Совершенствование управления закупочной деятельностью организации ООО «Контрейд»

Страницы:   1   2   3   4

---

Содержание

• Введение
• Глава 1. Место и роль системы управления закупочной деятельностью в менеджменте организации
• 1.1. Сущность, задачи, функции и роль закупочной деятельности
• 1.2. Технология проведения бизнес закупок
• 1.3. Выбор поставщиков
• Глава 2. Анализ эффективности работы системы управления закупками в ООО «Контрейд»
• 2.1. Организационная характеристика деятельности ООО «Контрейд»
• 2.2. Управление закупочной деятельностью в организации
• 2.3. Анализ продуктового портфеля организации
• 2.4. Анализ финансового состояния ООО «Контрейд»
• Глава 3. Разработка и экономическое обоснование предложений по совершенствованию управления закупками ООО «Контрейд»
• 3.1. Рекомендации по совершенствованию закупочной деятельности ООО «Контрейд»
• 3.2. Экономическое обоснование эффективности разработанных предложений
• Заключение
• Список использованных источников

 

Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что эффективное построение закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы компании. Инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают компанию менять свою политику по отношению к закупкам, искать новых, более надежных поставщиков. Поэтому для организации все возможные способы построения рациональной закупочной деятельности, включающей в себя закупки, складирование, поставку товаров, приобретают все большую значимость.

Изучение проблемы эффективного построения закупочной деятельности торговой компании значительно расширяет возможности совершенствования снабжения с позиций рационального использования информационного обеспечения, складских помещений, поставщиков и других составляющих. Таким образом, от того, насколько правильно компания организует свою систему управления закупками, зависит успешное развитие организации и вся ее дальнейшая деятельность. Поэтому освещение вопросов закупочной деятельности является актуальным.

Основная цель работы заключается в разработке комплекса мер по совершенствованию закупочной деятельности, как теоретических аспектов, так и на практике для торговой компании.

Достижение указанных целей объективно потребовало решения ряда теоретических и практических задач:

• рассмотреть теоретические основы закупочной деятельности;
• рассмотреть основные задачи, решаемые службой закупки компании;
• проанализировать этапы организации закупки;
• изучить закупочную деятельность исследуемой компании и выявить основные проблемы;
• разработать и экономически обосновать ряд предложений по совершенствованию управления закупочной деятельностью организации.

Объектом исследования является закупочная и финансово-хозяйственная деятельность ООО «Контрейд».

Предметом исследования выпускной квалификационной работы является комплекс закупочной деятельности торговой компании.

Теоретическую основу работы составляют отечественные исследования в области логистики и организации закупочной деятельности, проведенные А.М. Гаджинским, Е.В. Панасенко, Н.К.Моисеевой, а в области складского хозяйства – В.В. Волгиным, Б.А. Аникиным, Ю.М. Негруш, А.Р. Радионовым, Р.А. Радионовым.

Новизна исследования заключается в том, что в выбранном объекте впервые настолько глубоко рассматриваются вопросы о внедрении программного обеспечения в закупочную деятельность, подчеркивается значимость этого процесса, развитие и совершенствование его в исследуемой организации.

Практическая значимость заключается в том, что разработанные рекомендации позволят усовершенствовать систему управления закупками, повысят эффективность процессов снабжения организации.

Структура работы состоит из введения, трех глав и заключения. Во введении определена актуальность работы, цели, задачи исследования, предмет и объект. В первой главе определены место и значение закупочной деятельности организации. Во второй главе дается анализ организационно-экономической и финансовой деятельности исследуемой организации, изучается система управления закупками, проводится анализ продуктового портфеля.

В третьей главе предлагаются мероприятия по улучшению закупочной деятельности и представлено экономическое обоснование этих мероприятий.

