2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик»и оценка их социально-экономической эффективности
1. Рекомендация по устранению ошибок при оформлении трудового договора.
Поскольку выяснилось, что при разработке трудового договора сотрудники исследуемой организации допускают ошибки, рассмотрим порядок его оформления.
Первое, что должен сделать работник после того, как успешно прошел собеседование и получил предложение о работе – это заключить трудовой договор. Для того, чтобы максимально правильно закрепить свои права и обязанности, необходимо грамотно оформить трудовой договор.
Трудовой договор – это документ, закрепляющий отношения между работником и работодателем, по которому последний обязуется нанять работника на определенную должность, обеспечить соответствующие условия труда ,выплачивать заработную плату вовремя и в полной мере, а первый должен выполнять все возложенные на него, в соответствии с должностью, функции и придерживаться распорядка дня, принятого в этой организации.
После того, как работник и работодатель достигли устного соглашения по всем вопросам, касающимся предстоящей должности, начинается процесс оформления трудового договора. Условно трудовой договор делится на 3 этапа.
Этап 1. Подача документов
Работник передает своему работодателю, а точнее, подает в отдел кадров следующие документы:
-Паспорт;
-Документ об окончании высшего образования или справку о наличии специальности, если обучение еще не закончено;
-Трудовую книжку;
-Свидетельство государственного пенсионного страхования;
-Военный билет;
-Свидетельство о присвоении ИНН;
-Страховой медицинский полис.
-Если нанимаемый еще не был официально трудоустроен, то работодатель должен помочь с оформлением трудовой книжки, ИНН и страхового свидетельства.
Тем, кто оформляет договор для работы по совместительству, вместо трудовой книжки нужно предъявить ее копию или справку с места работы, которое является основным.
На этом этапе работодатель подробно знакомит работника с правилами и внутренними документами, связанными с его предстоящей деятельностью на этом предприятии. Работник ставит свою подпись, что сигнализирует о его ознакомлении с документами и готовый взять на себя обязанность исполнять вышеперечисленное.
Этап 2. Составление и подписание трудового договора
Рассмотрим правила составления трудового договора.
Унифицированной формы трудового договора не существует, поэтому в каждой организации разрабатывается свой договор для работников. Но есть общие правила для его составления, которые должен соблюдать каждый работодатель согласно Трудовому кодексу РФ:
- Трудовой договор заключается в двух экземплярах в письменном виде. После подписи сторон один экземпляр передается работнику, а второй остается у работодателя.
- Трудовой договор должен обязательно содержать следующую информацию:
-представление сторон,
-ФИО работника, его квалификацию,
-должность и сущность выполняемой работы,
-дату начала работы,
-вид трудового договора (срочный/бессрочный),
-договор по основному месту работы/по совместительству,
-устанавливается ли испытание и каков его срок,
-права и обязанности работодателя,
-права и обязанности работника,
-характеристика условий труда,
-особенности режима рабочего времени,
-продолжительность ежегодного отпуска,
-размер должностного оклада и виды доплат,
-сроки выплаты заработной платы,
-вид социального страхования,
-подписи сторон.
- Условия, прописанные в трудовом договоре, могут быть изменены в письменном порядке по обоюдному соглашению сторон.
- По желанию работодателя или для отдельных должностей в трудовом договоре прописываются условия неразглашения служебной или коммерческой тайны.
- Также, по желанию работодателя, для проверки профессиональной пригодности работника занимаемой должности устанавливается испытательный срок.
- Заключать трудовой договор самостоятельно могут лица, достигшие 16 лет. В 15 лет допускается заключение договора для выполнения легкого труда, с 14 лет договор оформляется с согласия органа опеки или одного из родителей.
- Согласно трудовому кодексу РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора без объяснения причины. Такой отказ можно обжаловать в судебном порядке.
Этап 3.Начало трудовых отношений
Трудовой договор считается вступившим в силу со дня подписания, а также является основанием для составления приказа о приеме на работу.
Приступить к своим обязанностям работник должен с даты, определенной договором. Если такая дата не обозначена, то договор вступает в силу на следующий день после подписания договора.
2. Процедура оформления кадровых приказов
При принятии в организацию нового сотрудника в обязательном порядке составляется приказ. Его отсутствие в деле — административное правонарушение, за которое соответствующие должностные лица могут понести ответственность. Условия и порядок оформления приказа на прием на работу четко установлены статьей № 68 ТК РФ, и далее в статье эту тему рассмотрим более детализировано. Правила оформления приказа о приеме на работу Документальное оформление приема сотрудников на работу, в частности составление и заполнение бланка приказа, входит в обязанности работников отдела по управлению персоналом или юридической службы. Данный правовой акт, утверждаемый уполномоченным на то должностным лицом или работодателем, относится к числу документации по личному составу, и при занесении соответствующей записи в трудовую книжку нового сотрудника ко вниманию берется именно его содержимое.
