1 2
Введение
Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в результате истории своего развития библиотечное фондоведение сложилось как самостоятельная образовательная дисциплина. В последние же десять лет эта отрасль библиотечного дела переживает самую активную стадию своего развития. В мировой практике эта активизация связана, в основном, с тем, что библиотеки, входя в век глобальной информатизации, стремительно вводят в свои фонды, так называемые непечатные виды документов – видеофильмы, микроформы, аудиовизуальные и текстовые материалы в компьютерных формах, на оптических дисках и т.п. В России в рамках данной глобальной тенденции значительное влияние оказывают и чисто внутренние факторы, возникшие в результате преобразования политических и хозяйственных сфер государства.
Действующее законодательство различных отраслей права является нормативно-правовой базой, регламентирующей процесс управления библиотечными фондами. В соответствии с Федеральным законом N 119 от 03.06.2009 г. «О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле» библиотеки обязаны «обеспечивать учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культур» [27]. Следовательно, основной задачей библиотек является организация фонда, предоставление пользователям всестороннего доступа к библиотечным фондам, а также непременное обеспечение сохранности документных ресурсов. Условием сохранности фонда главным образом является, качественный, систематический учет и постоянный, всеобъемлющий контроль. Ввиду высокого уровня динамичности развития методик и специфики учета библиотечного фонда, этот вопрос постоянно находится под пристальным вниманием библиотекарей и библиотековедов.
Впервые вопросы учета, использования, сохранности и безопасности фондов библиотек решаются в комплексе на уровне федеральной власти. Изучением проблемы учета, контроля и хранения библиотечных фондов библиотек страны занимаются Винокур В.О., Кузьмин С.И., Медников С.А., Митрофанова С.В., Проскурякова О.А., Воронько К.Л., Столяров Ю.Н., Старушенко Г.П., Эйдемиллер И.В., В. В. Шилова, Хавкина Л.Б., Зарубин Н.Н., Васильев В.Н. и другие.
Объект данной работы – организация учета как базовой составляющей управления библиотечными фондами.
Предметом исследования является специфика организации учета на примере ГБУК «Свердловской областной библиотеки для детей и молодежи им. В.П. Крапивина».
Цель данного исследования заключается в анализе деятельности по организации учета фондов библиотеки, в том числе в современных условиях, и выявление условий автоматизации процесса организации учета.
Для достижения заявленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- раскрыть теоретические и практические основы технологического управления библиотечными фондами;
- изучить и проанализировать материалы нормативных документов, регламентирующих деятельность библиотек по осуществлению учета и контроля;
- оценить состояние учетной политики и организации учета фондов в библиотеках.
Работа логически структурирована и состоит из введения, двух глав, теоретической и практической, четырех параграфов, заключения, списка используемой литературы и 4 приложений.
Во введении содержится обоснование актуальности темы, сформулированы цели и задачи работы, определяются объект и предмет исследования, описывается источниковедческая база исследования, а также представлена ее структура.
В первой главе содержатся…..
Во второй главе…..
В заключении подведены итоги ….
В приложениях представлены….
1. Учет библиотечного фонда: история и организация
1.1. История возникновения и становления учета в библиотеках
Самые древние библиотеки обнаружены во время археологических раскопок на территории, которую занимало государство Шумер. В шумерских городах найдено множество глиняных табличек с произведениями — древними картами, литературными текстами, работами по математике, сельскохозяйственному делу и другим отраслям.
Надписи на табличках, специальные охранные штемпели на книгах свидетельствуют о том, что учет библиотечного фонда возник вместе с появлением библиотек.
На глиняных табличках из библиотеки царя Ашурбанипала (668-635 гг. до н.э.) стояли штемпели “Собственность Ашурбанипала, царя вселенной, царя Ассирии”. На части глиняных табличек давался список книг в систематическом порядке. Данный факт подтверждает существование книжной инвентаризации в библиотеках Древнего мира.
Библиотеки Шумерского государства сохраняли глиняные таблички с клинописными словами в крупных замкнутых ящиках либо корзинах. Поиск нужной таблички при постоянном росте фонда был очень затруднителен. Библиотекари Древнего Шумера нашли выход из положения. Присваивали каждому ящику или корзине особую табличку, содержащую перечень хранящихся документов.
Главный библиотекарь Александрийской библиотеки, поэт, критик и ученый Каллимах (310-235 гг. До н.э.) составил на основе фондов Александрийской библиотеки таблицы, содержащие сведения о писателях и ученых того времени. Таблицы представляли собой, с одной стороны систематический каталог, а с другой — подробную опись книг, находившихся в библиотеке.
Библиотеки Древнего Востока и феодальных государств Юго-Восточной Азии можно рассматривать как учреждения, выполнявшие в основном функцию сбора и хранения документов. Допуск к документам обладал весьма узкий круг пользователей: правители, жрецы, немногочисленные посвященные. В работе библиотекарей была характерная черта специализация — велся учет новых поступлений, работали с фондом, занимались обеспечением сохранности книг. Особое значение придавалось инвентаризации, производившаяся в специально отведенных для работы помещениях. Книги разделялись на основной и запасной фонды. Основной фонд размещался в библиотеках, расположенных в центре города, дубликаты же хранились в другом здании, обычно находящимся в отдалении. Велся учет каждого свитка и числа строк в каждом свитке.
