1 2
ГЛАВА 1.СУЩНОСТЬ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУДОВ
1. Понятие и содержание организационного обеспечения деятельности судов.
Судебная система – это институт, который действует как окончательный арбитр в применении норм права, обеспечивая их эффективность и исполнимость в правовой системе. Большая часть гражданских споров, рассматриваемых в суде, — это споры между частными лицами. Поэтому судебные системы играет особую роль при защите основных прав человек, и именно судебная система должна гарантировать, что нормы права будут служить своей основной общественной цели , защите прав и интересов личности. В связи с этим наиболее важным фактором, оказывающим влияние на надлежащие отправление правосудия, является институт независимости судебной системы. Например, статья 33 закона о судебной системе, устанавливается обязанность государства в полной мере финансировать суды, в ней в частности говорится: Финансирование судов должно обеспечивать возможность полного и независимого осуществления правосудия в соответствии с федеральным законом . Но к сожалению на деле, особенно в середине 90-х, говорить о полном финансовом обеспечении судов не приходилось, в последние годы ситуация постепенно начала выправляться. Организационное обеспечение деятельности судов – одна из основных направлений право охранительной деятельности, от которой в немалой степени и зависит институт независимости судебной системы.
В наши дни под ней принято понимать осуществление мер по созданию условий, необходимых для судебной деятельности, ее кадровому, организацио-нному и ресурсному обеспечению. В этом составе организационного обеспече-ния стоит осуществить следующие задачи:
— разработка и внесение в соответствующие органы государственной власти предложений по вопросам организации судов;
— разработка и внесение предложений по вопросам увеличения или сокращения штатной численности судей;
— подбор кандидатов в судьи и проверка их профессиональных, деловых и нравственных качеств;
— обеспечение деятельности экзаменационных комиссий, которые проверяют уровень правовых знаний у претендентов на должности судей;
— дача заключений о пригодности или непригодности претендентов в судьи;
— организация выборов или назначения народных заседателей, составления и обновления списков присяжных заседателей, отбора арбитражных заседателей;
— контролируют законность избрания, назначения или отбора таких заседателей;
— организация регулярного повышения квалификации судей и иных работников суда;
— дача заключений и предоставление необходимой информации по всем вопросам, рассматриваемым квалификационными коллегиями в отношении судей;
— материально-техническое обеспечение судов и создание надлежащих условий для их деятельности;
— содействие судам в осуществлении мер по реальному исполнению принимаемых ими решений;
— организация и ведение судебной статистики;
— оснащение судов правовой информацией, необходимой для осуществления правосудия и иной судебной деятельности;
изучение деятельности судов в отдельных больших регионов или в целом по стране, конкретных направлений, разработка и внесение предложений по ее развитию и совершенствованию;
— разработка международных договоров о правовой помощи, содействие судам в выполнении этих договоров;
— организация научных исследований по правовым проблемам, в том числе и проблемам организации а так же деятельности судов, их совершенство-вания;
— изучение зарубежного опыта в данной сфере и выработка предложений по использованию его рациональных проявлений в отечественной законода-тельной и правоприменительной практике, в том числе и судебной.
Суть даннoй функции сoстоит во всeмерном оказании содействия судам в надлежащем осуществлении ими своих полномочий, которыми они наделены как органы судебной власти, особенно полномочий по отправлению правосудия. Ее реализация несовместима с попытками подменять суды, заменять их или командовать ими, подчинять каким то государственным органам законодатель-ной (представительной) или исполнительной властей, органам местного само-управления, коммерческим структурам, ставить в зависимость от произвольно-го усмотрения тех или иных должностных лиц, даже самых главных.
Она несовместима с безграничным диктатом в сфере правосудия, также каких бы то ни было судебных инстанций, включая самых высоких, а равно руководителей этих инстанций. Вышестоящие судебные инстанции вправе проверять законность и обоснованность приговоров и иных решений судов, разбирающих гражданские и уголовные дела, к примеру, по первой инстанции. Однако делать это они могут лишь в тех пределах, которые установлены законом. Возьмем в пример вышестоящий суд, отменяя приговор и направляя дело на новое рассмотрение в нижестоящий суд, не вправе предписать ему, какую меру наказания он должен определить после повторного рассмотрения дела и признания вновь подсудимого виновным в совершении преступления. Если такое предписание все же будет дано, то оно не должно исполняться.
Таким образом, выполнение названных а так же некоторых других задач, охватываемых функцией организационного обеспечения деятельности судов, в соответствии с однозначными требованиями закона ни в коем случае не должно осуществляться в ущерб принципу самостоятельности судов, независимости и подчинения только закону судей и участвующих в отправлении правосудия представителей народа.
2. Основные Правила работы архивов организаций ,виды архивов и их основные функции и задачи
— Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, который определяет их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино, фото, и видеодокументы а так же аудиовизуальные, научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими докумен-тами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами которые регламентируются соответствующими правилами.
