Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия ООО «Отель Истра Холидей». Часть 2.

Страницы:   1   2   3   4

---

1.3. Современные подходы и методы организации документационного обеспечения управления персоналом предприятия

Одной из главных задач совершенствования организации ДОУ управления персоналом является ускорение движения и повышение качества управленческой документацией во всех структурных подразделениях предприятия. Для достижения данной цели потребуется создать все необходимые условия для эффективного применения современных подходов и методов организации документооборота.

Выделяют три основных подхода к организации ДОУ:

• централизованный;
• децентрализованный;
• комбинированный.

При централизованном подходе все основные операции, связанные с организацией ДОУ сосредотачиваются в службе ДОУ. Документация при централизованном подходе подлежит централизованной регистрации. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, регистрацию, хранение и контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел. Преимуществом данного подхода является освобождение основных структурных подразделений от каких-либо дополнительных операций с управленческими документами, что позволяет в полной мере распределить нагрузку между работниками службы ДОУ [50, c.25].

В отличие от централизованного подхода к ДОУ, децентрализованный подход подразумевает движение документов, находящихся только в структурных подразделениях организации, в основном ими являются специализированные документы, также могут учитываться организационно – распорядительные документы, обеспечивающие основные направления деятельности. Децентрализованная форма организации делопроизводства несколько отличается от вышеупомянутой тем, что все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

Комбинированный подход осуществляет объединение операций с документами, одни из которых производятся службой ДОУ, а другие реализуются как в службе документационного обеспечения управления, так и в других структурных подразделениях.

Данный подход зачастую применяется в крупной организации со сложной структурой управления, позволяя значительно сократить объёма обрабатываемой информации и механизироваться работу с документацией, используя при этом технические средства, предназначенные для этой цели. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части предприятия.

Подход организации к ДОУ зачастую выбирают с учётом масштаба предприятия, объёма документооборота и состава структурных подразделений [69].

Для снижения трудоёмкости в подготовке и обработке управленческой документации применяются различные методы и способы документирования.

Одним из распространённых методов организации документооборота является метод унификации, предполагающий приведение к единообразию состава и форм управленческих документов, создаваемых при решение однотипных управленческих задач.

Метод унификации содержит:

— разработку УСД, осуществляемую министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

— ведение УСД с целью поддержания достоверности информации;

— разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов.

Унификация и стандартизация управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Выделяют основные направления унификации документов:

• формата;
• шаблона;
• делового стиля документа.

Унификация формата прежде всего предназначена для определения стандартных размеров бумаги и текстовых файлов, используемых для оформления документации. Большинство организационно-распорядительных документов должны создаваться на бланках документов [33, с.32].

Форма бланка документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором расположены реквизиты. Такими реквизитами могут являться «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланки должны создаваться типографским способом или с помощью средств компьютерной техники. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные при помощи ксерокопии [30], пример оформления бланка организации изображён (в приложении 3).

Для структурного подразделения, должностного лица используются следующие виды бланков:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа (приказа, протокола).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в ситуации, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. При разработке бланков основные требования устанавливают: ГОСТ: — 3.1130 – 93 ЕСТД. Общие требования к формам бланком документов и Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [11].

Шаблон документа – это модель документа, закрепляющая совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов [27].

На основании государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» при подготовке оформления документов организации предусматривается использовать реквизиты, благодаря которым, документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и многократное использование [26]. Реквизит – это обязательный элемент официального документа В документе допускается ограниченное число реквизитов. Неправильное использование или отсутствие одного из необходимых реквизитов делает документ недействительным, состав реквизитов, используемых при оформлении документов представлен.

Для повышения скорости и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами. Средства механизации подразделяются на:

— технические средства изготовления и составления документов (пишущие автоматы);

— технические средства экспедиционной обработки документов (конвертозаклеивающие машины, сшиватели, нумераторы, бумагорезательное оборудование);

— технические средства для копирования и оперативного тиражирования документов (электрографическое копировальное оборудование – ксерокс);

— средства хранения документов (шкафы, картотеки, стеллажи).

При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами.

Процесс документирования – запись информации на различных носителях по определённым правилам.

В настоящее время используются следующие носители информации:

• бумажные носители;
• микроносители визуальной информации;
• звуконосители;
• видеоносители.

Электронная система ДОУ включает в себя следующие элементы:

• систему управления документами (СУД);
• систему массового ввода бумажных документов;
• функциональные блоки (офисные приложения, электронная почта, речевой ввод, Интернет);
• систему автоматизации деловых процессов.