 

Глава 1. Место и роль системы управления закупочной деятельностью в менеджменте организации

1.1. Сущность, задачи, функции и роль закупочной деятельности

Принятие управленческих решений по поставкам товаров и оптовым закупкам невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Объем и структура спроса населения меняются под воздействием ряда факторов: демографических (состав и размер семей, численность и состав населения и так далее); социально – экономических (уровень розничных цен, уровень денежных доходов населения и так далее); исторических; природно-климатических, национальных и иных. Поэтому для изучения спроса требуется комплексный подход, разрешающий получить полную информацию о нужных потребителю ценах и товарах, которые они готовы за них платить. Такая информация дает не только изучить спрос, но и помогает выявить тенденции его изменения и совершенствования.

Существует много разных способов изучения и прогнозирования спроса, которые используются в оптовой и розничной торговле.

Например, такие как, анализ товарооборота, показателей товарных запасов и товарооборачиваемости, а также использованного и нереализованного спроса покупателей.

Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, замечания и пожелания по их качеству и ассортименту [9].

Так же вероятна организация выставок для новых товаров. Полученные разными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их номенклатура.

Источники товарного обеспечения определяются исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, набора товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торговой организации.

Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе обеспечения организации материальными ресурсами.

В более расширенном смысле закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым принося свой вклад в конкурентное преимущество компании и реализацию корпоративной стратегии.

Закупки – это процесс получения необходимого по качеству и количеству материальных ресурсов в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.

Процесс приобретения товаров (материальных ресурсов) в производственной деятельности и в государственном секторе обычно называют снабжением, в розничной торговле и складском хозяйстве – закупками.

Часто этот же процесс определяют, как «логистика на входе» или «внутренняя логистика».

Любая организация, как торговая, так и производственная имеет в своем составе подразделения, которые осуществляют закупку, доставку и временное хранение продукции.

В соотношении с этим можно выделить функции закупок.

1. Необходимость обеспечения поставок, комплектующих и предоставления услуг, непрерывного потока сырья, нужных для работы компании. Дефицит комплектующих и сырья может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам − росту эксплуатационных затрат в связи с неизменными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов по срокам доставки продукции.
2. Сведение расходов, связанных с запасами, к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готового товара является создание и хранение больших запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда – либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20 – 50% всеобщей стоимости активов.
3. Поиск надежных и компетентных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности нахождения контрагентов и развивать дальнейшие с ними отношения, исследовать их возможности, избирать лучшего поставщика, а затем работать с ним, неизменно совершенствуя совместную деятельность.
4. Соблюдение принципа «цена – качество» в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому нужны товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.
5. Повышение конкурентоспособности. Организация будет конкурентоспособной, если она сможет контролировать все свои расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать убыточной деятельности, либо деятельности, требующей лишнего времени. Для этого нужна оптимизация размеров затрат, изменения в программе распределения, внедрение достижений нового технического прогресса.
6. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с иными функциональными подразделениями организации. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с иными подразделениями и сотрудниками организации: производственным отделом, отделом технического контроля (ОТК), отделами маркетинга, транспортным отделом, дизайна и бухгалтерией.
7. Понижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком большими. Состав целей закупочной логистики зависит от того какая это организация (промышленная, торговая, сервисная), отрасли экономики, в которой функционирует организация, степень совершенствования или сложность производства, конкурентоспособность.

Главные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения организации предметами труда, традиционны и определяются логистикой снабжения:

-что закупить;

-сколько закупить;

-у кого закупить;

-и на каких условиях закупить.

К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:

-как системно связать деятельность организации с поставщиками;

-как системно связать закупки с производством и со сбытом.

Кроме того, нужно выполнить работы:

1) заключить договор с поставщиком;

2) проконтролировать исполнение договора;

3) организовать грамотную доставку продукции;

4) организовать рациональное складирование.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.

Рассмотрим более подробно задачи, относящиеся к закупочной логистике.

1. Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах нужно идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполнить расчет потребности в материальных ресурсах. Далее разрабатываются планы – графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы.

2. Провести исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. Далее следует предварительная оценка всех вероятных источников закупаемой продукции, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретные сегменты рынка.

3. Выбрать контрагентов. Включает поиск информации о поставщиках, так же создается банк данных о поставщиках, выбор оптимального поставщика, оценка итогов работы с найденными контрагентами.

