Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия ООО «Отель Истра Холидей». Часть 3.

Страницы:   1   2   3   4

---

2.2. Анализ системы управления персоналом туристского предприятия

Для анализа системы документационного обеспечения управления персоналом нам необходимо исследовать саму систему управления персоналом предприятия. Система управлением персонала на туристском предприятии включает в себя комплекс взаимосвязанных социально-психологических и организационно-экономических мер направленных на обеспечение эффективности трудовой деятельности работников и конкурентоспособности гостиничных предприятий [3].

Главным объектом системы управления персоналом является кадры. Персонал — коллектив работников с определенной структурой от квалификации, профессиональной подготовки, деловых качеств которого зависит эффективность и качество деятельности предприятия.

Туристское предприятие «Отель Истра Холидей» имеет ряд основных целей системы управления персоналом, а именно:

-повышение конкурентоспособности;

-повышение производительности труда;

-обеспечение социальной эффективности функционирования коллектива;

Для достижения поставленных целей необходимо выполнить следующие задачи:

-сформировать количественный и качественный состав кадров;

-ввести систему профессиональной подготовки персонала;

-адаптировать работников на предприятии;

-стимулировать и мотивировать работников с помощью оплаты труда;

-обеспечить карьерный рост сотрудникам;

— эффективно использовать кадровый потенциал.

Наиболее распространённым подходом к определению функций системы управления персоналом (УП) выступает системный подход. Данный подход позволяет рассмотреть управление персоналом как систему, состоящую из нескольких функциональных подсистем, объединённых общей экономической целью. Система управления персоналом отеля «Истра Холидей» изображена на рисунке 2.7.

 

Важным фактором обеспечения финансовой устойчивости предприятия является обеспечение потребности организации в персонале и планирование персонала предприятия. Процесс планирования кадров осуществляется поэтапно:

• первый этап содержит оценку наличных ресурсов;
• второй этап предполагает оценку будущих потребностей;
• третий этап охватывает разработку программы удовлетворения будущих потребностей.

При исследовании подсистемы найма учёта персонала дачного отеля «Истра Холидей» следует рассмотреть организационную структуру службы управления персоналом, поскольку именно этот отдел занимается проблемами подбора и расстановки персонала гостиницы, поощрениям сотрудников, повышением его квалификации, разработкой кадровой политики. Структура службы управления персоналом изображена на рисунке 2.8.

 

Из приведенной организационной структуры службы управления персоналом следует, что первостепенное значение данного отеля имеет директор по персоналу, которому подчиняются нижестоящие должностные лица. Рассмотрим обязанности сотрудников.

• директор по персоналу является руководителем службы УП, в его обязанности входит:

— руководство работой отдела персонала;

— разработка и внедрение кадровой политики компании;

— составление схем оплаты труда, льгот и компенсаций;

— определение численности персонала и формирование кадрового резерва;

— разработка системы внутреннего обучения, адаптации, внутреннего PR;

— контроль процесса подбора персонала;

— контроль ведения кадрового делопроизводства;

— планирование и контроль расходов на персонал.

• менеджер по подбору, обязанностями которого являются:

— набор и отбор персонала;

— разработка анкет и анкетирование;

-первичное собеседование и направление непосредственно к руководителям служб (уже с оформленной анкетой);

— ведение базы данных по учету персонала;

— принятие участия в анализе результатов аттестации и ее проведении;

• менеджер по обучению и сервису (тренинг менеджер), работа которого заключается в:

— организации экскурсий при введении в компанию;

— организации тренингов для вновь прибывших сотрудников;

— разработке и проведении тренингов для старых сотрудников для закрепления навыков и знаний, а также для расширения круга знаний о продаваемом продукте и услугах;

— обучении линейных руководителей и топ-менеджеров;

— разработке программы аттестации ее методическое и информационное обеспечение и непосредственное проведение;

• инспектор отдела кадров, в обязанности которого входит:

— организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

— ведение личной карточки работника;

— расчет отпусков и больничных листов;

— учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

— учет временных работников и совместителей;

— хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам;

— подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

— обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

— оформление выписок из приказов по движению кадров для других отделов.

Численность работников в отеле составляет 205 человек. Из них: 20 мужчин и 185 женщин. Возраст сотрудников составляет в большинстве своем от 21 до 50 лет. Уровень образования сотрудников предприятия за 2017 год представлена в таблице 6.