В зависимости от полномочия и функций организации могут создаваться следующие виды архивов:
— центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, которые хранят документы аппарата органа власти, документы организаций непринужденного подчинения и других организаций, которые включены в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
— объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанные системой соподчиненности или похожих по профилю деятельности;
— архив организации, хранящий документы только конкретной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, который подлежит хранению в архиве, могут создаваться:
— архив управленческой документации;
— научно-технический архив;
— аудиовизуальный архив;
— архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создавать как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе организации архива.
Основными задачами архива организации являются:
— комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
— учет и обеспечение сохранности документов;
— создание научно-справочного аппарата к документам архива;
— использование хранящихся в архиве документов;
Подготовка и передача документов, которые относятся к Архивному фонду Российской Федерации, на стабильное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, которая осуществлят временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, которые заключенны ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки организаций и структурных подразделений организаций — источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
— учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов , создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
— организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе и социально-правовым запросам граждан, ведется учет и анализ использования;
— проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
— осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
— организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
— оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
— участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
— участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), они обеспечивают их учет, сохранность, использование и отбор, а также передачу и подготовку на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников после комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и пр.), должны быть подтверждены документами для обеспечения аутентичности ЭД.
3. Управление архивным делом в суде
Управление архивным делом осуществление уполномоченными субъек-тами организационно-управленческих мероприятий и их решений, которые направленны на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, правильного и полного комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся входе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства.
Управление архивным делом в суде обрисовываться непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, контроля информации, хранения, выработки и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.
На федеральном уровне органами, осуществляющими управление архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры Российской Федерации Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановление Правительства РФ от 20июля 2011г.№590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела. Министерство культуры Российской Федерации осуществляет координирование и выполняют контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство (Росархив) согласно Положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 № 293, является федеральным органом исполни-тельной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и утверждает:
- правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;
- правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
- правила делопроизводства в государственных органах;
- типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;
- примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;
- перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в научно технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения;
- перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня-совместно с Центральным банком Российской Федерации;
- примерное положение о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве организации;
- типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии организации;
- примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации;
- порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
- порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
- типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
Управление архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется.
Установление процессуального порядка аудио, видео протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного, электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует разработки новых подходов введении архивного дела при передаче документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.
4. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях
Обеспечение сохранности документов суда возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела суда с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.
Дела помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность. Документы структурного подразделения могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование работникам Инспекции. Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными для работников структурных подразделений Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. Запрещается брать документы из дел структурного подразделения суда без уведомления начальника структурного подразделения и председателя суда . Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя председателя суда и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников. На выданное по служебной необходимости дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль.
Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.)
Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя архива суда и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические , ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом архива суда. Акт об изъятии документов хранится в деле. При необходимости передачи в сторонние организации документов, полученных по электронной почте и подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее: уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП; в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению председателя суда.
Таким образом, всем организациям, учреждениям , физическим лицам выдаются архивные справки только на основании их письменного запроса с резолюцией председателя суда (судьи).
5. Планирование и контроль работы архивов судов
Отношения в рамках государственной гражданской службы предполагают существование механизма планирования личного исполнения работниками архивов судов своих должностных обязанностей. Высокий уровень личного планирования позволяет достигать наиболее эффективных результатов работы. С другой стороны, планирование ведения архивного делопроизводства со стороны уполномоченных субъектов (начальников структурных подразделений судов, председателей судов, начальников управлений Судебного департамента в субъектах РФ и т.д.) является обязательным элементом организационно-правовой деятельности в судах. Планирование работы архива суда — процесс, позволяющий оптимально распределить кадровые и материальные ресурсы суда в целях обеспечения комплектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием и комплексом документов информационно-методического обеспечения.
Планирование работы архива — это вид судебной деятельности, который ориентирован на выработку задач надлежащего функционирования архива суда и совершенствования архивного делопроизводства с перспективой на будущее. На основе выработанных целей и задач осуществляется выработка программы действий (проектирование организации работы архива), определение исполнителей тех или иных видов работ, с конкретизацией данных моментов в форме приказов (распоряжений) председателей судов. Обобщенные итоги (результаты) осуществленного текущего планирования становятся доступны источниками информации для судей, работников аппаратов судов посредством составления соответствующих справок, таблиц сравнительно-аналитического характера, а также собраний (совещаний). Таким образом, планирование работы архива теряет свою эффективность в условиях отсутствия контроля.
С учетом различных подходов к организации контроля, используемым формам и видам контроля выделяются следующие виды контроля организации и осуществления работы архивов судов:
— контроль исполнения ответственными работниками аппаратов
судов конкретизированных виз-указаний (подготовки проектов
ответов на запросы граждан и организаций, исполнение приказов председателей суда и т.п.);
— контроль организации взаимодействия архива и иных структурных подразделений суда по ведению архивного делопроизводства и подготовке к передаче судебных дел (материалов, нарядов) к архивному хранению;
— контроль соблюдения нормативных правовых актов, методических рекомендаций, информационных писем в процессе ведения архивного делопроизводства.
