Организация деятельности государственных и муниципальных архивов. Часть 2.

Страницы:   1   2   3   4

---

1.2. Основные направления работы государственных и муниципальных архивов

 

Направления деятельности государственных и муниципальных архивов фактически заложены в самом определении понятия «архивное дело» — комплектование, хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Состав документов, поступающих на хранение, и состав источников комплектования архива определяется профилем его комплектования, и обуславливает особенности работы архива. На федеральном уровне действуют такие государственные архивы, как: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ), Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в г. Самаре, Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ). На уровне субъектов Российской Федерации количество и состав государственных архивов имеет отличия. В ряде областей функционирует один государственный архив, например, в Амурской, Архангельской, Белгородской, Владимирской, Ивановской, Калининградской, Ленинградской, Магаданской, Новосибирской, Омской, Орловской, Пензенской, Рязанской, Тульской, Челябинской областях. В Ярославской и Брянской областях создан один государственный архив, но имеющий в структуре несколько филиалов, в том числе, центр документации новейшей истории, а также центр документов по личному составу. По два государственных архива созданы в Астраханской, Костромской, Московской, Мурманской, Оренбургской, Сахалинской, Смоленской, Тамбовской, Тверской, Томской, Ульяновской областях. В большинстве – это государственный областной архив и архив новейшей истории (созданный на базе бывшего партийного архива). По три государственных архива действует в Волгоградской, Воронежской, Иркутской, Калужской, Курской, Липецкой, Новгородской областях. За исключением последней – это государственные областные архивы, архивы общественно-политической (новейшей) истории, документов по личному составу. В Саратовской области также действует три государственных архива: «Государственный архив Саратовской области», «Государственный архив новейшей истории Саратовской области», «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе». Таким образом, отдельного архива документов по личному составу в Саратовской области нет. Вместе с тем, в связи с необходимостью осуществления приема документов по личному составу ликвидированных организаций, фактически эта задача реализуется «Государственным архивом новейшей истории Саратовской области». Четыре и более государственных архивов, в том числе архивы документов по личному составу, общественно-политической истории и другие, создано в Вологодской, Кемеровской, Ростовской, Кировской, Курганской, Самарской, Тюменской, Нижегородской, Псковской, Свердловской областях.

Сведения о составе государственных архивов в Российской Федерации по состоянию на 1 января 2015 года можно представить в таблице:

Таблица 2. Состав государственных архивов субъектов Российской Федерации

 

В соответствии с требованиями законодательства количество муниципальных архивов соответствует количеству муниципальных районов и городских округов, созданных на территории субъекта Российской Федерации. В связи с тем, что в законодательстве не конкретизировано требование о том, что муниципальный архив должен иметь самостоятельный статус, в настоящее время имеет место тенденция лишения муниципальных архивов самостоятельности, и включения их в структуру других подразделений администраций или муниципальные учреждения. Например, в Питерском муниципальном районе Саратовской области сектор по делам архивов ликвидирован в структуре администрации, а задачи муниципального архива возложены на одного человека – специалиста 1 категории по делам архива, находящегося в непосредственном подчинении управляющего делами администрации муниципального района. В Краснопартизанском муниципальном районе Саратовской области сектор по делам архивов также ликвидирован, и включен в состав управления делопроизводства, архива и обращений граждан. В г. Балашове Саратовской области архивный отдел включен в структуру муниципального казенного учреждения «Административно-хозяйственное управление Балашовского муниципального района». Аналогичная ситуация в г. Балаково Саратовской области, где архивный отдел включен в структуру муниципального казенного учреждения «Управление по транспортно-хозяйственному обеспечению, работе с населением, делопроизводству и архивному делу» Балаковского муниципального района.

