Разработка мероприятий по обеспечению доступа населения и организаций к информации о деятельности органов власти различного уровня на примере Муниципального казенного учреждения «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива»

1 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ 8
1.1. Теоретические и законодательные аспекты обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления 8
1.2. Особенности обеспечения доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципальных образований
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЮЖНО-КУРИЛЬСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ
2.1. Общая характеристика МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива 26
2.2. Организация работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования 35
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ 41
3.1. Разработка мероприятий по обеспечению единой информационной политики и обеспечению доступа населения и организаций муниципального образования Южно-Курильский городской округ к информации о деятельности органов власти различного уровня 41
3.2. Социально-экономический эффект от предложенных мероприятий 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 66
ПРИЛОЖЕНИЯ 71

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выпускной квалификационной работы. Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о всевозможных аспектах развития общества. К сожалению, на сегодняшний день основными потребителями архивной информации являются лишь ученые-исследователи и граждане, обращающиеся в архив по личному запросу. Причина описанной ситуации кроется в том, что большинство людей, по незнанию недооценивая значение архивной информации, считают архивы простыми хранилищами устаревших, вышедших из употребления документов.
Чтобы исправить данное положение дел и повысить интерес к архивным документам, необходимо изменить существующее в общественном сознании искаженное представление об архивах и архивном деле в целом.
Сегодня отношения в сфере управления архивным делом в России регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , согласно которому любой пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Однако ни один архив не способен традиционными методами работы обеспечить доступ к архивной информации большому количеству посетителей.
Благодаря развитию коммуникационных технологий данный вопрос постепенно решается, поскольку появляются новые пути доступа к архивной информации. Представление российских архивов в электронной среде, формирование электронных фондов пользования на основе электронных копий архивных документов и представление их в читальных залах архивов и в режиме удаленного доступа в информационно-коммуникационных сетях являются одними из основных задач современного этапа информатизации архивного дела.
Интерес к архивным документам во многом обеспечивает удобный и грамотно организованный доступ к научно-справочному аппарату (далее по тексту — НСА). В последние годы идет активная работа по обеспечению удаленного доступа к НСА. Это существенно повышает интерес потребителей к архивной информации, т.к. теперь НСА доступен в электронном виде и можно осуществлять работу с ним через сеть Интернет, а уже сами документы изучать в архиве.
Архивы субъектов Российской Федерации, по сравнению с федеральными, немного позже стали осваивать информационные технологии в своей работе. Если федеральные архивы довольно давно предоставляют удаленный доступ к НСА, то архивы субъектов Российской Федерации постепенно переходят на новый этап развития своей деятельности, предоставляя такой доступ.
Основные направления исследований по данной тематике можно разделить на несколько групп.
Первую группу составляют работы об истории представления в сети Интернет НСА архивов России, их отличительных чертах и тенденциях развития. В статьях С.Н. Копыриной, М.Б. Петриченко раскрываются ключевые этапы создания сайтов государственных архивов . И.Н. Киселев приводит универсальную модель интегрированной информационной системы архива . А.Н. Артизов говорит об особенностях внедрения интегрированных систем НСА в государственных архивах . В статье Е.В. Бобровой отмечается разнообразие форм представления справочников в сети на начальном этапе представления НСА в сети Интернет . В статье С.Н. Копыриной указывается на то, что Росархив принимает активное участие в стимулировании создания архивных сайтов, а также издает рекомендации и программы в отношении информатизации архивного дела .
К другой группе можно отнести работы авторов, анализирующих возможности, проблемы и перспективы доступа к НСА через сеть Интернет. В аналитическом обзоре ВНИИДАД изучается опыт представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет . В докладах С.В. Штуковой, А.А. Глазыриной, В. Краснопеевой сообщается о ситуации, касающейся удаленного доступа к НСА в некоторых государственных архивах . А.Н. Артизов, Е.В. Боброва, Н.Н. Куняев и А.Е. Романова, М.И. Мельтюхов, М.Л. Нагорная и Н.А. Ткаченко говорят о проблемах, возникающих при организации удаленного доступа к НСА, а также о перспективах в этой сфере .
Объектом исследования выступает сфера общественных отношений, возникающих при внедрении информационных технологий в систему муниципального управления.
Предмет исследования — обеспечение доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.
Целью данного исследования является разработка мероприятий по обеспечению доступа населения и организаций к информации о деятельности органов власти различного уровня на примере Муниципального казенного учреждения «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива».
В соответствии с указанной целью, можно определить следующие задачи исследования:
 изучить теоретические и законодательные аспекты обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
 рассмотреть особенности обеспечения доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципальных образований;
 представить общую характеристику МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива;
 провести анализ организации работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования;
 выполнить разработку мероприятий по обеспечению единой информационной политики и обеспечению доступа населения и организаций муниципального образования Южно-Курильский городской округ к информации о деятельности органов власти различного уровня;
 оценить социально-экономический эффект от предложенных мероприятий.
Для проведения исследования информацию базу составили данные МО «Южно-Курильский городской округ», МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива, официальные данные службы государственной статистики РФ, информация, опубликованная в периодической печати, результаты научно-практических исследований, размещенные в специальной научной литературе, данные глобальной информационной сети.
Методологической основой исследования выступили общенаучные методы: формально — экономический, системно — структурный, сравнительно — правовой, формально — логический и другие.
Структура и содержание выпускной квалификационной работы определялись постановкой цели и задач исследования. Работа включает введение, три главы, заключение, список использованных источников.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ

1.1. Теоретические и законодательные аспекты обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления

Изучение моделей общественной жизни продолжается на протяжении всей истории развития человечества, и наиболее важной является концепция демократии. В современном мире социальные связи усложняются, государство вынуждено регулировать все большее число вопросов в различных областях жизни общества. Такое положение требует разработки и обоснования появления новых элементов в теории демократии.
Фундаментом теории демократии является народное управление, что предусматривает равноправие и продуктивное участие народа в процессе принятия общественных решений. В современных социально-экономических и исторических условиях весомый вклад в развитие демократии может внести реализация принципа информационной открытости. Он обеспечивает контроль и наблюдение над субъектами государственной власти со стороны общества.
Переход из ХХ века в век ХХI был ознаменован интенсивным технологическим развитием глобального информационного общества, главным ресурсом в котором стала информация. Однако в современном российском обществе наблюдается снижение доверия к органам власти, что является важной проблемой в сфере государственного и муниципального управления. Суть решения проблемы снижения доверия к государственной и муниципальной власти лежит в повышении уважения и доверия к ней, а также в налаживании постоянных контактов и партнерских взаимоотношений между властью и обществом.
В целях улучшения эффективности взаимодействия общества и государства президент Российской Федерации В.В. Путин определил одну из приоритетных задач развития нашей страны в ближайшее время: расширение и доступность социально значимой информации за счет развития современных интернет-технологий.
Практика и исторический опыт показывают, что малая информированность гражданского общества о государственной деятельности и деятельности местного самоуправления приводит к развитию, увеличению и процветанию коррупции; отсутствию потока квалифицированных кадров, стремящихся на государственную и муниципальную службу; созданию негативного образа государства у разных слоев населения.
Открытость и прозрачность государственных и муниципальных органов управления являются присущими характерными чертами их демократичности. Важно учесть, что понятия «прозрачность» и «открытость» не полностью синонимичны. Рассмотрим их более подробно.
Советский и российский философ, филолог В.В. Бибихин называет открытостью общекультурное понятие, по-разному рассматриваемое в философских системах. Базовое значение открытости — искренность, прямота, чистосердечная честность. По мнению российского психолога, популяризатора практической психологии Н.И. Козлова, с социальной точки зрения открытостью называется готовность пустить партнера в наш социальный мир, готовность легко пообщаться, познакомиться, дать свои координаты и контактную информацию .
А вот каким образом трактуется в Финансовом словаре определение прозрачности: «Прозрачность (транспарентность) — это неотъемлемое условие использования рынка ценных бумаг, предусматривающее беспрепятственный доступ к информации о количестве заключенных сделок и ценах» .
В политическую и управленческую деятельность термины «прозрачность» и «открытость» были привнесены из англоязычной литературы. Термин «открытость» трактуется как доступ к документации органов власти, доступ к учреждениям, финансируемым за счет налоговых сборов (муниципальные учреждения, библиотеки, образовательные учреждения), к проведению заседаний органов управления. Термин же «прозрачность» используют при рассмотрении теневых политических и экономических отношений для возможности контроля финансовых потоков.
Информационная прозрачность деятельности органов власти для граждан предоставляет доступ к информации об их деятельности, а также о принимаемых решениях. Прозрачность носит функциональный характер, который ведет к регулированию общественных процессов, а открытость — социально-коммуникативный .
Информационная открытость власти предоставляет возможность гражданам размышлять над полученными сведениями, критиковать складывающуюся обстановку в обществе и органах публичной власти, наблюдать за результатами, а также контролировать деятельность органов власти.
Важно уточнить, что информационная открытость не должна быть односторонним процессом. Общество отстаивает свои позиции, контролирует, стремится получить полную и достоверную информацию о функционировании государства и его органов управления, — это все должно соизмеряться с желанием исполнительной власти предоставлять информацию о своей деятельности. Прозрачность трактуется как регулярное освещение деятельности власти, растолкование содержания, целей и механизма исполнения публичной политики, а открытость — как создание органами власти для граждан условий доступа к процессу принятия решений и информации о деятельности исполнительной власти.
Согласно определению, предложенному И.М. Ибрагимовой, прозрачная (открытая) власть — честная и откровенная; ответственная; подотчетная и подконтрольная общественности (на постоянной основе); прогнозируемая; адекватная общественным реалиям; чувствительная к альтернативам развития политики; внимательная к сторонним взглядам сограждан, привлекающая их к участию и формированию определенного ряда решений . Данное определение было дано в 2002 г. в Программе развития ООН в Украине.
Информационная открытость правительства являет собой организационно-правовой режим управления институтов власти, дающий возможность субъектам Российской Федерации использовать в полном объеме информацию о задачах и целях в собственной структуре и их деятельности. Поэтому следует поддержать мнение С.В. Калашниковой, трактующей информационную открытость как полноразмерное использование интернет-ресурсов в работе и деятельности муниципальных и государственных структур, что является основой развития демократии в обществе, увеличивает вовлеченность граждан в управление государством, представляет собой одну из форм контроля деятельности данных органов власти, привлечения квалифицированных специалистов на муниципальную, государственную службу и т.д .
В настоящее время установлено три уровня информационной открытости органов государственного и муниципального управления:
 начальный доступ к информации социально-политических структур. Открытость является возможностью получения и структурирования сведений о деятельности государственной власти благодаря гарантированному доступу к источникам информации, в которых хранятся итоги решений общественно важных вопросов;
 возможность контроля и ответственности лиц, имеющих право и обязанность принимать решения в области общественных интересов. Такой глубокий уровень открытости в полной мере обусловлен свободным доступом субъектов Российской Федерации к данному роду информации. Это дает возможность получать гражданам не только информацию как таковую, но и право регулировать процесс принятия решений;
 возможность представителям общества (невластных и неправительственных групп) открыто участвовать в процессе принятия решений.
Информационная открытость является ключевой особенностью демократической вовлеченности населения. Политическая культура и образованность граждан — главные факторы; также немаловажную роль играет потребность населения непосредственно влиять на ход событий и принимать участие в данных решениях.
В ст. 29 Конституции РФ идет описание доступа к официальной информации: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» . Например, 7 февраля 2008 г. вступила в силу официальная Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная распоряжением Правительства РФ № Пр-212. В ней указано, что одной из ключевых задач и целей государства является обеспечение беспрепятственного доступа граждан к информации. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», вступивший в силу 1 января 2010 г., полностью закрепил анализируемое право граждан на получение информации .
Определение открытости также дано в Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 30.01.2014 № 93-Пр, согласно которой открытость федеральных органов исполнительной власти — это последовательное и неукоснительное соблюдение при реализации государственных полномочий и функций принципов:
 информационной открытости;
 понятности;
 вовлеченности гражданского общества;
 подотчетности.