Также, такой приказ необходим при оформлении личной карточки и открытии личного счета сотрудника. Приказ о приеме на работу должен быть составлен в соответствии с условиями, определенными заключенным трудовым договором. Работодатель должен предъявить этот правовой акт трудоустраиваемому гражданину для ознакомления и заверения подписью не позже, чем через 3 рабочих дня с даты начала выполнения последним должностных обязанностей. Если трудовой договор ранее не был подписан, его необходимо составить также во временных рамках указанного срока. Ознакомлен работник с приказом должен быть обязательно. Формы приказа На сегодняшний день выделяют две формы формирования приказа о приеме на работу: унифицированная форма № Т-1, которая составляется на одно лицо, принимаемое на работу по контракту. По управленческой документации согласно российскому классификатору за ней закреплен код 0301001; форма № Т-1а: по параметрам аналогична первой, только предназначена для использования в случаях трудоустройства группы людей. Обе формы регламентированы изданным в 2004 году постановлением Госкомстата, однако по инициативе нанимателя могут видоизменяться. Подобные унифицированные формы приказа о приеме на работу очень легки в заполнении, при их оформлении можно не отмечать дополнительно, что новый сотрудник ознакомлен и согласен с условиями трудовой деятельности, проходил медицинский профосмотр и инструктажи.
С 2013 года начал действовать Федеральный закон от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», обязывающий организации утверждать формы первичной документации, учитывающей условия деятельности и оплату труда. Заполнение приказа Как уже ранее отмечалось, содержимое приказа должно быть полностью согласовано с трудовым договором, и любое несоответствие является незаконным. Правила оформления приказов о приеме на работу предусматривают обязательное заполнение в бланке этого документа следующих граф: наименование организации; должность, которую будет новый сотрудник занимать после получения допуска к работе. Здесь также допускается указание его профессии; дата прекращения действия контракта о сотрудничестве, если заключается договор на определенный срок, или дата трудоустройства; индивидуальный табельный номер рабочего; Ф. И.О. гражданина; наименование структурного подразделения организации; условия и порядок испытательного срока, если он предусмотрен; условия оформления на работу; описание характера работ, которые будет выполнять трудоустраиваемый. Это может быть временная работа, сезонная, по совместительству.
Человек может быть принят на работу, к примеру, на время отсутствия постоянного работника, что также должно быть учтено; условия оплаты труда; указание оснований для составления документа; подпись руководителя или уполномоченного в данных вопросах лица; дата выдачи; номер приказа. к содержанию Пошаговый разбор пунктов Поле «Наименование организации» может быть заполнено в письменном или электронном виде. Здесь должно быть указано название предприятия, установленное в его учредительной документации. В большинстве случае в скобках в данной графе пишется также сокращенное название организации.
Во втором поле, расположенном рядом с первым, указывается код формы в цифровом формате, согласно ОКУД — это 0301001. Зачастую компании используют стандартные бланки, на которых этот код изначально пропечатан. Также здесь должно быть указан собственный номер компании, который используется в Общероссийском классификаторе организаций и предприятий. Он устанавливается для каждой фирмы только один раз. Графа со сведениями о должности и специальности в распоряжении заполняется согласно штатному расписанию. Следующим реквизитом данного правового акта является дата. Эта графа состоит из двух полей, в одном из которых написано «с», а в другом – «по». Первый параметр указывается всегда, а второй отмечается лишь в отдельных случаях, к примеру, если происходит оформление приказа о приеме на работу временно на 3 месяца, то есть новый работник на протяжении указанного периода будет исполнять обязанности отсутствующего основного сотрудника. При поступлении на работу каждому сотруднику в табеле присваивается номер, содержащий только цифры, который остается неизменным на протяжении всего периода исполнения им своих должностных обязанностей.
Фамилия, имя и отчество трудоустраиваемого выписываются из предъявленного последним документа, удостоверяющего его личность.
Графа с названием структурного подразделения заполняется, если подобная запись имеется в контракте. Информация об испытательном сроке указывается только если это четко оговорено в трудовом договоре. В условиях трудоустройства должны быть отображены сведения о том, как новый сотрудник будет работать ( временно, на постоянной основе, согласно условиям перевода из другой компании, в качестве замены основного работника, временно отсутствующего).
