Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом организации ЖСК «Электромеханик». Часть 2.

Страницы:   1   2   3

---

Глава 2. Анализ организационно-экономической деятельности и системы документационного обеспечения управления персоналом жилищно-строительного кооператива «Электромеханик»

2.1. Анализ финансово-хозяйственной  деятельности ЖСК «Электромеханик»

Специализация ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» – управление и эксплуатация зданий и сооружений, приемка и ввод в эксплуатацию построенных объектов недвижимости, строительство и капитальный ремонт жилых и нежилых помещений, обслуживание инженерных систем.

Краткое наименование-  ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК».

Организационная форма-Общества с ограниченной ответственностью (1 21 65).

Руководитель – Соловьева Тамара Алексеевна.

Адрес-г.Москва г, ул.Черкизовская Б., д.9, к.1, кв.30, 107392.

Общая площадь домов под управлением на отчетную дату, включая жилые и нежилые помещения, а также помещения общего пользования, тыс.кв.м. 23,574.

Площадь домов под управлением на начало периода, тыс.кв.м 23,574.

Средний срок обслуживания МКД, лет 5.

Доходы, полученные за оказание услуг по управлению многоквартирными домами, тыс.руб. — 16952.08.

Расходы, полученные в связи с оказанием услуг по управлению многоквартирными домами, тыс.руб. — 08

Выплаты по искам по договорам управления за отчетный период, тыс.руб. – 0.00

Чистые активы УО, тыс.руб. — 16145.00

Годовая бухгалтерская отчетность. Дополнительно для товариществ или кооперативов:

Принципы которые дают преимущество над конкурентами просты и направлены на достижение главной цели – эффективного использования ресурсов для повышения уровня обслуживания.

В организации это достигаются использованием системы управления недвижимостью Valmaster FM. С помощью данного инструмента управления оптимизируются множество процессов в нашей компании.

В организации заложен огромный потенциал по техническому учету, технической эксплуатации объектов недвижимости, контролю за арендой, а также предоставлению услуг для арендаторов с помощью новейших средств коммуникации.

В настоящее время компания обслуживает многоквартирные жилые дома общей площадью более 157 тыс. м2. Специалисты ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» выполняют работы по технической эксплуатации и санитарному содержанию зданий и сооружений, обслуживанию инженерных систем, систем жизнеобеспечения и оказанию услуг проживающим.

Структура управления ООО «ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК»» представлена на рисунке 3.

Директор Предприятия, действующий на основании законов и иных нормативных актов Российской Федерации и города Москвы, настоящего Устава и Трудового договора: действует без доверенности от имени Предприятия, представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени Предприятия.

Структура управления ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК»является линейно-функциональной, предусматривающей функциональное разделение управленческого труда в подразделениях разных уровней и сочетание линейного и функционального принципов управления. В качестве преимуществ линейно-функциональных структур, как правило, отмечают:

• стимулирование деловой и профессиональной специализации в условиях этой структуры управления;
• высокую производственную реакцию компании, так как она построена на узкой специализации производства и узкой квалификации специалистов;
• уменьшение дублирования усилий в функциональных областях.

Таким образом, управление персоналом осуществляется в соответствии с законодательством РФ и учредительными документами предприятия. Предприятие самостоятельно определяет структуру органов управления и затраты на их содержание. Управление предприятием осуществляется на основе правильного сочетания единоначалия, коллегиальности в обсуждении и решении всех вопросов по руководству деятельностью предприятия.

Кадры играют значительную роль в финансово-хозяйственной деятельности компании. Рассмотрим состав и структуру персонала (таблица 1).

Таблица 1 — Структура персонала ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» за 2014-2016 гг.

 

Как видно из таблицы 1, численность работников в 2016г. составила 147,3% по отношению к уровню 2014г., т.е. увеличилась на 86 чел. Наибольшую долю в структуре персонала предприятия занимает основной персонал, непосредственно реализующий цели создания предприятия – 64,9% в 2016г. Возросла численность специалистов и руководителей и составила в 2016г. 10,1% и 11,2% соответственно.

Таким образом, состав и структура персонала предприятия изменялись неравномерно. В большей степени увеличилась численность основного персонала, что связано с необходимостью увеличения объемов продаж товаров.

Таблица 2 — Фактическая заполненность штатного расписания персонала ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» за 2014-2016 гг.

 

Таким образом,  фактическая заполненность штатных единиц показала наличие свободных единиц, которые невозможно закрыть в настоящее время, в связи с чем необходимо введение кадрового резерва.

