Редактирование служебных документов

1  2  3

---

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1 ОСОБЕННОСТИ РЕДАКТИРОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Развитие редактирования

1.2 Место и роль служебного документа в управлении

1.3 Методика редактирования документа

1.4 Техника правки документа

1.5 Язык служебного документа

ГЛАВА 2 РЕДАКТОРСКАЯ ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

2.2 Значение анализа редакторской подготовки

2.3 Организация труда работников службы ДОУ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141- 98 [ 2 ] «документ, документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, [ 2 ] юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Тема выпускной квалификационной работы «Анализ редакторской подготовки служебных документов» является актуальной.

Дело в том, что официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, это означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141- 98 [ 1] «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Следовательно, служебные документы должны быть конкретными, точными, необъемными и их тексты не иметь двойных толкований. Поэтому на специалиста-делопроизводителя возлагается большая ответственность при составлении документа.

Слово «редактирование» — имеет латинское происхождение redactus, что означает, приведение в порядок.

Проверка и исправление текста – один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего, служебный документ, содержащий ошибки – фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие, осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками, неточностями и неверными сведениями может быть использован и нанесет получателю информации существенный вред.

Анализ редакторский подготовки представляет собой важнейший профессиональный метод интеллектуальной деятельности.

Задачи редакторского анализа как метода интеллектуальной деятельности связаны с обработкой и подготовкой к оформлению служебных документов.

Объектом изучения являются особенности редакторского анализа служебных документов.

Предметом изучения выступает редакторский анализ служебных документов.

Целью работы становится редакторский анализ служебных документов. Задачи работы следующие: определить теоретические предпосылки анализа редакторской подготовки служебных документов.

 

1 РЕДАКТИРОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Развитие редактирования

 

Рассматривая редактирование в историческом плане необходимо отметить, что редактирование возникло и длительное время развивалось в связи с необходимостью обработки текста. Текст является средством организации, оформления и закрепления (устного или письменного). Человек с самых первых своих шагов вынужден был опираться на информацию. В процессах межличностной и общественной коммуникации информации отводится значительная роль. При обмене информацией и зародился текст как результат конкретного акта речи. Одновременно с речью человека, как составной частью речевого акта, и вместе с текстом возникла необходимость в редактировании. При речевом обмене информацией появлялась уже осознанная потребность в действиях и процессах, совокупность которых была зачатками той деятельности, которая со временем стала называться редактированием.

Смысловая информация может быть выражена с помощью различных и по-разному связанных слов. В случае внутренней речи человек не всегда использует необходимые наборы и связи слов. Иначе происходит при речевом акте, когда говорящий заинтересован, чтобы информация была воспринята, речь была ясной и понятной, обладала целесообразной структурой и упорядоченностью. Тогда слова должны быть собраны, составлены, приведены в порядок в соответствии с целью передачи информации. Это и можно считать редактированием, точнее говоря — саморедактированием. Передаваемая информация обретает ясность, когда она осознается полностью, выражается четко и правильно.

Первобытный человек имел дело с предметами реальной действительности, и свое предметное восприятие этой действительности он оставил в первых своих «записях». Пиктографическое письмо представляло собой цепочку определенным образом связанных знаков. Эта фиксированная информация позволяют уверенно говорить о наличии «редактирования» как определенного действия при передаче сведений. Для символического представления информации в форме пиктограмм требуется хорошее знание визуальной стороны предмета, умение видеть его наиболее выразительное положение. Редактирования обеспечило точное и однозначное восприятия информации, отображаемой рисунками, их необходимо соответствующим образом соединять и представлять в определенном порядке. Иначе говоря, пиктограммы должны представлять собой связную запись.

В первобытном обществе этот опыт был сосредоточен в мудрости его предков, которая высоко ценилась последующими поколениями. Конкретными хранителями традиций обычно выступали жрецы, мудрые старцы, учителя, провидцы и другие люди, наделенные уважением и доверием коллектива. Они были хранителями слова и, по сути, осуществляли своего рода редактирование, отсеивая незначащие и сохраняя ценные фольклорные факты. Донаучная информация, так же как и сведения о героических событиях, религиозные мифы, народные сказки и легенды, должны были распространяться в пространстве и во времени, сохраняться на протяжении многих веков. Однако поскольку единственным средством объективации этой информации была устная речь, то зарождение научной коммуникации также было связано с фольклором. И в этом случае критерием оценки и отбора информации оставался практический опыт, который был сосредоточен в неоспоримой традиции и «не мог быть, отвергнут случайными индивидуальными наблюдениями».