Уже две тысячи лет тому назад библиотеки ставили перед собой задачу охраны библиотечных фондов и принимали для этого различные меры.
Уже в IX в. духовным орденам вменялось в обязанность ведение описей книг для обеспечения имущественных прав и проверок книжных фондов.
Обязательны были ежегодные проверки фондов в библиотеках средневековых английских колледжей и германских университетов. Ежегодной обязательностью проверки требовал и известный библиограф-библиофил позднего Средневековья Ричард де Бери (1287-1345), автор тракта “Филобиблон” (“Любокнижие”) [11, c.11].
Каталоги-описи составлялись в топографическом порядке, от шкафа к шкафу, в соответствии с действительным расположением книг на полках. Основной функцией инвентарной описи оставалась охрана фонда и обеспечение возможности проверки. Метод составления описей просуществовал вплоть до XVII в. как на Западе, так и на Руси. Рост числа библиотек в XV-XVI вв., увеличение круга пользователей привели к необходимости создания особого каталога, призванного помочь библиотекарям и читателю разобраться в увеличивающемся фонде и выбрать нужные книги. Процесс обособления каталога, его отделения от инвентарных ведомостей начался в Средние века и завершился примерно в XVI в.
Книжные фонды учитывали и первые библиотеки Руси, принадлежавшие монастырям.
Дошедшие до нас старинные книжные описи в целом образуют внушительную, хотя далеко не однородную вереницу книгоучетных документов. Разного объема и построения, разного качественного уровня, они более чем другие памятники библиотечного прошлого, ценны по накоплению специальных сведений.
Из всех процессов библиотечного дела в России полнее других в источниках раскрывается реестр наличного книжного фонда хранителям.
Опись является неопровержимым первоисточником комплексного характера. Многие наблюдения и выводы стали бы невозможными, не будь этого фундамента. Опись помогает раскрыть методы внутренней организации старорусских библиотек.
Известны опись рукописей Кирилло-Белозеркого монастыря, составленная еще в конце XV в., опись книг Слуцкого монастыря 1494 г., опись книг Иосифо-Волокамского монастыря 1573, 1601, 1621, 1635, 1665 гг., выборочная сводная опись книг срока степных монастырей XVII в. и другие.
Ранние приемы регистрационной работы в XVI-XVII вв. справедливо можно назвать “книгоописанием”. Монастырские описи рассчитывались в первую очередь на контрольные ревизии.
Гражданская среда не уступает от общих правил церковного книгоописного дела. Различие наблюдается лишь в отношении терминологии. На смену русскому слову “опись”, применяемому в феодальной книжной практике, пришло западное слово “реестр”. В XVI-XVII вв. русские книжники знакомились с ним, попадая за границу, или узнавали от заезжих иностранцев. Так, Киево-Печерский монастырь, именовал опись имущества и библиотечного фонда 1544 г. “реестром”.
Родина книжной описи точно не известна. Распространение получила там, где гуще была раскинута сеть монастырей. Количество описей, дошедших до нас, незначительно. Немало их сгорело, утратилось по ветхости, заменено новыми.
Составление описи представляло довольно длительный процесс. Производилось с одобрения местного начальства. Иногда опись, полная или выборочная, составлялась монастырем по приказу центральной власти. Реже наблюдалось административное вмешательство гражданских властей в описную работу церковной библиотеки, тем более текущее ее регулирование.
За полнотой регистрации следили внимательно. Книжные пополнения вносились в очередную опись, в некоторых случаях во вкладную книгу. Хранение неучтеного материала было не характерно для монастырской практики.
Опись библиотечных книг получила широкое распространение. Она переходила из рук в руки, подвергалась выборкам, неполному дублированию, предназначалась независимой библиотечной единицей, переплеталась. В особо важных случаях опись прошивалась. Приемы книгоописания у старорусских библиотекарей имели всецело произвольный, субъективный характер. Каких-либо твердых правил не наблюдалось. В то время в России, равно как и на Западе, знали исключительно списочно-тетрадную систему.
Многие сохранившиеся описи находятся на невысоком техническом уровне. Редко встречаются удачные, составленные добротно экземпляры. Таковой является древнейшая опись библиотеки Кирилло-Белозерского монастыря, датированная концом XV в. состоит из двух частей: выборочного перечня части библиотечного фонда — более 200 книг — и подробного библиографического описания меньшей партии книг.
Наши предки пользовались различной техникой при регистрации книг: краткой или полной. В конструкции могло быть записано: “книга” такая-то, такого-то рукописная, печатная и так далее), а могло быть составлено заглавие или автор. Рабочая опись выполнялась скорописью.
Все книги, прибывающие в библиотеку, вписывались во вкладные или приходно-расходные книги, потому что их стоимость выражалась в определенной денежной сумме. Если книга пропадала или ветшала, ее стоимость при проверке соответственно должна была быть возмещена или в описи книгохранителя делалась пометка о списании книги.
