Анализ сохранности документов в архиве

1 2 3 4

---

Содержание

Введение
1 Теоретические и нормативные особенности сохранности документов
1.1 Документация, регламентирующая деятельность архива организации
1.2 Требования к зданиям и помещениям архива
1.3 Особенности режима хранения документов архива в зависимости от вида носителя
2 Обеспечение сохранности документов в архиве
2.1 Архив как структурное подразделение
2.2 Анализ сохранности документов в архиве
2.3 Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности документов в архиве
Заключение
Список использованных источников

Введение

Технология обеспечение сохранности документов является неотъемлемой частью архивного дела. Каждый из документов на любом предприятии имеет свой цикл жизни.

Актуальность выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что обеспечение сохранности документов является одной из самых важных в деятельности учреждений. Сохранение и использование данных в долгосрочной перспективе требует сложных исследовательских задач и организационных усилий. Сложность решения задачи обусловлена, прежде всего, тем, что все архивные документы не хранятся бессрочно.

Целью дипломной работы является выявление проблем сохранности документов в архиве как одного из главных направлений его работы.

Цель работы определена постановкой и решением следующих задач:

1. Проанализировать документацию, регламентирующую деятельность архива;
2. Изучить требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива;
3. Рассмотреть особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя;
4. Рассмотреть архив, как структурного подразделения больницы;
5. Провести анализ сохранности документов в архиве
6. Предложить пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве

Объектом исследования является сохранность документов в архиве.

Предметом исследования является обеспечение сохранности документов в архиве на примере конкретного учреждения.

Дипломная работа состоит из введения, 2-х глав, выводов к каждой главе, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, формулируется объект, предмет, цели и задачи работы.

В первой главе проведен анализ теоретических исследований по проблеме.

Во второй главе выполнен анализ обеспечения сохранности документов на примере конкретного архива.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

В приложении представлены результаты работы в виде таблиц и рисунков.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в работе архивных учреждений и быть полезным в работе архивистам.

 

 

          Глава 1 .Теоретические и нормативные особенности сохранности документов

1.1 Документация, регламентирующая деятельность архива организации

Для обеспечения сохранности документов в архиве учреждения, нужно, прежде всего, разобраться, что такое архив, какие существуют виды архивов, для чего он нужен, каковы его задачи и функции.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», под архивом понимают учреждение или структурное подразделение организации, реализовывающие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов [1].

Архив должен быть основан в каждой организации. Архивное хранение культурных и исторических документов и дел нужно для того, чтобы вся важная и ценная информация сохранилась как можно дольше. Что касается документов организаций, они подлежат обязательному хранению, так как содержат важные сведения.

Исходя из деятельности организации, могут формироваться следующие виды архивов:

— центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

— центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

— объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

— архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В основные задачи архива организации входят:

— комплектование архива документами, состав которых обусловлен положением об архиве;

— учет и обеспечение сохранности документов;

— создание научно-справочного аппарата к документам архива;

— использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив реализует следующие функции:

— ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

— принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

— создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

— организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

— учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

— проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

— организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

— оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

— участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

— осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

— участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы документационного обеспечения управления и архива, включая организации — источники комплектования архива.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

— архив управленческой документации;

— научно-технический архив;

— архив документации на электронных носителях;

— аудиовизуальный архив.

Архивы могут образовываться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Архивное дело подлежит правовому регулированию. Правовое регулирование архивного дела охватывает не только законодательные акты, непосредственно относящиеся к архиву, но и другие законодательные нормы, косвенно затрагивающие архивное дело.

Архивное законодательство — это совокупность законных и нормативно-правовых актов, принятых органами власти. Архивное право соединяет в себе законные акты, принятые высшими органами государственной власти, подзаконные ведомственные правила и инструкции о деятельности архивов.

Архивные правовые нормы и источники архивного права включают в себя:

— законы (федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы и законы субъектов);

— подзаконные акты (указы Президента Российской Федерации; постановления правительства Российской Федерации; приказы, инструкции, положения Министерств; решения и постановления местного органа государственной власти; нормативные акты муниципальных органов и локальные нормативные акты).

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе.

В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения, организации, предприятия (которое разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации).

Выделим законодательное и нормативно-методическое регулирование организации работы архивов:

1. Конституция Российской Федерации;
2. Уголовный кодекс Российской Федерации;
3. Гражданский кодекс Российской Федерации;
4. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
6. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
7. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
8. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
9. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
10. Федеральный закон от 25.06.2002 № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации»;
11. Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1;
12. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 N 5485-1;
13. Положение «О федеральном архивном агентстве (Росархив)» утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293;
14. Положение «О министерстве культуры российской федерации» утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. № 590;
15. Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, приложение к приказу Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года и другие.

Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов и обеспечения их сохранности и использования.

В состав локальной нормативной базы архива организации входят следующие документы:

— положение об архиве организации; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве; положение об экспертной комиссии; положение об архивохранилище; должностная инструкция архивариуса; инструкции о выполнении определенных функций, связанных с обеспечением сохранности архивных документов;

— документы, общие для всей организации: устав, положение о персональных данных, инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Подробнее рассмотрим основные документы, относящиеся к сохранности архивных документов:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий, совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1.

Настоящий Закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Действие Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18 января 2007 г. № 19.

Правила распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила) и являются документом методического характера, раскрывающим механизм выполнения нормативных положений, установленных Правилами.

Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее — организации).

Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов.

Подводя итог, можно сделать вывод о том, что архив должен быть в любой организации в независимости от рода деятельности. В Российской Федерации организация архива основывается на законодательной и нормативно-правовой базе, которая состоит из Федеральных законов, постановлений и указов правительства Российской Федерации, приказов и постановлений министерств и ведомств Российской Федерации, подзаконных актов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов.

---

1 2 3 4