В качестве обработки и создания документа используется текстовый редактор MSWord, графический редактор Excelсистемы MSOffice). Автоматизация делопроизводства позволяет значительно улучшить управление жизненными циклами документооборота [9].

Основными особенностями российской практики организации работы с документами являются:

1. Длительный период времени обработки документов, связанный с этапами их прохождения по всей иерархической структуре предприятия, предусматривающей движение документа от руководителя к исполнителю и обратно;
2. Сложный и трудоемкий процесс регистрации документов в соответствующих журналах и других носителях информации;
3. Единые требования к работе с документами, закрепленные законодательно и не учитывающие специфику и сферу деятельности предприятия. Отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству;
4. Обязательное отражение информации на бумажных носителях и обеспечение условий для их сохранности в течение длительного периода времени;
5. Недостаточная, слабая автоматизация документооборота.

Для того, чтобы искоренить проблемы организации документооборота на современном предприятии необходимо применить методы направленные на улучшение организации ДОУ, а именно:

• использование вертикального характера движения документов внутри организации (руководитель–исполнитель – руководитель).
• отслеживание полного комплекса работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, где заносится вся информация о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроле сроков исполнения и т.д.
• введение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Создание специализированных служб для обеспечения единого порядка обработки документов;
• системы электронного документооборота сопровождает бумажный документооборот [35, с.361].

Следовательно, начальным этапом в организации ДОУ является построение алгоритма, способным проработать все элементы процесса развития системы ДОУ, а также оценить действующую систему.

Технология производства документа зависит от технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка [31].

Порядок работы с документами, операции по их обработке зависят от их принадлежности к определенному документопотоку:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

• технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

• технологии обработки документной информации и накопления документов;

• технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Технология создания документа состоит из нескольких этапов, каждый из которых имеет свою особенность оформления документа. Основные этапы документооборота изображены на рисунке 1.4.

 

На первом этапе для реализации управленческого решения осуществляется использование достоверной информации. В ходе проведения анализа информации и её оценке принимается решение, являющейся основополагающим при создании проекта распорядительного документа.

На следующем этапе проект распорядительного документа проходит процедуру согласования. Согласование проекта документа заключается в его визировании и проводится в структурных подразделениях организации. При визировании проекта приказа проверяется на грамотность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению распорядительных документов. Разработчик проекта приказа может изменить проект документа с учётом согласия руководителя и внесенными в него замечаниями.

Решающей стадией подготовки распорядительного документа после этапа согласования является подписание распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в официальный, обладающий юридической силой документ [49, c.16].

Окончательным этапом создания документа выступает доведение распорядительного документа до исполнителей. Данный этап включает такие процессы, как: тиражирование, рассылка, передача всем исполнителям или ознакомление исполнителей с содержанием распорядительного документа. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.

Документооборот организации характеризуется прямоточностью в движении документов и единообразием их обработки. Для сокращения времени их пребывания в области документооборота, следует выполнять различные подходы и методы организации документооборота. Документооборот представляет загруженность аппарата управления в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.

Существенное различие имеют методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих значительное влияние на технологии обработки и прохождения документации. Схема внутреннего документооборота должностного лица изображена на рис. 1.5.

 

Из схемы документооборота следует, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в архив. Перед организацией документооборота стоит задача оперативного прохождения документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими материальными и временными затратами.

От чёткости и оперативности движения и обработки документации зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. Порядок движения документов в организации, можно отобразить, как технологический процесс, состоящий из следующих этапов:

— приём и первичная обработка поступающих на предприятие документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация документа;

— контроль за исполнением;

— выполнение информационно – справочной работы;

— исполнение документов, их составление, согласование и оформление;

— отправка документа.

Регистрацию документов, является одним из ключевых элементов в организации документооборота. Регистрация предназначена придать документу юридическую силу, организовать учёт, контроль исполнения документа. Как правило, регистрации подлежат все внутренние документы. Документы могут регистрироваться:

— в журналах регистрации;

— на регистрационно-контрольных карточках (РКК);

— на экранных формах РКК с помощью информационных технологий.

Одной из функций управления является контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов подразумевает совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [44, c.59]. Данная операция включает выполнение нескольких последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Решение о контроле и сроках исполнения руководителем изложено в резолюции руководителя, в тексте распорядительного документа или в тексте протокола.

Организация документооборота включает всю последовательность документов в аппарате управления организации и значительно сокращает маршрут движения каждого документа.