Стоит отметить, что опись древнерусских монастырских библиотек прошли примерно тот же путь развития, что и в средневековой Европе и составлялись тем же методом и для тех целей. Это подтверждается исследователем Н.Н. Зарубиным, изучившим 80 описей, в основном северных и центральных древнерусских книгохранилищ, и пришедших к выводу, что по своему характеру большинство описей типографические, а описание книгохранилищ в них строится по пяти системам, в которых одним из не примерных условий является распределение книг по формату [15].
Монастырские описи являются единственным источником, отразившим историю развития библиотечной практики в план описания книг, их хранения и расстановки.
Наблюдение за старорусскими описями не позволяет согласиться с мнением ряда историков, которые придают описям смысл и наименование каталогов. Описной раздел феодального библиотечного труда методически более точно будет считать книгоописанием.
“Если анализировать описную традицию с точки зрения современных взглядов, то, скорее всего, следует отождествлять старорусскую опись с библиотечной инвентарной книгой. Но основную цель описи составлял именно хозяйственный учет.
Описная служба является основной формой библиотечной документации. При правильном ведении она помогала точно отражать поступление, убыль и наличный состав книжного фонда” [37, с.78].
“Старорусский книжный список играл центральную роль в библиотечном хозяйстве. Он связывал воедино технический аппарат этого хозяйства с списком роднится, из него подчас исходит инвентаризация в нашем современном смысле, расстановка книг, каталогизация и даже отчасти регистрация выдачных операций” [37, c. 79].
В петровское время составление описей на книги продолжалось, но уже не только в монастырских библиотеках, но и в других, появившихся к этому времени (например, библиотека посольского приказа).
В 40-х гг. XVIII в. В.Н. Татищевым был составлен “Лексикон Российской исторической, географической, политической и гражданской”, в котором автор дает определение слов “библиотека” и “библиотекарь”: “… библиотека не только книгохранилище, но и некоторое число собранных книг, иногда же одна книга, в которой содержится роспись многих книг”. В основе определения имеется возможность допустить мнение, то, что в данный промежуток с целью учета фондов библиотек заводились специализированные книжки.
В 1764 г. по распоряжению М.В. Ломоносова профессорам Академии наук была поручена ревизия библиотеки, во время которой предлагалось рассмотреть, выписываются ли какие-нибудь книги или нет для приумножения библиотеки, в каком состоянии и порядке и чего же ради никак не выпущен спустя столько длительное время новейший каталог книг с целью полезности ученых и любящих науки.
В то же время отсутствие должного учета и охраны книг и рукописей в библиотеках, небрежность и злоупотребление причастных к этому делу лиц приводили к тому, что многочисленное из библиотек оказывалось в руках различных людей и частично погибало, а иногда увозилось за границу.
“Дальнейшая эволюция инвентарной описи (или, как иногда ее называют, инвентарного каталога) шла в направлении еще большей ее специализации, ограничения ее функций. Важнейшим фактом здесь является отделение от инвентарной описи топографического каталога, который постепенно превратился в совершенно особый самостоятельный вид каталога (или описи), специально предназначенный для проверки библиотечного фонда. В связи с этим открылась возможность отказаться от записи книг в инвентарь в системе их положения на полках, то есть в топографическом порядке и перейти к записи в порядке поступления в библиотеку, то есть в хронологическом порядке.
По мере того как выдача книг читателям на дом стала одной из основных задач общественных библиотек, определилась необходимость ввести особые формы для учета этой работы библиотек (абонементные записи) и полностью отделить их от инвентарных книг.
Таким образом, последовательно, шаг за шагом определилось точное назначение инвентарных описей, и выработалась их форма” [11, c. 12-13]. “Свою современную форму инвентарная книга получила в 80-х гг. XIX в. в США. В 1877 г. в “Library Journal” была опубликована статья известного американского библиотековеда М. Дьюи “A model accession-catalogue”, в которой он предлагал новую форму инвентарной книги и новые правила ее заполнения. Важнейшей особенностью этих правил являлось сокращенное, “опознавательное” описание книг в инвентаре в отличие от всесторонне полного описания в каталогах. Эти правила выгодно отличались своей практичностью и простотой от более сложных форм описания произведений печати в инвентарных книгах библиотек Европы (особенно Германии) и царской России. Благодаря этому инвентарная книга американской формы была широко использована в практике библиотек многих стран.
В XIX в. и в начале XX в. у нас применялась инвентарная книга в виде толстого гроссбуха с весьма подробным описанием книг, причем полнота описания в массовых и научных библиотеках примерно одинаковой.
С американской формой инвентарной книги познакомила русских библиотекарей в 1915-1916 гг. и содействовала внедрению в практику библиотек Л.Б. Хавкина.
Инвентарная книга этой формы была широко использована в библиотеках нашей страны после Великой Октябрьской социалистической революции, причем в нее был внесен ряд изменений, направленных к упрощению, к освобождению от ряда лишних граф (например, “Количество страниц”, “Формат” и тому подобное).