В Саратовской области муниципальные архивы, входящие в структуру администраций муниципальных образований области представлены: архивным отделом (муниципальное образование «Город Саратов», Аркадакский, Калининский, Перелюбский, Петровский, Пугачевский муниципальные районы), архивным сектором (Екатериновский, Красноармейский, Советский муниципальные районы), сектором по делам архивов (Александрово-Гайский, Аткарский, Базарно-Карабулакский, Балтайский, Воскресенский, Дергачевский, Духовницкий, Ершовский, Краснокутский, Лысогорский, Озинский, Ровенский, Романовский, Ртищевский, Самойловский, Саратовский, Федоровский муниципальные районы), отделом по делам архивов (Ивантеевский, Марксовский муниципальные районы), сектором по архивной работе (Новобурасский муниципальный район). Помимо Балаково и Балашова муниципальные архивы функционируют как самостоятельные муниципальные учреждения в Вольском, Новоузенском, Татищевском, Турковском, Хвалынском, Энгельсском муниципальных районах. Аналогичная ситуация в отношении названия муниципальных архивов наблюдается во многих регионах, например, в Удмуртской республике, где муниципальные архивы представлены архивными отделами, архивными секторами, управлениями по делам архивов администраций муниципальных образований. В Пензенской области муниципальные архивы в основном также представлены архивными отделами и секторами в структуре администраций муниципальных образований, за исключением Кузнецкого городского архива, являющегося муниципальным учреждением, а также двух муниципальных районов, в которых муниципальные архивы в структуре администрации отсутствуют, а руководство архивами осуществляется главными специалистами администраций. Отделы муниципального архива, архивный отдел, муниципальный архив администрации, архивная служба города Саранск созданы в структуре администраций муниципальных образований Республики Мордовия. Также в Республике функционирует 16 муниципальных архивных учреждений, что составляет 41 % от общего числа муниципальных архивов Республики.

В некоторых субъектах Российской Федерации, организационная форма муниципальных архивов более однородная. Например, в Самарской области все муниципальные архивы входят в структуру администраций муниципальных образований и имеют название «архивный отдел», за исключением Управления по делам архивов мэрии городского округа Тольятти.

В соответствии со статистическими данными Федерального архивного агентства по состоянию на 1 января 2015 года, всего в Российской Федерации действует 2021 структурных подразделений органов местного самоуправления, осуществляющих функции в области архивного дела. Из них 1736 реализует полномочия только в области архивного дела, 285 реализует полномочия также в иных областях государственного (муниципального) управления, 1930 выполняет также функции муниципального архива.

Сведения о составе муниципальных архивных учреждений в Российской Федерации по состоянию на 1 января 2015 года можно представить в таблице:

Таблица 3. Состав муниципальных архивных учреждений в Российской Федерации

 

Несмотря на отличия в статусе, организационных формах, составе документов и источников комплектования и других, требования к государственным и муниципальным архивам идентичны. Это оправдано тем, что и государственные, и муниципальные архивы осуществляют хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Вместе с тем, эффективность реализации архивами нормативных требований различна: как в разных регионах, так и в разных архивах. Одним из основных факторов в данном отношении является возможности учредителя и учреждения в вопросах материально-технического и кадрового обеспечения (как в отношении штатной численности, так и в отношении квалификационного уровня). При этом, если государственные архивы, являющиеся самостоятельными бюджетными или казенными учреждениями, наделены правом осуществлять приносящую доход деятельность, то муниципальные архивы, входящие в состав администраций муниципальных образований, не могут предоставлять платные услуги, в результате чего финансирование их деятельности ограничено возможностями муниципального бюджета, включая объемы фонда оплаты труда.

Таким образом, эффективность реализации государственным или муниципальным архивом своих функций напрямую зависит от:

финансовых возможностей, определяющих: возможность обеспечения нормативных условий хранения документов (оборудования архива в соответствии с нормативными требованиями, предъявляемыми к обеспечению светового, температурно-влажностного, охранного, санитарно-гигиенического режима, пожарной безопасности, оборудование средствами хранения, в том числе способствующими оптимальному использованию имеющихся площадей архивохранилищ, оснащение архивов оборудованием, обеспечивающим возможность создания страхового фонда и фонда пользования, улучшения физического состояния документов, включая их реставрацию и т.д.), возможность и перспективы приема документов на хранение (наличие достаточных площадей архивохранилищ), интенсивность и формы использования архивных документов (доступность научно-справочного аппарата и фонда пользования в электронном виде в сети Интернет (организации электронного читального зала), создания поисковых систем и баз данных для сотрудников архива, возможность публикации сборников архивных документов) и др.;

количества и компетенции сотрудников архива, поскольку даже при наличии соответствующей материально-технической базы архива недостаточность кадрового состава может обусловить невозможность реализовать все работы в полном объеме, а недостаточность квалификационного уровня не позволит обеспечить их необходимый качественный уровень (например, при проведении работ по реставрации документов, публикации документов и т.д.).

