Учет как основой процесс формирования. Часть 2

1  2

---

1.2. Основы организации учета библиотечного фонда

 

Учет библиотечного фонда — это фиксирование по установленным правилам сведений о величине, стоимости, составе, движении фонда и их накопление для количественной и качественной характеристики его состояния. К учету отнесены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку.

Цели учета:

• Накопление фактической информации о фонде для дальнейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;
• Составление реальных моделей библиотечного фонда, необходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки на этой основе качества библиотечного фонда;
• Слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.

Объектами учета являются все документы, независимо от их вида, материальной конструкции, носителя и знаковой природы информации, как поступающие в библиотеку, так и выбывающие из фонда.

Результатом учета библиотечного фонда является документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:

1. Объемы фонда и отдельных подфондов, а также их прирост;
2. Количественное развитие библиотечного фонда на протяжении всего времени его существования;
3. Стоимостные характеристики библиотечного фонда;
4. Наличие и местонахождение каждого документа из фонда.

Основным регламентирующим документом по ведению учета документов является “Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда”. Он является международным документом и имеет приоритетное значение при учете документных фондов.

Библиотека может разрабатывать свои собственные регламенты по организации и ведению учет библиотечного фонда, если они не вступают в противоречие с обязательными нормами учета. Этот внутренний организационный документ называется “Порядок учета библиотечного фонда”, и его необходимо согласовать с учредителем библиотеки.

Единца учета фонда — это единица измерения объема и движения фонда. В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 “Библиотечная статистика” для учета величины и движения библиотечного фонда применяются основные и дополнительные единицы учета.

Основные единицы учета используются для отчетности и ведения государственной статистики по объему библиотечного фонда. К основным единицам учета относятся:

Экземпляр — это каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. В зависимости от вида документа под “экземпляром понимают:

— отдельную книгу, номер журнала или газеты — для печатных изданий;

— диск — для грампластинок, компакт-дисков, электронных документов;

— катушку, кассету — для магнитных фонограмм;

— рулон — для диафильмов;

— комплект — комплект для диапозитивов;

— бобину — для кинофильмов;

— кассету — для видеофильмов.

Название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Дополнительные единицы учета используются для более полной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач. К дополнительным единицам учета фонда относятся:

• Годовой комплект — это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с названиями и экземплярами.
• Переплетная единица или комплект (подшивка) — это совокупность номеров периодических изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу.
• Метрополка — это международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 метр стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами.

Сходные задачи планирования ресурсов для хранения документов должна выполнять и новая дополнительная единица учета электронных ресурсов — байт, благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения записи.

Выбор единицы учета диктуется целым комплексом задач, которые должна обслуживать учетная информация.

Таким образом, основными единицами учета являются экземпляр и название, из дополнительных — годовой комплект, переплетный комплект, метрополка, байт.

Для всех видов документов (независимо от материальной основы носителя информации) обязательным является учет в экземплярах и названиях.

Все структурные подразделения библиотеки, имеющие в своем составе фонды, ведут суммарный учет в обязательном порядке, и индивидуальный учет — по мере надобности.

Суммарный учет — количественные предоставления о структуре, величине, темпах обновления фонда в целом и отдельных его частей. Объектом учета является партия.

Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать информацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Объектом являются отдельные экземпляры или названия.

Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных. Каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально.

Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.

В соответствии с “Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда”, основной формой суммарного учета документов является “Книга суммарного учета библиотечного фонда”. Она представляет собой журнал в традиционном или машиночитаемом виде. Книга состоит из трех частей.

Часть 1. Поступление в фонд — фиксируются партии новых документов:

• Дата и номер записи по порядку;
• Источник получения партии;
• Номер и/или дата сопроводительного документа;
• Суммарные данные о стоимости документов;
• Общее количество документов в партии;
• Виды документов;
• Отрасли знаний или типы документов;
• Язык.

Часть 2. Выбытие из фонда — фиксируются документы, исключаемые из фонда:

• Дата и номер записи по порядку;
• Номер и дата акта об исключении;
• Суммарные данные о стоимости документов;
• Общее количество документов в партии;
• Вид документа;
• Отрасль знания или тип документа;
• Язык;
• Причина выбытия.