Графа об оплате труда и окладе должна содержать соответствующие цифровые показатели. В строке с причиной (основанием) для составления приказа требуется указать реквизиты заключенного контракта о сотрудничестве. к содержанию Завершающий этап После того, как все вышеперечисленные графы будут заполнены, руководитель или временно исполняющее его обязанности лицо должно заверить правовой акт подписью. В конце документа проставляется дата его подписания. Нумеруются приказы в течение календарного года. В большинстве случаев цифровой формат номера дополняется буквенным индексом. В организации он регистрируется по специальной форме и должен быть проставлен вручную. Затем приказ о приеме на работу регистрируется в специальной книге, которая должна быть заведена каждым работодателем при открытии компании. Также стоит помнить, что законодательством четко установлен трёхдневный срок издания приказа о приеме на работу, в течении которого трудоустраиваемый работник обязательно должен быть ознакомлен с содержимым этого документа. При трудоустройстве нескольких работников оформляется групповое распоряжение, заполняемое подобным образом, только с указанием сведений о всей группе принимаемых на работу.
Приказ содержит в себе:
— Наименование предприятия и подразделения;
— Данные лица, принимаемого на работу;
— Должность;
— Испытательный срок, если он есть;
— Условия приема на работу;
— Порядок зачисления в штат (перевод из другой компании, по совместительству, в качестве временного замещения отсутствующего сотрудника, для выполнения определенного проекта, для постоянной работы и т.д.);
— Срок действия (если договор заключается бессрочно, графу «Дата» оставляют пустой).
Приказ о приеме на работу составляется сотрудником кадрового отдела либо другим лицом, ответственным за кадровые вопросы. Приказ подписывает руководитель организации или иное ответственное лицо, после чего документ предъявляется работнику для ознакомления и подписи.
Заполненная форма Т-1 служит основанием для внесения записи в трудовую книжку. Бухгалтерия открывает лицевой счет сотрудника.
Приказ сохраняется на предприятии, его копия может быть выдана сотруднику.
Правила составления приказа о приеме на работу:
- Приказ составляется на основе трудового договора, подписанного руководителем предприятия и будущим сотрудником.
- Информация в разделах, где указана ставка, размер оклада и надбавок должна полностью соответствовать тем данным, что приведены в трудовом договоре.
- При составлении приказа указывается дата и время выхода на работу. В случае, если сотрудник не вышел на работу вовремя, приказ может быть аннулирован.
- Графе «Дата» или «Период работы» необходимо уделить особое внимание: при составлении бессрочного приказа работодатель сможет уволить сотрудника только в случае грубого нарушения трудовой дисциплины, по его собственному желанию или в порядке сокращения. В случае, если сотрудник зачисляется в штат временно, на период выполнения определенного проекта или в качестве замещения отсутствующего специалиста, указывается конкретная дата завершения действия договора.
Форма Т-1 является унифицированной, составляется в минимальное время, не требует от работника оставлять отметки о согласии с условиями труда. Дополнительно кадровый работник оформляет листы согласования медосмотра, инструктажа и т.д.
При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» строка «по» не заполняется.
В строке «Условия приема на работу, характер работы» отражаются особенности работы. Например: режим работы стандартный, работа по совместительству, перевод из другой организации, замещение временно отсутствующего работника, выполнение определенной работы (работа в торговом зале, в кассе, офисе организации) и т.п.
Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ подписывается руководителем и работником в трёхдневный срок со дня подписания трудового договора. Вместо руководителя подписать приказ может уполномоченное лицо на основании приказа по организации или доверенности.
При заполнении пункта 5 о владении иностранным языком следует указать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться» или «читаю и перевожу со словарём».
Пример заполненного документа представлен в приложении 2. Графа «Состояние в браке» заполняется строго в соответствии с классификатором ОКИН. Здесь не допускаются простые формулировки типа «не замужем» или «холост». В данной графе указывается одно из нижеследующих определений:
— никогда не состоял (не состояла в браке) (код 10 1)
— состоит в зарегистрированном браке (код 10 2)
— состоит в незарегистрированном браке (код 10 3)
— вдовец (вдова) (код 10 4)
— разведен (разведена) (код 10 5)
— разошелся (разошлась) (код 10 6)
В графу «Состав семьи» вписывают только тех родственников, которые проживают с работником.
При заполнении раздела III «Прием на работу, переводы на другую работу» часто допускают ошибку, внося сведения об изменении оклада или ставки работника. Этого делать не следует, т.к. в данный раздел вносятся данные об изменении трудовой функции работника или структурного подразделения, к которому он относится, также это может быть перевод на работу в другой местности и т.п.
