2.2. Анализ сохранности документов в архиве
Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов).
Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива [8].
Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи:
- Обеспечивает учет, сохранность, создает научно-справочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве;
- Осуществляет контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве;
- Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве из всех структурных подразделений по утвержденному главным врачом или его заместителем по медицинской части плану документы;
- Принимает карты и истории болезни, в том числе отнесенные лечащим врачом к разряду ценных, которые хранятся и учитываются отдельно ото всех других документов;
- Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов)
- Проводит совместную работу с экспертной комиссией по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве, в том числе по отбору переданных в архив карт и историй болезней, учитывая критерии оценки и мнение лечащих врачей и специалистов, для последующего включения в описи дел постоянного хранения и (или) выделения к уничтожению;
- Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
- Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в подготовке дел к передаче в архив;
- Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией, по организации отбора: документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения;
- Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива;
- Информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;
- Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- Составляет описи, каталоги, указатели и другие справочники в целях использования медицинской документации;
- Выдает по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий;
- Сдает материалы в государственный архив в установленном порядке.
Таким образом, архив выполнят большое количество задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности архивных документов.
Все функциональные обязанности по работе архива выполняет архивариус.
В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.
Документы архива размещены на стационарных металлических стеллажах, в шкафах, которые распределены с использованием папок и коробок в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
Документация, которая хранится в архиве, размещают следующим образом:
материалы располагают на стеллажах (шкафах) в картонных каробках (связках) с картонными обложками;
истории болезни располагают на металлических стеллажах по годам, внутри каждого года по номеру истории болезни;
прочая медицинская и общая документация, располагается на стеллажах по структурным частям, в пределах каждой структурной части по годам и затем в порядке номеров описи.
Для определения места хранения документов, в архивохранилище составлены постеллажные топографические указатели, которые помогают быстро найти нужные документы в архивохранилище.
В процессе работы с архивными документами, архивариус наблюдает за состоянием документов и при необходимости своевременно реставрирует их.
Реставрация документов выполняется с учетом характера и степени повреждений, сохраняя при этом признаки подлинности документа и не создавая трудностей для его дальнейшего использования. Документы реставрируются с восстановлением первоначальной или близкой к ней форме, а основы документа очищаются и укрепляются. Недостающие фрагменты восполняются бумагой, подобранной по цвету и времени ее изготовления. В архиве также осуществляется фото-реставрация документов с угасающим и слабоконтрастным текстом.
В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве отсутствуют журналы регистрации поврежденных документов.
Нами были рассмотрены требования по обеспечению сохранности документов в архиве Проведенный анализ представлен в таблице 2.
Таблица 2 — Анализ требований по обеспечению сохранности документов в архиве
Проведя анализ сохранности документов в архиве было выявлено следующее.
Помещение для работы с архивными документами и рабочие комнаты сотрудников соответствуют требованиям, так как помещение изолированно от архивохранилища. Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение хранилища безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеется запасной выход. В помещениях нет газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Но архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
В архивохранилище отсутствует кондиционер, вентиляция не работает, нет окон, в связи с чем, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурный режим.
В архиве нет контрольно-измерительных приборов (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
Поскольку в архиве отсутствуют окна, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям. Все лампы работают от одного рубильника.
В архиве пожарный режим соответствует требованиям. Архивохранилище обеспечено системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями. Помещение архива отделено от смежных помещений противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров. Архив имеет запасной выход, электропроводка выполнена, скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу. Штепсельные розетки обеспечивают герметичность, переносная электроаппаратура имеет резиновую оболочку шнуров питания. Стационарные системы пожаротушения помещения заправляются нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами. Эвакуационные выходы оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания, и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах — указательные знаки (стрелки).
Охранный режим — архив закрывается железной дверью на ключ. Архив оборудован охранной сигнализацией, в рабочее время, при отсутствии сотрудников, архивохранилище закрывается на ключ, в нерабочее время опечатывается хранилище и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива.