Принцип информационной открытости трактуется так же, как и принцип транспарентности (прозрачности), который позволяет осуществлять конституционное право граждан на свободный доступ к информации, в которой содержатся необходимые сведения о деятельности органов власти. В Концепции не дано определение принципа прозрачности, оно используется одновременно с определением открытости как реализация принципов открытости органов исполнительной власти, задач и механизмов в области обеспечения прозрачности и открытости государственного управления. Данное применение определения прозрачности обу¬словлено тем, что пока в научной литературе понятие «прозрачность органов власти» не проанализировано с позиции системного подхода.
Однако существуют различные толкования понятия и принципа открытости. Так, в административном праве, по мнению В.В. Полянского, Д. Галлигана, Ю.Н. Старилова, открытость означает, что деятельность администрации должна быть открыта для наблюдения. Авторы указывают, что «прозрачность и открытость» — больше цель, чем принцип, и эту цель власти в демократическом и либеральном обществе необходимо достичь .
Ф.И. Белозор формулирует открытость управления власти как демократическую форму взаимоотношения общества и государства в целом. Суть данного взаимоотношения — в возможности (правовой и фактической) граждан и общественных объединений участвовать в развитии политики государства, управленческих решений, в наблюдении и контроле их исполнения .
В то же время открытость органов власти является свойством юридическим, которое характеризуется как координационное взаимодействие с гражданскими субъектами общества, как следствие возникает возможность субъектов оказывать воздействие на законодательные, политические или административные решения органов власти. В таком случае под открытостью подразумевается, что все заинтересованные граждане, а также гражданские объединения обладают полным доступом к координационному воздействию на органы государственного и муниципального управления.
Также можно отметить, что прозрачность органов управления есть свойство открытости, которое подразумевает гарантию доступности, закрепленную законодательно для субъектов общества в целом, достоверной информации о деятельности муниципального и государственного управления. Прозрачность деятельности органов власти — составная часть понятия «открытость» органов власти, потому что только в условиях взаимодействия достигается высокий уровень доверия со стороны общества. Информационная прозрачность заключается главным образом в количестве (уменьшении или увеличении объема информации), а информационная открытость — в качестве (актуальность, содержательность, достоверность, регулярность, своевремен¬ность, репрезентативность).
Таким образом, термины информационная «прозрачность» и «открытость» в органах исполнительной власти на всех уровнях государственного и муниципального управления по смысловой нагрузке имеют четкие различия, а их конкретное выражение определено соответствующими правилами и видами деятельности в системе государственного и муниципального управления.
Проблема информационной закрытости власти для России является традиционной. В советское время в поддержание такой политики выдвигались аргументы политической направленности, проводились действия по пресечению утечки информации за пределы страны. Выдвигались меры по регулированию и поступлению внешней информации, которая тщательно фильтровалась на предмет соответствия идеологическим установкам. В современных условиях информационная закрытость власти служит интересам коррумпированного чиновничества и связанного с ним бизнеса.
Информационная закрытость — это организационно-правовой режим власти, основанный на ограничении фактической и правовой возможности граждан, общественных объединений участвовать в формировании и развитии государственной политики, в контроле и наблюдении исполнения публичных управленческих решений, что является преднамеренным ограничением предоставления достоверной информации гражданскому обществу о деятельности органов государственного и муниципального управления.
Однако, в отличие от советского периода, ограничение распространения информации того или иного рода стало значительно тяжелее. Основываясь на понимании того, что в демократическом государстве все уровни власти выполняют «сервисную» функцию, а именно обслуживание интересов общества в целом, граждане имеют законодательное право знать о предоставляемых государственных и муниципальных услугах, о принятых решениях и их исполнении. Власть любого уровня вынуждена идти на увеличение и расширение каналов взаимодействия с обществом, на использование прогрессивных технологий в области получения информации. Информационно-коммуникационные технологии содержат в себе большой потенциал, так как приводят политику к публичной открытости, сокращают дистанцию между обществом и властью, дают возможность наладить прочную обратную связь.
Информационная открытость в данном контексте — это такой организационно-правовой режим предоставления достаточного и необходимого объема общественно значимых сведений о деятельности органов власти (структура, задачи, цели), базирующихся на конституционном праве граждан свободного доступа к информации, где прослеживается координационное взаимодействие общества со структурами власти.
Самым эффективным и современным способом информирования граждан является Интернет — ресурс органов государственного и муниципального управления. Официальный сайт характеризуется результативным средством распространения официальной информации о деятельности властных структур. По содержимому официального сайта можно установить уровень закрытости и открытости каждого органа государственного и муниципального управления.
В Федеральном законе от 9 февраля 2009 г. «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» № 8-ФЗ дано определение официального сайта органов государственного и муниципального управления. В соответствии с п. 5 ст. 1 официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления — сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления.
Анализируя данное определение, приходим к выводу, что здесь подразумевалось следующее: сайт считается официальным только тогда, когда сопоставленный сайту администратор доменного имени государственного органа или органа местного самоуправления в действительности является соответствующим государственным органом или органом местного самоуправления. То есть законом не допускается сопоставление официального сайта органа государственного и муниципального управления доменному имени, администратором которого является негосударственная организация, где руководитель выступает в роли физического лица.
Из определения Федерального закона № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» следует, что сайт считается официальным, когда сопоставленный администратор доменного имени органа государственного и муниципального управления является просто государственным органом или органом муниципального управления, а не определенным органом государственного и муниципального управления, чей официальный сайт сопоставлен к соответствующему доменному имени. Также не уточняется описание процедуры, где объясняется и публикуется сопоставление доменного имени к официальному сайту органов государственного и муниципального управления, из-за чего происходит целый ряд коллизий.
Исходя из вышеизложенного, следует уточнить определение официального сайта государственного органа или органа местного самоуправления. Официальный сайт органа государственного управления или местного самоуправления — это единственный сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности государственного органа управления или органа местного самоуправления, где администратором сопоставленного доменного имени является соответствующий государственный орган или орган местного самоуправления.
Информационная открытость официальных сайтов органов государственного и муниципального управления, во-первых, способствует увеличению вовлеченности гражданского общества в процесс принятия управленческих решений государством; во-вторых, это мощный стимул для привлечения высококвалифицированных специалистов на государственную и муниципальную службу; в-третьих, предоставляется возможность гражданам контролировать деятельность органов власти, что обеспечивает обратную связь органов власти с обществом и ведет к повышению прозрачности и доверия к органам государственного и муниципального управления.