В целом сравнительное изучение форм инвентарных книг наших дореволюционных и советских библиотек отчетливо выявляет тенденцию к упрощению форм учета в целях ускорения и удешевления процесса учета книг” [11, c. 12-14].
Значение инвентарной книги как учетного документа окончательно утвердилось в XIX в., но в начале XX в. ее задачи расширились. Инвентарная книга стало не только охранной описью фонда, но и документом, откуда черпали необходимые сведения о составе фонда и о происходящих в нем изменений. Для этого в инвентарной книге делали постраничные подсчеты, которые в конце года суммировали и использовали при составлении годовых отчетов. Принятая в русских библиотеках практика учета фонда была зафиксирована в “Нормальном плане постановки библиотечной техники в небольших библиотеках”, разработанном Обществом библиотековедения и обсужденном на 1-м Всероссийском съезде по библиотечному делу в 1911 г. [4].
Инвентарная книга соединяла регистрацию любой книги в отдельности с учетом состава фонда в целом. В практической работе это было неудобно, делало учет и форму инвентарной книги громоздкими. Поиски более удобных приемов получения статистических сведений о фонде привело к отделению суммарного учета от индивидуального. Этот процесс шел постепенно: сначала стали отдельно учитывать книги, выбывающие по разным причинам из фонда, а затем перешли к самостоятельному учету книг, поступающих в библиотеку.
Впервые суммарный учет был предложен в 1912 г. в книге В.Н. Васильева “Библиотечное дело”. Изучив практику работы библиотек в области учета и отчетности, он разработал форму суммарного учета с тремя разделами:
- Раздел 1 — поступило томов (по содержанию, видам издания, источникам комплектования, стоимости);
- Раздел 2 — выбыло томов (по причинам выбывания, в том числе вследствие порчи, утери);
- Раздел 3 — итоги, то есть результат движения за год.
Форма давала возможность учитывать изменения фонда, стоимость фонда и расходы на его приобретение. Однако суммарный учет не получил тогда широкого распространения.
Таким образом, уже в дореволюционное время отечественные специалисты в области библиотечного дела создали сравнительно несложные и удобные формы учета книжного фонда. Они заложили основную систему учета фонда, которая применяется в настоящее время.
После революции наступает дальнейший промежуток в работе по части совершенствования учета книжных фондов. Уже первые инструкции, составленные в 20-е гг. Губернскими отделами народного образования, содержали попытки выработать рациональные приемы библиотечной технологии, сделать их унифицированными с целью однотипных библиотек, в первую очередь массовых.
В 1924 г. Главполитпросвет издал “Наглядное пособие по библиотечной технологии”, которое можно назвать первой общегосударственной инструкцией по вопросам библиотечной техники. В нем содержались образцы учетных документов и впервые было указано на необходимость вести два вида учета — суммарный и индивидуальный. В качестве одной из форм ведения индивидуального учета предлагалась актовая концепция. Ее суть заключалась в том, что в качестве инвентарных книг использовались листы сопроводительных документов (акты), присылаемые из центральной библиотеки. Это упрощало процесс учета книжного фонда [1].
В 1927 г. актовая система была внедрена в некоторых профсоюзных и общественных библиотеках. Обработка книг была централизованная в ряде магазинов и бибколлекторах издательств, при этом накладные по форме соответствовали инвентарной книге.
В конце 1927 г. в Москве состоялась конференция по вопросам рационализации библиотечной работы, на котором вопросам учета был посвящен специальный доклад и приняты резолюции. На конференции, несмотря на имеющиеся недостатки, актовая система учета фондов была призвана вполне своевременной и целесообразной.
Ю.В. Григорьев, известный библиотековед, предложил технологию упрощения инвентаризации книг, которая была принята конференцией с указанием на необходимость внесения в нее ряда изменений. Главполитпросвету и ВЦСПС вменялось в обязанность подготовить инструкцию по инвентаризации фондов.
К сожалению, в 1930-е гг. Актовая система учета фондов так и не получила распространения в массовых библиотеках. Она начала применяться лишь в 60-е гг. в системе библиотек Академии наук и других крупных библиотеках.
Библиотеки все активнее включались в организацию жизни общества.
Повышение интенсивности деятельность библиотек сопровождалось увеличением книжного фонда и преобразованиями в комплектовании крупных библиотек. Применяемая в библиотеках старая техника учета фондов уже не соответствовала требованиям времени. Инновационное содержание деятельность библиотек призывало пересмотра не только техники инвентаризации, но и методов расстановки книг, каталогизации.
Огромный поток книг, многоэкземплярность приобретаемой литературы поставили вопрос об изменении форм инвентаризации. В различных библиотеках применялись разнообразные формы ведения инвентарного учета: в одних библиотеках применялась регистрация в книгах (инвентарь), в других — актовая система, в третьих — карточная (сдваивание инвентаря с карточками заказа), в четвертых — инвентарные накладные и т.д.
В 30-е гг., в период организации централизованных библиотечных систем, было предложено ведение индикатора вместо инвентарных книг. Проблема ведения индикатора дискуссировался в период проведения централизации библиотек в Орехово-Зуеве.