Таблица 6. Сведения об уровне образования сотрудников ООО «Отель Истра Холидей»

 

Исходя из данных таблицы по уровню образования персонала следует, что в организации наибольшее количество персонала имеет среднее профессиональное образование (38%), среднее (30%) и высшее только (32%). Уровень образования персонала организации стабилен. На основе этих показателей выявляется недостаток работы службы управления персоналом.

Компания может достичь большего конкурентного преимущества поэтому дифференциация по персоналу требует тщательного отбора сотрудников, хорошего профессионального обучения. Персонал должен быть компетентными и иметь требуемые навыки и знания.

Для планирования и отбора кадров в службе УП разрабатываются специальные анкеты, способствующие кадровому планированию и отвечающие определённым требованиям. С их помощью, сосредотачивается следующая информация:

— сведения о постоянном составе персонала (имя, отчество, фамилия, возраст, время поступления на работу, место жительства и др.);

— данные о структуре персонала (половозрастная, квалификационная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и т.д.);

— текучесть кадров;

— потери времени в результате простоев, по болезни;

— данные о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько или ночную смену, продолжительность отпусков);

— заработная плата рабочих и служащих (ее структура, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

— данные об услугах социального характера, предоставляемые государством и правовыми организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).

Для профессиональной подготовки и обучения персонала кадры проходят двухнедельный курс стажировки, состоящий из девяти семинаров и изучают программы, имеющие следующие названия: «Лидерство», «Совершенствование умения общаться», «Разрешение проблем и конфликтов», «Организация и распределение времени», «Умение руководить», «Основы коммуникаций», «Мотивирование сотрудников и создание команды», «Укомплектование штатов и составление графиков», «Стимулирование и повышение производительности труда».

В дачном отеле «Истра Холидей» в течение года проходят следующие мероприятия, направленные на стимулирование, мотивацию и поощрение сотрудников:

• мероприятия «Итоги года», «День рождения компании»;
• детская ёлка для сотрудников компании;
• программа материального поощрения «лучший сотрудник квартала»;
• конкурсы внутри каждого структурного подразделения;
• футбольная команда «Истра Холидей»;
• корпоративная газета «Истра Times»;
• программа поощрения (сертификат «БРАВО»);
• конкурс талантов.

Для адаптации, обучения и развития персонала, дачный отель «Истра Холидей» предлагает сотрудникам следующие льготы:

• корпоративный транспорт (г. Зеленоград, г. Солнечногорск);
• льготное питание;
• униформа;
• прохождение медицинского осмотра (1 раз в год);
• обучение;
• скидки на услуги ресторана (кухня);
• скидки на услуги Wellness-Центра;
• льготные условия на услуги наших партнеров (фитнес клуб, салон красоты и т.д.).

Таким образом, система управления персоналом на предприятии имеет чёткую структуру, придерживаясь которой организация обеспечивает себя персоналом требуемого уровня и воздействует на его поведение для достижения организационных целей, но при этом есть определённые проблемы. Исходя из полученных данных уровня образования сотрудников необходимо повысить квалификацию уже имеющегося персонала, поскольку более компетентный служащий сможет многое достичь и организовать работу в коллективе таким образом, чтобы она приносила максимальное удовольствие и результат.

Персонал организации характеризуются составом и структурой кадров, уровнем организации работ по повышению квалификации, подготовке и переподготовке кадров; эффективностью мероприятий по совершенствованию организации труда, а также стимулированию и мотивации кадров.

2.3. Анализ организации документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия

Документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От оперативности, чёткости движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документационного обеспечения уделяется большое внимание.

Организация ДОУ в ООО «Отель Истра Холидей» зависит от быстроты перемещения документов по кадровым вопросам, которые создаются в процессе работы компании.

Рассматривая документационное обеспечение можно сказать, что для любого предприятия оно включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. На данном туристском предприятии создается, принимается от других организаций масса документов, содержащая информацию различного плана экономическую, статистическую, бухгалтерскую, социальную и др. [16].

Перемещение документов в ООО «Отель Истра Холидей» происходит как традиционным способом (курьерская доставка, телефон, телефакс) так и с помощью электронных средств (Интернет и электронная почта).