Планирование работы государственных и муниципальных архивов является основой их деятельности в соответствии с задачами перспективного развития архивной отрасли и возможностями конкретного архива. Направления развития архивной отрасли в Российской Федерации в целом определяются Концепцией развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, проект которой подготовлен Федеральным архивным агентством на основании Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года, государственными программами Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)», «Развитие культуры и туризма (2013–2020 годы)», федеральной целевой программой «Культура России (2012–2018 годы)». В соответствии с определенными ориентирами Федеральное архивное агентство ежегодно направляет в субъекты Российской Федерации письма, содержащие рекомендации по планированию работы архивных учреждений на очередной год и отчетности за текущий год. Так, в частности, при планировании на 2016 год текущих работ по обеспечению сохранности документов и организации доступа к ним, а также комплектованию и информационному обслуживанию пользователей рекомендовано обратить особое внимание на:

— в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов: соблюдение нормативных требований пожарной безопасности; надежность охранного режима в случаях замены вневедомственной полицейской охраны на другие формы физической защиты зданий и помещений; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения); продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

— в сфере комплектования: организацию внедрения в практику работы архивных учреждений всех уровней и организаций – источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; проведение анализа итогов паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, осуществленной в 2015 году, на предмет проверки качества заполнения паспортов архивов, а также сводных учетных данных и пояснительных записок к ним;

— в сфере использования архивных документов: оказание информационной поддержки подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории, в том числе проводимых под эгидой Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества, а также в рамках реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы»; организацию рассекречивания архивных документов согласно планам соответствующих межведомственных, ведомственных и архивных комиссий, информирование общественности о результатах этой работы, продолжение пополнения в этих целях Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; распространение практики организации электронного взаимодействия с отделениями ПФР и МФЦ;

— в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения: внедрение и расширение применения в деятельности архивных органов и учреждений принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России», а также на официальном сайте www.bus.gov.ru; продолжение оказания организационно-методической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя в их адаптации к новым условиям деятельности; активизацию работы по внедрению «эффективного контракта»; участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов; активизацию взаимодействия с журналами «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста»; рассмотрение итогов участия в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг., и отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России – 2015/16»; участие в XXIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, 18–19 ноября).

Рекомендации Федерального архивного агентства в отношении государственных и муниципальных архивов имеют общий характер, определяющий вектор деятельности архивов и органов управления архивным делом в соответствующий период. Указанные рекомендации конкретизируются уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела при планировании работы государственных архивов и при определении направлений деятельности муниципальных архивов на территории субъекта Российской Федерации.

Помимо этого, состав мероприятий по развитию архивного дела на перспективный период на региональном уровне, их финансовое обеспечение получает закрепление в региональных государственных программах – как самостоятельные (например, Постановление Правительства Удмуртской Республики от 1 июля 2013 года № 273 «Об утверждении государственной программы Удмуртской Республики «Развитие архивного дела на 2013-2015 годы», постановление Правительства Республики Марий Эл от 17 декабря 2012 года № 467 «О государственной программе Республики Марий Эл «Архивное дело в Республике Марий Эл на 2013 -2020 годы»), так и в соответствующих разделах более широких программ (например, подпрограмма «Развитие архивного дела» в государственной программе Пензенской области «Развитие культуры и туризма Пензенской области на 2014-2020 годы, Постановление Правительства Республики Мордовия «Об утверждении государственной программы Республики Мордовия «Развитие культуры и туризма» на 2014 – 2018 годы». В Саратовской области действует подпрограмма «Архивы» государственной программы «Культура Саратовской области до 2020 года», утвержденная постановлением Правительства Саратовской области от 20 ноября 2013 года № 642-П). Программный подход позволяет систематизировать деятельность архивов и ее финансирование. Вместе с тем, во многих случаях состав мероприятий указанных программ не в полной мере отражает рекомендуемый состав мероприятий при ежегодном планировании.

Определение приоритетных направлений и перспектив деятельности государственных и муниципальных архивов осуществляется на основе анализа уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела планово-отчетной документации, а также путем осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле: ведомственного – в отношении государственных архивов; деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления при решении вопросов, относящихся к вопросам местного значения – в отношении муниципальных архивов, входящих в структуру администраций муниципальных образований (на основании статьи 70 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»); деятельности юридических лиц – в отношении муниципальных архивов, являющихся самостоятельными юридическими лицами, а также в отношении организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (на основании Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»). Это позволяет не только обеспечить соблюдение архивного законодательства организациями, образующими документы Архивного фонда Российской Федерации, но и обеспечить контроль деятельности государственных и муниципальных архивов в вопросах их комплектования, включая организацию работы с источниками комплектования.