В статьях того времени не всегда употреблялся термин “индикатор”, но именно функции индикатора имелись в виду, когда обсуждалась организация работы по учету фондов.
Так, А.Г. Кравченко в книге “Орехово-Зуевская библиотека”, именуя главный (т.е. алфавитный служебный) каталог основным каталогом каждой современной библиотеки, пишет: “Центральный каталог составляется из авторских алфавитных карточек. Каждая новая книга должна иметь три таких карточки в своем кармашке. Как только книга обработана … так сейчас же одна из карточек ставится в общий каталог библиотеки… Таким образом, книга механически регистрируется в каталоге” [17, c. 3].
Задачам учета библиотечного фонда и организации сводного каталога посвящены статьи Н.И. Мацуева. Во введении к первой статье он пишет, что ее задача — “дать материалы работы по учету библиотек, а также поделиться опытом, какой мы получили в процессе этой работы” [20, с. 27].
“Территориально-систематический” каталог учитывает движение всех книг. Каталоги “систематический”, “предметный” и т.д. заменяют открытый доступ читателей к полкам. “Алфавитные” каталоги отделений служат только для справок библиотекарю или передвижнику. При передаче книг из филиала в ЦБ карточка данной книги изымается из каталога и вместе с книгой передается в библиотеку, а оттуда в другое отделение. В “общем” каталоге делается соответствующая отметка, а в “территориальном” — перемещение карточек” [21, с. 25].
В своей статье Н.И. Мацуев пишет: “Надо дать материалы работы по учету библиотек, а также поделиться опытом, какой мы получили в процессе этой работы”.
В систему каталогов центральных библиотек Н.И. Мацуев включает:
“1. Общий учетный каталог всего фонда. Он помещается в центральной библиотеке и содержит по одной карточке на каждый экземпляр книг. Брошюры и массовая литература временного характера, закупаемая в количестве свыше 50 экз., должна иметь в каталоге по одной карточке на каждое название книги с отметкой на обороте карточки общего количества экземпляров.
- Систематический каталог фонда. Имеет одну карточку на каждое название книги или брошюры без указания количества экземпляров данной книги.
- Предметный каталог фонда. Содержит по одной карточке на каждое название книги и брошюры.
- Территориально-систематический каталог фонда. Содержит по одной карточке на каждый экземпляр книги (за исключением брошюр временного значения, числящихся в отделениях централизованной сети)” [21, с. 25].
Таким образом, использование сводного каталога (у Кравченко) и территориально-систематического каталога фонда (у Мацуева) есть не что иное, как различные формы индикаторов.
В начале 30-х гг. встает вопрос о пересмотре форм инвентаризации для массовых библиотек, о том, возможна ли унификация форм инвентаризации в массовых и специальных научных библиотеках. Окончательно система учета библиотечного фонда сложилась в 1933 г., после издания ряда правительственных постановлений, из которых особое значение имеет постановление Совета Народных Комиссаров РСФСР “Об ответственности за сохранность библиотечного фонда” от 14 сентября 1934 г.
Таким образом, использование сводного каталога (у Кравченко) и территориально-систематического каталога фонда (у Мацуева) есть не что иное, как различные формы индикаторов.
В начале 30-х гг. Встает вопрос о пересмотре форм инвентаризации для массовых библиотек, о том, вероятна ли стандартизация форм инвентаризации в массовых и специальных академических библиотеках. Окончательно система учета библиотечного фонда сложилась в 1933 г., после издания ряда правительственных постановлений, из которых особое значение имеет постановление Совета Народных Комиссаров РСФСР “Об ответственности за сохранность библиотечного фонда” от 14 сентября 1934 г.
К данному периоду была изобретена также форма книги учета библиотечного фонда. Вначале она называлась “Регистрационная тетрадь поступивших и выбывших книг”, затем — “Ведомость движения книжного состава”, а после чего получила название “Книга суммарного учета”. В соответствии с указаниями правительства библиотечное управление Наркомпроса издало в 1934 г. инструкции “Об охране книжного имущества” и “О постановке учета и отчётности о минимуме библиотечной техники в массовых библиотеках”. Вторая инструкция вела единообразные методы и формы библиотечной техники, в том числе форму учета фондов для всех массовых библиотек. В ней получила официальное утверждение система, сочетающая суммарный и индивидуальный учеты фондов. Все учетные формы были согласованы с официальными бланками библиотечной статистической отчетности, что и предоставило возможность применять последние с целью государственного статистического учета, планирования формирования библиотечных фондов в стране.
В послевоенные, особенно в 60-е гг. в области учета фондов советских библиотек были достигнуты большие успехи. В результате продолжительной систематической деятельность фонды библиотек повсюду были приведены в порядок, сосчитаны и описаны. Советское библиотековедение положило начало теоретической разработке основных положений учета библиотечного фондов, нашедших свое отражение в специальных учебных руководствах, монографиях и статьях. Работу по разработке вопросов организации фонда возглавил Ю.В. Григорьев. Над данной проблемой он начал работать еще в 20-е гг. Уже после войны выходит цикл его трудов по учету и сохранности фондов. Наиболее полное отражение его взгляды получили в монографии “Организация библиотечных фондов” (1953), рассчитанной на крупные библиотеки. Монография была рекомендована как учебное пособие для библиотечных факультетов институтов, а также использовалась библиотекарями на практике. В 60-е гг. Был издан ряд инструкций как для массовых и областных библиотек, так и для сети специальных библиотек некоторых ведомств.