В ходе профессиональной деятельности службой управления персоналом используются следующие локальные нормативные документы:

— трудовые договоры;

— штатное расписание (форма Т-3);

— личные карточки (форма Т-2) представлены (в приложении 6);

— график отпусков (форма Т-7);

— правила внутреннего трудового распорядка [25], содержание рассмотрено (в приложении 7);

— приказы:

1) о приеме работника (форма Т-1);

2) о приеме работников (форма Т-1а);

3) о предоставлении отпуска (форма Т-6);

4) о предоставлении отпусков (форма Т-6а);

5) о поощрении работника (форма Т-11);

6) о поощрении работников (форма Т-11а);

7) о командировке работника (форма Т-9);

8) о переводе работника (форма Т-5);

9) о переводе работников (форма Т-5а);

10) о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8);

11) о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а);

12) о применении дисциплинарного взыскания;

13) о снятии дисциплинарного взыскания [29];

В качестве основания для приказа могут выступать:

— докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объясни-тельные записки;

— журналы (книги) регистрации приказов, заявлений, трудовых договоров;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним [20], форма книги изображена (в приложении 10);

— должностные инструкции;

— положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы;

— положение о коммерческой тайне;

— списки инвалидов, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

2) локальные нормативные акты рекомендательного характера:

— положение о структурном подразделении;

— положение о поощрении персонала;

— положение об отпусках;

— положение о защите персональных данных работников;

— положение об адаптации персонала;

— положение об аттестации персонала;

— положение о персонале;

-положение об охране труда [24];

-положение об организации обучения и повышении квалификации персонала.

Все документы, поступающие из офиса компании в отель «Истра Холидей» до срока исполнения и момента отправки хранятся в службе управления персоналом. Организация ДОУ формируется в результате слияния трех потоков документов: внутренних, входящих и исходящих.

Внутренние документы разрабатывают руководители компании и (или) ее структурных подразделений на основе принятых на предприятии правил разработки документов.

Работа с внутренними документами ООО «Отель Истра Холидей» включает следующие этапы:

• получение (отдача) указания на разработку документа;
• разработка документа;
• согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами предприятия;
• корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа;
• проверка грамотности оформления документа, его подписание и утверждение;
• тиражирование и регистрация документа;
• доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен;
• помещение исполненного документа в дело;
• дальнейшая работа с документом (передача в структурное подразделение или на другое предприятие);
• текущее и архивное хранение, списание и уничтожение документа.

Входящие документы поступают в ООО «Отель Истра Холидей» из офиса компании. Работа офис-менеджера с входящими документами строится следующим образом:

• получение и доставка документов с почты (по другим каналам связи) в составе корреспонденции, которая поступает в адрес компании;
• обработка поступившей документации (распаковка, сортировка);
• регистрация документов;
• представление документов руководству;
• рассмотрение, оформление резолюций;
• доведение документов до исполнителей;
• помещение исполненных документов в дело;
• дальнейшая работа с документами (передача в структурное подразделение или на другое предприятие);
• текущее и архивное хранение, списание и уничтожение документов.

Работа инспектора по кадрам на туристском предприятии с исходящими документами выглядит следующим образом:

• получение указания на разработку документа;
• разработка проекта документа;
• согласование содержания документа с заинтересованными должностными лицами;
• корректировка документа по результатам согласования, его оформление;
• проверка правильности оформления документа, его представление на подпись, утверждение;
• копирование и регистрация документа;
• упаковка и отправка документа на подпись Генеральному директору;
• помещение второго экземпляра документа в журнал регистрации по личному составу;
• текущее и архивное хранение документа, его списание и уничтожение.

Форма журнала регистрации по личному составу изображена в таблице 7.

Таблица 7. Таблица формы журнала регистрации по личному составу

 

Основой организации труда персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о подразделениях и должностных инструкциях их работников [43, с.150].

Следует отметить, что до настоящего момента в отеле «Истра Холидей» отсутствует такой нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления предприятия как инструкция по делопроизводству. Она является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля их исполнения. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором.

При получении документов проверяется правильность их доставки, вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов, наличие приложений.

На этапе предварительного рассмотрения документов офис-менеджер обязан распределить корреспонденцию между генеральным директором и структурными подразделениями. На входящих документах проставляется отметка об их исполнении, и они регистрируются в специальном журнале регистрации документов.

Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представленной в документе. Далее документ с резолюцией поступает главному бухгалтеру. После регистрации документ передается на исполнение.

Поступив из офиса с помощью доставки водителем к исполнителю, документ находится в службе управления персоналом в отдельных ящиках для писем каждого структурного подразделения. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении.

Исходящие документы в ООО «Отель Истра Холидей» в процессе обработки также проходят ряд инстанций.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой вариант — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию [42, c.64].

Документ оформляют на бланке для соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения.

Внутреннее согласование документа оформляется визой инспектора по кадрам. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. Внутреннее согласование проводится с директором по персоналу предприятия, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей.

Полностью готовый подписанный документ передается отправки. Отправка исходящих документов производится инспектором отдела кадров.

Документы, переданные для отправки, часто отправляются на следующий день, телеграммы и срочная корреспонденция с опозданием.

Маршруты внутренних документов предприятия, подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов [37, с.54].

Книга учета относится к документам инспектора по кадрам, с помощью которых можно отследить хранение трудовых книжек. В данный документ вносится дата приема трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее (при наличии), должность и структурное подразделение вновь принятого работника, а также данные лица, принявшего трудовую книжку у сотрудника [20].

Личные дела сотрудников размещаются в шкафах и сейфах. Выдача дел в другие организации производится лишь с разрешения директора по персоналу. Учёт дел, варьирующих внутри службы управления персоналом, ведётся в номенклатуре дел. Запись распорядительных документов производится инспектором по кадрам путём внесения в журнал регистрации [19].

Инспектор по кадрам в ООО «Отель Истра Холидей» пользуется только программным обеспечением MSOffice и программным комплексом «1С:Предприятие 8», что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд, поскольку современные автоматизированные программы по делопроизводству позволят существенно повысить эффективность, контроль исполнения, регистрации, учета и хранения документов.

Организация ДОУ зависит от наличия организационных документов, регламентирующие деятельность туристского предприятия. Проведем анализ наличия обязательных локальных актов, которые должны быть в работе любой организации, правильности составления документов с точки зрения ДОУ и соответствия действующему законодательству. Вся ответственность за ведение документооборота ООО «Отель Истра Холидей» возложена на инспектора по кадрам, деятельность которого регламентируется положением о защите персональных данных, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и графиком отпусков.

Рассмотрим содержание такого организационного документа, как Положение о защите персональных данных.

В Положении о защите персональных данных работников указывается перечень документов отеля «Истра Холидей», которые содержат персональные данные, определяют внутренний (для работников организации) и внешний (для представителей других компаний и государственных органов) порядок доступа к таким данным, а также требования к порядку их сбора, передачи, хранения и уничтожения. Необходимо проверить, чтобы все сотрудники организации были ознакомлены с положением под роспись (ч. третья ст. 68, п. 8 ст. 86 ТК РФ). [23], форма приказа о положении о защите персональных данных сотрудников приведена (в приложении 8);

От каждого сотрудника, который работает с персональными данными, нужно получить письменное обязательство об их неразглашении. Лучше всего указать в должностной инструкции, что работник имеет доступ к таким сведениям в связи с исполнением трудовых обязанностей, так как увольнение сотрудника за разглашение персональных данных возможно, только если они стали ему известны в связи с исполнением должностных обязанностей и он давал обязательство не распространять такие сведения (п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2)[7].

Что касается положения о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации [15].

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД – 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре. Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно [22].

Разработчиком Положения о структурном подразделении является служба персонала. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Положение о структурном подразделении устанавливает ответственность руководителя службы управления персоналом за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Должностная инструкция инспектора по кадрам утверждена генеральным директором ООО «Отель Истра Холидей» и содержит следующие разделы:

Общие положения, где определяется также подчиненность инспектора по кадрам непосредственно генеральному директору ООО «Отель Истра Холидей», перечень нормативно — правовых актов, на основании которых действует специалист по кадрам, требования к занимаемой должности и профессиональным навыкам [21]:

• цели;
• основные функции и задачи;
• права и ответственность;
• оценка эффективности;
• заключительные положения.

В инструкции содержатся следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование, номер, дата документа, текст, подпись составителя документа.