Таким образом, определение современных методов и организации ДОУ зависит от структурного подразделения организации и регламентирующей информации, обеспечивающую его деятельность. Качество документооборота повышается при организации усиленного контроля за движением документов, когда всегда известно местонахождение документа и его состояние. Более того увеличиваются затраты на организацию неавтоматизированного документооборота, так как нужно содержать подразделения, которые осуществляют работу с документопотоком. Для обеспечения оперативности и снижения затрат следует разрабатывать корпоративные стандарты документооборота и повышать уровень его автоматизации.

На всех этапах работы с документами, благодаря применению современных подходов и методов организации ДОУ выполнение всех требований нормативно-методических документов — это гарантия правильной работы с документацией. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, следуют придерживаться основных требований к документу. Поскольку от данных процессов зависит оптимизация документационного обеспечения системы управления персоналом.

Выводы по 1 главе

Проблема ДОУ заключается в постоянных изменениях среды предприятия, как внутри системы управления, так и снаружи, поскольку система ДОУ требует постоянного совершенствования для более эффективной работы с документами.

Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, надежность, возможность использовать документы в будущем.

Вместе с тем в современных организациях почти прекращено выполнение службой документационного обеспечения управления такой важной, прежде всего для самой этой службы, функции систематический подсчет объема документооборота, от величины которого прямо зависят трудозатраты работников службы документационного обеспечения управления их повседневная загруженность, продолжительность рабочего времени (при ненормированном рабочем дне), штатная численность этого подразделения.

ДОУ страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, отставании документационных разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту.

Инструментом решения проблем организации ДОУ является использование информационных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективной организации системы управления персоналом.

 

Глава 2. Анализ документационного обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Отель Истра Холидей»

2.1. Общая характеристика туристского предприятия и его структуры

Исследование документационного обеспечения системы управления персоналом необходимо начать с рассмотрения и анализа организационной структуры туристского предприятия. В связи с эти дадим общую характеристику туристского предприятия и проанализируем его структуру.

Общество с ограниченной ответственностью «Отель Истра Холидей» (ООО «Отель Истра Холидей») — это дачный современный отель, уровня 4*. Дачный отель «Истра Холидей» расположен в Солнечногорском районе Московской области, на берегу Истринского водохранилища в деревне Трусово. Благодаря управляющей компании «РосЕвроОтель», созданной в рамках консорциума «РосЕвроГрупп», организация получила название «Дачный Отель».

На сегодняшний день данная управляющая компания, позиционируется на гостиничном рынке с 2000 года. Компания с течением времени развивается и предоставляет консультационные услуги на всей территории России, в странах СНГ. Одним из основных направлений деятельности компании является предоставление передовых технологий и международных подходов в области гостеприимства, направленных на создание и эффективное управление гостиничными объектами [3].

В настоящее время компания управляет дачными отелями «Истра Холидей» и «Лада Холидей». Отели представляют собой комплекс комфортабельных коттеджей из северной сосны, где созданы идеальные условия для отдыха. Название «Истра Холидей» дословно переводится как «праздник/отдых на Истре» и олицетворяет собой сочетание доброты и искренности русского человека в обслуживании гостей с применением международных стандартов гостиничного бизнеса. Территория отеля «Истра Холидей» составляет 7,5га.

Символом отеля является «Зелёная ёлочка» олицетворяющая гарантию полноценного отдыха, сервиса и гостеприимства. Тем не менее, позиционирование себя на рынке как дачного отеля, предназначенного в том числе и для корпоративных мероприятий и деловых целей, не позволяет отелю сильно снижать цены на услуги, поскольку загородный отель позиционирует себя в сегменте VIP-услуг. Прайс-лист на услуги проживания и питания в дачном отеле «Истра Холидей» указанный в рублях, представлен в таблице 4.

Таблица 4. Таблица тарифов на проживание с июля по август 2017 года

 

Отель может принять при комфортном размещении 234 человека, (с доп. местами 289 чел. – 1 место), номерной фонд составляет – 79 номеров, из них:

• 14 стандартных номеров (Superior) – 28-30 м²;
• 2 семейных номера (Family) – 42-45 м²;
• 24 гостиничных номера (стандартные) – 25 м²;
• 16 таун – хаусов с одной спальней – 55 м²;
• 8 таун — хаусов с двумя спальнями – 70 м²;
• 13 коттеджей – 90 м²;
• 2 VIP коттеджа/апартаменты – 110 м².

Дачный отель «Истра Холидей» имеет сильно развитую инфраструктуру–множество ресторанов, фитнес-центр, конференц-залы, летние веранды. В структуру отеля входит собственное туристическое агентство в г. Москве. Инфраструктура отеля представлена в таблице 5.

