МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ КАК ОСНОВА ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕК

1 2

---

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Планирование деятельности библиотек: состояние, проблемы

1.1 Планирование деятельности библиотек: сущность, принципы, методы

1.2 Виды планов: характеристика

1.3 Муниципальное задание библиотек: состояние, проблемы

Глава 2. Исследование планирования деятельности библиотек на основе муниципального задания

2.1 Методология и методика исследования

2.2 Муниципальное задание МБУК «ЦБС г. Казани»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

Планирование – это орудие мудрых, но планирование – это одно из самых сложных видов работы, доступных человеку. Данные слова принадлежат американскому ученому в областях исследования операций и теории систем Расселу Линкольну Акоффу.

Планирование можно определить как ориентир и путеводитель в постоянной текучке дел. Оно призвано облегчить работу, а не ограничить ее. Когда задача прописывается, она определяется максимально четко и ясно. В сознании формируется точный образ желаемого результата. Это значительно облегчает дальнейшую реализацию составленных планов.  Таким образом, суть планирование заключается в определении целей и задач, основных направлений деятельности, тематики, содержания, форм и методов работы; объема работы, показателей; трудовых, материально-технических и финансовых затрат. Из этого следует, что планирование является необходимой частью деятельности любой организации, в том числе и библиотек.

В работе библиотеки план является основой всей деятельности, направленной на определение перспективных и текущих целей и задач и их выполнение. Но библиотеки всегда относились поверхностно к теме планирования своей деятельности, считая это мероприятие не нужным в их работе.

Актуальность. Планирование своей работы в наше время является актуальным явлением. Оно позволяет минимизировать негативные факторы и максимально использовать благоприятные обстоятельства. Поэтому можно сказать, что планирование деятельности сегодня никак не потеряло своего значения. Планы ориентируют работу всех подразделений и отделов организации на совместную целенаправленную работу для достижения поставленной цели.

Планирование также позволяет, учитывая деятельность конкурентов, разрабатывать эффективные приемы противодействия, для того, чтобы добиться новых конкурентных преимуществ. При правильном использовании современных и актуальных методов планирования любая организация может упрочить свое положение на рынке.

Практика формирования муниципального задания существует уже не первый год. В настоящее время многие библиотеки имеют практический опыт работы с муниципальным заданием.

В нашем исследовании мы изучаем муниципальное задание как основу планирования деятельности библиотек. Сегодня муниципальные задания выступают как инструмент планирования деятельности организации. К сожалению, в настоящее время отсутствует стратегия развития библиотечного дела региона, государственный стандарт библиотечного обслуживания, на которые должны опираться муниципальные задания.

В ходе работы мы ознакомимся с такими понятиями как планирование, методы планирования, виды планов, муниципальное задание.

Целью данной работы является изучение состояния планирования деятельности библиотек и определение соответствия муниципального задания реальным трудозатратам.

Для достижения поставленной цели в работе будут решены следующие задачи:

1. Изучить сущность планирования как основы деятельности библиотек;
2. Рассмотреть виды планов и дать их характеристики;
3. Рассмотреть муниципальные задания библиотек как основу планирования их деятельности; описать проблемы, которые возникают при их выполнении;
4. Разработать методику исследования;
5. Описать базу исследования и проанализировать муниципальные работы и услуги МБУК «ЦБС г. Казани».

Проблема дипломной работы заключается в отсутствии научно-обоснованных подходов к формированию муниципального задания библиотек.

Планирование деятельности библиотек в дипломной работе определяется как объект исследования. Предметом выступает муниципальное задание как основа планирования деятельности библиотек.

Гипотеза. Муниципальное задание содержит показатели, характеризующие качество и объем оказываемых государственных услуг; порядок контроля за исполнением государственного задания; цену каждой услуги.

Если у библиотеки имеются все необходимые условия для работы (персонал, техническое оснащение, время и т.п.), то она сможет выполнить плановые показатели, указанные в муниципальном задании. В свою очередь, муниципальные задания должны учитывать эти условия при определении плановых показателей.

Для изучения темы нашей работы информационной базой послужили труды ведущих российских ученых в данной области. Вопросы планирования, виды планов и методы планирования рассматривали в своих работах такие авторы как В.А. Минкина, А.Н. Ванеев, А.С. Аверянова, И.М. Суслова, И.А. Ильяева, В.Н. Маркова, В.Г. Дригайло и другие. Также были использованы материалы научно-исследовательских журналов («Библиотечное дело», «Научно-технические библиотеки», «Библиосфера» и т.д.) и интернет-ресурсы. Проблемы, затрудняющие применение муниципальных заказов, рассматривали в своих трудах такие авторы как О.Ф. Бойкова, Т.В. Петрусенко, С.П. Менщикова, Д.М. Цукерблат, М.С. Братановская, Л.В. Пильнова и другие.  Существует Федеральный закон от 6.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», который содержит статью 54 «Муниципальный заказ».

Дипломная работа состоит из  введения, двух глав, заключения, списка литературы и четырех приложений. Первая глава посвящена теоретической части, где рассматриваются понятия «планирование», «планирование деятельности библиотек» и характеристика методов планирования. В отдельных параграфах представлены характеристика видов плана и описание муниципального задания. Во второй главе в отдельных параграфах описаны методика и база нашего исследования. В первом параграфе мы описываем объект, предмет, проблему, цели и задачи нашей работы, а также методы, которые мы использовали в исследовании. Во втором параграфе мы ознакомились с базой исследования, провели анализ муниципальных работ и услуг.

