Страницы: 1 2
2.3 Анализ личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Для выработки деловых качеств, требуется ряд личностных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Для диагностики личностных качеств секретаря при приеме на работу в некоторых организациях используют следующие методики:
- Личностный опросник Кеттелла — 16ти-факторный полный вариант или 13ти-факторный сокращенный вариант. Они очень большие и сложны в обработке, но дают большой объем информации для анализа.
- КОС — для диагностики коммуникативных и организаторских склонностей. КОС легок в использовании и обработке.
- Опросник «Профиль личности» Л.П. Калининского (160 вопросов), дает информацию о качествах личности: деловитость, уверенность, требовательность, психологический такт, уступчивость, зависимость, упрямство и другие, в результате получается анализ 10 качеств в виде профиля личности, есть компьютерная версия.
- Опросник Т. Лири — выявление коммуникативных и организаторских качеств личности в межличностных отношениях. Он достаточно сложный в обработке, но в отношении данных качеств информативный.
- Диагностика коммуникативной социальной компетентности (КСК) – для получения общей информации о личности, о прогнозе успешности ее профессиональной деятельности (100 вопросов).
Для определения типа личности сотрудники отдела кадров МБУДО «ДЮСШ» предлагают кандидатам на должность секретаря пройти, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса.
Тест Айзенка был разработан автором в 1963 году и приобрел популярность, как опросник «EPI». Он способен определить нейропсихическую лабильность, экстраверсию – интроверсию. В 1968г. к нему была добавлена шкала психотизма. С тех пор адаптированный тест Айзенка известен миру, как опросник «PEN» и состоит из 101 вопроса.
Примечательно то, что с помощью этих шкал есть возможность определить эмоционально-волевую стабильность личности и отнести человека к одному из четырех темпераментов:
— холерик;
— сангвиник;
— меланхолик;
— флегматик.
Секретарь в МБУДО «ДЮСШ» является сангвиником с небольшими проявлениями флегматика. Сангвиник — уравновешенный, оптимистичный, жизнерадостный. Сангвинический темперамент характеризует человека веселого, эмоционального, общительного, живущего настроением. Он легко переживает неудачи, создает приятный микроклимат в любом коллективе, но не всегда выполняет свои обещания, порой слишком поспешен в делах и суждениях и излишне самоуверен. Проявление флегматика отмечается в самообладании, терпеливости, предприимчивости.
Тип секретаря МБУДО «ДЮСШ» по мотивации поведения – экстраверт. Экстраверт – это такой тип личности человека, который ориентирован во вне, то есть, его жизненная энергия направлена на внешний мир. Экстраверт – человек, открытый внешнему миру и окружающим, он очень общителен и энергичен, а также весьма доброжелателен с людьми и уверен в себе. Экстраверту нравится проводить различные операции с реальными внешними объектами, он предпочитает практические и социальные аспекты жизни воображению и размышлениям, к которым обычно склонен интроверт.
Интроверты больше любят менять себя, свой внутренний мир, приспосабливаясь к миру внешнему, а вот экстравертам хочется весь мир изменить, или хотя повлиять на протекающие в нем процессы. Ярко выраженные экстраверты – это очень энергичные, целеустремленные, общительные люди, они любят растрачивать свою энергию на окружающие их объекты, и эта их энергичность притягивает к ним других людей. Экстраверты и сами постоянно ищут контакта с другими людьми, они любят обращать на себя внимание и предпочитают проводить время в людных местах.
При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.
Также секретарь МБУДО «ДЮСШ» отличается такими личностными качествами как любезность, вежливость, доброжелательность, инициативность. Эти качества всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. В разговоре секретарь употребляет только вежливые формы, не допускает фамильярности, обращения на «ты» и т. д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он всегда старается изложить ее как можно более деликатно, тактично. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.
Стоит обратить внимание на внешний вид секретаря. Он должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» предпочитает деловой классический стиль одежды, что соответствует имиджу организации.