Таблица 5. Таблица инфраструктуры дачного отеля «Истра Холидей»

Организационная структура ООО «Отель Истра Холидей» относится к типу линейно – функциональных структур.

Линейно-функциональная структура эффективна тем, что аппарату управления приходится выполнять множество рутинных операций и процедур при сравнительной стабильности управленческих задач и функций. С помощью строгой организации взаимосвязей обеспечивается налаженная работа каждой подсистемы и организации в целом.

Линейно-функциональным структурам присущи и недостатки, среди которых в первую очередь можно отметить следующие:

• медленная передача и переработка информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали);
• невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса;
• закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам;
• замедление процесса разработки управленческих решений.

Дачный отель «Истра Холидей» имеет иерархический тип структуры управления, принципами которого служат положения чёткого разделения труда; иерархичности управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим уровнем; наличия формальных правил и норм.

Ответственность за принятие общих управленческих решений лежит на высшем звене управления. Подразделения являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою технологию, но все вместе они имеют одну общую цель – удовлетворение потребностей новых клиентов, выход на новые уровни невозможно без конкретной структуры управления. Организационная структура управления ООО «Отель Истра Холидей» изображена на рисунке 2.6.

В структуре управления каждая служба имеет массу подразделений, и руководители всех служб выполняют свои различные функции.

Генеральный директор принимает решения стратегического характера, на нем лежит решение задач, связанных с общими направлениями деятельности предприятия.

Офис менеджер является сотрудником, обеспечивающим текущую работу офиса организации и выполняющим секретарские обязанности: регистрирование корреспонденции, распределение документации по отделам, ведение учета звонков и обращений, встреча посетителей, организация совещания.

 

Коммерческий директор, руководящий отделами продаж и маркетинга, выполняет функцию привлечения новых клиентов, содержания клиентской базы и наблюдения ценовой политики в рамках рынка туристических услуг.

Финансовый директор непосредственно отвечает за проведение финансовой политики в отделе бухгалтерии, связанной с определением лимита расходов на содержание персонала, на административные и хозяйственные нужды, вопросы закупочной политики и бухгалтерской отчётности.

Руководитель службы транспорта организует контроль за рациональным использованием транспортных средств в соответствии с установленными нормами их грузоподъемности и вместимости.

Руководитель службы эксплуатации руководит группой технических специалистов, выполняющих работы по эксплуатации и обслуживанию ответственных систем инженерной инфраструктуры.

Руководитель хозяйственной службы контролирует работу хозяйственной службы и несет ответственность за чистоту в номерах и общественных местах, которые входят в зону обслуживания его подразделения.

Руководитель службы снабжения в своём подразделении осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы, взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками.

Руководитель службы приёма и размещения осуществляет контроль за подготовкой и организацией работы службы приема и размещения, обслуживания гостей по их регистрации и размещению. Организует работу по поддержке и ведению информационной базы данных службы приема и размещения.

Должность директора службы питания в гостиницах является одной из наиболее ответственных. Помимо высокого качества предлагаемых гастрономических услуг, безопасности жизни и здоровья гостей, должен обеспечивать высокий уровень гостеприимства.

Отель имеют свою службу безопасности, руководитель которой занимается предотвращением утечки информации через неблагонадёжных сотрудников, проверкой сотрудников, поступающих на работу и недопущению воровства.

На директора по персоналу в службе управления персоналом возложена работа по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации, учитывая цели предприятия, изменяющиеся в зависимости от условий.

Руководитель службы информационных технологий (IT) руководит любой деятельностью, связанной с обслуживанием вычислительной техники в отеле, осуществляет контроль поддержки программного и аппаратного обеспечения; контролирует связи компании с партнерами, предоставляющими услуги в сфере IT.

Руководитель wellness-центра отвечает за функционирование данного подразделения и обязанности могут значительно различаться, в зависимости от размера помещения и видов лечения, которые предлагает центр.

Служба анимации и служба досугового сервиса, прежде всего, обеспечивает системную развлекательно-досуговую работу службы анимации; осуществляет руководство службой анимации в соответствии с установленным порядком и системой работы анимации.

Таким образом, организационная структура ООО «Отель Истра Холидей» может считаться оптимальной с учетом деятельности предприятия и характеризуется достаточно рациональным числом структурных подразделений и должностей. Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Эта структура обеспечивает: единство и четкость распорядительства; согласность действий исполнителей; четкую систему взаимных связей между руководителем и подчиненными; быстроту реакции в ответ на прямые указания; получение исполнителями указанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами; личную ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

---

Страницы:   1   2   3   4