На данном туристском предприятии составление и оформление документации производится децентрализовано. Вся организация работы с документами приходится на инспектора по кадрам, что может привести к несвоевременному исполнению документа и принятию управленческого решения. Поскольку
объём документов достаточно значителен, а служба ДОУ в данной компании отсутствует и не хватает специалистов, реализующих организацию документационного обеспечения системы управления персоналом.

Таким образом, можно сказать, что организация ДОУ ООО «Отель Истра Холидей» является недостаточно эффективным. Данная ситуация объясняется тем, что в отеле ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не несет, отсутствует важные документы по организации делопроизводства, а именно должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, номенклатура дел и инструкция по делопроизводству.

Существующая в организации система документационного обеспечения управления не является оптимальной для работников, не побуждает их к эффективной деятельности и не создает для нее соответствующих условий. При больших объемах обрабатываемых документов возникают неизбежные проблемы: отсутствие эффективного контроля, высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов, и высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности инспектора по кадрам и нехватка времени на подготовку документов. Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации.

Выводы по 2 главе

В заключении вышесказанных суждений можно сделать вывод, что деятельность данной организации строится, прежде всего, на организационной структуре. Система управления персоналом играет важную роль, поскольку именно от неё зависит обеспечение предприятия квалифицированными кадрами, взаимодействие всех структурным подразделений, а также организация ДОУ.

Документационное обеспечение деятельности службы управления персоналом объединяет все виды деятельности по работе с кадровыми документами: разработку и ведение документации, связанной с управлением персоналом и движением кадров, кадровый учет, расчеты с персоналом и учет рабочего времени.

На основе проведённого анализа предприятия, продемонстрировано, что за работу с кадровой документацией в компании отвечает специалист по кадрам. Поскольку на одного человека возложена довольно трудоёмкая работа необходимо создать программу для обучения специалистов в службе управления персоналом, чтобы распределить объём документации в равном количестве, что приведёт к наименьшей затрате рабочего времени и оперативности принятия решения.

Инспектор по кадрам в полном объеме ведет документацию по личному составу, документы в основном оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Однако были выявлены и недостатки: в ООО «Отель Истра Холидей» не разработана инструкция по кадровому делопроизводству, отсутствие эффективного контроля, высокая трудоемкость рутинных операций. Для решения выявленных недостатков и совершенствования организации документационного обеспечения в службе УП было предложено внедрение автоматизированной системы управления персоналом, разработка инструкции по ДОУ и операционных карт процедур движения документов по персоналу.

Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия

3.1.  Совершенствование технологии создания, оформления и хранения документов по личному составу предприятия

С целью совершенствования технологии документационного обеспечения предлагается внедрение автоматизированной системы управления персоналом. Внедрение современной IT-системы автоматизации ДОУ позволяет организации свести в единое информационное пространство, упростить, сделать более удобной и эффективной работу специалистов по кадрам, избавляя их от рутинных операций.

Среди специализированных комплексных систем управления персоналом, наибольшее распространение в отечественной практике, получил программный комплекс «1С: Зарплата и управление персоналом» компании 1С, способный существенно автоматизировать процессы автоматизации кадрового делопроизводства и управления документооборотом организации. Рассмотрим подробнее возможности, предоставленные указанной программой.

Программный комплекс «1С: Зарплата и Управление Персоналом» — прикладное решение, предназначенное для реализации кадровой политики предприятий, а также для автоматизации различных служб предприятия по нескольким направлениям.

Модуль «Зарплата и Управление Персоналом» предлагается в качестве инструмента для реализации кадровой политики предприятия, а также автоматизации различных служб предприятия, что позволяет повысить эффективность кадрового делопроизводства предприятия.

Программный комплекс ориентирован на применение предприятием различной сферы деятельности и масштаба, отличаясь при этом своей функциональностью и соответственно ценой.

Компания 1С предлагает три варианта данного продукта. Программа обеспечивает автоматизацию решения разнообразных задач, и может найти применение в туристских фирмах различного масштаба и характера деятельности. Данный модуль может быть адаптирован к любым особенностям учёта на конкретном предприятии.

Автоматизация процессов кадрового учета позволит руководству организации значительно снижает временные затраты на выполнение данных функций, высвобождает рабочее время службы персонала для решения других задач, обеспечивает достоверность данных и позволяет своевременно получать необходимую информацию по кадровому составу для анализа и принятия управленческих решений [9].