1.2. Особенности обеспечения доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципальных образований

Электронный или автоматизированный НСА архива — это комплекс компьютерных программ, представляющих собой базы данных описаний архивных документов и автоматизированные средства поиска и отображения информации.
Создаваемый электронный НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации отличается от традиционных архивных справочников следующим:
 накопленные справочные электронные ресурсы в целом содержат все элементы, из которых должны состоять справочники;
 увеличение общего объема электронных справочных ресурсов как по количеству справочников, так и по числу описаний архивных документов на различных уровнях значительно опережает рост традиционного НСА;
 электронный НСА по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционный НСА;
 многие электронные справочные системы по своему наполнению и поисковым средствам не имеют аналогов в системе традиционного НСА .
Проанализировав формы представления электронного НСА архивов на сайтах, Е.В. Боброва выделила четыре формы:
 в виде баз данных или автоматизированных каталогов, закрытых от поиска содержащейся в них информации через поисковые средства Интернета;
 в виде текстовых файлов в различных форматах (файлы MS WORD (*doc, *rtf, *pdf и т.д.). При этом должно учитываться, что когда текстовые файлы сжимаются архиваторами, это уменьшает их объем, но делает невозможным поиск содержащейся в них информации через поисковые средства Интернета;
 в виде гипертекста. HTML-страницы могут создаваться вручную, а могут генерироваться автоматически из информации, введенной в базу данных, размещенную на сервере;
 в виде оцифрованных копий (образов) страниц печатного издания. Это самая редко встречающаяся и самая неудобная для использования форма представления справочника.
Наиболее удобной формой представления НСА архива на сайте является представление в виде гипертекста. По мнению Е.В. Бобровой, гипертекстовый справочник, размещенный в сети Интернет, обладает следующими достоинствами:
 ничем не ограниченный доступ к содержимому справочника в любое время и из любой точки мира через поисковые машины Интернета. При этом самое существенное — это даже не сам факт нахождения справочника посредством поисковых машин, а выход непосредственно на конкретную страницу справочника, содержащую информацию, релевантную пользовательскому запросу;
 низкие затраты на создание такого справочника (в виде оригинал- макета в текстовом редакторе);
 использование гипертекстовых ссылок внутри веб-страниц для удобной работы с примечаниями, перехода к другим фрагментам текста, связанным по смыслу с тем, что на экране, придает системе важнейшее качество — интерактивность;
 возможность (при необходимости) создания для каждой из описательных статей справочника уникального идентификатора, позволяющего ставить гиперссылку на конкретную статью как из других фрагментов текста этого справочника, так и с любого сайта в сети Интернет;
 возможность создания автоматизированных указателей;
 возможность разработки собственной поисковой системы;
 возможность корректировать (вносить дополнения, уточнения, изменения) в уже опубликованный в гипертекстовой форме архивный справочник с целью его актуализации (то есть создания так называемых «динамических справочников»).
Размещение таких справочников в Интернете, с одной стороны, отвечает потребностям общества, а, с другой стороны, является прямым и эффективным инструментом популяризации архивного дела.
В докладе А.Н. Артизова подчеркивается, что в результате анализа информационных ресурсов, созданных на основе описей и размещенных на сайтах архивов в Интернете, были выявлены «три наиболее типичные формы представления описей».
Первая — информация описей представлена в виде полностью индексированных информационно-поисковых систем. В результате информация описей в этих АИС может быть систематизирована либо по архивным шифрам, либо по тематике собрания архива (так, например, информационные ресурсы представлены на сайтах ГА РФ, ЦГА Самарской области, РГАЭ).
Реализация этой формы представления описей является наиболее дорогостоящей, но при этом — максимально эффективной и перспективной. К тому же, она может быть реализована в качестве выгрузки информации из программного комплекса «Архивный фонд», который является в настоящее время отраслевой системой по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. Эту форму А.Н. Артизов считает наилучшей.
Вторая — описи, представленные в виде электронных текстов в формате *doc, *rtf, размещенные на сайтах архивов или органов управления архивным делом (например, Г осударственного архива Тульской области или Агентства по делам архивов Астраханской области).
Третья — Электронные копии (изображения) страниц описей в форматах *pdf, *jpeg (например, разделы на сайтах РГИА, РГАДА, Государственного архива Калининградской области) .
В соответствии с Правилами 2020 года , обязательными справочниками в архиве являются:
 опись дел, документов;
 путеводитель по фондам или краткий справочник по фондам (для государственного архива);
 краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации);
 каталог (при нефондовой организации аудиовизуальных документов).
К вспомогательным (необязательным) справочникам относятся каталоги, указатели, обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных, другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.
К названным справочникам архивами по возможности предоставляется удаленный доступ.
Опись дел, документов по-прежнему является базовым архивным справочником. При этом А.Н. Артизов подчеркивает, что включение в состав электронных ресурсов описей, не прошедших процедуру усовершенствования, резко снижает ценность информационных систем и наносит объективный вред авторитету архивов и архивному сообществу в целом .
Еще одним видом архивных справочников является путеводитель. При этом в государственном архиве допускается ведение как путеводителя по фондам, так и краткого справочника по фондам.
Н.Н. Куняев и Е.А. Романова отмечают, что совершенствуются электронные информационно-поисковые системы, создаваемые в рамках конкретного архива или сети архивных учреждений того или иного региона, в которые в первую очередь включаются описания на уровне «архивный фонд». При этом все большие возможности для поиска информации предоставляют поисковые машины интернета, которые уже используют искусственный интеллект в своих алгоритмах поиска .
