Аудит отчетности организации на примере ООО «Элемент-Трейд». Часть 3

1  2  3  4

---

2.3. Проблемы аудита финансовой отчетности организации

 

Рассмотрим основные недостатки и проблемы аудита отчетности организации. В ООО «Элемент-Трейд» аудит осуществляет бухгалтер. Аудит проводится в случае выявления проблем в формировании годовой отчетности, а также выявлении недостач или проблем в хранении запасов.

На основании данных отчетности проведем оценку степени банкротства по причине отсутствия эффективной системы аудита.

Таблица 16 Определение степени банкротства ООО «Элемент-Трейд» методом рейтинговой оценки

 

Диагностика несостоятельности на базе рейтингового числа не позволяет оценить причины попадания предприятия «в зону неплатёжеспособности».

Кроме того, нормативное значение показателей, использованных для рейтинговой оценки, не учитывает отраслевых особенностей предприятия.

В целом следует обобщить, что деятельности ООО «Элемент-Трейд» отмечается недостаточной эффективность и неудовлетворительным состоянием. Однако, отмечается тенденция улучшения, то есть ожидается, что в скором времени организация выйдет из неудовлетворительного финансового состояния.

Проведем анализ структуры основных фондов ООО «Элемент-Трейд» в таблице 17.

Таблица 17 Анализ структуры основных фондов ООО «Элемент-Трейд»

Итак, согласно таблицы 17 в структуре основных фондов ООО «Элемент-Трейд» преобладают основные средства, к которым относятся.

— здания;

— машины и оборудования;

— транспортные средства;

— производственный инвентарь и принадлежности (предметы для облегчения выполнения производственных операций: рабочие столы, верстаки, ограждения, вентиляторы, тара, стеллажи и т.п.);

— хозяйственный инвентарь (предметы конторского и хозяйственного обеспечения: столы, шкафы, вешалки, сейфы и т.п.).

Наглядно данные представлены на рисунке 19.

Рисунок 19. Анализ структуры основных фондов ООО «Элемент-Трейд»

Таким образом, ранее было проведено исследование основных финансово-экономических показателей деятельности. В целом следует отметить, что большинство деятельности ООО «Элемент-Трейд» не соответствуют нормативным значения, и находятся намного ниже необходимого уровня.

Данный факт свидетельствует о низкой финансовой устойчивости организации, что в дальнейшем может привести ООО «Элемент-Трейд» к высокой вероятности банкротства.

Проведем анализ операционного и финансового циклов ООО «Элемент-Трейд» в таблице 18.

Таблица 18 Анализ операционного и финансового циклов ООО «Элемент-Трейд»

Наглядно данные представлены на рисунке 20.

Итак, исходя из рисунка время обращения кредиторской задолженности в 2018 г. по сравнению с 2017 г. снизилось на 0,29 дня и составило 46,37 дней в 2018 г. Время обращения производственных запасов в 2018 г. по сравнению с 2017 г. снизилось на 0,81 дня и составило 34,83 дня в 2018 г.

Время обращения дебиторской задолженности в 2018 г. составляет 23,25 дня.

Рисунок 20. Динамика операционного и финансового циклов ООО «Элемент-Трейд»

Длительность операционного цикла предприятия в 2018 г. составляет 58,08 дней, а финансового цикла – 11,71 дней.

Наглядно данные представлены на рисунке 21.

Рисунок 21. Этапы обращения денежных средств ООО «Элемент-Трейд»

В целом деятельность ООО «Элемент-Трейд» является достаточно эффективной, однако, на фоне предприятий отрасли объемы деятельности предприятия растут, снижаются объемы дебиторской задолженности.

В целом следует обобщить, что система аудита финансовой отчетности в организации является недостаточно эффективной, так как наблюдается высокая вероятность банкротства, нерационального использования ресурсов, а также порчи запасов.