При этом следует отметить, что ответственность за несоблюдение законодательства об архивном деле не соотносима для организаций и документов разного уровня. Так, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. При этом в отношении отдельных категорий документов установлена значительно более жесткая ответственность. В частности, неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Таким образом, основные направления работы государственных и муниципальных архивов определяются в плановом порядке исходя из перспектив и направлений развития архивной отрасли: на уровне Росархива, уполномоченным органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, конкретного архива. Вместе с тем, состав, характер и объемы выполняемых работ напрямую обуславливаются особенностями архива (статусом, профилем комплектования архива и т.п.), а также его материально-техническими и кадровыми возможностями. При этом нормативные требования к организации работы государственных и муниципальных архивов являются обязательными, независимо от объективных и субъективных факторов. Их нарушения влекут административную ответственность.

 

ГЛАВА 2. РЕАЛИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ

2.1. Характеристика деятельности государственных и муниципальных архивов

 

Работа государственных и муниципальных архивов ориентирована на реализацию задач в сфере комплектования, хранения, учета и использования архивных документов. При этом немаловажными аспектами являются вопросы, связанные с управлением ими, организацией их внутренней работы (планирования, отчетности, организации процессов и т.д.). Впервые данные вопросы были отражены в «Основных правилах работы государственных архивов». В утвержденных в 2007 году «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» они не включены. Во многом это обусловлено систематическими изменениями организационно-правовых основ деятельности юридических лиц. В результате вопросы управления и организации работы получают закрепление на уровне нормативных актов, принимаемых учредителем, или локальных правовых актов.

Государственный архив является самостоятельным юридическим лицом, функции учредителя в отношении которого выполняет уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. В Саратовской области учредителем всех государственных архивов области, в том числе областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области», является управление делами Правительства области, которое наделено соответствующими полномочиями в сфере архивного дела в соответствии с постановлением Правительства Саратовской области от 10 декабря 2009 года № 621-П «Вопросы управления делами Правительства Саратовской области».

Организационная форма муниципальных архивов напрямую определяется их статусом (самостоятельного юридического лица или подразделения в структуре администрации муниципального образования).

Государственные архивы функционируют на основании уставов, в которых определены основные задачи и направления деятельности. Устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утвержден приказом управления делами Правительства области в 2011 году. Принимая во внимание, что государственные архивы созданы для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, данные направления деятельности для государственных архивов являются основными. В частности, предметом деятельности государственных архивов Саратовской области является деятельность, непосредственно направленная на создание оптимальных условий хранения документов, пополнение Архивного фонда Российской Федерации, на информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений. К основным видам деятельности архива относятся: постоянное хранение и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, их реставрация, страховое копирование; хранение страховых копий уникальных и особо ценных документов; выявление, учет и описание особо ценных документов; выявление уникальных документов Архивного фонда и предоставление сведений о них для включения в региональный реестр уникальных документов; проведение в установленном порядке работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну; обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну; проведение совместно с научными учреждениями или самостоятельно научных исследований по архивоведческой и документоведческой проблематике, внедрение их результатов в практику работы; взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования, оказание указанным службам методической и практической помощи, в том числе по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, в повышении профессиональной квалификации работников служб; разработка и внедрение прогрессивных методов работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований и изучения передового отечественного и зарубежного опыта; участие в работе научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа, научно-практических конференций, экспертно-проверочной комиссии и комиссии по подведению итогов проверки наличия документов государственных и муниципальных архивов управления делами Правительства области, межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в государственных архивах Саратовской области; оказание платных услуг юридическим и физическим лицам по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, совершенствованию работы с ними и др.

Основу деятельности государственного архива составляет планирование, позволяющее распределить рабочий ресурс, временные и трудозатраты, определить приоритеты работы на определенный период. Планирование работы государственных архивов осуществляется с учетом нормирования труда на основании планов работы структурных подразделений, составляемых в соответствии с индивидуальным планированием работников. Основными плановыми показателями являются выполняемые объемные показатели по установленным видам работ и услуг. При этом планирование осуществляется по двум основным направлениям: планирование в рамках формирования государственного задания (в отношении выполнения видов работ и услуг, финансирование которых осуществляется за счет средств бюджета субъектов Российской Федерации); планирование в рамках осуществления приносящей доход деятельности.