В этих условиях краткий справочник по фондам (аннотируемый или неаннотируемый перечень фондов), считают Н.Н. Куняев и Е.А. Романова, является вполне достаточным для отражения информации об архиве на уровне описания «архивный фонд». Такие справочники могут составляться в том числе с использованием программного комплекса «Архивный фонд» и интегрироваться в электронные справочно-поисковые системы, создаваемые на уровне регионов.
Следующим видом справочников называют каталоги. Н.Н. Куняев и ЕА. Романова отмечают, что они часто ведутся в виде баз данных, а справочно-поисковые системы архивов иногда называются «Электронный каталог» (например, в РГАЛИ, Московской, Тульской областях и др.), поэтому при формировании статистики по ведению каталогов зачастую сложно определить, по каким показателям предоставляются сведения.
Базы данных о составе и содержании документов занимают все большее место в системе НСА архивов. Важно также, считают Н.Н. Куняев и Е.А. Романова, чтобы базы данных каждого конкретного архива были не разрозненными, а интегрированными в единый ресурс, формируемый в рамках архива или на межархивном уровне. Еще одна задача — представление электронного НСА в интернет в максимально удобном для пользователя виде, с рациональной организацией доступа, продуманным интерфейсом, возможностями поиска архивной документной информации с помощью поисковых машин интернета .
НСА архивов субъектов Российской Федерации в настоящее время можно найти на Интернет-ресурсах следующих типов:
 общеотраслевой портал «Архивы России» содержит информацию о государственных архивах в 85 субъектах Российской Федерации;
 собственные сайты архивных учреждений (архивные сайты органов управления архивным делом и сайты отдельных архивов);
 разделы на сторонних сайтах — органов власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.
При этом в ряде субъектов Российской Федерации НСА одного и того же архива представлены параллельно на нескольких сайтах разных уровней.
Таким образом, НСА, предоставляемый удаленно, имеет ряд преимуществ перед традиционными справочниками. В их числе превосходство по функциональным свойствам, отсутствие аналогов электронного НСА по своему наполнению и поисковым средствам.
В целом можно выделить три формы представления НСА государственных архивов субъектов Российской Федерации на сайтах. Это полностью индексированные информационно-поисковые системы, электронные тексты в формате *doc, *rtf, электронные копии (изображения) страниц описей в форматах *pdf, *jpeg. Несомненно, самой удобной и функциональной, но и затратной финансово, является форма индексированной информационно-поисковой системы.
Среди видов НСА, предоставляемого удаленно, выделяют те же справочники, что и у традиционного НСА: описи дел, документов, путеводители по фондам, краткие справочники по фондам, каталоги, указатели, обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники.
Преимущества удаленного доступа к НСА заключаются в том, что поисковые машины интернета предоставляют все большие возможности для поиска информации. Справочники создаются на основе баз данных. Важно, чтобы базы данных каждого конкретного архива интегрировались в единый ресурс, формируемый в рамках архива или на межархивном уровне. Также существенное значение имеет представление электронного НСА в сети Интернет в максимально удобном для пользователя виде, с рациональной организацией доступа, продуманным интерфейсом и т.д.
Вывод по первой главе.
В первой главе исследования были рассмотрены теоретические и законодательные аспекты обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.
В результате исследования были сформулированы основные понятия:
— информационная закрытость — это организационно-правовой режим власти, основанный на ограничении фактической и правовой возможности граждан, общественных объединений участвовать в формировании и развитии государственной политики, в контроле и наблюдении исполнения управленческих решений, что является преднамеренным ограничением предоставления достоверной информации обществу о деятельности органов государственного и муниципального управления;
— информационная открытость — это организационно-правовой режим предоставления достаточного и необходимого объема общественно значимых сведений о деятельности органов власти (структура, задачи, цели), базирующихся на конституционном праве граждан свободного доступа к информации, где прослеживается координационное взаимодействие общества и власти;
— официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления — единственный сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, где администратором сопоставленного доменного имени является соответствующий государственный орган или орган местного самоуправления.
В настоящее время перспективным направлением считается обеспечение удаленного доступа к НСА. Организация такого доступа существенно повышает интерес потребителей к архивной информации, способствует популяризации деятельности архивов, создает удобные условия для людей с ограниченными возможностями.
Сейчас НСА государственных архивов может быть представлен на сайтах органов государственной власти субъектов Российской Федерации (в разделах органов управления архивным делом); на сайтах органов управления архивным делом субъекта Российской Федерации; на сайтах государственных архивов; на сайтах, специально создаваемых для представления вторичной документной информации сети архивных учреждений региона в объединенных информационных ресурсах. НСА некоторых архивов может быть размещен на нескольких сайтах различных уровней.
Электронные архивные справочники могут быть представлены в форме электронных версий традиционных архивных справочников (в формате *doc, *rtf или *pdf, *jpeg), баз данных или многоуровневых информационно-поисковых систем. Самой перспективной формой представления НСА можно считать полностью индексированные информационно-поисковые системы. Они служат для решения важнейших задач, стоящих перед архивистами. Это точный и быстрый поиск нужного документа, расширение доступа пользователей к документной информации и эффективности использования архивных документов, гарантированное и длительное хранение информации и обмен ею.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЮЖНО-КУРИЛЬСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА НАСЕЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВЛАСТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ

2.1. Общая характеристика МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива

Постановлением Администрации муниципального образования (далее по тексту – МО) «Южно – Курильский городской округ» от 30.04.2021 № 518 утвержден Список организаций — источников комплектования муниципального архива муниципального образования «Южно-Курильский городской округ» на 2021 год .
Список организаций — источников комплектования муниципального архива муниципального образования «Южно-Курильский городской округ» на 2021 год представлен в Приложении 1.
Структура МКУ «Производственно-техническое объединение» отдела муниципального архива и источники комплектования муниципального архива представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структура МКУ «Производственно-техническое объединение»
В целом организационная структура МКУ «Производственно-техническое объединение» является достаточно оптимальной и соответствует его направлениям и масштабу деятельности.
Кадровый состав МКУ «Производственно-техническое объединение» — это квалифицированные работники, имеющие профессиональные знания, умения и навыки в сфере муниципальной службы. Для того, чтобы оценить эффективность и результативность деятельности муниципальных служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» проанализируем качественные и количественные характеристики, отражающие состояние и структуру персонала.
Для оценки обеспеченности МКУ «Производственно-техническое объединение» сотрудниками, проведем сравнительный анализ фактического количества служащих по категориям должностей со штатной численностью в 2020-2021гг (таблица 1).
Таблица 1
Укомплектованность штата МКУ «Производственно-техническое объединение» за 2020-2021гг.

Данные, представленные в таблице 1 показывают, что в 2020г наблюдается недостаток служащих категории «ведущие» на 3,4%, «высшие» на 12,5%, а так же категории «старшие» должности на 2,6%. В 2021 г. неудовлетворенная потребность в кадрах была полностью устранена, что говорит об эффективной работе кадровой службы МКУ «Производственно-техническое объединение» при подборе специалистов на вакантные места. Однако, потребность в категории «старшие» должности муниципальной службы осталась актуальной.
Назначено на должности муниципальной службы в 2021 г. — 81 человек, из них по конкурсу — 5 человек, по иным основаниям-53 человека, переведены на иные должности — 23 человека.
Далее, проанализируем функциональную структуру персонала МКУ «Производственно-техническое объединение», которая представлена в таблице 2.
Таблица 2
Функциональная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» 2020-2021гг

Согласно полученным данным, наибольший удельный вес в структуре должностей МКУ «Производственно-техническое объединение» занимают старшие должности (66,8% в 2020 г. и 65,52% в 2021 г.) и ведущие должности (16,86% в 2020 г. и 17,81% в 2021 г.). Результаты анализа численности персонала, показывают, что состав работников МКУ «Производственно-техническое объединение» в течение отчетного периода увеличился на 2 человека (1,1%).
В таблице 3 отражается распределение служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» по гендерному признаку.