Для освобождения индивидуального познания от строгой «редакторской цензуры» коллектива, которая становилась тормозом накопления знания, требовалось отделить процесс создания новой информации от процесса хранения старой. Отчуждение информации от ее создателя и обобщение ее в виде письменного текста открыли новые возможности для развития редактирования.

Еще одним фактом того, что уже на ранней стадии развития славянской письменности редактирование имело место (в дохристианский период), являются договоры русских князей с Византией, относящиеся к VIII-Х веков. Будучи двусторонними соглашениями, договоры требуют при их подготовке, как правило, неоднократных обсуждений и согласований, в результате чего может быть несколько рабочих вариантов, которые завершаются окончательным, что также является следствием редактирования.

Свой вклад в развитие редактирования в древнекнижный период рукописной книги внесли переписчики и переводчики. Переписывание книг было широко распространенным явлением. Переписывались книги не только те, что были созданы на Руси, но и переводные. Это было обусловлено целями оформления книг, с одной стороны, и потребностями их размножения — с другой. Переписка не была делом чисто техническим или механическим. Переписчики подходили к своим обязанностям творчески, проявляя искусство в оформлении книги. В то же время они во многих случаях занимались правкой текста, которая была различной по характеру, объему, содержанию. Разными и не всегда оправданными были и мотивы правки, хотя они были обусловлены, по-видимому, стремлением улучшить произведение, сделать более доходчивым и понятным его содержание. В ряде случаев правка носила характер дополнений, уточнений или других изменений. Это касалось, прежде всего, книг исторической тематики, когда переписчик вставлял в текст новые факты, исключал какие-либо сведения, дополнял произведение своими наблюдениями, впечатлениями. Чаще правка ограничивалась заменой слов или выражений, что могло быть вызвано, например, обстоятельствами, связанными с развитием языка.

Таким образом, редактирование в древний период существования рукописной книги было творческим процессом, приобретало расширительные функции, захватывая в качестве объекта книгу в целом. Пока еще эти функции были поделены между авторами, с одной стороны, и составителями, переписчиками, переводчиками — с другой. Однако уже обозначились первые предпосылки для общественного разделения труда в области литературного творчества и создания книги и для выделения редактирования в самостоятельную деятельность, на горизонте которой обозначились функции будущего редактора.

Таким образом, можно констатировать, что редактирование явилось, прежде всего, составной частью подготовки текста и было направлено, как сказали бы сегодня, на подбор адекватных средств выражения содержания информации.

Развиваясь, усложняясь, редактирование начинает обеспечивать преобразование текста в произведение литературы, имеющее определенные признаки завершенности. Далее при редактировании осуществляется поиск средств дополнительного оснащения текста для наилучшего его понимания и удобства использования. А затем редактирование становится важнейшим элементом процесса подготовки отдельной книги или серии книг. Причем оно проявляется не, только в творческой, литературной, но и в организационной работе, что в дальнейшем станет одним из главных направлений редакторской деятельности при создании служебный документов.

 

1.2 Место и роль служебного документа в управлении

 

Документ — это средства закрепления информации об объективной и мысленной деятельности человека. В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы используются в процессе организации управления производственно — служебной деятельностью. Письменный документ является основным элементом в управлении деятельностью практически любой организации. Документ закрепляет информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.

Итак, служебные документы является важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

 

1.3 Методика редактирования документа

 

Редактирование – это сложный процесс, который включает в себя проверку достоверности представленных в нем сведений и достаточности фактического материала, улучшения стиля документа и проверку грамотности изложения.

В процессе редактирования устанавливается соответствие анализируемого материала экстралингвистическим и лингвистическим требования, предъявляемым к тексту документа.

Редактирование текстов, публикуемых в печати, осуществляется сотрудниками издательств, специалистами в редакторском деле, а тексты служебных документов обычно редактируются самими составителями и их помощниками (референтами, секретарями). Поэтому навыками редактирования служебных документов должен обладать каждый служащий, который по роду своей деятельности оформляет и составляет самые различные деловые бумаги.