 

Выводы по главе 2

 

Итак, ООО «Элемент-Трейд» является основателем сети магазинов «Монетка» и супермаркетов «Райт». Большая часть магазинов «Монетка», а именно 1231 дискаунтер.

С целью оценки эффективности деятельности ООО «ЭлементВ результате проведения анализа, следует отметить, что ООО «Элемент-Трейд» является недостаточно конкурентоспособным по некоторым параметрам, хотя по объему выручки занимает наибольшую долю рынка.

Кроме того, отмечается низкая эффективность управления производственным запасами по причине несвоевременного их использования и быстрого окончания срока годности, отсутствия необходимого количества персонала для задействования и производства, отсутствие аудита запасов.

В целом деятельность ООО «Элемент-Трейд» является достаточно эффективной, однако, на фоне предприятий отрасли объемы деятельности предприятия растут, снижаются объемы дебиторской задолженности.

В целом следует обобщить, что система аудита финансовой отчетности в организации является недостаточно эффективной, так как наблюдается высокая вероятность банкротства, нерационального использования ресурсов, а также порчи запасов.

 

Глава 3. Рекомендации по повышению эффективности аудита ООО «Элемент-Трейд»

 

3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию аудита с целью повышения финансовой устойчивости организации

 

Основной рекомендацией является проведение аудита управления запасами ООО «Элемент-Трейд». В современных условиях хозяйствования с учетом существующих организационно-правовых форм предпринимательской деятельности, вопросы организации внутреннего контроля является актуальным. При этом действенность контроля повышается благодаря умелому сочетанию различных методов, способов и приемов осуществления контроля. Традиционно среди основных методов контроля выделяют внутренний аудит. Внутренний аудит — неотъемлемая часть общей системы управления. Для отечественной практики понятие «внутренний аудит» — новое, оно не обработано теоретически и практически не применяется на практике. Вместе с тем за пределами РФ внутренний аудит широко применяется на средних и крупных предприятиях различных направлений деятельности.

Внутренние аудиторы помогают им — обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют зоны «риска», возможности устранение возможных недостатков или недостач, помогают идентифицировать и «усилить» слабые стороны в системах управления. Их действия дополняются обсуждением проблем с вышестоящими органами управления. Так, цель внутреннего аудита — способствовать эффективному выполнению задач и поставленных целей, ради которых функционирует предприятие.

Внутренний аудит могут проводить аудиторы, работающие непосредственно на данном предприятии. В ООО «Элемент-Трейд» контроль за ведением складского хозяйства, за сохранностью производственных запасов осуществляется в виде инвентаризации, проводится на предприятии один раз в год, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по состоянию на 1 ноября. Но этого недостаточно, чтобы в полном объеме контролировать условия хранения, поступления, расходования производственных запасов, чтобы устранить возможность их порчи производственных запасов и совершение краж производственных запасов. Считаем необходимость, ввести внутренний аудит на ООО «Элемент-Трейд», а именно предлагаем совмещение обязанностей аудитора и бухгалтера предприятия, и тем самым проводить внутренний его аудит.

Внутренний аудит должен функционировать как независимая деятельность на предприятии, которую организует руководство предприятия для проверки и оценки работы отдельных подразделений, служб, объектов учета и др. Следует иметь в виду, что работа внутренних аудиторов по своей сути — это выполнение части функций руководства предприятия. По национальным нормативами служба внутреннего аудита отвечает перед руководством предприятия за эффективное функционирование и совершенствование системы бухгалтерского учета, достоверность финансовой и оперативной информации, соблюдение законодательства и выполнения всеми подразделениями предприятия его внутренней политики.

Внутренний аудит может выполнять ряд поставленных руководством экономического субъекта задач, а именно:

— предоставить руководству информацию о финансово-хозяйственной деятельности;

— обеспечить эффективное взаимодействие с соответствующими службами предприятия;

— способствовать функционированию высокоэффективной системы бухгалтерского учета;

— предупреждать появление нарушений;

— способствовать минимизации потерь производственных запасов, денежных средств, основных средств;

— подтверждать достоверность отчетов обособленных структурных подразделений предприятия.