Прикладное решение «1С: Зарплата и управление персоналом» автоматизирует решение следующих задач:

• расчёт заработной платы;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
• управление денежными расчётами с персоналом;
• учёт кадров и анализа кадрового состава;
• автоматизация кадрового делопроизводства;
• планирование потребностей в персонале;

обеспечение бизнеса кадрами.

Управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет кадровой службе автоматизировать все основные задачи кадрового делопроизводства с возможностью автоматически формировать и выводить на печать необходимые документы о движении персонала:

1) приказы о приеме (форма №Т-1), перемещении (форма №Т-5), увольнении сотрудников (форма №Т-8);

2) личные карточки работников по форме № Т-2;

3) приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9а), командировочное удостоверение (форма №Т-10) и др.

Данная программа содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), (ОКСО), (ОКПДТР) и ряд других справочников.

Просчитаем эффект от применения рекомендуемой программы
«1С: Зарплата и управление персоналом».

Критерием эффективности создания и внедрения новых средств автоматизации является ожидаемый экономический эффект. Он определяется по формуле 1:

Э=Р_общ-Е_н х К_п, (1)

где Р_общ — годовая экономия;

Е_н — нормативный коэффициент (E_н=0,15);

К_п — капитальные затраты на внедрение, включая первоначальную стоимость программы.

В качестве годовой экономии от внедрения будет время сэкономленное сотрудниками переведенное в рублёвый показатель.

Расчёт экономического эффекта. Расходы на персонал определим по формуле 2:

Z= n_s *z_s*(1+(А_с/100)), (2)

где n_s — средняя численность персонала работа, которого будет автоматизирована;

z_s – средняя заработная плата в месяц;

A_с — процент отчислений на социальное страхование;

Данные, принимаемые для расчета:

1. Средняя заработная плата: 30 000 рублей.
2. Количество пользователей: 4 человека (служба УП).

Расходы на персонал:

1. В месяц: Z_мес. = 4 х 30 000 х (1+30/100)= 156 тыс. руб.;
2. В год: Z_год = Z_мес. х 12 = 1 872 тыс. руб.

Расчет показателя повышения производительности труда произведён по формуле 3:

P = (ΔT / (F_j — ΔT)) * 100    (3)

где F_j — время, которое планировалось пользователем для выполнения работы до внедрения программ.

ΔT — экономия времени после внедрения программы, оценка времени на операции, выполненные сотрудниками/

При расчёте сделаны следующие допущения:

• на 6 типов операций из таблицы 8 каждый пользователь тратит 80% рабочего времени.
• фонд рабочего времени в месяц составляет 9 600 минут.
• доля каждой операции в месяц одинакова.
• все отделы проводят одинаковое время при работе с операциями.
• срок полезного использования программы – 7 лет, норма
  амортизации – 15% в год.

Расчет экономии за счёт увеличения производительности труда пользователя.

Рассчитаем экономию:

P = (3*470) / (7*790)= 44,5%

Э = Z_год х*P – E_n х*К_п = 1 872 тыс.руб. х 44,5% — 0,15 х (4,6 + 0,5) = 833 тыс.руб.

По результатам расчёта экономической эффективности внедрения средства автоматизации сразу можно сказать, что это выгодно. Экономический эффект от внедрения составляет 833 039 рублей в год. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне и долгосрочной перспективе.

Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объёмы информации в течение рабочего времени, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации.

Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные, так и материальные затраты.

Следовательно, «1С: Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчётом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики.

Главным результатом перехода на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», станет эффективная совместная работа бухгалтерского отдела и кадровой службы в единой полноценной системе.

Таким образом, исходя из выявленных недостатков и совершенствования кадровой деятельности в ООО «Отель Истра Холидей» было рассмотрено предложение по внедрению модуля «1С:Зарплата и Управление персоналом».

Программа «1С:Зарплата и Управление персоналом» могут быть адаптированы к любым особенностям учёта в отеле «Истра Холидей». Благодаря автоматизации учета кадров организации и заработной платы повышается эффективность функционирования любого предприятия. Соответственно программа «1С:Зарплата и управление персоналом» решает основные задачи кадрового делопроизводства с возможностью автоматически формировать и выводить на печать документы по личному составу предприятия.