4. Осуществить закупки. Данная функция начинается с проведения переговоров, которые завершаются оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки готовой продукции. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, вероятно, организуются таможенные процедуры. Заканчиваются закупки организацией контроля по приемки товара.

5. Провести контроль поставок. Одной из самых важных задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества брака и рекламаций. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (опозданий или количество ранних поставок), сроков транспортировки, отслеживание сроков оформления заказа, а также контроль за состоянием запасов продукции.

6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как нужно точно знать, во что обходятся те или другие работы и их решения.

При этом определяют следующие типы затрат:

• затраты на выполнение заказа по основным видам продукции;
• затраты на грузопереработку;
• затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
• затраты на проверку и приемку продукции;
• затраты по контролю над соблюдением условий договора поставки;
• затраты на поиск информации о потенциальных контрагентах.

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

7. Координация и системная взаимная связь закупок с производством, транспортированием и складированием, сбытом, а также с поставщиками.

Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается, посредством организации системной связи закупок со сбытом, производством, а также тесных связей с поставщиками в области экономики, планирования, техники и технологии.

1.2. Технология проведения бизнес закупок

Для того чтобы осуществить функции закупок в компании необходимо совершить ряд операций.

1. Анализ рынка. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства контрагента. Это способствует сделать вывод о том, что закупка совершается при наиболее хороших условиях и в самое подходящее время.
2. Получение и оценка предложений от поставщика.
3. Выбор самого поставщика.
4. Проведение предварительных переговоров между покупателем и контрагентом.
5. Проверка соотношения закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
6. Согласование стоимости сервиса и заключение договора.
7. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
8. Размещение заказа.
9. Установление одной политики в отношениях с поставщиками.
10. Разработка методов для учета материальных ресурсов.
11. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации товара.
12. Ускорение оплаты продукции.
13. Экономия ресурсов организации. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
14. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида товара.
15. Прогноз снабжения, спроса и цен на главные виды закупаемого товара.
16. Анализ возможностей и ценности поставщика.
17. Разработка новых методов обработки нужных данных для эффективного функционирования системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной деятельности в организации:

• определение масштаба проекта (величины затрат, объема производства и продаж, параметров бюджета);
• предварительная оценка контрагентов и формирование плана закупок. Составляется перечень всех будущих закупок для магазинов, а также график закупок для каждого ассортимента;
• размещение объявлений о подаче предложений;
• оценка предложения;
• окончательные переговоры;
• составление документации;
• поставка и контроль качества;
• обсуждение гарантийных обязательств и спорных вопросов.

Таким образом, первым, важным этапом процесса закупок является планирование закупок.

Планирование закупок продукции и материалов определяет потребности в сырье, материалах, товаров и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок организации.

При составлении плана закупок материальных ресурсов должны учитываться следующие факторы:

• маленькая партия заказа, отпускаемого поставщиком;
• изменения в стоимости при изменении объема поставляемого товара;
• ограничения по сроку годности времени (времени) и объему хранения материальных ресурсов, упаковки и готовой продукции на складах производственной организации;
• номенклатура и ассортимент товара, получаемого у основного поставщика. Всю продукцию, получаемую у основного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку;
• надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, компания получает вероятность организовать доставку точно в срок;
• местонахождение поставщика. Если поставщик находится за границей, невыгодно осуществлять частые поставки небольших партий товара, так как при этом увеличивается уровень логистических издержек. В то же время с местными поставщиками можно заранее обговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать маленький уровень запаса поставляемого товара;
• сроки на поставку продукции с момента заказа (чем дольше срок поставки, тем максимальный запас данной продукции должен быть на складе предприятия).

Рассмотрим главные компоненты системы планирования потребности в товаре:

• график основного торгового и производственного процесса, определяет количество готового товара с разбивкой по времени;
• данные о запасах для каждой производственной операции;
• данные об оптимальных нормах запасов продукции и материалов;
• данные о главных товарах, которые закупаются, и всей продукции, которую производит сама организация;
• структурированный список сырья и материалов;
• прогноз потребности в материалах в соотношении с графиком главного производственного процесса;
• данные о запасах, раскрытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.

Еще одной основной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать.