Служба внутреннего аудита в ООО «Элемент-Трейд» должна выполнять контрольные функции в зависимости от целей и задач, возложенных на внутренних аудиторов предприятия. Внутренние бухгалтера-аудиторы должны быть зависимы и подчиненные органу, который их назначил, то есть руководителю ООО «Элемент-Трейд». Они должны проводить плановые и внеплановые проверки по указанию высшего руководства, должны быть штатными работниками, не обязаны иметь сертификат аудитора, могут быть специалистами по бухгалтерскому учету, финансам, экономике, праву и тому подобное. По результатам внутреннего аудита должен состоять отчет, который передается высшему руководству.

В отчете дается оценка выявленных фактов, даются рекомендации, советы и другая информация. Служба внутреннего аудита должна функционировать на основании Положение об отделе (службе) внутреннего аудита, которое определяет обособленное положение службы в системе управления ООО «Элемент-Трейд», его цели и задачи, ответственность и взаимоотношения с другими функциональными подразделениями предприятия.

Основной принцип функционирования службы внутреннего аудита — независимость, определенный четким становлением прав, обязанностей и ответственности, подотчетностью и подчиненностью только руководителю предприятия. Обязанности работников службы регламентируются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем службы внутреннего аудита, корректируются в случае изменения отдельных функций или объема и утверждаются руководителем предприятия.

Функции внутреннего аудита производственных запасов заключаются в содействии осуществлению контроля внутри предприятия и выполнении защитной роли, связанной с хранением производственных запасов и получением точной информации.

Обязанности внутренних аудиторов определяются руководством предприятия, где они работают. В силу этого внешние пользователи информации о хозяйствующий субъект, подготовленной внутренними аудиторами, не всегда будут доверять аудиторам. они также не смогут дать независимую оценку деятельности верхней руководящей звена своего предприятия.

Исходя из этого можно определить предмет внутреннего аудита, который заключается в исследовании экономических, организационных, информационных характеристик субъектов хозяйствования. К объекту внутреннего аудита в нашем случае относятся производственные запасы; хозяйственные процессы, связанные с их движением; экономические результаты по производственных запасов; организационные формы и методы управления производственными запасами.

Важным объектом работы службы внутреннего аудита должны быть производственные запасы. Практика показывает, что в настоящее время производственные запасы контролируются недостаточно, их поступления, хранения и списания почти не проверяется. Бесконтрольность приводит к появлению убытков на всех стадиях процесса движения запасов. Руководство не получает надлежащей информации для эффективного управления запасами. Цель внутреннего аудита производственных запасов заключается в их хранении на всех этапах движения и рациональном использовании.

Достичь этого возможно путем минимизации потерь запасов в результате хищения, злоупотребления, порчи, внепроизводственных расходов, а также обеспечением эффективной взаимодействия с производственным отделом, отделами снабжения и сбыта. Процесс управления запасами начинается с системы снабжения. Непосредственно поставки начинается с заказов. внутренний аудит системы заказа должен сосредоточиться на проверке того, что все заявки на производственные запасы должны обосновываться информации, попадает из системы учета.

Не должно быть заказов на такие виды производственных запасов, которые не будут использованы в дальнейшем производстве или не будут реализованы, а также на те чрезмерные излишки которые находят на предприятии. Также эффективным должно быть распределения обязанностей между рабочими, которые осуществляют аналитический учет производственных запасов, кладовщиками, отделом по обеспечению производственным отделом. Внутренний аудит системы оприходования материалов предполагает прежде всего то, что их прием сопровождается следующими требованиями:

— установить одно место, чтобы свести к минимуму потери производственных запасов при их получении;

— на складе соблюдать правила хранения полученных, но еще не принятых по количеству и качеству производственных запасов, а также тех, что прошли проверку, но не удовлетворяют поставленные требования. Такие запасы предусмотрено хранить на складе отдельно;

— на каждую полученную партию производственных запасов выписываются последовательно приходные накладные;

— на предприятии должна существовать инструкция по процессу получения и оприходования производственных запасов; Четко указаны процедуры проверки, которые следует соблюдать при несовпадении принятым условиям поставки;

— при разногласий оприходования производственных запасов должны составляться акты.