Любое редактирование представляет сложный творческий процесс, а редактирование служебных документов имеет ряд специфических особенностей.

Составитель, он редактор документа, должен:

— хорошо ориентироваться в той области знаний, с которой связано содержание редактируемых материалов;

— уметь пользоваться справочной литературой общего и специального характера;

— владеть официально деловым стилем речи;

— уметь пользоваться методикой редактирования и техникой литературной правки.

Методика редактирования служебного документа предполагает определенную последовательность в редакторской работе. Правильным направлением при редактировании служебного документа является

поступательное движение от текста к слову:

— редактор исправляет фактологические и логикосмысловые ошибки и недочеты в целом тексте;

— затем переходит к исправлению нормативно-стилистических и собственно стилистических ошибок в построении сложных и простых предложений;

— в последнюю очередь осуществляется языковая работа над словосочетанием и отдельными словами.

Соблюдение именно такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок или недочетов тексте, исключает двойную работу со словом.

Редактирование документа должно проходить поэтапно. В этой работе выделяют три основных этапа:

1) первичное знакомство с текстом документа и его логикосмысловой анализ;

2) проверка фактического материала документа;

3) собственно редактирование с исправлением всех видов языковых ошибок.

На первом этапе редактор осуществляет чтение всего текста и устанавливает, насколько логично и понятно для адресата изложено содержание документа, исправляет логические и смысловые ошибки.

Психолингвисты установили, что первоначальное смысловое восприятие текста единообразно и закономерно у всех читающих. Слова объединяются в сознании читающего, образуя определенные смысловые связи. Только при первоначальном чтении текста, возможно, обнаружить основные смысловые ошибки, влияющие на адекватное понимание содержания документа. Если возникла остановка, то это означает, что в тексте есть ошибка, которую необходимо исправить, иначе адресат не сможет чего-то понять в содержании документа.

Повторное чтение текста обычно приводить к тому, что читающий в конце концов, находит правильный смысл, понимает замысел автора. Но такое затруднительное понимание и восприятие текста не служить основанием, чтобы признать все предложения текста правильными с точки зрения логики, смысла и стиля.

Важно запомнить, что существует первоначальное и окончательное восприятия текста. Все ошибки смыслового и логического плана обычно легко выявляются при первоначальном чтении текста, когда он воспринимается как новый и незнакомый.

Однако составитель служебного документа, являясь редактором, не может воспринимать свой текст как новый. Такое положение приводит к определенным трудностям поиска смысловых ошибок.

Лингвистами доказано, что умение увидеть создаваемый текст с позиции другого человека – основа редакторского и стилистического мастерства. Для того, чтобы составителю и редактору в одном лице «организовать» первоначальное восприятие текста документа, необходимо на некоторое время отложить документ, затем прочитать текст снова, воспринимая его как незнакомым.

При этом необходимо обратить внимание на характер чтения текста: пофразовое чтение должно быть плавным и непрерывным. Там, где не будет плавного чтения с пониманием, необходимо искать смысловую или логическую погрешность. Пропущенная смысловая или логическая ошибка может привести к тому, что адресат неправильно истолкует фразу, а затем и неверно поймет содержание всего служебного документа.

Главной задачей второго этапа работы с текстом является проверка фактического материала, используемого при создании и редактировании документа. На этом этапе редактор документа должен внимательнейшим образом проверить, и перепроверит следующее:

— опирался ли при создании и оформлении нового документа автор-составитель на последние государственные стандарты РФ по написанию организационно-распорядительной документации;

— использовал ли автор-составитель первоисточник при составлении текста нового документа;

— имеются ли выходные данные тех документов, на которые опирался автор-составитель при написании нового документа;

— включен ли в составленный документ только новый и достоверный цифровой и фактический материал из документа первоисточника;

— уточнены ли при составлении текста все цифровые и фактические сведения, касающиеся адресата и адресанта (фамилии, имена, отчества, названия и адреса организаций, географические обозначения и т.д.);

— опирался ли составитель текста документа на последние ортологические (нормативные) словари и справочники по современному русскому языку, что является крайне необходимым при решении сложных языковых вопросов, касающихся культуры деловой письменной речи.

На третьем этапе осуществляется собственно редактирование документа, проводится тщательная языковая и стилистическая правка каждого предложения документа.