Все это в значительной степени способствовало унификации форм и методов учета. Однако полной унификации мешало отсутствие единых и обязательных для библиотек всех ведомств методологических установок в области учета. Отсутствие единообразия затрудняло в ряде случаев сопоставления даже однотипных библиотек.
В крупных универсальных и отраслевых библиотеках положение ухудшалась большим объемом фонда. Такие библиотеки многообразны и сложны по структуре, их учетом занят специальный штат. Каждая из этих библиотек разрабатывала, а некоторые публиковали собственные положения и инструкции по учету, зачастую различно решая основные его вопросы. Инструкции принесли собственную выгоду, однако теоретическая разработка задачи учета фондов отставала от условий времени, а постановка его в библиотеках пострадала изъянами финансового и методологического порядка. Первым методологическим недостатком являлось отсутствие единой для всех библиотек номенклатуры произведений печати, подлежащих учету, и единых единиц их учета. Недостаточная теоретическая разработка вопросов учета отражалась в терминологии. Для названия главной печатной единицы использовался ряд различных определений: печатная единица, издательская единица, единица хранения и т.д.
Практика учета, с которой библиотечные сотрудники имели дело изо дня в день, развивалась эмпирически. Процесс учета фондов должен быть прост по своему существу и строиться на некоторых общих принципах. Но на протяжении многих десятков и даже сотен лет он усложнялся, обрастая местными добавлениями, которые постоянно накапливались. На страницах печати не раз поднимался вопрос о рационализации и упрощении учета фондов, о приведении его в соответствии с требованиями времени. Большой отклик в 60-е гг. побудила публикация И.М. Фрумина, призывающая радикально прекратить с непригодными традициями, аннулировать устарелые способы в библиотечной работе и в первостепенную очередь в учете фондов.
Предложения И.М. Фрумина сводились к следующему:
- Выделить учет брошюр временного значения и других массовых изданий стоимостью ниже двух рублей для упрощения регистрации. Списание такого рода материалов должно быть максимально упрощено и облегчено.
- Учитывать журналы только в тетради регистрации журналов. “Если в тетради регистрации журналов или картотек добавить еще 2-3 графы, заполняемых по окончании подписного года, то по ней можно будет легко установить, сколько изданий, комплектов номеров или томов каждого журнала выписано, сколько из них сохранилось к концу года, сколько сформировано комплектов”.
- Облегчить оформление выбытия книг, пропавших по неизвестным обстоятельствам, и целесообразно определить разумный процент “утруски и усушки” в зависимости от количества выданных книг и от формы обслуживания читателей, к примеру, открытый доступ к полкам.
- Применить карточную форму инвентаризации для упрощения индивидуального учета.
- Ввести актовую систему учета как альтернативу инвентарной книги.
- Отменить учет стоимости книжного фонда, так как более важно учитывать не номинальную стоимость книги, а ее ценность для фонда библиотеки.
- Отменить систематические проверки фонда. Проверку фонда проводить только при чрезвычайных обстоятельствах, с особого разрешения или по приказу отдела культуры [44, с. 29].
Поддерживая предложения И.М. Фрумина, библиотекари указывали на то, что увеличение потока печатных изданий, рост читаемости с большой остротой ставят вопрос о наиболее рациональном использовании рабочего времени библиотекаря.
Итак, постановка учета в библиотеках, по мнению большинства библиотекарей, не отвечала современным требованиям организации работ. Из-за этого учет стоил дорого, дороже, нежели обходился бы при разумно экономном его ведении.
В 50-60-е гг. задача заключалась в том, чтобы рационализировать, упростить и унифицировать учет фондов крупнейших библиотек. Но все это не должно было мешать отражению специфики отдельных библиотек. Для этого нужна была теоретическое создание трудности, поскольку фактором недостатков являлось именно недостаточное научное осознание ключевых проблем учета библиотечных фондов.
С таким состоянием дел в сфере учета фондов подошли наши библиотеки к началу создания централизованных библиотечных систем (ЦБС). ЦБС потребовала существенного пересмотра технологических процессов на многих участках библиотечной деятельности в первую очередь при учете библиотечного фонда.
В новых условиях возникла необходимость в четком и постоянном аппарате учета, который позволил бы центральной библиотеке постоянно контролировать деятельность библиотек-филиалов.
На первом этапе централизации разрабатывались различные варианты учета библиотечного фонда. Однако переход к широкому внедрению централизации потребовал разработки новой, единой методики учета фондов. Решение этой задачи обеспечила “Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР”, согласованная с Министерством финансов СССР и утвержденная Министерством культуры СССР.