Контроль соблюдения законодательства в архивном деле — деятельность уполномоченных органов, в пределах своей компетенции, по осуществлению проверки за правильным применением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
В соответствии с законодательством РФ, контроль соблюдения законодательства об архивном деле в РФ осуществляется на федеральном, региональном и муниципальном уровне (ст. 16 Закона «Об архивном деле в РФ»). На федеральном уровне функцию контроля соблюдения законодательства об архивном деле осуществляет Министерство культуры РФ. В центральном аппарате Министерства культуры РФ полномочия по государственному контролю и надзору за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляются Департаментом государственного контроля и надзора в сфере культурного наследия.
Федеральное архивное агентство (Росархив) также осуществляет контроль соблюдения законодательства об архивном деле. Эту функцию Росархив осуществляет непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами государственной власти, иными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления посредством проведения проверок:
— правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
— правил делопроизводства в государственных органах; порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
— использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах. На региональном уровне органами, осуществляющими контроль соблюдения законодательства об архивном деле, являются органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. В целях реализации этой функции отдел государственного контроля
в сфере архивного дела использует следующие административные процедуры:
— составляет ежегодные планы проверок, издает распоряжения о проведении плановых и внеплановых проверок;
— направление уведомления о проведении проверки;
— проводит плановые и внеплановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
— составляет акты проверки;
— принимает меры в случае выявления нарушений;
— осуществляет контроль за устранением выявленных нарушений.
В судах контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и исполнения Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Федеральное архивное агентство и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.
Непосредственный текущий контроль ведения делопроизводства в архиве суда осуществляется начальником отдела делопроизводства, общего отдела либо иного структурного подразделения суда, в состав которого входит архив, согласно установленной структуре суда и организационно-штатному расписанию. Одной из форм контроля работы архива суда является проверка, которая является обязательным внутренним направлением деятельности суда.
Проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объектов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требованиям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания практической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Организация проверок в архиве суда осуществляется в плановом порядке. В соответствии с планом работы в архиве суда осуществляются целевые проверки различных направлений его деятельности. Проверки могут преследовать различные цели, например:
— установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учёте документов;
— выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
— выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической профилактической обработки; выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители, контроль физического и технического состояния единиц хранения, проверка на наличие вредоносных компьютерных программ. Проверки проводятся в сроки, установленные председателем суда (судебной коллегии).
Кроме плановых проверок в архиве суда, проводятся и единовременные (обязательные) проверки наличия и состояния документов (п. 11.3 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования):
- после перемещения единиц хранения в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) единиц хранения или доступ в помещение архива посторонних лиц;
- при смене председателя суда или лица, ответственного за ведение архива;
- при ликвидации суда.
Проверка наличия и состояния дел (нарядов) в архиве суда производится в целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве. Такие проверки проводятся комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегией) или его заместителем, с участием представителей управления Судебного департамента в субъекте РФ. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки. Запись подписывается проводившими проверку работниками с указания их должностей.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описи дел, утвержденных государственным архивом.По итогам каждой поверки составляется справка, в которой фиксируется состояние архива суда и текущие особенности его комплектования, намечаются меры по устранению недостатков и улучшению качества работы. До начала непосредственных действий, связанных с проверкой, в ходе планирования изучаются акты по итогам предыдущих проверок архива суда, исследуются описи дел и иные учётные документы. При проведении проверок ведения архивного дела необходимо сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с имеющимися указателями.
В ходе её проведения обнаруженные неправильно размещённые единицы хранения должны быть помещены в места их надлежащего хранения. При этом в случае обнаружения документов, заражённых плесенью или другими биологическими вредителями, необходимо осуществить их изоляцию и обработку. Если в ходе осуществляемого контроля документов на электронных носителях выясняется, что на момент проведения проверки изменилась программно-аппаратная среда, в формате которой существовали данные электронные документы, осуществляется их перезапись в соответствии с новыми форматами. При этом должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся на электронных носителях. С целью организации и контроля проведения работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан перспективный план оцифровки, включающий названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках имеющейся архивной коллекции. Такие планы могут корректироваться исходя из возникающих обстоятельств и событий, а состав документов, подлежащих оцифровке, может быть изменён.
При годовом планировании работ по оцифровке в планируемые показатели включаются графы:
— Наименования и номера фондов, коллекций, номера описей, единиц хранения;
— Количество документов, подлежащих оцифровке;
— Объём единиц хранения;
— Формат документов;
— Отметка о выполнении (дата оцифровки, № и дата акта о передаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя);
— Шифры хранения электронных мастер-копий;
— Шифры хранения электронных рабочих копий.
Ведение перспективного плана и ежегодных перечней фондов, подлежащих оцифровке, допускается в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.
1 2