Часть 3. Итоги движения фонда — поквартально суммируются сведения о вновь поступивших и о выбывших документах для получения итогового объема фонда и подфондов:

• “Состоит на начало ____ года” — данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;
• “Поступило в течении ____ года” — суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;
• “Выбыло в течение ____ года” — совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;
• “Состоит на конец ____ года” — итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых поступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

В индивидуальном учете являются основными формами следующие:

1. Книжная — инвентарная книга;
2. Карточная:

— карточка для учетного каталог

— регистрационная карточка на определенный вид документа

3. Листовая — лист актового учета.

Формы индивидуального учета в значительной степени различаются в зависимости от вида и сроков хранения документа (таблица 1, 2).

Таблица 1

Формы индивидуального учета для отдельных видов документов

 

Таблица 2 Формы индивидуального учета документов различных сроков хранения

В инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей. В регистрационных картотеках и учетных каталогах — преимущественно алфавитное упорядочение.

В зависимости от возникающих проблемных ситуаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Однако инвентарный способ сортировки записей в формах индивидуального учета является основным.

Суть актовой формы учета в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводительному документу, оформляется акт со списком документов, составленных по аналогии с листами инвентарной книги. Номер акта соответствует номеру записи партии в “Книге суммарного учета библиотечного фонда”. Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка становится основой для создания инвентарных книг.

Бухгалтерский учет библиотечного фонда — это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в “Книге суммарного учета”. Стоимостная информация, собранная в ходе бухучета фонда, необходима для экономического анализа деятельности библиотеки и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования библиотечного фонда.

Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные издания, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бухучету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.

Балансовая стоимость библиотечных фондов не отражает реальной стоимости, поскольку информационная и культурная ценность фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных документов и зависит от полноты собранных документов. Однако балансовый учет необходим для контроля за сохранностью фондов.

Полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и парий документов. В бухгалтерском учете для библиотечных фондов ведется специальная инвентарная карточка аналитического учета основных средств. В ней балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой. Все эти данные поступают из КСУ.

Рыночные колебания реальных цен документов потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости библиотечного фонда. Переоценка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление библиотечных фондов.

Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осуществляется бухгалтериями. Работники библиотек подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.

Библиотечные фонды переоцениваются по восстановительной стоимости, которая определяется умножением балансовой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки. В настоящее время вместо единых коэффициентов индексирования ведены интервалы значений переоценочных коэффициентов, в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки библиотечного фонда отражаются в бухгалтерских документах (на карточках аналитического учета общей суммой) и вносят в книгу суммарного учета.

На данный момент проблема актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. При составлении списков к акту на списание документов из фонда указывается:

— цена, по которой документ был приобретен для фонда (берется из формы индивидуального учета);

— коэффициент переоценки, использованный при расчете новой стоимости;

— стоимость документа после переоценки.

Учет фонда включает три взаимодополняющих вида учета, призванных собирать и накапливать количественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые данные о фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухучета фонда.

Проверка (переучет) библиотечного фонда — это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документами с целью контроля сохранности фонда.

Существует два вида проверок: плановые и внеплановые.

Плановые проверки проводятся в среднем один раз в 5 лет, но для документов, которые находятся на сейфовом хранении, переучет осуществляется ежегодно.

Внеплановые проверки происходят в том случае если:

• Произошла смена ответственного лица;
• Были выявлены факты хищения, злоупотребления или порчи документов;
• Произошли случаи стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• Произошла реорганизация или ликвидация организации, владеющей фондом;
• Были другие случаи, предусмотренные действующим законодательством.

Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать результатам проверки силу юридического доказательства.

Во время проверки библиотечного фонда применяются различные способы проверки. Один из наиболее точных, но и наиболее трудозатратных, является сверка с учетными документами. Для этого следует приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета. После окончания сверки с фондом для выявления отсутствующих документов, не прошедших проверку, потребуется посмотреть весь инвентарный ряд в учетных формах.

Наиболее оперативный способ проверки считается сверка фонда с топографическим каталогом, так как расстановка карточек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. Это позволяет легко провести проверку по разделам фонда или подфонда. Если карточки на документы не обнаружены при сверке, то они сразу откладываются отдельно в инвентарном порядке для последующего установления местонахождения документа.

Проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов — это самый распространенный способ проверки фонда с учетными данными, поскольку топографические каталоги имеются не во всех библиотеках. Предполагается предварительное создание копий учетных записей на документы того или иного подфонда — в виде карточек, расставленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на него переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствующие документы автоматически формируется инвентарная картотека, с которой удобно работать при поиске отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.

В электронных каталогах, как правило, существует специальный служебный модуль проверки фонда, в котором предусматривается ввод инвентарный номеров или штрих-кодов документов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.

По окончании сверки фонда с учетными записями устанавливается месячный срок для принятия мер по разысканию отсутствующих документов и устранения возникших недоразумений. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, пропавших по неустановленным причинам.

Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда или подфонда, составляет объяснительную записку, а комиссия документирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются руководителем организации. В последующем отсутствующие издания списываются с баланса библиотеки, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.

В современных условиях возрастает необходимость в знании законов Российской Федерации и в умении применять на практике нормы различных отраслей права в их взаимодействии.

Перед библиотекой стоит двуединая задача — предоставить пользователям возможность широкого доступа к библиотечным фондам и не менее важная — обеспечить надежную сохранность фондов как материальной и духовной ценности страны.

Сохранение документов требует постоянного внимания как к аналоговым, так и к цифровым материалам. В рекомендациях изложены принципы обеспечения целостности, аутентичности и надежности документов. Даны положения по разработке и реализации мер и стратегий распространения информации, переподготовки специалистов. Возможные законодательные ограничения по доступу к документальному наследию не могут препятствовать реализации действий по его сохранению. Государство должно распространять стандарты и передовые информационно-телекоммуникационные технологии, развивать надежную техническую инфраструктуру.

Закон Российской Федерации “Основы законодательства о культуре”, Федеральные законы “О библиотечном деле” и “Обязательном экземпляре документов”, “Об информации, информатизации и защите информации” закрепил юридические нормы общедоступности библиотек, библиотечных фондов, информации и гарантированные государством меры сохранности и государственного протекционизма в отношении учреждений культуры и находящихся в них ценностей. Закон “Основы законодательства Российской Федерации о культуре”, регулирующий в числе прочих культурной деятельности в области библиотечного дела, закрепляет права каждого человека на доступ к государственным библиотекам и их фондам, а также обязательства государства в отношении целостности фондов, порядка их сохранения, статического учета, функционирования  развития, объявляет запрет на приватизацию культурных ценностей, хранящихся в фондах. Законодательно запрещается органам государственной власти и управления вмешиваться в творческую деятельность библиотек, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

В Федеральном законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (2006) библиотека рассматривается как обладатель информации и как государственная информационная система, а документы, составляющие ее фонд, — как документированная информация. Обязательный учет информации и требования о защите информации устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия технических разведкам и технической защиты информации, в пределах их полномочий.

Основными документами, регулирующими учет библиотечного фонда, являются следующие:

1. Федеральный закон “О библиотечном деле” (1994 г.; с изменениями и дополнениями), который регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права. В нем четко указаны права библиотек, виды документов, входящих в состав обязательных экземпляров.
2. Федеральный закон “О стандартизации” (1993) регулирует права библиотек на самостоятельную разработку организационно-технологической документации по учету фондов, не противоречащую общероссийским нормативным документам.
3. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” (1996), согласно которому главными задачами учета являются формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, обеспечение контроля за наличием и движением имущества в соответствии с нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.
4. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
5. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений
6. Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ

Существенно, что проведение учетной политики от организации требуется соблюдение осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности.

Формулировка документов, входящих в библиотечный фонд, не отражает все многообразие его документного состава. В данном случае можно руководствоваться нормативными актами, обладающими высшей юридической силой, в частности Федеральными законами “О библиотечном деле”, “Об обязательном экземпляре документов” (1994), а также следующими ГОСТами:

1. ГОСТ 7.60-2003 “Издания. Основные виды. Термины и определения”. Введен с 1 июля 2004 г.
2. ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения”. Введен с 1 июля 1997 г.
3. ГОСТ 7.76-96 “Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения”. Введен с января 1998 г.
4. ГОСТ 7.20-2000 “Библиотечная статистика”. Введен с 1 января 2002 г.
5. ГОСТ 7.83-2001 “Электронные издания. Основные виды и выходные сведения”. Введен с 1 июля 2002 г.

ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации” утратил силу, взамен введен ГОСТ 7.20-2000 “Библиотечная статистика”.

Базовым документом для библиотек является “Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд”.

Порядок определяет нормативно-правовую базу организации и ведения учета. В этом нормативном акте раскрываются конкретные механизмы действия правил, установленных нормативными актами более высокого уровня регламентации.

Порядок учета документов определяет общие правила учета документов, составляющих фонд библиотек, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей.

Главный принцип, определяющий концепцию порядка, заключается в отказе от жестокой регламентации учета, допустимости различных вариантов выбора его правил и способов, установлении единых методических основ учета документов, распространении их на все библиотеки без исключения.

В результате ведение учета предложено осуществлять, сочетая принципы обязательности и допустимости (факультативности). На основании действующего законодательства библиотеки правомочны самостоятельно формировать порядок учета. Это нормативный документ, содержащий свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и т.п. Система учета разрабатывается и утверждается библиотекой и имеет статус стандарта организации.

Согласно прошлым инструкциям по учету (1998 и 2007 гг.) и данному порядку учета документов обязательными для библиотеки являются:

• Суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов;
• Учет документов в составе фонда в установленных учетных единицах;
• Обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их применения;
• Обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналов;
• Последовательность применения принятого порядка учета в целях сохранения преемственности и сопоставимости учетной информации;
• Оценка документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра, в качестве дара, пожертвования, безвозмездно), а также переоценку отдельных документов — в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим порядком;
• Обеспечение возможности долговечного хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителей информации.

В разрешительном порядке предусмотрена свобода действий библиотек в отражении важных для них особенностей, определенная детализация учета, если эти действия не противоречат основным требованиям законодательства, нормативных и правовых актов Российской Федерации, инструктивных материалов.

Библиотека имеет право:

• Самостоятельно устанавливать порядок учета документов применительно к своему статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не входящих в противоречие с нормативными документами;
• Определять виды учетных форм (исходя из перечня типовых форм) на различных носителях, в том числе осуществляемых с помощью средств компьютерной технологии: записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах и на карточках, в виде распечаток, полученных на компьютере, а так же в машиночитаемой форме с копиями на бумажных носителях;
• Создавать и применять наиболее эффективные технологии учета библиотечного фонда;
• Определять набор учетных показателей и форм, исходя из потребностей библиотеки, сети или системы библиотек;
• Определять сроки хранения документов в фонде, кроме документов, подлежащих бессрочному хранению;
• Устанавливать порядок исключения документов из фонда;
• Вводить допустимые (количественные и стоимостные) нормативы на списание документов, утраченных по неустановленным причинам;
• Реализовывать, в том числе продавать, списанную из фонда литературу (за исключением случаев, предусмотренных законодательством);
• Определять условия и формы реализации исключенных из фонда документов;
• Определять виды и размеры компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователем библиотеки.

В структуре фондов библиотеки представлены ценные и редкие издания (книжные памятники), архивные документы, музейные предметы и коллекции. Общие принципы и порядок их учета, формирование фондов, организация хранения и защита этих документов регламентируются соответствующим законодательством: Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2,3), Положением о Музейном фонде Российской Федерации (п. 4), Федеральным законом от 03.06.2009 №119-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О библиотечном деле”, который предусматривает порядок отнесения документов к книжным памятникам, представляющим ценность для культуры Российской Федерации в целом. Закон представляет также порядок регистрации книжных памятников и создание общегосударственного реестра книжных памятников, которые устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Книжные памятники, имеющие местное значение, учитываются и регистрируются в регионах. Государственный (специализированный) учет вышеназванных документов, которые находятся на постоянном хранении в библиотеках, не исключает их внутрибиблиотечного учета в соответствии с Порядком учета документов.

Таким образом, архивные документы, музейные предметы и коллекции, книжные памятники подлежат двойному учету: внутрибиблиотечному и специализированному по установленным правилам ведения учета документов, в соответствии с их статусом.

Библиотеки опираются на Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, который утвердило Минкультуры России приказом от 08.10.2012 №1077. Порядок учета могут использовать библиотеки всех видов и типов вне зависимости от ведомственной принадлежности и юридического статуса.

