Организация деятельности государственных и муниципальных архивов. Часть 4.

Страницы:   1   2   3   4

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования установлено, что в настоящее время в Российской Федерации сформирован порядок осуществления деятельности по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, реализуемый путем установления системы взаимодействия органов и организаций разного уровня: от органов управления архивным делом до организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Эффективность организации данного взаимодействия определяет эффективность осуществления деятельности в сфере архивного дела. При этом в результате проведенного исследования выявлен ряд проблем, обуславливающих сложности в современной организации архивного дела, к числу основных из которых следует отнести:

— утрату системы ведомственной подчиненности в архивной отрасли. Статус Федерального архивного агентства вплоть до апреля 2016 года не позволяет реализовать функцию органа управления архивным делом на общегосударственном уровне. Росархив осуществлял руководство только федеральными государственными архивами. Статусом уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела до недавнего времени было наделено Министерство культуры Российской Федерации, выполнявшего, наряду с этим, полномочия по многим другим направлениям, что не позволяет в полной мере осуществлять руководство архивной отраслью. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации также осуществляют непосредственное руководство деятельностью государственных архивов субъекта. В отношении муниципальных архивов они вправе осуществлять только методическую поддержку и координацию их деятельности;

— проблемы разграничения полномочий в сфере архивного дела между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации. Отсутствие конкретизации в определении круга полномочий субъектов Российской Федерации потенциально может привести к их превышению или бездействию. Кроме того, отсутствие четкого распределения полномочий Российской Федерации и субъектов Российской Федерации при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на практике приводит к дублированию функций;

— тенденции к снижению статуса органов управления архивным делом. В настоящее время во многих субъектах Российской Федерации органы, непосредственно реализующие функции органа управления архивным делом, не имеют самостоятельного статуса и входят в состав других органов исполнительной власти. Это приводит к отсутствию самостоятельности в принятии решений и другим проблемам;

— тенденции к включению муниципальных архивов в иные структуры администраций муниципальных образований или муниципальных учреждений. Это обусловлено оптимизацией структуры и штатной численности администраций муниципальных образований, но в практической плоскости приводит к невозможности выполнения архивом основных видов работ в полном объеме.

В связи с тем, что как государственные, так и муниципальные архивы осуществляют хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, требования к ним идентичны, несмотря на существующие отличия – в статусе, организационных формах, составе документов и источникахх комплектования и других. Вместе с тем, эффективность реализации архивами нормативных требований различна: как в разных регионах, так и в разных архивах. Определяющим фактором при этом являются возможности учредителя и учреждения:

— в вопросах материально-технического обеспечения. Это напрямую обуславливает возможность обеспечения нормативных условий хранения документов (оборудования архива в соответствии с нормативными требованиями, предъявляемыми к обеспечению светового, температурно-влажностного, охранного, санитарно-гигиенического режима, пожарной безопасности, оборудование средствами хранения, в том числе способствующими оптимальному использованию имеющихся площадей архивохранилищ, оснащение архивов оборудованием, обеспечивающим возможность создания страхового фонда и фонда пользования, улучшения физического состояния документов, включая их реставрацию и т.д.), возможность и перспективы приема документов на хранение (наличие достаточных площадей архивохранилищ), интенсивность и формы использования архивных документов (доступность научно-справочного аппарата и фонда пользования в электронном виде в сети Интернет (организации электронного читального зала), создания поисковых систем и баз данных для сотрудников архива, возможность публикации сборников архивных документов) и др.;

— в вопросах кадрового обеспечения (как в отношении штатной численности, так и в отношении квалификационного уровня). Даже при наличии соответствующей материально-технической базы архива недостаточность кадрового состава может обусловить невозможность реализовать все работы в полном объеме, а недостаточность квалификационного уровня не позволит обеспечить их необходимый качественный уровень (например, при проведении работ по реставрации документов, публикации документов и т.д.).

При этом, если государственные архивы, являющиеся самостоятельными бюджетными или казенными учреждениями, наделены правом осуществлять приносящую доход деятельность, то муниципальные архивы, входящие в состав администраций муниципальных образований, не могут предоставлять платные услуги, в результате чего финансирование их деятельности ограничено возможностями муниципального бюджета, включая объемы фонда оплаты труда.

Учитывая, что центральным звеном системы архивной отрасли являются государственные и муниципальные архивы, ими должна реализовываться деятельность по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, что определено архивным законодательством, и является основой планирования их деятельности. С целью обеспечения устойчивого и планомерного развития архивной отрасли соблюдается преемственность при определении состава основных видов работ, в том числе в объемных показателях: общие направления определяются Росархивом, конкретизируются уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, планируются в конкретных показателях архивами.