Внутренний аудит системы учета производственных запасов характеризуется проверкой соблюдения требований функционирования системы регистрации имеющихся запасов и системы регистрации движения производственных запасов. Аудит системы регистрации имеющихся запасов предусматривает регулярную сверку фактического наличия материалов с учетными остатками периодических инвентаризаций всех запасов, а также оценку оприходования запасов, должна происходить на основе его количества и фактических или учетных цен. Все санкционированные операции по производственным запасам должны быть верно отражены на соответствующих счетах.

Что касается аудита системы регистрации движения производственных запасов, то:

— все санкционированные перемещения следует отражать в учете;

— система должна обеспечивать регистрацию получения и возврата запасов поставщикам;

— внутреннего перемещения производственных запасов на производственные нужды, а также с одного места хранения на другое;

— отпуск запасов со склада должен осуществляться только при наличии санкций соответствующий должностных лиц;

— каждая операция движения производственных запасов должна быть оформлена по подписями уполномоченных лиц;

— для предостережения краж и других нарушений следует проводить анализ использования запасов.

Удовлетворительное функционирование системы хранения производственных запасов возможно при соблюдении следующих условий:

— обеспечение невозможности потерь, краж и неэффективного использования производственных запасов;

— гарантия того, что запасы могут быть использованы или перемещены без полного отражения в учете;

— достижения соответствия отчетных данных об остатках, показанные в реестрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Аудит хранения производственных запасов — ответственный момент. Одной из целей общей системы внутреннего аудита должно быть предотвращения их уменьшения вследствие потерь. Причинами могут быть кражи и случайные потери, неэкономные расходы и плохое хранение.

Неэкономное расходование и ненадлежащее хранение запасов можно предотвратить при соблюдении требований внутреннего аудита:

— необходимое количество запасов может быть определено и без допуска на возможные перерасхода;

— отпуск производственных запасов должен соответствовать персонал, имеющий достаточную квалификацию;

— имеются точные измерительные приборы, регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии, изучение альтернативных вариантов использования производственных запасов.

Для предостережения порчи и случайных потерь используют методы внутреннего аудита:

— наличие адекватной системы пожарной сигнализации, противопожарного оборудования и обучения персонала;

— соблюдение соответствующих условий хранения (температура, освещение, вентиляция, влажность и др.);

— поверка срока годности производственных запасов;

— регулярное выявление устаревших и малоподвижных запасов;

— реализация залежалых, непригодных к использованию на данном предприятии запасов и большие их остатки.

При этом для проведения внутреннего аудита сырья и материалов на предприятии могут использоваться такие методические приемы аудита: общенаучные, документальные и фактические.

К общенаучным приемам относятся анализ, синтез, дедукция, индукция, наблюдения и сравнения.

Служба внутреннего аудита должна быть создана на ООО «Элемент-Трейд» не только с целью правильного и своевременного документального отражения операций по поступлению, заготовке, перемещению и расходах производственных запасов, эффективности контроля за расходами производственных запасов, правильностью проведения систематической переоценки материалов и отражения в бухгалтерском учете, сохранением ценностей и исключения ошибок с учета производственных запасов, рационального составления и оформления первичных документов, но и с целью обеспечения эффективности деятельности аппарата управления по защите законных имущественных интересов предприятия, совершенствование системы бухгалтерского учета и содействие повышению эффективности работы, укрепление его финансового состояния.

С целью совершенствования аудита отчетности необходимо повысить эффективность информационного обеспечения организации. Рассмотрим автоматизацию деятельности. Структурно информационные системы (ИС) включают:

— информационный фонд;

— систему обработки информации;

— вход;

— выход;

— внутренние и внешние каналы.