К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» в будущем стремится получить высшее образование, чтобы в дальнейшем строить свою карьеру не только в сфере секретариата. Стоит отметить, что секретарь владеет английским языком, постоянно повышая уровень своих знаний.
Таким образом, секретарь МБУДО «ДЮСШ» обладает всеми необходимыми личностными качествами для успешной трудовой деятельности. Следует помнить, что секретарь – «лицо» организации, а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.
ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ МБУДО «ДЮСШ»
3.1 Анализ проблем деятельности секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения руководства до подчиненных. В связи с этим возникает первая проблема деятельности секретаря МБУДО «ДЮСШ» — секретарь практически не фильтрует информацию, которую доводит до руководства. Эта проблема скорее связана не с личностными качествами секретаря, с небольшим опытом работы сотрудника.
Следующая проблема связана с экстравертностью секретаря МБУДО «ДЮСШ», она не всегда проявляет организованность и пунктуальность в своевременности и качестве подготовки документов, но это качество приходит с опытом работы. Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний.
Третья проблема в деятельности секретаря — многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от руководства или сотрудников. Часто секретарь очень сильно загружен. В таком ритме секретарь нередко испытывает стресс, может «перегореть». Эту проблему может решить оптимизация рабочего времени, она помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника.
Ещё одна немаловажная проблема в работе секретаря МБУДО «ДЮСШ» — неумение урегулировать конфликтные ситуации. Психологи полагают, что «конфликты неизбежны в любом производственном коллективе (в крупной компании или малом предприятии)»[1]. Отсюда можно сделать вывод — управление конфликтной ситуацией и безболезненный выход из нее — важная составляющая работы секретаря. Предотвращение конфликта — это большое искусство. Это предполагает умение слушать и разъяснять, причем делать это всякий раз по-разному в зависимости от ситуации и собеседника. Здесь важно уметь разбираться в людях, распознавать их психологические особенности, находить индивидуальный подход к каждому.
Чтобы избежать конфликта, не следует искать правых и виноватых. В идеале секретарь — мастер компромиссных решений, сильный, эмоционально уравновешенный человек, способный вовремя разрядить обстановку. Секретарь МБУДО «ДЮСШ» способен научится разрешать конфликты, так как анализ показал, что у него имеются все необходимые профессиональные и личностные качества.
Помимо указанных выше проблем существует еще одна (не зависящая от профессиональных и личностных качеств секретаря) — отсутствие автоматизации операций делопроизводства, что снижает эффективность деятельности секретаря. Все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.
Таким образом, проблемы деятельности секретаря в МБУДО «ДЮСШ» связаны, скорее, с неопытностью, а не с личностными и профессиональными качествами. Эти проблемы легко корректируются с помощью рекомендаций, которые представлены в следующих параграфах.
3.2 Рекомендации по совершенствованию профессиональных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Одно из перспективных направлений совершенствования профессиональной деятельности секретаря — повышение уровня информационной культуры — повышение квалификации.
Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.
В системе непрерывного профессионального образования важное место занимает повышение квалификации и переподготовка. Повышение квалификации выступает связующим звеном между теорией и практикой, а также целостной системой, которая поставляет специалистам необходимую им информацию в структурированном виде, с использованием различных форм и методов ее передачи. Повышение квалификации имеет целью расширение и углубление профессиональных знаний секретаря в соответствии с занимаемой им должностью и функциональными обязанностями. Переподготовка преследует цель освоения новых профессиональных знаний, в связи с внедрением новых автоматизированных технологий и т.п.
Важно также требование дифференцированного подхода к различным группам и категориям секретарей в зависимости от сферы деятельности, его образования, производственного стажа и опыта работы.
Требование систематичности и последовательности означает, что повышение квалификации осуществляется не эпизодически, а постоянно и должно быть направлено на систематическое расширение и углубление профессиональных знаний.
Выполнение этих требований тесно связано с разработкой учебных планов, программ и долгосрочных планов повышения квалификации, с переходом от более простых к более сложным формам обучения.