Выполнение показателей, эффективность организации работы архивов контролируется путем осуществления ведомственного контроля (для государственных архивов), контроля соблюдения законодательства об архивном деле (для муниципальных и ведомственных архивов), что позволяет осуществлять текущий мониторинг деятельности, а в отношении муниципальных архивов является единственным механизмом координации их работы.

Действующие нормативные правовые акты, регламентирующие архивную отрасль, не содержат вопросы, связанные с управлением архивами, организацией их внутренней работы (планирования, отчетности, организации процессов и т.д.). Во многом это обусловлено систематическими изменениями организационно-правовых основ деятельности юридических лиц. В результате вопросы управления и организации работы получают закрепление на уровне нормативных актов, принимаемых учредителем, или локальных правовых актов.

Основными направлениями деятельности государственных и муниципальных архивов являются: осуществление хранения, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В рамках данных направлений выстраивается деятельность архива в целом, его структурных подразделений и должностных лиц. При этом основу деятельности государственных и муниципальных архивов составляет планирование, позволяющее распределить рабочий ресурс, временные и трудозатраты, определить приоритеты работы на определенный период. Планирование работы государственных архивов осуществляется с учетом нормирования труда на основании планов работы структурных подразделений, составляемых в соответствии с индивидуальным планированием работников.

С 2016 года перечень видов работ и услуг, выполняемых и оказываемых государственными архивами субъектов Российской Федерации, определяется на основании Ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) находящимися в ведении Федерального архивного агентства федеральными государственными учреждениями в качестве основных видов деятельности, а также соответствующего перечня работ и услуг Министерства культуры России. По отношению к предыдущему периоду новый ведомственный перечень не предусматривает части видов работ и услуг, подпадающих под функционал государственных архивов в соответствии с действующим законодательством об архивном деле и уставными видами деятельности (проведение семинаров, совещаний, выставок документов, организацию работы с источниками комплектования и подготовки документов к рассмотрению экспертно-проверочной комиссии и др.). Отсутствующие позиции восполнялись ведомственным перечнем Министерства культуры России, в результате чего они имеют условное применение в архивной отрасли, а также содержательным наполнением установленных работ и услуг за счет установления показателей качества и объема работ и услуг, описания работ. Некоторые виды работ (например, организация комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и архива в организациях-источниках комплектования государственных архивов в рамках организации взаимодействия) в перечень не вошли.

На основании перечня работ и услуг формируется государственное задание, определяющее основные объемные и качественные показатели деятельности государственных архивов на плановый период (на год). При этом объемные плановые показатели деятельности государственных архивов в рамках государственного задания не отражают реальных объемных показателей их работы, поскольку за рамками государственного задания остаются: услуги и работы, выполняемые в рамках осуществления приносящей доход деятельности, а также внеплановые работы.

Проведенный сравнительный анализ показателей объема выполняемых работ (предоставляемых услуг) по государственным архивам области позволил сделать вывод о влиянии двух основных факторов при планировании работы: специфика деятельности архива (в частности, состав документов, находящихся на хранении в архивах, состав организаций-источников их комплектования); штатная численность.

В условиях возрастающих задач при перспективах сокращения штатов, необходимым условием обеспечения качественного уровня работы государственных и муниципальных архивов, возможности развития их материальной базы за счет выполнения платных видов работ и услуг является комплектование штата специалистами, имеющими качественную профессиональную подготовку, способными оперативно реагировать на изменения условий работы.

За период с 2013 по 2015 год наблюдается тенденция к сокращению штатных единиц, занятых в неосновных видах деятельности. Это обусловлено перераспределением должностных обязанностей с целью максимального задействования специалистов в реализации профильных функций. Основным способом осуществления этого является совмещение должностных обязанностей.

Установлено, что в государственных архивах области наблюдается тенденция к омоложению кадрового состава, а также к увеличению количества мужчин, работающих по основным направлениям деятельности. За последний период увеличилась категория сотрудников государственных архивов, имеющих стаж работы в архивных учреждениях от 6 до 15 лет. В отношении образовательного уровня руководителей и специалистов государственных архивов области необходимо отметить тенденцию к незначительному снижению количества сотрудников, имеющих профильное образование. Вместе с тем, наблюдается тенденция к увеличению текучести кадров. В муниципальных архивах области преимущественную часть составляют работники, имеющие высшее, но не профильное образование, а около 41 % имеют среднее непрофильное образование. Средняя штатная численность муниципальных архивов области составляет около 3,3 человек. При этом в некоторых муниципальных архивах штат состоит из 1 человека, что не позволяет в полной мере реализовывать задачи, которые ставятся архивным законодательством перед муниципальными архивами. Кроме того, преимущественную часть в общем составе работников муниципальных архивов области занимают сотрудники, имеющие опыт работы в архивных учреждениях от 1 до 5 лет, что свидетельствует о недостаточности их профессионального опыта и специальных знаний.