Порядок учета содержит нормы общего характера. Каждая концепция библиотеки детализирует их с учетом специфики учреждения и библиотечного фонда. Для этого следует разработать внутренний документ по организации учета фонда.

 

2. Анализ учета библиотечного фонда на примере ГБУК “Свердловской областной библиотеки для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”

2.1. Характеристика библиотеки

 

Дата рождения библиотеки – 1916 год – первая публичная библиотека Екатеринбурга, именуемая в дальнейшем «Белинка», обживает территорию. Книжный дух создает ту особую ауру, которая достанется в наследство детской библиотеке. В 1919 году последняя занимала несколько полок на первом этаже Белинки, потом ненадолго переехала во Дворец пионеров перед войной в ней работало 10 сотрудников.

Но шли годы, библиотека постепенно развивалась, изменялась структура, пополнялись фонды.  В 1959 году Свердловская областная библиотека для детей и молодежи получили здесь постоянную прописку в доме Карла Либкнехта № 8.

Деятельность детской библиотеки заключается в обслуживании читателей, имеется своя издательская продукция, также оказывает методическую помощь библиотекам области, в том числе проводит социокультурные мероприятия.

В структуру детской библиотеки входят 8 отделов (Отдел обслуживания, Отдел комплектования и обработки литературы, Отдел хранения и редкой книги, Научно-методический отдел, Отдел социокультурных программ, Отдел издательской технологий, Отдел автоматизации) в том числе 1 абонемент, 2 читальных зала (350 посадочных места).

Кадровый состав. По кадровому составу 92,2 % сотрудников библиотеки имеют высшие образование, так же 18,6 % – с высшим библиотечным образованием, 3,9 % – со средним образованием, 2,3 % – со средним библиотечным. Возглавляет библиотеку Кузнецова Ольга Владиславовна.

Документы, регламентирующие деятельность библиотеки.

«Положение о библиотеке», «Правила пользования детской библиотекой», «Положения о платных услугах в детской библиотеке», «Инструкция о порядке обслуживания читателей в библиотеке».

В Положении отражены задачи и функции библиотеки, управление библиотекой, структура и материально-техническое обеспечение библиотеки, права и обязанности библиотеки.

Правила пользования Детской библиотекой регламентируют права и обязанности читателей, порядок записи читателей в библиотеку, правила пользования отделами обслуживания библиотеки.

В положении о платных услугах отражены дополнительные библиотечно-информационные услуги и порядок взимания платы за пользование документами.

Инструкция о порядке обслуживания читателей в библиотеке устанавливает порядок записи и процессов, связанных с обслуживанием читателей.

Основные задачи библиотеки на данном этапе:

• Формирование библиотечного фонда в соответствии профилем библиотеки и выполнение информационных потребностей читателей. Организация и ведение справочно-библиографического аппарата и баз данных.
• Полное и оперативное библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание детей, молодежи, подростков, взрослых людей и других категорий читателей.
• Воспитание информационной культуры: формирование навыков пользования книгой, другими источниками информации, библиотекой. Подготовка читателей для развития их кругозора
• Расширение перечня библиотечных услуг, повышение их качества на основе автоматизации библиотечно-информационных процессов.
• Координация и кооперация деятельности с библиотеками, органами социокультурной информации и другими учреждениями для более полного удовлетворения потребностей читателей информации.

Библиотека выполняет следующие функции:

1. Организует дифференцированное обслуживание читателей на абонементах, в читальных залах и других отделах по единому, временному и читательским билетам с применением методов индивидуального и группового обслуживания.
2. Бесплатно обеспечивает читателей (по единому читательскому билету) основными библиотечными услугами.
3. Организует библиотечное обслуживание организаций, созданных при договоре.
4. Предоставляет читателям другие виды услуг, в том числе платные, перечень которых определяется Положением о платных услугах в библиотеке.
5. Обеспечивает комплектование фондов в соответствии с запросами читателями.
6. Взаимодействует с библиотеками, области, организациями, которые имеют информационные базы данных.
7. Детская библиотека является методическим центром для детских библиотеки области г. Екатеринбурга.

Библиотечное и справочно-информационное обслуживание.