 

Глава 1.Планирование деятельности библиотек: состояние, проблемы

1.1 Планирование деятельности библиотек: сущность, принципы, методы

Планирование библиотечной деятельности – это научное определение целей ее развития, задач и средств их реализации и показателей развития на определенный период. Оно занимает центральное место в системе управления, определяя основные направления работы библиотеки на текущий период и на перспективу, что обеспечивает единство деятельности. В задачи управления входит сбалансирование планов, корректировка и согласование между собой планов структурных подразделений, направленные на координацию их деятельности по выполнению стоящих перед библиотекой задач [41].

Планирование деятельности основывается на принципе конкретности, который позволяет ответить на такие вопросы как «что конкретно должно быть сделано», «кто будет делать», «в какие сроки» и «каков намечаемый результат» [44].

Деятельность современных библиотек направлена на оказание содействия гражданам в использовании преимуществ информационного общества, в реализации их прав на получение информации и знаний. Приоритетное значение имеет обеспечение доступа к электронным информационным ресурсам, формирование информационной культуры граждан, содействие ликвидации информационного неравенства в обществе.

Степень реализации сформулированных задач тесно связана с критериями эффективности деятельности [24].

Миссия библиотеки заключается не в монетизации своих услуг и обеспечении роста доходов, тем более – показателей прибыли. В некоммерческом бюджетном учреждении она состоит в предоставлении гражданам доступа к информационным ресурсам в интересах приобщения к достижениям науки и культуры. Этот доступ должен быть в первую очередь активным, библиотека должна донести свои информационные ресурсы до населения, превратить его в своего пользователя [22]. Для удовлетворения потребностей граждан, библиотеки получают задания от государства. Тему муниципального заказа более подробно мы рассмотрим в параграфе 3.1 нашей работы.

Планирование – это один из экономических методов управления. Оно является важным инструментом и стратегической формой решения задач любого учреждения, а также помогает успешному функционированию библиотек.

Для того, чтобы достичь цель, необходимо представлять все шаги, которые необходимо сделать. Но в то же время очень сложно эффективно распределить выполнение множества различных задач во времени, не планируя своей деятельности. Планирование определяет последовательность выполнения задач и их согласованность между собой. Задачи распределяются во времени с учетом личных и ситуационных особенностей,

Планирование также является важным инструментом достижения целей. Для того, чтобы достичь конкретную цель, необходимо выполнить ряд задач. Данные задачи, по сути, являются пошаговой инструкцией к достижению цели. Эти шаги должны быть включены в план. Выполняя свои планы,  имеется возможность успешно продвигаться к результату. При этом не попасть в сети рутины постоянной работы и преодолеть поток мелких текущих дел.

Также планирование контролирует деятельность, обеспечивая ее результативность.

План является основой всей деятельности библиотеки, направленной на определение перспективных и текущих целей и задач и их выполнение [44].

В библиотеках наблюдается такая ситуация, что в планах и отчетах «всплывают тонкие места», связанные с тем, что при планировании своей работы они редко принимают во внимание нормы труда и реальный годовой бюджет рабочего времени. Также стоит отметить, что в планах не всегда отражаются все направления работы библиотеки. Формулировки, представленные в планах, не дают возможности реально оценить время на подготовку мероприятий. Для того, чтобы реально оценить время на подготовку того или иного мероприятия, необходимо четко определить формы массовой работы, используя формулировки, приведенные в Приказе МК РФ (№ 2477 от 31.12.2014 г.) «Типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеках» [54].

Также возникают вопросы при определении трудозатрат в том случае, когда недостаточно четко формулируются те или иные процессы, сроки выполнения, результат проведенной работы в материальном виде [52].

Для планирования своей деятельности руководители библиотеки используют различные методы планирования. Например, такие методы, как аналитический, нормативный, балансовый, сетевой или целевой [41]. Рассмотрим каждый из перечисленных методов более подробно.

 Аналитический метод заключается в перенесении на планируемый период тенденций и закономерностей, выявленных в результате анализа предшествующего периода работы. Применению этого метода предполагает наличие исчерпывающей информации о деятельности библиотеки и анализ этой информации. Источниками информации служат данные оперативного, статистического и бухгалтерского учетов. Аналитическое планирование может быть интуитивным и формализованным. Интуитивные методы применяются тогда, когда объект планирования либо настолько прост, что для экстраполяции достаточно здравого смысла, либо, наоборот, настолько сложен, что невозможно учесть роль различных факторов. К интуитивным методам можно отнести экспертные оценки, аналитические записки, опросы и т.д. Формализованные методы опираются на упорядоченные процедуры, на использование инструктивных документов и моделирование. Аналитический метод не является универсальным, так как его возможности ограничены. Данный метод ориентирован на рост количественных показателей деятельности библиотеки, но не на улучшение качества работы.

Нормативный метод заключается в обосновании плана нормами и нормативами. Эффективность данного метода определяется наличием нормативной базы, которая включает четко определенную систему нормируемых показателей; их классификацию; методику определения и расчетов их количественных значений; систематический пересмотр действующий норм и нормативов. Нормативный метод имеет определенные границы применения, так как его целью является стремление к преодолению различий и неравномерностей в деятельности библиотек, и поэтому нормы носят усредненный характер, что не позволяет учитывать специфику конкретных библиотек. Любое нормирование направлено на указание границы, ниже или хуже которой работать нельзя, но норма сама по себе не стимулирует работу выше этого среднего уровня.

Программно-целевой метод планирования основан на следующих принципах: строгая целевая направленность планируемых проблем; комплексность в разработке сложных проблем; многовариантность выбора плановых решений, оперативность в процессе разработки показателей плана. Любое планирование направлено на достижение целей управления с помощью минимальных затрат, минимума средств. Данная методика заключается в последовательном расписывании главных целей на задачи, решение которых необходимо для достижения цели, задач – на действия и т.д. Последовательность такой целевой проработки может быть представлена в следующем виде:

Цели – представление о желаемом результате.