Право доступа в хранилище имеет заведующий архивом и архивариус. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. Все помещения архива, оснащенным замками, имеют два комплекта ключей, один из которых постоянно находится на посте охраны.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий архивом и архивариус, а также руководитель учреждения и его заместители. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства учреждения и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Архивохранилище оснащено специальным оборудованием для хранения документов, это стационарные металлические стеллажи. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
Проверка наличия и состояния дел производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
Таким образом, можно сделать вывод, что работа с архивными документами организована с учетом обеспечения сохранности документов на столько, на сколько это возможно, однако, есть ряд проблем, которые решить, возможно.
2.3.Предложения по улучшению условий сохранности документов архива
Документы являются информационной основой деятельности учреждения, поскольку именно в них сосредоточено большая часть её информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов — старение.
Невыполнение требований по обеспечению сохранности документов, влекут за собой риск утраты документа и его содержимого, теряется важнейшая информация, которая не может быть восстановлена. От ненадлежащего хранения срок сохранности документов уменьшается, что ведет к утрате целостности документа.
Исследование процесса по обеспечению сохранности документов архива позволило разработать рекомендации для того, чтобы работа по обеспечению сохранности в архиве была улучшена.
Для эффективной работы архива необходимо следующее:
- Разработать Инструкцию по обеспечению сохранности документов архива, для того, чтобы включить в инструкцию все требования, касающиеся процесса организации хранения документов и технологии обеспечения сохранности документов в краткой, структурированной форме.
- Разобрать условия, которые имеются в помещении архива на их соответствия световому, температурно-влажностному и санитарно- гигиеническому режиму. Для этого необходимо привлечь специализированную организацию, которая составит акт проверки помещений и условий хранения, внесет предписания по устранению замечаний с обязательным указанием сроков исполнения.
- В помещении архива необходимо установить кондиционер или вентиляцию, обеспечивающий 2 — 3-кратный воздухообмен в час для циркуляции воздуха, поддержания необходимого температурного режима, очистки воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
- В архиве нужно установить контрольно-измерительные приборы, такие как термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха, для того, чтобы контролировать все изменения, происходящие в помещении и принимать меры для их предотвращения.
- Сотрудники архива могут составить график влажной уборки помещений, график обработки цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными антисептиками. Регулярную уборку следует осуществлять два раза в неделю; не реже одного раза в год, проводить обеспыливание стеллажей и шкафов с документами, с целью устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов, для предотвращения преждевременного старения документов или их утраты.
- В архивохранилище следует установить лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью или применить люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
При подготовке выпускной квалификационной работы была определена цель исследования — выявление проблем сохранности документов в архиве как одного из главных направлений его работы.
Реализации цели исследования способствовало решение следующих задач:
— проанализирована документация, регламентирующая деятельность архива;
— изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива;
— рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя;
— рассмотрен архив, как структурного подразделения больницы;
— проведен анализ сохранности документов в архиве;
— предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве.
Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации.
Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов.
В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования.
Локальная документация, которая регламентирует деятельность архива учреждения, разрабатывается в самом архиве. К таким документам относятся:
- Положение об архиве организации; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве; положение об экспертной комиссии; положение об архивохранилище; должностная инструкция архивариуса; инструкции о выполнении определенных функций, связанных с обеспечением сохранности архивных документов;
- Документы, общие для всей организации: устав, положение о персональных данных, инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Все архивы должны соблюдать единые правила хранения документов, а также обеспечивать условия по обеспечению сохранности архивных документов, если не выполнять требования, то это приведет к раннему старению или утрате архивных документов.
Мы выявили и описали ряд проблем, существующих в архиве
- Архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.
- Так как архив находится в подвальном помещении, из-за отсутствия окон, кондиционера и вентиляции, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурно-влажностный режим.
- В архиве отсутствуют контрольно-измерительные приборы (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.
- В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки.
- Поскольку окна отсутствуют, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям.
- Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами.
На основании выявленных проблем в архиве, были предложены рекомендации для их устранения.