К ней относится принятие одного из двух решений:

• закупать товар у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формирование большой номенклатуры и поставка ее потребителям в скомплектованном виде;
• самостоятельно формировать номенклатуру, закупая продукцию непосредственно у изготовителя.

Рассмотрим вероятные причины, по которым, закупая товар у посредника, может оказаться наиболее выгодно, чем непосредственно у самого изготовителя:

• цена продукции у посредника может быть ниже, чем у изготовителя;
• покупая товар у посредника, компания, как правило, имеет возможность приобрести большой ассортимент относительно маленькими партиями. В итоге сокращается потребность в запасах, складах, убавляется объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций номенклатуры [9].

После того как была решена данная задача и организация определила, какую продукцию и какой ассортимент нужно закупать, решают задачу поиска поставщика.

При отборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку готовой продукции.

После того как был выбран контрагент, необходимо разработать методы, по которым будет осуществляться закупочный процесс.

Рассмотрим некоторые из них:

• прямые закупки – закупка товаров непосредственно у изготовителей;
• лизинг – аренда (например, складского оборудования);
• встречные закупки – закупка у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
• обычная повторная закупка;
• новая закупка – ситуация осуществления закупки организацией, при которой покупатель совершает покупку данного товара впервые и может попросить провести серьезные исследования;
• измененная повторная закупка – ситуация осуществления закупки, при которой компания – покупатель меняет цену, спецификацию заказа, условия поставки или контрагента товара, требует проведения небольших исследований;
• комплексная закупка производится на основе комплексного решения и не требует для принятия, каких – либо отдельных решений [4].

Методы управления закупками:

1. метод увеличения объемов закупок предполагает:

• учет спроса на конкретные виды товара для принятия решения об их закупках;
• определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов определенного вида товара;
• анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний;
• принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на определенные виды товара, а не от количества проданных видов товара.

2. метод минимизации объемов закупок предусматривает:

• ежемесячный анализ статистики сбыта товаров, который не пользуется спросом;
• определение на основании статистики сбыта того ассортимента товара, объем запасов, которых следует уменьшить;
• выработка критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов товара;
• сведение к минимальному запасу товара, медленно реализуемых на основании, учета показателей объема запасов товара.

3. метод прямого расчета объемов закупки предполагает определение:

• период времени, для которого осуществляется расчет;
• средней величины запасов (в неделях) путем деления общего количества проданного товара на число недель в выбранном периоде;
• общего количества проданного товара на основании статистики сбыта за выбранный промежуток времени.

Для определения запаса данного вида товара величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю.

По мере продаж нового товара расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются.

Полученная в итоге расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень запасов неизменно пересчитывают.

1.3. Выбор поставщиков

Одной из главных проблем, возникающих при закупке продукции, является поиск контрагента. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но основным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером компании в реализации ее логистической стратегии.

Рассмотрим главные этапы по выбору поставщика.

1. Оценка и определение требований покупателей к качеству, количеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к продукции.
2. Определение типа закупок: новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка), модифицированные закупки (в которых меняются параметры закупаемой продукции или сам поставщик), установившиеся (постоянные) закупки.
3. Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в разной рыночной среде и типе рынка: высококонкурентном, олигополистическом, монополистическом. Анализ и знание рынка помогают сотрудникам логистического подразделения компании определить позицию на рынке, количество вероятных поставщиков, профессионализм и иные факторы, разрешающие безошибочно организовать закупки.
4. Идентификация всех вероятных поставщиков и их предварительная оценка.
5. После отбора наиболее подходящих поставщиков товара происходит окончательный отбор контрагента. При этом используется метод рейтинга и ранжирования, включающий такие показатели: как надежность поставки, уровень цены, качество сопутствующего сервиса, условия платежа.
6. Реализация процесса поставок конкретного ассортимента продукции от контрагента посреднической компании: оформление договора на поставляемые товары, передача прав собственности на товар, транспортировка, грузопереработка, складирование и хранение.
7. Оценка и контроль выполнения закупок. После транспортировки готовой продукции должен быть организован входной контроль качества товара (данная процедура для надежных поставщиков). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного аудита и контроля по выполнению условий договора по параметрам поставок, ценам, срокам, качеству товара и сервиса.