Для успешного исправления всех видов ошибок в предложении необходимо владеть следующими техническими приемами:

— сопоставление каждой исправленной фразы с первоначальным вариантом;

— сопоставление каждой исправленной фразы с предшествующей и последующей фразами.

Первое сопоставление должно осуществляться с точки зрения изменения,

появления или утраты в исправленной фразе каких-либо смысловых оттенков, сведений, фактов по сравнению с первоначальной фразой.

Второе сопоставление необходимо, так как каждая фраза — это элемент композиции целостного текста, тесно связанный с другими элементами. Фразу нельзя рассматривать изолированно, вне композиционных связей, иначе можно разрушить весь текст.

Редактор, анализируя текст, таким образом, он постепенно продвигается от фразы к фразе, от начала текста к его концу. В ходе этого поступательного движении он ликвидирует все языковые ошибки и устраняет стилистические недочеты.

Лингвистический анализ документов, используемых служащими, показывает, что существуют наиболее типичные ошибки языка документов, возникающие из-за особенностей и некоторых трудностей официально-делового стиля речи.

Условно все ошибки можно разделить на шесть видов:

• логикосмысловые ошибки,
• лексические ошибки,
• морфологические ошибки,
• синтаксические ошибки,
• ошибки, связанные с нарушением делового этикета,
• ошибки правописания.

Внутри каждого вида они могут быть нормативно — стилистическими, возникающими из-за незнания литературных норм официально-делового стиля речи, и собственно стилистическими, возникающими в результате проникновения в документ языковых средств из других стилей.

 

1.4 Техника правки документа

 

При редактировании текстов возможны следующие виды правки:

Правка-сокращение — устранение из текста длиннот, малосущественных

сведений. Этот вид правки применяется в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками, однотипными примерами, цифровыми данными, а также для упрощения сложных синтаксических конструкций.

Правка-сокращение необходима также в тех случаях, когда превышен заранее установленный объём текста.

Правка-сокращение не должна искажать смысл текста. Сокращая текст, надо сохранить все его существенные аспекты. Последовательность действий при осуществлении правки-сокращения такова:

1) прочитать текст;

2) устранить однотипные примеры, повторы, излишние подробности;

3) исключить лишние слова (уточняющие синонимы, вводные слова);

4) заменить слова более краткими синонимами;

5) устранить абзацы;

6) использовать меньший кегль при наборе, например приложений, примечаний, библиографического списка и др.;

7) уменьшить интервал между строками;

8) форматировать текст в режиме автоматической расстановке переносов;

9) прочитать исправленный текст с целью контроля за сохранностью смыслового

и композиционного единства;

10) проверить правильность внешнего оформления документов;

11) согласовать все сокращения с руководителем.

В отличие от правки-вычитки правка-сокращение требует прямого вмешательства редактора в текст рукописи, а это отражается на его содержании и композиции. В зависимости от качества изменений различают сокращение текста частями и внутритекстовые сокращения, которые затрагивают отдельные предложения, их части, те или иные слова, порождающие речевую избыточность. В первом случае из текста исключаются композиционно и синтаксически оформленные смысловые блоки, однотипные примеры, неактуальные подробности, что для редактора не представляет больших трудностей. Важно лишь, чтобы сокращения не исказили смысла, не нарушили авторский стиль. Редактор должен следить за тем, чтобы не была утрачена связность изложения. Для этого при редактировании следует позаботиться о соединении частей, оказавшихся рядом после сокращения отдельных фрагментов текста. Недопустимо разрушение архитектоники цельного произведения при правке-сокращении.

Иногда смысловая связь между отдельными звеньями текста настолько прочная, что выбросить из рукописи ту или иную крупную часть невозможно без нарушения связности изложения. Тогда редактор прибегает к внутритекстовым сокращениям. Это, в свою очередь, требует более серьезного вмешательства в текст. Редактор стремится выбрать более экономные и точные формулировки, сокращает многословие, неуместную описательность; заменяет сложные синтаксические конструкции простыми, отказывается от подробного перечисления, вводных слов и т.п.

Для служебного документа особенно важен его объём. Не случайно в инструкции по делопроизводству специально оговаривается, что служебные документы должны быть краткими. Например, текс служебного письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Поэтому устранение длиннот малосущественного материала необходимо при составлении документа.