Задачи – что необходимо решить для достижения каждой цели.

Действия – что необходимо выполнить для решения задач.

Ресурсы – материальные, финансовые, трудовые, необходимые для        выполнения тех или иных работ.

Это метод дает возможность комплексного планирования, учета и координации деятельности библиотеки и может быть представлена графически в виде «дерева целей».

Балансовый метод связан с целевым и нормативными методами, так как осуществление любой целевой программы предполагает обоснование возможности ее реализации посредством координации и взаимосогласования имеющихся материальных, финансовых и трудовых ресурсов с требуемыми соответствующими материальными, финансовыми и трудовыми затратами. Различают балансы финансовые (стоимостные), материальные и трудовые. Балансы составляются при разработке перспективных планов, при подготовке и проведении отдельных мероприятий. Составление балансов предполагает определенную нормативную базу. В практике управления библиотеками наиболее часто используется составление стоимостных балансов – сметы доходов и расходов.

Метод сетевого планирования предполагает: а) расчленение всей планируемой работы на операции, из которых она складывается, и составление полного перечня этих операций с указанием их длительности, а также ответственных за их выполнение; б) выстраивание отдельных операций в определенной последовательности их выполнения и графическое представление полученных цепочек («сетей») операций в виде графика, построенного по определенным правилам; в) наложение этого графика на календарь в соответствии с длительностью выделенных операций [41].

Методы планирования также описаны в статье Н.Е. Андреевой «Использование маркетингового метода планирования для максимальной эффективности деятельности библиотек» [5], где автором рассмотрен маркетинговый метод.

Маркетинговый метод требует от библиотек при  планировании деятельности, прежде всего, ясного и четкого формулирования цели, причем требования к ней возрастают. Такой метод планирования деятельности библиотек предполагает решение вопросов: что выступает в качестве конечной цели в работе библиотеки и может рассматриваться в качестве ее конечного результата; какие имеются пути, методы достижения этой цели или системы целей.

Применение маркетингового метода в планировании деятельности библиотек позволит, ориентируясь на выявленные «ниши» и информационные потребности сегментов, производить продукцию и услуги, пользующиеся спросом, сделать их самоокупаемыми, что будет способствовать более эффективной деятельности библиотек в условиях рыночной экономики [5].

В практике планирования находят применение и другие методы: метод математического моделирования, метод индексов и корреляций, метод линейного программирования и др. Данные методы связаны с применением математических методик и использованием ЭВМ, АСУ.

Каждый из методов планирования обладает определенными преимуществами, но не является единственно верным. На разных этапах планирования могут использоваться различные методы: аналитический – на этапе прогнозирования; целевой – на этапе разработки целей на планируемый период; нормативный – при определении системы показателей; балансовый и сетевой – при обосновании план и организации контроля за его выполнением. Наиболее эффективно сочетание различных методов, их единство и систематическое применение [41].

Любой метод планирования направлен на достижение каких-либо конкретных целей [3].

1.2 Виды планов: характеристика

План работы библиотеки  – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность, выполнение работ, и, кроме того, проведение мероприятий в библиотеке.

Он строится, исходя из поставленных перед библиотекой задач и отражает основные направления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы и затраты рабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители и сроки выполнения.

Рассмотрим виды планов по различным признакам.

В зависимости от степени директивности (обязательности выполнения) различаются планы прогнозные и директивные. Прогнозные планы выражают некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде, выявляют наиболее вероятные тенденции развития библиотеки. Они являются теоретической предпосылкой для принятия конкретных плановых решений. В директивных планах содержится четкое определение заданий в плановых показателях с указанием точных сроков выполнения [41].

Также различают перспективные и текущие (годовой, квартальный, месячный) планы, которые определяются в зависимости от срока действия. По объему планируемой работы – план библиотеки, план структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки. План может быть универсальным, то есть охватывающим работу библиотеки в целом, или тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности. Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

По мнению ведущих специалистов Российской национальной библиотеки и Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств В.А. Минкиной и А.Н. Ванеева [41] принципиальная модель системы планов работы библиотеки может включать: перспективный план библиотеки, годовой план библиотеки, квартальные планы структурных подразделений и индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки.

В практике планирования широко используется индивидуальные планы работы. По усмотрению администрации библиотеки они могут составляться всеми работниками или отдельными категориями специалистов [41].

Методика планирования библиотечной работы сегодня существенно меняется. В библиотечной практике последних лет одним из важнейших инструментов управления становится стратегическое планирование, все чаще возникает необходимость заниматься планированием, основанным на программно-целевом и системном подходе. Элементы целевого планирования являются обязательными для любого вида планов, наиболее полное свое развитие они нашли в программах, недаром этот вид планирования называют программно-целевым. В настоящее время в библиотеках России самой популярной и востребованной является проектная фаза программно-целевого планирования [67].

В годовых и перспективных планах работы библиотеки предусматривается проверка фонда. Осуществляется она с целью установления соответствия наличного фонда учетным документам и степени его сохранности, выявления недостатков в организации учета изданий и их выдачи читателям, выявления документов, нуждающихся в реставрации и ремонте, исключения документов из фондов. В результате определяются и исправляются ошибки в организации фондов [39].

Годовой план библиотеки – это основной и обязательный документ для всех библиотек. На первом этапе подготовки годового плана осуществляется анализ состояния объекта планирования с целью выявления достигнутого уровня развития, степени эффективности и использования ресурсов, а также имеющихся недостатков и путей устранения. Следующим этапом – разработка концепции плана – выбор на основе данных предпланового анализа оптимального варианта основных направлений развития планируемого объекта с учетом объективных потребностей и реальных возможностей. Также предварительно определяются конкретные задания по развитию библиотеки. Разработка плана начинается за 2-3 месяца до начала следующего года. Порядок составления годового плана включает: формулировку направлений работы и основных заданий, которую осуществляет руководство библиотеки; составление и обсуждение проектов плана в структурных подразделениях с учетом предложений всех сотрудников; составление плана и его обсуждение в трудовом коллективе; утверждение директором библиотеки годового плана работы.