3.2. Разработка операционных карт документооборота входящих, исходящих и внутренних документов предприятия

Документопотоки на предприятии играют важную роль, являясь отражением производственных, управленческих задач и ситуаций. Исследовать потоки документов можно только с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением той части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами.

Главными целями исследования документопотоков организации выступают повышение эффективности управленческой деятельности; уменьшение трудоемкости обработки документов, ускорение движения документов в организации. Наиболее эффективными средствами анализа и фиксации движения документов в настоящее время является составление графических оперограмм и операционных карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, порядок выполнения операций и их исполнители. Операционные карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

В рамках составления оперограмм входящих, исходящих документов определяется объем документооборота, производится его первоначальный анализ и выявление направлений рационализации.

При операционном описании карта содержит наименование всех операций в технологической последовательности, включая контроль и перемещение, перечень документов и исполнителей, принимающих участие при выполнении данных операций.

Для составления оперограммы главным моментом является расчет трудоемкости описываемого процесса, данный показатель показывает объем времени и даёт точное описание затрачиваемых для выполнения отдельных операций, а в суммировании — всего процесса.

Существуют установленные нормы работы, направленные на создание и оформление какого-либо документа [28].

Наиболее удобная формула проведения данного расчёта выглядит так:

Ч = К * Т, (4)

где: Ч – человеко-часы;

К – кол-во работников;

Т – единица времени.

Точно определить время, потраченное работником на выполнение той или иной операции так как оно постоянно меняется в связи с человеческим фактором, поэтому в приведённых таблицах указаны примерные показатели расчёта трудоёмкости работы.

Операционная карта входящих, исходящих и внутренних документов содержит ряд взаимосвязанных операций, осуществляемых следующими должностными лицами: руководителем организации, руководителем службы УП, инспектором по кадрам и работником предприятия, для кого предназначался документ, схема операционной карты документооборота с входящими документами представлена (в приложении 18).

Порядок работы, проводимой с входящими документами, складывается из последовательных стадий:

• приём документов;
• вскрытие конвертов, проверка вложений;
• сортировка корреспонденции;
• регистрация документа;
• передача документов на рассмотрение;
• фиксация резолюции;
• постановка документа на контроль;
• передача документа исполнителю;
• исполнение документа, снятие его с контроля;
• отправка. Направление документа в дело.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию. Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение. Данные документы доставляются адресатам по таким же каналам связи, что и входящие документы, схема операций работы с исходящими документами организации изображена (в приложении 19).

Порядок работы с исходящими документами включает в себя следующие операции:

1) разработка (составление проекта) документа;

2) визирование руководителя;

3) исправление документа;

4) проверка оформления документа;

5) подписание документа;

6) внесение сведений из резолюций;

7) тиражирование, передача документа исполнителю;

8)  передача документа исполнителю;

9)   контроль исполнения документа;

10) направление документа в дело.

После того как документы отправлены их контрольные экземпляры включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений. Внутренние документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования с руководителем структурного подразделения. Внутренними документами являются докладные записки, справки, сводки, рассматриваются теми должностными лицами, для кого они предназначены, операционная карта движения внутренних документов изображена (в приложении 20).

Порядок движения внутренних документов строится следующим образом:

• разработка (составление проекта) документа;
• передача документа;
• рассмотрение и подписание документа;
• передача документа;
• регистрация документа;
• ознакомление с приказом;
• тиражирование;
• передача оригинала документа;
• направление документа в дело.

В ходе расчёта затрата времени на операции, проводимые с входящими, исходящими и внутренними документами учитываются нормы времени, установленные регламентированным документом под названием «Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» [28].

Таким образом, с помощью составления операционных карт, в которых поэтапно фиксируются операции, проводимые с комплексом документов, их исполнители, порядок выполнения операций, можно проследить маршрут документа, дополненный временными затратами на каждом этапе прохождения документов. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

Операционная карта характеризуется как табличная интерпретация процесса составления документа или его движения, позволяющего отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры. Данная карта имеет прикладное значение, поэтому она позволяет простым и наглядным способом проанализировать и определять маршрут движения документов, временные рамки и нагрузку исполнителей. Применение операционной карты, как средства организации потока документов, позволяет повысить эффективность организационной деятельности предприятия.

---

Страницы:   1   2   3   4