1 2
ГЛАВА 2. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ СУДА
1.Органы, осуществляющие организационное и материально-техническое обеспечение деятельности судов
В наши дни вопрос о том, как следовало бы организовать осуществление рассматриваемой правоохранительной функции, решается неоднозначно. Различия обусловлены прежде всего тем, что судебная система Российской Федерации, как отмечено выше, в последние годы значительно усложнилась. В ее составе появились подсистемы (ветви) судов, которых раньше не было — Конституционный Суд РФ, военные суды и арбитражные суды. Кроме того, уже начался и идет процесс формирования судов субъектов РФ.В значительной мере в силу этого обстоятельства и ряда других причин организационное обеспечение деятельности судов оказалось вверенным не какой-то одной системе органов (до 1997 г. это были преимущественно Министерство юстиции РФ и его местные органы), а разным — в зависимости от того, об обеспечении каких судов идет речь. Такой подход закреплен в ст. 30 Закона о судебной системе («Обеспечение деятельности судов»).
Организационное обеспечение деятельности Конституционного Суда РФ, как отмечено в ст. 7 Закона об этом Суде, является исключительно его «внутренним делом». Как говорится в этой статье, данный суд «независим в организационном, финансовом и материально-техническом отношениях от любых других органов». Он «самостоятельно и независимо осуществляет информационное и кадровое обеспечение своей деятельности».
«Какое бы то ни было,— говорится в ч. 4 названной статьи Закона,— ограничение правовых, организационных, финансовых, информационных, материально-технических, кадровых и других условий деятельности Конституционного Суда Российской Федерации, установленных настоящим Федеральным конституционным законом, не допускается».
Непосредственно организационным обеспечением деятельности Конституционного Суда РФ призваны заниматься главным образом его Председатель, заместитель Председателя, судья-секретарь, работники Секретариата и других вспомогательных подразделений, компетенция которых в общих чертах описана выше. Вместе с тем некоторые важные функции, связанные с организационным обеспечением деятельности Конституционного Суда РФ, реально выполняются и другими государственными органами.
Среди них следовало бы назвать прежде всего Президента РФ, который своими указами наполняет конкретным содержанием положения об обеспечении материальных гарантий независимости судей Конституционного Суда РФ и его деятельности в целом. Например, он установил размеры заработной платы судей и других их доходов (материальной помощи, выдаваемой судье при предоставлении очередного отпуска, надбавок к зарплате за выслугу лет, наличие ученой степени и звания, знание иностранных языков, компенсаций за продуктовый паек, не полученный в натуральном виде, неподотчетных денег на представительские расходы и т. д.), льготы по оплате коммунальных услуг по месту жительства судей и членов их семей (электроэнергия, теплоснабжение, телефон, газ и т. п.), порядок улучшения жилищных условий судей и приватизации предоставляемого им жилья, бесплатный проезд на всех видах транспорта (кроме такси) по всей территории Российской Федерации, обеспечение каждого судьи служебным автомобилем, выплату единовременного пособия семье умершего (погибшего) члена Конституционного Суда РФ в размере годового денежного содержания и т. д.
Участвует в организационном обеспечении деятельности Консти-туционного Суда РФ и Администрация Президента РФ. Пункт 8 Указа Президента РФ «Об обеспечении деятельности Конституционного Суда Российской Федерации и о предоставлении государственных социальных гарантий судьям Конституционного Суда Российской Федерации и членам их семей» от 7 февраля 2000 г. № 306 предусматривает, к примеру, следующее:
«Управлению делами Президента Российской Федерации:
а) обеспечивать медицинское, санаторно-курортное и социально- бытовое обслуживание:
Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, судей Конституционного Суда Российской Федерации, в том числе пребывающих в отставке или на пенсии, и членов их семей, в том числе членов семей умерших (погибших) судей Конституционного Суда Российской Федерации, в порядке и на условиях, установленных соответственно для Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей и членов их семей; федеральных государственных служащих аппарата Конституционного Суда Российской Федерации и членов их семей в порядке и на условиях, установленных соответственно для федеральных государственных служащих Аппарата Правительства Российской Федерации и членов их семей;
б) обеспечить прикрепление комбината питания Конституционного Суда Российской Федерации к подсобным хозяйствам, подведомственным Управлению делами Президента Российской Федерации. Медицинское обслуживание членов семей умерших (погибших) судей Конституционного Суда Российской Федерации производится в тех же лечебных учреждениях, в которых они состояли на обслуживании». Вносит свой вклад в организационное обеспечение деятельности Конституционного Суда РФ и Правительство РФ. Например, оно своим постановлением от 27 апреля 1995 г. № 425 утвердило Положение о порядке назначения и выплаты ежемесячного пожизненного содержания судьям Конституционного Суда Российской Федерации, пребывающим в отставке.