В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности [41].

Примерная структура годового плана может выглядеть следующим образом:

а) Основные задачи (события) года;

б) Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности;

в) Формирование фонда и её отражение в справочном аппарате;

г) Мероприятия по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки;

д) Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам;

е) Развитие материально-технической и технологической базы;

ё) Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономику и эффективному использованию ресурсов;

ж) Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров;

з) Меры по совершенствованию по укреплению библиотекой.

Разделы плана могут быть раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах [41].

В первом разделе нет необходимости повторять то, что записано в уставе библиотеки, следует выделить лишь главные ориентиры на данный год и последовательность обеспечения достижения.

Показатели по основным направлениям деятельности библиотеки дополняют основные задачи. Плановый показатель – это качественно определенная величина, являющаяся результатом измерения или расчета, которая служит формой выражения конкретного задания, содержащегося в управленческом решении (плане библиотеки). Важнейшие требования к системе показателей – единство и обязательность для всех уровней, сопоставимость и сводимость, комплексность и адресность.

Существуют следующие виды показателей:

• Конечные – ориентируют на достижение перспективных целей;
• Количественные – характеризуют развитие библиотеки с количественной стороны (число читателей, объем фонда, число посещений и книговыдач и т.д.);
• Качественные – определяют условия развития, эффективность использования библиотечно-библиографических ресурсов (относительные величины – читаемость, посещаемость, обращаемость, книгообеспеченность);
• Директивные – утверждаются министерствами и ведомствами, характеризуют главным образом конечные результаты деятельности. К ним относятся и показатели, характеризующие затраты на производственную и научную деятельность, социальное развитие и коллектива и др.;
• Информационные (справочные) – аналитические показатели типа «в расчете на душу населения», например, процент охвата населения, книгообеспеченность жителя и др. [41].

Раздел «Мероприятия по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки» отражает мероприятия по расширению видов услуг, по введению новых форм обслуживания, по улучшению его качества, инновации и меры по формированию привлекательного образа библиотеки.

В разделе «Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате» раскрываются вопросы изучения тематического и видового состава фонда, уточнения профиля комплектования, развития и использования фонда, мероприятия по его сохранности; совершенствование единого справочно-поискового аппарата.

Обеспечение единой организационной и научно-методической деятельности, инновационная деятельность, оказание методической помощи библиотекам других ведомств отражаются в разделе «Организационная и научно-методическая деятельность».

В разделе «Развитие материально-технической и технологической базы» намечаются мероприятия по приобретению библиотечного оборудования, библиотечной техники, технических средств, транспортных средств и т.д., по ремонту и переоборудованию знаний и помещений.

Вопросы улучшения условий труда, решение проблем материального, бытового устройства, различных видов социальной поддержки членов коллектива, проведения оздоровительных мероприятий и т.д., повышения квалификации кадров освещаются в разделе «Социальное развитие коллектива».

Раздел «Меры по совершенствованию управления библиотекой» включает мероприятия по совершенствованию процессов труда в коллективе, упорядочению структуры аппарата управления, изменению функций отдельных органов и т.д. [41].

В годовых планах должен обязательно предусматриваться резерв времени, трудовых и иных ресурсов на случай необходимости выполнения внеплановых работ. Составной частью годового плана библиотеки является смета доходов и расходов.

Нормы времени – это затраты рабочего времени на выполнение единицы работы. Нормы труда определяют для отдельного вида или группы работ. На основании таких норм можно установить нормированное задание – объем работ, который работник или группа работников должны выполнить за единицу рабочего времени. Таким образом, система нормирования помогает установить, сколько необходимо работников определенных должностей и квалификации для выполнения задания.

Систему нормирования труда в учреждении вводят, чтобы улучшить организацию труда и трудовых процессов, сбалансировать уровень напряженности или интенсивности труда при выполнении работ (оказании услуг), повысить эффективность обслуживания потребителей услуг [65].

Помимо годовых комплексных планов могут быть составлены также планы на отдельные направления работы – планы коммерческой деятельности, проведения социологических, маркетинговых исследований, подготовки и проведений юбилейных мероприятий и т.д. Также при необходимости могут составляться планы, рассчитанные на более короткие периоды времени (квартал, месяц) [41].

И.М. Хвостенко, Н.А. Бредихина, С.А. Амельченко в пособии «Планирование и отчетность в библиотеках» приводят следующий перечень этапов составления годового плана:

• Анализ реализации плана текущего года, его достоинств и недостатков, изменений в деятельности библиотеки в истекшем году;
• Определение основных целей, задач, направлений работы,  контрольных показателей на следующий год;
• Обсуждение проекта плана в структурных подразделениях (отделах, филиалах);
• Составление плана с учетом предложений всех подразделений и сотрудников;
• Обсуждение в трудовом коллективе и утверждение директором [67, с. 12].

На основе утвержденного годового плана библиотеки дорабатывается предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении библиотеки. Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного подразделения, обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени [41].

Новый этап в социальном развитии России, кардинальная трансформация библиотечно-информационных ресурсов и всей системы библиотечного обслуживания, организационной структуры библиотек требуют выбрать приоритеты в развитии публичных библиотек, миссия которых (собирание, сохранение, предоставление в общественное пользование универсального фонда документов на всех видах носителей и обеспечение гарантированного доступа к ним) остается неизменной. Исходя из этой миссии определяются стратегические планы и программы развития всей деятельности библиотеки.

