и личных фондов просматривать в изоляторе для выявления биопоражения и его ликвидации.
Что касается светового режима, то все документы должны храниться в темноте, так как свет — это наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах [16, с. 267].
Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Мероприятия по световой защите должны осуществляться во всех помещениях и при любых видах работы с документами.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол (например, белая масляная краска). Для защиты документов применяют хранение в переплетах, футлярах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола — 20 — 50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами [8].
Не реже одного раза в 10 лет производится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях, не реже одного раза в 5 лет — электронных документов. Проверка наличия и состояния документов в архиве организации проводится комиссией или не менее чем двумя работниками архива. Завершается проверка наличия и состояние дел внесением изменений в учетные документы архива [9].
Подводя итог изученному материалу в главе, можно отметить следующее:
- Изучили документацию, регламентирующую деятельность архивов организации. Архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Сегодня в Российской Федерации организация архива основывается на нормативно-правовой базе, которая состоит из Федеральных законов, подзаконных актов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов.
- Сформулировали требования к зданиям и помещениям архива. Все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, систему мер по организации, обеспечение сохранности и контроля их физического состояния при поступлении документов в архив и до передачи их на постоянное хранение.
- Описали особенности режима хранения документов архива в зависимости от вида носителя. Режим хранения документов обеспечивают соблюдением нормативных параметров температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов.
Глава 2. Обеспечение сохранности документов в архиве
2.1. Архив как структурное подразделение
История архива начинается с появлением в 1969 году первого корпуса. Архив создан как структурное подразделение, возглавляемый заведующим архивом. Также работником архива является архивариус.
Архив предназначен для сбора, учета и хранения медицинской и немедицинской документации, подбора и выдачи для работы затребованных документов. В архив поступают и истории болезни выбывших пациентов, которые учитываются в журналах, маркируются, сортируются по отделениям и алфавиту.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производится силами и за счет больницы.
Архив совместно с руководителем учреждения несет ответственность за:
— несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
— утрату и несанкционированное уничтожение документов;
— необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации учреждения или изменении форм собственности;
— нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
В архиве подлежат хранению все документальные материалы медицинского учреждения, законченные производством.
Обязательному отбору для хранения подлежат следующие документальные материалы:
а) имеющие научно-историческое значение;
б) имеющие практическое и справочное значения для данного учреждения;
в) отражающие существенные стороны работы медицинского учреждения (кадры, финансовый и экономический учет; строительство и ремонт; охрана труда и техника безопасности).
В архиве находятся на хранении:
- Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений;
- Документы постоянного хранения и по личному составу организаций предшественников;
- Личные дела работников
- Специальная медицинская документация, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;
- Документы постоянного хранения и по личному составу организаций предшественников;
- Личные фонды и коллекции документов сотрудников;
- Медицинская документация;
- Приказы по личному составу;
- Лицевые счета работников;
- Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива;
- Документы постоянного хранения, не переданные на государственное хранение.
Весь объем хранимых единиц хранения составляет около 25 тысяч.
Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений в следующие сроки:
— истории болезни сдаются не позже трех дней после обработки в отделах медицинской статистики и просмотра врачом-экспертом;
— вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством по представлению заведующего медицинским архивом.
Архивные справки, выписки, копии и иная медицинская документация выдаётся на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать: кому адресован запрос — главному врачу; фамилию, имя и отчество обращающегося; полный почтовый адрес; обязательный способ обратной связи (телефон, факс, e-mail); изложение существа запроса; дату и личную подпись.
Ответ на любое обращение граждан, согласно федеральному законодательству, выдается в течение месяца со дня подачи заявления. Ответ на запрос может быть готов раньше, в этом случае, сотрудники организационно-методического отдела связываются с обращающимся и сообщают о готовности ответа на запрос.
Касательно выдачи историй болезни и других документов сотрудниками архива производится по личному письменному требованию врачей учреждения.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве оформляется ряд основных документов, которые сопровождают функцию архива как обеспечение сохранности архивных документов. Одним из главных документов, является акт приема-передачи документов на хранение. Данный документ применяется при приеме или передаче документов или иных единиц хранения в государственный архив с целью постоянного хранения.
Чтобы правильно и документально заверить факт уничтожения документов, в архиве оформляется акт о выделении документов на уничтожение, не подлежащих хранению — это документ, который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение.
Подводя итог данного раздела можно сделать вывод о том, что архив создан как структурное подразделение, возглавляемый заведующим архивом. Также работником архива является архивариус.
Архив больницы хранит следующие документы: законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, в том числе специальная медицинская документация, документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы постоянного хранения и по личному составу организаций предшественников; личные фонды и коллекции документов сотрудников приказы по личному составу; лицевые счета работников; учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива; справочно-поисковые средства к документам и учетные документы.
В архиве проверка наличия и состояния дел является обязательной плановой работой, в ходе которой оформляются такие документы как: акт приема-передачи документов на хранение и акт о выделении документов на уничтожение.