Со всеми изменениями в данном разделе необходимо ознакомить работника и взять с него роспись.
Если сведения о работнике поменялись, то соответствующие новые записи вносятся в личную карточку и заверяются подписью работника кадровой службы.
3. Рекомендация по внедрению электронной системы кадрового документооборота.
Поскольку в исследуемой организации наблюдается большая текучесть кадров, новые сотрудники допускают ошибки при оформлении кадровых документов, автор работы предлагает внедрить электронную систему документооборота, в которой документы будут оформляться согласно бланкам без ошибок.
Предлагается решение «Электронный архив кадровых документов», которое представляет собой программно-аппаратный комплекс для загрузки, хранения и управления электронными и скан-копиями бумажных документов, интегрируемый с кадровой учетной системой предприятия. В рамках реализации решения выполняется массовая оцифровка кадровых документов прошлых лет и заполнение системы электронного архива созданным информационным ресурсом.
Основной целью внедрения решения является повышение эффективности работы кадровой службы за счет сокращения времени на обработку запросов по предоставлению документально подтвержденной информации, связанной с трудовой деятельностью сотрудников, и снижения частоты обращений в архив бумажной кадровой документации.
Решение строится на базе системы хранения и управления документами предприятия (ЕСМ–системы), которая обеспечивает хранение электронных документов различных типов и форматов. Система обеспечивает управление электронными документами на протяжении всего жизненного цикла от их загрузки в хранилище до утилизации: документы систематизируются и классифицируются, настраиваются сервисы поиска документов, ведется контроль сроков хранения, выполняется аудит действий пользователей и изменений документов.
Поиск информации в электронном архиве осуществляется по любым атрибутам документа: табельный номер, ФИО сотрудника, тип документа, подразделение, временной период и др. Также поддерживается полнотекстовый поиск по содержимому распознанных электронных документов. Поиск и загрузка документа для обработки выполняется в течение нескольких секунд. Это значительно ускоряет формирование и печать подборки документов и подготовку запрошенных справок.
ECM–система поддерживает прямое управление сканирующим оборудованием и системами хранения данных. Возможна модернизация и масштабирование системы за счет подключения дополнительного оборудования, увеличения общего объема обрабатываемых и хранимых электронных документов, расширения состава выполняемых функций.
Поддерживается оперативный многопользовательский доступ к электронному архиву с регламентацией доступа на уровне разделов хранения, документа в целом или его фрагмента. Каждое действие пользователей автоматически протоколируется, что дает широкие возможности для контроля и анализа работы сотрудников.
Для обеспечения защиты персональных данных (в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006г. № 152-ФЗ) в электронном архиве настраиваются права пользователей: от возможности полного просмотра, аннотирования и печати документов сотрудниками отдела кадров до ограниченного просмотра фрагментов документов менеджерами по персоналу, бухгалтерами и другими уполномоченными сотрудниками, которым в работе нужно обращение к документу-источнику. Для других пользователей доступ к кадровой информации закрыт. Кроме того, все данные в электронном хранилище сохраняются в специальном мета-файле, который невозможно просмотреть в других программах.
Система электронного архива сертифицирована ФСТЭК РФ по НДВ-4 и разрешена к применению в автоматизированных системах до класса защищенности 1Г включительно.
В решении используется модуль защищенной печати, содержащий сервер печати, специализированное программное обеспечение и подсистему авторизации (на основе идентификации по отпечатку пальца, PIN-коду, магнитному пропуску и пр.). Этот комплекс значительно снижает риски «утечки» персональных данных, поскольку кадровые документы распечатываются только в присутствии уполномоченных сотрудников.
Интеграция кадровых учетных систем и электронного архива позволяет повысить эффективность работы кадровой службы за счет сокращения времени обработки кадровых сведений.
Широкий набор программных средств позволяет проинтегрировать систему электронного архива с любыми учетными, HRM и ERP системами. Это позволяет пользователям из привычного интерфейса кадровой программы по учетной записи просмотреть копии документов-оснований, распечатать их в случае необходимости за считанные секунды. Работать со скан-копиями документов также можно в собственном интерфейсе системы электронного архива.
