Редактирование служебных документов. Часть 3

1  2  3

---

2.2 Значение редакторской подготовки

 

Перечисленные выше приемы служат способом глубокого освоения текста редактором и помогают ему решить главную свою задачу — соотнести написанное автором с темой, замыслом всего документа. Для этого ему лучше всего поставить себя на место адресата и постараться найти в документе то, что ищет в ней адресат.

Заинтересованная позиция редактора всегда помогает ему увидеть текст глазами того, кому документ адресован. Плодотворность работы с текстом зависит от его интеллектуальной активности, от умелого и осознанного применения мыслительных приемов работы с документом. Как правило, интуитивно эти приемы используются всеми редакторами, но при целенаправленном их

применении редактор может достигнуть большего.

Анализ редактирования — это совокупность методических приемов, которые применяются для создания документа необходимого для практического управления – управления людьми, организованными в коллективы, т.е. учреждения

Важная организующая и упорядочивающая роль в информационном общении принадлежит понятиям, которые составляют единство мышления и языка и являются одной из основных единиц мыслительной деятельности. Эта их роль, прямо связанная с задачами редактирования, обусловлена тем, что они обладают свойством концентрировать и однозначно выражать информацию.

Для понимания природы редактирования существенное значение имеет также привлечение данных сигнифики — одного из направлений психолингвистического анализа языка и понятий. С позиций сигнифики коммуникация включает все процедуры, которыми один человек может воздействовать на поведение и действия другого. Поскольку коммуникация основывается на информации, специфической чертой редактирования нужно считать то, что оно непосредственно связано с информацией и процессами ее передачи.

При анализе редакторской подготовки служебных документов установлены отличительные черты современного языка и стиля служебных документов. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Документ должен составляться и оформляться на основе правил изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Составление документов – это трудный и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила современного русского языка, отличительные черты официально-делового стиля документов, и методы, этапы редактирования, можно значительно уменьшить время на их подготовку. К перечисленным во второй главе основным ошибкам текста документа можно добавить отличительные черты современного делового стиля.

Отличительными чертами современного делового стиля являются:

— грамотное использование терминов — слов или словосочетаний, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

— значение основных правил грамматики, такие как использование пассива и безличных предложений, употребление деепричастных оборотов и другие.

— умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

— служебный документ имеет деловой язык.

 

2.3 Организация труда работников службы ДОУ

 

Организация труда работников служб документации предусматривает методы, стиль и систему управления коллективом, создающие оптимальные условия труда при достижении его максимальной производительности и эффективности. Организация труда работников служб документации включает решение следующих вопросов:

1. Четкое организационное построение службы документации и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;
2. Правильное разграничение функций отдельных исполнителей и подразделений по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда;
3. Нормирование труда работников служб документации;
4. Регламентация должностного и количественного состава персонала служб документации, повышение его квалификационного и культурного уровня;
5. Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для правильного разграничения функций отдельных исполнителей и подразделений разрабатывают и внедряют нормативные документы, а также должностные инструкции. Для нормирования труда работников службы документации применяют типовые нормы времени.

Нормирование труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников, определить критерии оценки работы каждого сотрудника. Типовые нормы времени на работы с документами необходимы для рациональной расстановки работников, а также вместе с объемом документооборота для определения их численности.

От организации рабочего места и благоприятных условий труда зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, состояние его здоровья.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Нормы площадей служебных помещений устанавливаются из расчета 4 м на одного работника.

Организация, рабочего места — это система мероприятий по оснащению его средствами и предметами труда и функциональному их размещению.

Приложение Г.

Организация рабочего места включает:

1. Оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники с учетом
2. Антропометрических данных;
3. Технологическую планировку;
4. Совершенствование условий труда.

Для работника службы документации, как и для рабочего на производстве, применимы понятия нормальной и максимальной рабочих зон досягаемости.

Нормальная рабочая зона досягаемости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев с центром вращения в локтевом суставе при свободно опущенном плече.