1C: Предприятие — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности.

Система MRP использует в качестве «вводных» прогнозные объемы продаж, счета-фактуры на поставку материалов и документы по хозяйственным операциям в разрезе отдельных продуктов, а также данные по балансовым остаткам по каждому виду сырья, материалов, комплектующих для моделирования взаимозависимости периодичности заказов на поставку материальных оборотных ресурсов и производственного графика.

Практика использования MRP системы выявила присущие ей недостатки: значительный объем вычислений и предварительной обработки данных; возрастание логистических затрат на обработку заказов и их транспортировку, порождаемое стремлением организации уменьшить запасы материальных ресурсов, реконструировать производство на выпуск малых объемов товарной продукции с высокой частотой выполнения заказов.

Система ERP обеспечивает возможность автоматизации всех ключевых аспектов деятельности организации: производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение, управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг.

И, наконец, завершающей «базовой» информационной системой коммерческой деятельности организации является система CSRP, использующая интегрированную функциональность системы ERP и перенаправляющая производственное планирование от производства к покупателю в целях создания продуктов с повышенной (добавленной) ценностью для последнего.

Технологии обеспечения информационной безопасности можно разделить на две группы: защищающие программные и аппаратные средства для обработки (хранения) информации от отказов, нарушений, способных возникнуть в результате случайной ошибки и защищающие программные и аппаратные средства обработки информации от всевозможных преднамеренных угроз, которые заранее планируются злоумышленниками.

Существует множество причин отказа техники, обрабатывающей информацию, которые являются следствием деятельности злоумышленников или чего-либо иного.

Наиболее распространенные из них:

— старение и износ деталей аппаратного обеспечения, в результате чего данные повреждаются;

— компьютерные ресурсы используются некорректно;

— программное обеспечение используется неправильно или некорректно;

— в структуре данных со временем накапливается большое количество разнообразных ошибок, что может привести к их повреждению.

Защитить информацию от различных дефектов аппаратной части довольно просто: следует лишь своевременно осуществлять ее диагностику и ремонт.

Профилактические работы позволяют с легкостью обезопасить хранящуюся и обрабатываемую информацию от повреждения.

Часто случается, что данные повреждаются из-за неправильного использования аппаратной части компьютера. Причин тому может быть достаточно много, но чаще всего в этом виноваты специалисты с недостаточной квалификацией.

Решением проблемы может стать работа только с грамотными, квалифицированными инженерами, имеющими большой опыт работы и настройки средств и систем обработки информационных ресурсов.

На практике ведение учета при УСН означает упрощение бухгалтерского учета и учета в целях налогообложения, уменьшение объемов отчетности и изменение механизма уплаты налога.

Нередко причиной порчи информации становится неправильно настроенное программное обеспечение. Наиболее часто играет роль именно человеческий фактор: неправильная настройка систем обработки информации нередко приводит к ее порче, утере либо хищению. Выходом из сложившейся ситуации опять же послужит наем квалифицированных специалистов в сфере IT.

Современные технологии позволяют оперировать огромными объемами информации. Именно с этим связаны различные ошибки, возникающие в результате копирования, перемещения или обработки данных. Чем больше объем данных, тем выше вероятность возникновения ошибок различного рода.

Исправить положение может обновление программного обеспечения, соблюдение стандартов информационной безопасности, а также обязательная диагностика устройств хранения данных и приложений для их обработки.

Помимо вышеперечисленных разновидностей защиты данных от повреждения существуют также специализированные:

— преднамеренное внесение в вычислительно-информационные системы избытка ресурсов (функциональных или временных);

— внесение в систему хранения данных элементов, предотвращающих неправильное использование программных или аппаратных компонентов.