Возрастной состав компании представлен в таблице 3.

Таблица 3 — Возрастной состав ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» в 2014-2016 гг.

 

Наибольшее число работников организации имеют возраст от 26 до 36 лет, наблюдается тенденция увеличения работников данного возрастного состава, в силу приоритетности приема на работу, наличия законченного образования.

В таблице 4 приведена структура персонала по полу.

Таблица 4 — Структура персонала по полу в 2014-2016 гг.

 

Состав персонала представлен в основном женщинами; так, в 2016г. по сравнению с 2014г. численность была увеличена на 61 чел.

Распределение персонала по стажу приведено в таблице 5.

Таблица 5 — Структура персонала по стажу в 2014-2016 гг.

 

Распределение работников по стажу показывает, что большее число работников в 2014г. имело стаж работы более 5 лет, однако в 2016г. наблюдается значительное увеличение численности персонала по работникам со стажем от 1 до 2 лет. Такая тенденция обусловлена рядом обстоятельств: во-первых, невозможностью предложить конкурентную зарплату для опытных работников, во- вторых, напряженным графиком работы, ведущей к потере высококвалифицированных кадров организацией.

В таблице 6 приведена структура персонала по уровню образования.

Таблица 6 — Структура персонала по уровню образования в 2014-2016 гг.

 

По уровню образования можно сказать следующее: значительная часть работников имеет среднее специальное образование, так, в 2016г. их численность была увеличена на 59 человек от уровня 2014 г.

В таблице 7 приведена характеристика движения трудовых ресурсов.

Таблица 7 — Характеристика движения трудовых ресурсов в 2014-2016 гг.

 

Коэффициент приема на работу за анализируемый период незначительно сократился – на 0,6% в связи с появлением новых технологий ведения бизнеса.

Верные принципы организации деятельности, оптимальные системы и процедуры играют, конечно же, важную роль, но успех компании зависит от конкретных людей, их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению. В условиях ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» разработана система мотивации персонала, обуславливающая эффективный труд работников в условиях данной организации, что, в свою очередь, обеспечивает эффективность осуществления конкурентной стратегии.

Основными методами управлением предприятием являются  административно — распорядительные, которые содержатся в нормах и закреплены юридически. Эффективное функционирование любой организации зависит от правильного распределения властных полномочий, в организационной структуре.

Трудовые отношения членов общества регулируется действующим Трудовым кодексом РФ.  Общество обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, меры социальной защиты, социальное обеспечение и страхование работников.

Контроль за работой персонала всех уровней является одной из главных функций директора. От руководителя требуется объективный взгляд и способность не только наказывать нерадивых, но и всемерно поощрять старательных сотрудников.

Система управленческого учета состоит из  бухгалтерского учета, который, будучи сам по себе очень важным, чаще всего не в состоянии дать предпринимателю информацию, которая необходима для выработки стратегических планов и принятия тактических решений. Бухгалтерия оперирует фактами и цифрами, втиснутыми в жесткие рамки баланса. Многие предприятия вводят у себя системы управленческого учета, используя специализированные программно-аппаратные комплексы. В результате внедрения таких систем руководитель ежедневно имеет полную картину работы своего предприятия и оперирует несколькими основными экономическими показателями вместо большого количества бухгалтерских данных.

На данный момент в компании существуют следующие виды материального денежного мотивирования:

• заработная плата;
• оплата переработок для персонала до 20 часов в месяц;
• частичная компенсация обедов;
• полугодовые бонусы для персонала;
• квартальные бонусы;
• льготные условия по ипотеке для сотрудников, проработавших в УК более 5 лет.

Таким образом, на современном этапе развития ведущая роль в реализации жилищной политики принадлежит государству. При этом федеральный центр задает основную траекторию развития жилищной сферы, а разработка конкретных мероприятий принадлежит территориальным государственным органам.

В ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» в кадровой службе ведутся следующие виды документов:

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст.  189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных,
• положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также, если это требуют условия труда:

• графики сменности;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
• документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
• документы, устанавливающие нормы труда;
• документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Дополнительные локальные нормативные акты:

• должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение о подборе и адаптации сотрудников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников и др.

Договорные документы:

• коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. 16, 56, 67 ТК РФ);
• ученические договоры (ст. 198—208 ТК РФ);
• гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Распорядительные документы:

• приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
• приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

Информационно-справочные документы:

• заявления работников (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
• служебные записки;
• протоколы;
• акты;
• документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.);
• личные дела сотрудников.

