Скоро вступительные экзамены?
Меню Услуги

Анализ сохранности документов в архиве. Часть 2

Помощь с дистанционным обучением
Получи бесплатный расчет за 15 минут

Введите контактный e-mail:

Введите номер телефона

Что требуется сделать?

Каким способом с Вами связаться?:

E-mail
Телефон
Напишем вам на вашу почту
Перезвоним вам для уточнения деталей
Перезвоним вам для уточнения деталей

или напишите нам прямо сейчас

Написать в WhatsApp

1 2 3 4


1.2 Требования к зданиям и помещениям архива

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от вредоносных воздействий окружающей среды, повреждений, исключающих утрату документов.

Прежде чем перейти к требованиям зданиям и помещениям архива, раскроем понятие «обеспечение сохранности документов», -это создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранения факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников [16, c. 260].

Основным требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности, средств хранения, комплекса помещений функционального назначения и технического обеспечения архивных работ [8].

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего — в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, а так же в Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Здание архива должно соответствовать всем параметрам по обеспечению их сохранности. Существенное значение для обеспечения сохранности архивных документов имеет не только само здание, но и средства внутри него.

Для обеспечения сохранности документов в архиве организации должны реализовываться:

— меры по организации хранения, полагающие создание материально-технической базы хранения документов;

— меры по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов.

Меры по организации хранения должны обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.

В систему работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

— помещение для размещения архивных документов;

— обеспечение нормативных условий хранения документов;

— соблюдение требований к размещению документов в архивохранилище;

— проверка состояния и наличия документов.

Меры по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов включают в себя:

— приобретение специального оборудования для хранения документов в архивохранилище;

— оснащение помещения архива организации, охранной и пожарной сигнализацией, а также средствами пожаротушения;

— соблюдение противопожарного и охранного режимов;

— создание мероприятий по соблюдению нормативных санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.

К помещениям основного назначения архива относятся:

  1. Хранилища для хранения документов;
  2. Помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  3. Помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
  4. Рабочие комнаты сотрудников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся документы;
  5. Помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
  6. Помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
  7. Помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
  8. Помещения для хранения учетных документов;
  9. Комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
  10. Научно-справочная библиотека;
  11. Выставочный зал.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Основная площадь архива отводится под хранилища документов. Хранилища должны быть удалены от производственных, лабораторных, бытовых помещений архива и не иметь совместных с ними вентиляционных каналов. От смежных помещений хранилища изолируются несгораемыми перекрытиями и стенами с огнестойкостью не менее 2 часов.

При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании выбор отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале по форме, приведенной в приложении А.

В эксплуатацию не принимаются подвальные и чердачные объекты; деревянные и ветхие; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-водо-газо-электро-коммуникациями, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии [9].

В помещениях хранилищ запрещается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. Материалы оборудования хранилищ и материалы внутренней отделки помещений хранилищ не должны скапливать или абсорбировать пыль, быть источниками агрессивных химических веществ, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным клеткам. В помещениях хранилищ должны устанавливать скрытую электропроводку, герметичные розетки. Распределительные электрощиты, предохранители, общие и поэтажные рубильники размещают вне хранилищ. Используемая в хранилищах переносная аппаратура должна иметь шнуры с резиновой изоляцией [19, с.76].

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Для обеспечения нормативных условий хранения документов, помещения архива организации оборудуют средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Что касается охранной безопасности архивохранилищ, то все архивные архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью, снабженными замками повышенной секретности, против потенциального взлома. Двери архивов должны быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны быть также защищены, иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и закреплены в пазах. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Архивохранилище опечатывается или опломбируется. Вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке [16, с.264].

Противопожарная безопасность требует использования при строительстве и реконструкции архивных зданий негорючих материалов, в частности исключения деревянных перекрытий и тому подобных горючих конструктивных элементов. При размещении документов и других материалов, а также архивного оборудования требуется максимально ограничивать количество горючих материалов в одном помещении.

Важнейшим средством профилактики пожаров в архивах считается установка металлических стеллажей в строящихся и приспосабливаемых зданиях и замена деревянных стеллажей на металлические в действующих архивах. Если в архиве сохраняются деревянные стеллажи, то они должны быть пропитаны специальным огнестойким составом.

Требования противопожарной безопасности включают оборудование помещений архива средствами сигнализации и пожаротушения. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности [16, с.266].