Избыточность достигается резервированием всевозможных компонентов систем и средств обработки информации (как аппаратных, так и машинных). При необходимости резервные компоненты используются вместо пришедших в негодность. Таким образом, осуществляется сохранение информации предприятия даже при возникновении каких-либо ошибок.

Элементы, обеспечивающие корректное использование аппаратных и программных компонентов, позволяют исключить вероятность возникновения ошибок в данных из-за неправильного распределения ресурсов.

Таким образом, коммерческая деятельность рассматривается исследователями, в основном, как важная структурная составляющая комплексной системы организации. Прикладной характер такой деятельности обусловливает наличие специфических характерных черт и принципов функционирования: комплексность, системность, объективность и эффективность.

Сегодня коммерческая деятельность в РФ находится в состоянии трансформации под влиянием указанных выше факторов, в ее структуре происходят как количественные, так и качественные преобразования.

Даже в период экономической нестабильности в стране, дефицита отечественных и иностранных инвестиций, уменьшения общего количества розничных торговых предприятий развитие торговых сетей, хотя и незначительными темпами, но происходит. Продолжается инновационное развитие ритейла, внедряются новые подходы к осуществлению торговой деятельности с учетом европейских и мировых технологий в торговой отрасли.

Итак, автоматизация управления коммерческой деятельностью предприятий – важный аспект ведения экономической деятельности онлайн, что позволяет объективно определить потребности потребителей, выявить уровень удовлетворения потребностей, организовать сбыт продукции или услуг.

Управление коммерческой деятельностью предприятий формируется по функциям маркетинга, следовательно, целесообразно организовать коммерческую деятельность на предприятиях, работающих в сфере торговли, на основе внедрения автоматизированных систем оптимизации управленческих решений.

Обеспечение устойчивого экономического развития страны в условиях современной организации хозяйственной системы в значительной степени зависит от эффективности функционирования торговой отрасли. Коммерческую деятельность вообще рассматривают как канал продвижения продукции к потребителю, как особую сферу деятельности людей по осуществлению товарного обращения, купли-продажи товаров что является сутью торговой деятельности.

Установлено, что одним из самых приемлемых методов обследования потоков информации в коммерческой деятельности выступает метод матричного моделирования, который позволяет формализовать процедуры и операции по обработке и анализу существующих потоков информации.

Информационная модель такого типа обеспечивает:

— отражение в наглядной форме процесса формирования и движения показателей и документов:

— отражение в унифицированной форме всех данных о деятельности каждого из подразделений торгового предприятия;

— возможность представления в комплексной форме необходимых данных о деятельности зоны обслуживания;

— определение структуры и функционального наполнения подразделений торгового предприятия в условиях интеграции обработки данных.

Матричная информационная модель строится в виде таблицы, в которой отображаются взаимосвязи всех подразделений предприятия и его окружения, а также механизм формирования новых данных в процессе функционирования предприятия. Благодаря этой модели устанавливаются потоки информации подразделения и предприятий в целом, что позволяет количественно и качественно определить ее внешние и внутренние характеристики.

При этом в качестве базисного подхода к системно-структурному анализу информации торговой деятельности установлены следующие положения:

— основной информационной единицей системы управления торговым предприятием является показатель;

— совокупность показателей объединенных в заданной форме, формируют сообщение (документ);

— система стоимостных и натуральных показателей количественно и качественно отражает торговую деятельность предприятия.

Нами предлагается следующая последовательность системного анализа информационных сообщений (документов и показателей):

— выявление и классификация документов и показателей по функциям управления;

— установление параметров потоков данных, режима их формирования;

— формализация функциональных задач и их информационного обеспечения;

— установление объема избыточности данных;

— определение возможности синтеза множества элементов информации;

— использование данных для конкретных схем принятия решений.

