Анализ документирования основной деятельности

1 2 3

---

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Документационное обеспечение основной деятельности организации: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база

1.2 Документооборот, как узловое звено системы документирования основной деятельности организации

1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТИ МАГАЗИНОВ «ГЛАВПИВМАРКЕТ»

2.1 Технико–экономическая характеристика сети магазинов «ГлавПивмаркет»

2.2 Анализ документирования основной деятельности сети магазинов «ГлавПивмаркет»

2.3 Оценка эффективности существующей системы документирования сети магазинов «ГлавПивмаркет»

3. РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТИ МАГАЗИНОВ «ГЛАВПИВМАРКЕТ

3.1 Разработка проекта совершенствования документирования основной деятельности организации

3.2 Обоснование экономической эффективности проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация формирует документооборот. Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Все внутренние и внешние процессы в организации отражаются в документах. Документ представляет собой письменное свидетельство о чем-либо. В документах отражаются:

1. Движение денежных средств.

2. Учет персонала.

3. Движение товарно-материальных ценностей.

4. Управление организацией.

5. Отчеты по итогам направлений деятельности.

Когда бизнес-процессы организаций стали осуществляться с применением компьютерной техники, документы стали создаваться и обрабатываться в электронном виде. Редактирование документов осуществляется с помощью текстовых редакторов и процессоров. Входящий поток документов организации представляет собой бумажные документы. Для повышения эффективности хранения и обработки их оцифровывают и в дальнейшем обращаются к ним с помощью компьютеров. От масштаба предприятий зависит объем документооборота. С повышением количества документов, повышается сложность их обработки. В связи с этим появляется необходимость в управлении документооборотом.

Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными версиями документов, но и электронными, управление документооборотом включает в себя, помимо прочего, обеспечение перемещения копий документов между персоналом организации, то есть электронный документооборот.

Организовать электронный документооборот на предприятии можно разными способами. Например, с помощью создания файловых хранилищ на сервере организации или с использованием внутренних каналов передачи информации. Однако, такая организация электронного документооборота будет оптимальной при низком объеме документооборота и масштабе деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, позволяющей провести упорядочивание и бумажных, и электронных носителей документов. Для этого применяются различные виды систем электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение, позволяющее осуществить организацию работы с электронными копиями документов и осуществлять взаимодействие между персоналом организации. Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems) — системы управления электронными документами.

Электронный документ является набором данных, сохраненным на компьютере. В СЭД для каждого документа создается карточка с атрибутами, которые включают: название документа, его автора, дату создания и т.д. С помощью атрибутов пользователи системы осуществляют быстрый поиск по документам.

Электронные документы объединяет электронный документооборот, который является способом работы сотрудников с документами, при котором большая часть документов представляют собой электронные носители и хранятся централизованно.

Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и технологий.

Объект исследования — документирование основной деятельности организации.

Предметом исследования является процесс документации и отчетности.

Базой исследования является сеть магазинов «Главпивмаркет».

Целью работы является совершенствование документирования основной деятельности сети магазинов «Главпивмаркет».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

­ изучить документационное обеспечение основной деятельности организации: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база;

­ рассмотреть документооборот, как узловое звено системы документирования основной деятельности организации;

­ изучить смешанный документооборот в организации;

­ Рассмотреть технико–экономическая характеристика сети магазинов «ГлавПивмаркет»;

­ провести анализ документирования основной деятельности сети магазинов «ГлавПивмаркет»          ;

­ дать оценку эффективности существующей системы документирования сети магазинов «ГлавПивмаркет»          ;

­ разработать проект совершенствования документирования основной деятельности организации;

Теоретической и методологической базой исследования послужили труды отечественных и зарубежных специалистов в области документооборота и делопроизводства.

Методологической и информационной базой явились теоретические источники, законодательные и нормативные акты, материалы периодической печати.

Основными методами исследования при написании работы являются: методы обобщения, анализ и синтез, экспертно-аналитический, нормативный и статистический.

Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа документооборота, а также разработанные мероприятия по ее совершенствованию документооборота на предприятии помогут в его дальнейшей деятельности.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Документационное обеспечение основной деятельности организации: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база

Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является — своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации.

Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – документационное обеспечение управления (ДОУ).

Документ — закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать. Для каждой конкретной управленческой ситуации разрабатывается множество различных видов документов. Признаки, по которым подразделяются документы, представлены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 Классификация документов

Делопроизводство – область деятельности человека по разработке и оформлению документов организации, их движения, учета и хранения. Изначально этот термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос. В процессе решения возникла неизбежность фиксации результата, к примеру, полученного соглашения. Для чего издавна и создавались документы, потому что устная речь недолговременна и забывается, либо искажается при передаче.

Современное делопроизводство содержит:

 гарантию своевременного и правильного создания документов;

 организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Одновременно с понятием «делопроизводство» в настоящее время используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Оно возникло в связи с вводом в управление компьютерных технологий и их организационным, программным и информационным обеспечением для подведения к терминологии, применяемой в компьютерной литературе. Сейчас понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» — это синонимы, которые используют для обозначения одинаковой деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления, включающая в себя вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления им управленческих функций.

Рассмотрим составляющие ДОУ:

1.Часть делопроизводства, напрямую связанная с созданием документов называется документированием.

2. Вопросы движения и учета документов связаны с термином «документооборот». Документооборот — это процесс движения документов со времени их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три главных вида документации:

 документы, попадающие из других организаций (входящие);

 документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

 документы, созданные в организации и используемые ее работниками в управленческом процессе (внутренние).

Стадии обработки входящих документов представлены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Стадии обработки входящих документов

3. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивное дело — направление деятельности обеспечивающее организацию хранения и использования архивных документов.

Структура документационного обеспечения управления представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 Структура документационного обеспечения управления

 

Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, главная цель которого – снабжение руководителей сведениями о положении дел в организации для принятия рациональных решений и всеобъемлющем контроле исполнения этих решений.

Для того чтобы рассмотреть роль ДОУ в управлении и деятельности организации рассмотрим понятие «Управление организацией».

Управление организацией — это постоянный процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для предпочтительных результатов с позиций достижения поставленной цели. Файоль описывал процесс управления так: «Управлять» — значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов».

Управленческая деятельность, безусловно, свойственна любому учреждению или организации. В ходе контроля обрабатывается множество информации, которая передается дальше в организации. Качество управленческих решений зависит от подлинности и оперативности получаемой информации, которая непосредственно фиксируется документально. В законодательно-нормативных актах закреплены случаи, в которых документирование информации неизбежно. В процесс управления входят следующие документируемые операции :

 сбор и обработку документной информации;

 подготовку решения;

 принятие и документирование решения;

 доведение решений до исполнителей;

 исполнение решения;

 контроль исполнения;

 сбор информации об исполнении;

— передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

 хранение и поиск информации.

Управленческий штат исполняет свои обязанности с помощью всеобъемлющих, компетентных организационно-распорядительных документов, которые создаются и двигаются независимо от особенности деятельности во всех областях управления и народного хозяйства. Иные формы деятельности управления находят отражение в других документах. К примеру: учет показывают в бухгалтерских документах, снабжение – в актах, договорах и прочем.

Рассматривая тему работы необходимо отметить, что порядок подготовки и принятия правовых актов органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления устанавливается регламентами органов местного самоуправления городского округа.

Регламент — нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, его палаты, правительства, суда и т.д.). Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инстукционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ — это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы. Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативно-методическая база ДОУ представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Нормативная база документационного обеспечения

 

Вся эта нормативно-правовая база рекомендуется для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

1.2 Документооборот, как узловое звено системы документирования основной деятельности организации

Документооборот служит значимой частью в формировании делопроизводства в организации. Помимо стадий передвижения документов он задает и темп их движения. Делопроизводственный документооборот понимается как информационное оснащение управленческого персонала, применение и сохранность документов, созданных ранее.

Главными правилами формирования документооборота являются:

 оперативное передвижение документа с наименьшими затратами времени;

 максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

 план прохождения и ход обработки основных видов документов должны быть похожими.