По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Основным противопожарным оборудованием архивов являются автоматические установки водяного пожаротушения (извещатель, ороситель) и углекислотные огнетушители. Устройства огнетушителей порошковых представлены на рисунке 1.

Рисунок  1 —  Устройство огнетушителей порошковых а) ОХП-10 и б) воздушно-пенных (ОВП)

В помещениях с хорошей вентиляцией и стабильным тепловым режимом можно использовать в качестве специального основного или вспомогательного оборудования металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи закрытого типа, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими полками. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи.

Высота хранилищ должна быть не менее 2,25 м и не выше 4 м. При использовании высоких помещений допускается применение ярусных средств хранения и ярусных перекрытий с соблюдением условий удобного доступа к документам и безопасности архивных работ.

В хранилищах с естественным освещением шкафы и стеллажи открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования.  Стеллажи, шкафы, другое оборудование для хранения документов запрещено размещать вплотную к наружным стенам здания, к воздуховодам низкого расположения и источникам тепла.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах в шкафах и на стеллажах в порядке, соответствующем описям дел документов.

Установка шкафов и стеллажей выполняется в соответствии со следующими требованиями [приложение Б]:

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;

— расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в папках или коробках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Номер фонда, номер описи и крайние номера дел, указываются на ярлыке и приклеиваются на коробки.

Порядок размещения устанавливается в зависимости от физического состояния дел, от твердости или мягкости переплета, а также расстояния между полками. Дела с мягким переплетом или непереплетенные — устанавливаются горизонтально, дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально. Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Шкафы, стеллажи, и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.

В архивохранилище устанавливается определенное место хранения документов, составляются топографические указатели: постеллажные, которые составляются на каждый стеллаж, а при большом количестве фондов — пофондовые, которые составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

В архивах применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и каталожная.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения. В настоящее время разрабатываются системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325х230х60 мм) и коробок (350х245х180 мм) для стандартных дел.

Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180х350х245 мм), которые размещают в два ряда на стеллажах.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов [15, с. 312].

Вертикальная карточная система — это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Систему компактного хранения документов можно рассмотреть в приложении В.

Документы размещают горизонтально на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках;

микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные рекорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках;

микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке;

электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах [14, с.181].

Обязательными условиями хранения электронных документов являются: наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов; наличие технических и программных средств, предназначенных для копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации [12, с. 31].

Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях регламентируется планом конкретных мероприятий и другими нормативными документами, с которыми должны быть ознакомлены сотрудники архива организации.

К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на него задач, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива, к ним относятся:

— объявление степеней готовности гражданской обороны;

— объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

— введение в действие планов гражданской обороны;

— пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

— исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

— аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

— снятие охраны архива;

— другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности [9].

Сформулировав требования к зданиям и помещениям архива, можно сделать вывод о том, что все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, систему мер по организации, обеспечении сохранности и контроля их физического состояния при поступлении документов в архив и до передачи их на постоянное хранение.


1 2 3 4

Помощь с обучением
Получи бесплатный расчет за 15 минут

Введите контактный e-mail:

Введите номер телефона

Что требуется сделать?

Каким способом с Вами связаться?

E-mail
Телефон
Напишем вам на вашу почту
Перезвоним вам для уточнения деталей
Перезвоним вам для уточнения деталей

или напишите нам прямо сейчас

Написать в WhatsApp

Комментарии

Оставить комментарий

 

Ваше имя:

Ваш E-mail:

Ваш комментарий

Валера 14 минут назад

добрый день. Необходимо закрыть долги за 2 и 3 курсы. Заранее спасибо.

Иван, помощь с обучением 21 минут назад

Валерий, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Fedor 2 часа назад

Здравствуйте, сколько будет стоить данная работа и как заказать?

Иван, помощь с обучением 2 часа назад

Fedor, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Алина 4 часа назад

Сделать презентацию и защитную речь к дипломной работе по теме: Источники права социального обеспечения

Иван, помощь с обучением 4 часа назад

Алина, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Алена 7 часов назад

Добрый день! Учусь в синергии, факультет экономики, нужно закрыт 2 семестр, общ получается 7 предметов! 1.Иностранный язык 2.Цифровая экономика 3.Управление проектами 4.Микроэкономика 5.Экономика и финансы организации 6.Статистика 7.Информационно-комуникационные технологии для профессиональной деятельности.