Отметим принципиальные положения, характерные для новой системы учета библиотечного фонда ЦБС:
- Разделение количественного и стоимостного учета (последний передается бухгалтерии);
- Отказ от традиционного ведения индивидуального учета фонда в подразделениях ЦБС (в отделах ЦБ и библиотеках-филиалах);
- Ведение учета в изданиях, а не экземплярах, что значительно упрощает процесс индивидуального учета фондов и способствует осуществлению равномерного распределения конкретных изданий по структурным подразделениям. Брошюры и другие издания объемом менее 49 страниц регистрируются на карточках учетного каталога без инвентарных номеров;
- Переход на карточный учет как более глубокую форму, позволяющую в рамках принятой системы оперативно отражать все происходящие в едином библиотечном фонде изменения. Отдел комплектования и обработки центральной библиотеки проводит учетный каталог — главный документ согласно индивидуальному учету [33].
В момент организации учетного каталога расширение центрального служебного каталога карточками на вновь прибывшую литературу останавливается, а пребывающие в нем карточки подлежат вливанию в учетный каталог, который станет в то же время осуществлять все функции служебного алфавитного каталога системы. Существующие инвентарные книги подлежат хранению и применению с целью наведения справок, проверки фонда и отметки о выбытии книг. Учетный каталог призван выполнять функции предшествовавших ему учетно-справочных документов: инвентарной книги, индикатора и служебного алфавитного каталога. Данный каталог обеспечивает полный контроль за состоянием и движением книжного фонда и подразумевает:
- Отказ от учета стоимости изданий, объем которых не превышает 48 страниц. Это сокращает учетные операции для значительной части библиотечного фонда;
- Введение сводной документации, отражающей сведения о фонде ЦБС в целом и его составных частях;
- Сосредоточение основных функций по учету единого книжного фонда в ЦБС [31].
В отделе комплектования и обработки в ЦБ ведутся “Книга учета библиотечного фонда ЦБС” и “Ведомости учета библиотечного фонда” для каждого структурного подразделения, имеющего закрепленный за ним фонд.
Каждое структурное подразделение обязано вести журнал “Итоги учета библиотечного фонда”, в котором каждый год закрепляются данные о поступлении и выбытия литературы. Для индивидуального учета изданий, поступивших в библиотеки-филиалы, используется алфавитный каталог.
В новую “Инструкцию об учете библиотечных фондов в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР” (1978) были включены некоторые изменения и уточнения. Структура “Книги учета библиотечного фонда ЦБС” не перетерпела существенных изменений по сравнению с ранее действовавшим аналогичным документом — “Книгой суммарного учета библиотечного фонда”.
Были сняты графы, где фиксировались стоимость изданий, изменена группировка отраслевых отделов, во второй части не указывалась причина выбытия из фондов.
Инструкция 1978 г. была введена в действие со дня организации централизованных ЦБС. Данная инструкция была призвана гарантировать повышение контролирования за сохранностью книжного фонда, увеличить ответственность библиотечных сотрудников за точность ведения учетных документов.
В связи с созданием централизованных систем потребовалось пересмотреть существующую систему учета и найти более рациональные формы и методы его. С 1977 г. установлен единый порядок учета фондов ЦБ. Но использование нового порядка учета в практике обнаружило не только положительные, но и негативные его стороны. К середине 80-х гг. вновь возник вопрос о постановке учета фондов в библиотеке.
Учет фондов долгое время рассматривался только как один из процессов библиотечной техники. Но ГОСТ 7.26-80 “Библиотечное дело. Основные термины и определения” определяет учет, как главную часть процесса организации библиотечного фонда. В разработке проблемы большое значение имела формулировка требований, предъявляемых к учету: не было единого мнения по поводу определения понятия “учет библиотечных фондов” и по поводу отдельных операций процесса учета. И не было создано такой системы учета, которая в одинаковой степени удовлетворяла бы всем требованиям. Вероятно, сложности, которые испытывали государственные массовые библиотеки, объединенные в системы, возникли именно потому, что без достаточного обоснования был отвергнут накопленный практикой опыт и забыты некоторые теоретические положения советского библиотековедения, не утаившие актуальности.
В процессе поиска более упрощенных форм и методов учета фондов в экспериментальных централизованных систем на первый план выдвинулись задачи достижения экономичности, простоты и оперативности учета. В результате принятый порядок учета, утвержденный “Инструкцией об учете, библиотечных фондов в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР” перестал удовлетворять таким важным требованиям, как полнота учета всех видов изданий, включенных в фонд, надежность первичных учетных форм и их оптимальная согласованность с отчетными формами. Недооценка отдельных требований привела к тому, что применяемые в системах формы и методов учета не содействовали сохранности фонда, из-за недостоверности получаемых данных затруднялось научно обоснованное управление фондом.
Камнем преткновения для многих ЦБС стало ведение учетного каталога. Многие специалисты считали, что учетный каталог имеет серьезные недостатки: он громоздкий, ненадежный в плане проверки фонда. Из-за этих причин он был отвергнут еще в 30-е гг. К сожалению, внесение в 1984 г. изменений и дополнений в “Инструкцию об учете …» не устранило эти недостатки. Как выход из сформировавшегося положения можно принять распоряжение каждому филиалу осуществлять собственную инвентарную книгу.