Следование этим правилам позволяет осуществить главный организационный принцип делопроизводственной службы –вероятность централизационного исполнения похожих технологических операций. Документ служит основой всякого документооборота. Каждый документ, как бумажный, так и электронный в сочетании обязаны согласовываться методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе.

Организация документооборота – это правила, согласно которым должно происходить движение документов. Формирование документооборота объединяет весь план перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

В таблице 1.2 представлены данные по объемам документооборота отдельных документопотоков и группам респондентов.

Таблица 1.2 Объем документооборота отдельных документопотоков [44]

 

Анализ показывает увеличение документооборота во всех государственных органах. Рост документооборота, прежде всего, связан с возможностью обращения в органы государственной власти через компьютерные сети, изменением действующего законодательства (принятием новых законов). Вследствие этого увеличивается число согласительных процедур по проектам новых законодательных актов.

Сокращение объемов документооборота в органах местного самоуправления связано с ужесточением контроля исполнения документов на местах, переходом на электронный оборот документов и унификацией форм документов.

Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально выстроенный документооборот ускоряет процесс движения документов внутри организации. Преобладающие организационные принципы документооборота представлены на рисунке 1.4:

Рисунок 1.4 Принципы документооборота

В связи с вышесказанным, ключевая задача организации документационного обеспечения – исключение повторного попадания документов в обработку. Все документы условно можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы.

Основными характеристиками потоков, учитываемых при организации документооборота, считаются:

 размер потока, который определяется количеством документов, попадающих в канцелярию (секретарю-референту) за год, полугодие или квартал;

 структура потока, определяемая разнообразием документов, авторством и другими классификационными отличиями;

– режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Для улучшения качества маршрутов перемещения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), создаются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Руководство по документационному обеспечению управления в качестве обязательного приложения.

Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная система – это когда операции, которые связаны с документационным обеспечением концентрируются в одном месте либо у секретаря, что помогает намного улучшить качество их обработки.

Децентрализованная система – это когда вся работа с документами проводится напрямую в структурных подразделениях организации, то есть, ведется автономно в каждом подразделении.

Смешанная система представляет собой систему, где одни операции (прием, отправка) исполняются в одной из служб, а иные – в остальных активных подразделениях.

Поступивший в организацию документ, изначально подлежит регистрации. В первую очередь происходит присвоение собственного регистрационного номера, который заносят в журнал либо в картотеку совместно со сведениями о документе. Далее документ движется по органу власти. На любой стадии передвижения может произойти списание документа в дело за его невостребованностью, что подобающим образом подлежит регистрации делопроизводителем. Если должностной инструкцией по делопроизводству предусмотрена передача в архив, списанного документа, то это производится, или же он уничтожается по правилам архивного хранения.

Являясь технологическим процессом, документооборот подразделяется на ряд частей, называемых потоками. С их помощью происходит связь в управлении. Из потоков входящих, исходящих и внутренних документов и складывается документооборот.

Входящим называют документ, который поступил в организацию. Большинство входящих документов приводят к созданию исходящих, в требуемые сроки. Такие сроки устанавливаются нормативными документами, предполагающими определенное время ответа на входящий документ, или же устанавливаются напрямую в этом документе.

Исходящим называют документ, отсылаемый из организации. В основном такие документы – это ответ учреждения на входящие документы. Основой некоторых исходящих документов является внутренняя документация учреждения.

Внутренние документы – это документы, которые не выходят за границы учреждения, в котором они подготовлены. Такие документы используют в организационных целях учреждения.

Документы, составляющие документопоток входящих документов представлены на рисунке 1.5:

Рисунок 1.5 Документопоток входящих документов

 

Процесс движения входящих документов подразумевает следующие операции:

 прием входящих документов;

 предварительная (экспедиционная) обработка;

 предварительное рассмотрение и распределение;

 регистрация;

 рассмотрение документов руководством;

 исполнение резолюций;

 отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Любая корреспонденция, попадающая в организацию, независимо от адресата должна быть обработана в канцелярии.