Поиск поставщиков играет главную роль в деятельности организации. Для того чтобы компания получала прибыль, существует множество факторов, один из которых – бесперебойность поставки товара. Это может обеспечиваться именно поставщиками, качественно и эффективно занимающимися своей деятельностью.

Решение о размещении заказа определенного объема у того или другого контрагента должно приниматься на основе совокупности критериев, разрабатываемых каждой организацией для своего производства.

Все критерии, используемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы – психологическую, организационно – экономическую и техническую [24].

Психологическая группа критериев включает в себя:

• надежность поставщика (порядочность, добросовестность, честность);
• местонахождение поставщика (климатические и иные условия нахождения потенциального поставщика);
• предыдущая история поставщика, его репутация (сколько времени существует поставщик на рынке в условиях конкуренции);
• соблюдение условий договора (выполнение своих обязанностей).

Организационно – экономическая группа критериев включает в себя:

• доступность товара (наличие товара на разных складах);
• удаленность поставщика;
• условия оплаты товара и сроки его поставки;
• условия доставки товара (выбор транспортного средства);
• финансовое положение контрагента (кредиты, долги и грань банкротства);
• организация логистики.

Техническая группа критериев включает в себя оценки потенциальных поставщиков:

• производственная мощность поставщика;
• комплектность поставляемого товара;
• прогрессивность технологий;
• развитость инфраструктуры (информационные системы, транспорт);
• соответствие общепринятым стандартам.

Информацию по перечисленным критериям поиска контрагента не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому нужно прибегать к услугам компаний, обладающих определенными данными, характеризующими того или иного поставщика.

Одним из основных вопросов при работе с потенциальными поставщиками является такое, как принятие альтернативного решения:

• сотрудничать с несколькими источниками материально – технических ресурсов;
• иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно – хозяйственных связей.

Оба варианта решения этой проблемы имеют, соответственно, положительные стороны и целый ряд преимуществ, представленных в таблице 1.

Как показывает практика взаимодействия между потребителями и поставщиками, первые имеют, как правило, одного постоянного и стабильного поставщика, осуществляющего поставки готовой продукции по широкому спектру постоянных заказов (поставляют порядка 70% товара). Одновременно практически каждый потребитель осуществляет деловые контакты с двумя – тремя поставщиками, периодически заказывая у них товар – разовые заказы (поставляют порядка 30% товара).

Таблица 1 — Преимущества при выборе одного или нескольких источников

 

Такая система взаимодействия «поставщик – потребитель» имеет гарантированность снабжения и максимальную гибкость поставок, так как поставщики одновременно связаны с некоторым количеством потребителей, в свою очередь, потребители связаны с некоторыми поставщиками.

При возникновении ситуаций, не предусмотренных графиком поставок, может иметь место взаимовыручка со стороны поставщиков и маневренность в отношении потребителей.

Особенно эффективна организация такой системы, когда потребитель значительно увеличивает объемы выпускаемой продукции или осваивает производство нового продукта, требующего дополнительных объемов материальных ресурсов.

Новые условия хозяйствования, связанные с развитием рыночной экономики, потребовали равные права партнеров по договору и значительного расширения самостоятельности, а также перехода от административно-командных методов управления к экономическим. От централизованного распределения ресурсов к свободной продаже продукции.

На рисунке 1 представлена схема взаимодействия «поставщик – потребитель».

 

Правильный выбор, в конечном счете, определяется эффективностью коммерческой деятельности по закупкам. От этого зависит, на каких условиях будет подписан договор, но ещё более важную роль этот выбор играет при исполнении договора, выполнении поставщиком договорных обязательств. Если партнер окажется неисполнительным, все усилия по закупкам будут напрасными. Таким образом, от выбора поставщика зависит невыгодность или выгодность партнерства. Отсюда очевидно значение, которое придается в коммерческой работе выбору поставщика – одного из ответственных и важных этапов оперативной деятельности при закупках.

---

Страницы:   1   2   3   4