Для автоматизации взаимодействия электронного архива и кадровой учетной системы используются специальные технологии, значительно ускоряющие обработку документации. К таким технологиям, в частности, относится использование штрих-кодов. Например, из кадровой программы 1С:ЗУП печатается приказ о предоставлении отпуска со штрих-кодом, сгенерированным программой. Документ подписывается всеми сторонами, сканируется и скан-копия загружается в электронное хранилище, в котором автоматически распознается нанесенный штрих-код и формируется связь с соответствующей записью в кадровой программе. После этого из интерфейса 1С:ЗУП можно просмотреть скан-копию приказа в хранилище или по документу из хранилища перейти к связанной учетной записи в кадровой ИС.
После загрузки копий документов в электронный архив частота обращений к бумажным оригиналам значительно снижается. Это позволяет уменьшить риски утери и порчи оригиналов документов, разгрузить рабочие места кадровых сотрудников от лишней бумажной документации. Также появляется возможность вывезти архив бумажной документации из основного офиса и снизить затраты на его содержание.
Кроме кадрового документационного учета в процессе управления персоналом крупных предприятий создается множество неформализованных документов: психологические характеристики сотрудников, учебные материалы, социологические опросы, результаты оценки профессиональных качеств персонала и др. Такие документы также можно загрузить в электронное хранилище.
СЭА позволяет формировать единые пакеты документов, связанных с обучением, оценкой, аттестацией персонала для документационного обоснования принятия кадровых решений.
Руководителям департаментов, начальникам отделов, специалистам по обучению и другим уполномоченным сотрудникам настраиваются права доступа к подобным документам в СЭА для совместной с кадровой службой работы по управлению персоналом.
Для эффективного использования системы электронного архива необходимо наполнить его скан-копиями бумажных кадровых документов. Минимально необходимый объем документации (типы, количество, срок давности) для оцифровки определяется на этапе экспертизы. Он зависит от внутренних потребностей кадровой службы, частоты запросов справок, выписок и копий документов и других факторов. Одновременно определяется количество индексируемых полей, необходимых для эффективного поиска данных. Таким образом, можно оптимизировать объемы, сроки и стоимость выполнения работ по оцифровке, а также определить очередность сканируемых документов и дел.
Работы по массовому сканированию архива бумажных документов могут выполняться на производственных площадках Корпорации или на территории Заказчика. В последнем случае используются мобильные бригады специалистов по сканированию.
Все работы выполняет высококвалифицированный персонал по специализированным технологиям. В частности, применяются технологии по защите персональных данных. Например, на этапе индексирования изображение разделяется на части и фрагменты с данными одного типа (фамилии, имена, паспортные данные или др.) приходят для обработки одному оператору, данные другого типа – к другому. Таким образом, никто не видит целостную информационную картину обрабатываемого документа.
Высокое качество результатов работ достигается за счет многоступенчатой системы контроля качества и специальных технологий. Например, при ручном распознавании документов одно изображение приходит на обработку двум операторам, а контролирующая программа сравнивает введенные ими данные. В случае расхождения правильность данных подтверждает высококвалифицированный сотрудник.
В результате массовой оцифровки получается электронный информационный ресурс (скан-копии документов и индексная база), готовый к загрузке в электронное хранилище.
Перспективы развития решения:
Модернизация и масштабирование решения осуществляется с ростом предприятия, с введением Общего центра обработки кадровой документации (например, для территориально распределенных и холдинговых структур), для хранения документов других служб организации (бухгалтерия, договорной отдел, подразделения, обеспечивающие основные бизнес-процессы и т.д.).
По запросу Заказчика возможна разработка автоматизированных систем для HR-процессов подбора, аттестации, обучения персонала на платформе электронного архива.
Преимущества:
Повышение эффективности работы кадровой службы за счет сокращения времени обработки кадровой информации и снижения объема бумажного документооборота.
Снижение нагрузки на профильных специалистов HR-подразделений.
Быстрый поиск документов по любым атрибутам (табельный номер, ФИО сотрудника, подразделение, тип документа, временной период и другие) и в режиме полнотекстового поиска, формирование и печать подборки кадровых документов.
Долговременное хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных законодательством, с автоматическим уведомлением ответственных сотрудников об истечении сроков хранения.
Обеспечение защиты персональных данных за счет программного ограничения доступа к ним, настройки прав пользователей, использования специализированного модуля защищенной печати.
Снижение рисков порчи и утери оригиналов кадровых документов.
Сокращение затрат на содержание архива бумажной кадровой документации.
Автоматизация кадрового документооборота дает организации следующие преимущества:
- физическое освобождение пространства;
- снижение издержек на копирование;
- снижение издержек на доставку информации в бумажном виде;
- снижение издержек на ресурсы: люди и оборудование;
- снижение издержек на бумагу;
- наращивание продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ и устранение ошибок.