Максимальная рабочая, зона досягаемости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев свободно вытянутых рук, с центром вращения в плечевом суставе.

Рабочей позой называется положение корпуса, рук и ног работающего человека. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой у работающего не возникнет преждевременного утомления. Рациональную позу для большинства людей обеспечивает рабочая мебель со следующими характеристиками: высота сиденья стула над уровнем пола — 43 см; высота крышки стола над уровнем пола — 71 см (для машинисток — 68 см); расстояние от нижней поверхности крышки стола до сидения стула — около 23 см.

Условия труда — это совокупность факторов производственной среды (температура, освещенность, шум, состав воздуха, цветовое оформление служебного помещения, режим труда и отдыха), оказывающих влияние на состояние здоровья и работоспособность человека в процессе труда.

Изучением процессов и условий, необходимых для создания и поддержания комфортных производственных условий.

Компьютерные технологии, являясь прогрессивным достижением человечества, имеют отрицательные последствия для здоровья людей. Сегодня стоит задача — снизить вред здоровью человека от использования им компьютеров и другой компьютерной техники в работе.

Компьютерная усталость специалиста внешне напоминает алкогольное опьянение, пошатывающаяся походка, невнятная речь. Человек почти не замечает ее в процессе работы и может просидеть за компьютером не один час.

Совокупность изменений, наблюдаемых в состоянии здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ, включают заболевания опорно-двигательного аппарата, органов зрения, центральной нервной и сердечно-сосудистой систем, дыхательных путей, желудочно-кишечного тракта, аллергические расстройства, осложняет течение беременности и родов, неблагоприятно влияет на развитие плода.

Выполнение производственных операций с помощью ПЭВМ связано с восприятием изображения на экране и одновременным различением текста рукописных или печатных материалов, выполнением машинописных, графических работ и других операций.

Работа оператора требует повышенных умственных усилий и большого нервно-эмоционального напряжения, решения в ограниченное время сложных задач, высокой концентрации внимания и особой ответственности выполняемого задания.

Характерной особенностью труда за компьютером является необходимость выполнения точных зрительных работ на светящемся экране в условиях перепада яркостей в поле зрения, наличии мельканий, неустойчивости и нечеткости изображения. Объекты зрительной работы находятся на разном расстоянии от глаз пользователя (от 30 до 70 см) и приходится часто переводить взгляд в направлениях экран-клавиатура-документация (согласно хронометражным данным от 15 до 50 раз в минуту). Частая переадаптация глаза к различным яркостям и расстояниям является одним из главных негативных факторов при работе с дисплеями.

Основными причинами расстройства органов зрения операторов при работе на ПЭВМ являются:

1. Недостаточная четкость и контрастность изображения;
2. Наличие разноудаленных объектов;
3. Переадаптация глаз;
4. Неравномерная освещенность;
5. Постоянные яркостные мелькания;
6. Наличие ярких пятен за счет отражения светового потолка.

Нагрузка на зрение и напряженный характер труда вызывает у оператора нарушения функционального состояния зрительного анализатора и центральной нервной системы. В процессе работы у них снижается устойчивость ясного видения, электрическая чувствительность зрительного анализатора и острота зрения, а, также нарушается мышечный баланс глаз.

Вредное воздействие излучений минимально при правильном освещении и достаточных перерывах в работе. Вредно электростатическое поле. Мельчайшие частицы пыли, пролетая в непосредственной близости от дисплея, заряжаются и устремляются к лицу оператора. Вредна пыль и для глаз (обычные очки — помогают).

Выполнение многих операций при работе с ПЭВМ требует длительного статического напряжения мышц спины, шеи, рук и ног, что приводите к быстрому развитию утомления.

Долгое пребывание оператора в вынужденной неподвижной позе приводит к тому, что затрудняется кровообращение, отток лимфы, скелет испытывает значительные статические нагрузки. Нарушается обмен веществ в мышцах.