С 2016 года перечень видов работ и услуг, выполняемых и оказываемых государственными архивами субъектов Российской Федерации, определяется на основании Ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) находящимися в ведении Федерального архивного агентства федеральными государственными учреждениями в качестве основных видов деятельности, а также соответствующего перечня работ и услуг Министерства культуры России. Это связано с проведением унификации, необходимой для формирования «Электронного бюджета». Система «Электронный бюджет» предназначена для обеспечения прозрачности, открытости и подотчётности деятельности государственных органов и органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, а также для повышения качества их финансового менеджмента за счёт формирования единого информационного пространства и применения информационных и телекоммуникационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными (общественными) финансами.

Проведенный сравнительный анализ перечня работ и услуг, предоставляемых и оказываемых государственными архивами, в период до 2016 года и с 2016 года (Приложения 1, 2) позволил установить, что новый ведомственный перечень не предусматривает части видов работ и услуг, подпадающих под функционал государственных архивов в соответствии с действующим законодательством об архивном деле и уставными видами деятельности (проведение семинаров, совещаний, выставок документов, организацию работы с источниками комплектования и подготовки документов к рассмотрению экспертно-проверочной комиссии и др.). Отсутствующие позиции восполнялись ведомственным перечнем Министерства культуры России, в результате чего они имеют условное применение в архивной отрасли, а также содержательным наполнением установленных работ и услуг за счет установления показателей качества и объема работ и услуг, описания работ. Некоторые виды работ (например, организация комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования государственных архивов в рамках организации взаимодействия) в перечень не вошли.

На основании перечня работ и услуг формируется государственное задание, определяющее основные объемные и качественные показатели деятельности государственных архивов на плановый период (на год). Показатели на 2016 года приведены в таблице 4.

Таблица 4. Объемные и качественные показатели деятельности государственных архивов Саратовской области на 2016 год

 

Сравнительный анализ показателей объема выполняемых работ (предоставляемых услуг) по государственным архивам области, приведенных в таблице, позволяет сделать вывод о влиянии двух основных факторов при планировании работы:

— специфика деятельности архива;

— штатная численность.

В отношении специфики деятельности архива необходимо отметить, что наиболее существенное влияние на принятие решения при планировании работы государственного архива на определенный период оказывает состав документов, находящихся на хранении в архивах, а также состав организаций-источников их комплектования.

В советский период российской истории применялось понятие «профиль архива», определяющий как состав документов конкретного архива, так и состав источников его комплектования. В современных сложившихся условиях данное понятие имеет условное применение. В частности, это касается приема документов по личному составу от ликвидированных организаций. В Саратовской области специализированного архива документов по личному составу нет, в связи с чем, данная категория документов принимается на хранение в государственные архивы области, имеющие возможность их размещения. В настоящее время прием документов по личному составу от ликвидированных организаций осуществляют областные государственные учреждения «Государственный архив новейшей истории Саратовской области» (ОГУ ГАНИСО) и «Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе» (ОГУ ГИАНП). При этом наибольшее количество документов по личному составу сконцентрировано в ОГУ ГАНИСО. Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» прием данной категории документов не осуществляет в связи с предельной загруженностью площадей архивохранилищ, а также имеющейся значительной задолженностью по приему документов постоянного срока хранения от организаций-источников его комплектования.

Результатом этого является соответствующее распределение планируемых объемных показателей: наибольшее количество запросов социально-правового характера будет поступать и исполняться ОГУ ГАНИСО, определяя степень загруженности сотрудников выполнением данного вида работ и снижение показателей по другим видам работ, в частности, по исполнению тематических запросов. При этом наибольшее количество тематических запросов планирует исполнить ОГУ ГАСО. Также ОГУ ГАСО запланирован наибольший показатель по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, что обусловлено как востребованностью фондов, находящихся на хранении в указанном архиве (не только для проведения исторических исследований по различным аспектам, но и для генеалогических исследований), так и расширением более чем в два раза читального зала. В отношении видов работ, касающихся научного описания и создания справочно-поисковых средств ОГУ ГАСО запланирован меньший показатель по отношению к другим государственным архивам области: в три раза меньше, чем в ОГУ ГАНИСО, и более чем в полтора раза меньше, чем в ОГУ ГИАНП. При этом в вопросах обеспечения сохранности плановый показатель ОГУ ГАСО почти в два раза выше показателя ОГУ ГИАНП и почти в полтора раза выше показателя ОГУ ГАНИСО. Несмотря на предельную загруженность хранилищ, в ОГУ ГАСО наибольшие показатели по приему документов на постоянное хранение: в три раза больше чем в ОГУ ГИАНП, в девять раз больше чем в ОГУ ГАНИСО.