Таблица 3
Гендерная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» в 2020-2021 гг.

Проанализировав структуру персонала по гендерному признаку мы видим, что более 50% персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» составляют женщины, для которых характерен исполнительский тип труда, склонность работать по четким правилам и инструкциям, что соответствует работе в Муниципальном архиве. Однако, руководящие должности занимают мужчины 41-59 лет, их доля в 2021 г. увеличилась на 2 человека.
На следующем этапе анализа персонала рассмотрим возрастную структуру служащих МКУ «Производственно-техническое объединение», которая приведена в таблице 4.
Таблица 4
Возрастная структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» за 2020-2021 гг.

Из данных таблицы 4 мы видим, что в 2020 г. наибольшую долю занимают служащие, входящие в возрастную группу 30-39 лет(27,9%), также значительную часть составляют работники 40-49 лет(27,3%) и до 30 лет(26,7%). Средний возраст служащих на 01.01.2021 г. составил 39 лет.
Следует сделать вывод, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» работают сотрудники среднего возраста, что объясняется квалификационными требованиями к муниципальным служащим по уровню образования, стажу и опыту работы на муниципальной службе.
Поскольку специфика деятельности муниципальных служащих требует наличия профессиональных знаний, навыков и компетенций проанализируем структуру персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по уровню образования за 2020-2021 гг. в таблице 5.
Таблица 5
Структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по уровню образования

Анализ данных таблицы 5 показал, что значительная часть служащих МКУ «Производственно-техническое объединение» имеет высшее образование (71,5% в 2020 г. и 68,4% в 2021 г.), 2 и более высших профессиональных образования в 2020 г. имеют — 25,6% служащих, в 2021 г.- 29,3%. За анализируемый период увеличилась доля служащих, имеющих 2 и более высших образования на 7 человек (3,7%). Данный факт свидетельствует о соответствии уровня образования сотрудников МКУ «Производственно-техническое объединение» принципу профессионализма муниципальных служащих.
Стаж работы существенно влияет на квалификацию и профессиональные качества служащих МКУ «Производственно-техническое объединение». Анализ персонала по стажу работы представлен в таблице 6.

Таблица 6
Структура персонала МКУ «Производственно-техническое объединение» по стажу за 2020-2021 гг.

Анализируя распределение кадров МКУ «Производственно-техническое объединение» по стажу работы мы видим, что в отчетном периоде увеличивается доля сотрудников, имеющих стаж работы от 5 до 10 лет на 44,3%, а так же от 1 года до 5 лет на 11,4%. Незначительно увеличилась группа муниципальных служащих со стажем свыше 25 лет на 4,5%. Снизилось количество служащих, которые имеют стаж работы до 1 года(85,2%), от 15 до 25 лет (82,3%) и от 10 до 15 лет (76,6%). Таким образом, данные таблицы 6 свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.
МКУ «Производственно-техническое объединение» оказывает следующие виды услуг (рисунок 2).

Рисунок 2 – Услуги, оказываемые МКУ «Производственно-техническое объединение

По состоянию на 31 декабря 2021 года в архиве на хранении находятся 522 фонда, 59 146 единиц хранения. На 31 декабря 2016 года на учет было поставлено 349 фондов, 36109 единиц хранения. В 2017 году 399 фондов, 40507 ед. хранения, в 2018 году — 428 фондов, 46 918 единиц хранения, 2019 году – 461 фонд, 49 512 единиц хранения, в 2020 году — 499 фондов, 54588 ед.хранения (рисунок 3).

Рисунок 3 – Количество фондов, находящихся на хранении

Таким образом, за период деятельности архива количество фондов увеличилось на 173, объем хранящихся документов на 63%.
В отчетный период на хранение приняты документы 41 организации (4598 ед. хр.). Оказана методическая помощь в формировании описей и дел 35 организациям.
Продолжалась работа по ведению централизованного автоматизированного государственного учета документов Архивного Фонда РФ, заполнение и представление в Росархив в установленном порядке данных БД «Архивный фонд» (версии 4.1, 5.0). В 2021 году внесено 23 фонда (32 описи документов на 4090 ед. хр). На 31 декабря 2021 года в базу внесены все фонды, имеющиеся в Архиве: 522 фонда документов на бумажных носителях 709 описей на 59 146 ед.хр. из них 51 опись управленческой документации 927 ед.хр., 658 описей по личному составу 58 219 ед. хр.
В 2021 г. произведено копирование (оцифровка) научно-справочного аппарата 63 фондов 812 листов.
Одним из ведущих направлений работы Архива является исполнение социально-правовых запросов. Отделом информации и использования документов в 2021 году исполнено 6 902 запросов (в установленные сроки – 6902). В 2016 году — 3627, в 2017 году — 4403, у 2018 году – 4664, в 2019 – 5512 запросов (рисунок 4).