В современных условиях, когда кардинально меняются представления о месте библиотек в культурной, научной, образовательной и информационной инфраструктурах социума, главным объектом внимания при стратегическом планировании становится конкурентоспособность библиотек, определяемая качеством и доступностью предлагаемых информационных продуктов и услуг, а также эффективностью каналов продвижения информации и коммуникативной политикой [51].

Стратегия – центральное понятие стратегического менеджмента; главный продукт стратегического планирования и управления; составная часть стратегического плана; стратегия внедряется в работу между целями и конкретными действиями по их исполнению, задавая этим конкретным действиям определенную рамку, общую осмысленность и направления.

Практика показывает, что возможность точной реализации стратегии по написанным планам не является реальной, поэтому есть необходимость различать заранее спланированную и фактически реализуемую стратегию. Фактически реализуемая стратегия может соответствовать или не соответствовать разработанной и объявленной стратегии [49].

А. Чандлер, автор одной из пионерных работ в области стратегического планирования, считает, что стратегия – «это определение основных долгосрочных целей и задач предприятия и утверждение курса действий, распределение ресурсов, необходимых для достижения этих целей»

«Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности» [41, с. 260].

Основное назначение перспективного плана – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Такой план может быть комплексным, отражающим все направления деятельности библиотек, или представлять собой долгосрочную программу развития по одному или нескольким приоритетным направлениям (тематический план комплектования библиотечных фондов, план научно-исследовательской работы и др.) [41].

На сегодняшний день библиотеки обязаны заниматься стратегическим планированием своей деятельности. «Стратегический план – это основа ориентации для разработки других более конкретных текущих планов» [67, с. 11].

Возникнув в 1960-е годы в мире бизнеса, стратегическое планирование быстро распространилось на некоммерческую сферу, включая библиотеки. В настоящее время оно в той или иной форме практикуется в большинстве крупных западных библиотек и информационных центров и многих, небольших библиотечно-информационных учреждениях [9].

Структура такого плана может включать:

• Характеристика наиболее важных целей, которые предстоит реализовать в плановый период, исходя из объективных условий;
• Меры по достижению целей;
• Ресурсное обеспечение;
• Совершенствование организационной структуры, мероприятия по комплектованию, социальному развитию коллектива.

Современным инструментом развития библиотеки в условиях изменений во внешней среде является методология стратегического управления. Его суть заключается в том, что существует четко организованное комплексное стратегическое планирование, и структура управления библиотекой построена так, чтобы обеспечить выработку долгосрочной стратегии для достижения целей библиотеки.

В стратегическом планировании особое место занимает формулировка в организационно-правовых документах (в уставе библиотеки, в положениях о структурных подразделениях и др.) миссии библиотеки [41].

В  основе стратегического планирования лежит «дерево целей» – сначала определяется общая цель библиотеки на определенный период, затем уточняются соответствующие задачи каждого из подразделений, и главным является обозначение не мероприятие, а его результата [33].

  Ключевые моменты, в рамках которых каждая библиотека определяет цели:

• Положение во внешней среде. Стратегическими целями могут быть формирование культурно-информационной или социально-культурной среды региона, расширение библиотечной деятельности, предоставление услуг в информационном секторе;
• Инновации. Целевые установки в этой области связаны с определением новых методов библиотечной деятельности: информатизации процессов, сохранности библиотечно-информационных ресурсов, дифференциации обслуживания, освоения новых технологий или способов организации работы библиотек;
• Эффективность. Для любой библиотеки важной целью становится определение показателей, характеризующих уровень ресурсосбережения, экономичности процессов, трудозатрат;
• Ресурсы. Определяется потребность во всех видах ресурсов. Выдвигаются цели относительно расширения или сокращения ресурсной базы, обеспечения ее стабильности;
• Управленческие аспекты. Обеспечить долгосрочные перспективы деятельности можно только за счет организации эффективного менеджмента и маркетинга, отсутствие которых сдерживает развитие многих библиотек;
• Персонал. Цели в отношении персонала могут быть связаны с сохранением стабильности коллектива, улучшением условий и мотивации труда, повышением уровня квалификации и др.;
• Социальная ответственность. В силу особого положения деятельность должна быть ориентирована на развитие общественно значимых ценностей, повышение духовного и культурного уровня различных слоев населения [67].

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Задача его заключается в обеспечении в достаточном объеме нововведений и организационных изменений для адекватной реакции на изменения во внешней среде. Сущность процесса планирования стратегии можно свести к поиску ответов на вопросы: каково настоящее положение библиотеки, какова стратегическая ситуация, в которой она находится? В каком положении руководство библиотеки хочет её видеть в будущем? Какие препятствия могут возникнуть на пути к поставленной цели? Что и как нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?

Стратегический план можно представить в виде глав, каждая из которых посвящена определенному направлению деятельности библиотеки. Глава содержит изложение ситуации, сложившейся на момент разработки плана, с обоснованием ее положительных и отрицательных сторон, список планируемых мероприятий с указанием приоритетов, оценку стоимости и сроков выполнения намеченного плана, обоснование предлагаемых новых направлений деятельности и видов услуг (с оценкой расходов и с распределением по срокам выполнения). План должен иметь главы, относящиеся ко всей библиотеке в целом (например, автоматизация и оборудование).

Стратегический план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом, его положения конкретизируются в текущих плановых документах [41].

Необходимость стратегического планирования в отрасли культуры в наши дни осознана как очевидная необходимость. Это осознание проявляет себя на федеральном уровне управления отраслью [26].

В системе стратегического планирования существуют документы, которые ставят перед библиотеками вполне конкретные задачи (их библиотеки уже вполне успешно выполняют в своей повседневной работе).