Для внедрения кадрового документооборота необходимо приобрести программный продукт, привлечь к его внедрению дополнительно 2-х сотрудников.
Внедрение кадрового документооборота повлечет за собой определенные расходы в виде затрат на приобретение программного продукта и заработной платы. При расчете затрат, связанных с оплатой труда специалистов, составлены таблицы, наглядно отображающие трудоемкость выполняемых работ (таблицы 8,9)
Таблица 8 — Трудоемкость выполнения работ программистом, час.
| Этап | 2017 г. | 2018 г. | Итого | |||
| сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | январь | ||
| Постановка задачи | 2 | 2 | 3 | 2 | 1 | 10 |
| Сбор и обработка данных | 4 | 4 | 6 | 4 | 4 | 22 |
| Разработка структуры программы | 2 | 2 | 4 | 4 | 6 | 18 |
| Разработка алгоритма | 8 | 8 | 12 | 12 | 8 | 48 |
| Написание программы | 16 | 16 | 20 | 16 | 16 | 84 |
| Контрольная проверка | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 11 |
| Подготовка программной документации | 4 | 4 | 6 | 4 | 4 | 22 |
| Итого | 38 | 38 | 54 | 44 | 41 | 215 |
Как видно из таблицы 8, общий объем работ программиста составляет 215 часов. Зная часовую тарифную ставку специалиста, можно рассчитать всю стоимость выполнения работ.
Таблица 9 — Трудоемкость работ, выполняемых специалистами, час.
| Этап | 2017 г. | 2018 г. | Итого | |||
| сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | январь | ||
| Сбор и обработка данных | 28 | 12 | 16 | 16 | 8 | 80 |
| Работа с базой данных | 24 | — | — | — | — | 24 |
| Разработка алгоритмов | 8 | 8 | 8 | 8 | — | 32 |
| Написание инструкций | 8 | 8 | 8 | 8 | 4 | 36 |
| Техническое задание, постановка задачи | 2 | 2 | 3 | 2 | 2 | 11 |
| Уведомление сотрудников | — | 6 | — | 6 | 1 | 13 |
| Итого | 70 | 36 | 35 | 40 | 15 | 196 |
При вычислении трудоемкости работ существенным является расчет трудозатрат, как за весь период, так и помесячно. Это позволяет оценить загруженность сотрудника и эффективно распределить нагрузку в течение временного интервала в период внедрения (с сентября 2017 г. По январь 2018 г.).
Таблица 10 — Стоимость работ по внедрению программы автоматизации кадрового документооборота ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК», руб.
| Этап | 2017 г. | 2018 г. | Итого | |||
| сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь | январь | ||
| Основная заработная плата | 32 240 | 38 602 | 30 495 | 39 780 | 36 730 | 138 067 |
| Дополнительная заработная плата | 1 836 | 1 290 | 1 574 | 1 467 | 1 010 | 5 710 |
| Страховые взносы | 10316,8 | 12352,6 | 9758 | 12730 | 11754 | 44 181 |
| Итого | 44 393 | 52 245 | 41 827 | 53 977 | 49 494 | 187 958 |
Существенная часть сотрудников ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» в своей работе использует множество документов. В ходе наблюдения было выявлено, что, в среднем, в день сотрудники тратят на поиск документов, согласование и подписание около 20 минут рабочего времени. Использование систем кадрового документооборота позволяют экономить это время и сократить его до 5 минут. Рассчитаем эффект от применения системы электронного документооборота. Исходные данные, необходимые для расчетов, представлены в таблице 11.
Таблица 11 — Исходные данные для расчета эффекта от внедрения кадрового документооборота
| Наименование показателя | Значение |
| Среднемесячная заработная плата, руб. | 37600 |
| Количество рабочих дней, дней | 21 |
| Продолжительность одного рабочего дня, час. | 8 |
| Месячный фонд рабочего времени, мин. | 10 080 |
| Стоимость 1 мин. Рабочего времени, руб. | 3,7 |
Как видим из таблицы 11, если определить среднемесячную заработную плату и фонд рабочего времени, то становится возможным определить среднюю стоимость 1 минуты. В ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» она равна 3,7 руб. Таким образом, возможным становится рассчитать экономию времени в стоимостной оценке. Расчет представлен в таблице 12.