Компьютеры с жидкокристаллическим экраном не имеют источников мощного электромагнитного излучения и не наводят статического электричества.

Помещения с ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. Поверхность пола должна быть ровной, нескользкой, удобной для влажной уборки и обладать антистатическими свойствами.

На предприятии должен осуществляться производственный контроль за соблюдением требований санитарных правил и проведением гигиенических и лечебно-профилактических мероприятий, направленных на профилактику заболеваний работников, использующих ПЭВМ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, мы рассмотрели особенности отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и пришли к следующим выводам:

— чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;

— при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись, оформление которых должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— композиционная структура документа, стиль изложения и языковые средства, используемые при составлении текста документа, выбираются в соответствии с видом документа;

— независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;

Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических. Приложение Б

— к техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста, вызванные небрежностью составителя;

— источником структурных помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту;

— к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных его частях.

— неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составитель должен точно знать их смысл;

— к стилистическим помехам относятся: искусственное удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.

Основное требование, предъявляемое к служебному документу, — объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998.-С. 2, п. 22. 2 Там же. -С . 2, п. 23. 3 Там же. -С . 2, п. 25.
2. 1 ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М, 1998.-С. 1,п. 3. 2 Там же. — С. 2, п. 32. 6
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
4. ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании»). – М.: Книга сервис, 2006. – 192 с.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

Литература

1. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика, — М.: Издательско-торговая корпорация» Дашков и К» , 2011. -536с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. — М.: ООО «Управление персоналом», 2010
3. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2006. – 272 с.
4. Андреева В.И. Делопроизводство – М.: Интел-Синтез, 2008
5. Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия. – Ростов –н/Д, 2007
6. Басаков М.И. Делопроизводство 9документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) , -М.: 2014
7. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2011. -224 с.
8. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: ТЕРМИКА, 2009. – 172 с.
9. Висовень В.Н., Комиссаров А.В., Конопатов С.Н. Служебное документоведение. Курс лекций.- М., 2008.
10. Гельман-Виноградов К.Б. Трудности научной трактовки понятия «документ» и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2005. № 6.
11. Демушкин А.С. Распознание подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4
12. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. — М.: Бератор, 2003
13. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М.Дёмин. — СПб.: Питер, 2003.
14. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2009.
15. Кирсанов М.В Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2010. — 320 с.
16. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2009.
17. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2011. – 408 с.
18. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» 2010, 818 с.
20. Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский деловой текст): учеб. пособие / С. П. Кушнерук. – Волгоград: Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2009. – 96 с.
21. Ларьков . Н.С Документоведение: Учебное пособие. — М.: АСТ: Восток — Запад, 2006. — 427, [5] с.
22. Мильчин, А. Э. Методика редактирования текста: учеб. для ВУЗов / А. Э. Мильчин. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Логос, 2005. – 524 с. – (Новая университетская библиотека).
23. Михалкина И.В. Соблюдение норм русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах// Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. — №4. — С. 61-67.
24. Мазур Л.Н.. Бюрократические циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.
25. Петрова Ю.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. — М., 2009.
26. Пшенко А. В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2011. -256 с. (серия «Профессиональное образование).
27. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО Юстицинформ, 2009. – 192 с.
28. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. — 240 с.
29. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2011. — 416 с.

Интернет-ресурсы

1. Официальный сайт Федерального архивного агентства(http://www.rusarchives.ru)
2. Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211232-osobennosti-yazyka-slujebnyh-dokumentov-18-m2
3. Гаймаков, Б. Д. Общая методика редактирования [Электронный ресурс]. – М., cop. 2006–2007. – Режим доступа: http://litklub.psi911.com/pravka003.htm
4. Колесников, Н. П. Что такое редактирование и правка текста [Электронный ресурс]. – М., cop. 2006–2007. – Режим доступа:http://litklub.psi911.com/pravka001.htm.

---

1  2  3