Кроме централизованных систем карточный учет применяется в вузовских библиотеках для учета многоэкземплярного литературы, а также в технических и специальных библиотеках — для учета отдельных видов материалов. Справедливо мнение Ю.В. Григорьева, считавшего, что карточные формы учета следует применять лишь в качестве дополнительных, а не основных фор. Это и практиковалось в массовых библиотеках с 1934 г.
Ведение такой дополнительной формы индивидуального учета изданий, направляемых в структурные подразделения библиотечной системы, как опись инвентарных номеров, лишний раз подтвердило неполноценность карточного учетного каталога для выполнения основных функций по сохранности фонда, в частности применения при проверке фондов подразделений ЦБС.
Работу по совершенствованию учета предстояло вести в двух взаимосвязанных направлениях: продолжать теоретическую разработку проблемы и оптимизировать существенные нормативные документы. Библиотековеды, работавшие над проблемой совершенствования учета, выдвигали различные идеи по этому поводу. Заслуживали внимания предложения Н.Е. Мироненко:
- Снять функцию основного документа индивидуального учета с учетного каталога, как не способствующего сохранности фонда. Карточные формы оставить для учета поступлений периодических изданий и при групповом учете. Основной формой индивидуального учета может быть инвентарная книги или лист актового учета;
- Отказаться от индивидуального учета изданиях и вернуться к учету в экземплярах;
- Согласовывать формы первичного учета фондов с формами статистической отчетности, в частности “Книгу учета библиотечного фонда ЦБС” с формой 6-НК [24, с. 104].
В инструктивно-методическом пособии “Организация работы ЦБС” отраслевой состав фонда рекомендовалось дробно отражать в “Книге учета библиотечного фонда ЦБС”, что не совпадало с формой статистической отчетности 6-НК.
В 1985 г. вышла очередная инструкция по учету библиотечных фондов. Но, как всегда, остались нерешенными вопросы, связанные с учетом фондов. Библиотекаря на местах самостоятельно разрабатывали способы учета своих фондов.
Однако учет библиотечных фондов составляет часть системы народно-хозяйственного учета и его совершенствование должно осуществляться в общем контексте методологии и организации учетной политики, проводимой в стране.
К началу 90-х гг. стало очевидно, что реформа учета необходима. Это было обусловлено фактами внешнего и внутреннего порядка. К первым относились становления новых форм хозяйствования в стране, основанных на рыночных отношениях, изменения в общегосударственной политике учета, статистики и контроля в соответствии с требованиями отечественной и мировой практики. Реформирование организации учета получило поддержку федеральных органов государственной власти и выразилось в Государственной программе перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета и статистики. Реализация программы была связана с подготовкой официальных документов, таких как проект Закона о бухгалтерском учете, отраслевые стандарты, в том числе и стандарт “Библиотечная статистика”.
Система учета постоянно оптимизировалась, особенно интенсивно этот процесс происходил в 80-е гг., о чем свидетельствует дискуссия, развернутая в те годы на страницах печати. Поэтому при подготовке новой инструкции об учете библиотечного фонда было принято во внимание все то, что было предложено или высказано в этой области теоретиками и практиками. В то же время одна из задач разработки документа — определение новых подходов к учету фонда в современных хозяйственно-экономических условиях. Основу документа составляют новые подходы к учету фонда в новых экономических условиях: значительное расширение прав библиотек в области управления, устранение жестокой регламентации в организации учета, внедрение экономических методов управления.
Вместе с этим в новом документе сохранена преемственность с прежней системой учета. При подготовке документа частично использованы материалы методических рекомендаций и результаты научно-исследовательской работы РНБ в области переоценки фонда, расширен перечень причин, по которым литература может быть исключена из фонда библиотек.
“Инструкция об учете библиотечного фонда” является одним из звеньев системы регламентации организации учета фонда страны. Ее создание — это начало образования разноуровневой нормативной базы по учету фондов библиотек страны.
В 2012 г. инструкция была заменена на “Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда”.
Новый порядок представляет основы учета библиотечного фонда, общие и обязательные для разных типов библиотек. Документ дает свободу библиотекам вводить дополнительные показатели, свои формы. Порядок учета соотнесен с международными нормами. Содержит межотраслевую терминологию, употребляются общепринятые термины и понятия наряду с привычными для библиотечной практики.
Отличается от Инструкции об учете, тем, что:
- Общие положения выражены более сжато;
- Убраны ссылки на ГОСТы;
- Изменена структура документа (очередность и количество глав, исключена Глава 1” Основные понятия”);
- Включены новые положения и дополнения к ранее существующим положениям.
На данный момент Порядок — это основной документ библиотекаря при учете библиотечного фонда.
Следовательно, из данного можно получить следующий вывод, что с начала существования библиотек, в разные времена и в разных странах у библиотекарей была основная задача охранять и учитывать библиотечные фонды, и данная технология прошла длительный путь развития. С течением времени устаревали и разрабатывались многие инструктивно-методические материалы по учету библиотечного фонда. Создание новых инструкций должны учитывать все разнообразие видов документов, поступающих в библиотеку, их специфику.
1 2