Учетные документы:

• личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
• записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
• записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

Приведем примеры документов в которых имеются ошибки в оформлении -Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

При заключении трудового договора работник и работодатель должны прийти к соглашению по нескольким пунктам, к которым относятся: трудовая функция, условия труда, режим работы и времени отдыха, размер и порядок выплаты заработной платы ( ст. 56 ТК РФ ). Помимо этого, в договоре нужно указывать обязательные сведения о работнике и работодателе (Ф.И.О., название организации, ИНН и т. п.), которые позволяют установить стороны ( ч. первая ст. 57 ТК РФ ). Сведения должны вноситься верно и в соответствии с подтверждающими документами. Также любой договор должен содержать обязательные условия (они перечислены на стр. 67) ( ч. вторая ст. 57 ТК РФ ).

Ошибки, допускаемые работодателями при заключении трудового договора, условно можно разделить на следующие:

– невнесение в договор необходимых сведений о работнике и (или) работодателе;

– ошибки технического характера, искажающие данные;

– отсутствие некоторых обязательных условий.

Отсутствие обязательных сведений. Закон устанавливает, что даже если в трудовом договоре не хватает каких-то обязательных сведений, это не дает права признать его незаключенным или недействительным (ст. 57 ТК РФ). То есть договор продолжает действовать , даже если в нем не указаны, например, ИНН работодателя, место заключения трудового договора или он не скреплен печатью и т.п.

Внести недостающие сведения в текст договора можно от руки. А на полях указать реквизиты документа, на основании которого было сделано дополнение, должность и Ф. И.О. должностного лица, вносящего уточнение, а также его подпись и дату.

На срок испытания в договоре запрещается указывать оклад ниже установленного, так как в этот период на работника распространяются положения трудового законодательства и локальных актов ( ст. 70 ТК РФ), в  ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» — данное правило не учитывается.

В трудовых договорах ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК»  часто встречаются ошибки, связанные с неточными или неполными формулировками обязательных условий, например:

– при заключении срочного трудового договора забывают пояснить причины, послужившие основанием для его заключения;

– указывая размер заработной платы (должностного оклада, доплат, надбавок и т. п.), не прописывают условия оплаты труда;

– не вносят режим рабочего времени и времени отдыха работникам, у которых он различается;

– забывают про условия, определяющие характер работ (подвижной, разъездной, в пути и т. п.).

Ошибка № 1. Трудовой договор подписан неуполномоченным лицом Трудовой договор подписывают работник и представитель работодателя. Как правило, трудовые договоры подписывает руководитель организации – генеральный директор, именно он в силу закона действует от имени организации. Вместе с тем, подписать трудовой договор может и другой работник организации. Главное – он должен быть наделен полномочиями на подписание трудовых договоров от имени организации. Отметим, что довольно часто вопрос о подписании трудовых договоров встает во время отсутствия руководителя (например, в период его нахождения в отпуске или в командировке).

Итак, если от имени организации трудовой договор подписывает не руководитель, а другой работник, обязательно проверьте, имеет ли этот работник соответствующие полномочия. Отметим, что споры о наличии полномочий возникают не при подписании, а при расторжении трудовых договоров. Например, при подписании неуполномоченным лицом соглашения о расторжении трудового договора.

Ошибка № 2. Место работы указано слишком подробно Место работы – обязательное условие трудового договора. При этом трудовое законодательство не дает четкого определения места работы. Между тем под местом работы фактически понимается организация-работодатель.

В трудовом договоре в качестве места работы достаточно написать наименование организации и название населенного пункта. С этим согласен и Минтруд России (письмо от 22 октября 2015 г. № 14-2/В-877). Исключением из этого правила является ситуация, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности. В этом случае надо указать обособленное структурное подразделение и его местонахождение. Обратите внимание, что в данном случае речь идет только о ситуациях, когда обособленное подразделение находится в другой местности. Если оно расположено в одной местности с головным офисом – указывать его точное местонахождение нет необходимости. Конечно, работодатель может конкретизировать место работы и указать полный адрес организации. Но здесь надо помнить о возможных неблагоприятных последствиях. Например, если организация решит изменить адрес, переехать в другой офис, это потребует внесения изменений в трудовые договоры. Работник может отказаться изменять условия трудового договора, и тогда потребуется действовать в рамках процедуры, установленной статьей 74 Трудового кодекса. А именно: подготовить информацию об изменении организационных или технологических условий труда, предупредить работника о предстоящих изменениях не позднее чем за 2 месяца. При отказе работника от изменений условий трудового договора – предложить другую подходящую работу. А при отсутствии такой работы или отказе работника от перевода – уволить на основании пункта 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса.