В 2018 году сотрудники библиотеки выполнили 1 622 справки, дали 1 075 консультаций в стационарном режиме и 97 в удаленном. В 2017 году эта общая цифра по справкам и консультациям составляла соответственно 1 852 в стационарном и 182 удаленном режимах. За год из фондов библиотеки стационарно, в пунктах выдачи и удаленно было выдано 453 621 экземпляров документов, при этом наблюдается небольшой рост выдачи электронных книг.

Книжный фонд  СОБДиМ  включает  298593  документа – художественная и отраслевая литература, периодические издания. Из них 13845 экземпляров – на электронных носителях. Помимо этого, библиотека активно использует подписные электронные ресурсы – электронные библиотеки «Библиотека  ЛитРес»,  «Библиошкола», «НЭБ». В 2018 г.  финансирование  СОБДиМ  на  комплектование книжного   фонда   значительно   снизилось. Комплектование осуществлялось за счет средств, выделенных из бюджета Свердловской области по Государственному заданию (523949 руб.), пожертвований частных лиц и книг, взамен утерянных читателями. Надежды на поступление денег из федерального бюджета – Резервного фонда Президента Российской Федерации – не оправдались.

За 2018 год количество читателей:

• 19494 человек, из них удаленно– 5223; количество читателей, в возрасте до 14 лет составило 8595, молодежь 15–30 лет –2139 человек
• Более 4 000 подписчиков в социальных сетях
• Количество посещений:
• 144622, из них 34 796 составило число посещений культурно-массовых мероприятий
• 414277 посещений сайта и социальных сетей
• Книговыдача:
• 415023 экземпляров, детям до 14 лет выдано 283246 экземпляров
• Книжный фонд:
• 300545 экземпляров на физических носителях
• оцифровано 490 экземпляров книжного фонда

Публичные мероприятия:

• 1227 встреч, акций, лекций, квестов, праздников, фестивалей и т.д., которые посетили 34796 человек.
• 14 клубных формирований разной направленности
• 4 областных конкурса
• Количество выданных справок:
• 3987 библиографических справок
• Научно-методическая деятельность
• 11 выездов сотрудников отделов и ведущих специалистов библиотеки в муниципальные образования Свердловской области МО.
• 10 профессиональных мероприятий для специалистов детских библиотек, в том числе 2 профессиональных конкурса.
• Обучено 626 человек; выдано 572 удостоверения с номером лицензии.

Таким образом, ГБУК “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина” не стоит на месте, а с каждым разом становится более современной и автоматизированной. Привлекает намного больше читателей не только очень разнообразным фондом, но и различными мероприятиями.

 

2.2. Особенности организации учета фонда

 

Учет библиотечного фонда в библиотеке осуществляется в соответствии с

действующими нормативно-правовыми документами:

1. Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. №78-ФЗ “О библиотечном деле” (с изменениями и дополнениями от 03.07.2016);
2. Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. №77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов” (с изменениями и дополнениями от 05.04.2016);
3. “Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного дела”. Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077;
4. Формой №6-НК федерального государственного статистического наблюдения;
5. Стандартами по информации, библиотечному и издательскому делу ГОСТ Р 20-2014 СИБИД. “Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления”;
   ГОСТ Р 7.0.93-2015 СИБИД. “Библиотечный фонд. Технология формирования”;
   ГОСТ 7.87.2003 СИБИД. “Книжные памятники. Общие требования”;
6. Инструкцией по применению Единого плана счетов №157н (Приказ Минфина России от 01.12.2010), Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений №183н (Прикак Минфина России от 23.10.2010), Федеральным стандартом “Основные средства”, утвержден приказом Минфина России от 31.12.2016 №257н;
7. Положением о библиотечном деле ГБУК СО “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”;
8. Положением об отделе комплектования ГБУК СО “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”;
9. Уставом ГБУК СО “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”;
10. локальными нормативно-распорядительными и методическими документами библиотеки;
11. Положение “Об учете, входящих в состав библиотечного фонда ГБУК СО “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”.

Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате покупки, подписки, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт, договор пожертвования и др.), включающим список поступлений. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе, оформляется актом о приеме документов (см. Приложение № 1). Акт составляет заведующая отделом комплектования и обработки. Оценка стоимости документов, поступающих без первичных документов на безвозмездной основе проводится оценочной комиссией, состав которой утверждается директором библиотеки.

Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету. Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и электронном виде.

Суммарный учет фонда ведется отделом комплектования и обработки, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование за ними частей общего фонда библиотеки. В отделе комплектования и обработки КСУ библиотечного фонда хранятся с 1948 г.

Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируется в КСУ в электронном виде (формат Word) и печатном виде (см. Приложение № 2).

В библиотеке используются наиболее удобная форма индивидуального учета — инвентарная книга (см. Приложение № 3). Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, который хранится наравне с денежными документами. Переписка (восстановление) инвентарной книги запрещается, допускается органами народного образования лишь при чрезвычайных обстоятельствах по письменному приказу.

Для предотвращения повторных номеров библиотека ведет “Опись инвентарных номеров”, в которой указываются все порядковые номера, хранящиеся в ней инвентарных книг.

Индивидуальный учет периодических изданий ведет отдел хранения и редкой книги в регистрационном каталоге периодических изданий, предназначенном для учета каждого названия и в АИБС ИРБИС.

Проверка библиотечного фонда определяет фактическое наличие зарегистрированных в учетных регистрах документов фонда, а также установление их соответствия учетным документам. Плановые проверки фонда библиотеки осуществляются поэтапно в соответствии с графиком проведения проверок фонда подразделений (см. Приложение № 4).

С 1994 г. по 2006 г. в СОБДиМ использовался программный модуль “МАРС 4.5”, а с 2006 г. и по настоящее время — САБ ИРБИС (ранее были установлены версии: 32,64, 128), который отвечает всем международным требованиям, предъявляемым к современным автоматизированным библиотечным системам, и в тоже время поддерживает все многообразие традиций российского библиотечного дела.

В системе ИРБИС реализованы все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи и администрирования, на основе взаимосвязанного функционирования пяти типов автоматизированных рабочих мест (АРМ): “Комплектатор” (рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по комплектованию и учету фондов библиотеки на основе ведения специальной БД), “Каталогизатор” (рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по формированию (пополнению и корректировке) Электронного каталога и других БД системы), “Читатель” (рабочее место конечного пользователя ЭК, предназначенное для всеобъемлющего поиска в ЭК, просмотра/печати найденной информации и формирования заказа на выдачу найденной литературы), “Книговыдача” (рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче и возврату литературы), “Администратор” (рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их в актуальном и сохранном состоянии).

Рассмотрим более подробно АРМ “Каталогизатор”, так как именно эта система в большей части касается учета библиотечного фонда.

Для формирования БД Электронного каталога АРМ “Каталогизатор” предлагает технологию, в которой можно выделить следующие основные характеристики:

1. структура библиографического описания, основанная на ГОСТ 7.1-2003 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления” и стандартах RUSMARC/UNIMARK. Имеется возможность — в соответствии с требованиями пользователя — изменения данной структуры (как в сторону упрощения, так и в сторону дополнения);
2. уникальная технология заимствования — Onlinе-каталогизация — технология фонового поиска записей для заимствования через Интернет из корпоративных ресурсов готовых библиографических описаний с использованием уже введенных каталогизатором данных для формирования поискового запроса;
3. широкий набор рабочих листов (экранных форм ввода), ориентированных на различные виды изданий (включая нетрадиционные) и типы библиографического описания;
4. оригинальная технология описания периодических изданий, которая обеспечивает с одной стороны наличие сводного описания издания в целом, включающего сведения о поступлении всех его номеров (томов), и с другой стороны — наличие описания отдельного номера, содержащего сведения о входящих в него статьях, с возможностью создания аналитических описаний отдельных статей;
5. специальная технология копирования данных, исключающая необходимость повторного ввода при создании аналогичных библиографических описаний, — в частности : при обработке многотомных (продолжающихся) изданий;
6. широкий набор сервисных средств ввода данных, упрощающих процесс ввода и снижающих вероятность ошибок, — в частности, меню-справочники, словари, авторитетные файлы, вложенные рабочие листы (исключающие необходимость ввода специальных разделителей элементов данных);
7. система формально-логического контроля данных как на уровне отдельных библиографических элементов, так и на уровне описания в целом, существенно снижающая вероятность ошибок в процессе ввода;
8. оригинальная технология автоматической проверки на дублетность исключает повторный ввод в БД Электронного каталога описания издания, уже присутствующего в БД;
9. средства для импорта/экспорта данных в коммуникативных форматах;
10. средства для глобальной (групповой) корректировки баз данных;
11. широкий набор выходных форм представления библиографических описаний, в точности таблиц и указателей;
12. широкий спектр поисковых средств, предназначенных для поиска документов (библиографических описаний) с целью их дальнейшей корректировки или копирования.