Необходимо учитывать, что объемные плановые показатели деятельности государственных архивов в рамках государственного задания не отражают реальных объемных показателей их работы, поскольку за рамками государственного задания остаются: услуги и работы, выполняемые в рамках осуществления приносящей доход деятельности, а также внеплановые работы.

В частности, показатель по приему документов на хранение ОГУ ГАНИСО не отражает реального показателя приема, включающего прием документов в рамках приносящей доход деятельности (принимая во внимание, что прием документов от ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется на платной основе). Планируемый показатель ОГУ ГАСО и ОГУ ГИАНП не отражает показателей по исполнения на возмездной основе тематических запросов (с учетом того, что основная часть тематических запросов исполняется архивами в порядке оказания платных услуг).

Кроме того, фактические объемные показатели существенно превышают запланированные в связи с осуществлением внеплановых работ, к числу основных из которых относится: незапланированная обработка и прием документов (в основном, ликвидированных организаций без правопреемников), проведение незапланированных мероприятий (экскурсии, выставки, семинары).

Например, в 2015 году силами ОГУ ГАСО, ОГУ ГАНИСО, ОГУ ГИАНП было проведено упорядочение и прием на хранение документов ликвидированного СПАТП № 4. Также в 2015 году была проведена межархивная выставка документов «Территория милосердия. Саратовские госпитали в годы Великой Отечественной войны», проведены обучающие семинары в связи с выходом новых правил работы архивов организаций.

Следует принимать во внимание, что, несмотря на общие требования, предъявляемые к государственным и муниципальным архивам, объемные и качественные показатели их деятельности будут иметь отличия, связанные с кадровым составом и материально-техническими возможностями. Таким образом, при планировании работы большинства муниципальных архивов приоритетом является исполнение запросов социально-правового характера. Другие виды работ осуществляются архивами «по остаточному принципу». Некоторые виды работ архивами не проводятся (например, большинством муниципальных архивов Саратовской области за небольшим исключением не осуществляется работа по публикации архивных документов и подготовке публикаций на основе архивных документов, своевременная работа по проверке наличия и физического состояния документов и т.д.).

Отдельные виды работ архивами не планируются, но выполняются в соответствии со сложившейся ситуацией. В первую очередь, это научно-техническая обработка и прием на хранение документов ликвидированных организаций. Имеющиеся пробелы в правовом регулировании определяют тот факт, что часть организаций, несмотря на законодательное требование о необходимости передачи документов при ликвидации в государственный или муниципальный архив, не обеспечивает это требование. Во многом это связано с тем, что Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» не содержит в составе документов, предоставляемых вместе с отчетом конкурсного управляющего для принятия судебного решения о завершении конкурсного производства и ликвидации организации, документов, подтверждающих осуществление передачи дел на хранение. В результате государственные и муниципальные архивы вынуждены осуществлять прием документов сверх плановых показателей безвозмездно. Так, в Государственном архиве Саратовской области к настоящему времени в организациях, являющихся источниками комплектования архива, сверх нормативно установленного срока на хранении находится около 400 тыс. дел. Недостаточность площадей архивохранилищ также создает угрозу утраты документов по личному составу многих ликвидирующихся организаций, что имеет негативные последствия для граждан при необходимости подтверждения данных при оформлении пенсионного обеспечения. В настоящее время прием документов от них осуществляется государственными архивами области путем уплотнения находящихся на хранении документов, что, в свою очередь, ведет к существенной перегрузке архивохранилищ, затруднениям в топографировании и поиске необходимых документов при исполнении запросов или выдаче документов в читальные залы, а также увеличивает нагрузку на сотрудников.

---

Страницы:   1   2   3   4