Таблица 12 — Расчет экономии от внедрения кадрового документооборота
| В расчете на | 1 работник | ||
| минут | дней | руб. | |
| 1 день | 15 | 0,03 | 55,5 |
| 1 месяц | 315 | 0,66 | 1165,5 |
| 1 год | 3 780 | 7,88 | 13986 |
Итак, экономия времени составляет 15 минут в день на одного сотрудника и 5,25 часа в месяц по ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК». Экономия фонда зарплаты составит 5,25*3,7*60=1165,5 руб. за месяц на работника, и составляет 293 706 руб. в расчете на численность коллектива (252 чел.) и 1 % от фонда оплаты труда. С учетом среднего размера ФОТ в 2016 году, составившим 113 702 400 руб., рассчитанная экономия составит 0,26 % от фонда оплаты труда. Высвободившиеся средства, позволят повысить заработную плату работникам в среднем на 0,26% без сокращения численности высоко квалифицированных работников и увеличения себестоимости деятельности.
Для экспертной оценки представленных рекомендаций было приглашено 5 экспертов, их задачей было оценить по 10 бальной шкале предложенные рекомендации.
Эксперты:
1) Генеральный директор;
2) Начальник котельной;
3) Секретарь;
4) Главный экономист;
5) Главный инженер.
Представим результаты экспертных оценок.
Таблица 13 – Результаты экспертных оценок.
| Эксперт | 1 рекомендация | 2 рекомендация | 3 рекомендация |
| 6 | 7 | 8 | |
| 1 | 8 | 8 | 9 |
| 2 | 8 | 8 | 9 |
| 3 | 8 | 9 | 9 |
| 4 | 9 | 9 | 8 |
| 5 | 9 | 8 | 9 |
1. Вычислим сумму рангов, полученных по каждому предложению дипломника
Таблица 14 – Сумма ранговых значений
| Эксперт | 1 рекомендация | 2 рекомендация | 3 рекомендация | Сумма ранговых значений |
| 6 | 7 | 8 | ||
| 1 | 8 | 8 | 9 | |
| 2 | 8 | 8 | 9 | |
| 3 | 8 | 9 | 9 | |
| 4 | 9 | 9 | 8 | |
| 5 | 9 | 8 | 9 | |
| Сумма ранговых значений по каждому показателю | 42 | 42 | 44 | 128 |
2. Вычислим среднюю арифметическую сумму рангов:
Средняя арифметическая сумма рангов=128/3=43
3. Рассчитаем отклонение суммы рангов каждого показателя от средней арифметической суммы рангов (строка 7).
Таблица 15 – Отклонение суммы рангов каждого показателя от средней арифметической суммы рангов
| Эксперт | 1 рекомендация | 2 рекомендация | 3 рекомендация | Сумма ранговых значений |
| 6 | 7 | 8 | ||
| 1 | 8 | 8 | 9 | |
| 2 | 8 | 8 | 9 | |
| 3 | 8 | 9 | 9 | |
| 4 | 9 | 9 | 8 | |
| 5 | 9 | 8 | 9 | |
| Сумма ранговых значений по каждому показателю | 42 | 42 | 44 | 127 |
| Отклонение от средней суммы рангов | -1 | -1 | 1 |
4. Возведемотклонение суммы рангов каждого, оцениваемого экспертами показателя в квадрат и суммируем полученные числа, найдем S (строка 8).
Таблица 16 — Квадраты отклонений сумм рангов
| Эксперт | 1 рекомендация | 2 рекомендация | 3 рекомендация | Сумма ранговых значений |
| 6 | 7 | 8 | ||
| 1 | 8 | 8 | 9 | |
| 2 | 8 | 8 | 9 | |
| 3 | 8 | 9 | 9 | |
| 4 | 9 | 9 | 8 | |
| 5 | 9 | 8 | 9 | |
| Сумма ранговых значений по каждому показателю | 42 | 42 | 44 | 128 |
| Отклонение от средней суммы рангов | -1 | -1 | 1 | |
| Квадраты отклонений сумм рангов | 1 | 1 | 1 | 3 |
5. Определим коэффициент конкордации:
W = (12 * S) / (m2 * (n3 — n))
где m — число экспертов
S — сумма квадратов отклонений сумм рангов, полученных каждым оцениваемым пунктом (n), от средней суммы рангов.
W=0,86.
Как видно из представленных данных эксперты оценили рекомендации высоко, коэффициент конкордации близок к единице, соответственно метод экспертных оценок дает возможность рекомендовать представленные рекомендации реализовать на практике.
Заключение
Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) – представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных кадровых документов, а также их обработку и хранение. Документационное обеспечение сферы управления персоналом имеет значение в документационном обеспечении управления организацией в целом, так как правовая основа организации работы с документами повышает качество, надежность и оперативность управления организацией.