Но в библиотеке нет того что могло бы облегчить учет и обеспечить сохранность библиотечного фонда — это штрихкодирование и радиометки. В 2006 г. штрихкодирование вводилось в работу  библиотеки, но в 2010 г. было принято отказаться от этого. Для сохранности фонда в 2010 г. применялись радиометки и на входе стояли антикражные ворота, но из-за недостаточного финансирования эта технология потеряла актуальность, поэтому с 2015 г. библиотека перестала применять ее. Антикражные ворота в 2017 г. убрали, так как радиометки уже не собирались вновь вводить в работу.

В каталоге также описаны издания на электронных носителях, но с 2012 г. СОБДиМ не комплектуется CD-дисками и поэтому не описывает их, так как данные электронные издания стали не востребованы пользователями библиотеки. Но библиотека не может полностью списать все электронные издания, так как за место списанных нужно будет закупить новые документы, на которые требуется отсутствующее финансирование.

 

Заключение

 

При рассмотрении данной темы была прослежена история учета библиотечного фонда в библиотеках от глиняных табличек до современных автоматизированных технологий. Рассмотрены различные этапы развития учета и учетных форм. Так как учет библиотечных фондов является частью системы управления экономическими процессами и объектами непосредственной сферы и поэтому его совершенствование осуществляется в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране, было рассмотрено правовое регулирование процесса учета библиотечного фонда библиотек, которое осуществляется в соответствии с нормами различных отраслей права.

Также, в данной работе рассмотрено практическое применение автоматизированного учета новых поступлений в АРМе “Каталогизатор” АБС ИРБИС из опыта ГБУК СО “Свердловская областная библиотека для детей и молодежи им. В.П. Крапивина”.

За рассмотренным вопросом стоит более серьезная проблема: использование современных автоматизированных средств идентификации документов с помощью штрихового кодирования. Введение в код признаков, обозначающих принадлежность к фонду, статус документа, источник приобретения и так далее, практически снимает проблему дифференцированного учета на традиционных носителях учетной документации. Посредством информационных технологий библиотеки скоро вообще перестанут вести учет на традиционных носителях, все будет только в электронном формате, что значительно убыстряет библиотечные процессы.

Под учетом библиотечного фонда, как следует из нормативных документов, понимается комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам. Библиотечный учет фонда подразумевает ведение библиотекой особых форм отчетности: инвентарных книг, книги суммарного учета, регистрационных карточек без инвентарного учета и тому подобное. Раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Сущность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчет общего их количества.

Как отмечалось выше, библиотечный учет фонда отражает поступление документов, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений. Кроме того, учет служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. Унификация видов,  способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований, содержащихся в нормативных документах по библиотечному делу. В последнее время появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права, которые являются законодательной основой политики учета фонда.

На совершенствование библиотечного учета фонда оказывают влияние следующие факторы: активизация процесса изменения видового и структурного состава фонда; возрастающие потоки в библиотеки электронных документов, в том числе удаленного доступа; освоение библиотеками компьютерных и информационных технологий.

В качестве основных проблем в сфере библиотечного учета фонда можно назвать следующие: учет электронных документов, в частности определение единицы учета для машиночитаемых носителей информации и сетевых электронных ресурсов; совершенствование автоматизированного учета фонда; создание системы единого общегосударственного учета фонда; проблемы в системе правового регулирования учета библиотечных фондов.

Решение указанных проблем требует активного участия, как профессионалов библиотечного дела, так и специалистов иных отраслей. Прежде всего, специалистов в отрасли права и информационных технологий. Можно согласиться с В.В. Шиловым в том, что если требуется вести учет библиотечного фонда, “… то он должен быть системным на деле, правила учета должны быть четкими, а их изменения — логичными и последовательными”.

---

1  2