Должностной и численный состав, распределение должностных обязанностей сотрудников государственных архивов устанавливается с учетом нормирования труда, а также квалификационных требований, закрепленных соответствующим разделом Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. При этом архив наделяется достаточной мерой самостоятельности при определении квалификационных требований и распределении обязанностей между работниками. Во многом это обусловлено особенностями деятельности архивов (распределением видов работ в соответствии с объемом и составом документов, находящихся на хранении, возможностями по приему документов на хранение и другими), ограничениями в штатной численности, в том числе связанными с проводимыми и возможными сокращениями, а также сложностями в обеспечении полного соответствия квалификационным требованиям.

Проведенный анализ должностных инструкций сотрудников ОГУ «Государственный архив Саратовской области» позволил установить, что реально выполняемый состав должностных обязанностей значительно превышает установленный нормативно. Это связано, в первую очередь, с необходимостью выполнения всего комплекса задач, возложенных на архив.

Современная ситуация требует изменения подхода к формированию кадрового состава: в отношении сотрудников необходимо наличие комплексных отраслевых знаний, позволяющих расширить профиль осуществляемой деятельности в условиях ограничения и оптимизации штатной численности; в отношении руководителя архива и лиц, его замещающих – наличие не только отраслевых знаний, опыта и навыков, но и знаний в области управления персоналом, охраны труда, мобилизационной подготовки, экономики, менеджмента, маркетинга, защиты государственной тайны, осуществления государственных закупок и т.д.