Ошибка № 3. Неправильно указано наименование должности Наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием организации. Если же с выполнением работы по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование должности должно соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профессиональных стандартах. В основном речь о льготах идет при выполнении сотрудниками вредных или опасных работ. Поэтому, если в вашей организации для определенных должностей установлены вредные или опасные условия труда – сверяйте название должности с квалификационными справочниками или профстандартами.

Ошибка № 4. Не указан размер оклада. В трудовом договоре надо указать конкретный размер тарифной ставки или размер должностного оклада. Формулировка «Работнику устанавливается должностной оклад в соответствии со штатным расписанием» недопустима. Вместе с тем работнику помимо должностного оклада могут выплачиваться надбавки, премии и т. д. Роструд поясняет, что размер доплат, надбавок и поощрительных выплат, полагающихся работнику, непосредственно в трудовом договоре можно не указывать, а сделать отсылку к локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия их выплаты. В этом случае работника надо обязательно ознакомить с этими документами (п. 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Ошибка № 5. Не указаны даты выплаты заработной платы По правилам, установленным частью шестой статьи 136 Трудового кодекса заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. На основании этой нормы инспекторы ГИТ часто делают вывод, что даты выплаты заработной платы должны быть указаны во всех документах: правилах внутреннего трудового распорядка; трудовом договоре; коллективном договоре (при наличии). Именно такой позиции в последнее время придерживается и Роструд (письмо от 20 июня 2014 г. № 6310-6-1). Поэтому, во избежание возможных претензий рекомендуется указать дни выплаты зарплаты во всех перечисленных документах.

2.2. Анализ документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик»

Необходимо подчеркнуть, что специалистам кадровых служб не следует игнорировать унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, несмотря на их рекмендательный характер. Применение этих форм имеет ряд существенных преимуществ: не требуется разрабатывать «свои» формы документов; исключаются ошибки при документировании выполняемых процедур; сокращается время на составление и оформление документов; не возникает претензий у проводящих проверки инспекторов труда и т.д. Аналогичные замечания можно высказать и по унифицированным формам документов, относящихся к УСОРД.

Альбом форм данных документов был опубликован много лет назад, не переиздавался и не знаком многим современным специалистам. Но разрабатывая формы таких документов, как правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации или должностная инструкция, следует использовать унифицированные формы документов из названного альбома. Как показывает практика, далеко не всегда указанные документы имеют юридическую силу, будучи составленными без применения тех рекомендаций, которые содержатся в альбоме форм УСОРД.

Таким образом, все имеющиеся унифицированные формы кадровых документов, в том числе рекомендательные, следует включить в информационную базу СЭД. При составлении и оформлении кадровых документов, не имеющих унифицированных или типовых форм, необходимо учитывать следующие требования и методические указания: 1. Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания организации), принимаются с учетом мнения представительного органа работников (например, профсоюзного комитета).

Порядок учета мнения представительного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ:

1) направление работодателем проекта локального нормативного акта и обоснования к нему в представительный орган работников. Документы направляются с сопроводительным письмом, в котором перечисляются их наименования и количество листов и экземпляров;

2) подготовка представительным органом работников в течение установленного срока (не менее пяти рабочих дней со дня получения проекта документа) мотивированного мнения по проекту документа, его утверждение и направление работодателю в письменной форме. Если мотивированное мнение представительного органа работников содержит согласие с проектом локального нормативного акта, то работодатель вправе утвердить его с учетом мнения представительного органа работников.

Если мотивированное мнение представительного органа работников не содержит согласия с проектом локального нормативного акта или содержит предложения по его изменению, то работодатель: вправе согласиться с ними (предложениями) и принять локальный нормативный акт в редакции, предложенной работниками, или отказаться от принятия локального нормативного акта; вправе не согласиться с мнением представительного органа работников и в обязательном порядке провести дополнительные консультации с данным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения;

3) проведение консультаций (переговоров) с представительным органом работников в течение трех дней после получения работодателем мотивированного мнения. При этом работодатель должен известить представительный орган работников о времени и месте проведения дополнительных консультаций.