Такой рост объемов информации, на наш взгляд, обусловлено следующими причинами:

— неуклонным ростом розничного товарооборота торговли;

— увеличением объемов информации, обрабатываемой в торговле обусловлено не только количественными, но и качественными изменениями, в том числе: значительным расширением ассортимента и повышением качества товаров и торговых услуг (что требует большего объема информации для описания) совершенствованием существующих и введением новых форм торговли;

— повышением контроля за сохранностью денежных и товарно-материальных ценностей;

— совершенствованием управления в торговле: автоматизацией управленческого труда, повышением научного уровня и качества выполнения функциональных задач и тому подобное.

Как известно, существующая система торговой информации в структурном отношении состоит по целому ряду информационных совокупностей (потоков), обусловленных соответствующими бизнес-процессами. При этом, каждая составляющая бизнес-процессов характеризуется только ей присущим полем информации, распределенным различными соотношениями (причем как внутренней, так и внешней).

Наибольшее количество документов, подлежащих обработке, относятся к I и II уровням управления.

Эти данные свидетельствуют о том, что функции управления по иерархии сводятся, в основном, к контрольным, что уменьшает общие объемы обработки информации. Как показали проведенные исследования документооборота, в торговле циркулирует 16 тыс.единиц документов в год.

В общем количестве документов промежуточные документы занимают 35-40% на низших уровнях управления и 55-60% на высших уровнях.

Анализируя первичные документы, следует отметить, что это, как правило, внутрисистемные документы, служат основой формирования сводных отчетов и выходных сведений. Около половины (46%) общего количества документов являются цифровыми. Количество документострок, содержащихся в документах, превышает 150 тыс.

Установлено, что в среднем насчитывается 227 разновидностей первичных сопровождающих товарных документов. К возникновению большого количества форм документов привели как объективные факторы — ускоренное развитие торговой сети и ее специализация, объемы материального производства, укрупнение торговых предприятий, так и субъективные — уровень культуры менеджмента на различных иерархических уровнях.

Разнообразие форм документов и содержащихся в них показателей наблюдается при формировании статистической и бухгалтерской отчетности: только перечень форм статистической отчетности насчитывает 230 наименований различных документов, причем некоторые из них насчитывают несколько сотен позиций.

Положения формирования прозрачного информационного обеспечения осложняется и тем, что в управлении торговой деятельностью используются также и так называемые «нерегламентированные» документы. Полученные результаты исследования показывают, что наиболее высокий удельный вес таких документов используется на первом уровне управления, где при выполнении управленческих функций используются документы произвольной формы. Следовательно, чем больше и сложнее торговое предприятие, тем больше потребность в информационных единицах, отражающих результаты его деятельности. При этом назначение показателей зависит от места их использования в организационной пирамиде предприятия, доказывает необходимость локализации информационных единиц в пределах организационных уровней.

Во-первых, информационные поля бизнес-процессов торговой деятельности составляют значительные объемы, которые по уровням непропорционально уменьшаются;

Во-вторых, у информационных единиц, сопровождающих отдельные бизнес-процессы имеют разную плотность, что свидетельствует о необходимости построения многоуровневой информационной базы коммерческой деятельности;

В-третьих, информационный обмен встречными потоками информации, в силу неоднородности построения информационных потоков по уровням управления, требует наличия унифицированных схем технологической обработки документов;

В-четвертых, большой объем избыточности информационных единиц приводит к росту объемов информационных полей, что свидетельствует о необходимости формирования регламентированного перечня показателей с последующей их уровневой агрегацией и компиляцией.

Формирование информационного обеспечения управления коммерческой деятельностью актуализирует не только проблемы реализации торговых бизнес-процессов и операций, но и саму методологию организации информационного поля торговых предприятий.

Рассмотрим, применяемое ООО «Элемент-Трейд» программное обеспечение и дадим его краткую характеристику:

Бухгалтерская программа SAP является автоматизированной системой, позволяющей планировать ресурсы крупных предприятий, которая позволяет рассчитывать все до мелочей, а также формирует единое информационное пространство.