Наиболее глубокие и систематизированные знания дает обучение в учебных заведениях, занятых подготовкой секретарских работников. Поэтому для сотрудников секретарей, не имеющих специального образования, основным путем повышения их квалификации является учеба на заочных или вечерних отделениях учебных заведений, готовящих секретарей.
Систематические знания получают секретари и на различных курсах. В курсовой системе повышения квалификации велика роль методических служб. Именно они разрабатывают учебные планы и программы обучения и в основном обеспечивают их преподавателями по специальным дисциплинам.
Среди коллективных форм повышения квалификации и переподготовки секретарей наибольшее распространение получили совещания, семинары и «круглые столы» секретарей, которые имеют между собой много общего.
Более высокой формой повышения квалификации являются научно-практические конференции, цель которых — глубокое изучение опыта, его теоретическое осмысление и выработка практических рекомендаций.
Формами повышения квалификации являются также школы передового опыта — форма практического обучения секретарей.
Все эти формы имеют много общего в использовании разнообразных методов теоретического и практического обучения. Их программы предусматривают лекции и доклады, как по общеобразовательным, так и по специальным темам, выступления секретарей с обменом опыта работы, обзоры новой литературы по секретарскому делу, практические занятия, экскурсии в организации и т.п.
Так, в качестве темы семинаров, лекций можно использовать такие темы, как: «Компьютерное делопроизводство», «Методика составления организационно-распорядительных документов», «Создание автоматизированного рабочего места секретаря», «Интернет ресурсы в секретарской деятельности», «Современная оргтехника в деятельности секретаря», «Язык официально-деловых документов», «Решение конфликтных ситуаций» и т.п.).
В последние годы в практике повышения квалификации и переподготовки секретарей все активнее используются методы ситуационного проблемного обучения: деловые и инновационные игры, тренинги, анализ конкретных ситуаций секретарской практики и т.п., направленные на моделирование конкретных производственных ситуаций. Также в числе новых форм сегодня предполагаются модульные формы повышения квалификации, дистанционное обучение.
Таким образом, широкий спектр существующих форм обучения призваны повысить уровень подготовки специалистов.
3.3 Рекомендации по совершенствованию личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ»
Личностные качества – это основные составляющие характера человека, его особенности. Совершенствование личностных качеств позволяет правильно реагировать на внешние раздражители и преуспевать в деятельности секретаря. Психологи утверждают, что личностные качества закладываются еще в раннем детстве и в зрелом возрасте их изменить практически невозможно. Но можно совершенствовать личностно-профессиональные качества. Личностно-профессиональные качества начинают закладываться в характере человека с началом его профессиональной деятельности.
Можно порекомендовать несколько методов по совершенствованию личностных качеств секретаря:
- Самоанализ. Психологический метод, который позволит выделить слабые и сильные стороны характера и в дальнейшем с ними работать. Это длительный и сложный процесс, который требует определенного уровня интеллекта.
- Самовоспитание — систематическая и сознательная деятельность человека, направленная на саморазвитие и формирование базовой культуры личности. Самовоспитание призвано укреплять и развивать способность к добровольному выполнению обязательств, как личных, так и основанных на требованиях коллектива, формировать моральные чувства, необходимые привычки поведения, волевые качества. Самовоспитание — составная часть и результат воспитания и всего процесса развития личности. Оно зависит от конкретных условий, в которых живет человек. По словам А.И. Кочетова, «самовоспитание– это сознательное и управляемое личностью саморазвитие, в котором в соответствии с требованиями общества, целями и интересами самого человека формируются запроектированные им силы и способности»[2].
Для секретаря важно умственное самовоспитание, оно осуществляется, если сотрудник, во-первых, стремится систематически повышать уровень своих знаний, занимается самостоятельно в интересующей его области; совершенствует свои умственные силы и способности, развивает у себя память, внимание, мышление, речь; во-вторых, овладевает культурой умственного труда, умениями и навыками рациональной профессиональной работы.