Рисунок 4 – Количество исполненных социально – правовых запросов

Таким образом, в 2021 году по сравнению с 2016 годом, количество запросов увеличилось на 90%. По материалам архива с положительным результатом 4 065 запроса, 59 % из поступивших (за 2016 год – 2085, за 2017 год – 3262, за 2018 год – 3361, за 2019 — 3944 запроса, за 2020 – 3 743). В 2021 году исполнено по материалам архива 346 запросов о льготном стаже. 1965 запросов (28% от общего количества) исполнено с отрицательным результатом. В 2016 году их количество составляло – 566 ответов, в 2017 – 760, в 2018 году – 869, в 2019 году — 1049. Объем подобных запросов с отрицательным результатом растет. Это связано с тем, что увеличилось количество ликвидированных предприятий и учреждений различных форм собственности, местонахождение документов которых определить невозможно. По этой же причине, уменьшилось количество запросов, касающихся документов по личному составу не находящихся на хранении, с последующей переадресацией. В 2021 году переадресовано по месту нахождения документов — 872 запроса, был осуществлен прием 1419 граждан.
В отчетный период из архивохранилищ выдана документация в количестве 19479 ед. хранения.
Таким образом, подводя итог, следует отметить положительную тенденцию в деятельности МКУ «Производственно-техническое объединение». Количество положительно обработанных запросов увеличивается ежегодно, невзирая на увеличившийся объем работы.
Тем не менее, данные свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.

2.2. Организация работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования

Архивный отдел является структурным подразделением администрации Южно-Курильского городского округа, созданным для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти города, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.
Услуги архивного отдела:
 исполнение социально-правовых, тематических запросов населения и юридических лиц;
 выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок;
 организация доступа к документам архивного фонда;
 прием документов на хранение от юридических и физических лиц.
Основным способом по обеспечению доступа населения и организаций к информации является официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа», размещенного по адресу: http://yuzhnokurilsk.ru.

Рисунок 5 – Официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа»
Следует отметить, что на официальном сайте имеется также фотоархив о деятельности Администрации (рисунок 6).

Рисунок 6 – Фотоархив о деятельности Администрации МО «Южно – Курильского городского округа»

Для получения архивной справки (выписки, копии) по документам архивного отдела администрации Южно-Курильского городского округа необходимо заполнить анкету – заявление, образец которой представлен в Приложении 2.
С целью выявления проблем в работе Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования нами был проведен опрос граждан об их удовлетворенности ответом, полученным по результатам рассмотрения обращения (Анкета в приложении 3). Опрос проводился посредством размещения анкеты на официальном сайте Администрации МО «Южно – Курильского городского округа».
Опрос был проведен среди жителей МО «Южно – Курильского городского округа» в феврале 2022 года. В опросе приняли 100 жителей городского округа.
На вопрос «Приходилось ли Вам сталкиваться с некорректными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела Администрации в процессе подачи обращения?» ответы распределились следующим образом:

Рисунок 7 — Ответы на вопрос «Приходилось ли Вам сталкиваться с некорректными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела Администрации в процессе подачи обращения?»
Как показывают данные диаграммы, 28% граждан сталкивались с неправомочными действиями со стороны сотрудников Архивного отдела.
На просьбу оценить доступность информации по способам обращения в Архивный отдел ответы распределились следующим образом:

Рисунок 8 — Оценка доступности информации по способам обращения в Архивный отдел
Как мы видим, большинство граждан (56%) удовлетворены доступностью информации и сроками рассмотрения поданного обращения и форме получения на него ответа.
На просьбу оценить срок ожидания ответа на обращение ответы были такими:

Рисунок 9 — Оценка срока ожидания ответа на обращение

Как мы видим, 69% граждан удовлетворены сроками ожидания ответов на обращение.
На просьбу оценить полноту и понятность представленной информации в ответе на обращение, ответы граждан распределились следующим образом:

Рисунок 10 – Оценка полноты и понятности представленной информации в ответе на обращение

Как показывают данные диаграммы, 74% удовлетворены полнотой и понятностью представленной информации, 12% высказали неудовлетворенность, 14% затруднились с ответом.
В качестве совершенствования работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования большинство граждан озвучили следующие предложения:
 повысить уровень информационной открытости работы с обращениями,
 минимизировать бюрократические подходы.
Вывод по второй главе исследования.
Во второй главе была рассмотрена деятельность МКУ «Производственно-техническое объединение».
В результате чего, была отмечена положительная тенденция в деятельности Учреждения. Количество положительно обработанных запросов увеличивается ежегодно, невзирая на увеличившийся объем работы.
Однако, данные свидетельствует о недостатке опытных специалистов. Однако, постоянно обновляющийся состав сотрудников позволяет сделать вывод о том, что в МКУ «Производственно-техническое объединение» уделяют большое внимание привлечению молодых специалистов на муниципальную службу.
Основным способом по обеспечению доступа населения и организаций к информации является официальный сайт МО «Южно – Курильского городского округа», размещенного по адресу: http://yuzhnokurilsk.ru.
С целью выявления проблем в работе Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования нами был проведен опрос граждан об их удовлетворенности ответом, полученным по результатам рассмотрения обращения. Опрос проводился посредством размещения анкеты на официальном сайте Администрации МО «Южно – Курильского городского округа».
Опрос был проведен среди жителей МО «Южно – Курильского городского округа» в феврале 2022 года. В опросе приняли 100 жителей городского округа.
В качестве совершенствования работы Администрации муниципального образования Южно-Курильский городской округ по обеспечению доступа населения и организаций к информации, находящейся в архивах муниципального образования большинство граждан озвучили следующие предложения:
 повысить уровень информационной открытости работы с обращениями,
 минимизировать бюрократические подходы.

1 2