Так как компания всегда старается вводить новшества, она предоставила следующие дополнения к пакету:

— Open PS — это дополнение, служащее интерфейсом между Системой проектов и остальными внешними системами. Это дополнение позволяет обеспечить гибкость и свободу доступа к необходимым частям системы извне, а также с его помощью можно выполнять важные бизнес-операции;

— Internet и intranet-дополнения позволяют пользоваться корпоративными сетями, автоматически создавая экран для входа в систему каждому зарегистрированному пользователю. Это позволяет увеличить возможности ПО, создавая систему управления снабжением, в которой включено все: от заказчиков и до поставщиков сырья.

IDEAL Dispatch обеспечивает удаленную установку и удаление ПО, удаленный запуск сценариев и приложений, а также выполнение удаленных действий (просмотр, копирование, переименование).

С помощью IDEAL Dispatch можно удаленно устанавливать исправления Windows, запускать сценарии и MSI-файлы, удалять приложения, а также обновлять их на всех серверах и клиентских ПК в сети. IDEAL Dispatch устанавливается за 2 минуты на любой ПК или сервер, подключенный к сети. Таким образом, возможности IDEAL Dispatch обеспечивают целый ряд преимуществ при управлении компьютерами:

— Планирование установки и запуска дистрибутивов на значительном количестве серверов и клиентских ПК.

— Выбор компьютеров по группам (все компьютеры, все серверы, все рабочие станции, Windows 2008 Server, Windows 2003 Server, Windows 2000 Server) или по имени.

— Уточнение выбора компьютеров с помощью полностью настраиваемых фильтров.

— Отображение четких и подробных отчетов об ошибках и о событиях.

— Удобные возможности копирования, изменения и планирования распространения.

— Простое изменение расписания для действий или компьютеров одним щелчком мыши.

К основным проблемам информационного обеспечения следует отнести:

— отсутствие системного подхода к применению ПО;

— неэффективное применение инструментов ПО;

— недостаточная осведомленность о потенциальных и действующих программах сотрудников.

ООО «Элемент-Трейд» рекомендуется выбрать и внедрить одну из предложенных программ по улучшению информационного обеспечения управления коммерческой деятельностью.

Использование SAP for Retail в ООО «Элемент-Трейд» позволит избежать затрат на одновременную параллельную эксплуатацию двух систем (старой и новой), требующую существенных трудозатрат и вложений в радикальную и трудноосуществимую адаптацию интерфейсов с внешними складами и точками продаж.

Использование новых возможностей SAP ERP 5.0 с адаптацией бизнес-процессов компании в соответствие со стандартными отраслевыми решениями SAP практически исключат необходимость модифицировать систему, упростив сопровождение, модернизацию и коммуникации с аналогичными системами поставщиков.

В таблице 19 представлены расходы на установку программного обеспечения.

Таблица 19 Затраты на установку программного обеспечения ООО «Элемент-Трейд», руб.

Затраты на установку программного обеспечения составят 1456000 руб.

В результате проекта новые эффективные технологии найдут применение в момент их наибольшей востребованности, и компания сможет добиться немедленного положительного эффекта для бизнеса, так как вместе с более совершенным программным обеспечением внедрялись новые модели построения бизнес-процессов.

Система SAP for Retail объединяет все бизнес-процессы розничной сети в области управления товарными потоками, финансами и бухгалтерией, продажами и закупками;

— эффективная управленческая отчетность позволяет оперативно получать информацию, необходимую для принятия решений;

— оптимизированы все ключевые бизнес-процессы розничной торговли;

— внедрены современные технологии планирования и прогнозирования;

— повышена эффективность методов учета и контроля;

— ведение ассортиментной политики выведено на новый уровень;

— возможности системы интеграции процессов SAP PI, вошедшей в ландшафт решения, создали необходимую основу для более тесного взаимодействия с поставщиками и клиентами;

— новая функциональность в областях управления логистическими цепочками, планирования потребностей и пополнения запасов позволили компании отказаться от ряда программ собственной разработки, существенно снизив затраты по сопровождению и развитию программного обеспечения.

---

1  2  3  4