Хобби. Известно, что хобби способствует улучшению качества жизни человека. Но мало кому известно, что помимо удовольствия и приятного времяпрепровождения, хобби может стать прекрасным помощником в тренировке не только личности, но и интеллекта. Есть некоторые виды любимых занятий, которые не потребуют больших финансовых вложений, но успешно помогут вырасти в своих глазах и глазах окружающих людей. Путешествия, как хобби, наиболее затратное в финансовом плане хобби из списка. Но, наряду, с этим, путешествия помогают лучше работать мозгу. Дело в том, что покидая страну или город – зону комфорта – человек начинает по – новому смотреть на многие вещи.
Секретарю МБУДО «ДЮСШ» подойдет хобби – изучение иностранных языков. Педагоги утверждают, что после того, как человек почти полностью изучит один язык любой языковой группы, второй и третий даются гораздо легче. Это напрямую связано с прогрессом работы мозга. А как приятный бонус – повышение уровня интеллекта и шанс заполучить более престижную работу с высокой оплатой.
Важно отметить, что развитие личностных качеств, практически полностью зависит от самого секретаря, так как, в основном, они базируются на самообучении. Здесь на первый план для руководителя выходит задача мотивации. Самостоятельное обучение секретаря нельзя пускать на самотек: оно должно проходить под руководством и контролем кадровых специалистов или непосредственного руководителя. Практикуются разные способы повышения мотивации: «круглые столы», регулярное обсуждение полученного опыта всем коллективом и др. Необходимо, чтобы сотрудник четко осознавал все плюсы самостоятельного образования.
Таким образом, развитие личностных качеств секретаря – это длительный и сложный процесс, который целиком возлагается на его плечи. Руководитель же здесь играет роль мотиватора, подталкивает секретаря на путь самосовершенствования.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь — это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
Возросшие качества к личностным и деловым качествам секретаря привели к появлению новых названий секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.
Всё чаще необходимым условием для работы секретарём в солидной фирме является высшее образование и знание иностранных языков.
В настоящей работе было раскрыто значение профессии секретаря в современной организации. Секретарь сегодня — это не только технический работник, как было принято считать раньше, это и координатор деятельности руководства, это и инициативный, рассудительный и высокопрофессиональный помощник.
Были охарактеризованы основные категории современных секретарей. Выделены основные категории секретарей:
— секретарь на телефоне,
— секретарь офиса,
— секретарь-референт,
— секретарь-делопроизводитель,
— офис-менеджер (администратор),
— секретарь-переводчик,
— помощник (личный секретарь) руководителя, руководитель секретариата.
Были рассмотрены профессиональные и личностные качества современного секретаря. Профессиональные и личностные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Среди профессиональных качеств можно выделить: профессионализм, организованность, осведомленность, ответственность, преданность профессии. Секретарь должен обладать рядом личностных качеств: добросовестность, трудолюбие, инициативность, аккуратность, доброжелательность.
В работе описана общая характеристика и основная деятельность предприятия МБУДО «ДЮСШ».
В результате анализа были выявлены профессиональные и личностные качества секретаря МБУДО «ДЮСШ». Стоит отметить, что секретарь, несмотря на небольшой опыт трудовой деятельности, обладает всеми необходимыми профессиональными и личностными качествами.
Были разработаны рекомендации по совершенствованию профессиональных и личностных качеств секретаря МБУДО «ДЮСШ». Профессиональные качества можно совершенствовать на различных семинарах, открытых лекциях. Рекомендуется периодически проходить повышение квалификации. Личностные качества совершенствовать можно самообразованием, саморазвитием, расширением кругозора, изучением иностранных языков.
Таким образом, все задачи, которые были поставлены в начале исследования, были успешно решены.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Андреева, В. И. Делопроизводство: практическое пособие / В. И. Андреева. — Москва : АЗО Бизнес — школа, 2017. — 192 с.
- Андреева, В. И. Энциклопедия секретаря : / В. И. Андреева, Т. А. Быкова. — Москва : МЦФЭР, 2016. — 688 с.
- Байкова, И. Ю. Настольная книга секретаря — референта / И. Ю. Байкова. — Москва : ЭКСМО, 2017. — 336 с.