Ведение документации управления персоналом в организации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников с помощью четкой регламентации их прав и обязанностей. Например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его права, обязанности, ответственность. Создаются организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства.
Под документацией по управлению персоналом понимают широкий спектр документов, содержащих информацию о работниках предприятия, структурных подразделениях и деятельности организации в целом. В системе управления персоналом организации можно выделить несколько видов документации по функциональному признаку:
— внутренние локальные нормативные акты, которые определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, (положения, инструкции, постановления и др.);
— информационно-справочные документы служат для реализации управленческих решений, позволяют выбрать определенный способ управленческого воздействия. К данному виду документов относятся протоколы планерок, отчеты совещаний, докладные и объяснительные записки, служебные письма, справки и др.;
— документы, подтверждающие трудовую деятельность работников;
— распорядительные документы, которые издаются работодателем для передачи распоряжений сотрудникам организации (приказы, распоряжения, указания, постановления).
Проведя оценку документирования кадровой деятельности на примере ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК», пришли к выводам:
Кадровые специалисты в основном не имеют высшего образования и имеют маленький стаж работы, что вероятно вызывает ошибки в работе, которые будут исследованы в ходе дальнейшей работы.
Изучив деятельность кадровой службы по заполнению кадровых документов, были выявлены множественные нарушения, начиная от не правильно заполненных данных, заканчивая не верным форматом дат в документах.
Таким образом, организация ЖСК «ЭЛЕКТРОМЕХАНИК» ведет в основном бумажное оформление кадровых документов, допуская при этом массу ошибок.
Были предложены рекомендации, направленные на совершенствование кадрового документирования исследуемого учреждения:
Выяснилось, что трудовой договор должен обязательно содержать следующую информацию:
-представление сторон,
-ФИО работника, его квалификацию,
-должность и сущность выполняемой работы,
-дату начала работы,
-вид трудового договора (срочный/бессрочный),
-договор по основному месту работы/по совместительству,
-устанавливается ли испытание и каков его срок,
-права и обязанности работодателя,
-права и обязанности работника,
-характеристика условий труда,
-особенности режима рабочего времени,
-продолжительность ежегодного отпуска,
-размер должностного оклада и виды доплат,
-сроки выплаты заработной платы,
-вид социального страхования,
-подписи сторон.
Правила составления приказа о приеме на работу:
— Приказ составляется на основе трудового договора, подписанного руководителем предприятия и будущим сотрудником.
— Информация в разделах, где указана ставка, размер оклада и надбавок должна полностью соответствовать тем данным, что приведены в трудовом договоре.
— При составлении приказа указывается дата и время выхода на работу. В случае, если сотрудник не вышел на работу вовремя, приказ может быть аннулирован.
— Графе «Дата» или «Период работы» необходимо уделить особое внимание: при составлении бессрочного приказа работодатель сможет уволить сотрудника только в случае грубого нарушения трудовой дисциплины, по его собственному желанию или в порядке сокращения. В случае, если сотрудник зачисляется в штат временно, на период выполнения определенного проекта или в качестве замещения отсутствующего специалиста, указывается конкретная дата завершения действия договора.
Предлагается решение «Электронный архив кадровых документов», которое представляет собой программно-аппаратный комплекс для загрузки, хранения и управления электронными и скан-копиями бумажных документов, интегрируемый с кадровой учетной системой предприятия. В рамках реализации решения выполняется массовая оцифровка кадровых документов прошлых лет и заполнение системы электронного архива созданным информационным ресурсом.
Список использованных источников
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 — ФЗ.
2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. — №31 (1ч).
3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. — №3. – 2006.
5. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД. 2007 – 74 с.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2008.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. — №10. — 2005.
8. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2015. — №8. — С. .97
9. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2015. — №6. — С.58
10. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002
11. Кадровик: сборник документов. – 2014. — 3-й выпуск.
12. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2014. — №8. — С.80
13. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2015. — №2. – С.55
14. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2015. — №11. — С.76
15. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2014. — №11. — С.57
16. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2015. — №1. -С.27
17. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. — 2014. — №8 – С.59
18. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2014. — №3. — С.47
19. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2014. — №1. – С.1
20. Писарева И.В. оформление пенсии // Пенсия. – 2015. — №8(59).
21. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2014. — №12. — С.57
22. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2015. — №4. — С.107
23. Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2014. — №2. – С.12
24. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2014.
25. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2015. — №10. — С.28
26. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. – 2015. — №9. –С.112
27. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2014. — №8. — С.79.
28. Методические рекомендации по воинскому учету и бронированию граждан, 2000.