Обоснованные представления о роли библиотек в развитии многих направлений экономического и социального развития содержат: «Стратегия действий в интересах граждан старшего поколения до 2025 года», «Стратегия научно-технологического развития Российской Федерации», «Доктрина информационной безопасности Российской Федерации», «Концепция государственной семейной политики в Российской Федерации на период до 2025 года», «Стратегия противодействия экстремизму в Российской Федерации на период до 2025 года» Указ Президента Российской Федерации «О мерах по реализации государственной политики в области образования и науки», «Стратегия государственной национальной политики Российской Федерации на период до 2025 года», «Концепция государственной миграционной политики Российской Федерации на период до 2025 года».

Все это позволяет утверждать, что роль современных библиотек достаточно четко и подробно прописана в основных федеральных стратегических документах последнего времени, обладающих юридической силой. Исходя из сформулированных в них целей и задач затем формируются региональные и отраслевые программы развития.

Вышеописанные стратегические документы позволяют утверждать, что «государственный заказ» библиотекам сформулирован. С некоторой долей обобщения можно назвать его четыре основные позиции. Функции библиотек:

а) Обеспечивают развитие: информационного общества и информационных технологий сельских территорий, а также научно-технологическое, инновационное, долгосрочное социально-экономическое;

б) Принимают участие в дополнительном образовании и воспитании (детей, мигрантов);

в) Влияют на безопасность – информационную, национальную, подрастающего поколения, противодействуют экстремизму;

г) Действуют в интересах: старшего поколения, семьи, молодёжи, представителей различных национальностей; поддерживают чтение, гуманитарное взаимодействие [21].

Быстрое развитие инновационных, телекоммуникационных технологий, сетевого взаимодействия библиотек и т.д. способствовали началу разработки библиотеками разного уровня перспективных планов, концептуально-стратегических документов планово-прогностического характера. Данная проблема получила особую остроту по причине того, что библиотеки оказались перед выбором: выживания, отступления или трансформации.

В этих условиях долгосрочное планирование становится особенно актуальным [61].

Основная позиция как отечественных, так и зарубежных специалистов при построении долгосрочных планов выражается в двойном подходе или синтезе управления традиционных и цифровых ресурсов [61].

В стратегическом планировании скрыты большие возможности для целенаправленного инновационного развития библиотек, для оптимизации использования библиотечных ресурсов, для достижения максимального соответствия предоставляемых услуг потребностям и интересам пользователей. Также стоит отметить, что в отличие от перспективного плана, в котором плановые задания распределяются по годам, стратегический план составляется не по годам, а по срокам реализации намеченных целей [67].

И.М. Хвостенко, Н.А. Бредихина, С.А. Амельченко [67, с. 9] приводят этапы разработки стратегического плана:

• Анализ состояния дел в библиотеке, её внешней и внутренней среды;
• Определение миссии и целей;
• Выбора стратегии их реализации;
• Разработки политики осуществления стратегии;
• Распределения ресурсов.

«Главным методом стратегического планирования является прогнозирование, т.е. определение будущих тенденций и вероятного хода событий» [9, с. 1]. Прогнозирование является наиболее  трудным аспектом стратегического  планирования:  чем дальше  мы  стремимся  заглянуть,  тем  больше  неопределенность  и  вероятность  ошибок.

Большинство экспертов считают, что стратегический план должен охватывать не менее 5 лет. На деле в практике национальных библиотек сроки колеблется от 4 до 10 лет [9].

В заключении вышесказанному стоит отметить, что план должен быть обоснованным и реалистичным. И для того, чтобы план был хорошим нужно изучить все существующие проблемы, возникающие в ходе планирования.

1.3 Муниципальное задание библиотек: состояние, проблемы

Сегодня инструментом планирования деятельности организации выступает муниципальные задания. Как отмечает ведущий экономист отдела экономики образования Центра стратегических разработок ГБОУ ВО Московской области «Академии социального управления» О. Жукова государственное (муниципальное) задание является управленческим инструментом органа государственной власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, осуществляющая полномочия учредителя по отношению к бюджетным и автономным учреждениям и полномочия главного распорядителя средств по отношению к казенным учреждениям. В вопросе финансового обеспечения деятельности учреждений государственный заказ играет важную роль. Бюджетные и автономные учреждения осуществляют в соответствии с муниципальным заданием оказание услуг и выполнение работ, которые являются основными видами деятельности учреждения [27, с. 66].

Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления …» содержит статью 54 («Муниципальный заказ»), которая декларирует следующее.

«1.  Органы  местного  самоуправления  и  уполномоченные  ими  муниципальные учреждения  могут  выступать  заказчиками  на  …  выполнение  работ  и  оказание  услуг, связанных  с  решением  вопросов  местного  значения  и  осуществлением  отдельных государственных  полномочий,  переданных  органам  местного  самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

2. Муниципальный заказ на … выполнение работ и оказание услуг оплачивается за счет  средств  местного  бюджета.  Размещение  указанного  муниципального  заказа осуществляется  на  конкурсной  основе,  за  исключением  …  случаев  закупки  …  работ  и услуг у единственного исполнителя.
3. Порядок  формирования,  размещения,  исполнения  и  контроля  за  исполнением муниципального  заказа  устанавливается  уставом  муниципального  образования  и нормативными  правовыми  актами  органов  местного  самоуправления  в  соответствии  с федеральными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации»[53, ст. 54].

Органы исполнительной власти субъектов РФ и местная администрация устанавливают срок до начала планируемого года и не позднее одного месяца с момента утверждения закона (решения) о бюджете на соответствующий период. Муниципальное задание  (МЗ) может быть установлено на срок до одного года в случае утверждения бюджета на очередной  финансовый год и на срок до трех лет в случае утверждения бюджета на очередной финансовый год и плановый период. Таким образом, планирование бюджета и определение объема финансирования тех или иных услуг осуществляется с использованием сводных показателей МЗ.