- Барсуков, М.И. Справочник секретаря — референта : практическое пособие / М. И. Барсуков. — Ростов — на — Дону: Феникс, 2018. — 512с.
- Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина. — Санкт-Петербург : Питер, 2017. — 158 с.
- Бондарева, Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондарева. — Москва : Высшая школа, 2016. — 178 с.
- Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления — Москва : Информационно-издательский дом Филин, 2017.-142с.
- Верховцев, А.В. Делопроизводство по кадровой службе : учебное пособие / А. В. Верховцев. — Москва : ИНФРА — М, 2017. — 324 с.
- Веселов, П.В. Профессия — секретарь : учебное пособие / П.В. Веселов. — Москва : Информационно-внедренческий центр Маркетинг, 2017. — 96 с.
- Галахов, В.В. Делопроизводство : учебное пособие / — Москва : Омега — Л, 2016. — 480 с.
- Галахов, В.В. Секретарь — референт высокой квалификации. Организация секретарского дела : учебное пособие / В.В. Галахов. — Москва : Академия, 2017. — 56 с.
- Дейнека, А.В. Управление персоналом организации : учебное пособие / А. В. Дейнека. — Москва : Издательско-торговая корпорация Дашков и К., 2017. — 43 с.
- Зельдович, Б. З. Деловое общение : учебное пособие / Б. З. Зельдович. — Москва : Издательство Альфа-пресс, 2017.- 456 с.
- Демин, Ю. М. Секретарское дело : универсальный справочник / Ю. М. Демин. — Москва : Бератор-Пресс, 2016. — 320 с.
- Замедлина, Е.А. Этика и психология делового общения. Учебное пособие для вузов. Москва: РИОР, 2006. — 76 с.
- Ковалевский, С. М. Руководитель и подчиненный : учебное пособие / С. М. Ковалевский. — Москва: Дело, 2016. — 269 с.
- Корнеев, И. К. Деловая переписка и образцы документов : учебное пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — Москва : Омега — Л, 2017. — 328 с.
- Кочетов А.И. Как заниматься самовоспитанием. – Минск: Вышейшая школа, 2012. – 256 с.
- Кузнецов, С. Л. Автоматизация делопроизводства // Делопроизводство / С. Л. Кузнецов. — Москва: № 1, 34-39 с.
- Кузнецов, И.Н. Деловое общение: учебное пособие / И. Н. Кузнецов. — 2-е издание, — Москва: Издательско — торговая корпорация Дашков и К., 2018.- 528 с.
- Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов. — Москва : ТЕРМИКА, 2016. — 288 с.
- Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова. 4-е изд., — Москва : ЗАО Бизнес — школа Интел — Синтез, 2017. — 328 с.
- Лукаш, Ю.А. Быть секретарем руководителя фирмы : учебное пособие / Ю. А. Лукаш. — Москва : Флинта, 2018 — 98 с.
- Максимович, Г. Ю. Применение технологии баз данных в работе секретаря // Секретарское дело / Г. Ю. Максимович. — 2017. -№ 1. — 82-87с.
- Михайлов, Ю. М. Секретарь руководителя / Ю. М. Михайлов. — Москва : Альфа-Пресс, 2018. — 115с.
- Обозов Н. Н. Психология конфликта и способы ее разрешения. — СПб., 2017. – 230 с.
- Оскерко, Т. С. Современный секретарь. Актуализация компетенций / Т. С. Оскерко. — Москва : Издательство Гревцова, 2008. — 79 с.
- Петрова, Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря — референта / Ю. А. Петрова. — Москва : Омега — Л, 2018. — 336 с.
- Психология делового общения : учебное пособие / Г. В. Бороздина — 2-е изд. — Москва : ИНФРА — М, 2017. — 228 с.
- Психология и этика делового общения : Учебник для вузов / под ред. проф. В.Н. Лавриненко. — Москва : ЮНИТИ — ДАНА, 2017. — 306 с.
- Рогожин, М. Ю. Организация делопроизводства предприятия / М. Ю. Рогожин. — Москва : РДЛ, 2017. — 286 с.