Пример правки-сокращения приведён в таблице 1

Таблица 1 Образец правки-сокращения

 

Правка-обработка – это комплексный вид правки, сочетающий и правку-вычитку, и правку-сокращение. Цель правки-обработки – уточнение фактических данных, исправление композиционных недочётов, устранение логических неувязок и усовершенствования языково-стилистических средств. Однако текст не подвергается коренным изменениям – стиль автора, его манера излагать материал, ход рассуждений, аргументация сохраняются. Последовательность действий при осуществлении правки-обработки такова:

1) прочитать текст;

2) проверить приводимый в тексте фактический материал:

цифры, даты, статистические данные и др., — с использованием официальных справочников и энциклопедических изданий; исправить неточности;

3) устранить факты, загромождающие текст и затрудняющие его восприятие; при недостаточном количестве фактов следует обратиться к автору с просьбой дополнить текст,

4) определить обоснованность и убедительность выводов, которые делает автор, и предложить автору доработать текст, если выводы безосновательны, голословны;

5) проверить точность цитат;

6) проверить правильность дат

7) уточнить написание имён и фамилий;

8) уточнить единообразие сокращений;

9) проверить композицию текста – последовательность изложения, соразмерность частей, целостность; в случае необходимости перекомпановать текст;

10) проверить разделение текста на абзацы;

11) исправить опечатки, грамматические, орфографические, стилистические, пунктуационные ошибки;

12) прочитать исправленный текст с целью контроля за сохранностью смыслового и композиционного единства;

13) проверить правильность внешнего оформления документа;

14) согласовать все существенные поправки с руководителем.

Правка-обработка используется и в тех случаях, когда надо изложить в письменной форме устное выступление или подготовить какую-либо бумагу, получив от руководителя устное сообщение о её содержании.

Образец правки- обработки представлен в таблице 2.

Таблица 2 Образец правка-обработка

Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста недостаточно четко выражает свои мысли, плохо владеет литературной речью. Правка-переделка фактически является переложением текста, текст литературно обрабатывается, сохраняя факты, сообщаемые автором. Этот вид правки применяется, главным образом, при редактировании литературных произведений и крайне редко — при редактировании документов.

Правка-переделка — это коренное изменение текста, автор которого слабо владеет литературным языком. По cути дела это создание нового текста на основе предложенного. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор, собравший интересные факты, совершенно не умеет излагать свои мысли на бумаге. С примером правки-переделки можно ознакомиться в таблице 3

Таблица 3 Образец правки-переделки

В предложенном тексте, во-первых, обращение «Дорогой Серёжа», которое более уместно в дружеском послании, заменено на «Уважаемый Сергей!». Во-вторых, исключены лишние в данном тексте слова «если это возможно» — фраза, смысл которой не изменился, стала короче. В-третьих, слова «не позднее четверга» явно требовали уточнения даты. Редактор всегда должен уточнять все фактические сведения, содержащиеся в тексте, не допуская расплывчатости и неточностей.

Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста или набранного на компьютере с отредактированным, выверенным вариантом. При правке-вычитке исправления вносятся непосредственно в текст документа ручкой, вписываются пропущенные буквы, исправляются ошибки, исключаются лишние буквы, слова, исправляются неверные написания. После правки-вычитки текст снова перепечатывается.

При правке-вычитке не допускается переделка или подрисовка неясно отпечатавшихся знаков (нужный знак вписывается над зачёркнутым).

При размножении текста машинописным путём вычитывают все экземпляры, так как точное соответствие всех экземпляров оригиналу обязательно. В особых случаях соответствие копий оригиналу удостоверятся официально.

При вычитке и редактировании документов следует пользоваться общепринятыми корректурными знаками.

При оформлении оригинала документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для делопроизводителя, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки — это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 (в настоящее время он не отменен).

Корректурные знаки их виды, назначение и применение приведены в таблице 4.

Таблица 4 Корректурные знаки

Корректурные знаки подразделяются на следующие группы:

1) знаки замены, выкидки и вставки;

2) знаки перестановки печатных знаков;

3) знаки изменения пробелов;

4) знаки абзацного отступа, красной строки;

5) знаки исправления технических дефектов набора.

Всё что изложено в первой главе Редактирования правка служебных документов говорит о том, что культура деловой письменной речи, культура написания и редактирования деловых бумаг и служебных документов – это сложный и важный аспект общей речевой культуры любого служащего.

---

1  2  3