Почти в автономном режиме осуществляется также организационное обеспечение деятельности всей системы (подсистемы) арбитражных судов. Здесь решающая роль отведена Высшему Арбитражному Суду РФ, в частности, его Председателю, заместителям Председателя, аппарату этого Суда.
Высший Арбитражный Суд РФ производит подбор и подготовку кандидатов в судьи, организует работу по повышению квалификации судей и работников аппаратов арбитражных судов, осуществляет финансирование арбитражных судов, обеспечивает контроль за расходованием финансовых средств, выделяемых арбитражным судам (см. ч. 2 ст. 44 Закона об арбитражных судах). Непосредственно такая деятельность, деятельность по учету и систематизации нормативных актов, используемых арбитражными судами, по ведению и обобщению статистических данных и по выполнению других организационных функций — дело работников соответствующих специализированных подразделений аппарата Высшего Арбитражного Суда РФ, которые действуют под общим руководством Председателя Суда либо по его поручению — заместителей Председателя.
Решение некоторых важных вопросов организационного характера возложено на Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ (к примеру, он утверждает, как отмечено выше, места постоянного пребывания арбитражных кассационных и апелляционных судов; утверждает членов президиумов нижестоящих арбитражных судов; утверждает списки арбитражных заседателей. Естественно, от выполнения функции организационного обеспе-чения не отстранены руководители других арбитражных судов и существующие в них президиумы, а равно вспомогательные аппараты. Определенную роль в этом деле играет и упомянутый выше Совет председателей арбитражных судов — совещательный орган, уполномоченный давать рекомендации по вопросам «организационной, кадровой и финансовой деятельности арбитражных судов» (ч. 2 ст. 22 Закона об арбитражных судах). Для реализации решений, принятых Советом, Председатель Высшего Арбитражного Суда РФ издает приказы и распоряжения. Контроль за их выполнением осуществляется Организационно-контрольным управлением Высшего Арбитражного Суда РФ.
Участвуют в определенных рамках в организационном обеспечении деятельности арбитражных судов и исполнительные органы, в том числе органы местной администрации субъектов РФ. В соответствии с ч. 3 и 4 ст. 44 Закона об арбитражных судах на них возлагается многое:
Материально-техническое снабжение и обеспечение служебными помещениями арбитражных судов в Российской Федерации, а также медицинское, жилищное и социально-бытовое обслуживание судей и работников аппаратов арбитражных судов осуществляются соответствующим органом исполнительной власти по месту нахождения арбитражного суда за счет средств федерального бюджета».
Несколько иначе строится организационное обеспечение деятельности судов общей юрисдикции. Этих судов значительно больше, чем арбитражных: если последних насчитывается чуть свыше 90, то количество первых исчисляется тысячами. Разумеется, обеспечивать организационно деятельность такого количества судебных учреждений — задача намного более сложная. Ее успешное выполнение требует соответственно большего специализированного аппарата, который был бы в состоянии заниматься повседневно и в полном объеме непростой в наше время работой, связанной с добыванием финансовых средств для своевременной выплаты судьям и другим судебным работникам заработной платы, с обеспечением судов необходимыми служебными помещениями, в том числе организацией их строительства и ремонта, оргтехникой (компьютеры, копировальные устройства, пишущие машинки и многое другое), транспортом, средствами связи, а также заниматься организацией и содержанием учебных заведений по повышению квалификации судей и работников аппаратов судов, поддержанием в контрольном состоянии, размножением, закупкой или рассылкой законодательства и иных правовых актов, необходимых для нормальной деятельности судов, и т.д.
Поручать всю такую работу в системе (подсистеме) судов общей юрисдикции, по аналогии с арбитражными судами, Верховному Суду РФ — значит идти на существенное расширение вспомогательного аппарата этого суда, а главное — на увеличение объема работы, свойственной не судебному учреждению, а учреждению исполнительной власти. Верховный Суд РФ — высшая судебная инстанция, главные задачи которой, как отмечено выше, заключаются в отправлении правосудия и обеспечении надлежащей судебной практики судов общей юрисдикции в целом. Возложение на него каких-то других трудоемких обязанностей способно лишь создать совершенно не нужные данному суду сложности и отвлечь его от главного.
Данное обстоятельство — одна из основных причин того, что до 1997 г. значительная часть работы по организационному обеспечению деятельности судов общей юрисдикции выполнялась Министерством юстиции РФ, его органами и учреждениями (в какой-то части такая работа все еще выполняется этим Министерством и его органами и в наши дни).Вместе с тем негативные факторы, сопутствовавшие сотрудничеству (взаимодействию) судов общей юрисдикции и органов юстиции, привели, как отмечено выше, к принятию в законодательном порядке решения о создании нового органа — Судебного департамента при Верховном Суде РФ (далее — Судебный департамент).