- Рыбченкова, Т. В. Офис — менеджер и обеспечение офиса // Справочник секретаря и офис — менеджера. — 2018. — №3. -72 -74 с.
- Санкина, Л. В. Должностная инструкция : рекомендации по составлению / Л. В. Санкина // Трудовое право. — 2018. — №2. — 63с.
- Стенюков, М. В. Справочник по делопроизводству. — Москва : Приор, 2016. — 298 с.
- Стенюков, М. В. Секретарское дело. — Москва : Приор, 2015. — 192 с.
- Степанов, Е. А. Контроль исполнения документови поручений / Е. А. Степанов // Секретарское дело. — 2017. — №2. — 159с..
- Теплицкая, Т. Ю. Настольная книга секретаря — референта / Т. Ю. Теплицкая. — Ростов-на-Дону : Феникс, 2016. — 173 с.
- Ульянцева, С. Э. Подготовка к автоматизации документооборота : быстро, эффективно, своими силами. — Москва : Фирма «1С», 2018. — 15 с.
- Ханиш, Х. Деловой этикет для работы и карьеры : учебное пособие / Х. Ханиш. — 2-е изд., исправленное. — Москва : ОМЕГА-Л, 2016 .- 328 с.
- Хмельницкая, О. Е. Секретарь — лицо компании (имидж секретаря, деловой этикет и протокол). — Новосибирск : Сибирское университетское издательство, 2017. — 127 c.
- Янковская, В. Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковская. — Москва : МЦФЭР, 2017. — 115 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Должностная инструкция секретаря МБУДО «ДЮСШ»
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
2.Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
3.Секретарь подчиняется непосредственно директору предприятия.
В своей деятельности секретарь руководствуется:
-законодательными актами РФ;
-Уставом предприятия;
-Положением о функциональных службах предприятия;
-приказами (указаниями) руководства предприятия;
-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
-настоящей должностной инструкцией.
5.На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
6.Секретарь должен владеть вопросами:
-перспектив развития предприятия, финансово-хозяйственной деятельности;
-организации работы с документами, составления документации;
-организации управленческого труда;
-применение средств вычислительной и организационной техники;
-перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
-культуры труда и служебной этики;
-охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
ФУНКЦИИ
На секретаря возлагаются следующие функции:
1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
3.Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
4.Оперативно-организационное обслуживание руководства.
5.Ведение оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь должен:
1.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
2.Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
5.Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
6.Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
7.Вести прием посетителей.
8.Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
-оформление приказов по личному составу;
-оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
-оформление трудовых книжек;
-оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
-оформление командировочных документов;
-оформление листов нетрудоспособности;
-ведение табеля учета рабочего времени;
-выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
9.Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10.Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
11.Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
12.Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
ПРАВА.
Секретарь имеет право:
1.Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
3.Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
5.Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
6.Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
7.Принимать решения в пределах своей компетенции.
8.Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность за:
1.Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
3.Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Приложение 2
Положение о ведении делопроизводства, МБУДО «ДЮСШ»
Общие положения
1.Настоящее положение по делопроизводству в МБУДО «ДЮСШ», устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием служебных документов.
Цели и задачи делопроизводства
2.Цели:
-документационное оформление и обеспечение деятельности, МБУДО «ДЮСШ»;
-обеспечение полного соответствия документального оформления действующему законодательству и организационно-правовым нормам на основе использования современной техники и автоматизации.
Задачи:
-создание базы для грамотного составления, оформления, хранения официальных документов;
-повышение уровня текстовой управленческой культуры сотрудников.
Принципы делопроизводства
3.Принципы:
-доступность и сопоставимость учётных данных;
-своевременность первичной обработки информации;
-систематизация документов.
Функции делопроизводства
4.Функции:
-документирование управленческой деятельности;
-документирование трудовых правоотношений;
-обработка и перемещение документов;
-регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ документооборота;
-контроль исполнения документов;
-компьютерное изготовление, копирование и размножение документов.
Классификация документов
5.Приказ
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу (прием, увольнение, перевод, премии и другие награждения, длительные командировки и по отпускам, наказаниям, командировкам, административно-хозяйственной деятельности) регистрируются и нумеруются отдельно в соответствии со сроками хранения.