Цель первоначальной обработки входящей документации — проверка правильности доставки и целостности вложений, так же необходимо принимать во внимание поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получатель убеждается в невредимости конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции, распечатываются, документация извлекается и производится сверка

Входящие документы

Документы вышестоящих организаций, органов власти

Документы подведомственных организаций

Документы прочих организаций

Жалобы и заявления граждан наличия приложений. В случае выявления повреждения документа или его отсутствия, об этом уведомляется отправитель.

Все, без исключения, документы, поступившие в организацию, отмечают регистрационным штампом, на котором указано время поступления документа. Штамп и дата ставятся непосредственно в день получения документа. На начальной стадии обработки документы распределяются по подразделениям учреждения. Документы, предназначенные руководству, направляются в канцелярию или же секретарю руководителя. Документы для структурных подразделений распределяются по наименованиям, после чего их получают секретари этих подразделений. Регистрируемая документация передается для регистрации, а нерегистрируемая – раскладывается по структурным подразделениям, после чего доставляется адресату.

Размещение входящих документов определяется прямоточностью их перемещения. Первичной обработкой входящих документов в малых учреждениях занимается секретарь. Следует отметить, что на сегодняшний день документы можно получить как по почте, так и по электронной почте или по факсу. Служба делопроизводства обязана контролировать перемещение этих документов.

На начальном этапе поступившие документы подлежат рассмотрению в канцелярии. Это выполняется с целью отбора документов для руководства. Такие документы подвергаются детальному анализу, для того, чтобы руководитель получил только нужную информацию, для решения того или иного вопроса. Эти документы составляют 15% от всей документации учреждения.

Документы, предназначенные для структурного подразделения, или напрямую для исполнителя, отмечаются кодом структурного подразделения, местом направления или фамилией исполнителя. Начальный этап рассмотрения предполагает так же выяснение того, необходимо ли по поступившему документу подобрать прошлую документацию или нормативные акты по предлагаемому вопросу.

К рассмотрению документы передаются непосредственно в день получения. Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления.

Простые документы рассматриваются обычно в тот же день, когда были получены. По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию.

При ознакомлении с полученным документом, руководитель организации обязан обозначить четкие указания для его исполнения. Исполнитель получает документ с резолюцией руководителя. Если исполнителей несколько, документ передают всем по очереди. Чтобы работать с документом единовременно, делаются копии этого документа согласно количеству исполнителей. Оригинал документа получает ответственный исполнитель (обычно его указывают первым в резолюции). Резолюция руководителя отражается в карточках регистрации.

Каждое передвижение документа в организации происходит без расписок, но отмечается в карточке регистрации.

Резолюцию исполняют: ответственный исполнитель и лица, которые в ней обозначены. Процесс исполнения документа отмечается на обратной стороне карточки регистрации, если это необходимо. Документ до того, как его исполнят, непрерывно находится в папке исполнителя.

Когда ответный документ передается на подпись, обязательно прилагаются материалы, на основании которых он подготавливался. Благодаря этому, работа руководителя упрощается. Документ и прилагающийся к нему материал направляются в дело тогда, когда ответный документ полностью готов.

Подшивка в дело осуществляется в канцелярии.

Прохождение исходящих и внутренних документов. Исходящими документами считаются ответные письма, выражающие мнение по содержащемуся во входящем письме вопросу, а также инициативные письма, на которые требуется ответ адресата.

Исходящий документ проходит несколько этапов, они представлены на рисунке 1.6 :

Рисунок 1.6 Прохождение исходящего документа

Согласование и заверение документа, возможно, ускорить, если направить копии заинтересованным лицам. Аргументированные замечания лиц принимаются к сведению и в документ вносятся поправки. Готовый проект предоставляется секретарю, который проверяет правильность оформления и наличие приложений. Кроме того, могут проверяться материалы, которые положены в основу подготовки документа. Если документ оформлен неверно, он передается назад исполнителю. После исправления проект документа отправляется на подпись руководства.

Подписанные документы подлежат регистрации, после чего передаются для отправки в канцелярию или экспедицию. Далее документы распределяются по адресам, формируются конверты, в отдельных случаях указывается стоимость отправлений. Заказными письмами их передают в почтовое отделение. Документы должны быть переданы на почту в день поступления в канцелярию.

---

1 2 3