Начиная с 1 января 2016 года на федеральном уровне МЗ формируется в процессе формирования федерального бюджета  на очередной финансовый год и плановый период и утверждается не позднее 15 рабочих дней со дня утверждения главным распорядителем средств федерального бюджета лимитов бюджетных обязательств на предоставление выполнения МЗ.

Досрочное прекращение выполнения задания, условия и порядок которого должны быть определены непосредственно в муниципальном задании, допускается в связи с реорганизацией учреждения или изменением типа учреждения. Другими причинами могут послужить результаты проверки в случаях несоблюдения требований к качеству и порядку оказания услуг, окончание периода действия разрешительных документов на осуществление соответствующих видов деятельности, исключение государственной услуги из реестра государственных услуг и т.д. [18; 27].

Контроль за выполнением заданий может быть осуществлен кабинетно, путем сбора дополнительной информации о выполнении задания, путем выездной проверки, а также путем анкетирования потребителей услуг [27].

Применение государственного задания предполагает:

• Повышение эффективности управления производством и потреблением государственных услуг;
• Повышение обоснованности бюджетных ассигнований на финансовое обеспечение государственных учреждений;
• Обеспечение соответствия между объемом бюджетных средств, предоставляемых государственным учреждениям, и объемом и качеством оказанных ими государственных услуг;
• Усиление ответственности государственных учреждений за результативность использования бюджетных средств и соблюдение требований к государственным услугам и условиям их оказания [18].

Преимуществом государственного задания как инструмента программного финансирования является одновременное решение нескольких задач:

• Планирование целей и результатов оказания услуги (работы);
• Расчет потребности ресурсов для каждой услуги (работы);
• Планирование деятельности учреждений в ключе программных задач [38].

Как правило, МЗ состоит из двух частей – на оказание услуг и на выполнение работ. В свою очередь, каждая из частей может состоять из нескольких разделов – на каждую услугу (работу) составляется свой раздел. Разделы формируются тогда, когда учреждение оказывает несколько услуг (выполняет несколько видов работ).

При характеристике объема государственной услуги (в показателях) необходимо привести:

• Показатель для измерения объема услуги и единицы его измерения в соответствии с ведомственным перечнем;
• Значение показателя, в том числе за отчетный год – фактическое,  за текущий год – плановое либо фактическое (при наличии информации), за очередной финансовый год и плановый период – плановые.

В государственном заказе необходимо указать наименование показателей качества, единицы их измерения и формулы расчета в соответствии с утвержденным перечнем показателей качества соответствующей государственной услуги, значение этих показателей и указать источник информации о значении показателей [27, с. 67].

В отчете о выполнении МЗ недопустимы несоответствия: когда в отчет включаются показатели, не предусмотренные в задании; когда показатели, включенные в МЗ, не отражаются в отчете [27].

Практика формирования государственного задания существует уже не первый год. В настоящее время многие библиотеки имеют практический опыт работы с муниципальным заданием.

В настоящее время ситуации с муниципальными заданиями складывается таким образом, что библиотеки получают муниципальный заказ на год, который выражается в конкретных цифровых показателях. Такой заказ формирует управление культуры.

Муниципальное задание для библиотек предполагает учет следующих факторов и видов деятельности:

• Порядок оказания услуг (повторяет основные положения Стандарта качества, имеющегося в каждой библиотеке);
• Сеть учреждений, которые оказывают библиотечные услуги (перечень библиотек);
• Перечень услуг (услуги по составлению и выдаче справок, организации досуга и т. д.);
• Плановый объем этих услуг (в цифровых показателях);
• Показатели, характеризующие качество оказываемых услуг;
• Цену каждой услуги;
• Итоговый перечень расходов учреждения на определенный год;
• Оценку потребности в предоставлении библиотечных услуг.

За основу при определении цифровых показателей работы библиотек принимаются фактические показатели работы за прошедшие годы:

Факт отчетного года = план следующего года [50].

В свою очередь, качество содержания библиотеки зависит от многих факторов: наличия выделенных средств, сложившихся традиций, авторитета библиотеки, потребностей и активности местных жителей и т.д. [16].

Заместитель директора по библиотечному обслуживанию МУК «ЦБС г. Иркутска» Л.В. Пильнова подчеркивает, что муниципальный социальный заказ предполагает не поддержку текущей деятельности библиотеки, а поручение ей выполнения определенных работ и услуг для муниципальных нужд, выполнение которых направлено на создание информационной и культурной среды для развития города. Основой муниципального заказа являются востребованные горожанами информационные услуги и услуги досугового характера, предоставляемые библиотеками. Таким образом, бюджетные средства направляются на достижение общественно значимых и, как правило, количественно измеримых результатов деятельности [50].

Муниципальным заказом может быть поддержано любое первоочередное или приоритетное направление, характерное для конкретной территории:  профилирование библиотеки, ее компьютеризация, организация  обслуживания  инвалидов, внестационарное обслуживание сельских жителей наиболее  удаленных населенных пунктов. Муниципальный  заказ  –  это  то,  что должно быть обусловлено необходимостью, потребностью. «Содержание» библиотеки можно рассматривать как отражение общественных  потребностей,  а  муниципальный  заказ  –  как  инструмент «закупки» для местных жителей библиотечного обслуживания [16; 45; 46].

С декабря 2015 года возможность использования бюджетными учреждениями остатков субсидий в последующем году для достижения цели, ради которых учреждения созданы, могут остаться в распоряжении бюджетных учреждений только при одном условии – учреждение выполнило задание в полном объеме. В случае невыполнения задания или выполнения в неполном объеме, федеральные учреждения обязаны вернуть остаток субсидии, соответствующий объему невыполнения.