Положения, инструкции
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции, МБУДО «ДЮСШ».
В инструкции устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов.
Положения и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о принятии положений и инструкций находится в ведении директора.
7.Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря.
Текст, протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня после заседания. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) в пределах вопроса.
8.Бланки документов
Документы, МБУДО «ДЮСШ» оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
В МБУДО «ДЮСШ» применяются следующие бланки:
Продольные (для приказа) и угловые бланки (для письма) с указанием наименования Учреждения; бланк для справок. Состав видов бланков, применяемых в МБУДО «ДЮСШ», утверждается директором.
В МБУДО «ДЮСШ» различают 3 потока документов:
— документы, поступающие из других организаций (входящие);
-документы, отправляемые в другие организации (исходящие)
— документы, создаваемые в организации и используемые в управленческом процессе (внутренние (локальные)).
11.Документооборот включает следующие основные этапы работы с документами:
— прием, обработка, регистрация документов;
— распределение корреспонденции;
— передача и доставка документов;
— учет объема документооборота;
-непосредственное исполнение документа;
-контроль исполнения документа.
12.Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в справочных целях: входящие, исходящие, внутренние.
13.Документы Учреждения группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в приказе.
14.Документы, отправляемые МБУДО «ДЮСШ», передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
15.С помощью средств электрической связи осуществляется информация в виде телеграмм, телефонограмм, электронных сообщений. Передача их осуществляется по указанию директора.
16.Все обращения, заявления, жалобы (далее по тексту — заявления) граждан, поступающие в адрес МБУДО «ДЮСШ», регистрируются в журнале входящей корреспонденции и в тот же день передаются на рассмотрение директору. Рассмотрение заявлений ставится на контроль.
17.Рассмотрение заявлений считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятии решения сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается журнале регистрации.
Письменное обращение, поступившее в МБУДО «ДЮСШ» в соответствии с компетенцией, рассматривается со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, директор вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
18.Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль обеспечивает директор и по его поручению секретарь, осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
Сроки исполнения документов определяются директором исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
-с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
-без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометки: «срочно» — исполняются в течении дня, «оперативно» — в 3-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями или работниками подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документов.
19.При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с директором, все контролируемые документы.
20.Секретарь на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в МБУДО «ДЮСШ». На основании составленных справок формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.
22.Копии с документов выдаются с разрешения руководства и только с тех документов, которые были изданы в МБУДО «ДЮСШ» и касаются служебной деятельности Учреждения. При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».
23.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов Учреждения.
Печати и штампы хранятся в сейфах. Печать с воспроизведением Государственного Герба хранится в сейфе главного бухгалтера, МБУДО «ДЮСШ».
Перечень документов Учреждения, на которых ставится печать с
воспроизведением Герба РФ:
-уставные документы;
-трудовые книжки;
-характеристики, справки;
-акты сдачи-приёмки, списания;
-выписки из документов и их копии;
-гарантийные письма и доверенности;
-договоры, калькуляции и протоколы к ним;
-квитанции к приходному кассовому ордеру;
-сметы, счета и накладные;
-приказы;
-описи и паспорта архивов.
25.В архив МБУДО «ДЮСШ» передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по актам приема-передачи и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Прием каждого дела производится специалистом отдела кадров.
Приложение 3
Организация рабочего дня секретаря и руководителя МБУДО «ДЮСШ»
1.Секретарь в МБУДО «ДЮСШ» приходит на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.
2.Подбирает в соответствии с планом нужные документы и дела.
3.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4.По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5.Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.
6.Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7.Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8.Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь делает соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 — напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».
10.Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
11.Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).
12.Подшивка исполненных документов в дела.
13.Выполнение работ на компьютере.
14.Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
Вторая половина рабочего дня
15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17.Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
18.Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19.Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня
20.Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
21.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
Приложение 4
Карточка телефонного сообщения в МБУДО «ДЮСШ»
Страницы: 1 2