К наиболее часто используемым реквизитам относятся дата, регистрационный индекс документа, подпись, гриф согласования, гриф утверждения, адресат, наименование документа. Именно при использовании данных реквизитов работники допускают типичные ошибки, например:

1. дата:

• неправильное оформление даты при использовании цифрового способа. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.04.2016;
• дата визирования документа должна быть раньше даты подписания;
• при подготовке проекта документа допускается печать только обозначения месяца и года. День месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо работником, ознакамливающимся с документом;
• наименование документа:
• название вида документа печатается строчными буквами;
• при обращении слово «заявление» печатается посредине, а не от границы левого поля, и строчными буквами. В конце ставят точку;

2) гриф согласования:

• внешнее и внутреннее согласования оформляют одинаково, используя слово «СОГЛАСОВАНО» (используется лишь при внешнем согласовании);

3) гриф утверждения:

• при оформлении грифа слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО» заключаются в кавычки или печатаются от границы правого поля;
• не указывается наименование должности лица, утверждающего документ;
• не указывается дата утверждения;
• при утверждении распорядительным документом его название указывается не в именительном падеже и меняются местами порядок даты и регистрационного индекса документа;

4) подпись:

• инициалы печатаются после фамилии с пробелами на уровне первой строки наименования должности;
• при подписании документа замещающим руководителя лицом пишется предлог «за» или косая черта перед наименованием должности;
• коллегиальный документ вместо отсутствующего председателя подписывается заместителем по занимаемой должности, а не заместителем председателя в составе комиссии.

По мнению автора, использование УСОРД или использование программных продуктов по делопроизводству, где порядок оформления и расположения реквизитов уже предусмотрен, позволит сократить количество ошибок при разработке шаблонных форм документов.

Основные ошибки, допускаемые работниками кадровой службы при осуществлении процедуры оформления трудового договора (контракта)

Основным документом, регулирующим трудовые отношения работника и нанимателя, является трудовой договор (контракт). От процедуры заключения этого документа во многом зависит дальнейшее выстраивание отношений с нанимателем и защита прав работника.

Часто ошибки, допущенные в содержании трудового договора (контракта) при их заключении или расторжении, приводят к нежелательным последствиям при разрешении трудовых споров.

Основные ошибки:

• отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
• трудовые договоры заключены в одном экземпляре;
• один экземпляр трудового договора не отдан на руки работнику, либо нет отметки о получении работником экземпляра трудового договора;
• трудовые договоры не зарегистрированы, нет даты регистрации;
• отсутствуют подписи на трудовых договорах;
• в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия и / или сведения;
• в трудовом договоре не определены сроки его действия;
• в случае установления нанимателем условия о предварительном испытании при приеме на работу в трудовом договоре отсутствует данная норма;
• в трудовом договоре не указан конкретный размер заработной платы работника, не определены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим рабочего времени, продолжительность трудового отпуска.

Наиболее распространенные нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности.

Необходимость существования трудовой книжки закреплена в ТК. Дополнительными нормативными актами регулируется порядок работы с трудовыми книжками.

В процессе работы с трудовыми книжками работники кадровой службы сталкиваются с определенными трудностями и допускают в работе нарушения.

Нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками:

• не назначается приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
• не выдаются расписки при получении трудовых книжек от работников;
• отсутствует или имеет ненадлежащую форму или неправильно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;
• отказ в оформлении трудовых книжек лицам, совмещающим обучение с работой (студенты, магистранты и др.);
• в разделе сведений о работнике отсутствует подпись работника;
• раздел сведений о работнике не дополняется при получении работником образования более высокого уровня;
• раздел сведений о работе не содержит полного наименования работодателя;
• нарушается порядковая нумерация записей;
• вносятся не все записи о работе, чаще всего о переводах;
• неправильно вносятся исправления в разделе сведений о работе;
• при ссылке на распорядительный документ сначала указываются регистрационный индекс, а затем дата;
• при увольнении работника не заверяются подписью и печатью нанимателя сведения о награждениях и поощрениях работника;
• при выдаче дубликата не указывается слово «дубликат»;
• при оформлении вкладыша не заполняется раздел сведений о работнике;
• направляется трудовая книжка уволенному работнику почтой без письменного заявления работника о такой просьбе и др.

Поскольку трудовая книжка несет в себе очень много информации, она является трудовой биографией, поэтому необходимо ответственно относится к оформлению такого документа.

Таким образом, были выявлены следующие проблемы:

1. Ошибки, допускаемые при оформлении трудового договора.
2. Недостатки оформления Приказов отделом кадров
3. Отсутствие современной электронной системы для работы с кадровой документацией.

---

Страницы:   1   2   3