2. Понятие оперативного хранения документов
Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структу-рных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» испо-льзуются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы. Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.
3.Оформление судебных дел, производств документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда
Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).
Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии). Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства. Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.
-Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
-погашения судимости;
-вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п.2.8 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются:
-обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
-вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;
-вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;
-вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
-вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям. В случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя о окончании исполнительного производства.
4. Современные средства оперативного хранения документов
Документы из бумаги хранятся в лотках на рабочих столах. Архивные коробки предназначены как для оперативного, так и для длительного хранения документов. Офис сшивка предназначается, как правило, для неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением в лотки.
Папка на резинках, позволяет быстро найти нужный документ. Архивная папка с завязками, позволяет быстро увидеть все документы во время открытия. Оперативное хранение документов, как правило, происходит с помощью архивных коробок, архивных папок и папок на резинках. Документы максимально защищены и максимально оптимизированы.
Электронные документы и документы на носителях обычно хранятся на дискетах, флэш картах и других носителях. Также для таких документов существует специальная служба хранения. На каждый носитель заводится учетная карточка куда вносятся: код документа, регистрационный номер, краткое содержание, дата создания, срок хранения, код регистрации, вид носителя, место хранения и другое. Выдача электронных документов осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях. Документы для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».
Обработка включает:
-Проведение экспертизы и практической ценности документов, оформление дел;
-Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
При изменении наименования фирмы в течение года на обложке дела подписывается новое название, прежнее заключается в скобки. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются в верхнем правом углу простым карандашом, не задевая текста документа. Готовый документ нумеруется как один лист. В конце делается заверительная надпись по установленной форме.
5. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях суда
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования. Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.
Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».
Обработка дел для хранения включает:
— проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
— составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.
При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).
Заголовок дела переносится из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
— название предприятия (автор документа);
— название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);
— краткое содержание документа дела;
— название местности, с которой связано содержание документа дела;
— дата (период), к которому относятся документы дела;
— указание на количество копий документов дела.
Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Правоотношения, которые формируются в современном архивном деле в судах судебной системы Российской Федерации, носят межотраслевой, универсальный характер. Специфика реализации архивного дела в судах судебной системы Российской Федерации заключается в аккумулировании положений конституционного права Российской Федерации, законодательства о судебной деятельности и государственной гражданской службе, информационно-методической базы в сфере документационного управления документами и архивоведения. В этой связи требования к уровню организации архивного дела достаточно высоки и имеют тенденцию к своему дальнейшему совершенствованию в условиях информатизации и автоматизации ведения судебного делопроизводства, а также надлежащего исполнения обязанности обеспечения доступа граждан к информации о деятельности судов.
В последние годы особую актуальность приобретает задача перевода в электронный вид архивных судебных дел и обеспечения их хранения в электронном виде. Совет судей Российской Федерации в постановлении от 14 апреля 2016 г. №508 определил в качестве приоритетной задачи создание объединённых архивов судов в субъектах Российской Федерации, что позволит решить проблему хранения судебных дел и их передачи на государственное хранение. С этой целью Судебному департаменту при Верховном Суде РФ предложено создать межведомственную рабочую группу с включением в её состав представителей Министерства финансов Российской Федерации, Министерства культуры Российской Федерации, Росархива, федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и Судебного департамента. С созданием объединённых архивов в субъектах Российской Федерации архивное дело получит своё дальнейшее развитие. Обеспечение надлежащего документооборота в архиве суда, соблюдения порядка отбора на хранение в архив документов, их комплектования, учета и использования ,
важнейшая задача специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда. Работники аппарата суда, ответственные за ведение архива, организуют работу архива и несут персональную ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничто-жение документов, нарушение установленного порядка выдачи судебных дел и документов, ненадлежащее оформление выдаваемых судом копий судебных актов, подготовку сопроводительных писем и ответов на запросы.
Таким образом, обеспечение надлежащего документооборота в архиве суда, соблюдения порядка отбора на хранение в архив документов, их комплектования, учета и использования — важнейшая задача специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда. Работники аппарата суда, ответственные за ведение архива, организуют работу архива и несут персональную ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, нарушение установленного порядка выдачи судебных дел и документов, ненадлежащее оформление выдаваемых судом копий судебных актов, подготовку сопроводительных писем и ответов на запросы. Изучение архивного дела в судах является одной из важных дисциплин, относящейся к вопросам функционирования аппарата судов.
1 2