Библиографический список

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 21.10.2013) // Российская газета. 31.12.2001.
2. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (ред. от 13.07.2015) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 43. Ст. 4190.
3. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ред. от 05.10.2015) // Собрание законодательства РФ. 2003. № 40. Ст. 3822.
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2010. № 31. Ст. 4196.
5. Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 13.07.2015) // Собрание законодательства РФ. 2008. № 52 (ч. 1). Ст. 6249.
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (ред. от 28.04.2015) // Собрание законодательства РФ. 2004. № 25. Ст. 2572.
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590«О Министерстве культуры Российской Федерации» (ред. от 08.05.2015) // Собрание законодательства РФ. 2011. № 31. Ст. 4758.
8. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 17.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук»
9. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 20.12.2011 № 1204 «Об утверждении административного регламента исполнения Министерством культуры Российской Федерации государственной функции по осуществлению государственного контроля и надзора за состоянием музейного фонда Российской Федерации, за деятельностью негосударственных музеев, хранением и использованием отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации библиотечных фондов и кинофонда, за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, за соблюдением законодательства Российской Федерации в отношении культурных ценностей, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, а также за сохранностью перемещенных культурных ценностей и их учетом» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2012. № 29.
10. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2012. № 38.
11. Закон Саратовской области от 01.08.2013 № 135-ЗСО «О разграничении собственности на архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах области, и порядке передачи архивных документов, находящихся в государственной собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований области» // Собрание законодательства Саратовской области. 2013. № 30.
12. Постановление Правительства Саратовской области от 10.12.2009 № 621-П «Вопросы управления делами Правительства Саратовской области» (ред. от 15.09.2015) // Собрание законодательства Саратовской области. 2009. № 31.
13. Приказ управления делами Правительства Саратовской области от 24.01.2013 № 6-17-01-01/24 «Об утверждении административного регламента исполнения управлением делами Правительства Саратовской области государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области»
14. Алексеева Е. В. Архивы документов по личному составу // Делопроизводство. 2013. № 2.
15. Аржанова О.С. Взаимодействие архивов с вузами по подготовке специалистов // Мат-лы VIII Межрегиональной архивоведческой конференции «Кадровый потенциал региональных архивов: проблемы и перспективы» 24 октября 2013 г. Н. Новгород, 2014.
16. Бурова Е.М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций // Делопроизводство. 2013. № 1.
17. Горицкая Н.С.Обеспечение сохранности документов в Национальном архиве Республики Татарстан // Отечественные архивы. 2013. № 4. С.9-13
18. Жукова М.П. Проблемы комплектования архивов (теоретико-методический аспект) // Мат-лы VII Всероссийской научной конференции «Архивоведение и источниковедение Отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Документальное наследие советской истории: проблемы сохранения, использования и научно-образовательного освоения». 5–6 июня 2012 г.
19. Криницына Е.К.Работа с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах Приволжского федерального округа // Отечественные архивы. 2013. № 5. С.22
20. Кузнецов С.Л. О Концепции развития архивного дела в Российской Федерации // Делопроизводство. 2012. № 4.
21. Курцер А.Е. Информационная система учета архивного фонда РФ: подходы к реализации // Вестник архивиста. 2014 № 3. С. 225-234.
22. Кюнг П.А. Регулирование архивной деятельности в Российской Федерации // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 4. С. 66-72.
23. Ларина В.Г. Основные тенденции развития каталогов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на современном этапе // Мат-лы VII Всероссийской научной конференции «Архивоведение и источниковедение Отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Документальное наследие советской истории: проблемы сохранения, использования и научно-образовательного освоения». 5–6 июня 2012 г.
24. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. М.: НИИДАД, Росархив, 2004.
25. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов». М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012.
26. Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012.
27. Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)). М.: ВНИИДАД, 2014.
28. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». М.: ВНИИДАД, 2014.
29. Наумова О.А. Региональные проблемы комплектования Архивного фонда Вологодской области // Мат-лы VII Всероссийской научной конференции «Архивоведение и источниковедение Отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Документальное наследие советской истории: проблемы сохранения, использования и научно-образовательного освоения». 5–6 июня 2012 г.
30. Нерозникова Н.Д.Выявление особо ценных документов в организациях – источниках комплектования Национального архива Республики Татарстан // Отечественные архивы. 2013. № 4. С.13-16.
31. Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008.
32. Письмо Росархива 009.2015 № 4/2009-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2016 год и их отчетности за 2015 год» // http://archives.ru/documents/letter-04-09-15-planirovanie.shtml
33. Прозорова В.Б. «Роль архивиста и место архивов в сегодняшнем и завтрашнем обществе». Международная высшая архивная конференция (CISA) в Париже 12-16 ноября 2012 г. // http://www.vestarchive.ru/arhivovedenie/2236-lrol-arhivista-i-mesto-arhivov-v-segodniashnem-i-zavtrashnem-obshestver-mejdynarodnaia-vysshaia-a.html
34. Пудалов Б.М. Подготовка современного историка-архивиста: реальность и проблемы // Мат-лы VIII Межрегиональной архивоведческой конференции «Кадровый потенциал региональных архивов: проблемы и перспективы» 24 октября 2013 г. Н. Новгород, 2014.
35. Пушкарева Н.Г.Статус и нормативно-правовое обеспечение деятельности архивных учреждений Приволжского федерального округа// Отечественные архивы. 2013. № 6. С.19-26.
36. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М.: ВНИИДАД, 2013.
37. Садретдинова Г.С.Муниципальные архивы Республики Татарстан: современная практика и перспективы развития// Отечественные архивы. 2013. № 6. С.26-31
38. Суравцева Т.В.Приоритетные направления работы главных хранителей фондов государственных архивов Самарской области // Отечественные архивы. 2013. № 4. С.16-19.
39. Храмцовская Н.А. Нормативное регулирование архивного хранения электронных документов: размышления эксперта // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2014. № 2.
40. Храмцовская Н.А. «Конгресс Международного Совета Архивов о пересмотре концепции развития архивного дела: Какие идеи подойдут России» // Мат-лы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот» 24-25 октября 2012. М., 2013.
41. Царева Е.В.Организация контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Приволжском федеральном округе // Отечественные архивы. 2013. № 5. С.17-22
42. Шестакова Г.А. Повышение квалификации и переподготовка архивистов: опыт и проблемы // Мат-лы VIII Межрегиональной архивоведческой конференции «Кадровый потенциал региональных архивов: проблемы и перспективы» 24 октября 2013 г. Н. Новгород, 2014.
43. Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации // URL: http://mkrf.ru/ministerstvo/
44. Официальный сайт Федерального архивного агентства // URL: http://archives.ru/
45. Интернет-портал «Архивы России» // URL: http://rusru/
46. Официальный сайт Правительства Саратовской области // URL: http://www.saratov.gov.ru/reception_room
47. Официальный сайт архивной службы Саратовской области // URL: http://saratov.rusarchives.ru/
48. Официальный сайт Администрации муниципального образования город Саратов // URL: http://saratovmer.ru/priemnaya/poryadokinternet/

Страницы:   1   2   3   4