Иван, помощь с обучением 8 часов назад

Алена, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Игорь Петрович 10 часов назад

К утру необходимы материалы для защиты диплома - речь и презентация (слайды). Сам диплом готов, пришлю его Вам по запросу!

Иван, помощь с обучением 10 часов назад

Игорь Петрович, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Инкогнито 1 день назад

У меня есть скорректированный и согласованный руководителем, план ВКР. Напишите, пожалуйста, порядок оплаты и реквизиты.

Иван, помощь с обучением 1 день назад

Инкогнито, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Илья 1 день назад

Здравствуйте) нужен отчет по практике. Практику прохожу в доме-интернате для престарелых и инвалидов. Все четыре задания объединены одним отчетом о проведенных исследованиях. Каждое задание направлено на выполнение одной из его частей. Помогите!

Иван, помощь с обучением 1 день назад

Илья, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Alina 2 дня назад

Педагогическая практика, 4 семестр, Направление: ППО Во время прохождения практики Вы: получите представления об основных видах профессиональной психолого-педагогической деятельности; разовьёте навыки использования современных методов и технологий организации образовательной работы с детьми младшего школьного возраста; научитесь выстраивать взаимодействие со всеми участниками образовательного процесса.

Иван, помощь с обучением 2 дня назад

Alina, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Влад 3 дня назад

Здравствуйте. Только поступил! Операционная деятельность в логистике. Так же получается 10 - 11 класс заканчивать. То-есть 2 года 11 месяцев. Сколько будет стоить семестр закончить?

Иван, помощь с обучением 3 дня назад

Влад, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Полина 3 дня назад

Требуется выполнить 3 работы по предмету "Психология ФКиС" за 3 курс

Иван, помощь с обучением 3 дня назад

Полина, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Инкогнито 4 дня назад

Здравствуйте. Нужно написать диплом в короткие сроки. На тему Анализ финансового состояния предприятия. С материалами для защиты. Сколько будет стоить?

Иван, помощь с обучением 4 дня назад

Инкогнито, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Студент 4 дня назад

Нужно сделать отчёт по практике преддипломной, дальше по ней уже нудно будет сделать вкр. Все данные и все по производству имеется

Иван, помощь с обучением 4 дня назад

Студент, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Олег 5 дня назад

Преддипломная практика и ВКР. Проходила практика на заводе, который занимается производством электроизоляционных материалов и изделий из них. В должности менеджера отдела сбыта, а также занимался продвижением продукции в интернете. Также , эту работу надо связать с темой ВКР "РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИИ ПРОЕКТА В СФЕРЕ ИТ".

Иван, помощь с обучением 5 дня назад

Олег, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Анна 5 дня назад

сколько стоит вступительные экзамены русский , математика, информатика и какие условия?

Иван, помощь с обучением 5 дня назад

Анна, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Владимир Иванович 5 дня назад

Хочу закрыть все долги до 1 числа также вкр + диплом. Факультет информационных технологий.

Иван, помощь с обучением 5 дня назад

Владимир Иванович, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Василий 6 дней назад

сколько будет стоить полностью закрыть сессию .туда входят Информационные технологий (Контрольная работа, 3 лабораторных работ, Экзаменационный тест ), Русский язык и культура речи (практические задания) , Начертательная геометрия ( 3 задачи и атестационный тест ), Тайм менеджмент ( 4 практических задания , итоговый тест)

Иван, помощь с обучением 6 дней назад

Василий, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф

Марк неделю назад

Нужно сделать 2 задания и 1 итоговый тест по Иностранный язык 2, 4 практических задания и 1 итоговый тест Исследования рынка, 4 практических задания и 1 итоговый тест Менеджмент, 1 практическое задание Проектная деятельность (практикум) 1, 3 практических задания Проектная деятельность (практикум) 2, 1 итоговый тест Проектная деятельность (практикум) 3, 1 практическое задание и 1 итоговый тест Проектная деятельность 1, 3 практических задания и 1 итоговый тест Проектная деятельность 2, 2 практических заданий и 1 итоговый тест Проектная деятельность 3, 2 практических задания Экономико-правовое сопровождение бизнеса какое время займет и стоимость?

Иван, помощь с обучением неделю назад

Марк, здравствуйте! Мы можем Вам помочь. Прошу Вас прислать всю необходимую информацию на почту и написать что необходимо выполнить. Я посмотрю описание к заданиям и напишу Вам стоимость и срок выполнения. Информацию нужно прислать на почту [email protected]дцо.рф