Если порядком формирования заданий не предусмотрены возможные отклонения, то в случае необходимости возврата остатка субсидии в связи с невыполнением задания должен быть определен порядок расчета этого остатка [26].

Муниципальное задание подразумевает возможность изменения (например, сокращения) суммы выделенных бюджетных средств. В этом случае, согласно приказу, учредитель (в лице Управления культуры) должен изменить (сократить) муниципальное задание, т. е. плановые показатели.

Л.В. Пильнова отмечает, что поскольку целью формирования муниципального задания является установление взаимосвязи планирования бюджета с оказанием библиотечных услуг и существующей потребностью в этих услугах, то Управление культуры будет проводить оценку потребности в библиотечных услугах среди населения [50].

По итогам года учреждение в целом и каждая библиотека в отдельности  должны представлять отчет, обязательно содержащий следующую информацию:

– результаты выполнения муниципального задания, фактические и запланированные на соответствующий период показатели;

– пояснительную записку о результатах выполнения муниципального задания;

– характеристику факторов, повлиявших на отклонение фактических результатов выполнения задания от запланированных;

– характеристику перспектив выполнения задания в соответствии с утвержденными объёмами и стандартом оказания муниципальных услуг;

– сведения о решениях, принятые главным распорядителем бюджетных средств по итогам проведения контроля.

Выполнение муниципального задания является обязательным для муниципальных учреждений культуры [50].

Организационно-процессуальная сторона муниципального заказа находит свое выражение в том, что заказчик  заключает с библиотекой – исполнителем  договор на выполнение муниципального заказа (формы и виды договоров,  порядок и условия их заключения и реализации утверждаются главой  муниципального образования). К договору в обязательном порядке прилагаются смета на реализацию заказа и календарный план  выполнения  работ. Договор  включает в себя существенные условия, устанавливающие взаимные  обязанности заказчика и исполнителя заказа.

Библиотека, выступая в роли исполнителя заказа, обязана проявить управленческую и  контрактную  ответственность и в полной мере  выполнить  все условия, предусмотренные договором [16].

На практике ситуация складывается иначе, существуют проблемы, затрудняющие применение муниципального заказа. Опыт применения государственного задания указал на несовершенство отдельных подходов и элементов в механизме его формирования и финансового обеспечения [18]. При планировании своей работы редко принимаются во внимание нормы труда и реальный годовой бюджет рабочего времени из-за чего возникают несоответствия показателей в планах и отчетах. Стоит отметить, что в планах не всегда отражаются все направления работы библиотеки. Также возникают вопросы при определении трудозатрат в том случае, когда недостаточно четко формулируются те или иные процессы, сроки выполнения, результат проведенной работы в материальном виде [52].

Начиная с 2010 г. финансовое обеспечение бюджетных учреждений начинает осуществляться на основании государственного (муниципального) задания на оказание услуг юридическим и физическим лицам с указанием объемов деятельности, перечней услуг и требований к их качеству [45; 46]. В связи с этим проблема развития методического инструментария программного финансирования приобретает особую актуальность. Подтверждением является существующая в настоящее время слабая согласованность показателей государственных (муниципальных) программ и государственных (муниципальных) заданий на оказание публичных услуг [38].

Как отмечает Л.В. Пильнова, нет четких представлений, сколько стоит то или иное направление деятельности, тем более конкретная услуга. Поэтому стоимость библиотечного обслуживания в целом и конкретных библиотечных услуг, в частности, оказывается заниженной и не соответствующей ни реальным затратам, ни их социокультурной значимости [50].

В каждом регионе при формировании государственного (муниципального) задания, как правило, соответствующие органы власти самостоятельно устанавливают перечень услуг, определяющих комплексное понятие «библиотечное обслуживание» [45]. Однако отсутствие государственного стандарта библиотечного обслуживания, на основании которого можно было бы определить набор и качество библиотечных услуг, уровень финансирования, т. е. обоснованное формирование муниципального задания на местах, в регионах, муниципалитетах, является на сегодняшний день острой проблемой [18; 45; 50].

В то же время существует разница между предлагаемым и необходимым уровнем финансирования.

Переход к финансированию государственных услуг на основе муниципального задания требует подготовительного этапа, предусматривающего комплекс мероприятий методического и организационно-правового содержания по созданию системы планирования, учета, оценки и контроля за результативностью оказания государственных услуг.

Введение государственного задания в процесс государственного финансирования является результатом поиска путей повышения эффективности управления государственными финансами. Его роль в механизме финансового обеспечения государственных услуг требует всестороннего научного осмысления, а использование в качестве инструмента регулирования производством и потреблением общественных благ – создание необходимых методологических и организационно-правовых условий [18].

Сегодня результат деятельности библиотек рассматривается в количественном выражении (сколько читателей, посещений, книговыдач). А комплектование, сохранение культурного наследия, исследовательская деятельность остались за рамками финансирования. Все эти проблемы мог бы решить государственный стандарт библиотечного обслуживания и нормативы расходов на его реализацию, которые должны быть утверждены на федеральном уровне, поскольку речь идет о конституционных гарантиях прав граждан [50].

Таким образом, можно сделать вывод, что формирование муниципального заказа может стать тем инструментом, который будет способствовать более эффективной  реализации  местной политики в области библиотечного дела,  так  как предоставляет возможность более конкретного выбора приоритетов библиотечного обслуживания, совершенствования отношений между библиотекой и органом власти на договорной основе, постепенного выстраивания номенклатуры услуг, упорядочения их качественных и количественных характеристик, а также оценки результатов деятельности [16; 45].

Муниципальные задания для библиотек должны опираться на стратегию развития библиотечного дела региона, на государственный стандарт библиотечного обслуживания, которые сегодня, к сожалению, отсутствуют.

---

1 2